Облік грошових коштів в касі

35

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

Облік грошових коштів в касі

Вступ

Обрана тема курсової роботи є досить актуальною у наш час і буде актуальною завжди, адже на кожному підприємстві, в кожній організації ведеться облік грошових коштів. Здійснення будь-яких господарських операцій не може здійснюватися без грошових коштів.

Метою курсової роботи є розгляд теоретичних і практичних основ організації обліку грошових коштів у касі.

Об'єктом виступають грошові кошти в касі. Предметом виступають методологічні аспекти організації і ведення бухгалтерського обліку грошових коштів у касі.

Задачі курсової роботи полягають у тому, щоб розкрити економічну сутність грошових коштів, дослідити історичний аспект, дослідити первинний, аналітичний і синтетичний облік операцій з готівковими коштами, розкрити поняття терміну «Каса», а також запропонувати шляхи удосконалення обліку грошових коштів у касі.

В умовах ринкової економіки підприємства постійно підтримують фінансові взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями та робітниками підприємства і окремими особами. Для цього кожне підприємство має касу для розрахунків готівкою і відкриті в установах банків розрахункові рахунки для безготівкового обігу, а також зберігання власних коштів умови існування підприємств, а також процеси, що протікають в економіці України ще раз підтверджують важливість і необхідність грошових коштів для здійснення фінансово-господарської діяльності суб'єктів підприємництва. Тому на кожному підприємстві повинні створюватися всі умови для ретельного контролю за оприбуткуванням, видачею та рухом грошових коштів. Організація обліку коштів полягає у цілеспрямованому упорядкуванні збирання первинної інформації, своєчасної обробці даних, виборі форм вихідної інформації, а також поліпшення і вдосконаленні оперативного контролю за дотриманням нормативних документів.

Організація грошового обігу на підприємствах контролюється і регламентується. Від своєчасного і якісного внутрішнього контролю залежить не тільки схоронність коштів засновників, але кредитоспроможність підприємства. Внутрішній контроль включає не тільки бухгалтерський облік, а усю фінансово-господарську діяльність структурних підрозділів і підприємства в цілому. Контроль спрямований на постійне удосконалювання господарських процесів, що є життєвою необхідністю сучасного підприємства.

Інформаційну базу роботи склали законодавча база з досліджуваного питання, підручники, навчальні посібники, статті вітчизняних та зарубіжних вчених, а також первинні документи.

1. Теоретичні основи обліку грошових коштів в касі

1.1 Економічна сутність грошових коштів

Гроші - одне з найдавніших явищ суспільства - відіграють важливу роль у господарській діяльності людини. Гроші - це багатофункціональна економічна форма, за допомогою якої здійснюється облік вартості, обмін, платежі, накопичення вартості. Гроші є одним з найбільш важливих розділів економічної науки. Вони є набагато більшим, ніж простий інструмент, що сприяє розвитку економіки. Добре діюча грошова система сприяє як повному використанню потужностей, так і повній зайнятості. Та навпаки, погано функціонуюча грошова система може стати головною причиною різких коливань рівня виробництва, зайнятості та цін в економіці [4].

Розрахунки підприємств за допомогою готівкових грошових коштів (касові операції) здійснюються за певними правилами, встановленими чинним законодавством в області організації готівкового обігу. Основний документ, який регулює порядок ведення касових операцій - це Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637.

Грошові кошти організації знаходяться в касі у вигляді готівки і грошових документів, на рахунках в банках, у встановлених акредитивах, на спеціальних і депозитних рахунках, чекових книжках тощо. Бухгалтерський облік грошових коштів, розрахункових і платіжних операцій має важливе значення для правильної організації грошового обігу, розрахунків і кредитування в народному господарстві, у зміцненні платіжної дисципліни, в ефективному використанні фінансових ресурсів [4].

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Згідно з П(С) БО 4 «Звіт про рух грошових коштів» під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання. Згідно з положенням про ведення касових операцій у національній валюті від 15.12.2004 №637 готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, у тому числі обігові, пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.

Порядок ведення записів господарських операцій у бухгалтерському обліку не відрізняється від порядку, за яким відображається фінансово-господарська діяльність на підприємстві:

- інформування про наявні готівкові кошти;

- розрахунки;

- собівартість;

- фінансовий результат.

Для початку нової справи потрібні грошові кошти, для ведення бухгалтерського обліку, необхідно, перш за все, впорядкувати записи щодо їх руху.

Деякі керівники не досить повно розуміють значення готівки на підприємстві та її зв'язок з прибутковістю, але ж саме менеджер підприємства відповідає за ефективність організації процесу управління грошовими коштами, хоча основна частина робіт має бути виконана спільно з банком, роль якого в цьому процесі досить вагома.

Управління надходженням та витрачанням коштів полягає в синхронізації грошових потоків, прискоренні погашення дебіторської заборгованості, тимчасовому інвестуванню грошових коштів у цінні папери, які можна легко реалізувати, контролі за витратами.

Грошові кошти підприємств можуть зберігатися у банках або у вигляді готівки в касі підприємства.

Згідно з П(С) БО 4 «Звіт про рух грошових коштів» під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання. Згідно з положенням про ведення касових операцій у національній валюті від 15.12.2004 №637 готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, у тому числі обігові, пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.

Якщо розрахунки провадяться шляхом унесення готівки до установ банків без відкриття поточного рахунка для подальшого перерахування їх на рахунки підприємств або фізичних осіб, то такі розрахунки є для покупців готівковими, а для підприємств-продавців - безготівковими [2].

Платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції та іншого майна, називаються готівковими розрахунками.

Готівкові розрахунки передбачають розрахунки не лише за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги), а й за позареалізаційними операціями. До позареалізаційних надходжень відносять надходження від операцій, безпосередньо не пов'язаних з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні фонди, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно отримані кошти, відшкодування матеріальної шкоди, внески до статутного фонду, платежі за надане в лізинг майно, роялті, дохід від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум та інші надходження [1].

Суб'єкти підприємницької діяльності провадять готівкові розрахунки між собою, а також фізичними особами за рахунок готівкової виручки чи коштів, отриманих у банках. При цьому готівкові розрахунки здійснюються через:

- реєстри розрахункових операцій або з використанням розрахункових квитанцій;

- касу підприємства з оформленням прибуткових та видаткових касових ордерів;

- установи банків шляхом унесення готівки на відповідні рахунки.

Основними завданнями обліку грошових коштів є:

- здійснення контролю за дотриманням касової і розрахункової дисципліни, в тому числі за зберіганням, своєчасним надходженням і витрачанням отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до їх цільового призначення;

- своєчасне і правильне оформлення документів і відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій по руху грошових коштів;

- забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів у касі підприємства;

- проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

Таким чином грошові кошти на підприємстві відіграють важливу роль у формуванні подальшого розвитку. Готівка потрібна будь якому підприємству, для проведення певних господарських операцій, для успішності вирішення платоспроможності підприємства, своєчасність оплати праці персоналу, розрахунків з постачальниками і підрядчиками, платежів до бюджету. Примноження грошових коштів, правильне використання, контроль за збереженням - важливе завдання бухгалтерії.

грошовий нормативний облік каса

1.2 Нормативно-законодавче регулювання грошових коштів в касі

Готівка необхідна будь-якому підприємству для видачі заробітної плати і здійснення деяких видів платежів. Тому підприємство повинно мати касу, в якій зберігається готівка, і відповідні документи по веденню касових операцій. Згідно Положення про ведення касових операцій у національній валюті від 15.12.2004 №637 каса - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів [1]. Виходячи з цього визначення касою може вважатися:

- окреме приміщення (кімната), обладнане відповідно до вимог, що висуваються до зберігання грошових та інших цінностей;

- робоче місце касира (у тому числі якщо воно знаходиться у приміщенні, в якому працюють інші працівники бухгалтерії), на якому здійснюються готівкові розрахунки та ведеться касова книга;

- місце проведення готівкових розрахунків у торгівельній точці (точці надання послуг, виконання робіт).

Двері каси на час здійснення операцій повинні бути закриті з внутрішньої сторони на ключ. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, заборонено.

Всі наявні гроші і цінні папери зберігаються в сейфах, які після закінчення роботи опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі і печатки зберігаються у касира і передавати іншим особам заборонено. Дублікати ключів зберігаються у керівника підприємства в опечатаних пакетах і раз у квартал перевіряються комісією. На початку дня касир зобов'язаний оглянути замки, двері, решітки, сигналізацію, печатки, переконатись у їх справності.

У випадку пошкодження касир повідомляє керівника підприємства і органи внутрішніх справ. Касові операції здійснюється на підставі Положення про здійснення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління Національного банку України №637 від 15.12.2004 [1].

Касові операції здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за прийняті на зберігання гроші і цінні папери і за збитки, скоєні організації, підприємству, як в результаті навмисних дій так і недбалого або недобросовісного відношення до своїх обов'язків. Тому при прийнятті касира на роботу з ним заключається договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти доручену йому роботу іншим особам. Головні бухгалтера та інші працівники, які користуються правом підпису касових документів, не можуть виконувати обов'язки касира.

Гроші, які зберігаються в касі, відносяться до ненормованих оборотних засобів. Підприємства і організації можуть мати в своїй касі гроші готівкою в межах встановленого ліміту [8]. Ліміт залишку готівки в касі - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Строки здавання підприємствами готівкової виручки для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до таких вимог:

- для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки, - щодня (у день надходження готівкової виручки до їх кас);

- для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, - наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;

- для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків, - не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги, через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію, здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), то вона має здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то таке підприємство може в ці дні не здавати в установлені строки готівку [1].

Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою). До розрахунку приймається строк здавання підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі [8].

Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства - юридичної особи.

Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо:

- для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк щодня (у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, - у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

- для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

- для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), - не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Підприємства, що виробляють та перероблюють сільськогосподарську продукцію, різних організаційно-правових форм (акціонерні товариства, агрофірми тощо) можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та перероблення сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів за будь-які три місяці сезону виробництва сільськогосподарської продукції попереднього року.

Якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством, вважається понадлімітною.

Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, то він уважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. У цьому разі сума зазначених перевищень уважається понадлімітною [1].

З метою вдосконалення організації готівкового обігу, зміцнення касової дисципліни, підвищення ефективності контролю за додержанням суб'єктами господарської діяльності встановленого порядку ведення операцій з готівкою у національній валюті, посилення відповідальності за додержання ними норм з регулювання обігу готівки та виконання своїх зобов'язань перед бюджетами і державними цільовими фондами встановлені певні штрафні санкції:

- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

- за неоприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

- за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин - соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсацій особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи), за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

- за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраченої готівки.

Таким чином бухгалтерський облік грошових коштів, розрахункових і платіжних операцій має важливе значення для правильної організації грошового обігу, розрахунків і кредитування в народному господарстві, у зміцненні платіжної дисципліни, в ефективному використанні фінансових ресурсів.

2. Організація обліку грошових коштів у касі на підприємстві

2.1 Первинний та аналітичний облік грошових коштів в касі

Для обліку готівкових коштів планом рахунку передбачено активний рахунок 30 «Каса». Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі оприбуткуватися. Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов'язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів [9].

При оформленні первинних документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 №88, необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:

- найменування підприємства, організації, у касу яких надійшли грошові відомості засоби;

- номер прибуткового ордера;

- дату його складання;

- кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;

- сума, на яку оформляться прибутковий ордер;

- код цільового призначення (по можливості);

- від кого і на якій підставі отримані кошти.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

У прибутковому ордері вказується документ, що служить підставою здійсненої господарської операції по прийому коштів (наприклад, авансовий звіт, чек, договір, накладна і т.д.).

Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, що здає кошти в касу, видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера і касира і печаткою підприємства. Прибутковий касовий ордер, по якому отримана готівка, додається до першого екземпляра звіту касира.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, типова форма якого затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 №51 чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

При заповненні видаткового касового ордера необхідно вказати наступні реквізити:

- найменування підприємства, організації;

- номер видаткового документа;

- дату його складання;

- кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;

- суму, видавану по цьому видатковому документі;

- код цільового призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;

- кому і на якій підставі видані кошти.

Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних, що забезпечили б схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну (3 роки).

Документи на видачу готівки повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером чи підприємства особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заявки на видачу готівки, рахунки і т. п.).

У випадку видачі готівки фізичній особі по видатковому документі касир повинний зажадати пред'явити чи паспорт його документ, що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із вказівкою отриманої суми (гривень - словами, копійок - цифрами), дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред'являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну особу по окремій відомості.

Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: «За дорученням». Доручення залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера відомості.

Виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, здійснюються касиром підприємства по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по видаткових касових ордерах [3].

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби і т. п.), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, зв'язані зі службовими відрядженнями, декільком особам. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної платіжній (розрахунково-платіжної) відомості.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.

Після здійснення виплат, зв'язаних з оплатою праці, стипендій, по платіжних відомостях, касир повинний: у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити чи штамп зробити напис: «Депонована»; скласти реєстр депонованих сум; наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»; виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.

Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум. Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача.

Підприємство веде на кожен вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи.

Запису в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Інші екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери [1].

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера його заступника.

Запису в касовій книзі робляться касиром по операціях чи одержання видачі готівки по кожному прибутковому касовому ордері і видатковому документі в день їхнього чи надходження видачі.

Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки у касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховуються з обліком готівки, виданих по незакритим платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям) наступного дня і передає в бухгалтерію як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) із прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.

На підприємствах за умови забезпечення належного збереження касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних коштів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздруківку документів «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира», що за формою і змістом повинні відтворювати форму і зміст касової книги в паперовій формі [3].

Після роздруківки «Вкладного листа касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом із прибутковими і видатковими касовими документами в бухгалтерію під розпис у «Вкладному листі касової книги».

З метою забезпечення схоронності і зручності використання «Вкладний лист касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (чи в залежності від необхідності) «Вкладний лист касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, що скріплюється печаткою підприємства - юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях повинна передаватися для збереження протягом 36 місяців в архів підприємства - юридичної особи. Схему документообігу касових операцій наведено в додатку Б.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного чи бухгалтера уповноважена керівником особа [3].

Таким чином документообіг касових операцій це складний процес, який потребує точності і уважності.

грошовий нормативний облік каса

2.2 Синтетичний облік операцій з готівковими коштами

Для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у національній та іноземній валютах у касі підприємства Інструкцією №291 передбачено синтетичний рахунок 30 «Каса», що має такі субрахунки:

- 301 «Каса в національній валюті»;

- 302 «Каса в іноземній валюті»

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти), до рахунка 30 «Каса» відкриваються додаткові субрахунки:

- 303 «Операційна каса в національній валюті»

- 304 «Операційна каса в іноземній валюті».

Надходження грошових коштів до каси підприємства відображається по дебету рахунка 30 «Каса». Видача готівки з каси підприємства відображається по кредиту рахунка 30 «Каса».

Готівкові грошові кошти в іноземній валюті на субрахунках 302 «Каса в іноземній валюті» та 304 «Операційна каса в іноземній валюті» обліковується одночасно у грошовій одиниці України - гривнях (у сумі, визначеній шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом НБУ на дату здійснення операції) та в тій іноземній валюті, в якій здійснюються розрахунки і платежі. Тому для обліку іноземної валюти за її видами на підприємствах, що здійснюють готівкові розрахунки в іноземній валюті, відкриваються субрахунки другого порядку в розрізі кожного виду валют. Наприклад:

- 3021 «Каса в доларах США»;

- 3022 «Каса в ЄВРО»;

- 3023 «Каса в російських рублях».

На рахунку 30 «Каса» у дебеті записують операції надходження грошей до каси, а у кредиті - їх вибуття. Сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі. За дебетом рахунок 30 «Каса» кореспондує з рахунками 31 «Рахунки в банках», - готівка отримана касиром з банку для різних виплат; 372 «Розрахунки з підзвітними особами», - готівка повернута підзвітними особами; 377 «Розрахунки з іншими дебіторами», - повернення коштів дебіторами; 70 «Доходи від реалізації», - готівка, що надійшла як виручка від реалізації та інші.

Рахунок 30 «Каса» можна класифікувати за такими ознаками:

1. Відносно балансу - балансовий

2. За ступенем деталізації інформації - синтетичний.

Має два субрахунки, кожен з яких поділяється на аналітичні рахунки, які визначаються кожним підприємством індивідуально.

3. Відносно інших рахунків-постійний(реальний)

4. За економічним змістом-рахунок оборотних активів

5. За призначенням і структурою-основний, грошовий.

Записи по кредиту рахунку 30 «Каса» здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків 66 «Розрахунки з оплати праці» - готівка виплачена як заробітна плата персоналу; 372 «Розрахунки з підзвітними особами» - видача готівки в підзвіт; 31 «Рахунки в банках» - здана готівка в банк або інкасаторам, яка зарахована на поточний рахунок протягом 24 годин; 91 «Загально виробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» - оплачені з каси різні витрати; 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» - видача готівки різним дебіторам; 65 «Розрахунки за страхуванням» - розрахунки з органами соціального страхування та інші операції [11].

При обліку грошових коштів по дебету записують всі надходження у кореспонденції з іншими рахунками, що вказують на їх походження, по кредиту - всі витрачання у кореспонденції з іншими рахунками, кожен з яких вказує на мету, з якою ці перерахування або виплати здійснено. Типові операції по рахунку 30 «Каса» наведено в табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Типові операції по рахунку 30 «Каса»

Дебет	Кредит
Рахунок	Зміст операції	Рахунок	Зміст операції
31 «Поточний рахунок»	Одержано з поточного рахунку (ПКО, чек, виписка з банку)	31 «Поточний рахунок»	Внесено на поточний рахунок (ВКО, об'явка на внесок готівкою)
372 «Розрахунки з підзвітними особами»	Здано в касу залишок невитраченого авансу (ПКО, авансовий звіт)	372 «Розрахунки з підзвітними особами»	Видано в підзвіт (ВКО, посвідчення про відрядження)
46 «Неоплачені капітали»	Внесено готівкою в рахунок внеску до статутного капіталу (ПКО)	66 «Розрахунки з оплати праці»	Видана заробітна плата (ВКО, платіжна відомість)
716 «Відшкодування раніше списаних активів»	Виявлені лишки коштів в касі (акт інвентаризації)	947 «Нестачі і витрати від псування цінностей»	Виявлена недостача коштів в касі (акт інвентаризації)

На суму зарахованих на поточний рахунок підприємства коштів дебетують рахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті» в кореспонденції з кредитом рахунків:

- 301 «Каса в національній валюті» (на суми, внесені готівкою із каси);

- 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» (на суми, одержані від вітчизняних покупців і замовників за реалізовану продукцію, роботи, послуги);

Перераховані (видані готівкою) грошові кошти з поточного рахунка підприємства відображаються по кредиту рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті» і дебету рахунків:

- 301 «Каса в національній валюті» (на суми, видані готівкою);

- 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (на суми, перераховані постачальникам в оплату вартості одержаних матеріальних цінностей, робіт, послуг);

- 601 «Короткострокові кредити банків у національній валюті» (на суми погашеної заборгованості банкам по одержаних кредитах) тощо.

Помилково зарахована на поточний рахунок підприємства сума відображається по дебету рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті» і кредиту рахунка 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Після одержання виписки банку з виправленим помилковим записом складається бухгалтерська проводка із зворотною кореспонденцією рахунків (дебет рахунка 685 і кредит рахунка 311). Так забезпечується ідентичність записів на поточному рахунку як в банку, так і на підприємстві.

Постановою Правління Національного банку України від 24.07.97 №248 передбачено, що валютні надходження на адресу резидента піддягають зарахуванню на розподільчий валютний рахунок. Банк зобов'язаний не пізніше наступного дня повідомити власника рахунка про надходження валюти на розподільчий рахунок і, якщо резидент протягом п'яти банківських днів не дасть йому доручення на перерахування валютних коштів з розподільчого рахунка) банк на 6-й банківський день самостійно перераховує ці кошти на валютний рахунок резидента.

Таблиця 2.2. Основні бухгалтерські проводки з обліку касових видатків

№ п/п	Зміст операції	Дебет	Кредит
1.	Отримано в банку і оприбутковано в касу готівку на виплату заробітної плати, допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендії	301	311,321
2.	Перераховано бюджету суми заборгованості по прибутковому податку	641	311,321
3.	Перераховано заборгованість Пенсійному фонду	651	311,321
4.	Погашено заборгованість перед постачальниками за метеріали	675	311,321
5.	Оплачено рахунки постачальників за комунальні послуги	675	311,321
6.	Внесено на рахунки депоновану заробітну плату	311,321	301

Кореспонденції рахунків щодо найпоширеніших господарських операцій з готівковими коштами показано в додатку А.

Таким чином синтетичні рахунки мають узагальнену інформацію про економічні ресурси, джерела їх утворення і про результати господарської діяльності по економічно однорідних групах тільки в грошовому виразі. За допомогою рахунків, на яких обліковується готівка, можна отримати корисну інформацію для прийняття рішень, оскільки дані рахунки відображають найважливіші фінансові аспекти будь-якого підприємства, тобто «потужність» механізму отримання грошових коштів та вміння керівництва розвивати і контролювати ефективність цього механізму.

2.3 Інвентаризація грошових коштів в касі

Інвентаризація це спосіб виявлення фактичної наявності і зрівняння його з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація є необхідним доповненням до документації господарських операцій.

Відповідно до п. 4 Положення №637 інвентаризація кас проводиться з метою контролю за збереженням готівкових грошових коштів за збереження готівкових коштів на підприємствах [1].

Згідно з п. 2 ст. 10 Закону про бух облік об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власником підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим відповідно до законодавства. Перелік таких обов'язкових підстав для проведення інвентаризації активів та зобов'язань підприємства, у тому числі готівкових коштів у касі, установлено п. 3 Інструкції №69.

Так, інвентаризація обов'язково проводиться, зокрема:

- при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;

- за рішенням судово-слідчих органів;

- у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

- перед складанням річної бухгалтерської звітності;

- при зміні матеріально відповідальної особи (на день приймання-передачі справ);

- при встановленні фактів розкрадань або зловживань (на день установлення таких фактів) тощо [9].

Для проведення інвентаризації каси на підприємстві призначається спеціальна інвентаризаційна комісія. Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

- своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про грошові кошти і документи, цінні папери та заборгованості в розрахунках;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку [1].

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентаризації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів - підлягає стягненню з касира. Акт інвентаризації грошових коштів у касі наведено нижче.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Перед початком інвентаризації комісії необхідно отримати від особи, відповідальної за збереження грошових коштів, останній касовий звіт, в якому визначено залишок грошових коштів на день інвентаризації. До звіту має бути додано всі прибуткові та видаткові касові документи. Касир має додати розписку про те, що всі документи здано до бухгалтерії, усі грошові кошти, котрі надійшли, повністю оприбутковано, а ті, які вибули, - списано за видатками.

Інвентаризація каси проводиться в такій послідовності:

- підраховується фактична наявність у касі готівкових грошових коштів, грошових документів, цінних паперів;

- перевіряється правильність оприбуткування та списання готівкових грошових коштів, а також оформлення грошових документів;

- оформлюється Акт про результати інвентаризації наявних коштів. Інвентаризаційна комісія визначає фактичну наявність грошових коштів та інших цінностей шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів, цінних паперів, чекових книжок та грошових документів, що знаходяться в касі підприємства. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою.

Основними документами, що підлягають вивченню при проведенні інвентаризації, є:

- касова книга (типова форма №КО-4);

- прибуткові касові ордери (типова форма №КО-1) та видаткові касові ордери (типова форма №КО-2);

- Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів;

- Реєстр депонованої заробітної плати;

- Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

У разі ведення касової книги в електронному вигляді слід звернути увагу на правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками грошових коштів і інших цінностей, що знаходяться у касі, з даними бухгалтерського обліку регулюються в наступному порядку:

- грошові кошти та інші цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходу підприємства з подальшим встановленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

- недостачі грошових коштів і інших цінностей, які виявлені при інвентаризації каси, стягуються з матеріально-відповідальних осіб, а за умов, коли винні не встановлені або у стягненні винних осіб відмовлено судом, зараховуються до витрат підприємства.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків, яка здійснюється за результатами проведення інвентаризації грошових коштів та інших цінностей, що знаходяться у касі підприємства, представлено у таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Кореспонденція бухгалтерських рахунків за результатами інвентаризації каси

№ п/п	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит
1.	Виявлено надлишки грошових коштів в результаті інвентаризації	30 «Каса»	719 «Інші доходи від операційної діяльності»
2.	Відображено суму нестачі грошових коштів у касі, яку не відшкодовує матеріально-відповідальна особа	947 «Нестачі і витрати від псування цінностей»	30 «Каса»
3.	Відображено суму, яка підлягає відшкодуванню винною особою	375 «Розрахунки за відшкодуванням заданих збитків»	30 «Каса»
4.	Внесено до каси суму недостачі грошових коштів матеріально-відповідальною особою	30 «Каса»	375 «Розрахунки за відшкодуванням заданих збитків»

Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, фінансові органи та установи банків.

У випадку відсутності касира по поважних причинах (хворобі), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії. У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках.

Таким чином значення інвентаризації полягає в тому, що вона забезпечує достовірність облікових даних; дає можливість перевірити роботу матеріально відповідальних осіб; у ході інвентаризації перевіряються умови збереження, санітарні норми, правила; є засобом контролю за раціональним використанням грошових коштів; інвентаризація розрахунків з дебіторами сприяє зміцненню фінансового стану підприємства.

3. Удосконалення обліку грошових коштів

Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємствам надано право самостійно визначати облікову політику з урахуванням вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку.

Великий обсяг економічної інформації, який постійно збільшується, потребує подальшого вдосконалення облікової і контрольно-аналітичної роботи. В умовах ручної обробки знижується якість інформації, продовжуються строки її опрацювання, а зростання затрат праці призводять до різкого збільшення управлінського персоналу.

На сучасному етапі удосконаленню обліку і поліпшенню якості економічної інформації сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування виробництва.

Основна тенденція сьогодні - це раціональне застосування персональних ЕОМ для автоматизації бухгалтерського обліку. Розробкою і створенням систем автоматизації бухгалтерського обліку на основі ПЕОМ займається велика кількість спеціалізованих фірм.

Аналіз програмних засобів, що використовуються, дозволяє класифікувати їх за основними функціями:

- програми, що реалізують функції фінансового (синтетичного) обліку і формування фінансової звітності;

- програми, що реалізують функції фінансового і управлінського обліку для малих підприємств;

- програми, що реалізують функції окремих розділів обліку і переважно облік основних засобів, облік матеріальних цінностей, облік розрахунків по оплаті праці і інші для великих і середніх підприємств.

Бухгалтерські програми побудовано за типовою схемою: організовується один або декілька журналів господарських операцій, в які заносяться дані первинного обліку. На підставі накопиченої інформації комп'ютер в автоматизованому режимі формує всі необхідні звіти.

На ведення журналу господарських операцій витрачається значна частина робочого часу. Тому якість бухгалтерської програми суттєвим чином залежить від таких чинників, як зручність і швидкість введення інформації в комп'ютер і можливість маніпуляції раніше введеною інформацією.

Основу машино-орієнтованих форм бухгалтерського обліку складає інформація первинних документів. Подвійний запис, що є основним способом відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, зберігається і в умовах обробки бухгалтерської інформації за допомогою ПЕОМ.

Машинні носії інформації сприяють автоматизації процесів її обробки, суміщенню синтетичного і аналітичного обліку, накопиченню інформації, необхідної для розробки показників місячної, квартальної і річної звітності підприємств.

При машинних формах обліку технологічний процес обробки даних в бухгалтерії зводиться до кодування документів і зв'язаними з цим логічними діями, а всі інші дії виконує комп'ютер.

Весь процес обробки облікової інформації можна умовно розділити на шість етапів:

- створення і ведення робочого класифікатора;

- підготовка вхідної інформації на первинних документах;

- первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації

- створення і введення нормативно-довідкової оперативної інформації;

- отримання вихідної інформації (машинограм);

- використання машинограм при складанні бухгалтерського балансу, звітності, аналізу і контролю господарської діяльності підприємства.

На першому етапі обробки облікової інформації необхідно розробити номенклатуру, яка підлягає кодуванню і вибрати систему кодування.

Коди - це сукупність умовно позначених всіх елементів систематизованої облікової інформації. Вони повинні бути єдиними для усіх структурних підрозділів і мати мінімальну кількість цифрових знаків. В розвиток коду застосовуються шифри, які визначають собою конкретний елемент облікової номенклатури.

Систему кодів і шифрів до впровадження машинної обробки інформації розробляє програміст спільно з фахівцями і працівниками бухгалтерії господарства.

Важливим етапом облікового процесу є документальне оформлення господарських операцій у момент їх здійснення. Працівники бухгалтерії перевіряють і до оформлюють первинні документи. При цьому звертається увага не тільки на юридичну сторону оформлення, але і на правильність використання запасів і наявність у документах усіх необхідних реквізитів. Відповідальним моментом облікового процесу є шифрування даних в документах. Тому її слід доручати кваліфікованим працівникам бухгалтерії.

Кодування первинних господарських операцій на першому її етапі передбачає встановлення кореспондуючих синтетичних рахунків.

Кодування господарських операцій полягає в проставленні відповідних кодів на усіх ступенях аналітичного обліку як по кредитовому, так і по дебетовому синтетичному рахунку.

Відповідно до порядку кодування рахунків один із двох взаємопов'язаних кореспондуючих рахунків умовно називається основним, другий - кореспондуючим. Кожний із двох кореспондуючих рахунків є одночасно і основним, тобто показує динаміку окремого об'єкта обліку, і кореспондуючим, тобто показує напрям руху засобів (кредитовий оборот) або джерело цього руху (дебетовий оборот).

При автоматизованій обробці облікової інформації слід використовувати документи затвердженої форми, на кожному з яких виділені зони кодування.

На підприємствах за умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечити візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та звіт касира, які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, відповідно до типової форми №КО-4.

Сторінки касової книги нумерують автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування вкладного аркуша касової книги в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цій місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування вкладного аркуша касової книги і звіту касира касир зобов'язаний підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у вкладному аркуші касової книги.

Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) вкладні аркуші касової книги формуються у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість запасів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприємства - юридичної особи.

Технологічний процес обробки облікової інформації в умовах АРМ складається з двох частин. Перша частина включає пакет прикладних програм з обліку праці та її оплати (ППП АРМ ОПЗП); друга - документи зведеного синтетичного і аналітичного обліку (ППП АРМ САО). Як результат використання цих пакетів програм розроблено інтегроване автоматизоване робоче місце бухгалтера (ІАРМ бухгалтера), яке автоматизує такі розділи бухгалтерського обліку: облік основних засобів; облік виробничих запасів; облік витрат на виробництво і вихід продукції; облік продукції сільськогосподарського виробництва; товарів і реалізації; облік коштів і розрахунків; облік фінансових результатів; облік капіталу і резервів; облік кредитів банку і фінансування; синтетичний облік; бухгалтерську звітність. Це дає змогу проводити роботу з автоматизації окремих розділів обліку. Вхідною інформацією для автоматизованої обробки є первинні документи, які повинні мати кількісно-вартісні показники або відповідні коефіцієнти.