Инвентаризация кассовой наличности и проверка выполнения требований по обеспечению сохранности денежных средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Роль наличных расчетов в деятельности организаций

1.1 Роль и значение наличных расчетов в организации транспорта

1.2 Задачи и источники ревизии денежных средств

1.3 Обзор нормативных документов и экономической литературы по теме исследования

2 Инвентаризация кассовой наличности

2.1 Методика проведения инвентаризации наличных денег и денежных документов в кассе организации

2.2 Порядок оформления инвентаризации наличных денег и денежных документов, хранящихся в кассе, и отражения ее результатов в бухгалтерском учете

3 Совершенствование ревизии денежных средств

3.1 Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе организации

3.2 Пути совершенствования ревизии денежных средств в условиях формирования рыночной экономики

Заключение

Список использованных источников

РЕФЕРАТ

РЕВИЗИЯ, НАЛИЧНЫЕ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССОВОЙ НАЛИЧНОСТИ, ОРГАНИЗАЦИЯ, АНАЛИЗ, ПРОВЕРКА, ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, КОНТРОЛЬ, КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ.

Объект исследования: ОАО «Автотранспортное предприятие №14».

Предмет исследования: Инвентаризация кассовой наличности и проверка выполнения требований по обеспечению сохранности денежных средств.

Цель работы: исследование проведения ревизии соблюдения кассовой дисциплины и сохранности денежной наличности в кассе ОАО «Автотранспортное предприятие №14» г. Лепеля.

Методы исследования: сравнения, обобщения, анализ, синтез.

Задачи: изучить основные требования к кассовым операциям при проведении ревизии; рассмотреть, каким образом на предприятиях проводится инвентаризация денежных средств в кассе; изучить порядок проведения ревизии кассовых операций; рассмотреть меры ответственности и порядок применения экономических санкций к субъектам хозяйствования за нарушение правил ведения кассовых операций, в частности, типичные нарушения ведения кассовых операций и ответственность за них, и экономические санкции, применяемые в случае нарушения хозяйственными субъектами кассовой дисциплины.

Автор работы подтверждает, что приведенный в ней расчетно-аналитический материал правильно и объективно отражает состояние исследуемого процесса, а все заимствованные из литературы и других источников теоретические методологические и методические положения сопровождаются ссылками на их авторов.

ВВЕДЕНИЕ

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг. У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли [12].

Предприятия, учреждения и организации хранят свои денежные средства на счетах в банке и расходуют их, как правило, путём безналичных расчётов. Однако на практике возникает необходимость в расчётах наличными деньгами, например при выплате заработной платы, стипендий, премий, авансов на командировочные, хозяйственные и другие расходы. Таким образом, на кассира возлагается огромная ответственность за соблюдение порядка расчётов наличными деньгами.

Тема данной курсовой работы, безусловно, является очень актуальной, так как правила ведения кассовых операций требуют точных знаний и тщательного контроля за их выполнением, а проверка соблюдения кассовой дисциплины - важнейшим этапом ревизии предприятия. Основные задачи контроля денежных средств, в частности кассовых операций, состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств.

Целью данной работы является исследование проведения ревизии соблюдения кассовой дисциплины и сохранности денежной наличности в кассе ОАО «Автотранспортное предприятие №14» г. Лепеля. Для решения этой цели поставлены следующие задачи:

1) изучить основные требования к кассовым операциям при проведении ревизии;

2) рассмотреть, каким образом на предприятиях проводится инвентаризация денежных средств в кассе;

3) изучить порядок проведения ревизии кассовых операций;

4) ассмотреть меры ответственности и порядок применения экономических санкций к субъектам хозяйствования за нарушение правил ведения кассовых операций, в частности, типичные нарушения ведения кассовых операций и ответственность за них, и экономические санкции, применяемые в случае нарушения хозяйственными субъектами кассовой дисциплины.

Работа выполнена по материалам ОАО «Автотранспортное предприятие №14». Предприятие имеет самостоятельный баланс, является юридическим лицом, имеет расчетный и другие счета в учреждениях банков, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и со своим наименованием, штампы, фирменные бланки установленного образца.

Организация действует на основании Устава, в котором определены следующие виды деятельности согласно их регистрации в ОКРБ:

- деятельность автомобильного грузового транспорта;

- организация перевозок грузов;

- перевозки автобусами;

- перевозки прочими видами транспорта, подчиняющегося расписанию

- прочая деятельность, относящаяся к пассажирским и грузовым перевозкам;

- услуги по хранению транспортных средств.

В настоящее время в ОАО «Автотранспортное предприятие №14» используется журнально-ордерная форма учета с автоматизацией отдельных участков учета. Применяется автоматизированная система 1С 7.7 «Бухгалтерия». В своей деятельности бухгалтерия руководствуется и действует в соответствии с законодательством Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности, законодательством о труде, декретами Президента, постановлениями Правительства, приказами и распоряжениями Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. №510 на предприятии ведется книга учета проверок.

На предприятии имеется отдельная должность кассира, который несет ответственность за хранение наличных денежных средств и соблюдение кассовой дисциплины. Кассир руководствуется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

1 РОЛЬ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

1.1 Роль и значение наличных расчетов в организациях транспорта

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги. Они производятся путем передачи денежных банкнот одним лицом другому лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства. Единственным законным платежным средством, применяемым при расчетах, выступает официальная денежная единица (валюта) Республики Беларусь - рубль. Он выражается в банкнотах (банковских билетах), эмитируемых Национальным Банком Республики Беларусь. Их подделка и незаконное изготовление преследуются по закону. Банкноты обязательны к приему по нарицательной стоимости при всех видах платежей, для зачисления на счета, во вклады и для перевода на всей территории страны [1]. Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь разработаны на основании статей 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь.

Гражданское законодательство устанавливает правила осуществления наличных денежных расчетов дифференцированно в зависимости от того, кто является их субъектом.

Граждане могут осуществлять наличные расчеты между собой или с юридическими лицами без ограничений, когда такие расчеты не связаны с осуществлением этими гражданами предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 775 ГК РБ). Граждане могут осуществлять наличные расчеты, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, между собой или с юридическими лицами, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 775 ГК РБ). Юридические лица вправе производить расчеты между собой в наличной форме только в том случае, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 775 ГК РБ).

Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента РБ от 29.06.2000 №359, определяет основы расчетов всех юридических лиц, обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность на территории Республики Беларусь. Согласно Указу №359 все расчеты между юридическими лицами, обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь осуществляются в белорусских рублях в безналичном порядке.

Расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 базовых величин (БВ) в месяц; при этом наличные расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями наличными денежными средствами осуществляется с разрешения руководителя обслуживающего банка.

Следует подчеркнуть, что Указом №359 юридическим лицам и их обособленным подразделениям предоставлено право осуществлять расчеты наличными белорусскими рублями в размере не более 50 БВ в месяц.

Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. Из этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей в установленные сроки

- обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима

- изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход. [9]

Во всех операциях по кассе задействованы следующие участники:

1. Лицо вносящее или получающее на руки наличные деньги.

2. Руководитель организации, который несет ответственность за деятельность организации перед ее коллективом, законом. Визирует бухгалтерские документы.

3. Главный бухгалтер, разрабатывающий финансовую стратегию и тактику хозяйственных операций, оформляющий и проверяющий документы, визирующий их.

4. Кассир, оформляющий кассовые документы, регистрирующий их, приходующий и выдающий наличные средства. [18]

Рассмотрим порядок оформления хозяйственных операций, в результате которых объем наличных средств в кассе увеличивается. Эти могут быть такие операции, как:

1. Получение выручки наличными (за реализацию продукции, выполнение работ, оказание услуг);

2. Расчеты наличными в кассу (возврат выданных авансов; поступления по ранее предъявленным претензиям);

3. Займы наличными (кредиты банков для работников; краткосрочные и долгосрочные займы).

Рассмотрим теперь второй тип кассовых операций - операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

- выдача заработной платы;

- сдача выручки на расчетный счет в банке;

- выдача сумм наличными (например, под отчет) и т. д. [4]

Таким образом, денежный оборот - это совокупность всех потоков (каналов) движения денег. Денежный оборот подразделяется на наличный денежный оборот и безналичный оборот. В налично-денежном обороте находят отражение экономические связи между предприятиями и населением, финансово-кредитной системой и населением, так и между отдельными членами общества. При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении проверки ревизоры контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

1.2 Задачи и источники ревизии денежных средств

Ревизия денежных средств в кассе предприятия проводится по трем основным направлениям:

- инвентаризация денежной наличности;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;

- проверка правильности списания денег в расход. [11]

Исходя из этих трех направлений, определяются основные задачи ревизии денежных средств. Проверка кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

- инвентаризация денежной наличности;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;

- проверка правильности списания выданных из кассы денег.

Основными задачами проверки кассы и кассовых операций являются:

- проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

- проверка соблюдения Инструкции ведения кассовых операций в Республике Беларусь и кассовой дисциплины;

- проверка соблюдения правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

- проверка соблюдения установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег; [16]

- контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;

- соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;

- проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций.

Основными источниками проверки кассы и кассовых операций являются:

- кассовые книги;

- отчеты кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами;

- корешки чеков использованных чековых книжек, выписки банков со счетов организации;

- журналы-ордера по счетам 50, 51, 52, 55, 57;

- соответствующие машинограммы;

Главная книга и другие документы, в которых отражаются операции с денежными средствами. [16]

1.3 Обзор нормативных документов и экономической литературы по теме исследования

Как известно, операции с наличными денежными средствами носят самый распространенный и массовый характер. Поэтому кассовые операции являются таким участком деятельности, который наиболее подвержен различного рода нарушениям и даже злоупотреблениям. В связи с этим разработано большое количество нормативно-правовых актов и инструктивных материалов с целью как можно более полного и точного освещения обязанностей материально-ответственных лиц и их ответственности в случае нарушения законодательства, которыми обязан руководствоваться ревизор при проверке соблюдения кассовой дисциплины [15].

Для достоверной организации кассовых операций юридическими лицами предусмотрены следующие нормативно-правовые акты Республики Беларусь:

В процессе проверки достоверности данных, учтенных в организации сельского хозяйства на счетах и субсчетах по учету денежных средств в кассе предприятия, ревизор оценивает правильность применения соответствующих норм, а также для проверки достоверной организации кассовых операций юридическими лицами, предусмотрены в нормативно-правовых актах:

- плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях и инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях, утвержденные постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 6 апреля 2004 г. №28;

- Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 марта 2011 г. №112, в которой раскрыты основные моменты организации наличных расчетов между юридическими лицами и порядок работы банков в отношении наличного денежного обращения;

- Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 года №107 , в которой определен порядок организации кассовых операций между юридическими лицами, порядок сдачи наличных денежных средств организации в банки, документальное оформление кассовых операций;

- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. №38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» раскрывает основы документального оформления кассовых операций, особенности заполнения документов, касающихся оформления операций по наличному денежному обращению.

Для проведения ревизии правильности формирования финансовых результатов предприятия следует ознакомиться с содержанием нормативных документов, регламентирующих данный вопрос:

- Закон РБ от 18 октября 1994 г. №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с измен. и доп.);

- Указ Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. №510 «о совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» и Положение «о порядке организации и проведения проверок»;

- Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2005 г. №83;

- Инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций, находящихся в подчинении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. №18 и другие нормативные документы;

- Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республик Беларусь от 30 ноября 2007 г. №180.

Теоретической и методологической основой для написания курсовой работы послужили: нормативные правовые документы Республики Беларусь, регулирующие порядок проведения инвентаризации кассовой наличности и проверки выполнения требований по обеспечению сохранности денежных средств, бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия; учебная и научная литература; материалы периодических изданий; данные аналитического и синтетического учета ОАО «Автотранспортное предприятие №14»). Автор курсовой работы также ознакомился с материалами инвентаризации кассовой наличности и проверки выполнения требований по обеспечению сохранности денежных средств в ОАО «Автотранспортное предприятие №14», что и легло в основу написания практической части данной работы.

Автор работы использовал нормативные документы, указанные выше. Так, например, в Указе Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. №510 «о совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» и Положении «о порядке организации и проведения проверок» изложены порядок организации и осуществления контроля в Республике Беларусь, а также права, обязанности контролирующих органов и проверяемых субъектов. Данный документ был утвержден в целях совершенствования контрольной деятельности в Республике Беларусь, определения единого порядка ее проведения, создания дополнительных условий для развития эффективных форм хозяйствования. Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2005 г. №83 устанавливает единую методику внесения исправлений в учетные записи организаций в случае обнаружения ошибок и искажений.

В книгах Г.М. Пупко «Ревизия и аудит» раскрыт механизм проведения ревизии формирования финансового результата и нераспределенной прибыли, представлены примеры вспомогательных ведомостей проверки правильности отражения прибыли; в книге В.А. Хмельницкого «Ревизия и аудит» в рисунках и таблицах раскрыты этапы проведения ревизии, также даны примеры вспомогательных таблиц. В книгах Ю.И. Акулича «Ревизия и аудит: практикум» и Г.М. Пупко «Ревизия и аудит: практикум» представлены примеры ошибок, совершаемых бухгалтерами при учете формирования финансового результата.

В журнале «Бухгалтерский учет и анализ» в статье Д.М. Воронова «Проблемы и основные направления внедрения автоматизации контрольно-ревизионной работы», по мнению автора курсовой работы, представлены очень перспективные направления развития и совершенствования порядка проведения ревизии, основанные на опыте Российской Федерации.

2 ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССОВОЙ НАЛИЧНОСТИ

2.1 Методика проведения инвентаризации наличных денег и денежных документов в кассе организации

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация - это способ определения фактического наличия имущества (активов) и обязательств (пассивов) путём сверки с данными бухгалтерского учёта на определённую дату.

Различают следующие виды инвентаризации полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую. [5]

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчёта, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении производится проверка наличия всего имущества организации. Частичная проверка проводится в течение года и охватывает какой либо один вид средств организации (денежные средства в кассе, ТМЦ на складе и т.д.). Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества. Выборочная инвентаризация проводится на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица и при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности. Необходимая инвентаризация проводится при смене руководителя организации, материально-ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий. [5]

Инвентаризация денежных средств, в том числе в кассе, в ОАО «Автотранспортное предприятие №14» проводится не реже раза в год. При составлении годовой бухгалтерской отчетности такая инвентаризация проходит не ранее 1 декабря. При этом следует учитывать, что Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4, установлена иная периодичность инвентаризации кассы - не реже одного раза в квартал в сроки, предусмотренные руководителем организации.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. сразу после прибытия ревизора на предприятие и предъявления документов на право проведения ревизии. При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается и инвентаризация проводится по прибытию кассира.

Инвентаризация проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира производили другие лица, то проверяется наличие остатков денежных средств за лицами, исполняющими обязанности кассира и при этом от них истребуют отчеты за полученные суммы. [12]

До начала инвентаризации кассы ревизор выясняет, не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям. В данном случае кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме заявление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащим профкому предприятия. В этом случае необходимо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии профкома и провести одновременно инвентаризацию кассы предприятия и инвентаризацию кассы профкома.

До пересчета фактической наличности ревизор требует, чтобы кассир составил кассовый отчет на момент инвентаризации. При наличии у проверяемого предприятия несколько касс ревизор опечатывает все кассы, чтобы предотвратить возможность покрытия недостач в одних кассах за счет денежной наличности других.

Таблица 1 - Кассовый отчет по кассе ОАО «Автотранспортное предприятие №14»

Содержание операции	, руб.
Остаток денежных средств на начало рабочего дня (смены)	525000
Принято наличных денежных средств в течение рабочего дня (смены) при реализации продукции за наличный расчет	2176000
Сданы работникам службы инкассации наличные денежные средства от реализации продукции	1651000
Остаток денежных средств на конец рабочего дня	525000

После составления отчета кассира он дает расписку о том, что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованы и несписанных денег нет. Составленный кассиром отчет визирует главный бухгалтер предприятия. При проверке отчета ревизором все частные расписки и неоформленные документы во внимание не принимаются и считаются как недостача денег у кассира. Наличные деньги, неоприходованные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком денег в кассе и подлежат оприходованию.

В акте инвентаризации перечисляются недооформленные документы с указанием суммы, кому выданы и на какие цены. При проверке отчета сопоставляются номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету с записями в журнале регистрации.

При проверке отчета ревизор производит формальную проверку и проверку по существу. При этом ревизор на кассовом отчете и на каждом документе при приходе и расходе ставит свою подпись и дату. Это необходимо для того, чтобы исключить возможность исправлений в кассовом отчете с целью сокрытия излишков или недостач.

После проверки отчета ревизором он передается в бухгалтерию для его перепроверки и выведения остатка по счету «касса» на день инвентаризации. Кассиром предъявляются имеющие у него в наличии деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности для пересчета и проверки. Ревизору следует убедиться в полноте денежной наличности, предъявленной для пересчета. При этом ему рекомендуется тщательно осмотреть сейф с тем, чтобы убедиться, что кассир все предъявил для пересчета.

2.2 Порядок оформления инвентаризации наличных денег и денежных документов, хранящихся в кассе, и отражения ее результатов в бухгалтерском учете

При проведении инвентаризации денежных средств, денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (обычно начиная с купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Так как наличных денег в кассе предприятия на момент инвентаризации обнаружено не было составим примерную таблицу описи купюр в кассе ОАО «Автотранспортное предприятие №14 « (таблица 2).

ревизия денежный средство инвентаризация

Таблица 2 - Покупюрная опись по кассе ОАО «Автотранспортное предприятие №14»

Денежный знак	Количество листов	Сумма
50000	2	100000
10000	20	200000
5000	100	500000
1000	120	120000
500	121	60500
100	59	5900
50	86	4300
20	126	2520
10	19	190
ИТОГО		993410

Если в кассе на момент проверки находится частично оплаченные ведомости, то следует выполнять следующие действия:

- если сроки оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в последний отчет кассира;

- если срок оплаты не истек платежные ведомости, по которым большая часть суммы выплачена, закрывают и проводят по последнему отчету кассира;

- если платежные ведомости с неистекшим сроком оплаты, не закрываются, а выплаченные по ней суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированных сумм. При этом суммы, по которым имеется расписка в получении, подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором и против каждой выплаченной суммой делается пометка «учтено» или «выдано до инвентаризации». [8]

В конце ведомости делается подпись «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено» и указывается сумма. Вторым также ведомости считает кассир.

В ходе проверки в ОАО «Автотранспортное предприятие №14» денежные средства в кассе отсутствовали, а, следовательно, излишков и недостач выявлено не было (это обусловлено со сравнительно небольшим объемом наличного оборота на предприятии: большинство расчетов производится в безналичной форме). Был составлен акт инвентаризации.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостач денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы ревизор обязан потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи и излишка.

Находящиеся в кассе почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории, билеты лотереи принимаются к учету как денежные документы и также как денежные средства подлежат инвентаризации, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.

Если в кассе имеются чековые книжки, то при инвентаризации составляется отдельная опись с указанием даты их получения в банке, номеров использования и оставшихся чеков. По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Фактический остаток денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатком по данным бухгалтерского учета по счету 50 «касса» соответствующей машинограммой, отчетом кассира и забалансовым счетом в бланке строгой отчетности. [11]

Если в кассе установлена недостача или излишек, ревизор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек - оприходованию. При выявлении недостачи или излишка от кассира берется письменное объяснение. Результат инвентаризации кассы оформляется актом, который подписывается ревизором, главным бухгалтером и кассиром. На выявленный излишек в кассе составляется приходный кассовый ордер, а на сумму недостачи составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет. Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач в кассе. [4]

Для обобщения результатов комплексной ревизии организации составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизии недостатки в работе и нарушения. Акт является юридическим документом, форма содержания его регулируется ведомственными документами. Однако, как правило, общими для всех актов ревизии является следующие особенности: обычно акт состоит из вводной и описательной частей, а при необходимости дополняется специализированными предложениями к акту. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляется справкой. Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемой организации.

Таким образом, результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера, количество, цену и общую сумму. По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. При инвентаризации денежных средств в кассе в транспортных предприятиях используются акт инвентаризации наличия денежных (валютных) средств (ф. №Инв-5); инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. №Инв-8). При недостаче денежных средств в кассе составляются следующие бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредит счета 94. Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности организации. Это оформляется в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и отражается записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». В ходе проверки порядка оформления инвентаризации наличных денег и денежных документов, хранящихся в кассе, при проверке записей по счету 50 «касса» в ОАО «Автотранспортное предприятие №14» установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов отсутствуют.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РЕВИЗИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

3.1 Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе организации

При проведении инвентаризации кассы особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея ввиду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача. [18]

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причинённый предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной его индивидуальной материальной ответственности. Этот договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие. Руководитель субъекта хозяйствования должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению. [3]

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям:

- изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений;

- располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

- имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние перегородки;

- закрывается ли помещение кассы на две двери;

- укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

- имеется ли сейф для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- имеется ли исправный огнетушитель. [5]

Помещение, отведенное под кассу, должно отвечать следующим требованиям:

- внутренние стены и перегородки должны быть эквивалентны спаренным гипсобетонным панелям толщиной 80 мм, каждая с проложенной между ними стальной решеткой либо кирпичной стенке толщиной не менее 120 мм, армированной металлической сеткой;

- все решетки изготавливаются из стального прутка, диаметром не менее 16 м и соединяются с помощью газоэлектросварки в каждом перекрытии, образуя ячейки размером не более 150*150 м. Концы прутьев решетки заделываются в стену на глубину не менее 80 мм и заливаются бетоном;

- наружная дверь, ставни и перегородки изготавливаются из досок толщиной не менее 40 мм, которые с двух сторон обиваются оцинкованной кровельной сталью с загибом краев листа на их внутреннюю часть, исключая стыковку листов металла с лицевой стороны. [10]

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны. У субъектов хозяйствования, где выдача заработной платы и иные платежи осуществляются другими, кроме кассиров, лицами, в местах ведения ими кассовых операций с целью обеспечения сохранности денег и ценностей оборудуются кассовые пункты.

Ревизору следует проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования ведет только одну кассовую книгу, которая должны быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. [9]

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчитки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В некоторых предприятиях кассовая книга с согласия кассира может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, предавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель должен сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. [11]

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащим данному субъекту хозяйствования, запрещается.

3.2 Пути совершенствования ревизии денежных средств в условиях формирования рыночной экономики

Внедрение компьютерной обработки данных субъектами предпринимательской деятельности на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии кассовых операций. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых (прогнозных) заданий, выявления и устранения нарушений и недостатков в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных расширяет круг задач ревизии кассовых операций. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение в части учета кассовых операций, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом проверки кассовых операций становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих сталях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации по затратам производства:

- приемка и регистрация первичной документации по учету кассовых операций;

- арифметическая обработка документов (таксировка);

- создание учетных регистров по кассовым операциям. [16]

При проведении проверки кассовых операций в системе компьютерной обработки данных сохраняются основные элементы его методологии. Использование ПЭВМ существенно влияет на процесс изучения ревизором системы учета кассовых операций субъекта предпринимательской деятельности и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Применение ПЭВМ в учетно-аналитической работе проверяемого предприятия приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля:

- для проверки правильности кассовых операций наряду с традиционными первичными документами используются и первичные документы на машиночитаемом носителе;

- постоянные нормативно-справочные показатели могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера или на машиночитаемых носителях информации (например, заноситься в константы);

- вместо журналов ордеров по счетам счета наличных денежных средств могут формироваться автоматизированные учетные регистры (например, анализы, карточки счетов, оборотно-сальдовые ведомости по счетам).

Субъект предпринимательской деятельности обязан предоставить контролирующей организации необходимый доступ к системе компьютерной обработки данных. Если это условие проверяемой организацией не выполняется, ревизор имеет право потребовать представления необходимых ей документов на бумажных носителях информации, чтобы не было ограничения объема проверки.

При проведении ревизии кассовых операций в условиях применения ПЭВМ проверяющий должен иметь представление о техническом, программном и математическом обеспечении компьютеров, а также системах обработки учетно-аналитической информации.

В процессе проверки кассовых операций в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы по счетам учета расчетов по оплате труда, созданные в результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме юридическую силу, являются:

- соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;

- наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. Обоснованность этих исправлений (замена одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т.п.) нужно выяснить в ходе проверки. В условиях использования ЭВМ для обработки учетно-экономической информации перенос данных с первичных документов на магнитные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов.

В условиях применения в учете ПЭВМ значительно снижается трудоемкость проверок, так как отпадает необходимость производить арифметические проверки множества накопительных документов, учетных регистров и отчетных таблиц, составленных c помощью компьютеров в виде машинограмм. Достоверность арифметических подсчетов в них обычно сомнений не вызывает. Тщательного изучения требуют только сделанные в машинограммах исправления: замены одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т.п. При проверке машинограмм важно выяснить правильность их оформления: наличие заголовка, подпись работника, составившего данный документ.

Ревизору необходимо убедиться в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и декодирование информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления и использования.

При проверке кассовых операций в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

- необходимость сверки регистров кассовых операций, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета;

- наличие несанкционированных изменений программного обеспечения. Изменения, вносимые в программное обеспечение проверяемой организацией в связи с изменением законодательства, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.