Методика составления номенклатуры дел в учреждении

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Номенклатура дел используется для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре[2].

Таким образом, в ходе выполнения работы, было выяснено, что:

- номенклатура дел необходима каждой организации;

- составление номенклатуры дел в учреждении обеспечивает правильное формирование и учет дел, упрощает поиск документов в архиве.

Наряду с теоретическими основами темы был проведен анализ номенклатуры дел в департаменте потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края. В каждом структурном подразделении Департамента ведется своя номенклатура дел. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел структурных подразделений департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края.

В департаменте пользуются такими документами как:

- Законы Российской Федерации и Краснодарского края, постановления и распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края;

- Приказы руководителя;

- Переписка с различными организациями и физическими лицами;

- Журналы и книги регистрации и учета;

- Планы работы и отчеты по проделанной работе;

- Протоколы заседаний;

- Личные дела руководителя департамента и служащих;

- Служебные и докладные записки и др.

Все документы имеют свои сроки хранения, в зависимости от их значимости.

Таким образом, цель курсовой работы изучение и анализ методики составления номенклатуры дел в учреждении, достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

2 Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.- 359с.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.

4 Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2009.

5 ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., Росархив.

7 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

8 Выписка из сводной номенклатуры дел структурных подразделений департамента потребительской сферы и регулирования рынка алкоголя Краснодарского края на 2011 год.

9 http://www.gia.archives21.ru

10 http://www.dps-kk.ru

11 www.pro-nomenklaturu.ru

12 www.edou.ru

13 www.delpro.narod.ru

Размещено на Allbest.ru