Размещено на http://www.allbest.ru/

14

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документоведение»

Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД

Содержание

• Введение
• 1. Унифицированные документы
• 1.1 История развития унифицированных документации
• 1.2 Унификация документов
• 2. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 И ГОСТ Р 6.30-1997
• 2.1 Область применения и состав реквизитов документов
• 2.2 Требования к оформлению реквизитов документов
• 3. Требования к бланкам документов
• Заключение
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение

Лавинообразный рост объемов информации и, соответственно, документов, в которых она фиксируется, потребовал разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки документов, а со второй половины ХХ века - и средств автоматизации. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, потребовалось привести документы к определенному единообразию.

В первую очередь это проявилось в унификации форматов бумаг. По форматам бумаг действуют не только государственные, но и международные стандарты. Повторяемость, однотипность управленческих, да и просто жизненных ситуаций, требующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации (бухгалтерская, первичная учетная, кадровая и т.д.)

Последовательность записи необходимой информации в тексте документа и предопределение ее содержания можно установить табличной или анкетной формой, разработкой трафаретных текстов (в компьютере - шаблонов). Однако на сегодняшний день этого недостаточно.

Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к решению определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.

Целью и задачей курсовой работы является анализ действующего стандарта ГОСТ Р 6.30 - 2003, его отличие от стандарта ГОСТ Р 6.30 - 1997, определение понятий стандартизации и унификации документов, определение нормативной базы для унификации документов.

Со второй половины ХХ века термины и определения закрепляются в стандартах, а с середины 1990-х годов определения основных понятий стали публиковаться отдельным разделом во многих федеральных законах и законах субъектов федерации.

Так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления. Таким образом, как в законодательных актах, так и в стандартах сегодня проводится большая работа по унификации понятий, что позволяет в документах, особенно законодательно-правовых и нормативно-методических, точно изложить требования и добиться их однозначного понимания Банасюкевич В.Д. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача. / В.Д Банасюкевич - Делопроизводство, 1998 - С. 91.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

1. Унифицированные документы

унификация стандартизация документация

1.1 История развития унифицированных документации

С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5 - 87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах. Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 г. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

Оформление документов регламентировано государственными стандартами. Применение стандарта, под которым понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом, повышает культуру оформления документов, способствует улучшению их качества, позволяет внедрять средства автоматизации и механизации Лившиц Я.З. Цикулин В.А. История делопроизводства / Я.З. Лившиц В.А. Цикулин - М.: 1999, C. 78.

Порядок оформления наиболее распространенных, создаваемых во всем учреждениях организационных, распорядительных информационно-справочных документов определяет ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Но стандарты, как и другие законодательные, нормативные, методические документы, постоянно развиваются, изменяются, дополняются по мере накопления опыта из применения. Первые ГОСТы на систему организационно-распорядительных документов были утверждены в 1972 г. это было два документа: ГОСТ 6.38 - 72 Основные положения и ГОСТ 6.39 - 72 Формуляр-образец. Вместе со стандартами на внешнеторговые документы эти ГОСТы фактически положили начало большой работе по стандартизации документов в стране. В этих стандартах впервые был определен состав организационно-распорядительных документов, перечислены реквизиты (их было 26), определено место каждого реквизита на листе бумаги формата А4 и изложены требования к оформлению каждого реквизита. Как и положено, при внедрении новых стандартов через пять лет в 1978 году они были переутверждены. В 1990 году два стандарта ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были объединены в единый стандарт ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Это был последний стандарт СССР, регламентировавший единый порядок оформления документов на всей территории Советского Союза. С распадом СССР этот стандарт продолжал действовать как стандарт стран СНГ до замены его новым в каждой стране. В России его сменил утвержденный в 1997 г. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Лившиц Я.З. Цикулин В.А. История делопроизводства / Я.З. Лившиц В.А. Цикулин - М.: 1999, C. 102.

Буква Р после слова ГОСТ означает, что это стандарт России. 21 января 2000 года постановлением Госстандарта России № 9-от в ГОСТ Р 6.30-97 были внесены изменения. Все изменения к государственному стандарту введены в действие с 1 апреля 2000 года. Изменения к стандарту учли почти повсеместное составление и оформление документов на компьютере, которое внешнего оформления документа. Так как при машинописном оформлении документов и оформлении документов на пишущей машинке трудно было рассчитать точное центрированное расположение строк в многострочных реквизитах, устанавливалось их расположение с одного и того же положения табулятора, например, все строчки адресата печатались, отступив 32 печатных знака от границы текстового поля. Должность в реквизите «Подпись» печаталась с нулевого положения табулятора от левого поля, даже если обозначение должности занимало несколько строк.

1.2 Унификация документов

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения - формуляра-образца. Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества» Подольская И.А. Методика и практика стандартизации и унификации документов. / И.А. Подольская - М.: 1987 - C. 69. Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения Саков А.А, Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. / А.А. Саков - М.: Экономика, 1982 -C. 100.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Унификация и стандартизация документов осуществляется как на национальном, так и на международном и региональном уровнях. На международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). Именно этой организацией приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы ИСО 5127/1 - 83 Документация и информация. Словарь терминов. Основные понятия - C. 13.

На региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. На национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Госстандарта России.

Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М.: ВНИИДАД, 1991, C. 35.

Межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД) ГОСТ 6.10. 1 - 88 УСД. «Основные положения» - С.: Изд. стандартов, 1988, C. 22.

Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления РД 50-387-83 Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в АСУ - М.:1983, C.26.

Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классифика-ции и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации, C. 36.

Другие руководящие документы Госстандарта РФ

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации - М.: 1994, C. 12. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ ГОСТ Р 1.5-92 ГСС РФ Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов; ГОСТ Р 1.2-92 ГСС.РФ Порядок разработки стандартов и др., C. 45.

Для работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющий уже третью редакцию (ГОСТ 16487 - 70 и ГОСТ 16487 - 83). Так как последняя редакция ГОСТ выходила после появления за-кона «Об информации, информатизации и защите информации», определение понятия «документ» в стандарте было скорректировано с учетом определения этого понятия в законе. ГОСТ Р 51141 - 98 хорошо известен, содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и учебных пособиях.

Однако это не единственный стандарт, который надо использовать в организации документационного обеспечения управленческой деятельности. Одним из направлений рационализации управленческой деятельности является разработка стандартов предприятия, в т.ч. в области делопроизводства. Разрабатывая стандарты предприятия, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого в первую очередь нужен ГОСТ Р 1.12 - 99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения». В нем находятся определения понятий: стандарт; стандарт отрасли; стандарт национальный; стандарт предприятия; стандартизация и другие многочисленные определения, связанные с этой областью деятельности. Но помимо терминологии, связанной со стандартизацией в нем есть и определения видов документов: инструкция, сообщение, а также понятие «нормативный документ». Каждому термину дан аналог на английском, французском, немецком и испанском языках, так как стандарт был разработан для «обеспечения гармонизации национальной терминологии с применением на международном уровне и устранением технических барьеров в международной торговле».

Понятия, связанные с разработкой унифицированных систем документации, были даны в ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (ГОСТ был заменен ПР 50-733-93 «Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации РФ»). Здесь такие важные для службы делопроизводства понятия, как система документации, унифицированная система документации, реквизит, шаг письма, шаг строк и т.д.

2. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 И ГОСТ Р 6.30-1997

ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Дата введения стандарта - 01 июля 2003 года. Дата введения ГОСТ Р 6.30 - 1997 - 01 июля 1998 года ГОСТ Р 6.30 - 97 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифиц. системы документации. Требования к оформл. Док-в. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997, C. 8.

2.1 Область применения и состав реквизитов документов

Стандарт 2003 года, так же как и стандарт 1997 года, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов в стандартах используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа. (Приложение А)

Необходимо отметить отсутствие в ГОСТе Р 6.30 - 2003 реквизита «Гриф ограничения доступа к документу». Оформление этого реквизит регулирует «Особая инструкция по ведению делопроизводства», поэтому к унифицированной системе ОРД этот гриф на сегодняшний день отношения не имеет ГОСТ Р 6.30 - 2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 - C. 16.

В стандарте 2003 года появились два новых реквизита : 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). В ГОСТе Р 6.30 - 1997 этих реквизитов нет.

2.2 Требования к оформлению реквизитов документов

унификация стандартизация документация

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Несмотря на то что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. В разделе "Системы документы" для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М.: ВНИИДАД, 1991 - C. 50.

Реквизит 1. Государственный Герб Российской Федерации

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного Суда Российской Федерации;

решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Президента Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Герб Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков Саков А.А, Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. / А.А. Саков - М.: Экономика, 1982 - C. 156.

Реквизит 2. Герб субъекта Российской Федерации

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например: Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

законов города Москвы;

постановлений Московской городской Думы;

указов и распоряжений Мэра Москвы;

постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

решений Уставного суда города Москвы;

Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

Московской городской избирательной комиссии;

Контрольно-счетной палаты Москвы;

Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;

мировых судей города Москвы;

иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При разработке герба (гербовой эмблемы) необходимо учитывать следующие моменты:

1. Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.

2. Официальные символы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (т.е. флаги, гербы, эмблемы) должны быть внесены в Государственный геральдический регистр Российской Федерации, который был создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Для регистрации официальных символов необходимо представить их графическое изображение (рисунок), геральдическое описание и решение, утверждающее символ в качестве официального в Геральдический совет при Президенте Российской Федерации, который осуществляет внесение официального символа в Регистр Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Изд. 3-е, перераб. / Л.В. Павлюк Т.И. Киселева - М.: ИТД «Герда», 1999 - C. 132.

Реквизит 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. Реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Правила регистрации товарного знака и знака обслуживания изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит 4. Код организации

Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. Код проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков.

Реквизит 5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. В стандарте 1997 года этот реквизит отсутствует. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами [5, 12].

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

Реквизит 6. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

- это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. В стандарте 1997 года этот реквизит отсутствует.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП) ГОСТ Р 6.30 - 97 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифиц. системы документации. Требования к оформл. Док-в. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997 - C. 10.

Реквизит 7. Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) Саков А.А, Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. / А.А. Саков - М.: Экономика, 1982 - C.72.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

1. Блока идентификации;

2. Блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

02112418 Учредительный договор

Реквизит 8. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М.: ВНИИДАД, 1991 -C. 65.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица ГОСТ 6.10. 1-88 УСД. «Основные положения» - С.: Изд. стандартов, 1988 - C. 375.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 9. Справочные данные об организации

Включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка. Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Реквизит 10. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Реквизит 11. Дата документа

Это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его соз-дания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Прежде всего изменения в ГОСТе Р 6.30 - 2003 коснулись оформлении реквизита «Дата» - такого спорного с наступлением нового века и нового тысячелетия реквизита. Порядок оформления года двумя последними цифрами был удобен до конца века, когда ставили вместо 1998 - 98, 1999 - 99. Такие две последние цифры были понятны и человеку, и компьютеру. Но с наступлением 2000 года последние две цифры - 00 стали неудобны. Особенно много споров было вокруг компьютерных систем, так как 00 для машины меньше любых двух цифр прошлого века - 97, 98, 99 и т.д.

Изменения в ГОСТе Р 6.30 - 2003 предлагают не 6 цифр для обозначения даты, как это было в ГОСТ Р 6.30 - 1997, а 8: две на день, две на месяц и четыре на год. Таким образом, дата 25 апреля 2002 года будет обозначена цифрами: 20.04.2002. Допускается прежде всего в финансовых документах и документах, удостоверяющих личность, словесно-цифровой способ оформления даты - 25 апреля 2002 года. И по-прежнему, особенно в международной переписке, применяется обратная последовательность в написании дат - 2002.04.25.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки ГОСТ Р 6.30 - 2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 - C. 14.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки Организационно-распорядительная документация. Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 - 2003 / Росархив; ВНИИДАД - М.: 2003 - C. 54.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:

На № ___________ от _________

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой. Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков.

Реквизит 15. Адресат

Во всех прежних стандартах при адресовании документа конкретному лицу его инициалы ставились после фамилии - Султанову Е.П. А в тех случаях, когда расшифровывалась подпись, инициалы ставились перед фамилией. Такой разнобой в месте расположения инициалов вызывал много вопросов и нареканий. Изменения к стандарту ввели единый порядок. Стандарт 2003 года подразумевает следующее: и при адресовании документа, и при его подписании инициалы ставятся перед фамилией.

Директору школы № 124

В.В.Соколовой

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического

обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат", в отличие от стандарта 1997 года, по отношению к самой длинной строке.

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. На почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам и прямым контейнерам, а также на бланках почтовых переводов адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

В предыдущем стандарте адрес писался в обратном порядке - индекс, страна, край, район, город, улица, дом, квартира. Реквизиты адреса в ГОСТ Р 6.30 - 2003 пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс Подольская И.А. Методика и практика стандартизации и унификации документов. / И.А. Подольская - М.: 1987 - C. 137.

В адресе на почтовых отправлениях до названия улицы необходимо указать для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилию, имя, отчество. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

В редакции стандарта 1997 года при адресовании документа физическому лицу указывали почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, в стандарте 2003 года это правило изменилось: при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Реквизит 16. Гриф утверждения

Гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

В ГОСТ Р 6.30 - 1997 при утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. В стандарте 2003 года в том случае, когда документ утверждается другим документом, слово УТВЕРЖДЕНО согласуется с видом утверждаемого документа и может быть: