Порядок хранения дел на бумажных и магнитных носителях

6.6. В разделе «Вторичные документы» указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены.

Эксплуатационные ДМ записывают в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с правилами, установленными конкретной системой документации, и с учетом следующих дополнений:

- в графе «Обозначение» под обозначением ДМ в следующей строке допускается указывать идентификатор, которым записан документ;

- в графе «Местонахождение» или «Примечание» рекомендуется указывать код вида носителя данных и идентификатор тома (или его условное наименование), указанный на этикетке тома, где расположен ДМ. Эту информацию в ведомость эксплуатационных документов вносит изготовитель ДМ.

Особенности включения документов на магнитных носителях данных в состав комплекта документов, выполненных по ЕСКД:

1. В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по отношению к данному ДМ.

Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др.).

2. Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.123 и настоящего стандарта.

3. Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601. Допускается записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида документа ВН.

ВН записывают в спецификацию в раздел «Документация» после всех документов, предусмотренных в ГОСТ 2.102.

ВН составляют по форме 10 (Приложение Г) на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении BН в виде машинограмм на листах формата A3 можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.

4. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки» указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

5. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

- обозначение УД, если документы включены в УД;

- обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов «формата А4) или слева от нее (для листов формата A3 и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

6. Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы на перфоносителях) допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

1) предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при этом в графе «Примечание» против обозначения соответствующей ВН указывают «для АБВГ», где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе «Примечание» спецификации;

2) предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о «ведении их в копии спецификации.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе «Примечание» указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.

Заключение

Таким образом, в заключении данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ, а именно хранение документов на магнитных носителях, для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ). - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. -192с.

2. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический

колледж МГУ, 2000. -850с.

3. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 1991. - 271с.

4. М.В. Кирсанова «Современное делопроизводство» 2001

5. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002. - 224с.

6. www.psj.ru Журнал «Охранная деятельность».

7. www.archives.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ А.

Удостоверяющий лист

Приложение Б

ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭТИКЕТКИ

1. Этикетка состоит из двух частей.

В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию.

Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.

Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

2. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.

3. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.

4. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. 1. Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. 2.

Черт. 1

Черт. 2

5. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт. 3-5.

Расположение этикетки на катушках с магнитной лентой шириной 12,7 мм и длиной 732 и 366 м

Черт. 3

Расположение этикетки на кассетах с магнитной лентой шириной 3,81 мм

Черт. 4

Расположение этикетки на защитной упаковке гибкого магнитного диска

Черт. 5

Приложение В

Профилактический контроль

1. Магнитотека обеспечивает:

- проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

- контроль за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журнал может содержать следующие графы:

- архивное обозначение МНЗ;

- даты проверок;

- фамилии исполнителей;

- отметки о проведенных работах и их результатах и др.

3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.

4. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес., начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.

В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен.

Размещено на Allbest.ru