1.1 Понятие денежные средства и расчетные отношения

Деньги возникли стихийно в результате развития товарного производства. Развитие товарного обмена привело к тому, что из массы всех прочих товаров выделился специфический товар, за которым закрепилась общественная функция всеобщего эквивалента.

Сущность денег как всеобщего эквивалента проявляется в том, что с их помощью в денежной форме определяется стоимость любого товара и гарантируется обмен денег на любой товар. Обладая свойством всеобщей непосредственной обмениваемости на все другие товары, деньги становятся самостоятельной экономической категорией. Их появление способствовало развитию общественно-экономических отношений товарного производства.

До появления денег у разных народов в качестве всеобщего эквивалента выступали различные товары: скот, меха и т.п. В конечном счете, функция всеобщего эквивалента срослась с драгоценными металлами: золотом, серебром. По сравнению с другими эквивалентами деньги обладают многочисленными преимуществами: высокой собственной стоимостью, однородностью денежного материала, что позволяло их делить на любые части, сохранностью от порчи.

С появлением денег экономические отношения в обществе усложнились. Натуральный обмен между производителями товаров был заменен двумя самостоятельными актами: первый - реализация товара зa деньги; второй - приобретение товара за деньги. В условиях рыночной экономики особенно трудным оказался первый акт - реализация товара за деньги, поскольку покупатель занимает на рынке преимущественное положение.

Преобладающую часть денежного оборота деньги обслуживают в функции средства платежа, осуществляя относительно самостоятельное движение до и после товара, способствуя развитию финансово - кредитных отношений и организации безналичных расчетов.

Таким образом, между поставщиками товара и его покупателями, как правило, возникают долгосрочные взаимоотношения - хозяйственные связи.

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одни предприятия выступают поставщиками товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другие - их покупателями, потребителями, а значит и плательщиками. Для своевременного поступления денежных средств нужна четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями.

Выполнение производственного задания влечет за собой расчеты с персоналом предприятия, расчеты с бюджетом по отчислениям на государственное социальное страхование, расчеты по пенсионному обеспечению и социальной защите населения, медицинскому страхованию, расчеты с поставщиками и подрядчиками за товары, выполненные работы или оказанные услуги и другие виды расчетов. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Денежные средства могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться на расчетных либо специальных счетах в банке, а также в виде ценных бумаг.

Предприятия вне зависимости от форм собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают учреждения банков.

Денежные средства могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться на расчетных либо специальных счетах в банке, а также в виде ценных бумаг. Предприятия вне зависимости от форм собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков.

Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке. При этом, посредником в расчетах между предприятиями и организациями, выступают учреждения банков.

Банковская система Российской Федерации включает в себя Банк России, кредитные организации, а также филиалы и представительства иностранных банков. Правовое регулирование банковской деятельности осуществляется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», Федеральным законом «О Центральном банке Российской Федерации», другими федеральными законами, нормативными актами Банка России.

Отношения между банками и клиентами носят договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном или нескольких банках.

Кроме расчетных счетов в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения. В соответствии со статьей 30 Закона «О банках и банковской деятельности» клиенты вправе открывать в банках необходимое им количество расчетных, депозитных и иных счетов в любой валюте.

К расчетным операциям по специальным счетам в банке относятся расчеты аккредитивами и расчеты чеками из лимитированных чековых книжек.

Расчеты между юридическими лицами производятся в безналичном порядке, а также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Наличные деньги, полученные из учреждений банков предприятиями, расходуются строго по целевому назначению, а именно: на выплату заработной платы, на командировочные расходы, на хозяйственные и другие нужды.

Порядок хранения, получения и расходования наличных денег определен Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденными Постановлением ЦБ РФ) от 04.10.93 №18.

Безналичные расчеты регулируются «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.2001 №2-П.

Организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков или кредитных организаций на соответствующих счетах на договорных условиях. Гражданским кодексом РФ определены условия заключения договора банковского счета; право распоряжения денежными средствами, находящимися на счете; виды и сроки операций по счету и другие.

При открытии банковского счета возникают две группы отношений.

Во-первых, банк обязуется принять и зачислить на счет денежные средства, которые перечисляются его клиенту, а также выдавать по требованию последнего необходимые ему суммы в порядке, установленном законодательством и договором.

Во-вторых, банк выполняет поручения клиента о производстве платежей и о получении денег, следуемых клиенту.

Согласно ст. 845 Гражданского кодекса Российской Федерации основанием для списания денежных средств со счета банком является распоряжение клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом.

При достаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных требований списание этих средств со счета осуществляется в порядке календарной очередности поступления распоряжений клиента.

При недостаточности средств на счете согласно ст. 855 ГК РФ предусмотрена следующая очередность платежей. Первая очередь - списание по исполнительным документам о возмещении вреда жизни и здоровью и о взыскании алиментов. Вторая очередь - списание по исполнительным документам, предусматривающим расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда, по выплате вознаграждений по авторскому договору. Третья очередь - списание по платежным документам, предусматривающим расчеты по оплате труда, а также отчислениям в фонды социального обеспечения в соответствии с действующим законодательством. Четвертая очередь - списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет. Пятая очередь - списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований. Шестая очередь - списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Безналичные расчеты допускается производить с использованием платежных поручений, платежных требований-поручений, аккредитивов. Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются по договоренности сторон.

Платежное поручение - это поручение организации обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета. Плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции. Платежные требования-поручения выписываются поставщиком и вместе с документами направляются в банк покупателя, который передает требование-поручение плательщику, а отгрузочные документы оставляет в картотеке к счету плательщика. При отказе оплатить платежное требование-поручение плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение трех дней. В данном случае требования-поручения вместе с приложенными отгрузочными документами и извещением об отказе в оплате возвращаются непосредственно поставщику. При согласии оплатить платежное требование-поручение плательщик оформляет его подписями уполномоченных лиц и оттиском печати на всех экземплярах и сдает их в обслуживающий банк.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и при выполнении других условий аккредитива. Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливаются в договоре между плательщиком и поставщиком. Для открытия аккредитива плательщик представляет обслуживающему банку заявление на бланке установленной формы.

Безакцептное списание средств со счетов плательщиков производится платежными требованиями установленной формы только в случаях, предусмотренных законодательством или договором. В платежном требовании указываются назначение платежа и законодательный акт или договор, предусматривающий право безакцептного списания этих платежей. Ответственность за обоснованность безакцептного списания средств несет взыскатель. В платежном требовании, подлежащем оплате без акцепта, делается надпись «Без акцепта». При отсутствии указанной надписи требования подлежат акцепту и оплате на общих основаниях.

Бесспорное списание средств со счетов организаций осуществляется государственными налоговыми инспекциями при взыскании недоимок по налогам и другим обязательным платежам в бюджет. Списание средств со счетов в бесспорном порядке производится на основании распоряжений взыскателей, представляемых на бланке платежного требования установленной формы. Ответственность за правильность взыскания, а также ссылки на основание для бесспорного взыскания несет взыскатель. Приостановление или отмена взыскания допускается только по распоряжениям взыскателей или их вышестоящих органов, а также по постановлениям арбитражных или судебных органов. При взыскании средств на основании исполнительных и приравненных к ним документов взыскатели представляют в банк инкассовое поручение установленной формы со ссылкой на дату и номер исполнительного или приравненного к нему документа. Инкассовые поручения с приложением исполнительных документов, а также распоряжения на списание средств со счетов плательщиков представляются взыскателем непосредственно обслуживающему банку, где ведется счет плательщика.

Предприятия, учреждения, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Расчеты по своим обязательствам производятся ими, как правило, в безналичном порядке через банки. Юридические лица применяют другие формы безналичных расчетов, установленные Банком России в соответствии с действующим законодательством. В отдельных случаях предприятия, учреждения, организации организуют налично-денежное обращение, которое определяется некоторыми правилами. В настоящее время, наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется положением «О правилах наличного денежного обращения на территории РФ», утвержденным советом директоров Банка России от 5.01.98 г. №14-П, а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.07.93 г. №40.

1.2 Порядок применения ККТ

Согласно статьи 1 Закона Российской Федерации от 18.06.93 г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации, производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.93 г. №745. Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях - изготовителях ККМ. Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати. Порядок эксплуатации ККМ определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 г. №104. Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.93 г. №745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит. В настоящее время Перечень применяется в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 3.09.98 г. №1027, 21.11.98 г. №1364 и 7.01.99 г. №24. В Перечень включены предприятия, организации и учреждения: использующие в своей деятельности в части оказания перечисленных услуг населению документы строгой отчетности, приравненные к чекам, по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам; осуществляющие продажу газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, что доля газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации; продажу ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов и талонов на проезд в городском общественном транспорте; осуществляющие торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для торговли, за исключением находящихся на этих территориях палаток, киосков, ларьков, павильонов, помещений типа контейнеров и других, аналогично обустроенных и приспособленных торговых мест, автофургонов, а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами; осуществляющие мелкорозничную торговлю с ручных тележек, из цистерн, с лотков, из корзин, в развал; осуществляющие продажу в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном Министерством путей сообщения Российской Федерации; занятые обеспечением питания учащихся и сотрудников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий; находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях по перечню, определенному органом государственной власти субъекта Российской Федерации; религиозные объединения, зарегистрированные в порядке, установленном законом, и их предприятия в части реализации предметов культа и религиозной литературы в культовых зданиях и уличных киосках, а также при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний; учреждения почтовой связи в части реализации по номинальной стоимости знаков почтовой оплаты, предназначенных для оплаты услуг почтовой связи; организации потребительской кооперации, занимающиеся в сельской местности продажей товаров через передвижную торговую сеть в 1999 г. В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие субъекты освобождаются от использования ККМ при условии выдачи ими квитанций по установленной форме и регистрации такого случая в энергоснабжающей организации. В целях расширения сферы применения ККМ, повышения эффективности контроля за денежным оборотом в сфере торговли и услуг и предотвращения сокрытия прибыли от налогообложения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации постановлением Правительства РФ от 19.12.97 г. №1607 предоставлено право принимать решения об ограничении действия Перечня на соответствующей территории. В соответствии с п. 4 Положения документом, подтверждающим прием наличных денежных средств от физического лица, является чек или вкладной документ, напечатанный ККМ. Таким образом, выбивать чек и одновременно выписывать приходный кассовый ордер не следует, так как в этом случае на одну и ту же сумму будут оформлены два документа, подтверждающих прием наличных денег.

На выдаваемом покупателям чеке должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации-налогоплательщика. В соответствии с Методическими рекомендациями по использованию данных учета выручки, полученных с применением ККМ, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, утвержденными Госналогслужбой России и Банком России от 18.08.93 г. N ВЗ-6-13ОП-506 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике» разъясняется, что решение о том, кто должен нести ответственность юридическое или физическое лицо - принимает налоговый орган. При этом учитывается причина, по которой не был выдан чек покупателю.

1.3 Управление денежными средствами

Денежные средства являются наиболее ограниченным ресурсом в условиях перехода к рыночным механизмам хозяйствования, и успех предприятия во многом определяется эффективностью их использования. Поэтому задачи планирования и контроля потоков денежных средств предприятия приобретают исключительное значение.

Первоочередной задачей управления денежными потоками предприятия является обеспечение его ликвидности, серьезным основанием для поддержания ликвидности служат последствия неплатежеспособности в виде объявления о банкротстве и прекращении существования предприятия. Все стратегические и оперативные решения нужно проверять на предмет того, способствует ли их действие поддержанию такого равновесия или нарушает его.

Вместе с тем омертвление финансовых ресурсов в виде денежных средств связано с определенными потерями. С некоторой долей условности их можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком либо доступном инвестиционном проекте. Поэтому при распределении средств следует учитывать два взаимоисключающих обстоятельства: поддержание ликвидности предприятия и обеспечение рентабельности его деятельности. Таким образом, одна из основных задач управления денежными ресурсами - оптимизация их среднего текущего остатка.

Денежные потоки предприятия группируются по трем видам деятельности: текущая, инвестиционная и финансовая.

Под текущей деятельностью понимаются основная производственная или коммерческая деятельность организации в целях извлечения прибыли.

К инвестиционной деятельности относится деятельность организации, связанная с капитальными вложениями, которая включает приобретение и продажу земельных участков, объектов недвижимости и движимости, нематериальных активов, осуществление долгосрочных инвестиций в другие организации, выпуск облигаций и других долгосрочных ценных бумаг.

Финансовая деятельность - это деятельность организации по осуществлению краткосрочных финансовых вложений.

Следует подчеркнуть приоритетное значение денежных потоков по текущей деятельности. Положительный из года в год денежный поток по текущей деятельности - это первостепенное условие успешной работы предприятия и свидетельство его финансовой устойчивости. Он означает, что поступлений от текущей деятельности достаточно не только на осуществление простого, но и расширенного воспроизводства. Предпочтительно, чтобы погашение долгов и приобретение имущества в основном финансировались за счет положительных потоков от текущей деятельности. Компании, способные стойко следовать подобной стратегии, имеют более высокий кредитный рейтинг являются более финансово стабильными.

Отрицательный денежный поток по текущей деятельности свидетельствует в первую очередь о недостатке собственных оборотных средств даже для простого воспроизводства. Предприятия, имеющие отрицательный денежный поток по текущей деятельности, вынуждены прибегать либо к увеличению задолженности для поддержания производства на прежнем уровне, либо к продаже имущества и сворачиванию инвестиционных программ, а в более тяжелых случаях к сокращению объемов производства. В случае устойчивой тенденции в отрицательных результатах текущей деятельности предприятие со временем становится неплатежеспособным, и вероятность наступления банкротства оценивается очень высоко.

Информацию о текущей, инвестиционной и финансовой деятельности в сгруппированном виде можно получить из формы №4 «Отчет о движении денежных средств».

Отчет о движении денежных средств построен по принципу балансового управления. Отчет позволяет увязать между собой не только балансовые суммы остатков средств с суммами оборотов денежной массы, но и раскрыть источники и характер денежных оборотов влияющих на финансовое положение предприятия. Обобщение данных преследует цель - показать наиболее существенные данные о происхождении денежного капитала организации.

Основная цель «Отчета о движении денежных средств» - предоставление полной, насыщенной информации о деятельности предприятия. Данный отчет необходим, как для администрации предприятия, так и для внешних пользователей - инвесторов, кредиторов. Администрация может использовать этот отчет при расчете ликвидности предприятия, при определении дивидендов, при оценке воздействия на общее состояние предприятия в вопросе решения о дополнительных инвестициях в другие предприятия. Иными словами форма №4 необходима администрации для того, чтобы определить, будет ли у предприятия достаточно денежных средств для погашения краткосрочной кредиторской задолженности, решить вопрос об увеличении или уменьшении размера выплачиваемых дивидендов, планировать инвестиционную и финансовую политику предприятия.

Инвесторам и кредиторам информация, представленная в отчете будет полезна при исследовании предприятия: способна ли администрация предприятия управлять движением денежных средств, генерировать достаточное количество денежных средств на счетах предприятия для погашения кредиторской задолженности, для дополнительного финансирования.

Важнейшим документом по управлению текущим денежным оборотом предприятия является план движения денежных средств на счетах в банках и кассе.

Он разрабатывается на предстоящий год с разбивкой по кварталам и месяцам. С помощью этого документа обеспечивается оперативное финансирование всех хозяйственных операций предприятия. На его основе предприятие прогнозирует выполнение своих расчетных обязательств перед государством, кредиторами и партнерами, фиксирует происходящие изменения в платежеспособности. Данный документ позволяет планировать поступление собственных средств, а также привлечение в необходимых случаях банковского или коммерческого кредита. Изменение денежных средств за период определяется денежными потоками, представляющими собой, с одной стороны, поступления от покупателей и заказчиков, прочие поступления и, с другой стороны, платежи поставщикам, работникам, бюджету, органам социального страхования и т.д. В целом между поступлениями денежных средств, объемом реализации и изменением остатков дебиторской задолженности существуют следующие зависимости:

Сумма поступлений = сумма реализации + дебиторская задолженность на начало периода - дебиторская задолженность на конец периода

Управление дебиторской задолженностью имеет особое значение, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных и других платежных средств из оборота. Необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить заработанных средств, полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь. Существует ряд приемов и способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности, возврата долгов и снижения потерь при их не возврате. Для этого необходимо:

избегать дебиторов с высоким риском неоплаты;

периодически пересматривать предельную сумму отпуска товаров и услуг в долг исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;

при продаже большого количества товаров немедленно выставлять счета покупателям с тем, чтобы они получили их не позднее, чем за день до наступления срока платежа;

при предоставления займа или кредита требовать залог на сумму не ниже размера дебиторской задолженности по предстоящему платежу.

2. Наличное денежное обращение в ЗАО «Мелкооптторг»

2.1 Порядок ведения кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами на исследуемом предприятии ЗАО «Мелкооптторг» имеется центральная касса, расположенная в административном здании и операционные кассы, расположенные в торговых точках. Это изолированные помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Доступ в помещение касс лицам, не имеющим отношения к ее работе - воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны.

Все наличные денежные средства и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрывают ключом и опечатываются печатью кассира. Кассирам запрещается оставлять ключи в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных старшим кассиром пакете, хранятся у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначенной руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

Для ведения кассовых операций в штате исследуемого предприятия предусмотрена должность старшего кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей в центральной кассе и кассиров - операционистов, работающих в 2 торговых точках, оборудованных кассовыми аппаратами. После издания приказа о приеме на работу каждого кассира, руководитель предприятия и главный бухгалтер знакомят его с правилами ведения кассовых операций и заключают с ним договор о полной материальной ответственности, предупредив о том, что кассир не может передоверить, кому бы то ни было, выполнение своих обязанностей. Образец договора приведен в приложении №2.

При необходимости временной замены кассира, его обязанности возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

Порядок ведения кассовых операций обязывает руководителей предприятий создавать условия, необходимые для обеспечения сохранности наличных денежных средств не только в помещении кассы, но и при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Помещения всех касс для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств на исследуемом предприятии специально оборудованы сигнальными кнопками. У ЗАО «Мелкооптторг» заключен договор на инкассацию денежных средств с Гороховецким отделением РКЦ.

Исследуемое предприятие сдает в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим отделением банка. Расчет лимита кассы приведен в приложении 3.

Так как исследуемое предприятие имеет постоянную денежную выручку, то по согласованию с обслуживающим его отделением банка оно накапливает ее и использует на оплату труда и скупку тары у населения.

Однако следует отметить, что предприятие не накапливает в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда, поэтому выдача заработной платы производится по скользящему графику, установленному в коллективном договоре между администрацией и трудовым коллективом предприятия.

Предприятие хранит в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Ведение кассовых операций на ЗАО «Мелкооптторг» организовано в полном соответствии с Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 с применением унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций. На предприятии разработан и утвержден график документооборота.

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых, операций поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

- проверяют правильность оформления документов;

- соответствии действующему законодательству и характеру совершаемых операций;

- наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, им уполномоченных на совершение хозяйственных операций;

- оформляют приходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

- регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;

- передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами или шариковой ручкой или выписываются на машине. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов осуществляется в «Журнале регистрации кассовых ордеров», который ведется раздельно по приходным и раздельно по расходным кассовым ордерам. Записи в данном журнале ведутся в хронологическом порядке.

Прием и выдача денег по приходным и расходным ордерам производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

- проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

- проверяет правильность оформления документов;

- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Так как исследуемое предприятие занимается мелкооптовой торговлей, то в некоторых случаях оформление первичных документов в момент совершения хозяйственной операции не представляется возможным, поэтому, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, они оформляются непосредственно после ее окончания.

Такое исключение применяется в организаций при отражении реализации товаров, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. Документ, подтверждающий оприходование наличных денег в кассу организации, на данном виде уставной деятельности ЗАО «Мелкооптторг» разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков.

Прием наличных денежных средств за проданные товары организаций производится с применением контрольно-кассовых машин. При этом используют только те модели ККТ, которые внесены в Государственный реестр. Все ККМ, используемые организацией, были приобретены в 2003 году для замены устаревших машин, применяемых ранее. Они были зарегистрированы в ИМНС России по Гороховецкому району Владимирской области.

Для регистрации ККМ в налоговую инспекцию были представлены заявление, составленное по специальной форме и паспорт ККМ.

Налоговая инспекция может потребовать и другие документы. Полный список документов, необходимых для регистрации ККМ узнают в налоговой инспекции. В 5-дневный срок после получения документов налоговая инспекция зарегистрировала машины и возвратила организации паспорта ККМ.

Одновременно с этим организация получила карточку регистрации контрольно-кассовой машины. Оформил карточку работник налоговой инспекции. Заявление на регистрацию ККМ составляли по специальной форме, приведенной в приложении 5, в соответствии с Порядком регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, утвержденным приказом Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. №ВГ-3-14 «Производителя» приводят номер ККМ, указанный в ее техническом паспорте. В строке «Номер»/» Регистрационный» приводят номер ККМ, под которым она зарегистрирована в налоговой инспекции.

В строке «Основание указывают причину составления акта, например: «Ввод ККМ в эксплуатацию».

Оформленный акт подписали все члены комиссии и руководитель организации. Акт хранится в архиве организации в течение всего срока эксплуатации ККМ.

На каждый кассовый аппарат, который находится в эксплуатации, завели специальный журнал.

Если за кассовым аппаратом закреплен определенный кассир-операционист, то оформляется журнал регистрации показаний суммирующих денежных счетчиков.

Ежедневно кассиры - операционисты сдают отчет кассира. Кроме того, для передачи инкассаторам денежной наличности для зачисления на счет клиента производится оформление препроводительной ведомости к сумке с рублевой денежной наличностью.

Ежедневно от кассиров - операционистов принимается денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, или специальные мешки, а также другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целостности.

В банке предприятие включено в список организаций, получивших такое право с указанием номеров и количества, закрепленных за ними сумок, а также образцы оттисков пломбиров данных организаций, которыми будут опломбированы сумки с деньгами.

Оттиск пломбира содержит номер и сокращенное наименование организации и ее фирменный знак.

Старший кассир и кассиры-операционисты организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью в порядке, предусмотренном пп. 6.3.7, 6.3.8 Положения Банка России от 25.03.97 №56.

При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры соответственно предоставляются в банк вместе с сумкой.

Предоставление других документов в банк при сдаче денежной наличности нормативными документами не предусмотрено.

На исследуемом предприятии ЗАО «Мелкоопторг» через кассу ведутся расчеты с подотчетными лицами.

Деньги выдаются под отчет:

- На хозяйственные нужды;

- На представительские расходы;

- На командировочные расходы.

На исследуемом предприятии составлен и утвержден руководителем список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги.

Выдача денежных средств подотчет производится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу по расходным кассовым ордерам на основании заявления. Подотчетные суммы расходуются строго по назначению.

С 1 января 2002 года в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет», которая заполняется подотчетным лицом в 1-ом экземпляре и передается работнику бухгалтерии с приложенными документами, подтверждающими фактически произведенные расходы. Срок сдачи оформленного авансового отчета - 3 рабочих дня с момента возвращения из командировки или получения денег под отчет.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру после утверждения авансового отчета руководителем предприятия.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен, однако следует иметь в виду указание ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У «Об установлении предельного расчета наличными деньгами в РФ между физическими лицами по одной сделке» в сумме 60 тыс. р.

Всем известно, что работа бухгалтерии связана с огромным количеством бумаг. Это и не удивительно, ведь все хозяйственные операции по приему и выдачи денег в кассе предприятия оформляются документально. Поэтому организации необходимо решить вопрос об организации и сроках хранения кассовых документов.

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному.

Так, статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требование относится и к бухгалтерским кассовым документам.

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса хранение документов регламентирует архивное законодательство.

Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г., подробно расписано какие документы сколько времени нужно хранить.

Для первичных кассовых документов этот Перечень устанавливает также 5-летний срок хранения, а вот документы по учету кадров Перечень обязывает хранить 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, организация может:

- хранить документы непосредственно в своем архиве;

- сдать документы на хранение в государственный или частный архив.

Порядок хранения первичных кассовых документов в организации определяет главный бухгалтер.

По общему правилу, обработанные кассовые документы, относящиеся к определенному учетному регистру, подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить обработанные документы. Это зависит и от размера предприятия. И от видов осуществляемой им деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Одним словом, выбирается такой способ хранения, который наиболее удобен. Главное - чтобы всегда можно было найти необходимый документ.

Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив - как в государственный, так и в частный.

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, правда, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Это, конечно, может насторожить - проверяющих у любой организации и без того хватает. Однако на практике есть всего два случая, когда служащие архивного учреждения могут провести проверку. Во-первых, они могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник организации, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его депонированную заработную плату. В этом случае сотрудники архива придут, чтобы выяснить, почему справка и депонированная зарплата не были выданы, и есть ли необходимые для ее составления и получения документы.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов их инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения. Однако в этом случае визит специалистов их архива будет только на пользу самой организации: они просто укажут на недостатки в работе с документами и дадут советы, как их исправить.

Есть и еще одно неудобство, вызванное сотрудничеством с архивом, так как придется смириться с тем, что уничтожать бумаги без разрешения сотрудников архива нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Взять себе на хранении документы может не только государство, но и частная фирма, имеющая соответствующую лицензию. Частники, также как и государство гарантируют полную конфиденциальность, а также возмещение ущерба, если документы будут испорчены или потеряны по их вене.

И все-таки, есть такая ситуация, когда придется контактировать с Росархивом, независимо от того, заключен с ним договор или нет. Это происходит при ликвидации предприятия без правопреемника.

В этом случае все документы ликвидируемого предприятия, касающиеся его работников, а также документы, по которым еще не истек срок хранения, нужно обязательно сдать в местное отделение Росархива. Туда же надо сдать и все учредительные документы.

Кассовые документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включаю наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов. Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение.