Порядок хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

1.1 Понятие учетной документации бухгалтерского учета

1.2 Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации

1.3 Организация и ответственность за хранение и уничтожение документов

2. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ НА ОАО "ЗАВОД "КРАСНЫЙ ВЫБОРЖЕЦ"

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Организация учета и отчетности общества

2.3 Организация хранения документов

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом. Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании. В общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами. При помощи документов контролируются правильность осуществления операций, наличие и состояние хранения материальных ценностей, их движение, ведется текущий анализ выполняемой или выполненной работы. Таким образом документация осуществляет контролирующие функции.

Любой бухгалтер осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Однако для успешной работы этого недостаточно. Дело в том, что не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. В противном случае компанию ждет штраф, а то и не один. Предметом исследования курсовой работы является бухгалтерские документы, учетные регистры и отчетность. Объектом исследования - ОАО "Завод "Красный Выборжец".

Целью курсовой работы является изучение порядка хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности и применение полученных знаний на практике. Для достижения поставленной цели определен следующий круг задач:

- рассмотрение понятия учетной документации бухгалтерского учета;

- изучение порядка и сроков хранения документации бухгалтерского учета;

- определение ответственности за хранение и уничтожение документов;

- анализ порядка хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности на примере ОАО "Завод "Красный Выборжец".

Курсовая работа состоит их двух глав, введения, заключения и списка литературы. Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили материалы нормативных документов, научно-популярные статьи периодических изданий, и работы таких ученых-экономистов как: Палий В.Ф., Глушков И.Е., Волков Н.Г. и других, а также использовалась бухгалтерская документация ОАО "Завод "Красный Выборжец".

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

1.1 Понятие учетной документации бухгалтерского учета

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) - также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

1.2 Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации

Хранение документов - заключительный этап в системе становления и развития бухгалтерского учета на предприятии. Хорошо отработанный документооборот, быстрая обработка и рациональная система хранения документов обеспечивают своевременное получение учетной информации соответствующими управленческими структурами, надежный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью, позволяют пользоваться документацией в любое время, гарантируют целостность хранения документов в течение установленных законом сроков.

Первичные документы, на основании которых сделаны записи в учетных реестрах, называются использованными. Документы и учетные реестры, бухгалтерские балансы и отчеты, составленные на основании использованных документов, до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специально отведенных помещениях или запирающихся шкафах.

Как правило, документация текущего года хранится в бухгалтерии не более одного года. После сдачи годового отчета такая документация по акту передается на постоянное хранение в главный архив предприятия. Ответственность за состояние хранения и целостность документации несут лица, уполномоченные главным бухгалтером или лицом (юридическим или физическим), осуществляющим бухгалтерский учет на предприятии.

Бланки строгого учета должны храниться в недоступных для посторонних лиц местах (в сейфах, металлических шкафах или специально отведенных для этого помещениях), которые могут обеспечить их надежное хранение.

В соответствии с законодательством, руководитель предприятия создает необходимые условия для надлежащего хранения первичных документов и реестров бухгалтерского учета в течение установленного действующим законодательством срока.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете" предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 - документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2-4 - документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 - документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 - документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 - документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 - документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 - документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 - документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 - документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 - документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Таблица 1.1

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора с контрагентами; имущественного страхования; с аудиторами или аудиторскими организациями	После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) - 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) - 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости - на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

­ описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

­ описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);

­ описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);

­ акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры. В приказе № 558 отражены и новые виды регистров, не существовавшие ранее. Так, постоянному хранению подлежат отныне бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, а также книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5. Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее - 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) - документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

1.3 Организация и ответственность за хранение и уничтожение документов

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.

Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить:

- виды документов, подлежащих обязательному хранению;

- структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;

- порядок поступления документов на хранение;

- сроки хранения;

- порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;

- меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;

- порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;

- иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.

Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации. Положение утверждается руководителем. Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии. В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

В работе комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами об архивном деле, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. При разработке положения о деятельности комиссии в учреждении необходимо руководствоваться Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;

- не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации. При ее проведении в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке. По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий акт. Следует отметить, что их уничтожение по истечении периода хранения является правом, а не обязанностью организации.

Законодательством предусмотрена не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за ее невыполнение.

Отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением, за которое налогоплательщик несет ответственность.

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

Согласно ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;

- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такие нарушения в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение штрафа от 5 000 до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. документация бухгалтерский учет отчетность

Указанные штрафы не налагаются на учреждение, если оно представит доказательства, что документы утеряны не по вине учреждения, а вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т.д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить. Потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать ее по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Таблица 1.2

Виды нарушений, санкции и основания

Нарушение	Ответственность	Основание
Отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации	· Штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо; · ИП - штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток · Юр.лица - штраф от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток При повторном нарушении возможна дисквалификация на срок до 3-х лет.	КоАП РФ, статья 5.27, часть 1. КоАП РФ, статья 5.27, часть 2.
Нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек
Нарушение порядка представления сведений в ПФ РФ
Нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
Нарушение порядка и сроков хранения кадровых документов
Нарушение порядка хранения документов АО	· Штраф от 2 500 до 5000 рублей на должностных лиц · Штраф от 200000 до 300000 рублей на юридических лиц	КоАП РФ, статья 13.25, пункт 1.
Нарушение порядка хранения документов ООО	· Штраф от 2500 рублей до 5000 на должностных лиц · Штраф от 200000 до 300000 рублей на юридических лиц	КоАП РФ, статья 13.25, часть 2.
Нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов	Штраф от 2000 до 3000 рублей на должностных лиц	КоАП РФ, статья 15.11
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	50 рублей за каждый не представленный документ	НК РФ, ст. 126
Непредставление налоговому, таможенному органу, органу государственного внебюджетного фонда для осуществления контрольных функций	Штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц	КоАП РФ, статья 15.6, часть 1.

2. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ НА ОАО "ЗАВОД "КРАСНЫЙ ВЫБОРЖЕЦ"

2.1 Краткая характеристика предприятия

ОАО "Завод "Красный Выборжец" зарегистрирован Государственной регистрационной Палатой при Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2002 года за номером Р-20336.16. Уставный капитал общества составляет 100 000,0 тыс. рублей, состоит из 10 000 обыкновенных именных бездокументарных номиналом в 10 000 рублей.

Обществу присвоен Основной государственный регистрационный номер: 1027802494884, регистрация произведена 28.10.2002г. Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Калининскому району Санкт-Петербурга. Юридический адрес: 195009, Россия, Санкт-Петербург, Свердловская набережная, дом 12

ОАО "Завод "Красный Выборжец" - одно из ведущих в России предприятий по обработке цветных металлов. Предприятие выпускает широкий ассортимент изделий из меди и сплавов на ее основе в виде листов, лент, труб, прутков, профилей. Технологический процесс на заводе обеспечивает максимально высокое качество продукции. Сочетание разнопланового оборудования, большого производственного опыта и высокой квалификации работников завода позволяет выпускать более 12 тысяч наименований круглого и плоского проката. Благодаря этому завод получает эксклюзивные заказы как от российских, так и от зарубежных партнеров. На предприятии действует замкнутый технологический цикл, состоящий из плавильного, прокатного и прессово-волочильного производств.

Кроме того, на ОАО "Завод "Красный Выборжец" действует аккредитованная центральная лаборатория, которая выполняет химические анализы, и физико-механические испытания, определяет виды макро- и микроструктуры любых марок меди и сплавов на медной основе: латуни, бронзы, медно-никелевых, а также медной окалины и шлаков. Экологическая служба ОАО "Завод "Красный Выборжец" обеспечивает контроль за безопасностью производства для окружающей среды. В частности, экологи занимаются вопросами переработки медесодержащих отходов с целью их обезвреживания и возврата металла в производство. При этом применяется метод на основе комплексной технологической схемы с использованием электрохимических процессов осаждения химических металлов из серно-кислых растворов.

ОАО "Завод "Красный Выборжец" является основным разработчиком и производителем новых высокотехнологичных сплавов (изделий из жаропрочных бронз, в т.ч. вакуумного и электрошлакового переплава), предназначенных для предприятий металлургической промышленности и предприятий Федерального Космического агентства. Основной рынок сбыта в 2010 году - Россия. Доля продукции поставляемой на внутренний рынок составила - 99%.

Общество руководствуется в своей деятельности действующими федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и уставом Общества. Требования устава Общества обязательны для исполнения всеми органами управления Общества и его акционерами.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименованием на русском языке и указание на место его нахождения. В печати указано фирменное наименование общества. Имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак.

Органами управления Общества являются: общее собрание акционеров Общества; совет директоров Общества; единоличный исполнительный орган Общества. Единоличным исполнительным органом Общества является генеральный директор Общества, который осуществляет руководство текущей деятельностью Общества. Генеральный директор Общества организует выполнение решений общего собрания акционеров Общества и совета директоров Общества, без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества осуществляют: ревизионная комиссия Общества; аудитор Общества.

2.2 Организация учета и отчетности общества

Общество обязано вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность в порядке, установленном Федеральным законом и иными правовыми актами Российской Федерации.

Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности Общества, представляемых акционерам Общества, кредиторам и в средства массовой информации, несет генеральный директор Общества в соответствии с Федеральным законом, иными правовыми актами Российской Федерации и настоящим уставом Общества.

Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете Общества, годовой бухгалтерской отчетности, ежегодно подтверждается ревизионной комиссией Общества. Перед опубликованием Обществом годового отчета в соответствии с положениями статьи 92 Федерального закона Общество обязано привлечь для ежегодной проверки и подтверждения годовой финансовой отчетности аудитора, не связанного имущественными интересами с Обществом или его акционерами. Годовой отчет Общества подлежит предварительному утверждению советом директоров Общества не позднее чем за тридцать дней до даты проведения годового общего собрания акционеров Общества.

Общество обязано обеспечить акционерам Общества доступ к документам. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа акционер (акционеры) Общества, имеющий в совокупности не менее двадцати пяти процентов голосующих акций Общества.

Документы должны быть предоставлены Обществом в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа Общества. Общество обязано по требованию лиц. имеющих право доступа к документам предоставить им копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление. Информация об Обществе предоставляется и раскрывается им в соответствии с требованиями статей 91, 92. 93 Федерального закона и иных правовых актов Российской Федерации.

Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона "Об акционерных обществах". Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс).

Таблица 2.1

Перечень и сроки хранения документов ОАО "Завод "Красный Выборжец"

№ п/п	Документ	Срок хранения документов
1	Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс	постоянно
2	Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества	постоянно
3	Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе	постоянно
4	Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске, отчеты об итогах выпуска ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами	постоянно
5	Внутренние документы общества	постоянно
6	Положение о филиале или представительстве общества	постоянно
7	Годовые отчеты общества	постоянно
8	Документы бухгалтерского учета общества	не менее 5 лет
9	Отчеты независимых оценщиков	не менее 5 лет
10	Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами РФ, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
	а) сводной (консолидированной) годовой	постоянно
	б) годовой	постоянно
	в) квартальной	не менее 5 лет
	г) месячной	не менее 1 года
11	Протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии (ревизора) общества	постоянно
12	Протоколы заседаний совета директоров общества	постоянно
13	Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества, решения единоличного исполнительного органа общества	постоянно
14	Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров	постоянно
15	Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО	постоянно
16	Заключения ревизионной комиссии общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля	постоянно
17	Заключения аудитора	постоянно
18	Ежеквартальные отчеты эмитента:
	а) за I квартал финансового (отчетного) года	постоянно
	б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года	не менее 5 лет
	в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами РФ	не менее 1 года
19	Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.)	постоянно
20	Списки лиц, заключивших акционерные соглашения	постоянно
21	судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.)	5 лет
22	Реестр акционеров	постоянно
23	Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества	постоянно
24	Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению	постоянно
25	Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества.	В соответствии с перечнем Росархива

Бухгалтерская служба ОАО "Завод "Красный Выборжец" является самостоятельным структурным подразделением (см.рис.2.1). Что связано с необходимостью безусловного выполнения предприятием действующих требований к ведению бухгалтерской деятельности, прежде всего бухгалтерского учета, который, в свою очередь, носит сугубо документальный характер.

Структурным подразделением бухгалтерской службы ОАО "Завод "Красный Выборжец" является группа бухгалтерского делопроизводства, осуществляющая свою деятельность на основании Положения о группе бухгалтерского производства и Инструкции по делопроизводству.



Рис.2.1. Структура бухгалтерской службы ОАО "Завод "Красный Выборжец"

Назначение группы бухгалтерского делопроизводства состоит в осуществлении эффективного документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. В процессе функционирования группа бухгалтерского делопроизводства решает две основные задачи: управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности. Решение этих задач достигается посредством реализации комплекса мероприятий, которые представлены в таблице 2.2..

Таблица 2.2 Перечень мероприятий, реализуемых группой бухгалтерского делопроизводства

№ п/п	Мероприятия по управлению бухгалтерской документацией	Мероприятия по документированию деятельности бухгалтерской службы
1.	Разработка и уточнение номенклатуры дел	Разработка и уточнение проектов локальных актов предприятия, регламентирующих деятельность бухгалтерской службы: положений, инструкций, учетной политики и т.д.
2.	Разработка и уточнение графика документооборота	Техническая подготовка учетных документов
3.	Разработка и уточнение табеля и альбома форм документов	Техническая подготовка расчетных документов
4.	Формирование и оформление дел	Техническая подготовка отчетных документов
5.	Контроль исполнения документов	Техническая подготовка документов, отражающих результаты инвентаризации
6.	Оперативное (текущее) хранение документов (дел)	Техническая подготовка документов, отражающих результаты ревизий и проверок
7.	Подготовка документов (дел) к передаче в архив предприятия

Подобные документы

• Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

  Организационно-экономическая характеристика МУП "Горводоканал". Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками. Формы внутрихозяйственной отчетности. Порядок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.
  
  курсовая работа [74,9 K], добавлен 08.03.2016
  

• Балансовое обобщение и учетные регистры

  Преимущества и недостатки форм бухгалтерского учета. Статистическая и динамическая информация. Роль и назначение бухгалтерских балансов, их классификация. Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах. Сроки хранения учетных документов.
  
  реферат [51,4 K], добавлен 20.03.2015
  

• Формы бухгалтерского учета и учетные регистры

  Понятие и историческое развитие формы бухгалтерского учета. Классификация учетных регистров и операции в них. Их роль в бухгалтерском учете. Разновидность форм бухгалтерского учета. Основные способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах.
  
  контрольная работа [79,1 K], добавлен 14.06.2010
  

• Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров

  Требования, предъявляемые к заполнению, обработке и хранению первичных документов и регистров в организации. Система документооборота первичных учетных документов. Разработка предположений и рекомендаций по улучшению документооборота на предприятии.
  
  курсовая работа [549,7 K], добавлен 07.06.2015
  

• Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

  Правила ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Характеристика основных и дополнительных реквизитов бухгалтерских документов. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций в документации.
  
  контрольная работа [20,9 K], добавлен 16.11.2014
  

• Применение учетных регистров в бухгалтерии

  Историческое развитие учетных регистров. Сущность, значение их в бухгалтерии, разновидности, суть классификации. Рекомендации Министерства Финансов по выбору учетных регистров. Пример учета остатков по синтетическим счетам, журнал хозяйственных операций.
  
  курсовая работа [86,5 K], добавлен 04.10.2009
  

• Виды бухгалтерской отчетности

  Понятие, значение, виды и состав бухгалтерской (финансовой) отчетности. Документирование хозяйственных фактов в бухгалтерских отчетах. Классификация учетных данных и их отражение на счетах бухгалтерского учета - в учетных регистрах и Главной книге.
  
  курсовая работа [42,0 K], добавлен 22.01.2014
  

• Документооборот и его правила

  Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов. Составление оборотной ведомости по синтетическим счетам и бухгалтерского баланса по производственному предприятию. Регистрация хозяйственных операций. Предназначение учетных регистров.
  
  контрольная работа [30,1 K], добавлен 20.04.2016
  

• Делопроизводство в бухгалтерском учете

  Требования к бланкам документов, порядок организации документооборота. Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов. Приходный кассовый ордер, счет-фактура, платежные поручения. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
  
  отчет по практике [39,0 K], добавлен 19.08.2010
  

• Ведение регистров бухгалтерского учета

  Изучение предмета и задач бухгалтерского учета. Характеристика рекомендуемых правил ведения бухгалтерии. Исследование порядка и основных особенностей ведения регистров бухгалтерского учета. Анализ составления и хранения регистров в электронном виде.
  
  курсовая работа [66,2 K], добавлен 30.11.2014
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам