Организация АРМ бухгалтера по заработной плате в КОГУП "Кировлес" (используется компьютерная бухгалтерская программа)

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГОУ ВПО Вятская государственная сельскохозяйственная академия

Экономический факультет

Кафедра ИТ и систем в экономике

Курсовая работа

Тема: «Организация АРМ бухгалтера по заработной плате в КОГУП «Кировлес» (используется компьютерная бухгалтерская программа)»

Выполнила:

Группа: ЭБ-422

Ф.И.О.: Ельдецова Н.В.

Проверила: Козлова Л.А.

Киров 2010

Оглавление

Введение

1. Анализ бухгалтерской информационной системы (БИС) в КОГУП «Кировлес»

1.1 Общая характеристика возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы

1.2 Характеристика и технология ведения справочников условно-постоянной информации по участку учета заработной платы

1.3 Организация первичного учета

1.4 Организация синтетического и аналитического учета

2. Аудит БУИС по данному участку учета

3. Экономическая эффективность автоматизации учета

Заключение

Библиографический список

заработная плата учет бухгалтерская программа

Введение

Автоматизация учета заработной платы является одним из важнейших аспектов автоматизации бухгалтерского учета. Цель данной курсовой работы звучит как «Организация АРМ бухгалтера по заработной плате». В рамках данной цели выполняется следующий ряд задач:

1. Раскрыть общую характеристику возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы.

2. Охарактеризовать технологию ведения справочников условно-постоянной информации по участку учета заработной платы.

3. Описать организацию первичного учета.

4. Описать синтетический и аналитический учет

5. Найти пути совершенствования организации автоматизированного бухгалтерского учета

6. Рассчитать экономическую эффективность автоматизации учета

Объектом исследования данной курсовой работы является КОГУП «Кировлес», периодом исследования для экономической характеристики предприятия является 2008-2010 гг., а для характеристики состояния автоматизированного учета на участке по оплате труда февраль 2010 года.

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания АРМ бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

В настоящее время используются, как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С.

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

Коды;

Отчетные разработки, получаемые автоматически;

Программы работ вычислительной техники;

Технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программа регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

В данной курсовой работе мы рассмотрим автоматизацию учета заработной платы в КОГУП «Кировлес» с помощью индивидуально разработанного комплекса 1С по автоматизации учета заработанной платы.

1. Анализ бухгалтерской информационной системы (БИС) на КОГУП «Кировлес»

1.1 Общая характеристика возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы

Объектом исследования данной курсовой работы является Слободской лесхоз-филиал КОГУП «Кировлес». За период с 2008 по 2010 год выручка от продажи продукции выросла с 33227 тыс. руб. до 41600 тыс. руб., также себестоимость выросла с 27881 тыс. руб. до 39509 тыс. руб., таким образом, видно, что рост себестоимости более значителен, нежели рост выручки от продаж. Чистая прибыль от продаж увеличилась на 4%. За 3 года уменьшилось количество работников в КОГУП «Кировлес» на 10 человек.

КОГУП «Кировлес»действует на основании устава.

КОГУП «Кировлес»занимается следующими видами деятельности:

· ведение лесного хозяйства

· Лесоводство

· Лесозаготовка и лесопиление (пиловочник хвойных пород, балансы, фанкряж, дрова)

· Рациональное использование, охрана, защита лесного фонда

· воспроизводство лесов

В ходе осуществления производственной деятельности предприятия регистрация хозяйственных операций производится бухгалтерской службой КОГУП Кировлес Слободского филиала, численность которой составляет 4 чел.

В КОГУП Кировлес сложилась линейная структура бухгалтерии: все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Организационная структура бухгалтерии представлена на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Организационная структура бухгалтерской службы предприятия

Должностные обязанности распределены следующим образом:

- главный бухгалтер - отвечает за формирование учетной политики организации, ведет учет по налогам, занимается составлением бухгалтерской отчетности;

- заместитель главного бухгалтера отвечает за правильность расчетов с организациями, подотчетными лицами, в том числе расчетов по оплате труда; осуществляет учет и ведение кадрового производства и одновременно учет по основным средствам.

- бухгалтер материального стола - осуществляет учет и ведение первичных документов по оказанным услугам;

- бухгалтер-кассир ведет учет операций по наличным и безналичным расчетам, принимает и сдает выручку предприятия, выдает деньги подотчетным лицам.

У каждого бухгалтера стоит компьютер с установленной программой 1С: Бухгалтерия 7.7, то есть в бухгалтерии 4 компьютера, они соединены в локальную сеть, главный компьютер - это компьютер главного бухгалтера. Доступ ко всем компьютерам имеют все бухгалтера, пароли на компьютеры не устанавливаются. На каждом компьютере установлена справочно-правовая система «КонсультантПлюс», которая еженедельно обновляется. Каждый бухгалтер имеет доступ ко всем изменениям законодательства.

Бухгалтерский учет на КОГУП «Кировлес» автоматизирован не польностью, наряду с бухгалтерской программой ведется ручной учет некоторых хозяйственных операций.

на КОГУП «Кировлес» используется компьютерная бухгалтерская программа 1С: Бухгалтерия 7.7 в редакции 4.5. Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» предназначена для ведения на малых предприятиях. Эта программа позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка - Главная книга - Баланс», а также обеспечивает оформление таких документов, как платежное поручение, реестр чеков, доверенности, счета и т.д.

Эта программа имеет много достоинств, поэтому и пользуется спросом у предприятий. Она ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему), при этом, значительно упрощая её, и рассчитана на пользователя-непрофессионала. Меню программы составлено в удобной форме.

С:Бухгалтерия 7.7" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

В комплект поставки входит конфигурация, предназначенная для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация "Для бюджетных организаций". "1С:Бухгалтерия 7.7" может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями.

Автоматизация бухгалтерского учета

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

· операции по банку и кассе;

· основные средства и нематериальные активы;

· материалы и МБП;

· товары и услуги, выполнение работ;

· учет производства продукции;

· учет валютных операций;

· взаиморасчеты с организациями;

· расчеты с подотчетными лицами;

· расчеты по зарплате;

· расчеты с бюджетом;

· другие разделы учета.

· Гибкие возможности учета

· использование нескольких планов счетов одновременно;

· многоуровневые планы счетов;

· многомерный аналитический учет;

· многоуровневый аналитический учет;

· количественный учет;

· многовалютный учет по неограниченному числу валют;

· ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

· ведение консолидированного учета;

· учет импортных товаров разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Ввод, хранение и печать любых первичных документов

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

· платежные поручения;

· счета на оплату и счета-фактуры;

· приходные и расходные кассовые ордера;

· акты, накладные, требования, доверенности;

· другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Разнообразные отчеты

1С: Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Отчеты по синтетическому учету:

· оборотно-сальдовая ведомость;

· шахматная ведомость;

· главная книга;

· журнал-ордер и ведомость по счету;

· анализ счета - за период и по датам;

· карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

· оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

· журнал-ордер в разрезе объектов аналитики;

· анализ счета в разрезе объектов аналитики;

· отчет "Диаграмма" позволяет представить бухгалтерскую информацию в графическом виде.

Отчеты по разделам учета:

· анализ объекта аналитики по счетам;

· карточка операций по объекту аналитики;

· кассовая книга;

· книги продаж и покупок;

· отчеты по ОС и НМА;

· отчеты по заработной плате и т.д.

Формирование регламентированной отчетности

· ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды;

· в "Ручном" режиме заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

· в Автоматическом режиме программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;

· перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить отчетность;

· режим расшифровки позволяет получить "обоснование" заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

· формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой "1С" и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

При использовании данной программы численность бухгалтерии может достигать от 3-5 человек. Предпочтение создается интегрированным бухгалтерским системам.

Работа программы заключается в объединении сводных проводок синтетических счетов отдельных участков бухгалтерского учета в единой книге учета хозяйственных операций, на основе которых автоматически формируется баланс и бухгалтерская отчетность.

С этой целью после окончания расчетов по отдельным участкам учета составляются проводки по синтетическим счетам, которые сначала заносятся в локальную книгу учета операций, а затем в сводную. Имеется возможность корректировать план счетов, типовые проводки, различные справочники, заложенные в программу.

В данной курсовой работе мы полностью рассмотрим автоматизированный учет на участке по учету труда и заработной платы. Для этого в рамках 1С: Бухгалтерия установлена платформа «1С: Зарплата. Кадры».

«1С: Зарплата. Кадры» позволяет сформировать различные отчеты и документы. На базе этой платформы в КОГУП «Кировлес» производится расчет заработной платы. Так на предприятии представлена как повременная, так и сдельная система оплаты труда. В рамках данной платформы ведется учет отработанного времени путем занесения отработанных дней в нужный документ.

Кроме того «1С «Зарплата. Кадры» предусматривает учет северных и районных особенностей, так в КОГУП «Кировлес» дополнительно к заработной плате начисляется северный коэффициент в размере 15% от начисленной заработной платы.

Каждое предприятие не может обойтись без кадрового состава, так на данном предприятии ведется кадровый учет и штатное расписание. Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Нельзя не отметить, что в КОГУП этот участок учета автоматизирован, так как штат на предприятии достаточно большой - в 2009 году он составил 81 человек.

Для защиты информационной базы от несанкционированного доступа в программе 1С: Бухгалтерия предусмотрена процедура администрирования, так каждому работнику бухгалтерии определены свои права в пользовании программой, и за рамки этих прав никто зайти не может. Демонстрационная конфигурация программы предполагает 6 типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, расчетчик, кадровик и менеджер. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой (т.е. данными программы), состав доступных данных и права на редактирование и просмотр существующих и ввод новых данных. Так, например, расчетчик не имеет возможности делать проводки по кассе, а главный бухгалтер имеет доступ ко всем данным информационной базы.

Под интерфейсом будем подразумевать состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю.

Также этой программой предусмотрена специфика учета в бюджетных организациях, специфический план счетов и многие другие особенности.

Также специфической особенностью этой программы является то, что в ней предусмотрены основные функциональные возможности конфигурации по расчету денежного довольствия и кадровому учету военнослужащих, а также настройка конфигурации для расчета денежного довольствия.

В рамках данной программы автоматически начисляются налог на доходы физических лиц, при условии, что в справочниках содержится информация о существующих налоговых вычетах.

Наконец, программой предусмотрена процедура составления отчетности в конце месяца.

1.2 Характеристика и технология ведения справочников условно-постоянной информации по участку учета заработной платы

Справочники хранят информацию об однородных объектах, используемых в программе «1С: Бухгалтерия». Чаще всего объектами справочников являются аналитические счета, варианты заполнения какого-либо реквизита документ и т.п. Например, сотрудники, материалы, ставки НДС и др.

Справочники открываются с помощью пункта меню Справочники. Полный список справочников можно открыть, используя Операции > Справочники.

Справочник представляет собой список древовидной структуры.

В справочнике могут быть объекты и группы ( текущая группа).

У каждого объекта справочника имеется свой уникальный код, наименование и другие необходимые показатели.

Для каждого справочника открывается отдельное окно. В левой части окна выводится дерево групп, в правой - перечень объектов текущей группы.

Справочники бывают основные и подчиненные. Подчиненные справочники содержат объекты, принадлежащие основному справочнику. Например, для справочника контрагентов (организаций) подчиненным справочником является справочник Расчетные счета, Договоры.

Некоторые реквизиты справочников являются периодическими, то есть их значения меняются с течением времени, например, оклад, цена, норма амортизации и т.п. Периодические реквизиты позволяют выполнять перерасчет сумм и документов, относящихся к прошлым периодам.

При заполнении справочника значения периодических реквизитов сохраняются с указанием даты, с которой эти значения начинают действовать. В качестве даты используется рабочая дата. Она устанавливается: Сервис > Параметры > Общие > Рабочая дата > Ок. Рабочую дату настоятельно рекомендуется установить до заполнения справочника.

Справочники можно заполнять как до начала ведения учета, так и в процессе. Содержимое некоторых справочников лучше продумать и внести заранее, чтобы впоследствии вести учет наиболее систематизированно, например, статьи затрат. В процессе настройки программы сначала заполняют наиболее простые справочники: единицы измерений, статьи затрат, подразделения, ставки налогов и др., так как на эти справочники будут ссылаться более сложные справочники. Например, при вводе материалов единицы измерений выбираются из справочника единиц измерений, поэтому будет удобнее, если последний справочник будет заполнен раньше, чем справочник материалов.

В программе «1С: Предприятие» справочники служат для: хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, формирования списков возможных значений субконто, (то есть для организации аналитического учета). Термин «субконто» введен для обозначения набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного тина, которые используются для ведения аналитического учета.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Например, если в счете требуется вводить наименование организации-клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями (продавцами). Если это не запрещено в конкретной конфигурации (для конкретного пользователя), справочник может редактироваться в процессе работы - могут вводиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: режим «просмотра и редактирования» и режим «выбора элемента справочника».

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы: нажатием кнопки панели инструментов, нажатием кнопки другой формы, какими-либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника нажатием кнопки или клавиши F4. В конфигурации могут быть определены различные формы для выбора элементов справочника.

Вызов справочника осуществляется различными способами в зависимости от конфигурации задачи. Самый простой вариант вызова через системное меню: Операции - Справочник. Программа выдаст список справочников, существующих в данной конфигурации. Далее выбирается необходимый справочник и нажимается кнопка «ОК».

Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации задачи. Однако существует несколько общих элементов, которые имеет каждая форма справочника: заголовок окна справочника; табличное поле справочника - список элементов справочника в форме таблицы.

В заголовке окна справочника выдается название справочника. Название справочника задается в процессе настройки конфигурации задачи и может быть изменено только в сеансе конфигурирования задачи. Табличное поле справочника содержит колонки. Их состав и структура определяется конкретной конфигурацией. Минимальное количество колонок - две: код и наименование элемента справочника. Если справочник содержит много элементов (строк) и имеет много колонок, то в таблице справочника выводится только определенная его часть, а внизу и справа появляются линейки прокрутки.

Справочник имеет панель элементов, необходимую для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы со справочником. Если при настройке параметров интерфейса не задано иное, то обычно панель инструментов располагается в верхней части окна справочника под строкой заголовка окна. При работе со справочником используется «активная ячейка». Такая ячейка в таблице справочника всегда выделена инверсным цветом. Иногда она называется «текущей» ячейкой.

Строки в справочнике могут быть двух типов: элементы справочника и наименования групп справочника.

Для справочника, у которого установлена иерархия элементов, каждый элемент может представлять собой группу. Кроме того, как элементы, так и группы могут быть помечены к удалению, что отражается «зачеркнутыми» значками в крайней левой колонке справочника.

Для просмотра информации в группах/элементах используется двойной щелчок мыши по группе / элементу.

Для просмотра подчиненного справочника используется кнопка «Перейти», расположенная на панели инструментов справочника.

Когда окно справочника открывается для просмотра или выбора из него нужного элемента, строки в справочнике могут быть упорядочены: по коду, по наименованию элементов, по произвольному реквизиту, если это обусловлено конфигурацией системы.

Порядок сортировки можно задать с помощью кнопки «Действия», и выбора из раскрывающегося списка действий пункта «Сортировка».

Ввод в справочник нового элемента осуществляется с помощью клавиши INS. или с помощью меню «Действия». После того, как откроется форма ввода нового элемента справочника, необходимо заполнить все графы и сохранить их, нажав на кнопку «ОК». Заполнение каждой колонки завершается нажатием клавиши Enter.

Редактирование данных справочника осуществляется с помощью клавиши F2 или команды «Действия - Изменить». Для редактирования необходимо установить курсор на тот элемент, который подлежит изменению!

Для удаления данных в системе «1С: Предприятие» существует два режима: непосредственное удаление и пометка на удаление данных.

Для пометки на удаление или удаления элемента справочника необходимо поместить курсор на строку с удаляемым элементом и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Del, нажать мышью кнопку на панели инструментов окна справочника, выбрать пункт «Удалить» («Пометить на удаление») в меню «Действия», расположенного на панели справочника. Программа выдаст запрос об удалении или пометке на удаление. После ответа «Да» на запрос об удалении или пометке на удаление элемент справочника будет удален (помечен на удаление).

Если элемент помечается на удаление, это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы. Для удаления объектов, помеченных на удаление, необходимо в главном меню выбрать пункт «Операции - Удаление помеченных объектов».

В справочники существуют и предопределенные элементы. Они вводятся в режиме Конфигуратор и не подлежат удалению в обычном режиме, их можно только редактировать.

При работе с многоуровневыми справочниками может возникать необходимость реорганизации элементов справочника, то есть переноса существующих элементов из одной группы в другую группу справочника. Подобная операция доступна в меню только в том случае, если в окне для просмотра справочника, помимо таблицы, существует дерево групп.

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника последовательно выполните следующие действия: в таблице справочника установите курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другое место справочника; нажмите клавиши Ctrl+F5 или выберите пункт «Переместить в группу» в меню «Действия»; в дереве групп выберите наименование той группы, куда пред­полагается перенести выбранный элемент.

Если в конфигурации задана поддержка уникальности кодов элементов справочника, то необходимым условием переноса будет несовпадение кода переносимого элемента с кодами элементов, уже существующих в группе. В случае совпадения кодов на экран будет выдано сообщение «Код не уникальный», при этом необходимо будет исправить код.

Если совпадения кодов не обнаружено, на экран будет выдан запрос о переносе, и после ответа «Да» будет произведен перенос элемента или группы в указанную группу.

Так на КОГУП «Кировлес» по участку заработная плата образованы следующие справочники условно-постоянной информации.

1. Вычеты по НДФЛ. В данном справочнике представлены вычеты в разрезе тип вычетов (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные), каждому вычету в программе присвоен свой код, также каждому вычету представлена соответствующая сумма вычета. Бухгалтеру при исчислении НДФЛ с заработной платы работников не нужно каждый раз искать информацию о наличии детей, их возрасте и т.д., а при наличии данного справочника эта информация уже зарегистрирована и при нажатии кнопки заполняется автоматически.

2. Должности организации - этот справочник систематизирует все должности работников КОГУП «Кировлес». Данный справочник имеет следующие реквизиты: код и название должности.

3. Доходы ЕСН - в данном справочнике определены доходы работников, с которых работодатель не платит страховые взносы. Освобождение от уплаты данного взноса может происходить не всецело, это зависит от того, в какой фонд уплачивается взнос.

4. Доходы НДФЛ. В данном справочнике представлена информация о типах доходов налогоплательщиков с присвоенным каждому доходу коду и ставкой налога, соответствующей определенному доходу. Этот справочник является постоянным. Нельзя не отметить наличие в данном справочнике кода дохода для отчетности. Этот код единый для применения во всех организациях.

5. Основания выслуги лет. Справочник является информационной базой для доначисления заработной платы по выслуге лет. В нем представлены названия профессиональной деятельности с присвоенным к нему кодом. Бухгалтер должен руководствоваться данным справочников при начислении заработной платы.

6. Основания исчисляемого трудового стажа. В этом справочнике представлены категории работников, которым раньше других исчисляется трудовой стаж, и раньше других им начисляется трудовая пенсия.

7. Основания увольнения из организации. Данный справочник можно назвать условно-постоянным, его формирует при создании конфигурации программы. В нем содержится информация об основания увольнения из организации, как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя.

8. В справочнике «Регламентированные отчеты» представлены типы основных отчетов, создаваемых управленческим персоналом для принятия управленческих решений. В КОГУП «Кировлес» на участке по учету заработной платы созданы следующие группы отчетов: отчеты по физ. лицам и отчеты в фонды. Отчеты по физическим лицам включают в себя: сведения о доходах физических лиц, индивидуальная карточка учета сумм страховых взносов. А отчеты по фондам: 4-ФСС, 4а-ФСС.

9.Сотрудники организации. В данном справочнике представлена информация о всех сотрудниках, принятых в организацию. Данные в этот справочник заносятся в момент принятия человека на работу в организацию. В справочнике можно просмотреть всю информацию о нужном работнике. Каждому работнику присвоен свой табельный номер, о каждом работнике можно узнать личные данные, данные о занятости (место работы сотрудника).

10. Списки работ, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Этот справочник представлен названием работ, профессий и должностей с присвоенным каждому кодом, Дающим право на льготное пенсионное обеспечение (досрочный выход на пенсию).

11. Способы отражения зарплаты в регламентированном учете представляет собой справочник, в котором отражаются сведения о том, на какой счет спишутся затраты на заработную плату. Данный справочник заполняется бухгалтером по заработной плате, и в соответствии с этим справочником заработная плата отражается в регламентированном бухгалтерском и налоговом учете.

12. Статьи движения денежных средств. Во многих первичных документах необходимо указать статью движения денежных средств, чтобы статьи движения денежных средств носили одноименный характер, создают данный справочник. При возникновении новой статьи движения денежных средств ее просто добавляют в справочник. При выплате заработной платы в расходном кассовом ордере КОГУП «Кировлес» указывается статься «Оплата труда», имеющий код 03.

13. Статьи затрат. При отнесении той или иной затраты на основное или вспомогательное производство указывается статья затрат. При начислении заработной платы указывается статья затрат «Оплата труда», имеющая код 04.

14. Справочник «Физические лица» содержит подробную информацию о работниках организации.

1.3 Организация первичного учета

Организацию первичного учета заработной платы можно разделить на несколько этапов.

На первом этапе в КОГУП «Кировлес» первичные документы составляются в электронном виде.

На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива -- справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

В третьем варианте организации автоматизированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а Всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной ин формации.

Учет заработной платы в КОГУП «Кировлес» строится на основе утвержденного положения по оплате труда, в котором подробно описан порядок начисления заработной платы, тарифные ставки. Весь первичный учет строится на основе данного положения.

Первичный учет включает в себя составление следующих первичных учетных документов.

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Составляется при приеме работника на работу. В 1С: Бухгалтерия 7.7 документ составляется по команде кадры - прием работника в организацию, в нем ставится текущее число. Данным документом можно принять неограниченное число людей, в табличной части указывается табельный номер работника, ФИО работника, дата приема, подразделение и должность. На КОГУП «Кировлес» такой документ составлен от 17.01.2011 на Ворожцова А.С., которого принимают на работу в Слободской мастерский участок по 2 разряду тарифной сетки (Приложение 1).

2. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнении) составляется в 1С: Бухгалтерия по команде кадры - увольнения из организации. Данный документ составляется в день увольнения работника, в нем можно отразить увольнение нескольких сотрудников, если они увольняются одним числом. Так от 4.10.2010 года в КОГУП «Кировлес» был составлен документ на увольнение Ситникова А.Л. из Пригородного подразделения, в документе отражается основание увольнения, в данном случае, по соглашению сторон (Приложение 2).

3. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку составляется при отправлении работника в командировку (приложение 3).

4. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Приложение 4) составляется при необходимости.

5. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Приложение 5).

6. Личная карточка работника - документ, который составляется на каждого работника, в нем отражается вся информация о работнике. Личная карточка работника - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).Личная карточка работника является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка работника заполняется на основании документов: приказов по личному составу; паспорта, трудовой книжки, военного билета, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством. Личная карточка работника оформляется на бланке унифицированной формы № Т-2. Личная карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.В режиме 1С: Бухгалтерия ее можно найти кадры - личная карточка. Выбрав нужного работника и нажав по кнопке сформировать, она сформируется автоматически. В приложении 6 представлена личная карточка на работника КОГУП «Кировлес» Меньшикова А.Н. В ней отражены личные сведения, сведения об образовании, сведения о дате приема на работу, профессия, стаж работы, состав семьи и другие.

7. Штатное расписание по форме N Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

При заполнении графы 2 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 4 "должностной оклад" указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации

В графах 5 - 7 "Надбавка" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В приложении представлена часть штатного расписания КОГУП «Кировлес» (Приложение 7).

Для учета количества отработанного времени в КОГУП «Кировлес» применяют первичную форму учетных документов табель учета рабочего времени, который заполняется в конце месяца путем ввода бухгалтером по заработной плате количества дней и часов отработанных каждым работником (Приложение 8).

В зависимости от отработанного работниками времени составляется автоматически в режиме 1С: Предприятие расчетная ведомость, в которой подробно расписаны все начисления, удержания по каждому работнику. По КОГУП «Кировлес» для наглядного примера взята расчетная ведомость по Мерзлякову В.В. (Приложение 9). Эта ведомость формируется автоматически при начислении заработной платы в конце месяца, путем применения стандартных кнопок заполнить и сформировать.

1.4 Организация синтетического и аналитического учета

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы по анализируемому участку учета составляются на машинных носителях информации. В этом случае исследуемая организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Регистром синтетического учета в программе 1С: Бухгалтерия является Обороты по счету 70 за 1 квартал 2010 года. В данном регистре можно проследить, какие проводки были сформированы за февраль 2010 года в корреспонденции с счетом 70 (Приложение 10). В регистрах синтетического учета прослеживаются лишь проводки, и нет детализации по субконто. Также типичным регистром синтетического учета является в режиме 1С: Предприятия журнал-ордер и ведомость по счету 70 (Приложение 11,12).

Аналитический учет

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Сама возможность ведения аналитического учета и количество возможных измерений (разрезов) аналитического учета по одному счету задается в процессе конфигурирования системы.

Субконто. Для обозначения объектов аналитического учета в 1С:Предприятии используется термин субконто.

Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета -- они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета но определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по-другому -- так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.

Виды субконто. На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник Основные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника. Например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».

Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 70 может быть определено ведение аналитического учета по одному виду субконто: «Сотрудники». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с материалами, хранящимися на складах, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по всем материалам и по всем складам.

С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.

В рамках КОГУП «Кировлес» регистром аналитического учета является оборотно-сальдовая ведомость, в ней показано начисление заработной платы в разрезе работников организации.

Начислив заработную плату документом «Начисление заработной платы», бухгалтер по заработной плате в КОГУП «Кировлес» определяет заработную плату к выплате с учетом всех удержаний, а затем отражает заработную плату в регламентированном учете, в том же документе можно просмотреть автоматически сформированные проводки, проверить их правильность.

2. Аудит БУИС по данному участку учета

Важной задачей при исследовании автоматизации учета на предприятии является проведение аудита ИС. Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Аудит ИС направлен не столько на проверку достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия учетных процедур, сколько на предотвращение негативных явлений в деятельности информационной системы, анализ и прогнозирование её состояния, управления рисками в ИС.

В цели аудита информационной системы входит:

· Оценка рисков в ИС

· Содействие предотвращению и смягчению последствий сбоев в ИС

· Контроль за деятельностью ИС

· Правильная организация управления ИС

Ввиду важности этого вопроса необходимо провести аудит ИС в КОГУП «Кировлес», а именно, выявить нарушения в деятельности ИС, оценить риски, связанные с этими нарушениями, и предложить способы управления существующими рисками.

Аудит следует начать с функционального аспекта бухгалтерской системы. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). Чтобы следить за всем этим на предприятии должен работать аудитор, который бы регулярно проверял БУИС. В КОГУП «Кировлес» это не организовано.

При работе компьютеров на предприятии редко, но бывают остановки и сбои в функционировании программы. Эту проблему решается либо вызовом представителя компании-разработчика программы на предприятие, либо самостоятельной доставкой компьютера в данную компанию для исправления неполадок. Обычно при этом работа на компьютерах приостанавливается на 1-2 дня. Что является большим недостатком.

На предприятии используется лицензионна версия программы «1С: зарплата. Кадры». Она регулярно обновляется.

Для сохранности данных учета необходимо делать резервные копии данных. Благодаря этому в случае сбоев в работе программного и технического обеспечения вся важная информация сохранится. В КОГУП «Кировлес» такая практика применяется только по участку «зарплата».

Как на компьютерах, так и в программе, не установлены пароли, что делает доступным рабочее место для любого сотрудника организации. Отсюда возникает риск несанкционированного доступа к данным.

На всех 4 компьютерах установлена антивирусная программа. Но антивирусные базы обновляются довольно редко, что подвергает компьютер риску заражения вирусами и может привести к нарушениям в работе, утере данных.

На основе проведенного анализа бухгалтерской информационной системы КОГУП «Кировлес» были выявлены недостатки в организации информационной системы и предложены рекомендации по их устранению. Результаты представлены в Таблице 1.

Таблица 1 - Отчет по результатам аудита БУИС в КОГУП «Кировлес»

Выявленные нарушения	Риски	Рекомендации по устранению нарушений
Неэффективное обслуживание пользователей БУИС, большие затраты времени на устранение неполадок в работе.	Повышение рисков сбоев в работе с программой, снижение оперативности при работе с бухгалтерской программой.	Необходимо включить в штат организации программиста.
Отсутствие аудита БУИС	Полное отсутствие либо неадекватность контроля за деятельностью БУИС.	Назначить аудитора по проверке БУИС
Редко обновляются антивирусные программы	Слабая защита рабочего места от вирусов.	Регулярно обновлять антивирусные базы.
В бухгалтерии не применяется резервное копирование данных по всем автоматизированным участкам учета кроме зарплаты.	При сбоях в работе ТО и ПО возможна безвозвратная потеря информации.	Ввести практику резервного копирования. Назначить ответственных за это лиц.
Отсутствие паролей к компьютеру, свободный доступ ко всем данным.	Риск несанкционированного пользования информацией.	Ограничить доступ сотрудников к данным, установить пароли на всех компьютерах.

3. Экономическая эффективность автоматизации учета

Организации, использующие "1С:Бухгалтерию 7.7" для ведения учета, стоят перед выбором: переходить на "1С:Бухгалтерию 8.0" или продолжать вести учет в предыдущей версии программы.

С 1999 г. "1С:Бухгалтерия 7.7" обеспечивает решение основных задач по ведению бухгалтерского и налогового учета предприятия. Обновления программы отражают все существенные изменения законодательства. Однако многим пользователям "1С:Бухгалтерии 7.7" уже не хватает заложенных в программу функциональности и сервиса. И это неудивительно -- время не стоит на месте.

"1С:Бухгалтерия 8.0" создана на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8.0". Благодаря своей гибкости и новому функционалу она позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет без изменения и доработки типовой конфигурации. Пользователь может самостоятельно настраивать документы, справочники, стандартные и регламентированные отчеты с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и индивидуальных предпочтений.

Все больше пользователей, оценив преимущества "1С:Бухгалтерии 8.0" по сравнению с "1С:Бухгалтерией 7.7", принимают решение перейти на новую версию программы. В основных методических решениях и технологии работы сохранена преемственность с "1С:Бухгалтерией 7.7", поэтому они могут достаточно легко перейти и освоить новые возможности "1С:Бухгалтерии 8.0". Фирма "1С" выпустила книгу "Руководство по переходу с 1С:Бухгалтерии 7.7 на 1С:Бухгалтерию 8.0", которая поможет пользователям самостоятельно перенести данные и настроить "1С:Бухгалтерию 8.0" для начала ведения учета.

Рассчитаем экономическую эффективность от внедрения 1С: Бухгалтерия 8.0.

При определении экономической эффективности от внедрения экономических компьютерных программ следует рассчитать и проанализировать следующие показатели:

1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления (КЗа).

2 этап. Текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией задач управления (За).

3 этап. Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы Здо авт.

4 этап. Годовую экономию, связанную с использованием ПК и пользовательских программ (Эг). Срок окупаемости общих капитальных затрат(Ток).

1 этап

Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления (КЗа), рассчитываются по формуле:

КЗа=Цпо +Ктех +Крм +Кпр+Кн =

32000+18910+32330+19600+19000+4000=125840 руб. (1)