Особливості технологій документування інформації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

Гребенкіна Дмитра Анатолійовича

Зміст

Вступ

Розділ 1. Історія документування інформації

1.1 Основні етапи документування інформації у різні часи

1.2 Новітній етап документування інформації

Розділ 2. Поняття та структура технологій. Документування інформації. Еволюція розвитку основних процесів документування

2.1 Поняття технології документування інформації

2.2 Структура технологій документування інформації

Розділ 3. Етапи розвитку технологій документування інформації

Висновок

Література

ВСТУП

Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування. [30; 184].

У зв'язку з комп'ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. [28; 18].

Люди завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, для того щоб передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов'язаний із прогресом людства. Від наскальних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу. Спочатку люди пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше масове розмноження документів почали здійснювати в друкарнях. Однак окремі документи ще довго виготовляли рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з'явилися електричні друкарські машини, набагато зручніші та швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. Розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 р. Створено перший комп'ютер - ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. У світі налічувалося близько 30 000 комп'ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і „міні-комп'ютери” розміром як побутовий холодильник. Програми в них вводили за допомогою перфокарток. [29; 76].

Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов'язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення до нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам'ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп'ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому. [32; 197].

Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування персональних комп'ютерів у сфері управлінської діяльності - це створення документів, тобто фіксація інформації.

Коли документ надсилають адресатові комп'ютерними мережами, персональний комп'ютер стає засобом комунікації (для передавання документів у середині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань - другий напрям використання комп'ютера.

Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати та проконтролювати хід їх виконання. Розв'язання цих завдань за допомогою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання персональних комп'ютерів.

І, нарешті, четвертий напрям - це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики - все це досягається завдяки створенню електронного архіву. [7; 135].

Організація управління за наших часів неможлива без застосування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери. Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.[7; 133].

Метою даної роботи є огляд та аналіз літератури, присвяченої питанню технологій документування інформації.

Завдання можна розділити на кілька пунктів:

розкрити поняття технологій документування інформації,

проаналізувати етапи розвитку технологій документування інформації,

визначити види та проблеми використання технологій документування інформації.

Об'єктом дослідження є документування інформації.

Предмет роботи - особливості технологій документування інформації.

Новизна роботи полягає в тому, що вона є спробою комплексного дослідження розвитку технологій документування інформації.

У цей час комп'ютер використовується у всіх сферах діяльності людини. У зв'язку із цим дуже актуальним є огляд основних видів сучасних ЕОМ та розвитку технологій документування інформації, що й обумовило мій вибір теми роботи.

РОЗДІЛ 1. Історія документування інформації

1.1 Основні етапи документування інформації у різні часи

Питання необхідності вивчення технологій документування інформації стоїть давно. Безліч вчених працювали над цим.

Діденко А.Н. у праці „Сучасне діловодство” розглядає поняття документованої інформації - інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.

Поява інформатики на „горизонті” сучасної науки виявилася несподіваною в різних аспектах і для багатьох дослідників. Багато хто поспішає додати їй риси загальності, визначити відношення її до кібернетики, підкреслити природу її „безпаперовості” та ін. В той же час курс сучасних лекцій по інформатиці вже декілька років є нормативними у ряді вузів і на його основі розроблені інші прикладні курси лекцій. В найближчі роки розробка сучасної інформатики повинна стати і стане центральною науковою тематикою багатьох інститутів теоретичного і прикладного напрямів. Становлення як фундаментальної науки в даний час цілком закономірно, але, на жаль, відбувається з великим спізненням. Багато фахівців і вчених, що стояли біля витоків побудови методології створення АІС на базі ЕОМ, не розглянули вчасно майбутню основу сучасної автоматизації. Вони вважали, що бази даних (БД) і системи управління ними (СУБД) „покриють” всі прикладні проблеми створення АІС і стануть універсальним інструментарієм реалізації інформаційних процесів, візьмуть на свої „плечі” сучасну інформатизацію у всіх наочних областях на багато десятиріч.

Автоматизація як наукова проблема і її „матеріалізація” в науково-технічній революції можуть бути охарактеризовані трьома видами автоматизації: технологічних процесів, процесів управління, проектування і наукових досліджень.

На третьому етапі почалася автоматизація творчих процесів в достатньо широкому значенні, що зажадало цілком по-новому ставити і вирішувати задачі побудови обчислювальних і інформаційних систем. [7; 134]

С.В. Назаров розглянув структуру технологій документування інформації:

Сучасна технологія документування інформації, основана на комп'ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп'ютерах;

система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;

система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності. [18; 207]

Кудряєв В.А. у підручнику „Организация работы с документами” вважає, що інформаційна технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам'яті людини.

Наступний етап - виникнення писемності (5 - 6 тисячоліть до н.е.), що дав людству колективну (суспільну) пам'ять. Поява писемності дозволила реалізувати повний набір процесів циркуляції та переробки інформації: її збір, передачу, переробку, зберігання та доведення. Ці можливості відкрила фіксація інформації на матеріальних носіях.

Новим етапом стало створення у X - IX ст. до н.е. фінікійського алфавіту. Революційний по суті та багато етапний за часом перехід до алфавітних систем закінчується у VIII ст. до н. е. створенням на основі фінікійського письма грецького алфавіту - основи всіх західних письмових систем. Зручність цієї інформаційної символіки сприяла розповсюдженню писемності у давньогрецькому світі. Удосконаленню алфавітної писемності послугувало введення у II - I ст. до н.е. в Олександрії початку пунктуації. Розвиток письмової символіки закінчується в Європі в XV ст. створенням пунктуації сучасного вигляду. Удосконаленню мови сприяла поява давньогрецьких термінів наукового характеру на основі розмовної мови, завдяки чому почалося усунення інформаційної надлишковості. У період Відродження давньогрецька та латинська мова слугували стрижневою основою для створення національних за формою та спеціальних за змістом термінологічних систем у різних галузях знань. У період технічної революції (кінець XIX ст.) термінологічні системи значно розширюються за об'ємом, упорядковуються за рахунок фундаментального переосмислення законів природи та суспільства, проходить дифузія термінів між галузями знань.

Автори підручнику „Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології” роблять висновок розгляду еволюції системи подання інформації, відзначають загальну тенденцію до створення найбільш раціональних форм людської (наднаціональної) інформаційної символіки. У найбільш важкодоступній лінгвістичній галузі це реалізується запровадженням машинних мов. [9; 116]

Розвиток інформаційних технологій окрім системи подання інформації був пов'язаний з удосконаленням засобів інформаційних комунікацій. Вони виникли при появі людської мови, яка стала не матеріалізованою несучою інформацією. Початок цієї фази без сумніву можна вважати першим інформаційним вибухом в історії інформаційної технологічної цивілізації. Протягом наступної фази - до паперової - інформаційні вибухи характеризували перехід до все більш досконалих носіїв: запис на камінні дозволила вперше отримати ефект безособовості процесу передачі інформації, закріпленої назавжди у визначеному місці; перехід до записів на сирих глиняних табличках та дерев'яних дощечках з 4-го тисячоліття до н.е. надав інформаційним комунікаціям динамічний характер (камінь зберігає значення носія символічної монументальної інформації); винайдення папірусу (з 3-го тисячоліття до н.е.) значно підвищує одиничну місткість носія та його розподільну здатність завдяки великій площі свитка та можливості застосовувати фарби; поява пергаменту (ІІІ ст. до н.е.) завершує до паперову фазу новим інформаційним вибухом: з'являється оптимальний носій інформації - книга (ІV ст. до н.е.).

1.2 Новітній етап документування інформації

Новий етап у розвитку технологій документування інформації, пов'язаний з технічною революцією кінця ХІХ ст., характеризується створенням поштового зв'язку як форми стабільних міжнародних комунікацій (Всезагальна поштова спілка з 1874 р. Та Всесвітня поштова конвенція з 1878 р.), фотографії (1839 р.), винайденням телеграфу (1832 р.), телефону (1876 р.), радіо (1895 р.), кінематографу (1895 р. ), а пізніше - безпровідної передачі зображення (1911 р.) та промислового телебачення (з кінця 20-х рр.). У розвитку інформаційних комунікацій настав період створення загальносвітової системи зосередження, зберігання та швидкодійної передачі інформації в найбільш зручній для користувача формі. Це перетворило інформацію в рухому силу технічного, соціального та економічного прогресу, визначило її провідну роль на етапі сучасної технологічної революції, яка надає інформаційним технологіям форму інтелектуальної індустрії. Завдяки цьому було розв'язано назрівше історичне протиріччя між накопиченням гігантського об'єму інформації в суспільстві та неможливістю ефективного її використання за допомогою традиційних немашинних методів.

Інформація перетворюється на один з найбільш цінних за складом та масових за формою продуктів цивілізації, споживачем якої стає все людство. Етап інформаційної революції другої половини ХХ ст. ознаменовує початок безпаперової фази розвитку інформаційних технологій, коли на якісно новому рівні завершується найбільш крупний історичний оберт переходу до небаченої несучої інформації, причому швидкість її передачі (шляхом електронних хвиль) зростає в мільйони разів (порівняно з людською мовою). Машинна інтуїція (експертні системи перетворюється на виробничу силу, а штучний інтелект дозволяє розв'язувати якісно нові задачі технічного прогресу. Виняткове значення машинних динамічних інформаційних систем у житті сучасного суспільства висунуло на перший план проблеми створення все більш досконалих ЕОМ та пов'язаних з ними технологій. Історія розвитку механізму інформаційної взаємодії між людьми (а тепер і між людиною та машиною) дає підставу для розуміння інформаційних технологій як єдиної інтеграційної системи розвитку всіх галузей знань, етапи якої в основному збігаються з періодами становлення суспільствознавства з більш ранніми за часом періодами накопичення знань у суспільстві.

Ілюшенко М.П., Кузнєцова Т.І., Лівшиц Я.З. у своїх праці „Документоведение. Документ и системы документации” зазначають ,що винайдення друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи суспільної пошти - усе це слугувало базою для принципових змін у технології обробки інформації та, як наслідок, у продуктивності роботи. По суті „механічна” технологія проклала дорогу до формування організаційної структури існуючих закладів.

40 - 60-ті рр. ХХ ст. характеризуються появою „електричної” технології, на широкому використанні електричних друкарських машинок зі зйомними елементами, копіювальних машин на звичайному папері, портативних диктофонів. Вони покращили закладну діяльність за рахунок підвищення якості, кількості та швидкості обробки документів. Багато із сучасних закладів базуються на „електричній” технології.

Поява в другій половині 60-х рр. великих виробничих ЕОМ на периферії закладної діяльності (в обчислювальних центрах) дозволило змістити акцент в інформаційній технології на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування „електронної”, або „комп'ютерної” технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз та прийняття рішень. Ці компоненти реалізуються у “в'язкому” середовищі - паперовому „морі” документів, яке з кожним роком стає все більш безмежним. [10, 93]

Козирєв А.А. у підручнику з інформатики вивчив сучасний стан технологій документування у США, країнах Західної Європи, Японії, який охарактеризував наступними тенденціями.

Наявність великої кількості промислово функціонуючих баз даних великого об'єму, які містять інформацію практично з усіх видів діяльності товариства.

Створення технологій, які забезпечують інтерактивний доступ масового користувача до цих інформаційних ресурсів. Технічною основою даної тенденції стали державні та приватні системи зв'язку та передачі даних загального призначення і спеціалізовані, об'єднані в національні, регіональні та глобальні інформаційно-обчислювальні мережі.

Розширення функціональних можливостей інформаційних систем, які забезпечують паралельну одночасну обробку баз даних з різноманітною структурою даних, мультиоб'єктних документів, гіперсередовищ, у тому числі таких, що реалізують технології створення гіпертекстових баз даних. Створення локальних, багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення на основі потужних персональних комп'ютерів і локальних обчислювальних мереж. Внесення до інформаційних систем елементів інтелектуалізації інтерфейсу користувача із системами, експертних систем, систем машинного перекладу, автоіндексування та інших технологічних засобів. Після вивчення джерел та літератури з даного питання можна зробити висновок, що питання технологій документування інформації було завжди актуальним.

РОЗДІЛ 2. ПОНЯТТЯ ТА СТРУКТУРА ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ. Еволюція розвитку основних процесів документування

2.1 Поняття технології документування інформації

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов'язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання та оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов'язання процесу документотворення з функціями документа. [36, 28].

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції.

У літературі розглянуті основні поняття, терміни в галузі технології документування інформації, на яких базується вивчення дисципліни „інформатика”.

Інформація - відчужене знання (відомості про осіб, предмети, факти, явища, події та процеси, незалежно від форми їх подання), яке може бути записано на матеріальному носії для того, щоб бути доступним кому-небудь.

Інформатизація - організований соціально-економічний та науково-технічний процес створення оптимальних умов з метою задоволення інформаційних вимог на основі формування та використання інформаційних ресурсів за допомогою сучасних інформаційних технологій та розвиненої інфраструктури. Інформатизація ведеться шляхом тісної взаємодії між собою процесів удосконалення створення документованої інформації, методів покращення порядку та технології її збору, накопичення і зберігання, процесів використання - обробки, пошуку та розповсюдження інформації; механізмів створення і розвитку засобів забезпечення (програмних, технічних, лінгвістичних, правових, організаційних з документування інформації, організаційних з виконання інформаційних процесів). [9, 215].

Технології документування інформації (ТДІ) - сукупність методів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. Пакети прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія програм, підібраних у пакет, забезпечує розв'язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.

Технології документування інформації у сфері економіки та управління - це комплекс методів переробки розрізнених вихідних даних в надійну та оперативну інформацію механізму прийняття рішень за допомогою апаратних і програмних засобів з метою досягнення оптимальних ринкових параметрів об'єкта управління. [13, 67].

Інформаційні процеси - процеси збору, обробки, накопичення зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. Функціональні технології збору, зберігання, обробки, відображення та транспортування відповідають основним стадіям технологічного процесу переробки первісного інформаційного ресурсу у придатну для використання корисну інформацію. [18; 96].

Документована інформація - інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.

Інформаційні ресурси - окремі документи та масиви документів, документи та масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах).

Користувач - суб'єкт, який звертається до власника за отриманням необхідних йому інформаційних технологій. [1; 16-17].

Визначення технології документування інформації

Технологія при перекладі із грецької мови (techne) означає мистецтво, майстерність, уміння, а це не що інше, як процеси. Під процесом варто розуміти певну сукупність дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Процес повинен визначатися обраною людиною стратегією й реалізуватися за допомогою сукупності різних засобів і методів.

Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, обумовлений сукупністю засобів і методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини або матеріалу. Технологія змінює якість або первісний стан матерії з метою одержання матеріального продукту.

Інформація є одним з найцінніших ресурсів суспільства поряд з такими традиційними матеріальними видами ресурсів, як нафта, газ, корисні копалини й ін., а виходить, процес її переробки за аналогією із процесами переробки матеріальних ресурсів можна сприймати як технологію. Тоді справедливо наступне визначення.

Технологія документування інформації - процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки й передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації нової якості про стан об'єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).

Ціль технології матеріального виробництва - випуск продукції, що задовольняє потреби людини або системи.

Ціль технології документування інформації - виробництво інформації для її аналізу людиною й прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.

Відомо, що застосовуючи різні технології до тому самому матеріального ресурсу, можна отримати різні вироби, продукти. Те ж саме буде справедливо й для технології переробки інформації. [14; 38-39].

Нова інформаційна технологія

Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів суспільства. До теперішнього часу вона пройшла кілька етапів, зміна яких обумовлювалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів технології переробки інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом переробки інформації служить персональний комп'ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп'ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв'язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології та, як наслідок, зміна її назви за рахунок приєднання одного із синонімів: „нова”, „комп'ютерна” або „сучасна”.

Прикметник „нова” підкреслює новаторський, а не еволюційний характер цієї технології. Її впровадження є новаторським актом у тому розумінні, що вона істотно змінює зміст різних видів діяльності в організаціях. У поняття нової інформаційної технології включені також комунікаційні технології, які забезпечують передачу інформації різними засобами, а саме - телефон, телеграф, телекомунікації, факс й ін.

Нова інформаційна технологія документування інформації - інформаційна технологія з „дружнім” інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери й телекомунікаційні засоби.

Прикметник „комп'ютерна” підкреслює, що основним технічним засобом її реалізації є комп'ютер.

Очевидно, більш точним варто вважати все-таки термін „нова”, а не комп'ютерна інформаційна технологія, оскільки він відображає в її структурі не тільки технології, засновані на використанні комп'ютерів, але й технології, засновані на інших технічних засобах, особливо на засобах, що забезпечують телекомунікацію. [25, 67].

Автоматизація і інформаційні технології документування

Поява інформатики на „горизонті” сучасної науки виявилася несподіваною в різних аспектах і для багатьох дослідників. Багато хто поспішає додати їй риси загальності, визначити відношення її до кібернетики, підкреслити природу її „безпаперовості” та ін. В той же час курс сучасних лекцій по інформатиці вже декілька років є нормативними у ряді вузів і на його основі розроблені інші прикладні курси лекцій. В найближчі роки розробка сучасної інформатики повинна стати і стане центральною науковою тематикою багатьох інститутів теоретичного і прикладного напрямів. Становлення як фундаментальної науки в даний час цілком закономірно, але, на жаль, відбувається з великим спізненням. Багато фахівців і вчених, що стояли біля витоків побудови методології створення АІС на базі ЕОМ, не розглянули вчасно майбутню основу сучасної автоматизації. Вони вважали, що бази даних (БД) і системи управління ними (СУБД) „покриють” всі прикладні проблеми створення АІС і стануть універсальним інструментарієм реалізації інформаційних процесів, візьмуть на свої „плечі” сучасну інформатизацію у всіх наочних областях на багато десятиріч.

Тематика БД і СУБД заповнила головні наукові потужності і зайняла основний науковий потенціал всіх без виключення НДІ і СКБ програмного забезпечення, АСУ і обчислювальної техніки на тривалий час. Сторінки наукових журналів, програми наукових конференцій, теми дисертацій були незаслужено переповнені рядовими інженерними результатами. Про це свідчить велика кількість „власних” розробок в цій області, виконаних некваліфіковано „без почуття” і знання перспективи -- по держбюджету і господарським договорам і в порядку власної ініціативи. [35, 89].

В результаті дослідження і розв'язання фундаментальних проблем інформатики в сучасному розумінні були відсунуті на задній план як передчасні, оскільки передній план зайняла автоматизація процесів, об'єктів, підприємств, галузей і т. п. Не дивлячись на уявну загальність автоматизації, АІС представляють собою досить-таки локальні інформаційні системи, сконцентровані у ОЦ або просто в окремих ЕОМ. Проблема полягає ж в зміні інформаційної основи сучасного суспільства, яка представляє собою нову і досить складну інфраструктуру. Зрозуміти останню неможливо без розгляду основних напрямів розвитку інформатики в її основних аспектах.

Автоматизація як наукова проблема і її „матеріалізація” в науково-технічній революції можуть бути охарактеризовані трьома видами автоматизації: технологічних процесів, процесів управління, проектування і наукових досліджень.

На третьому етапі почалася автоматизація творчих процесів в достатньо широкому значенні, що зажадало цілком по-новому ставити і вирішувати задачі побудови обчислювальних і інформаційних систем.

На перший план вийшли наступні проблеми: розробка інформаційних моделей предметних областей досліджень; створення машинних систем інформації і засобів (мовних і технічних) інтерактивної взаємодії фахівців з ЕОМ в процесах проектування; створення систем інформації в наукових дослідженнях і інших творчих процесах. [37; 19-20].

Істотне просування в створенні АСУ ТП на базі робототехніки і АСУ (на основі діалогових систем планування і управління) якісно підняло рівень „інтелектуальності” засобів автоматизації в областях, характерних для перших двох етапів. Це загалом створило єдиний базис інформатизації, яка в даний час розглядається як програмована зміна інформаційної основи суспільства.

В багатьох країнах розроблені або розробляються національні програми інформатизації, що охоплюють виробництво, економіку, освіту, сферу обслуговування, культуру і інші важливі процеси, механізми і інститути суспільства. Попередня революція в області інформаційних основ суспільства мала місце в результаті виникнення писемності і подальшого винаходу книгодрукування. Ця зміна відбувалася у вузьких рамках, оскільки практично не зачіпала найважливішої компоненти інформаційної технології -- переробки інформації. Проте потім вона охопила діловодство, освіту, сферу комунікації, культуру, накопичення, систематизацію і зберігання знань (бібліотеки, фундації, архіви і др.).

Нинішня зміна ґрунтується на універсальній електронній технології інформаційних процесів, що дає їй невичерпні можливості по переробці інформації, її зберіганню, передачі, розмноженню, уніфікації і представленню в необхідному вигляді практично всім категоріям користувачів. Вона охоплює всі сфери попередньої заміни інформаційної технології, але на більш високому (автоматизованому) рівні, охоплюючи, крім того, магістральні області науки, виробництва, економіки, соціальних процесів і політики. Відзначимо деякі з областей: наукові експериментальні дослідження, економічне планування на всіх рівнях і у всіх ланках, творчі процеси в керівництві, проектування нових машин, технологій і програмований розвиток техніки загалом, програмована експлуатація всіх видів техніки (енергетика, транспорт, машинобудування, технологія і др.), надр, сільськогосподарських угідь, річок і морів, світового океану і космічного простору, сфера обслуговування (медицина, торгівля, міське господарство, комунікації і др.), освіта і культура. Свого часу кібернетика була покликана побудувати наукові основи створення АІС, функціонуючих як елементи систем керівників в різних сферах і середовищах. В свою проблематику вона не включала або майже не включала генезис інформаційних процесів в суспільстві і соціальній сфері („соціальну генетику”), дослідження і синтез механізмів „інформаційного супроводу” в процесах розвитку макросистем (природа, суспільство, техніка) і їх цілевзаємодії, побудову логіки процесів системотворення при функціонуванні взаємодіючих макросистем (суспільство і техніка) в природному середовищу з обмеженими ресурсами, синтез інструментарію (мови) для комунікативної взаємодії людини з людиною і колективом в середовищах електронної (безпаперової) інформатики і спілкування людини (кожного члена суспільства) із засобами нової інформаційної технології. Це лише декілька основних і найзлободенніших напрямів нової наукової дисципліни - інформатики. Становлення цих актуальних проблем відбулося дуже швидко після того, як ЕОМ стали технологічною основою нових інформаційних систем з активною участю людини в різних виробничих сферах і наочних областях (наукові дослідження, проектування, наукове обслуговування, освіта, культура та ін.). [17; 369-371].

Проте в основному розв'язання цих проблем було відсунуте на задній план як передчасне, оскільки передній план зайняла автоматизація різного роду виробничих і технологічних процесів, процесів управління (АСУ) і ін.

У той же час важливі роботи по інформатиці системних досліджень, штучного інтелекту, автоматизації проектування, інформатиці систем автоматизації сучасних технологій велися малими силами, практично без всякої централізованої координації і матеріального забезпечення. В цій ситуації японська національна програма інформатизації виробництва, економіки і соціальних процесів прозвучала як „виклик” по відношенню до традиційних програм розробки нових поколінь ЕОМ, що склалися, і створення на їхній основі АІС в багатьох країнах світу. Японська програма ставить ціль створення в найближчі десятиріччя загальнонаціональної інформаційної технології, що розробляється на концепціях сучасної інформатики, вбудованих в ЕОМ систем штучного інтелекту, новітньої робототехніки і мікроелектроніки. Програма включає освоєння нової інформаційної технології у всіх осередках суспільства починаючи з дитячих садів, шкіл і поліклінік і закінчуючи офісами, державними установами і заводами-автоматами з безлюдною промисловою технологією. [42, 26].

2.2 Структура технологій документування інформації

Як було уже відзначено, сучасна технологія документування інформації, основана на комп'ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп'ютерах;

система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;

система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності. [12, 486].

У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють засоби комп'ютерної техніки та засобів організаційної техніки.

Сучасні засоби комп'ютерної техніки можуть бути класифіковані наступним чином:

персональні комп'ютери;

корпоративні комп'ютери;

суперкомп'ютери.

Персональні комп'ютери являють собою обчислювальні системи, усі ресурси яких повністю спрямовані на забезпечення діяльності одного робочого місця управлінського працівника. Це найчисельніший клас засобів обчислювальної техніки, у складі якого можна виділити персональні комп'ютери ІВМ РС та сумісні з ними, а також персональні комп'ютери Macintosh фірми Apple. Інтенсивний розвиток сучасних інформаційних технологій пов'язаний саме з широким розповсюдженням з початку 80-х рр. персональних комп'ютерів, які поєднують відносну дешевизну з достатньо широкими для непрофесійного користувача можливостями.

Корпоративні комп'ютери (іноді їх називають міні-ЕОМ або mainframe) являють собою обчислювальні системи, які забезпечують спільну діяльність багатьох управлінських працівників в рамках однієї організації, одного проекту, однієї сфери інформаційної діяльності при використання одних і тих інформаційно-обчислювальних ресурсів. Це багато користувальницькі обчислювальні системи, які мають центральний блок з великою обчислювальною потужністю та значними інформаційними ресурсами, до якого від'єднується велика кількість робочих міст з мінімальною оснащеністю (відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу „миша” і, можливо, пристрій друку). У принципі в якості робочих місць, під'єднаних до центрального блоку корпоративного комп'ютера, можуть бути використані персональні комп'ютери. Галузь використання корпоративних комп'ютерів - реалізація інформаційних технологій управлінської діяльності в крупних фінансових та виробничих організаціях, організація різноманітних інформаційних систем, які обслуговують велику кількість користувачів у рамках однієї функції (біржові та банківські системи, бронювання та продаж квитків для надання транспортних послуг населенню та ін.).

Суперкомп'ютери являють собою обчислювальні системи з межовими характеристиками обчислювальної потужності та інформаційних ресурсів і використовуються у військовій і космічній галузях діяльності, у фундаментальних наукових дослідженнях, глобальному прогнозуванні погоди.

Дана класифікація доволі умовна, оскільки інтенсивний розвиток технологій виробництва електронних компонентів і значний прогрес у вдосконаленні архітектури комп'ютерів і найбільш важливих складових їх елементів призводять до розмивання кордонів між вказаними класами засобів обчислювальної техніки.

Крім того, розглянута класифікація враховує тільки автономне використання обчислювальних систем. У наш час переважає тенденція об'єднання різних обчислювальних систем в обчислювальні мережі різного масштабу, що дозволяє інтегрувати інформаційно-обчислювальні ресурси для найбільш ефективної реалізації інформаційних технологій. [41; 34-36].

Програмні засоби сучасних інформаційних технологій в цілому розділяються на системні та прикладні.

Системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп'ютерних систем як таких. У їх складі виділяють:

текстові та діагностичні програми;

антивірусні програми;

операційні системи;

командно-файлові процесори (оболонки).

Текстові та діагностичні програми призначені для перевірки робото спосібності окремих вузлів комп'ютера та компонентів програмно-файлових систем і, можливо, усунення виявлених неполадок.

Антивірусні програми призначені для виявлення і, можливо, усунення вірусних програм, що порушують нормальну роботу обчислювальної системи.

Операційні системи є основними системними програмними комплексами, які виконують наступні основні функції:

тестування робото спосібності обчислювальної системи та її настройку при першому вмиканні;

забезпечення синхронної та ефективної взаємодії всіх апаратних і програмних компонентів обчислювальної системи у процесі її функціонування;

забезпечення ефективної взаємодії користувача з обчислювальною системою.

Операційні системи класифікуються наступним чином:

однокористувальницькі однозадачні системи (MS-DOS, DR-DOS);

однокористувальницькі багатозадачні системи (OS/2, Windows 95);

багатокористувальницькі (системи родини UNIX).

Командно-файлові процесори (оболонки) призначені для організації системи взаємодії користувача з обчислювальною системою на принципах, які відрізняються від реалізованих операційною системою, з метою полегшення його роботи або надання додаткових можливостей (наприклад Norton Commander або Windows версій до 3.11).

Прикладні програмні засоби забезпечення управлінської діяльності класифікуються наступним чином:

системи підготовки текстових документів;

системи обробки фінансово-економічної інформації;

системи управління базами даних;

особисті інформаційні системи;

системи підготовки презентацій;

системи управління проектами;

експертні системи та системи підтримки прийняття рішень;

системи інтелектуального проектування та вдосконалення систем управління;

інші системи.

Системи підготовки текстових документів призначені для організації технології виготовлення управлінських документів та різних інформаційних матеріалів текстового характеру. Вони включають в себе:

текстові редактори;

текстові процесори;

настільні видавничі системи.

Системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, які характеризують різні виробничо-економічні та фінансові явища та об'єкти, і складання відповідних управлінських документів та інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони включають в себе:

універсальні табличні процесори;

спеціалізовані бухгалтерські програми;

спеціалізовані банківські програми (внутрішньобанківських та міжбанківських розрахунків);

спеціалізовані програми фінансово-економічного аналізу та планування.

Системи управління базами даних призначені для створення, зберігання та маніпулювання масивами даних великого об'єму. Різні системи цього класу відрізняються способами організації зберігання даних та обробки запитів на пошук інформації, а також характером даних, які зберігаються в базі.

Особисті інформаційні системи призначені для інформаційного обслуговування робочого місця управлінського працівника і по суті виконують функції секретаря. Вони також допомагають здійснювати:

планування особистого часу на різних часових рівнях з можливістю своєчасного нагадування про настання запланованих заходів;

ведення персональних чи інших картотек з можливістю автоматичної вибірки необхідної інформації;

з'єднання за телефонними лініями з веденням журналу телефонних переговорів та виконанням функцій, характерних для багатофункціональних телефонних апаратів;

ведення персональних інформаційних блокнотів для зберігання різноманітної особистої інформації.

Системи підготовки презентацій призначені для кваліфікованої підготовки графічних і текстових матеріалів, які використовуються для демонстрації на презентаціях, ділових переговорах, конференціях. Для сучасних технологій підготовки презентацій характерне підключення до традиційних графіки та тексту таких форм інформації, як відео- та аудіоінформація, що дає змогу казати про реалізацію гіпермедіатехнологій.

Системи управління проектами призначені для планування та управління ресурсами різних видів (матеріальними, технічними, фінансовими, кадровими, інформаційними) при реалізації складних науково-дослідницьких та проектно-будівельних робіт.

Експертні системи та системи підтримки прийняття рішень призначені для реалізації технологій інформаційного забезпечення процесів прийняття управлінських рішень на основі використання економічно-математичного моделювання та принципів штучного інтелекту.

Системи інтелектуального проектування та вдосконалення управління призначені для використання так званих CASE-технологій (Computer Aid System Engineering), орієнтованих на автоматизовану розробку проектних рішень зі створення систем організаційного управління.

Система організаційно-методичного забезпечення інформаційних технологій включає в себе:

нормативно-методичні матеріали з підготовки й оформлення управлінських та інших документів у рамках конкретної функції забезпечення управлінської діяльності;

інструктивні та нормативні матеріали з експлуатації технічних засобів, у тому числі з техніки безпеки роботи та з умов підтримки нормальної роботоспосібності устаткування;

інструктивні та нормативні матеріали з організації роботи управлінського персоналу в рамках конкретної інформаційної технології забезпечення управлінської діяльності. [19; 28-32].

РОЗДІЛ 3. ЕТАПИ РОЗВИТКУ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

документування програмний технологічний відображення

Інформаційна технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам'яті людини.

Наступний етап - виникнення писемності (5 - 6 тисячоліть до н.е.), що дав людству колективну (суспільну) пам'ять. Поява писемності дозволила реалізувати повний набір процесів циркуляції та переробки інформації: її збір, передачу, переробку, зберігання та доведення. Ці можливості відкрила фіксація інформації на матеріальних носіях.

Вперше в історії інформаційну символіку було подано в кам'яному столітті образами, які відображали у вигляді малюнка окреме уявлення - так зване піктографічне письмо. У бронзовому столітті з'являються зображення систем понять, які повторюються - ідеограми (ідеографічне письмо). Ці примітивні інформаційні одиниці перетворюються з кінця 4-го тисячоліття до н.е. в малюнкове ієрогліфічне письмо.

Ускладнення інформаційної символіки у вигляді скоропису зробило її доступною виключно вузькому колу соціально відособлених (в умовах складання державності) людей. У цей же час завдяки розвитку засобів виробництва і, пізніше, торгівлі вдосконалюється числова символіка, яка виникла у вигляді рахунку з двох чисел - один і два (кількість предметів більше двох позначалася як „багато”) одночасно з людською мовою. Подальшого розвитку система рахунку отримала завдяки пальцям на руках: з'явився рахунок до п'яти та сполучення двох „п'ятірок” у десятку.

Клинописний запис рахунку застосовувався у Вавилоні в 3-му тисячолітті до н.е. Так було винайдено позиційну систему числення, коли від положення (позиції) значка змінюється його суть. Ця система шестидесяткова і її сліди залишилися до нашого часу (година ділиться на 60 хвилин, хвилина - на 60 секунд). Вавилонська система рахунку дозволяла вести запис чисел до мільйона і більше та виконувати дії з найпростішими дробовими числами. У V -VIII ст. У Стародавній Греції з'явилися значки для позначення довільних величин. У цей період на Криті застосовується зручна для запису десяткова символіка рахунку.

Стародавні римляни поклали (за припущенням) в основу знаків числення ієрогліфи, які означали пальці рук. До часу розквіту римської культури ці значки було замінено схожими на них латинськими. Сприйнявши від індусів мистецтво рахунку, араби запозичили у них і значки для запису чисел - цифри, які у VI - VIII ст. розповсюдилися на європейському континенті. Ці значки використовувалися для запису чисел у тому порядку, як прийнято зараз.

У Стародавньому світі для позначення речовин, хімічних операцій та приладів застосовували символічні зображення, літерні скорочення, а також їх сполучення. Удосконалення цих символів почалося у XV - XVIII ст. та продовжувалося аж до початку XIX ст., коли шведський хімік Й. Берцеліус (1814 р.) запропонував хімічні знаки сучасного вигляду.

Ієрогліфічне письмо збереглося як вдосконалений релікт у ряді регіонів (наприклад, у Китаї з 2-го тисячоліття до н.е.). Цьому явищу, поряд з малою необхідністю у передачі граматичних показників, а також зручністю для спілкування між носіями діалектів, які фонетично відрізняються, сприяли етнічна однорідність та багатовіковий абсолютизм державного ладу, який проповідував консервативні форми не тільки в суспільних відносинах, але й у писемності як привілею обраних. Якісно інший характер носив розвиток системи письма у середземноморському регіоні, де були передумови його вдосконалення: різномаїття мовних форм, широкі міжнаціональні торговельні контакти, відносна нестабільність політичного становища в державах, виникнення прогресивних державних утворень, змішування різних за національною ознакою культур, міграція населення. Це дозволило за короткий історичний час завершити інформаційний перехід від образної малюнкової ієрогліфічної системи письма до абстрактної та більш зручної для читання системи клинопису на сирих глиняних табличках (3 - 2-го тисячоліть до н.е.). [22; 365-366].

Наступним помітним етапом стало створення лінійного складового письма на глиняних табличках. У цей період аккадська (вавилонська) мова вперше в історії починає виконувати міжнародні функції у дипломатії та торгівлі і, виводячи інформацію з вузьконаціональних рамок, надавати їй широкі комунікативні та терміноутворюючі форми.

Новим етапом стало створення у X - IX ст. до н.е. фінікійського алфавіту. Революційний по суті та багато етапний за часом перехід до алфавітних систем закінчується у VIII ст. до н. е. створенням на основі фінікійського письма грецького алфавіту - основи всіх західних письмових систем. Зручність цієї інформаційної символіки сприяла розповсюдженню писемності у давньогрецькому світі. Удосконаленню алфавітної писемності послугувало введення у II - I ст. до н.е. в Олександрії початку пунктуації. Розвиток письмової символіки закінчується в Європі в XV ст. створенням пунктуації сучасного вигляду. Удосконаленню мови сприяла поява давньогрецьких термінів наукового характеру на основі розмовної мови, завдяки чому почалося усунення інформаційної надлишковості. У період Відродження давньогрецька та латинська мова слугували стрижневою основою для створення національних за формою та спеціальних за змістом термінологічних систем у різних галузях знань. У період технічної революції (кінець XIX ст.) термінологічні системи значно розширюються за об'ємом, упорядковуються за рахунок фундаментального переосмислення законів природи та суспільства, проходить дифузія термінів між галузями знань.

Математична символіка продовжує якісно розвиватися завдяки поглибленим дослідам та фундаментальним відкриттям у математиці: створюється досконала алгебраїчна символіка (XIV - XVII ст.), вводяться знаки додавання, віднімання та множення (спочатку літерні, кінець XV ст.), знаки рівності, нескінченості, дужки, дроби, корені, логарифми (XVI - середина XVII ст.); наприкінці XVII ст. з'являються знаки ступеню, диференціала, інтеграла, похідних, у першій половині XVIII ст. - знак змінних операцій - функція (1718 р.), знаки синуса, косинуса, тангенса (1748 - 1753 рр.).

Особливою формою подання знань є карти, які відображають просторове розміщення об'єктів та явищ природи і суспільства у вигляді образно-знакових моделей. Перші карти, які дійшли до наших днів, складені у Вавилоні та Стародавньому Єгипті у 3 - 1-му тисячоліттях до н.е. Карта світу вперше складена К. Птоломеєм (II ст.). Створення нових картографічних проекцій та вдосконалення карт проходить наприкінці XVI ст. під впливом Великих географічних відкриттів, розвитку світової торгівлі та мореплавства. Із кінця XІX ст. Розробляється велика кількість тематичних карт зі спеціальною знаковим та кольоровим навантаженням, серед яких особливе місце за складністю та високою інформативністю посідають геологічні карти. У другій половині ХХ ст. Широке розповсюдження отримують синтетичні карти, які комплексують різнорідну інформацію.

Єдина інформаційна мова властива творам технічної графіки, в якій за допомогою лінійних форм відтворюються знаряддя праці, технологічні процеси, будівельна тематика, взаємозв'язок технологічних процесів у часі та просторі, функціональні математичні залежності, організація робіт, управління виробництвом та ін.

Виникнення технічної графіки стосується часу виникнення ранньої писемності. Технічна графічна документація розвивається у зв'язку зі спорудженням складних об'єктів (піраміди, палаци, тунелі, рудні шахти) у 3 - 2-му тисячоліттях до н.е. (Стародавній Єгипет, Вавилон та ін.) та створенням вимірювальних інструментів в перших механізмів з середини 1-го тисячоліття до н.е. (Стародавня Греція, Стародавній Рим).

Удосконалення технічної графіки проходить в епоху Відродження у зв'язку з конструюванням кінематично складних машин та механізмів, гідросилових установок, корінним вдосконаленням підземної розробки рудних тіл, створенням крупних міст.

У період енергетичної революції наприкінці XVIII ст. технічна графіка є основним інструментом винахідницької діяльності для створення парових двигунів та різних автономних робочих машин на цій основі, широко використовуються графічні форми для встановлення математичних залежностей. Із кінця ХІХ ст. технічна графіка стає основою проектування типових машин, технологій, будівництва. Із середини ХХ ст. широко запроваджуються об'ємна технічна графіка з функціональним введенням кольорової гами, виробництво графічної інформації в автоматизованому режимі за заданими програмами. [24; 279-280].