Облік, аналіз і аудит основних засобів підприємств

ІС «ІС: Підприємство» має компонентну структуру. Одні операції, виконувані системою в процесі автоматизованого розв'язування задач, є типовими, тобто присутні у будь-якому варіанті системи. Це передусім механізми підтримки довідників і документів. Інші операції (наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: «Бухгалтерський облік для України»;

- «Оперативний облік»;

- «Розрахунок».

Кожна компонента має свій механізм оброблення інформації, що розширює можливості системи в цілому. В свою чергу, кожний механізми оброблення інформації мас чітку спрямованість, яка визначає вибір складу необхідних компонент для створення конкретної конфігурації.

Коротко зупинимося на характеристиці кожної компоненти.

Компонента «Бухгалтерський облік для України» призначена для відображення господарських операцій, які здійснюються на підприємстві. Вона маніпулює такими поняттями, як бухгалтерські рахунки, операції і проведення, і дає змогу здійснювати на об'єкті:

- синтетичний облік з використанням кількох планів рахунків

паралельно;

- багатовимірний і багаторівневий кількісно-вартісний аналітичний облік;

- валютний облік.

Крім того, в компоненті можна організувати ведення бухгалтерського обліку для кількох підприємств на базі спільного інформаційного забезпечення.

Компонента «Оперативний облік» призначена для автоматизації оперативного обліку наявності та руху засобів. Компонента дає змогу реєструвати та отримувати інформацію про рух і за лишки товарних, матеріальних, грошових й інших засобів підприємства в реальному часі і найрізноманітніших розрізах. Вона підтримує механізм регістрів, який і забезпечує запис руху та отримання залишків у різних розрізах.

Облік надходження необоротних активів

„1С: Бухгалтерия 7.7”

Облік необоротних активів поділяється на декілька етапів, які мають самостійне значення, нормативне регулювання та документальне оформлення. Такими етапами є:

- надходження необоротних активів;

- зарахування на баланс підприємства (введення в експлуатацію);

- нарахування амортизації на необоротні активи;

- вибуття необоротних активів.

В межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи. Всі дані щодо наявності основних засобів на підприємстві зберігаються в довіднику "Необоротные активы”., що є аналогом картотеки основних засобів на підприємстві.

Цей довідник є дворівневим, що забезпечує додаткове групування

об'єктів основних засобів, наприклад, "Производственного назначения" та „Непроизводственного назначения.”

Для створення групи об'єктів основних засобів виконуються дії:

"Действия" - "Новая группа".

У вікні групи необхідно ввести "Код" та "Наименование" об'єкту.

В порівнянні з традиційним паперовим носієм комп'ютерна інвентарна картка включає більшу кількість реквізитів.

Після входження в групу основних засобів потрібно ввести дані об'єкт основних засобів у вікно "Необоротные активы”

У довіднику "Необоротные активы параметри елемента розташовані на двох сторінках, позначених у верхній частині картки закладками "Основные" та "Дополнительно". Кожен елемент довідника може мати два варіанти запису назви:

1) короткий - (заноситься до поля "Наименование" картки елементу) використовується для пошуку та вибору елемента із загального списку в довіднику та підставляється як вибране значення в інші діалогові (електронні) форми;

2) повний - (вводиться до поля "Полное наименование") буде автоматично підставлятись в усі друковані форми (рахунки, акти, накладні тощо), що відображають рух цього об'єкту.

Далі зазначається вид необоротних активів, рахунок для їх обліку, вартість, дата введення в експлуатацію та одиниця виміру об'єктів необоротних активів.

Над елементами та групами елементів довідника "Необоротные активы”, які надійшли, можна виконувати різні дії: перейменовувати;

змінювати значення реквізитів (параметрів); переміщувати з однієї групи до іншої; знищувати (позначати на знищення); здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами; сортувати, копіювати тощо. " Инвентарный номер" об'єкту проставляється програмою автоматично, але його може бути змінено в разі наявності на підприємстві певного порядку інвентарної нумерації.

Організація бази даних дозволяє провести повну інвентаризацію основних засобів, включаючи визначення первісної вартості по групах, розрахувати і перевірити суми амортизаційних відрахувань і зносу по кожному інвентарному об'єкту, упорядкувати і перевірити інвентарні номери та інші реквізити в базі даних. В якості вхідної інформації для створення картотеки застосовуються інвентарні картки ;і обліку основних засобів.

При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної картотеки дані вводяться в окрему інвентарну картку. Крім картотеки записи заносяться до журналу бухгалтерських проводок і поповнюють списки об'єктів, які надійшли або були переміщені.

Облік введення в експлуатацію необоротних активів

Основним документом для введення в експлуатацію необоротних активів є однойменний документ "Ввод в эксплуатацию" Для заповнення даного документу необхідно виконати такі дії:

"Документы" - "Необоротные активы и МБП"- "Ввод в эксплуатацию" у вікні „Ввод в эксплуатацию Новый „

Заповнення діалогової форми цього документу починається з вибору опції "Введение в эксплуатацию необоротных активов", де проставляється вид необоротних активів та місця їх зберігання або матеріально відповідальні особи, за якими вони закріплені.

В табличній частині документу вказується наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, де була врахована первісна вартість та назва об'єкту, одиниця виміру, ціна без ПДВ, сума без ПДВ.

При проведенні документу буде сформовано необхідний набір бухгалтерських проводок щодо прийняття об'єктів необоротних активів на баланс підприємства та збільшення балансової вартості відповідних груп основних засобів для податкового обліку.

При введенні в експлуатацію виконується контроль на дублювання інвентарних номерів, а дані про найменування підрозділів і значення норм амортизації по об'єкту, що вводиться, беруться з відповідних класифікаторів.

У випадку відсутності даних в класифікаторі інвентарний номер поповнюється.

В процесі експлуатації необоротні активи можуть переміщуватись з одного підрозділу в інший, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої. Оформлення такого роду операцій здійснюється за допомогою документу "Перемещение" . Для цього необхідно виконати наступні дії:

"Документи" - "Складские" - "Перемещение".

В документі "Перемещение" зазначається, звідки та куди переміщується необоротний актив, хто його видав та отримав, формуються проводки тощо. Рух необоротних активів відображається за їх обліковою ціною в кореспонденції з рахунком "00", при чому цей актив залишається обліковуватись на відповідному рахунку.

В процесі експлуатації необоротні активи зношуються, що відповідно зменшує їх фактичну вартість. Для нарахування зносу в програмі "ІС: Бухгалтерия 7.7" використовується документ "Расчет износа" (або "Начисление износа".

Дані для нарахування зносу вказуються в довіднику необоротних активів: для кожного об'єкту - певний метод нарахування зносу. Відповідно до обраного методу нарахування зносу вводяться дані, необхідні для розрахунку амортизаційних відрахувань. Тут же визначається рахунок витрат, на який буде віднесено суму нарахованого зносу.

Функція нарахування зносу в програмі реалізована за такими методами: прямолінійного списання" (прямолінійного методу); зменшення залишку"(кумулятивного методу); сума одиниць" (виробничого методу); нарахування амортизаційних відрахувань" в податковому обліку (податкового методу).

За допомогою кнопки "Провести" можна здійснювати проведення документу, не закриваючи при цьому його діалогової форми. Після проведення документу стане доступною кнопка "Печать", що дозволить отримати друковану форму відомості нарахування амортизації в бухгалтерському і податковому обліку.

В процесі господарської діяльності підприємство може ремонтувати та модернізувати необоротні активи, з метою підтримання їх експлуатаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби. Для виявлення обсягу і визначення собівартості виконуваних ремонтних робіт та правильності відображення зміни балансової вартості об'єктів основних засобів використовується документ "Модернизация необоротного актива" або "Модернизация необоротных активов".

Заповнення електронного документу починається з вибору в реквізиті "Необоротный актив" об'єкту, щодо якого здійснювався ремонт, матеріально відповідальної особи, за якою закріплено даний об'єкт, а також місця його зберігання. Далі необхідно вказати спосіб проведення ремонтних робіт (власними силами чи підрядним способом).

Після встановлення параметру "Указать сумму на затраты вручную" можливий перегляд та редагування тієї суми, в рамках якої підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових витрат (для податкового обліку). При проведенні документу витрати, що перевищують вказаний ліміт, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних засобів в податковому обліку. Стаття валових витрат у проводці по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових витрат підприємства, вказується в реквізиті "Валовые расходы”

При проведенні ремонту власними силами в рядку кількості вказуємо кількість затрачених одиниць запасів на проведення ремонту, саме на підставі цих даних заповнюються рядки "Цена" та "Сумма”.

Якщо ремонт (модернізація) необоротного активу здійснюється через будівельне підприємство, то в діалоговій формі документу з'являється закладка "Дополнительно”. Встановлений параметр "НДС включен" є ознакою того, що підприємство не має права включати суму ПДВ, яка сплачена підприємству-підряднику, для віднесення її до податкового кредиту. Якщо встановити параметр при проведенні документу, буде використовуватись стандартний механізм визначення суми і формування проводок за першою подією.

Заповнення табличної частини документу потрібно починати з вибору в рядку "Счет" бухгалтерського рахунку, що кореспондує по кредиту з рахунком, на який будуть списані витрати на ремонт необоротного активу.

Рахунок, на який будуть списані витрати на ремонт (модернізацію) активу по поточному рядку, задається в реквізиті "Счет модерн". Це може бути відповідний субрахунок рахунку 15 ''Капітальні інвестиції", на який списуються витрати по ремонту. В цьому випадку сума витрат (по поточному рахунку) буде віднесена на збільшення балансової вартості такого об'єкту.

Якщо метою поточних витрат на ремонт є оновлення первинного ресурсу необоротного активу, в рахунку "Счет модерн" потрібно вказати один із витратних рахунків та суму поточних витрат, яка буде відображена у складі витрат поточного періоду. При цьому балансова вартість об'єкту бухгалтерського обліку не буде змінена.

Якщо ремонт здійснюється будівельним підприємством, в рядку "Сумма" табличної частини вказується вартість поточних витрат.

Для відображення в обліку факту виведення з експлуатації матеріальних і нематеріальних необоротних активів внаслідок їх реалізації чи списання передбачений документ "Ликвидация необоротных активов" або "Ликвидация неол. активов"

Вибір варіанту вибуття необоротних активів (списання або реалізація) здійснюється в реквізиті "Вид ликвидации" діалогової форми документу.

У випадку виведення з експлуатації об'єктів основних засобів в результаті їх ліквідації на закладці "Дополнительно" потрібно вибрати варіант ліквідації, що забезпечить формування деякого набору проводок в податковому обліку (для виробничих активів).

Тут також зазначається рахунок витрат, в дебет якого списується залишкова вартість необоротних активів.

В рядку "Необоротный актив" табличної частини потрібно вказати об'єкт, який підлягає списанню з обліку, після чого всі реквізити, необхідні для введення в документ, автоматично заповнюються з довідника "Необоротные активы”.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

Розвиток виробництва є невіддільним від проблеми ефективного використання основних виробничих фондів.

Основні засоби підприємства -- це сукупність матеріально-речових цінностей, що діють у натуральній формі протягом тривалого часу як у сфері матеріального виробництва, так і в невиробничій сфері, і вартість яких поступово зменшується у зв'язку з фізичним та моральним зносом. Починати аналіз основних фондів слід з ознайомлення зі складом основних фондів у цілому на підприємстві і за окремими групами. При цьому виявляється рух і напрямок зміни основних фондів, питома вага промислових основних фондів, виробничих основних фондів в інших галузях і невиробничих основних фондів.

Вивчаючи зміну структури основних фондів у вартісному ви разі, з'ясовують, за рахунок чого вона сталася -- за рахунок зміни складу будівель і споруд чи складу машин, обладнання та інших груп основних засобів. Важливою умовою раціональної зміни складу будівель і споруд є зростання виробничої площі як порівняти з невиробничою, зокрема виробничої площі цехів, де відбуваються виробничі процеси.

Вивчаючи стан основних фондів, визначають також і забезпечення ними підприємства. Для цього спочатку аналізують потужність обладнання й те, наскільки ця потужність відповідає виробничій програмі підприємства.

Якнайповніше та якнайраціональніше використання основних фондів і виробничих потужностей підприємства сприяє поліпшенню всіх його техніко-економічних показників: зростанню продуктивності праці та фондовіддачі, збільшенню випуску продукції, зниженню її собівартості, економії капітальних вкладень.

Завдання аналізу стану та ефективності використання основ них виробничих фондів можна визначити так:

а) виявлення забезпеченості підприємства та його структурних підрозділів основними фондами, тобто встановлення відповідності величини, складу та технічного рівня фондів виробничій про грамі підприємства;

б) визначення рівня використання основних фондів і факторів, які впливають на нього;

в) установлення належної комплектності наявного парку об ладнання;

г) з'ясування ефективності використання обладнання в часі та за потужністю;

д) розрахунок впливу використання основних фондів на обсяг продукції;

є) виявлення резервів підвищення ефективності використання основних фондів.

Джерелами інформації для аналізу основних фондів підприємства є: паспорт підприємства; план економічного та соціального розвитку; план технічного розвитку; форма 1 «Баланс підприємства»; форма 4 «Звіт про власний капітал»; форма 1-П «Звіт підприємства (об'єднання) з продукції»; форма 11-ОФ «Звіт про на явність та рух основних фондів, амортизацію (знос)».

Крім названих джерел інформації, для аналізу використовуються також дані проведених на підприємстві інвентаризацій, інвентарні картки обліку основних засобів тощо.

Аналіз основних фондів починають із визначення забезпеченості підприємства основними фондами. Для цього необхідно з'ясувати, чи достатньо в підприємства основних фондів, яка їхня динаміка, склад, структура, технічний стан, яким є рівень виробництва та його організація.

Велике аналітичне значення мають показники структури основних фондів. Насамперед аналізують розподіл основних фон дів підприємства на основні виробничі фонди головного виду діяльності, основні виробничі фонди інших видів діяльності (наприклад, закладів торгівлі та громадського харчування у складі промислового підприємства) і фонди невиробничого призначення.

У процесі аналізу руху та технічного стану основних фондів перевіряється виконання плану впровадження нової техніки, уведення в дію нових об'єктів, ремонту основних засобів. Визначається частка прогресивного обладнання в загальній його кількості і за кожною групою окремо, а також частка автоматизованого об ладнання. Для характеристики вікового складу та морального зносу основні фонди групуються за тривалістю використання (за строками служби) -- до 5 років, 5--10 років, 10--15 років і т.д. -- і розраховується питома вага кожної групи в загальній кількості обладнання.

Оптимальним віком для обладнання є 7 років, оптимальні строки експлуатації інших видів фондів залежать від їх особливостей.

Зростання спрацьованості основних засобів негативно характеризує діяльність підприємства з удосконалення матеріально-технічної бази виробництва.

У багатьох випадках визначають коефіцієнт придатності основ них засобів, який визначають відношенням залишкової вартості основних засобів до їх балансової вартості.

Віковий склад устаткування є основною характеристикою технічного рівня основних засобів. Для цього аналізують стан встановленого устаткування за строками його експлуатації. Визначають тривалість експлуатації устаткування за періодами до 5 років, 5-10 років, 10-20 років і т. д.

У процесі аналізу визначають кількість різних груп устаткування з різними періодами експлуатації, їхню питому вагу, розробляють заходи щодо оновлення та приведення у відповідність до нормативів.

Для оцінки технічного рівня засобів праці визначають також частку прогресивного устаткування в загальній кількості. Розрахунок виконують для кожної групи машин і устаткування.

Основні виробничі фонди підприємства, які беруть участь у процесі виробництва, підлягають фізичному та моральному зносу, старіють, в результаті чого знижується їх рівень експлуатаційної можливості. Стан і використання основних виробничих фондів є важливою умовою, фактором забезпечення нормальних умов процесу виробництва та підвищення цого ефективності. Тому на підприємствах важливу роль грає проведення систематичної оцінки стану основних фондів і аналіз ефективності їх використання.

Показники , що характеризують стан основних фондів та ефективність їх використання, можуть бути такі, які характеризують:

- рівень забезпечення підприємства основними фондами;

- стан основних виробничих фондів;

- ефективність використання основних виробничих фондів.

Для характеристики технічного стану основних фондів використовуються такі основні показники: коефіцієнти спрацювання (зносу), придатності, оновлення, вибуття та кілька інших (допоміжних) коефіцієнтів.

Розрізняють два види зносу -- фізичний і моральній. У свою чергу, кожний із них має ще дві форми.

Фізичний знос -- це поступова втрата засобами праці своїх первісних техніко-експлуатаційних якостей унаслідок їх використання у виробництві (перша форма), а також у стані бездіяльності -- під впливом сил природи (корозія металу, вивітрювання) і надзвичайних обставин (друга форма). Що інтенсивнішим є використання основних фондів, то швидшим буде їх фізичний знос.

Фізичний знос можна визначити двома способами: на підставі паспортних даних про можливу тривалість експлуатації (кількість виконаних робіт), або за даними обстежень технічного стану основних фондів. Ці методи використовуються, як правило, під час проведення інвентаризації та переоцінки основних фондів.

- Моральний знос -- це знецінення об'єктів основних фондів унаслідок нових досягнень технічного прогресу ще задовго до повного їх фізичного зносу. Розрізняють дві форми морального зносу: знецінення машин унаслідок здешевлення їх виробництва або внаслідок випуску нових, досконаліших і продуктивніших машин.

Рівень фізичного зносу основних засобів визначається в процесі нарахування амортизації. Цей прцес можна розглядати в кількох аспектах:

По-перше, як метод визначення поточної оцінки не зношеної частини основних засобів.

По-друге, як спосіб віднесення на готову продукцію одноразових витрат на основні засоби.

По-третє, як спосіб нагромадження фінансових ресурсів для заміщення введених із виробничого процесу основних засобів або для вкладання коштів у нові виробництва.

Аналізуючи використання виробничого обладнання в часі необхідно: перевірити забезпеченість підприємства обладнанням, порівняти за планом і за звітом календарний, режимний і фактичний фонди часу роботи обладнання ; вивчити затрати часу на простої обладнання за технічних, технологічних і органічних причин і виявити способи їх скорочення; визначити причини відхилень виробничих фондів для окремих технологічних груп обладнання; проаналізувати коефіцієнт екстенсивного навантаження обладнання; визначити вплив поліпшення використання обладнання в часі на обсяг випуску продукції.

Розрізняють обладнання: наявне -- рахується на балансі і за несене в інвентарні відомості; установлене -- здане в експлуатацію; яке працює -- те, що фактично використовується у виробництві; обладнання в запланованому ремонті; резервне -- те, що перебуває в резерві; простійне -- таке, що за планом мало було працювати, але фактично не працює.

Розподіл кількості обладнання за названими категоріями показує рівень його фактичного застосування в робочому процесі. Після цього виявляють причини розходжень між плановими і фактичними показниками цих категорій, шукають резерви збільшення обсягу випуску продукції за рахунок ліпшого використання наявної кількості обладнання.

Порівнюючи кількість наявного й установленого обладнання за планом і звітом, визначають рівень виконання плану здачі об ладнання в експлуатацію, а встановленого обладнання з тим, яке фактично працює, -- питому вагу останнього в усьому встановленому.

При аналізі оцінюють коефіцієнти використання наявного і встановленого устаткування .

На Облплемпідприємстві 88 одиниць устаткування не встановлено (перебуває на складі 7,3% = 88 * 100/1200), а 20,3% наявного і 14,03%) встановленого устаткування не працює. Для аналізу потрібно з діючого устаткування виділити запасне та незмонто-ване, з встановленого -- надпланове, невстановлене. Введення в дію невстановленого устаткування збільшує випуск продукції. Недоотриману продукцію можна визначити множенням кількості невстановленого устаткування на кількість відпрацьованих годин за зміну і на годинну продуктивність одного верстата за планом.

Пропозиції щодо удосконалення і спрощення бухгалтерського обліку на такому великому підприємстві як Київське Облплемпідприємство: потрібна нова форма обліку, більш проста, досконала та сучасна. Така як діалогово-автоматизована, тобто комп'ютерна, яка передбачає застосування П.К. для автоматизації фінансового та управлінського обліку і створення автоматизованих робочих місць бухгалтера, директора, спеціаліста та ін. Працюючи на П.К у діалоговому режимі бухгалтер один раз вводить інформацію про здійснювані господарські операції для наступного багаторазового використання , для вирішення не лише облікових , а й інших управлінських завдань у результаті створення бази даних на виділеному сервері. Результатна інформація у вигляді аналітичних таблиць, реєстрів синтетичного обліку або форм звітності в регламентному режимі чина запит бухгалтера виводиться на екран монітора або друкується на паперових носіях інформації.

Використання діалогово-автоматизованої форми обліку на основі сучасних комп'ютерних технологій вивільнить бухгалтера від виконання другорядних функцій реєстратора господарських операцій, дасть йому можливість ввійти до вищого управлінського персоналу підприємства.

Размещено на Allbest.ru