Порядок хранения первичных и исходящих документов на машиносчитывающих носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу ОАО "Завод "Красный Выборжец". Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив ОАО "Завод "Красный Выборжец" передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Существуют определенные правила хранения документов, формирующихся в ходе функционирования предприятия, которые условно можно разбить на три группы. Где первая будет состоять из правил, установленных налоговым законодательством. Соответственно, под эти правила подпадают документы, в которых отражено исчисление и уплата налогов и сборов. Вторую группу будут составлять документы кадрового учета. А третья группа будет содержать документы по хозяйственной деятельности предприятия и бухгалтерские.

Правила хранения налоговых документов определены Налоговым кодексом, в частности, речь об этом идет в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где сообщается, что хранить бухгалтерские и иные документы, свидетельствующие об исчислении и уплате налогов организацией, налогоплательщик обязан четыре года. Однако если налогоплательщик относится к категории налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам, то документы, подтверждающие право на применение этих льгот, налогоплательщик должен хранить в течение всего срока использования льготы. При нарушении сроков по хранению налоговых документов, организация может подвергнуться себя риску доначисления налогов, а также пеней на них, к тому же еще и налоговому взысканию в виде штрафа.

Что же касается кадровых документов, то срок хранения в данном случае определяется Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно данному архивному законодательству, личные карточки, личные дела, трудовые договора, списки работников, занятых на вредных условиях труда и т.д., должны храниться не меньше 75 лет.

Согласно Закону о бухучете, хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации должно быть не меньше пяти лет. При этом дополнительно оговаривается, что по рабочим планам счетов и прочих документов учетной политики данный срок рассчитывается со следующего года, после того, в котором эти документы применялись для формирования бухгалтерской отчетности в последний раз.

В отношении же всех остальных документов, Закон о бухучете ссылается на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. В котором нашли отражение сроки хранения почти всех допустимых документов, которые могут формироваться в работе организации. Так, согласно данному Перечню, срок хранения бухгалтерской отчетности (как годовой, так и квартальной), всевозможных хозяйственных договоров, первичных и кассовых документов, приемо-сдаточных актов и т.п. составляет 5 лет. При этом отсчет данных сроков начинается с 1 января года, последующего за годом в котором данный документ использовался.

Законодательство четко определяет, где и как следует хранить данную документацию, а также устанавливает ответственных лиц по их хранению и порядок доступа. Так, хранение первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов предусматривается либо в архивном отделе организации, либо непосредственно в бухгалтерии, в предусмотренном для этого помещении или запирающихся шкафах. А хранение бланков строгой отчетности должно производиться в металлических шкафах, сейфах или выделенных помещениях, где обеспечивается их сохранность.

Ответственность за организацию хранения документов учреждения несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - еще и главный бухгалтер.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

2. Федеральный закон от 21.11.1996 года №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.2010)

3. Приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций"

4. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

5. Приказ Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России) от 15 декабря 2010 г. N 173н г. Москва "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению"

6. Проект ФЗ О бухгалтерском учете (вступает в силу с 2012 г.)

7. Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс "О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"

8. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002

9. Устав ОАО "Завод "Красный Выборжец" утвержденный протоколом №1 общего собрания учредителей от 3 апреля 2002г.

10. Анищенко А.В. Бухгалтерская отчетность: Руководство по составлению и анализу. М.: Вершина, 2008.-248с.

11. Аршулик В.А. Хранение документов Бухгалтерии // Учет в бюджетных учреждениях, №12, декабрь 2009 г.

12. Авдеев В.В. Организация делопроизводства в бухгалтерии // Бухгалтер и закон. 8(152) - 2011 август