Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования республики Беларусь

УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра: Бухгалтерский учет, анализ и аудит в АПК и на транспорте

Курсовая работа

По дисциплине: Бухгалтерский учет и отчетность в агропромышленном комплексе

На тему: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами: состояние и направления развития

Студент

УЭФ, 4-ый курс, ЗЭА-1 Д.В.Голубь

Руководитель А.В.Дроздович

Минск 2011

РЕФЕРАТ

ПОДОТЧЕТНОЕ ЛИЦО, ПЕРСОНАЛ, РАСЧЕТЫ, ЗАДАЧИ, БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, КОМАНДИРОВКА, МАТЕРИАЛЬНЫЙ УЩЕРБ, РАСХОДЫ

Объектом исследования является организация учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям в ООО «Приоритет».

Предметом исследования - методика осуществления учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям в ООО «Приоритет».

Цель работы: охарактеризовать состав и дать общую характеристику расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям, определить основные задачи учета; дать характеристику документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям, учета расчетов по возмещению материального ущерба и описать порядок бухгалтерского учета указанных операций.

При выполнении работы использованы методы бухгалтерского учета, сравнительного анализа, дедукции, индукции, синтеза, анализа, абстрактно-логические методы.

В работе проведены исследования по направлениям: учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

Областью возможного практического применения является бухгалтерия ООО «Приоритет».

Автор работы подтверждает, что приведенный в ней учетно-аналитический материал правильно и объективно отражает состояние исследуемой темы, а все заимствованные из литературных и других источников теоретические и методические положения и концепции сопровождаются ссылками на их авторы.

СОДЕРЖАНИЕ

учет расчет подотчетный командировка

Введение

1 Общая характеристика и задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим

1.1 Состав и общая характеристика расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

1.2 Задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

2.3 Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

2.4 Учет расчетов по возмещению материального ущерба

2.5 Понятие материального ущерба и порядок его определения и возмещения

2.6 Учет расчетов по возмещению материального ущерба

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу; представительские расходы. Расчеты с персоналом по прочим операциям могут быть представлены расчетами по займам, предоставленным работникам и расчетами по возмещению материального ущерба.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами и персонала по прочим операциям.

Целью данной работы является изучение действующего порядка учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в ООО «Приоритет».

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

дать общую характеристику расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям;

изучить задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персонала по прочим операциям;

рассмотреть порядок документального оформления и учета расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам;

изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами по средствами, выданным на операционно-хозяйственные расходы;

выявить пути совершенствования расчетов с подотчетными лицами;

определить понятие материального ущерба и порядок его определения и возмещения;

рассмотреть порядок учета расчетов по возмещению материального ущерба.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в ООО «Приоритет».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Данной темой исследования занимался ряд ученых экономистов, в том числе, Н.И. Ладутько, Г. М. Пупко, Н.С.Стражева, А.В.Стражев, Л.И.Стешиц, А.П.Михалкевич и другие. Также при написании данной работы были изучены нормативно-правовые документы, статьи периодических изданий.

Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Приоритет»

ООО «Приоритет» образовано в 1991 г., основная сфера деятельности растениеводство, цветоводство, животноводство.

Хозяйство находится в Минском районе в деревне Вишневка. Землепользования в ООО «Приоритет» общей площадью 4408 га. Площадь сельскохозяйственных угодий составляет 4408 га.

Общество является юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь и осуществляет свою деятельность на основании Гражданского кодекса Республики Беларусь и иных нормативно-правовых актов Республики Беларусь.

Общество несет имущественную ответственность по своим обязательствам перед своим имуществом и выступает в суде общей юрисдикции от своего имени.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета, круглую печать и штамп со своим полным фирменным наименованием и указанием на место нахождения Общества. Общество может иметь товарный знак и знак обслуживания, зарегистрированные установленном законом порядке, и включать их в изображение печати и штампа.

Цель деятельности Общества: получение законной прибыли от осуществления видов деятельности, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.

Видами деятельности являются:

-животноводство;

- растениеводство;

-производство молочных продуктов;

-производство удобрений и азотных соединений;

-оптовая торговля сельскохозяйственным сырьем;

-оптовая торговля молочными продуктами, продуктами растениеводства;

-розничная торговля молочными продуктами, продуктами растениеводства;

-предоставление прочих услуг;

-иных видов деятельности, не запрещенных действующим законом.

Управление организацией осуществляется в соответствии с его уставом. Организация самостоятельно определяет структуру органов управления, штатную численность аппарата управления и затраты а его содержание.

Штат предприятия состоит из 128 сотрудников, из которых руководители составляют 17 человек, служащие - 42 человека, рабочие - 69 человек.

На предприятии применяется повременно-премиальная система оплата труда для аппарата управления и служащих, сдельно-премиальная система для рабочих.

Для всех сотрудников предприятия устанавливается премия от полученной прибыли в соответствии с коэффициентом трудового участи каждого работника предприятия.

Ассортимент предприятия формируется исходя из потребительского спроса. Ценообразование осуществляется путем установления торговой наценки. Уровень торговой наценки определяется исходя из рыночных цен с учетом величины издержек обращения и планируемой прибыли. При расчете наценки учитываются цены конкурентов, сезонные колебания спроса.

Рассмотрим основные технико-экономические характеристики предприятия в таблице 1.

Таблица 1 - Основные технико-экономические показатели ООО «Приоритет»

Показатели	2008 г.	2009г.	2010 г.	Отношение 2009 к 2008, в %	Отношение 2010 к 2009, в %
1	2	3	4	5	6
Выручка от реализации продукции, млн.руб.	78	559	1111	717	199
Произведено, млн.руб.: -молоко -мясо -зерно - картофель - цветы	78 12 9 16 29 12	416 51 71 86 172 66	857 123 89 182 299 164	533 425 789 538 593 550	206 241 125 212 174 248
Среднегодовая стоимость основных производственных средств , млн. руб.	33	108	136	327	126
Среднегодовая численность работников, чел	108	116	128	107	110
Площадь сельскохозяйственных угодий ,га	4994	4629	4408	93	95
Среднегодовое поголовье животных, гол.; крупный рогатый скот	1819	1786	1763	98	99
Производительность труда (отношение выручки от реализации к среднесписочному числу работников) в млн.руб. на чел.	0,72	4,82	8,68	669	180
Оплата 1 чел.-ч., руб. В растениеводстве В животноводстве	14425,8 2085,9 12339,8	16726,2 2029,5 14916	18544,9 1534,88 17009,97	116 97 121	111 76 114
Продолжение таблицы 1
1	2	3	4	5	6
Фондоотдача (отношение выручки от реализации к среднегодовой стоимости основных средств) в руб/руб.	2,4	5,2	8,2	216	158
Рентабельность продаж (отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации) в %	20,5	8,2	7,1	40	87

Из таблицы 1 следует, что выручка от реализации продукции в анализируемый период существенно повысилась. Так в 2009 г. она составила 559 млн.руб., а в 2010 году 1111 млн.руб. Это обусловлено изменением структуры производства продукции.

В 2009 году было произведено молоко на сумму 51 млн.руб., что выше уровня 2008 года на 325%, а в 2010 году количество произведенного молока составило 123млн.руб., что составило прирост на 141%. Производства мяса составила в 2009 году 71 млн.руб., что больше на 689% по сравнению с 2008 годом. В 2010 году производство мяса возросло на 25%, что составило 89 млн.руб. Производство картофеля в 2009 году составило 172 млн.руб., что больше прошлогоднего на 493%, а в 2010 году - 299 млн.руб., что составляет прирост на 74%. Возросло и производство цветочной продукции в 2009 году на 450%, в 2010 году - на 148%.

Среднегодовая стоимость основных производственных фондов в 2009 году повысилась на 75 млн.руб., что составляет прирост на 227%, а в 2010 году - на 28 млн.руб., что составило прирост на 26%.

Что касается трудовых ресурсов, то среднегодовая численность работников в сельскохозяйственном производстве составило 128 человек, что больше 2010 года на 10%.

Площадь сельскохозяйственных угодий изменилась не значительно. Размер хозяйства характеризует его ресурсный потенциал, который позволяет отнести организацию к среднему.

Среднегодовое поголовье животных понизилось по отношению к 2009 году на 1%, а в 2009 году по отношению к 2008 году - снизилось на 2%.

Такое положение в хозяйстве обусловлено, по всей видимости, увеличением себестоимости продукции.

Уровень производительности труда за исследуемый период возрастает в 2009 году он возрос на 569%, а в 2010 году - на 80%. В тоже время возрастает и оплата труда. В целом по предприятию оплата одного человеко-часа в 2009 году возросла на 16%, а в 2010 - на 11%. Более высокие темпы роста производительности труда, чем заработной платы свидетельствует о том, что предприятие эффективно использует трудовые ресурсы. Положительной динамикой также является то, что на фоне роста основных средств повышается их фондоотдача. В 2009 го она выросла на 116%, а в 2010 году - на 58%. Однако, рентабельность продаж при этом значительно снизилась: в 2009 году - на 60%, а в 2010 - на 13%. Рентабельность продаж является одним из важнейших показателей эффективности хозяйственной деятельности предприятия и его снижение вызывает негативные последствия.

1 Общая характеристика и задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

1.1 Состав и общая характеристика расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Выделяют следующие виды расчетов с подотчетными лицами и прочим персоналом предприятия:

- учет расчетов с подотчетными лицами;

- особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу;

- учет расчетов с персоналом по прочим операциям;

- расчеты по предоставленным займам;

- расчеты по возмещению материального ущерба;

- учет расчетов за причиненный материальный ущерб.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет"). [10 с.100]

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).[12 с.152]

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. [12 с.152]

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с ТК РБ, ст.91) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.[13 с.92]

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.[14 с. 285]

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь. В соответствии с данным нормативным актом, к кассовым операциям относятся:

· оприходование в кассу наличных денег;

· соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;

· прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;

· выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;

· порядок использования выручки;

· порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;

· ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

Данным нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

Целевой аванс может быть выдан двумя способами:

- наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке;

- путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.[10 c. 106]

При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в иностранной валюте на территории Республики Беларусь. Согласно этим документам предприятия имеют право выдавать под отчет наличные деньги:

- на хозяйственно-операционные и командировочные расходы;

- операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;

- расходы экспедиций геологоразведочных партий;

- расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [19 c.86]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами ведет-ся по каждой авансовой выдаче.

Расчеты с персоналом по прочим операциям ведутся:

- за товары, проданные в кредит;

- по непогашенным ссудам, а также суммам задолженности материально-ответственных лиц предприятию по недостачам и хищениям;

- за выданные займы и т.п.

Учет расчетов с персоналом по всем видам расчетов, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, осуществляется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Это активный счет. По дебету его отражается задолженность работников по выданным кредитам или другим платежам, а по кредиту - погашение этой задолженности.

На субсчете 73/1 отражаются расчеты с работниками организации за предоставленные им займы на строительство и приобретение недвижимости, обзаведение домашним хозяйством и на другие цели в соответствии с законодательством и банковским кредитованием. Займы выдаются работникам под их обязательства. Займы выдаются штатным работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий. Заем выдается в порядке очередности. Размер займа, сроки пользования и возврат определяются индивидуально.

Выдача займа работнику: Д-т 73/1 К-т 50,51

Погашение задолженности работником: Д-т 50,70 К-т 73/1

Погашение задолженности перед банком: Д-т 67 К-т 51.

Указом Президента РБ «О некоторых мерах по развитию жилищного строительства на селе» от 02.09.1996 г. № 346 сельскохозяйственным организациям предоставлено право получения льготных кредитов на приобретение у физических лиц пустующих и не завершенных строительством индивидуальных жилых домов в сельской местности в объеме оценочной стоимости приобретенного недвижимого имущества с учетом стоимости хозяйственных построек. Приобретенные дома приходуются по Д-ту счета 41 К-ту счета 08.

Передача таких домов работникам безвозмездно на их учетную стоимость: Д-т 92 К-т 41.

При продаже домов: Д-т 91 К-т 41

На сумму задолженности работника по проданному ему дому: Д-т 73/1 К-т 91.

На субсчете 73/2 отражаются расчеты по возмещению выявленных недостач, хищений ценностей. Сумма ущерба исчисляется в размере стоимости материальных ценностей по ценам сегодняшнего дня.

Выявлена недостача при инвентаризации: Д-т 94 К-т 10,43,11,50

Отнесение недостачи материальных ценностей по учетным ценам на виновное лицо: Д-т 73/2 К-т 94

На сумму НДС по недостающим ценностям, подлежащего взносу в доход бюджета:

Д-т 73/2 К-т 68

На разницу между взыскиваемой суммой и учетной стоимостью ценностей:

Д-т 73/2 К-т 98

Погашение ущерба виновным лицом: Д-т 50,70 К-т 73/2

По мере погашения ущерба списывается разница между суммой внесения долга и учетной стоимостью ценностей: Д-т 98 К-т 92.

Аналитический учет по счету 73 ведется в ведомости аналитического учета расчетов ф. № 38-АПК в разрезе субсчетов по каждому работнику. Синтетический учет по счету 73 осуществляется в журнале-ордере 8-АПК, записи в который производятся на основании заполненной и сверенной ведомости 38-АПК. [19 с.89]

1.2 Задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Закон о бухгалтерском учете и отчетности определяет следующие основные задачи бухгалтерского учета:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее финансовом положении, полученных доходах и понесенных расходах;

- обеспечение при совершении организацией хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении активов и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление резервов ее финансовой устойчивости. [2 с.3]

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам организации на хозяйственные и другие цели. Кроме расчетов по оплате труда и с подотчетными лицами, организация ведет учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям является частью бухгалтерского учета предприятия. Соответственно определить задачи этого участка учета можно опираясь на задачи бухгалтерского учета в целом.

Основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Выполнение поставленных задач по учету расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям обеспечивает формирование информации о фактическом состоянии и движении капитала субъекта хозяйствования, необходимой как для внутренних, так и для внешних пользователей. Задача документальной обоснованности выполняется путем своевременного документального оформления хозяйственных операций и их отражение в учетных регистрах, а также путем проведения инвентаризации денежных средств и расчетов. Учетная информация обеспечивает контроль за рациональным использованием ресурсов для производства и реализации продукции, за уровнем ее себестоимости. Также учетная информация обеспечивает своевременное и полное использование внутрихозяйственных резервов улучшение финансово-хозяйственной деятельности организации. Своевременное обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей позволяет осуществлять контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь, норм и нормативов.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Бухгалтерский учет развивается и изменяется в соответствии с меняющимися потребностями общества. Принципы и правила организации учета должны отвечать нуждам предприятий, организаций и других субъектов хозяйствования. Отражая изменения в производственной, снабженческой и коммерческой деятельности организаций, бухгалтерский учет дает объективную информацию о кругообороте средств в процессе воспроизводства, которая необходима для принятия управленческих решений на внутри- и общехозяйственных уровнях управления производством.

Однако, основная роль учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям заключается в осуществлении контроля за эффективностью использования финансовых ресурсов. [17 с.14]

В качестве выводов к первой главе можно сказать, что в состав расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям входят:

1. Расчеты с подотчетными лицами;

1.1. Расчеты по суммам выданным на хозяйственно-операционные расходы;

1.2. Расчеты по командировочным расходам;

2. Расчеты с персоналом по прочим операциям;

2.1. Расчеты по предоставленным займам;

2.2. Расчеты по возмещению материального ущерба.

Подотчетные лица - это работники предприятия, которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

Учет расчетов с персоналом по всем видам расчетов, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, осуществляется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Это активный счет. По дебету его отражается задолженность работников по выданным кредитам или другим платежам, а по кредиту - погашение этой задолженности.

Расчеты с персоналом по прочим операциям ведутся:

- за товары, проданные в кредит;

- по непогашенным ссудам, а также суммам задолженности материально-ответственных лиц предприятию по недостачам и хищениям;

- за выданные займы и т.п.

Задачами учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям можно назвать:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Командировка на ООО “Приоритет” оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

· номер командировочного удостоверения;

· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

· ФИО, должность и место работы командируемого работника;

· пункт назначения;

· срок командировки;

· цель командировки;

· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[12, с. 84]

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки из (наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

№ п/п	ФИО командированного работника	Занимаемая должность	№ командировочного удостоверения	ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение	Дата	Расписка командируемого работника в получении командировочного удостоверения
					фактического выбытия	фактического прибытия

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее - последующие сутки.[6]

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.[12 с. 84]

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.[12 с. 85]

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.[16 с.22]

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО, а в бухгалтерии составляется запись Д71 К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет [Приложение Ж].

Основными реквизитами авансового отчета являются:

· наименование организации;

· ФИО и должность работника;

· номер и дата составления авансового отчета;

· назначение аванса;

· сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

· и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

· дата;

· порядковый номер документа;

· кому, за что и по какому документу уплачено;

· сумма оплаты;

· итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

· проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [16 с.22]

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50 К71 и оформлением ПКО.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

При командировке лиц за границу производятся следующие бухгалтерские записи: получение валюты в кассу для выдачи аванса на командировочные расходы отражают по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 52 по курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь.

При получении денег с расчетного счета производятся записи по кредиту счета 50. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71. Дооценка дебиторской задолженности по валюте на сумму курсовой разницы производится записью по дебету счета 71 и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Возврат неизрасходованных валютных средств в кассу отражается по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 71. Внесение средств на валютный счет организации отражается по дебету счета 52 и кредиту субсчета 50.4. Отрицательная курсовая разница по авансовому отчету отражается по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рассмотрим хозяйственные операции по учету расчетов по командировкам на ООО «Приоритет» в таблице 2.

Таблица 2 - Хозяйственные операции по учету расчетов на командировки на ООО «Приоритет»

Содержание хозяйственной операции	С дебета счета	В кредит счета	Сумма
Выдача сумм в подотчет на командировочные расходы Кусмарцеву И.П.	71	50	288 000
Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам	26	71	288 000
Выдана сумма в подотчет на командировочные расходы Зинкевичу Ю.В	71	50	165 000
Выдана сумма в подотчет на командировочные расходы Тропарю З.С.	71	50	165 000
Списание командировочных расходов согласно авансовым отчетам	20	71	330 000
Выдача сумм в подотчет на командировочные расходы Юруц К.В.	71	50	64 000
Списание командировочных расходы согласно авансовым отчетам	23	71	64 000

За 2011 год предприятие ООО «Приоритет» направляло в командировки четырех работников. Директор предприятия Кусмарцев И.П. ездил в командировку для заключения договора поставки продукции. Договор был заключен и согласно авансовому отчету расходы были отнесены на общехозяйственные. Начальник производственного отдела растениеводства Зинкевич Ю.В. и начальник отдела контроля качества Тропать З.С. были направлены в командировку для заключения договора закупки минеральных удобрений, однако договор не был заключен, так как стороны по итогам переговоров не пришли к согласию. Согласно авансовому отчету данные расходы были отнесены на основное производство. Однако данную проводку нельзя назвать правомерной, так как данные затраты нельзя назвать производственными. Эти расходы необходимо было отнести на счет 97 «Расходы будущих периодов», а затем со счета 97 отнести на счет 91 «Операционные доходы и расходы». Главный механик Юруц К.В. был направлен в командировку для приобретения запасных частей для автотранспортного цеха. Согласно авансовому отчету расходы были отнесены на счет вспомогательного производства.

Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере № 7-АПК [Приложение З]. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

Таким образом, на данном предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие. Изучив первичные документы предприятия ООО «Приоритет» были выявлены следующие нарушения: авансовый отчет главного механика Юруц К.В. оформлен с нарушениями. В частности в отчете не указаны проводки, в отчете нет подписи подотчетного лица. Данное нарушение необходимо устранить, так как иначе данные затраты неправомерно отнесены на счет 23 «Вспомогательное производство».

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

· не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

· не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

· до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.[12 с. 83]

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, должен определяться приказом руководителя предприятия в начале года.[14 с. 285] [Приложение Д]

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО)[Приложение Е]. В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

· наименование организации;

· номер документа и дата его составления;

· сумма, подлежащая выдаче;

· ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

· документ, на основании которого оформляется данный РКО;

· документ, удостоверяющий личность работника;

· сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.[17 с. 183] Не допускается принимать к учету расходы по чекам не расшифровывающим затраты.

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10 К71.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13 с. 434]

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [12 с. 87]

На основании журнала хозяйственных операций ООО “Приоритет” изучим проводки расчетов сумм, выданных под отчет в таблице 3.

Таблица 3 - Расчеты с подотчетными лицами ООО «Приоритет»

Содержание хозяйственной операции	С дебета счета	В кредит счета	Сумма
Выдача сумм в подотчет на хозяйственные расходы заведующей хозяйством Киргиз Ю.Б.	71	50	162 500
Поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм	26	71	129 300
Внесены в кассу неизрасходованные денежные средства Киргиз Ю.Б.	50	71	33 200
Выдана сумма в подотчет на хозяйственные расходы Малашевич А.С.	71	50	38 000
Поступление марок, оплаченных за счет подотчетных сумм	50	71	38 000

Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

· приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

· списание выданной в подотчет валюты - Д71 К50.4;

· после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Д20,26 К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

Изучив состояние расчетов с подотчетными лицам по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что на ООО «Приоритет» отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия.

2.3 Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение товарно-материальных ценностей.

Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Завхоз получает денежные средства для приобретения хозяйственных товаров.

В результате изучения журнала-ордера № 7 не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

В ООО «Приоритет» аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм, установленных приказом осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

В ООО «Приоритет» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

· порядок представления авансовых отчетов;

· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.