Организация документооборота и состав документации

Организация работы архива в соответствии с положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями ФАС РФ.

Повышение квалификации работников сектора делопроизводства, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции сектора делопроизводства.

3- 4. Права и ответственность сектора делопроизводства

3.1. Сектор делопроизводства имеет право:

Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации.

Контролировать и требовать от руководителей структурныхподразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы сектора делопроизводства.

Проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Разрабатывать положение о структурных подразделениях сектора делопроизводства и должностные инструкции работникам.

Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и

должностными лицами установленных правил работы с документами.

3.1.10. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

3.1.11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников сектора делопроизводства, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Сектор делопроизводства несет ответственность за:

Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдениенеобходимых условий труда работников сектора делопроизводства.

5. Взаимоотношения сектора делопроизводства с другими структурными подразделениями

Сектор делопроизводства взаимодействует:

Со структурными подразделениями организации -- по вопросам ДОУ.

С юридической службой -- по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями -- по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания -- по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания работников.

Анализируя выдержку из положения о секторе делопроизводства можно сделать вывод, что оно составлено в соответствии с требованиями Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
(утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.) [http://www.aup.ru/docs/d2/].; Унифицированной системы ОРД (УСОРД); Государственной системы ДОУ (ГСДОУ); ЕГСД; Типовых должностных инструкций для отдельных категорий служащих.

Таким образом, нами установлено, что ООО "Уралдомнаремонт" в своей деятельности руководствуется законодательными актами, установленными в РФ, а так же собственным уставом предприятия.

Организацией документационного обеспечения предприятия ООО "Уралдомнаремонт" занимается специально созданное структурное подразделение - административный отдел, в котором выделены 2 подотдела:

3. сектор делопроизводства

4. организационный сектор.

Непосредственно вся деятельность по документированию управленческих процессов находится в ведении сектора делопроизводства, который имеет собственную организационную структуру. Кроме того, сектор делопроизводства осуществляет свою деятельность на основании законодательных актов, нормативно-методической документации и подзаконных актов. Однако основным нормативным документом, регламентирующим непосредственно работу персонала сектора делопроизводства, является его Положение, соответствующее требованиям УСОРД, ГСДОУ и ЕГСД.

2.2 Разработка технологии анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не

должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное, децентрализованное или смешанное.

Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке. Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются:

· содержание или функциональная принадлежность;

· структура потока;

· направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. М., 1999. С. 194-195..

Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности

технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу

объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

В связи с вышеизложенным, возникает необходимость анализа документооборота предприятия, направленного на выявление «проблемных» участков документооборота и оптимизацию движения документов согласно рациональной организации труда.

Для реализации данной цели мы предлагаем следующий алгоритм для анализа документооборота в ООО "Уралдомнаремонт".

Этап 1. Анализ системы документооборота на предприятии (подготовительный этап)

1. Исследование организационной структуры предприятия, характеристика которой представлена в параграфе 1 данной главы.

2. Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии.

3. Определение структуры подчиненности выделенных подразделений и разграничение их функций по видам выполняемых работ.

4. Формирование существующей модели документооборота на предприятии.

Этап 2. Анализ структуры документооборота

1. Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы, внутренние).

2. Группировка документов предприятия по подразделениям согласно организационной структуры и их анализа.

3. Группировка документов предприятия помесячно для выявления сезонности и их анализ.

Этап 3. Оптимизация взаимодействия подразделений согласно существующей модели документооборота на предприятии

1. Исследование организационных структур предприятия в разрезе движения входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Составление и обработка карточки-анкеты связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий.

3. Анализ эффективности связей по каждому виду спроектированной организационной структуры.

4. Итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.

Согласно этому алгоритму и проводился анализ документооборота ООО "Уралдомнаремонт", результаты которого приведены в следующем параграфе.

2.3 Анализ основных характеристик документооборота ООО "Уралдомнаремонт"

Согласно разработанной технологии анализ документооборота выбранного в качестве экспериментальной базы предприятия проводился по 3 основным этапам.

На первом этапе мы определили основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В ООО "Уралдомнаремонт" данная функция возложена на сектор делопроизводства, в структуру которого входят 14 человек.

Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети. Данное положение прослеживается и на нашем предприятии, поскольку смежные функции выполняет и организационный сектор, входящий в структуру административного отдела.

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, мы определили подчиненность выделенных подразделений и разграничили их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии.

На основании сложившейся в ООО "Уралдомнаремонт" организационной структуры, разработана блок-схема взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. В ней также указаны маршруты движения документов и между самими подразделениями, что представлено на схеме № 7.

Схема №7.Схема документооборота в ООО "Уралдомнаремонт".

На втором этапе производился анализ структуры документооборота предприятия.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рациональней провести в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Детальный анализ приказов производился с разбивкой документации на рубрики:

· по основной деятельности;

· по учетной политике;

· по личному составу.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Период, в течение которого проводится анализ, мы выбрали самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов мы определили темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, что наглядно подтверждают данные таблицы № 1.

Таблица №1. Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения в ООО "Урадломнаремонт"

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2005 год	2006 год	2007 год	в 2006 к 2005	в 2007 к 2006
Входящие	124	203	250	164	123
Исходящие	384	402	438	105	108
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870 157 215 498	648 116 178 354	889 153 220 516	74 74 83 71	137 131 123 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841 1492 2349	2597 973 1624	1872 1172 700	68 65 69	72 120 43
Итого в год:	5219	3850	3449	74	90
В среднем за день	18	13	9	72	69

Более наглядно темпы развития документооборота в 2005, 2006 и 2007 гг. представлены в диаграммах 1,2,3,4. (Приложение 1). Диаграмма №1 показывает общую картину развития документооборота в организации за период 2005 - 2007 годов. Диаграммы № 2,3 и 4 иллюстрируют объем документооборота по каждому, взятому нами для изучения, году в отдельности. Из данных, указанных нами в таблице № 1 и диаграммах приложения №1 можно сделать вывод, что в период с 2005 по 2007 годы объем документооборота в ООО "Уралдомнаремонт" сократился примерно на 34%, с 5219 до 3449 документов в год. Как мы видим из данных, указанных в диаграммах - объем документооборота в организации сократился непосредственно за счет сокращения объема внутренних документов, в состав которых входит финансовая и служебная документация.

Такая тенденция является следствием нескольких факторов: во-первых, за интересующий нас период из-за сложившейся конъюнктуры рынка в сфере строительства объектов черной металлургии изучаемое нами предприятие не имело возможности реализовать свой потенциал в полной мере. Иными словами - не было заказов. Во-вторых, с 2005 года службой документационного обеспечения управления ООО "Уралдомнаремонт" были предприняты мероприятия по сокращению документооборота с применением основных принципов его организации, обозначенных нами в первой части первой главы данной работы.

В то же время, необходимо отметить, что кроме внутренних документов, объем которых неуклонно сокращался, документация, относящаяся к категориям входящих, исходящих и приказов имела тенденцию к небольшому росту. Это объясняется тем, что, несмотря на сокращение заказов на производство строительных работ, предприятие продолжало выполнять все свои организационные функции, к которым относятся: поиск новых заказчиков; взаимоотношения с вышестоящими финансовыми и административными органами; финансовое обеспечение, как сотрудников, так и материальной базы и т.д. Кроме того, отмечен рост приказов: по основной деятельности; по командировкам; по личному составу.

Нельзя не отметить и то, что рост объемов входящих и исходящих документопотоков, предприятия происходит "параллельным курсом". Это объясняется тем, что входящие и исходящие документы, как правило, находятся во взаимосвязи, т.е. исходящий документ может содержать ответ на запрос входящей корреспонденции и наоборот…

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить, какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

· для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

· для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Результатом анализа документов согласно структуре предприятия служат статистические данные, полученные в ООО "Уралдомнаремонт" и представленные в таблице № 2.

Таблица № 2. Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО "Уралдомнаремонт"

Подразделение	2005 год	2006 год	2007 год
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Бухгалтерия	1392	26	1073	28	1272	36
Отдел кадров	909	17	718	19	446	13
Зам. директора	715	14	537	14	345	10
Директор	582	11	410	11	273	8
Подразделения	551	11	319	8	259	8
Прочие	305	6	172	4	100	3
Итого:	5219	100	3850	100	3449	100

Для более эффективного анализа развития документооборота в подразделениях ООО "Уралдомнаремонт" нами, на основании таблицы № 2, были созданы диаграммы (Приложение № 2). Диаграмма № 1 показывает общую картину развития документооборота каждого отдела в период с 2005 по 2007 годы. В свою очередь, диаграммы № 2,3 и 4 созданы для определения количественного соотношения объемов документооборота всех подразделений предприятия за каждый из исследуемых нами временных отрезков. Так, в период с 2005 по 2006 годы отмечается общее сокращение документопотоков всех, существующих в организации служб. Это объясняется уже изложенными нами выше факторами.

Однако, с 2006 по 2007 годы, наблюдается тенденция к разнонаправленному движению в развитии документооборота среди подразделений. А именно - в то время как, документопотоки отдела кадров, директора, его заместителя, технических подразделений и прочие сокращались, документация административного отдела и бухгалтерии увеличивалась в своих объемах.

Такое явление может произойти по разным обстоятельствам, но в нашем случае, это объясняется тем, что в структуре ООО "Уралдомнаремонт" произошло перераспределение должностных полномочий, обязанностей и функций, не свойственных другим подразделениям, в пользу административного отдела и бухгалтерии. Вследствие этого, под руководством административного отдела, как главного по документационному обеспечению управления организации, благодаря высокому профессионализму его сотрудников и на основании научно-методической базы произошло общее сокращение объемов документооборота всего предприятия.

Следующей характеристикой, влияющей на документооборот, явилась сезонность этого процесса.

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих, внутренних документов и приказов по месяцам (Таблица № 3).

Таблица № 3. Анализ структуры документооборота ООО "Уралдомнаремонт" за 2007 год (помесячно)

Месяцы 2007 года	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	12	35	57	177
Февраль	22	30	78	200
Март	27	25	130	165
Апрель	23	28	84	175
Май	14	24	96	122
Июнь	28	50	84	78
Июль	23	42	34	94
Август	17	29	23	120
Сентябрь	25	49	69	183
Октябрь	18	38	47	165
Ноябрь	17	44	108	182
Декабрь	24	44	79	211

На основании данных таблицы № 3 нами так же была создана диаграмма (Приложение № 3). Данная диаграмма указывает на неравномерность распределения объемов документооборота в каждом месяце 2007 года. Особенно ярко это отмечается в графиках, изображающих количество внутренних документов и приказов.

Такие скачки показателей обусловлены производственной активностью исследуемого нами предприятия, зависящей от объективных внешних факторов. В частности, снижение показателей объема внутреннего документопотока, включающего в себя финансовую и служебную документацию, в конце второго квартала 2007 года объясняется сокращением предложений от заказчиков на выполнение строительных и ремонтных работ на объектах металлургической индустрии. И, наоборот, к концу 2007 года активность подразделений, влияющих на объем внутренней документации резко возросла. Такая тенденция присуща большинству предприятий и наше - не исключение. В конце каждого года на предприятиях подводятся итоги работы. Это подразумевает составление разнообразных финансовых и организационных отчетов.

График, изображающий объемы приказов по основной деятельности, командировкам и личному составу ООО "Уралдомнаремонт" так же как и кривая внутренних документов не однороден. При этом пик наибольшей активности отмечается в марте 2007 года. Увеличение объемов вышеуказанных документопотоков в конце первого квартала 2007 года обусловлено, в первую очередь обеспечением необходимой документацией мероприятий связанных с отправкой сотрудников ООО "Уралдомнаремонт" в командировки.

В связи с сокращением штата рабочих и служащих по вышеуказанной причине, а так же с периодом отпусков, в летние месяцы наблюдается резкое сокращение количества приказов на предприятии.

В свою очередь, объемы документооборота исходящей и входящей документации за 2007 год не имеют ярко выраженных всплесков. Кроме того, как и в период с 2005 по 2007 годы, за двенадцать месяцев прошедшего наблюдается равноудаленность контрольных точек кривых почти в каждом месяце.

Исходя из того, что исходящих документов предприятие создало больше чем входящих, можно сделать вывод, что корреспонденция ООО "Уралдомнаремонт" носит инициативный характер.

Кроме того, существует возможность более детально проанализировать каждую из рассмотренных категорий документооборота на примере анализа приказов в ООО "Уралдомнаремонт" за IV квартал 2006 г., I квартал 2007 г.

При рассмотрении типологии принимаемых решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие основные группы:

1. Детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются (это решения, касающиеся ГО, ТБ, санитарных норм и т.п. и заранее определенные вышестоящими органами);

2. Рутинные, стандартизованные, т.е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на более низких уровнях организации;

3. Инициативные - реорганизационные, т.е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т.д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия.

Количественное соотношение между рассмотренными типами решений подтверждает, что их подавляющее большинство относится к рутинному типу, что наглядно демонстрируют данные таблицы № 4.

Таблица № 4. Основные типы решений ООО "Уралдомнаремонт" и их соотношение

Вид решений	Доля решений, %
1. детерминированные	6,9
2. рутинные	91,1
3. реорганизационные	2,0

По направленности управленческой деятельности все приказы руководителя условно можно разбить на следующие группы:

1. ТБ и ГО - детерминированные решения, затрагивающие вопросы техники безопасности, правил работы, гражданской обороны, пожарной безопасности и т.п.;

2. Режим труда - вопросы, касающиеся изменений рабочего режима, вызванных какими-либо обстоятельствами;

3. Наказания - выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и т.п.;

4. Поощрения;

5. Оплата труда - установление форм и систем заработной платы для отдельных работников (групп работников);

6. Контроль - вопросы контроля, отчетности, соблюдения правил работы;

7. Вопросы общего управления;

8. Персонал - кадровые, социально-бытовые вопросы и т.п.

Количественное соотношение между данными типами решений показано в таблице № 5.

Таблица № 5. Распределение решений по сферам деятельности в ООО "Уралдомнаремонт"

Сфера действия решений	Доля решений, %
1. ТБ и ГО	6,9
2. Режим труда	6,9
3. Наказания: - Выговоры, замечания - Депремирование	17,8 36,4 63,6
4. Поощрения: - Работникам-ветеранам предприятия и пр. - За инициативу, качество работы	7,7 75,5 24,5
5. Оплата труда	27,9
6. Контроль	10,9
7. Общее управление: - Назначения - Замещения - Другие вопросы управления	19,1 6,4 76,6 17
8. Персонал	2,8

Следующий этап - анализ протоколов совещаний под руководством директора по содержанию, срокам исполнения, а также по их распределению по уровням управления. При анализе возможным стало разделить все решения, принимаемые на совещаниях, на восемь групп:

1. Производство - решения, затрагивающие вопросы изготовления продукции, ее испытаний и другие производственные вопросы, в том числе:

1.1. Технология - вопросы технологии производства, ее изменения, совершенствования и пр.;

1.2. Конструкторское обеспечение производства - вопросы, связанные с проектированием нововведений и их внедрением;

1.3. Общие производственные вопросы;

2. Снабжение - решения, касающиеся проблемы своевременного обеспечения материалами, комплектующими, оборудованием и т.п.;

3. Ремонт - задания по работам, связанным с ремонтом технологического и вспомогательного оборудования, с техникой безопасности и пр.;

4. Сбыт - вопросы складирования, хранения и реализации, поиска новых рынков сбыта и т.п.;

5. Наказания - выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков исполнения заданий и т.д.;

6. Коммуникации - вопросы связи с внешними организациями, партнерами, заключения договоров, командировок, поездок и т.п.;

7. Персонал - кадровые вопросы, решения по принятию-увольнению работников, повышению их квалификации, социально-бытовые вопросы и т.п.;

8. Организация - вопросы общего управления, назначений, режима работы, реорганизации, а также планирования и организации производства.

Количественное соотношение между этими категориями отражает важную характеристику документооборота, касающегося такого, столь многоаспектного документа, как протокол, что представлено в таблице № 6 .

Таблица № 6 Распределение решений по сферам деятельности ООО "Уралдомнаремонт"

Сфера действия решений	Доля решений, %
1. Производство - Технология - Конструкторское обеспечение - Общие производственные вопросы	38,3 25,3 12,1 62,6
2. Снабжение	23,2
3. Ремонт	18,6
4. Сбыт	8,0
5. Наказания	5,9
6. Коммуникации	0,8
7. Персонал	0,4
8. Организация	4,8

На третьем этапе производится «внутреннее проектирование» системы документооборота на предприятии на основе оптимизации существующих взаимосвязей между подразделениями, что будет раскрыто нами в следующем параграфе. Здесь же необходимо подвести основные итоги анализа документооборота предприятия, которые являются основой для дальнейшего проектирования.

Таким образом, на основании анализа документационного обеспечения управления мы выяснили, что за предыдущие три года в структуре документооборота предприятия произошли изменения в виде функциональных перераспределений между подразделениями. Правильное структурирование административного отдела и высокий профессионализм его сотрудников привели к значительному сокращению объема документооборота организации.

Тем не менее, мы считаем, что структура документооборота ООО "Уралдомнаремонт" имеет потенциал к дальнейшей оптимизации. Ниже предлагается концепция модели документооборота, которая поможет устранить параллелизм и дублирование в выполнении отдельных операций и исключить связи между подразделениями, не участвующие в документообороте конкретного вида.

2.4 Создание концептуальной модели документооборота как один из вариантов его оптимизации

Критерием разбиения формируемой модели документооборота, которая послужит основой для дальнейшей оптимизации, будут служить виды обращающихся документов между подразделениями: входящие, исходящие и внутренние.

Таким образом, первоначально необходимо структуру документооборота разбить на три подструктуры:

· структура документооборота, где обращаются входящие документы;

· структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

· структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующие в документообороте рассматриваемого вида.

Организационная структура предприятия достаточно громоздка, а, следовательно, схема документооборота по движению внутренних документов очень сложна. В связи с этим, предлагается рассматривать общую схему оборота внутренних документов в разрезе функций управления на предприятии. Предположим, что для каждой пары должностных позиций известны функции управления. Рассмотрим заданную группу функций и выделим по каждому типу контакта только те взаимосвязи, в причины возникновения которых входит движение внутренних документов по рассматриваемой группе.

Предлагается рассматривать следующие общие функции управления:

· общее руководство и контроль;

· планирование и оперативный учет;

· организация и координация производства;

· бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и отчетность;

· активизация и стимулирование труда.

Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодействуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения баллов связей (Приложение 4). Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе документооборота.

Под «прямой связью» понимается поток документов, передаваемых подразделением другой службе, под «обратной связью» - документы, поступающие от службы в рассматриваемое подразделение.

Каждый отдел самостоятельно формулирует типы контактов, указываемые в карточке-анкете. Предприятие также самостоятельно может определить количество контактов «прямой» и «обратной» связей.

Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая:

· Систематические налаженные связи - 7 - 10 баллов;

· Периодические слабо налаженные связи - 4 - 6 баллов;

· Редкие не налаженные связи - 1 - 3 балла.

После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности умноженному на 10 баллов.

После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего организационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов.

В нашем примере вес связи «Административный отдел - Бухгалтерия» будет иметь следующие значения:

· Для «прямой связи»: (21 / 30) = 0,7;

· Для «обратной связи»: (8 / 30) = 0,3.

· Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.

Таким образом, проводится анализ документооборота всех видов. Далее полученные схемы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.

Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем:

· анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки;

· балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их. Так, при оценке связи «Главный бухгалтер - Бухгалтерия» «прямую» связь (главный бухгалтер - Бухгалтерия) оценивает Бухгалтерия, «обратную» связь (Бухгалтерия - главный бухгалтер) оценивает главный бухгалтер.

Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений. В качестве исходных данных для такой оценки можно выделить следующие:

· количество работников подразделения;

· количество документов (входящих, исходящих, внутренних), обращающихся в подразделении за определенный промежуток времени;

· уровень ответственности, которую несет подразделение за выполнение документов (входящих, исходящих, внутренних);

· уровень компьютеризации документооборота подразделения и т.д.

Далее на основе соотношения различных исходных данных рекомендуется разработать систему оценочных коэффициентов, характеризующих эффективность документооборота подразделений.

Таким образом, предложенная методика является частью системы оценки документооборота предприятия и его оптимизации. Ее основной задачей служит определение состояния документооборота с точки зрения межличностных контактов на предприятии. Поэтому кроме такого рода диагностики необходимо тщательное изучение структуры и содержания всех документов, находящихся в обороте. Это позволит выявить несоответствия при их составлении, неполноту предоставляемых сведений. Таким образом, комплексная оценка состояния самих документов, анализ их структуры, динамики изменения, а также составление схемы документооборота по предложенной методике, позволит повысить не только эффективность документооборота на предприятии, но и разрешить существующие разногласия, препятствующие нормальному функционированию подразделений.

Заключение

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

В первой главе данной работы проведено теоретическое исследование документооборота организации. На основании научных трудов специалистов в области документоведения определены его основные понятия, функции и структура. Из нескольких определений, изысканных нами в различных источниках мы выбрали одно, на основании которого документооборот организации определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Далее нами была определена взаимосвязь характеристик документооборота и классификационных оснований различных форм организации служб ДОУ. В результате этого установлено, что в зависимости от организационно-территориальной структуры предприятия, объема документооборота, а так же требований к функциональным особенностям, руководителем службы ДОУ избирается форма ее организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. Так, если руководство офиса отдает приоритет четкости, дисциплине, учету и контролю, даже иногда в ущерб оперативности, то корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом или иным путем, должна приниматься в офисе централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником делопроизводственной службы, специальной экспедиции).

Если в работе с документами приоритетом принимается оперативность, а внутренняя дисциплина подразумевается как само собой разумеющаяся данность, допустима децентрализованная обработка поступающей, да и отправляемой корреспонденции на рабочих местах сотрудников, связанных в единую компьютерную внутриофисную сеть.

Кроме этого одним из важнейших факторов, определяющих форму организации делопроизводства и систему управления всей службой ДОУ, является объем документооборота.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

В следующем разделе теоретической части аналитическим методом были выявлены основные направления документопотоков в документообороте организации.

Документопоток -- это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

По направлению документопотоки делятся на горизонтальные, вертикальные, восходящие и нисходящие.

По отношению к управленческому объекту они подразделяются на входящий, исходящий и внутренний документопоток.

Поскольку объектом исследования настоящей работы является документооборот строительной организации ООО "Уралдомнаремонт", в практической части исследования нами был проведен анализ основных характеристик движения документации в данном предприятии.

На основании полученной в ООО "Уралдомнаремонт" документации была проведена характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность, как всего предприятия в целом, так и сектора делопроизводства, в частности. Кроме того, была выявлена и схематично изображена организационная структура сектора делопроизводства ООО "Уралдомнаремонт". Кроме таблиц и схем движения документации внутри организации для максимальной наглядности были созданы диаграммы документооборота а, затем, проанализированы. В дальнейшем произведена разработка технологии анализа и оптимизации документооборота предприятия, состоящих из трех этапов, а затем, на основании этого плана и был произведен, непосредственно, сам анализ. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку документации, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

И, наконец, в заключительной части данной работы, на основании полученного опыта и научных трудов признанных специалистов в области делопроизводства; проведенного, аналитическим методом, исследования экспериментальной базы в лице ООО "Уралдомнаремонт" нами были выявлены сильные и слабые стороны сектора делопроизводства предприятия.

Логическим завершением нашего исследования оказалась разработка и предложение к внедрению научно-обоснованной модели оптимизации документооборота ООО "Уралдомнаремонт". Представленный метод обеспечит максимально эффективную оптимизацию документооборота, что, в свою очередь, даст возможность более оперативно принимать управленческие решения и развивать экономическую деятельность предприятия.

Таким образом, можно сделать вывод, что сформулированная цель работы, которой стало определение оптимальной организации документооборота для конкретного предприятия с учетом его структуры и интенсивности документопотоков, нами достигнута.

Достижению цели работы способствовало четкое следование пунктам, поставленных перед нами, задач. Произошло предметное исследование объекта, которым является документооборот строительной организации ООО "Уралдомнаремонт". Обоснована практическая значимость данной выпускной квалификационной работы.

Структура дипломной работы составлена из введения, 2 глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Список источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации;

2. Трудовой кодекс Российской Федерации;

3. Федеральный закон от 8 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

5. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г;

6. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.);

7. Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.);

8. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.);

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г;

11. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

12. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998;

13. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) № 299 от 30 декабря 1993 г;

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г;

15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . - М., 2006;

16. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. 2-е изд. -- СПб.: Питер, 2007. (Серия «Современный офис-менеджмент»);

17. Ватолина М.В.Организация работы с документами" / Серия «Высшее образование». Ростов н/Д: Феникс, 2004;

18. Делопроизводство на компьютере. Мастер-самоучитель. /Alex SOFT^TM CO. Ltd. Copyright 1997 - 2003/ [CD-ROM];

19. Делопроизводство: Учебник для вузов / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под общ, ред. проф. Кузнецовой Т.В. - М.: МЦФЭР, 2004;

20. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с;

21. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004;

22. Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004.-- 219 с;

23. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие / Под ред. Лившица Я.З. и Цикулина В.А. / МГИАИ. М., 1974;

24. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. (Серия «Высшее образование»);

25. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007;

26. Коробейникова Л.С. "Документационное обеспечение делового общения". - Воронеж: Воронежский государственный университет, 2003;

27. Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2003. № 3;

28. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003;

29. Кузнецова Т.В. и Подольская И.А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства //Делопроизводство 2004. №4;

30. Ларин М.В., Мингалеев В.С., Янковая В.Ф. Современные проблемы документационного обеспечеия управления (ДОУ) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №1;

31. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002;

32. Макаревич О.Б., Бабенко Л.К., Шилов А.К., Коваленко А.В. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000;

33. Митяев Г.К. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959;

34. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с;

35. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. И доп. М.: ИНФРА-М, 2003. (Серия "Высшее образование");

36. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2002;

37. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001;

38. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: практическое пособие -- М.: ТЕРМИКА, 2004. [CD-ROM];

39. Современный экономический словарь. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б;

40. УПРАВЛЕНИЕ: Делопроизводство. /Электронный справочник. Руссобит-М, 2005. [PC CD-POM];

41. Управление офисом: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации» / Ш.А. Янкович. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006;

42. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 7.

Приложение

Диаграмма № 4

	5219	1253	3449
	2005	2006	2007
Входящие	124	203	250
Исходящие	384	402	438
Приказы	870	648	889
Внутренние	3841	2597	1872

Развитие документооборота подразделений ООО "Уралдомнаремонтт" в период с 2005 по 2007 гг.

Диаграмма № 1

Диаграмма № 2 Диаграмма № 3

Диаграмма № 4

Карточка-анкета связей между подразделениями

Административный отдел - Бухгалтерия	Виды связей между подразделениями по критерию налаженности документооборота	Итого
Тип контактов	Систематические, налаженные связи	Периодические, слабо налаженные связи	Редкие, не налаженные связи
Прямая связь:
1. …	7
2. …		4
3. …	10
ИТОГО	17	4		21
Обратная связь:
1. …		5
2. …			2
3. …			1
ИТОГО		5	3	8

Размещено на Allbest