Организация документооборота и состав документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия"

Кафедра управления и права

выпускная квалификационная работа

Организация документооборота и состав документации

Нижний Тагил

2008

Оглавление

Введение

Глава I. Теоретические и практико-прикладные аспекты организации документооборота в современных учреждениях и организациях

1.1 Документооборот: современные трактовки понятия

1.2 Взаимосвязь характеристик документооборота и классификационных оснований различных форм организации служб ДОУ

1.3 Характеристика основных направлений документопотоков в документообороте организаций

1.4 Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов

Глава II. Анализ основных характеристик документооборота в ООО "Уралдомнаремонт"

2.1 Характеристика структуры и функций сектора делопроизводства ООО "Уралдомнаремонт" как экспериментальной базы исследования

2.2 Разработка технологии анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия

2.3 Анализ основных характеристик документооборота ООО "Уралдомнаремонт"

2.4 Создание концептуальной модели документооборота как один из вариантов его оптимизации

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

документооборот промышленный организация

Один из важнейших аспектов документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота. Если регистрация документов обеспечивает их учет, поиск, контроль исполнения, то от рациональной организации документооборота, представляющего собой движение документов в организации, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц, то есть, как эффективно будет налажена внутриорганизационная обратная связь. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, сможет привести к отрицательным экономическим последствиям.

Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Однако путь движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно так же от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документа при согласовании и подписании Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2003. № 3. С. 15.. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата, поскольку рационализация документооборота способствует сокращению инстанций, проходимых документом (например, при согласовании), и организации прямоточности движения документов, что исключает повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке, тем самым, повышая производительность труда.

На современном этапе развития документационного обеспечения управления, который характеризуется увеличением информационных потоков, и, соответственно усложнением процедуры и обработки, естественно возрастает научный интерес специалистов к решению данной проблемы. В настоящее время издан целый ряд работ, посвященных теоретическому анализу и прикладным аспектам регулирования документооборота.

В целом, в рассмотрении документооборота как научной категории, можно выделить 3 этапа:

1. 20-е - 50-е годы ХХ века, который характеризуется попыткой советского государства подойти к организации делопроизводства с научной точки зрения. Для этого был образован институт техники управления (ИТУ) в 1926 г. Институтом были разработаны научные методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений: наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии рабочего дня, хронометраж. В методическом плане опыт обследования не утратил своего практического значения и в настоящее время. Попыткой обобщения норм и требований ИТУ к рациональной организации делопроизводства явились «Общие правила документации и документооборота». Они охватили все стадии обработки документов Ватолина М.В.Организация работы с документами" / Серия «Высшее об-разование». Ростов н/Д: Феникс, 2004. С. 76 - 116.. «Общие правила» явились первой серьезной попыткой разработки единых общегосударственных норм ведения делопроизводства. В этом -- их большое положительное значение. Но вместе с тем они не были лишены и недостатков. Наиболее крупным из них была рекомендация «безрегистрационной системы делопроизводства История делопроизводства в СССР: Учебное пособие / Под ред. Лившица Я.З. и Цикулина В.А. / МГИАИ. М., 1974. Гл.7..

В 1930-1950 гг. Главное архивное управление фактически выполняло задачу методического контроля за постановкой делопроизводства в учреждениях. В 1943 г. им был создан проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений СССР». В связи с тем, что созданные к тому времени инструкции по делопроизводству в отдельных ведомствах значительно отличались друг от друга в ряде вопросов, связанных с оформлением, классификацией и хранением документов, в проекте Инструкции была предпринята попытка унифицировать требования к постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций, предприятий.

2. 50-е - 70-е годы XX века. Для обеспечения выполнения грандиозных задач, поставленных правительством СССР, потребовалось решительное улучшение работы государственного аппарата путем рациональной организации управленческого труда и делопроизводства. Впервые рационализация делопроизводства стала носить комплексный характер.

С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

В 1963 г. архивная служба выпустила "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет были руководящим материалом, способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой Государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1973 г. "Основные положения" ЕГСД были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования, но как работа, не имеющая официального статуса Пшенко А. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2002. С. 57 - 58..

3. 80-е годы - по настоящее время. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к необходимости переработки ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию. С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). С 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему ДОУ (ГСДОУ).

Вступившая в силу в 2000 г. «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» помимо общих правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами включила в себя раздел: «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи».

В рамках первого периода развитие управленческой мысли - "производственная трактовка" управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие "локальные" управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

В рамках второго этапа особенно нужно отметить научные труды Митяева Г.К., который посвятил себя изучению истории и организации делопроизводства в СССР Митяев Г.К. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959. С. 62..

Но наибольший интерес к проблеме документооборота, как мы уже отмечали, появился с начала 90-х гг.

Рассмотрим основные работы, представляющие интерес в рамках нашей тематики.

В работе Ватолиной М.В. наиболее подробно рассматривается эволюция механизма работы с документацией, в частности, анализируются исторические этапы развития документооборота организаций Российского государства, например, в контексте приказного делопроизводства; коллежского делопроизводства XVIII века; министерского делопроизводство XIX века; делопроизводства капиталистического развития второй половины XIX - начала XX веков; советского делопроизводства (1917 - 1930 г.г.) и, наконец, государственного делопроизводства (с 1950 г.г. - по настоящее время) Ватолина М.В.Организация работы с документами" / Серия «Высшее об-разование». Ростов н/Д: Феникс, 2004. С. 76 - 116..

Особое внимание в этой работе автор уделяет современному документообороту. В частности дается определение термину "Документооборот", под которым понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Также анализируются государственные нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота предприятия, характеризуются все стадии движения документа в организации: от получения и регистрации, до исполнения и сдачи в архив или отправления. Подробно освещается порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов, анализируется структура документооборота и называются ее основные компоненты, среди которых автор выделяет прием и первичную обработку документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрацию, а затем, рассмотрение руководством и передачу на исполнение. Кроме того, помимо традиционного, исследуется автоматизированный документооборот и системы, его обеспечивающие.

Не менее значимой является исследование Пшенко А.В., историка-архивиста, кандидата исторических наук. В учебном пособии, которое вышло под его редакцией тема документооборота не выносится в отдельную главу, типовые технологии обработки документов рассматриваются в контексте всей работы. Автор отмечает, что проектирование рациональной системы документооборота офиса основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2002. С. 110 - 116.. Так же, основываясь на своих научных разработках, автор приводит схемы этапов создания и обработки документов, выполненных в графическом и табличном видах.

Работа Демина Ю.М. посвящена подготовке служебных документов и общим вопросам организации работы с ними. Автор отмечает, что под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение) Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004.-- 219 с : ил. С. 6 - 16.. Кроме определения документооборота, схемой изображена его структура и основные компоненты. Особенно подробно в книге исследованы особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Помимо монографий, тема документооборота рассматривается и в ряде статей периодических изданий. В научной статье Кузнецовой Т.В. так же дается определение документообороту на основании "ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Необходимость анализа документооборота автор мотивирует его зависимостью от системы управления. Документооборот вторичен, но в то же время именно он, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело 2003. № 3. С. 15. Для более качественного и объективного анализа Татьяна Вячеславовна предлагает вниманию читателей схемы документооборота, а так же метод подсчета его объема.

Работа Кузнецовой Т.В. и Подольской И.А., опубликованная в журнале "Делопроизводство" не дает точной оценки самому документообороту. Однако авторы доказывают что, зная объем документооборота организации, методом систематизации и сравнения можно провести анализ структуры и штатов службы ДОУ, их трудозатрат, а так же текущего хранения документов Кузнецова Т.В. и Подольская И.А., Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства //Делопроизводство 2004. №4. С. 16 - 19.. Так же в статье показаны примеры оперограмм движения документов.

Не менее важные исследования провела Янковская В.Ф.. В своей научной статье она делает акцент на рационализацию документооборота. Автор приводит правила организации документооборота обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 7 с.12 - 15..

В своей монографии Янкович Ш.А. обращается к организации работы с документами. Подробно рассматриваются три основных потока документов (входящие, исходящие и внутренние) с подробным описанием действий по их обслуживанию, а именно: регистрации и контролю исполнения документов; их систематизации и составлению номенклатуры дел, а так же, экспертизе ценности и оформлению дел для сдачи в архив Управление офисом: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации» / Ш.А. Янкович. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. С. 107 - 116..

Кирсанова М.В. и Аксенов Ю.М. в своей работе не исследуют непосредственно документооборот. Однако страницы своего учебника они посвящают организации работы с документами, связанной с регистрацией и учетом, организацией контроля за их исполнением, хранением документов и составлением номенклатуры дел Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. С. 276 - 289.. Кроме того, авторы освещают тему делопроизводства с помощью компьютера.

Помимо совместных работ, Кирсанова М.В. является автором монографии, предназначенной для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент. В третьей теме книги (Ведение делопроизводства в организации, учреждении) автор приводит общие положения организации документооборота, предлагает правила регистрации, подготовки и учета поступающих, отправляемых и внутренних документов. В работе приводится способ учета объема документооборота и контроля за исполнением документов Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. (Серия «Высшее образование»). С. 88 - 95.. К каждой теме прикреплены задания и приложения.

В научной работе Сигановой Т.В. содержится описание организации документооборота и его основных этапов. Проводится анализ документооборота и приведены методы его совершенствования. Кроме того, особое внимание уделяется работе с конфиденциальными документамиДелопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. С. 51 - 56..

Помимо вышеизложенных работ так же можно уделить внимание методическому пособию, составленному Макаревичем О.Б., Бабенко Л.К., Шиловым А.К. и Коваленко А.В. Свою работу авторы посвятили технологии работы с документами на предприятии Макаревич О.Б., Бабенко Л.К., Шилов А.К., Коваленко А.В. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. С. 36 - 62.. В частности, были подробно исследованы основные этапы организации документооборота. А именно: регистрация документов; их контроль исполнения и систематизация; формирование дел; организация работы с входящей, исходящей и внутренней документацией. Особое внимание авторы посвятили регистрации и контролю исполнения документов.

Особого внимания так же заслуживает второе издание учебника созданного совместно Березиной Н.М., Воронцовой Е.П. и Лысенко Л.М. Помимо традиционного определения документооборота авторы рассказывают о формах организации делопроизводства, зависящих, в основном, от объема документооборота организации и ее территориальной целостности. Названы три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. 2-е изд. -- СПб.: Питер, 2007. (Серия «Современный офис-менеджмент»). С. 119 - 138.. Так же в статье описаны основные признаки этих форм.

Более широко к проблеме документооборота подошли Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю и Цветкова С.Н. В своей работе исследователи изложили современные проблемы, задачи, теорию и методы делопроизводства на предприятии. Отразили опыт документирования деятельности предприятия. На страницах данного учебного пособия авторы доказывают что, для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002. С. 49-56.. Там же приведены требования к ИПС и исследования номенклатуры дел, являющейся ее элементом.

Немалое внимание уделяется и проблемам, связанным с документопотоком организации. 2-e издание учебника под редакцией профессора В.А. Кудряева, на страницах содержит понятие документооборота и его основные этапы. Затрагиваются вопросы организации рационального движения документов внутри организации, анализа структуры документооборота. Особое внимание уделяется документопотоку организации с таблицами и схемами. Помимо этого в учебнике предлагаются методы учета и сокращения документооборотаОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. УЧЕБНИК: 2-e издание, переработанное и дополненное. Под редакцией профессора В.А. Кудряева С. 152 - 178..

В учебно-методическом пособии Коробейниковой Л.С. нет описательной части, посвященной документообороту организации, однако, оно содержит вполне информативные таблицы, содержащие сведения по интересующей нас теме Коробейникова Л.С. "Документационное обеспечение делового общения". - Воронеж: Воронежский государственный университет, 2003. С. 26 - 31..

Помимо вышеперечисленных книг, статей журналов и учебно-методических пособий были приняты во внимание сведения, хранящиеся на электронно-цифровых носителях (CD-ROM) и содержащие информацию, касающуюся документооборота организации.

Первое пособие содержит понятие документооборота, порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, методы регистрации и индексации. Дает определение объему документооборота УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. /Электронный справочник. Руссобит-М, 2005. [PC CD-POM]..

Следующий диск предлагает типовую технологию работы с документами, способы обработки трех основных типов документопотока со схемами для каждого типа Делопроизводство на компьютере. Мастер-самоучитель. /Alex SOFT^TM CO. Ltd. Copyright 1997 - 2003/ [CD-ROM]..

Не менее значимым для оптимизации документооборота является профессиональный уровень секретарей. В связи с этим нами был изучен электронный учебник, в котором описаны те же принципы работы по обслуживанию документооборота организации, но с той лишь разницей, что все обязанности по документационному обеспечению управления на себя возлагает секретарь руководителя предприятия Секретарь руководителя организации и делопроизводство: практическое пособие -- М.: ТЕРМИКА, 2004. [CD-ROM]..

Кроме электронной информации на лазерных дисках, исследовались данные, выложенные на Интернет-сайтах. Например:

· http://www.termika.ru/catalog/dou.html;

· http://www.sekretarskoe-delo.ru/;

· http://www.top-personal.ru/.

Степень изученности темы и ее актуальность позволили сформулировать цель данной работы, которой стало определение оптимальной организации документооборота для конкретного предприятия с учетом его структуры и интенсивности документопотоков.

Исходя из цели работы нами были поставлены определенные задачи.

Их несколько, нумерованным списком, отражая сущность каждого параграфа на основании научных трудов ведущих специалистов в области документационного обеспечения управления, методами исследования, сравнения и анализа выявить эффективный способ определения оптимальной организации документооборота предприятия. А именно:

1.В теоретической части работы необходимо:

· Исследовать историю развития документооборота в России с определением его основных этапов;

· Изучить и проанализировать современные трактовки и понятия документооборота;

· Определить основные формы организации служб ДОУ, основанные на характеристике структуры документооборота;

· Охарактеризовать основные направления документопотоков в документообороте организации;

· Установить порядок организации документооборота и основные этапы движения документов.

2. В практической части исследования следует провести следующие действия:

· Охарактеризовать структуру и функции сектора делопроизводства ООО "Уралдомнаремонт".

· Разработать технологию анализа и оптимизации документооборота предприятия.

· Проанализировать основные характеристики документооборота экспериментальной базы исследования.

· Создать модель документооборота предприятия для его оптимизации.

Объектом исследования настоящей работы является документооборот строительной организации ООО "Уралдомнаремонт".

Под предметом данного исследования подразумевается подробный анализ документооборота организации. Для этого необходимо изучить историю развития документооборота на предприятии, изучить структуру службы ДОУ и определить ее эффективность. Затем, на основании данных, полученных аналитическим методом, выявить недостатки в структуре службы ДОУ и сформулировать методику по оптимизации документооборота конкретного предприятия.

Для решения поставленных задач нами были привлечены, помимо научной литературы, охарактеризованной выше, следующие группы источников:

1. Законодательные акты:

В этот комплекс мы определяем такие источники, как Конституция РФ Конституция Российской Федерации. [http: // garant.park.ru]., Трудовой кодекс Трудовой кодекс Российской Федерации. [http: // garant.park.ru]., являющиеся основополагающим для осуществления деятельности работниками всех служб. Так же в качестве источников использовался комплекс федеральных законов: Федеральный закон «О техническом регулировании», Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» Федеральный закон от 8 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». [http: // garant.park.ru]. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [http: // garant.park.ru]..

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. является базовым законом информационного законодательства, который устанавливает:

· термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;

· право собственности на отдельные документы и массивы документов;

· создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;

· правовой порядок в области защиты информации.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г [http://www.internet-law.ru/intlaw/laws/ecp.htm]. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.) Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.) [http://allru.org/BPravo/DocumShow.asp?DocumID=96645]. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) Закон Российской Федерации «О языках народов Рос-сийской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) [http://www.vcom.ru/cgi-bin/db/zakdoc?_reg_number=%D09100971]. регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.) Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.) [http://www.garant.ru/law/12029354-000.htm]..

Был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г.

В Федеральном законе «О техническом регулировании» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.

2. Нормативно-методическая документация и подзаконные акты

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году Государственная система документационного обес-печения управления. Основные положения. Общие тре-бования к документам и службам документационно-го обеспечения управления [http://www.termika.ru/dou/docs/na33.html]. Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 27 ноября 2000 г. № 68 Типовая инструкция по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти, утвержденная При-казом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 но-ября 2000 г., [http://www.termika.ru/dou/docs/na68.html]..

Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др Государственная система стандартизации Россий-ской Федерации [http://www.gvozdik.ru/documents/501.html].. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система органи-зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml]., разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.

ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [http://www.termika.ru/dou/docs/gost51141.html]..

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 декабря 1993 г Общероссийский классификатор управленческой докумен-тации (ОКУД) № 299 от 30 декабря 1993 г [http://doc.unicor.ru/classifiers/classifiers-OKUD.htm].. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Так же были изучены действующие нормативные документы, непосредственно издаваемые изучаемой организацией.

В данной работе, при изучении организации документооборота ООО "Уралдомнаремонт" применяется аналитически-исследовательский метод, который подразумевает получение исходной информации путем наблюдений. Аналитический метод включает в себя анализ конкретного трудового процесса, разделение его на элементы, проектирование рациональных режимов работы оборудования, организации труда и необходимых затрат времени по элементам трудового процесса

Экспериментальной базой исследования был выбран сектор делопроизводства ООО «Уралдомнаремонт», характеристика которого представлена в первом параграфе второй главы.

Практическая значимость данной работы находится в прямой зависимости от заинтересованности предприятия (в нашем случае это ООО "Уралдомнаремонт") в сокращении объемов документооборота. В работе любой организации документационное обеспечение управления составляет достаточно весомую часть организационной деятельности. От того, насколько эффективно будет спланирована и реализована организация документооборота, зависят качественные и количественные показатели деятельности как службы делопроизводства, в частности, так и всего предприятия, в целом. Это, в свою очередь, повысит конкурентоспособность организации в своем секторе деятельности.

Структура дипломной работы состоит из введения, 2 глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Глава I. Теоретические и практико-прикладные аспекты организации документооборота в современных учреждениях и организациях

1.1 Документооборот: современные трактовки понятия

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2003. №3. С. 11 - 16..

Согласно классической интерпретации понятия, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки" ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998, с. 4. п. 37.. На практике под документооборотом понимается полный цикл движения документной информации -- от ее создания до помещения ее на достаточно длительное хранение Лысенко Н. А., Сербиновский Б. Ю., Цветкова С. Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002. С. 86 - 101..

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства.

Соответственно этой классификации выделяют и источники обеспечения нормативной базы документооборота, в которых по разному трактуется сущность, объем, направление движения документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

В определении, данном ГОСТом Р 51141-98, делается упор на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998, с. 4. п. 37.. На этом пути одни будут знакомится с его содержанием документа для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать. В конечном звене цепочке - в службе делопроизводства - проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функцииДелопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. с. 51..

Хотя необходимо заметить, что с принятием Федерального закона от 27.12.02 №184-ФЗ «О техническом регулировании» национальные стандарты (ГОСТы, ОСТы) утратили нормативный характер и применяются хозяйствующими субъектами на принципе добровольности Ларин М.В., Мингалеев В.С., Янковая В.Ф. Современные проблемы документационного обеспечеия управления (ДОУ) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №1. С.9..

Как трактует новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

В настоящее время существует несколько понятий документооборота. Например, в современном экономическом словаре документооборот определяется как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль Современный экономический словарь. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б..

В целом, сублимируя большинство исследований специалистов в области документоведения, мы далее под понятием «документооборот» будем рассматривать движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения илиотправления.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3. организация рационального движения документов внутри организации;

4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. И доп. М.: ИНФРА-М, 2003. (Серия "Высшее образование"). С. 152 - 178..

В данном случае мы допускаем лишь краткое перечисление этапов документооборота, что требует логика рассмотрения процесса движения документов, более же подробную характеристику этапов, необходимую нам для дальнейшего рассуждения, мы представим в пункте 1.4.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

1. Централизация операций по приему и отправке документов.

Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в “одних руках” одновременно решает несколько задач:

1.во-первых, освобождает другие подразделения организации от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.),

2. во-вторых, повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и др., используемых при обработке документов) Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 7. с.12 - 15.;

2. Прохождение документов должно быть оперативным.

Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.) УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. Электронный справочник. Руссобит-М, 2005. [PC CD-POM].;

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя).

Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями. Предварительное рассмотрение документов проводится наиболее квалифицированным специалистом службы ДОУ, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений, распределение обязанностей между руководством. Как правило, на рассмотрение руководителя передаются документы, поступившие: из органов власти и управления всех уровней, вышестоящей организации, подведомственных организаций (филиалов, представительств), требующие принятия управленческих решений Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 7. с.12 - 15.;

4. Каждое перемещение документа должно быть оправданным,

Необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. Электронный справочник. Руссобит-М, 2005. [PC CD-POM]..

В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем он дважды проходит через его секретаря, что наглядно представлено на схеме 1:

Схема 1.Организация движения документов предприятия

В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем. В рамках этого принципа необходимо отметить, что учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и другое, следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов (устно, по телефону) Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002. С.155;

5. Порядок прохождения и процессы обработки основныхвидов документов должны быть единообразными.

Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. Соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера 2005. № 7. с.12 - 15.;

6. Выделение среди других так называемых “нерегистрируемых документов”.

К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения;

7. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

Процедура согласования - чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. с. 52..

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству. Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование. Нередко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что резко снизит его эффективность. Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в т. ч. федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3-5 дней Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 7. с.12 - 15..

Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности, хотя, еще раз акцентируем внимание - утрата ГОСТами нормативного характера существенно ослабила нормативное регулирование ДОУ и обусловила появление ряда проблем.

1.2 Взаимосвязь характеристик документооборота и классификационных оснований различных форм организации служб ДОУ

Основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. Электронный справочник. Руссобит-М, 2005. [PC CD-POM]..

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение -- служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации, совмещая иногда несколько основных функций.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от ряда факторов: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда и мотивации сотрудников, исполнения разработанных методических рекомендаций, а так же, соответствия штатной численности работников службы ДОУ объему документооборота организации.

По мнению большинства специалистов, занимающихся теоретическим и прикладным изучением документооборота организаций, в настоящее время прослеживается тесная корреляционная зависимость характеристик документооборота и формы организации службы ДОУ.

На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами:

1. Централизованная, при которой все технологические операции по обеспечению документооборота сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. В данном случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы ДОУ, эффективно использовать оргтехнику. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. СПб.: Питер, 2007. ил. (Серия «Современный офис-менеджмент»). С. 119 - 138..

2.Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой такую форму, при которой каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для тех организаций, аппарат которых территориально разобщен или же в которых документирование имеет специфические особенности.

3.Смешанная форма является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство. При этом часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения.

На практике вопрос, какую форму положить в основу функционирования организации решается руководством организации и самой службой ДОУ.

Так, если руководство офиса отдает приоритет четкости, дисциплине, учету и контролю, даже иногда в ущерб оперативности, то корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом или иным путем, должна приниматься в офисе централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником делопроизводственной службы, специальной экспедиции).

Если в работе с документами приоритетом принимается оперативность, а внутренняя дисциплина подразумевается как само собой разумеющаяся данность, допустима децентрализованная обработка поступающей, да и отправляемой корреспонденции на рабочих местах сотрудников, связанных в единую компьютерную внутриофисную сеть Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2002. С. 101 - 116..