Методика составления номенклатуры дел в учреждении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание

1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное значение

1.2 Виды номенклатуры дел

1.3 Оформление сроков хранения дел

2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения

2.3 Формирование и хранение дел

3. Анализ номенклатуры дел структурных подразделений департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края

3.1 Анализ документов, входящих в номенклатуру дел департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края

Заключение

Список использованной литературы



ВВЕДЕНИЕ

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство".

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятии[1].

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»[2].

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам все это задача правильной систематизации и хранения документов[1].

Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо.

Особое внимание исследованию данной проблемы было уделено такими ученными, как: М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова.

Целью исследования в курсовой работе является изучение и анализ методики составления номенклатуры дел в учреждении.

Для достижения цели исследования представляется целесообразным решить следующие задачи:

- раскрыть понятие номенклатуры дел;

- рассмотреть порядок разработки, формирования и хранения номенклатуры дел;

- проанализировать номенклатуру дел в конкретном учреждении.

Предметом исследования является номенклатура дел.

Объектом исследования является анализ номенклатуры дел в департаменте потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края.

Эмпирическая база - в процессе выполнения курсовой работы использовалась совокупность методических документов, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные.

Работа содержит введение (обоснование актуальности избранной темы, постановка целей и задачи исследования), основную часть, заключение (содержащее выводы), а также список использованных источников.

В первой главе курсовой работы раскрыта сущность и дано определение номенклатуры дел, отражено ее функциональное значение. Также описаны виды номенклатуры дел.

Во второй главе описан порядок разработки, ведения и завершения номенклатуры дел.

Третья глава представляет анализ номенклатуры дел в департаменте потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя в Краснодарском крае.



1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ

1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное значение

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел[1].

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения[5].

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации[3].

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия[7].

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;

- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью индексов.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации[4].

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел - это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Каждый документ характеризуется рядом признаков.

Одни из них - существенные, постоянные, другие - несущественные, временные. Для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».

Принято выделять шесть таких признаков:

1) Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.

2) Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.

3) Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одним учреждением.

4) Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.

5) Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6) Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу[2].

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов)[9].

1.2 Виды номенклатуры дел

В номенклатуре дел выделяют следующие виды:

- типовая;

- примерная;

- номенклатура дел конкретного предприятия или, как еще ее называют, индивидуальная номенклатура дел.

В типовой номенклатуре дел устанавливается собственно состав дел, которые заводятся в делопроизводстве всех организаций (одного типа), это нормативный документ.

Примерная номенклатура дел - здесь устанавливается весь примерный состав дел, которые заводятся в организациях, на которые этот вид номенклатуры распространяется, с указанием индексов. Этот вид является рекомендательным, в отличии от типовой номенклатуры дел.

Отличие примерной номенклатуры дел от типовой в том, что она только оформляется по разному, а весь порядок по составлению абсолютно одинаковый. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

В индивидуальной номенклатуре дел выделяют:

- номенклатуру дел структурного подразделения.

- сводную номенклатуру дел

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале - так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации[11].

1.3 Оформление сроков хранения дел

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел[12].

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом[1].



2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Руководитель организации издает приказ (Рис.1), в котором устанавливаются четкие сроки сдачи номенклатуры дел и ответственный исполнитель.

ПРИКАЗ О номенклатуре дел на 2012 г В целях обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному бухгалтеру (ФИО), начальникам структурных подразделений (ФИО) в срок до 01 ноября 2011 г. составить номенклатуры дел структурных подразделений на 2012 г. в электронном и бумажном формате. 2. Ивановой Е.А, ответственной за делопроизводство, на основе номенклатур дел структурных подразделений составить сводную номенклатуру дел (название организации) на 2012 г. и в срок до 01 декабря 2011 г. представить проект номенклатуры на рассмотрение экспертной комиссии. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _______. Директор подпись ФИО С приказом ознакомлены:

Рисунок 1 - Образец приказа о возложении обязанностей за разработку номенклатуры дел[9]

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:

- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях - его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

- составление и оформление проекта номенклатуры дел;

- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;

- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия[2].

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 2 и 3.

Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________№___________ ________________________ (место составления) На 20__год Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Срок хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Должность руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения От __________№_____________________ Должность руководителя архива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата

Рисунок 2 - Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Наименование должности НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя предприятия ___________№_____________ Подпись Расшифровка подписи __________________________ Дата (место составления) На 20__год Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Срок хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Должность руководителя службы ДОУ предприятия Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив): СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения От ________№___________ От ________________№________________ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 20__ году на предприятии: По срокам хранения Всего В том числе: Переходящих: С отметкой ЭПК: 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет вкл.) ИТОГО Должность руководителя службы ДОУ предприятия Подпись Расшифровка подписи Дата ИТОГОВЫЕ СВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАНЫ В АРХИВ: Должность лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата

Рисунок 3 - Вариант оформления сводной номенклатуры дел[9]

При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

- учредительными документами предприятия;

- положениями о структурных подразделениях предприятия; перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

- номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный -- при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового -- по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федерального архивного агентства РФ[3].

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;

- уточнение заголовков дел, их индексов;

- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел[11].

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;

- в графе 2 указываются заголовки дел;

- в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

- в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

- в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

- отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;

- сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

- отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.

Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы - например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

- руководителем архива предприятия;

- руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия - только проектов сводных номенклатур дел;

- службой ДОУ (делопроизводством) - только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия)[4].

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения

Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 4, а сводной номенклатуры дел - на рис.5.

Определение перечней документов, образующихся в деятельности подразделения
Выявление особенностей организации делопроизводства подразделения

Предварительное определение заголовков дел, их упорядочение: распределение по разделам и в составе разделов

Предварительное определение сроков хранения дел подразделения

Присвоения делам подразделения индексов

Проверка проекта номенклатуры дел на предмет соответствия функциональному назначению, ее корректировка

Оформление проекта, его подписание руководителем подразделения

Внутреннее согласование проекта со службой ДОУ и архивом предприятия

Рисунок 4 - Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения



Изучение номенклатуры дел структурных подразделений предприятия
Выявление особенностей организации делопроизводства предприятия

Предварительное определение заголовков дел, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, их упорядочение

Определение сроков хранения дел, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений

Присвоение делам, не вошедшим в номенклатуры дел структурных подразделений, индексов

Формирование проекта сводной номенклатуры дел, его проверка на предмет соответствия функциональному назначению и корректировка

Внутреннее (с архивом, ЭК) и внешнее (с ЭПК архивного учреждения) согласование проекта
Оформление проекта, его подписание руководителем службы ДОУ

Утверждение согласованного проекта номенклатуры дел руководителем предприятия

Рисунок 5 - Особенности разработки сводной номенклатуры дел

Остановимся далее на организации работы со сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.

Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:

- в делопроизводство (службу ДОУ) - в качестве рабочего экземпляра;

- в архив;

- в архивное учреждение.

Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.

Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работе как в бумажном, так и в электронном виде[12].

2.3 Формирование и хранение дел

номенклатура дело хранение документ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы[1].

Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс[2].

Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения.

Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.

Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.

Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке.

Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.

На заведенное дело оформляется обложка, на которой указываются следующие данные:

- методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.

- распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам и хронологии с относящимися к Ним приложениями.

Коллегиальные документы надо группировать в два дела:

- в первое - протоколы и решения коллегиального органа;

- во второе - документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшивается инициативный документ.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме на работу (направление или представление);

3) анкета;

4) листок по учету кадров;

5) автобиография;

6) документы об образовании;

7) выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

8) дополнение к личному листку по учету кадров;

9) дополнение к личному делу по учету поощрений;

10) справки и другие документы.

В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.

Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.

В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела постоянного хранения.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организацией и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в 4 экземплярах. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация[1].



3. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЕПАРТАМЕНТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ СФЕРЫ И РЕГУЛИРОВАНИЯ РЫНКА АЛКОГОЛЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

Департамент потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края является исполнительным органом государственной власти Краснодарского края. Положение, структура и штатное расписание департамента утверждены постановлением главы администрации Краснодарского края от 15 сентября 2009 года №820 "О департаменте потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края".

Департамент осуществляет государственную политику в потребительской сфере, в сфере регулирования производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также в сфере предоставления населению бытовых и иных платных услуг.

Отрасль, курируемая департаментом, вносит существенный вклад в краевую казну, и сумма налогов, поступающих в консолидированный бюджет края от потребительской сферы и производства алкогольной продукции, с каждым годом увеличивается. Стремительно растут потребительские расходы на душу населения. По данному показателю Краснодарский край стабильно удерживает лидирующее место в ЮФО.

При участии департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края проводятся различные мероприятия направленные на повышение доверия потребителей к кубанской продукции, демонстрацию ее лучших образцов зарубежным партнерам, развитие конкурентной борьбы за качество продукции между организациями-производителями, а также на привлечение инвестиций в курируемую отрасль.

Руководитель департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края - Титов Алексей Альбертович[10].

3.1 Анализ документов, входящих в номенклатуру дел департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края

Департамент потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края состоит из множества отделов. В каждом отделе используются разнообразные документы. Все эти документы вносятся в номенклатуру дел.

Рассмотрим самые значимые из них:

Одними из основных документов, использующихся в департаменте, являются Законы РФ и Краснодарского края, постановления и распоряжения главы администрации Краснодарского края. Например, ФЗ от 2 января 2000 г. №29 - ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»; Закон Краснодарского края от 25 июля 2007 г. №1290 - КЗ «Об установлении ограничений в сфере розничной продажи алкогольной продукции, пива и напитков, изготавливаемых на его основе, тонизирующих слабоалкогольных и безалкогольных напитков» и т.д. Такие документы помечаются отметкой ДМН («до минования надобности»). Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

В номенклатуру дел также включаются Письменные поручения руководителя департамента (срок хранения - 5 лет) и Приказы руководителя департамента:

- по основной деятельности (ср.хр. - Пост., ДМН);

- по командировкам (ср.хр. - 5 лет);

- по личному составу (ср.хр. - 75 лет, ЭПК).

Отметка ЭПК ставится экспертно-проверочной комиссией и означает, сто документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Департамент ведет переписку со многими организациями. Такими как:

- Правительство РФ;

- Представитель Президента РФ в ЮФО;

- Министерство промышленности и торговли РФ;

- Администрация Краснодарского края;

- Органы местного самоуправления;

- органы исполнительной власти;

- подведомственные организации и др.

Вся эта переписка включается в номенклатуру дел и хранится в организации 5 лет. На наиболее значимые из них ставится отметка ЭПК.

На заседаниях и совещаниях в департаменте составляются протоколы. Например:

- протоколы заседания «Час контроля» (ср.хр. - Пост.);

- протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов департамента (ср.хр. - Пост.);

- протоколы заседаний аттестационной комиссии (ср.хр. - 15 лет, ЭПК);

- протоколы заседаний конкурсной комиссии (ср.хр. - Пост.);

- протоколы заседаний коллегий департамента (ДМН);

- протоколы краевых совещаний (ДМН);

- протоколы экспертной оценки алкогольной продукции (ср.хр. - 10 лет, ЭПК);

- протоколы заседаний комиссии по исчислению стажа государственной службы служащим департамента (ср.хр. - 75 лет) и др.

Все протоколы и документы к ним вносятся в номенклатуру дел.

В департаменте ведутся журналы регистрации и книги учета. Некоторые из них:

- Журнал регистрации приказов руководителя департамента (ср.хр. - Пост.);

- Журнал регистрации входящих (исходящих) документов (ср. хр. - 5 лет);

- Журнал регистрации и учета использования автотранспорта департамента (ср.хр. - 3 года);

- Журнал регистрации приказов руководителя департамента по личному составу (ср.хр. - 75 лет);

- Книга регистрации служебных контрактов департамента (ср.хр. - 75 лет) и др.

Журналы тоже включают в номенклатуру дел.

В департаменте составляются планы работы. Они бывают недельными, месячными, квартальными и годовыми. Все отделы департамента готовят отчет о проведенной работе. Отчеты тоже различают на недельные, месячные, квартальные и годовые. Планы и отчеты помечаются отметкой ДМН.

В финансово-аналитическом отделе департамента существует годовой кассовый план, который хранится 5 лет. Также в этом отделе ведут бюджетную отчетность, в которую входят балансы, отчеты, справки и пояснительные записки. Эти документы хранятся тоже 5 лет. Сводные и годовые отчеты статистические отчеты по основным видам деятельности департамента хранятся постоянно, а квартальные и месячные статистические отчеты - 5 лет.

Жалобы, обращения, заявления и письма граждан и документы по их рассмотрению вносятся в номенклатуру дел, помечаются отметкой ЭПК и хранятся 5 лет.

Служебные, докладные записки и заявления работников и отделов также помечаются отметкой ЭПК и хранятся 5 лет.

Для каждого отдела департамента разрабатывается «Положение об отделе», которое содержит: общие положения, основные задачи, функции отдела, организацию работы, права и ответственность отдела. «Положение об отделе» хранится постоянно.

На постоянном хранении также находятся следующие документы:

- Учредительные документы департамента (положение о департаменте, штатное расписание, структура департамента, регламент работы департамента);

- Должностные регламенты работников департамента;

- Квалификационные требования;

- Реестр государственных гражданских служащих департамента;

- Личные дела руководителей департамента (копии);

- Стратегия развития потребительской сферы Краснодарского края до 2020 года;

- отчеты по основным направлениям и видам деятельности;

- Положение об оплате труда и премировании работников;

- Бюджетная смета бюджетного учреждения;

- Номенклатура дел департамента;

- Описи дел постоянного хранения и др.

На всех служащих департамента заводятся личные дела и личные карточки. Они хранятся 75 лет, а личные дела помечаются отметкой ЭПК. Документы о проведении аттестации, - протоколы, графики, переписка, тесты, - хранятся 5 лет. Документы, отправляемые по электронной почте хранятся 2 года. Электронные базы данных хранятся в соответствии со сроком хранения документов помещенных в базу.

В каждом отделе департамента есть своя номенклатура дел, которая помечается отметкой ДЗН, что означает «до замены новой».



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа с документами в учреждении должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.