Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Основные теоретические аспекты учета расчета с подотчетными лицами и их нормативно-правовое регулирование в Российской Федерации
• 1.1 Теоретические аспекты организации расчетов с подотчетными лицами
• 1.2 Отражение расходов в налоговом учете
• 1.3 Контроль учета расчетов с подотчетными лицами
• 1.4 Нормативно-правовое регулирование
• Глава 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами на примере ООО УТТ «Полазнанефть»
• 2.1 Общая характеристика предприятия
• 2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами и его документальное оформление
• 2.3 Состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО УТТ «Полазнанефть»
• Глава 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО УТТ «Полазнанефть»
• 3.1 Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
• 3.2 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО УТТ «Полазнанефть»
• 3.3 Направления совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложения

Введение

В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия.

Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию имущества, денежных средств, осуществлению инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений.

Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

Важность и актуальность выбранной темы «Бухгалтерский учет и контроль расчетов с подотчетными лицами коммерческой организации» заключается в том, что в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Объектом исследования выбрано ООО УТТ «Полазнанефть» 618703, Добрянский р-н, п. Полазна, ул.Трухина, д.63.

Цель данной работы ознакомиться с теоретическими основами бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, и рассмотреть систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии.

Для достижения поставленной цели были сформулированы и решены следующие задачи:

­ на основании действующих в настоящее время правил и положений рассмотрен порядок документального оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

­ на примере конкретного предприятия изучить систему управления, существующую на предприятии системы бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

­ по результатам проведенного исследования разработать основные направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Методологической основой написания работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ООО УТТ «Полазнанефть».

Методы исследования: сбор данных, статистический, технический, групповой, экономический и аналитический.

Исследование проводится за период 2007-2008 годы.

Глава 1. Основные теоретические аспекты учета расчета с подотчетными лицами и их нормативно-правовое регулирование в Российской Федерации

1.1 Теоретические аспекты организации расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у каждого предприятия возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Предприятия в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993г. №40, выдаются наличные деньги подотчет:

­ на хозяйственно-операционные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение горюче-смазочных материалов, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле);

­ для предстоящих командировочных расходов;

­ на другие операции.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом не имеет значения, направляется работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях. Так, считается командировкой направление работника на участок, филиал, который находится вне места его постоянной работы и по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.

Направление в командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок при командировке в пределах России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а при командировке за рубеж - срок может устанавливаться исходя из целей поездки, он может составлять как 3 дня, так и год.

При направлении работника в служебную командировку за границу, его следует обеспечить необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения. Смету командировочных расходов разрабатывают на основании приказа о направлении в командировку за границу, в котором указаны страны и сроки пребывания.

Не считаются служебными командировками поездки работников, постоянная работа которых связана с разъездным или подвижным характером работ либо протекает в пути (например, работники почтовых вагонов, проводники пассажирских поездов, стюардессы и др.). Компенсации этим категориям работников устанавливаются в ином порядке, нежели работникам, направляемым в служебные командировки.

Между тем распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку является для работника обязательным. Отказ возможен только при наличии уважительных причин, иначе отказ от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:

· расходы по найму жилого помещения;

· расходы по проезду к месту назначения и обратно;

· суточные за время нахождения в командировке.

Расходы на командировку являются нормируемыми, то есть включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по нормам, установленным Правительством или Минфином РФ. И для целей налогообложения размер некоторых видов командировочных расходов принимается по нормам установленным законодательством.

Дополнительные выплаты, связанные с командировкой работников негосударственных предприятий и организаций могут производиться за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 29.06.1994г. «Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 06.06.2001г. №49Н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации», которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

­ проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (возмещаются командированному работнику в размере фактических расходов);

­ наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

­ суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации (возмещение дополнительных расходов, возникающих во время командировки, и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке);

­ оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

­ консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены Приказом Минфина Российской Федерации от 02.08.2004г. «Об установлении размера выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

­ наименование документа;

­ дата составления документа;

­ наименование организации, от имени которой составлен документ;

­ содержание хозяйственной операции;

­ измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

­ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

­ личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Наличные средства, полученные сотрудниками из кассы предприятия на представительские расходы, то же считаются подотчетными суммами.

Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию предприятий, организаций и учреждений (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления и поддержанию взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета предприятия ревизионной комиссии.

Для правильного оформления и осуществления контроля над расходами на представительство на предприятии может быть издан приказ о создании комиссии пот контролю над представительскими расходами.

Согласно соответствующему приказу руководителя организации утверждаются:

­ программа мероприятий, связанных с деловой встречей;

­ список приглашенных участников со стороны организации;

­ смета расходов по проведению деловой встречи.

Первичными документами, подтверждающими факты расходования средств на представительские цели, являются:

­ документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов;

­ счета организаций общественного питания;

­ другие первичные документы, свидетельствующие о размере произведенных расходов (кассовые и товарные чеки, накладные, договора на оказание услуг переводчика).

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

­ руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

­ руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

­ соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;

­ состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

­ правильность и полноту документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

­ правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;

­ тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;

­ регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

1.2 Отражение расходов в налоговом учете

Налог на прибыль.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и/или реализацией. Размер суточных относится к нормируемым расходам, т.е. уменьшить налог на прибыль можно только в пределах норм, установленных законодательством (см. Таблица 1.1.).

Таблица 1.1. Нормирование размера суточных

Нормирование размера суточных для целей обложения налогом на прибыль
Суточные за каждый день нахождения в командировке	На территории РФ	В размере 100 рублей в сутки	Постановление Правительства РФ от 02.08.2004 №64н
	На территории зарубежных стран	В размере согласно приложению к Постановлению Правительства РФ от 02.08.2004

Если командировка предполагает выполнение служебного задания в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (см. Таблица 1.2.).

Таблица 1.2. Норма суточных

Страна	Нормы суточных
	Для расчета налога на прибыль, долл. США	Для расчета НДФЛ, ЕСН, долл. США
Германия	58	65
Италия	59	65
Белоруссия	48	57
Китай	68	67
Польша	56	56
США	67	72
Франция	62	65
Украина	46	53
Япония	84	83

Все командировочные расходы должны быть обоснованы, подтверждены документами, а также обязательно связаны с деятельностью, направленной на получение дохода

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.

Налог на добавленную стоимость.

Согласно п.1 ст.172 НК РФ вычеты по налогу на добавленную стоимость производятся на основании:

­ счетов-фактур, выставленных продавцом при приобретении налогоплательщиком товаров;

­ документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога;

­ документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговым агентом.

Основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельных принадлежностей, является сумма налога, выделенная на проездном документе.

Однако если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы налога на добавленную стоимость, вся сумма, указанные в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль

Налог на доходы физических лиц.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что прядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с положениями п.3 ст.217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с оплатой работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами.

Единый социальный налог

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны. Так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы.

Кроме того, в соответствии с п.3 ст.236 НК РФ расходы, производимые из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, не признаются объектом налогообложения.

1.3 Контроль учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержденным Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами - это проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Для того чтобы такие нарушения не возникали проводится аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки расчетных операций заключаются в установлении:

­ полноты - все ли операции по расчетам учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;

­ существования - существуют ли обязательства по расчетам на дату составления баланса и существенна ли сумма этих обязательств;

­ прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

­ оценки - оценены ли обязательства по расчетам в соответствии с требованиями нормативных актов;

­ точности - правильно ли произведены удержания из заработной платы, расчет суточных по командировкам и др., соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

­ ограничения учетного периода - все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

­ представления и раскрытия - все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

Для достижения поставленных целей в ходе аудита должны быть решены задачи, представленные в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Задачи аудита

Задачи аудита	Вопросы раздела программы «Аудит расчетных операций»
1.	Оценка состояния учета и эффективности внутреннего контроля операций по расчетам	Наличие и анализ документов, определяющих выдачу подотчетных сумм. Оценка организации документального оформления учета. Контроль за выдачей подотчетных сумм. Соответствие показателей отчетности данным синтетического и аналитического учета.
2.	Проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами	Обоснованность выдачи авансов в подотчет. Своевременность представления авансовых отчетов. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм. Обоснованность включения в состав затрат. Правильность налогообложения. Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.
3.	Общий вывод по результатам проверки расчетных операций	Анализ и обобщение материалов рабочих документов. Определение значимости ошибок. Определение влияния ошибок на достоверность отчетности.

В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что показатели отчетности не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств используется информационная база, формируемая из различных источников. Приступая к проверке, аудитор комплектует пакет нормативных документов, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки расчетных операций.

Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, формируется аудитором с учетом специфики деятельности клиента.

Первичные документы являются основным источником сбора при проверке расчетов: авансовый отчет; командировочное удостоверение; журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки; инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке первичных документов обращается внимание на использование типовых форм первичных документов, утвержденных в установленном порядке, и нетиповых форм, которые должны быть утверждены приказом по учетной политике (согласно п.п.8, 13 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчетов и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно - операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операций с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.

Проверка своевременности представления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственно - операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально - производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п.51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

При отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально - производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание подоходного налога.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

При аудите расчетов с подотчетными лицами по заграничным командировкам следует учитывать, что при командировках за границу перечень расходов, возмещаемых предприятием, несколько шире. Помимо расходов на проезд и по найму жилого помещения работник имеет право на возмещение расходов за провоз багажа до 30 кг, на получение заграничного паспорта, комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.

При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и заграничного паспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

­ наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

­ наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

­ наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.).

Если при проверке выявляется несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости

и прибыль, на величину начисленных налогов (НДФЛ, НДС, на прибыль).

1.4 Нормативно-правовое регулирование

бухгалтерский учет аудиторский подотчетный

Существует перечень нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами:

Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 30.11.1994 №51-ФЗ (принят ГД ФС 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009). договор купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.20010 (ред. от 07.05.2009) . предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 31.07.1998 №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009) - определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 28.04.2009) - определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) (в ред. 03.11.2006) - содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов, разрешает составлять документы на машинных носителях, руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.

Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (в ред. 26.03.2007г.) зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 №1598). - утверждает положения по формам бухгалтерской отчетности, предусматривает процедуру ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 №154н (ред. от 25.12.2007) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету» «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006). - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н) (в ред. от 27.11.2006) - определяет что относится к доходам организации и их состав.

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н) (в ред. от 27.11.2006) - определяет что такое расходы организации и их состав.

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 18.09.2006) «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению». - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»:

­ определение служебной командировки (п. 1);

­ правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2);

­ предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4);

­ необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6);

­ формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки;

­ указание на сохранением за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9);

­ указание на выплату работникам суточных (п. 10);

­ перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п.12);

­ предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19).

Порядок ведения кассовых операций в РФ. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. №40 -- Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).

12. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у каждого предприятия возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Предприятия в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993г. №40, выдаются наличные деньги подотчет:

­ на хозяйственно-операционные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение горюче-смазочных материалов, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле);

­ для предстоящих командировочных расходов;

­ на другие операции.

Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Поэтому необходима проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Глава 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами на примере ООО УТТ «Полазнанефть»

2.1 Общая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Полазнанефть» создано в соответствии с законодательством Российской Федерации в 2000 году.

ООО «Полазнанефть» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества. ООО УТТ «Полазнанефть» специализируется на оказании транспортных перевозок.

Высшим органом управления ООО УТТ «Полазнанефть» является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения.

Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО УТТ «Полазнанефть» осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся зам.гл.бухгалтера по финансовой, материальной и общей части и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

В ООО УТТ «Полазнанефть» применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и схема документооборота (Приложение 1).

	Первичные и сводные документы
Кассовая книга		Журналы-ордера		Накопительные и группировочные ведомости
		Главная книга			Регистры аналитического учета
		Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности			Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Рис. 1.1. Схема документооборота бухгалтерии ООО УТТ «Полазнанефть»

Финансовые результаты ООО УТТ «Полазнанефть» приведены в таблице 2.1. за анализируемый период предприятие работает прибыльно. Увеличилась как выручка от продажи: на 21783 тыс.руб. по сравнению с 2007 г., так и себестоимость товаров: на 17007 тыс.руб. по сравнению с тем же годом. Увеличилась также прибыль от продаж: на 2584 тыс.руб. по отношению к 2007г.

Таблица 2.1 Финансовые результаты деятельности предприятия, тыс. руб.

Проценты к уплате в 2008 г. по сравнению с 2007 г. увеличились на 202 тыс.руб.

Прочие доходы в 2008 г. по сравнению 2007 г. уменьшились на 6379 тыс. руб., прочие расходы в 2007 г. по сравнению с 2008 г. также уменьшились на 105605 тыс. руб.

В 2008 г. по сравнению с 2007 г. наблюдается увеличение чистой прибыли на 1439 тыс. руб., это произошло за счет увеличения выручки и увеличения себестоимости.

Сравнительный анализ баланса предприятия приведен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 Сравнительный аналитический баланс предприятия за 2007-2008 гг.

Наименование разделов	Фактические данные	Отклонения	Темпы роста
	2007г.	2008г.	2007 г. от 2008 г.	2007 г. от 2008 г.
1. Внеоборотные активы	217070	211377	5693	97,38
II. Оборотные активы	13200	12276	-924	93,00
дебиторская задолженность	66566	75888	9322	114,00
денежные средства и краткосрочные финансовые вложения	30593	2161	-28432	7,06
НДС на приобретенные ценности	30566	22564	-8002	73,82
прочие оборотные активы	-	-	-	-
БАЛАНС	357994	324268	-33726	90,58
III. Капитал и резервы	34786	38029	3243	109,32
IV. Долгосрочные обязательства	229478	215603	-13875	93,95
V. Краткосрочные обязательства	93730	70636	-23094	77,55
В том числе:
краткосрочные кредиты	2345	3375	1030	143,92
кредиторская задолженность	91081	66990	-24091	73,55
доходы будущих периодов	304	271	-33	89,14
БАЛАНС	357994	324268	-33726	90,58

По сравнению с 2007 г. в 2008 г. источники формирования имущества уменьшились на 33726 тыс. руб. или на 9,42 %. В сравнении с 2007 г. в 2008 г. источники формирования имущества уменьшились 33726 тыс. руб. или на 9,42 %. Увеличились внеоборотные активы в по сравнению с 2007 г. за счет увеличения основных средств на 5693 тыс. руб. или 2,62 %. Кредиторская задолженность в 2008 г. уменьшились в сумме на 24091 тыс. руб. Приток новых средств происходил в большей степени за счет реализации собственной продукции, а в 2008 г. за счет заемных средств. Прирост финансовых ресурсов был направлен на пополнение внеоборотных и оборотных активов при одновременном снижении удельного веса внеоборотных и роста оборотных активов.

Показатели для определения типа финансовой ситуации на предприятии приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 Определение типа финансовой ситуации на предприятии за 2007-2008 гг.

Показатель	2007г.	2008г.	Отклонения
			2007 г. от 2008 г.
1. Источники собственных средств (с. 490)	34786	38029	+3243
2. Внеоборотные активы (с. 190)	217070	211377	-5693
3. Наличие собственных оборотных средств (стр. 1 - стр. 2)	-182284	-173348	+8936
4. Долгосрочные обязательства (с. 590)	229478	215603	-13875
5. Наличие собственных оборотных средств и долгосрочных заемных источников формирования запасов (стр. 3 + стр. 4)	47194	42255	-4939
6. Краткосрочные кредиты и займы (с. 610)	2345	3375	1030
7. Общая величина основных источников (стр. 5 + стр. 6)	49539	45630	-3909
8. Общая величина запасов (с. 210 + с. 220)	43766	34840	-8926
9. Излишек (+) или недостаток (-) собственных оборотных средств для формирования запасов (стр. 3 - стр. 8)	-226050	-208188	17862
10. Излишек (+) или недостаток (-) собственных оборотных средств и долгосрочных заемных источников для формирования запасов (стр. 5 - стр. 8)	3429	7415	3986
11. Излишек (+) или недостаток (-) основных источников формирования запасов (стр. 7 - стр. 8)	5773	10790	5017
12. Кредиторская задолженность за запасы (с. 621)	56109	38008	-18101
13. Общая величина основных источников формирования запасов плюс кредиторская задолженность (стр. 7 + стр. 12)	105648	83638	-22010
14. Излишек (+) или недостаток (-) общей величины основных источников и кредиторской задолженности для формирования запасов (стр.4 - стр. 8)	185712	180763	-4949
15. Трехкомпонентный показатель типа финансовой ситуации [1 (стр.9); 2 (стр.10);3 (стр. 11)]

Совокупная величина общих источников покрытия запасов и кредиторской задолженности в 2008 г. по сравнению с 2007 г. уменьшилась на 4949 тыс. руб., зато собственные оборотные средства увеличились на 8936 тыс. руб. Таким образом, у предприятия отмечено устойчивое финансовое положение. Эта динамика приводит предприятие к устойчивому финансовому положению.

Анализ ликвидности баланса предприятия приведен в таблице 2.4.

Таблица 2.4 Анализ ликвидности баланса предприятия за 2007-2008 гг.

Актив	2007 г.	2008 г.	Пассив	2007 г.	2008 г.	Платежный излишек (+) или недостаток (-)
	сумма, тыс. руб.	удельный вес, %	сумма, тыс. руб.	удельный вес, %		сумма, тыс. руб.	удельный вес, %	сумма, тыс. руб.	удельный вес, %	2007 г.	2008 г.
А1	30593	8,55	2161	0,67	П1	91081	70,87	66990	63,40	60488	64829
А2	66566	18,6	75888	23,41	П2	2345	1,83	375	0,35	-64221	-75513
A3	43766	12,23	34840	10,75	П3	304	0,24	271	0,26	-43462	-34569
А4	217070	60,63	211377	65,17	П4	34786	27,07	38029	35,99	-182284	-173348
Итого	357995	100	324266	100	Итого	128516	100	105665	100	-	-

Соотношения групп статей баланса ликвидности предприятия за 2006 г. таковы:

А1 < П1

А2 > П2

А3 > П3

А4 > П4

Данные таблицы показывают, что в 2008 на предприятии не обеспечивается текущая ликвидность. Так, удельный вес срочных обязательств (П1) в 2008 г. составлял 63,40 %, а наиболее ликвидных активов (А1) - всего 0,67 %, быстрореализуемых активов (А2) - 23,41 %.

2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами и его документальное оформление

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО УТТ «Полазнанефть», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору, несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций, представлению в бухгалтерию документов и сведений, а также по соблюдению положений учетной политики являются обязательными для работников всех структурных подразделений.

Общее требование к ведению учета расчетов с подотчетными лицами в ООО УТТ «Полазнанефть» - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.