Порядок хранения дел на бумажных и магнитных носителях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Порядок хранения дел в организации и в ее структурных подразделениях

1.1 Общие положения

1.2 Формирование дел

1.3 Подготовка документов к последующему хранению и использованию

2. Хранение документов на магнитных носителях

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

дело документ хранение

Удельный вес в делопроизводственных процессах имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Полный цикл взаимодействия человека с документами включает следующие стадии:

- фиксация информации на различных носителях;

- оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

- хранение документов и сведений о них с целью последующего неоднократного использования.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго.

Таким образом, целью данной работы является изучение порядка хранения дел на бумажных и магнитных носителях.

Цель работы предопределяет ее задачи:

1. Рассмотреть порядок хранения дел в организации;

2. Изучить способы и традиционные средства хранения документов;

3. Изучить особенности хранения документов на магнитных носителях.

1. Порядок хранения дел в организации и ее структурных подразделениях

1.1 Общие положения

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

1.2 Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02 , бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т.д.) В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

1.3 Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копиях документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

2. Хранение документов на магнитных носителях

Документы на магнитных носителях (ДМ) выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим стандартом.

Для документирования используют следующие виды магнитных носителей (МН):

- магнитные ленты;

- магнитные диски;

- гибкие магнитные диски.

Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов, а структуру, разметку файлов, форматы и содержание меток по:

- ГОСТ 25752 - для магнитных лент шириной 12,7 мм;

- ГОСТ 28104 - для магнитных лент шириной 3,81 мм;

- ГОСТ 28081 - для гибких магнитных дисков.

Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном или нескольких томах. Несколько документов могут быть записаны на одном томе. ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи. При записи одного ДМ на нескольких томах используют один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ. При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге.

Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ).

Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с правилами:

1) УД может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов, включенных в спецификацию, ВТД или ведомость технического (эскизного) проекта.

2) Если УД выполнен на один ДМ, то ему присваивают обозначение этого ДМ с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД; АБВГ.ХХХХХ-01 13 О1-УД; К.ХХХХХ.ХХХХХ-УД).

3) Если УД выпускают на комплект документов включенных в спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХ-01-УД; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УД).

4) Если УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают обозначение этого комплекта по ГОСТ 3.1201 с добавлением через дефис кода УД (например: К.01002.ХХХХХ-УД).

5) При выполнении УД на несколько ДМ ему присваивают обозначение одного из этих ДМ (как правило, наименьшее) с добавлением через дефис кода УД.

6) Для ДМ, разбитых на части, допускается УД выполнять на ДМ в целом, или на каждую часть ДМ (несколько частей). Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки». УД входит в комплект подлинников документов.

7) УД записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе «Примечание» указывают: «размножать по особому указанию».

8) Если УД выполнен на комплект документов, включенных в спецификацию, то его записывают в спецификацию первым. Если на документ или комплект документов выпускают ЛУ и УД, то в спецификацию вначале записывают ЛУ, а затем УД.

9) УД выполняют по форме 1 (приложение А) на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках которой выпускают УД.

10) В УД указывают обозначения ДМ, которые он удостоверяет, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соответствующий документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего ДМ, является обязательной.

11) Если один ДМ разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах «Разработал» и «Согласовано», а обозначение документа указывают в графе «Обозначение» один раз.

12) Если несколько ДМ разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной чертой.

13) В состав документов, перечисленных в УД, кроме ДМ, допускается включать другие документы, выполненные автоматизированным способом (в том числе визуальные). При этом в данных документах не проставляют подписи лиц, их разработавших, проверивших, согласовавших, утвердивших, и нормоконтролера, а над или рядом с основной надписью указывают обозначение УД, в котором перечислены эти документы.

14) При некомплектной сдаче документов в службу технической документации в УД не указывают те ДМ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании вводят продолжение УД, в котором указывают эти ДМ. При этом изменение общего числа листов УД производят на основании извещения об изменении УД.

При полной замене какого-либо ДМ (кроме восстановления подлинника) его вновь вносят в УД аналогично. УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ. В графах УД указывают:

- в графе «Обозначение» - обозначение документов (документа), на которые распространяется УД;

- в графе «Разработал» - фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе «Обозначение», и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;

- и графе «Изготовил» - фамилию и подпись лица, изготовившего (получение и контроль) оригинал документа (группу документов) на носителе данных для передачи в СТД, и дату подписания;

- в графе «Согласовано» - предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе «Обозначение», фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;

- в графе «Утвердил» - фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.

Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют. Допускается изменять размер граф в зависимости от конкретного способа выполнения УД.

Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.

Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 27781.

Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении В.

На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ - ведомость МНЗ в соответствии с правилами:

1. Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов. Ведомость МНЗ содержит сведения о МН, составе и расположении документов, записанных на МН.

2. Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 Приложения Г.

В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе:

- архивное обозначение МНЗ или (и) заводской номер МН, на котором записаны документы:

- владелец (лицо, подразделение, организация);

- идентификатор тома;

- номер тома, число томов;

- код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.

4. В графах ведомости МНЗ указывают следующие сведения о составе и расположении документов на МН:

- обозначение и наименование документа;

- инвентарный номер подлинника ДМ;

- номер изменения ДМ;

- идентификатор файла;

- контрольную характеристику документа.

Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т.п., соответственно увеличивая число граф.

Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии с Правилами:

1. Учета и хранения магнитных носителей:

1.1. МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке. Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке.

Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.

В магнитотеке хранят:

- магнитные носители данных с записанными на них документами;

- документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;

- магнитные носители данных без записи.

Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МПЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

- подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;

- содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

- аннулированных ДМ;

- МН без записи.

Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения которого не истек к моменту записи.

Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.

1.2. Магнитные носители без записи

1.2.1. При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.

1.2.2. Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров.

1.2.3. МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ (форма 3 и ее заполнение по приложению Г). Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу.

1.3. Магнитные носители с записанными документами

1.3.1. Все МНЗ, поступившие на хранение в магнитотеку, подлежат учету.

1.3.2. В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения Г), напротив соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе «Архивное обозначение МНЗ» проставляют обозначение, присвоенное службой хранения данному МНЗ.

Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа (подлинник - П, копия - К и др.), код вида, поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие поисковые признаки.

1.3.3. МНЗ учитывают по карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б и их заполнение по приложению Г).

Карточку учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета.

1.3.4. Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам. Рекомендуется хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных.

Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях.

1.3.5. Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН (при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации). По истечении срока хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета МНЗ.

1.3.6. Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.

2. Учета подлинников, дубликатов, копий:

2.1. Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету.

2.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение В.

Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф «Кол. листов» и «Формат», в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.

Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.

2.3. К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен.

2.4. ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ (формы 5, 5а, 5б, 5в и их заполнение по приложению Г).

2.5. Дубликаты ДМ

2.5.1. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие-держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ. Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).

2.5.2. При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии-держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

2.6. Учет копий

2.6.1. Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.

2.6.2. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.

Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий. Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают.

2.6.3. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения Г) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения Г). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения Г).

2.6.4. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям.

2.7. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.

3. Восстановление подлинников:

3.1. Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.

3.2. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.

3.3. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:

- обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

- причину, по которой ДМ признан непригодным;

- архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

- архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

- архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

- дату восстановления и др.

3.4. При восстановлении подлинника ДМ:

- заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

- делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

3.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

4. Правила внесения изменений:

4.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

4.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

4.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

4.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер. Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

4.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

4.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

4.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

4.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

4.9. Допускается в графе «Содержание изменения» указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.

4.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.

4.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения Г).

Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.

Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе «Примечание» указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.

4.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.

4.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 4.4.

4.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе «Содержание изменения» рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.

4.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:

- при внесении изменений;

- при прекращении применяемости.

При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.

Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.

МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению В.

Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.

Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.

Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению 6.

По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).

Таблица 1

Характер использовании ДМ	Определение	Код
ДМ-оригинал	ДМ, выполненный, оформленным и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника	-
ДМ-подлинник	ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов и копий.	П
ДМ-подлинник	ДМ, идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копий и (или) восстановления подлинника	Д
ДМ-копия	ДМ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и т.п. Копия может использоваться для изготовления копий	К

ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах носителей данных.

В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по отношению к данному ДМ. Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др.).

Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.123.

Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601 и разд. 5 настоящего стандарта. Допускается записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида документа ВН. ВН записывают в спецификацию в раздел «Документация» после всех документов, предусмотренных в ГОСТ 2.102.

ВН составляют по форме 10 (Приложение Г) на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении BН в виде машинограмм на листах формата A3 можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки» указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

- обозначение УД, если документы включены в УД;

- обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов формата А4) или слева от нее (для листов формата A3 и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы на перфоносителях) допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

1) предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при этом в графе «Примечание» против обозначения соответствующей ВН указывают «для АБВГ», где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе «Примечание» спецификации;

2) предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о «ведении их в копии спецификации.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе «Примечание» указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.

ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т.п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.

Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой.

Например:

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1;

К50241.ХХХХХ.1.

Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.

Конструкторские и программные ДМ записывают в спецификацию, а технологические ДМ - в ведомость технологических документов (ВТД) в те разделы, к которым они относятся, в порядке, принятом для спецификации и ВТД. В графе «Примечание» указывают код вида носителя данных (МЛ - для магнитной ленты, МД - для магнитного диска, ГМД - для гибкого магнитного диска).

При записи технологических ДМ в маршрутную карту, карту технологического процесса и т.п. обозначение ДМ указывают в графе «Обозначение документа».

Идентификатор файла, которым записан ДМ, допускается указывать в спецификации и ВТД в графе «Обозначение» под обозначением ДМ в следующей строке. Если ДМ разбит на части, то каждую часть записывают в отдельной строке. При включении ДМ в состав документации допускается выполнять и включать в спецификацию и ВТД инструкцию по применению ДМ, которая включает в себя правила:

1. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.

2. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.

3. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида «Инструкция...».

Инструкцию записывают в спецификацию в раздел «Документация», а в ВТД - в раздел «Изделие».

4. Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки».

5. Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов.

6. Инструкция в общем случае содержит следующие разделы:

- назначение ДМ;

- идентификация ДМ;

- структура данных ДМ;

- применение ДМ;

- внесение изменений;

- вторичные документы.

В зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные разделы, вводить новые разделы.

6.1. В разделе «Назначение ДМ» указывают область применения ДМ.

6.2. В разделе «Идентификация ДМ» проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа (если она имеется).

6.3. В разделе «Структура данных ДМ» описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы (стандарты, инструкции и т.п.), в которых эти сведения указаны.

6.4. В разделе «Применение ДМ» излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ.

6.5. В разделе «Внесение изменений» указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений.