Порядок проведения инвентаризации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Содержание

Введение

Глава 1. Порядок проведения инвентаризации на складе

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета инвентаризации

1.2 Подготовка к проведению инвентаризации

1.3 Проведение инвентаризации

1.4 Проверка фактического наличия имущества и сверка с данными бухгалтерского учета

1.5 Особенности проверки фактического наличия имущества

1.6 Проверка документальной обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета

1.7 Принятие решений по результатам инвентаризации и их отражение в бухгалтерском учете

Глава 2. Инвентаризация материально-производственных запасов

Глава 3. Особенности инвентаризация на современных складских комплексах с адресной системой хранения

3.1 Проведение общей инвентаризации

3.2 Проведение выборочной инвентаризации

Глава 4. Особенности проведения инвентаризации на автоматизированном складе с использованием системы WMS

4.1 Определения и термины

4.2 Проведение инвентаризации с использованием системы WMS

4.3 Преимущества проведения инвентаризации на автоматизированном складе

Заключение

Используемая литература

Введение

Для повышения эффективности функционирования склада необходимо обеспечить четко действующую систему учета и контроля его средств и источников.

Самофинансирование и самоокупаемость большинства складов повышает роль учета и контроля над рациональным использованием всех средств.

Мною была выбрана именно эта тема для написания выпускной работы потому, что актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сверяется фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Одной из основных задач бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным Законом "О бухгалтерском учете" является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внешним и внутренним пользователям бухгалтерской отчетности.

Одним из основных способов контроля полноты и достоверности бухгалтерских данных является проведение инвентаризации всех объектов бухгалтерского учета.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, позволяет реально оценить все статьи бухгалтерского баланса и отчетности склада. Вот почему склады организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с "Законом о бухгалтерском учете и отчетности" проводить сплошную инвентаризацию материальных ресурсов перед составлением годового отчета.

Цель инвентаризации имущества - проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности склада. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества склада. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения и естественную убыль.

Целью выпускной работы является углубленное изучение общей характеристики инвентаризации. Систематизация и закрепление знаний по данной теме, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов.

Главной задачей выпускной работы является определить роль и значение инвентаризации. Здесь так же будет рассмотрена инвентаризация как способ первичного наблюдения за сохранностью собственности, излагаются цели инвентаризации, отмечаются причины расхождения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Раскрывается связь инвентаризации с другими элементами бухгалтерского учета.

А также рассмотрение видов инвентаризации, порядок ее проведения, и документальное оформление. Раскрываются результаты (недостачи, излишки) инвентаризации, причины их возникновения и порядок их отражения в учете.

Подробно будет рассматриваться порядок и сроки проведения инвентаризации материально-производственных запасов, товарно-материальных ценностей.

Глава 1. Порядок проведения инвентаризации на складе

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета инвентаризации

Федеральным законом РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлена обязанность организации, проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности. Бухгалтерская отчетность, составленная без учета результатов инвентаризации, не может считаться достоверной.[2]

В деятельности каждого склада имеют место факты хозяйственной жизни, которые невозможно документировать в общем порядке - по мере их возникновения (например, естественная убыль, порча материальных ценностей). Такие факты подлежат выявлению и документированию только в ходе проведения инвентаризации. Необходимость проведения инвентаризации также обусловлена неизбежностью ошибок при осуществлении учетного процесса (которые, к сожалению, возможны на всех его этапах), а также возможностью злоупотреблений и хищений. Результаты инвентаризации являются источником информации для формирования оценочных резервов (резерва под снижение стоимости материальных ценностей, резерва под обесценение финансовых вложений, резервов по сомнительным долгам).

Проведение инвентаризации регулируется следующими нормативными документами:

1. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н); [3]

2. Методическими рекомендациями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49); [1]

3. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"; [4]

4. Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 г. № 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации форма № инв - 26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"; [7]

5. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н); [11]

6. Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждены приказом Минфина РФ от 29.08.2001 г. № 68н); [10]

Инвентаризации подлежит все имущество, хранящееся на складах и других местах хранения организации (как собственное, так и взятое на ответственное хранение, на переработку и т.п.): оборудование к установке, материалы, товары, готовая продукция, товары отгруженные, материалы (товары) в пути.

Инвентаризация проводится в следующих случаях: [3]

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков. По назначению различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.

По охвату имущества - полную и частичную инвентаризацию, по методу проведения - выборочную и сплошную инвентаризацию.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (ревизия кассы и т.п.)

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком перед составлением годового отчета, а внеплановые - по мере необходимости, к примеру, при смене материально-ответственных лиц, стихийных бедствиях, хищениях, требования аудитора, судебных органов и т.д.

Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя организации, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально - ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.

По периодичности проведения инвентаризации бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные). По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, указанных выше.

Распространенной ошибкой организации при проведении инвентаризации является сокращение объема проверки, т.е. не проведение инвентаризации отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто исключаются из категории инвентаризуемого имущества объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации. [13]

Процесс проведения инвентаризации можно разделить на четыре этапа:

1) подготовка к проведению инвентаризации (обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей);

2) проведение инвентаризации (проверки фактического наличия имущества и документального подтверждения расходов и обязательств, оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств);

3) принятие решений по результатам инвентаризации (выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости);

4) оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности и отражение их в бухгалтерском учете.

1.2 Подготовка к проведению инвентаризации

В рамках подготовки к проведению инвентаризации проводятся следующие мероприятия:

1) составление детализированного графика проведения инвентаризации;

2) определение численности и персонального состава инвентаризационной комиссии, а также объемов работы для каждой комиссии;

3) подготовка и издание приказа руководителя склада о проведении инвентаризации;

4) подготовка первичной документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений в бухгалтерский учет, составление бланков инвентаризационных описей;

Исполнение мероприятий, указанных в п. 1 - 2, целесообразно делегировать постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Мероприятия, изложенные в п. 4, осуществляются бухгалтерской службой. [1]

Составление детализированного графика проведения инвентаризации осуществляется на основании положений учетной политики склада, в которой должно быть указано, на какую дату инвентаризируется каждая категория имущества.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). В комиссию могут войти представители службы внутреннего аудита организации. При определении персонального состава рабочих инвентаризационной комиссии следует учесть, что отсутствие при проведении данного мероприятия хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. [1]

Распространенной ошибкой является включение материально ответственного лица в состав инвентаризационной комиссии, которой предстоит провести инвентаризацию находящегося под отчетом этого материально ответственного лица имущества. Присутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации обязательно, но включать его в инвентаризационную комиссию недопустимо. [13]

Руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации на складе. Данный документ оформляется по унифицированной форме № инв - 22 (приложение 1).

В приказе указывается:

· основание для проведения инвентаризации;

· персональный состав инвентаризационной комиссии, а в случае привлечения рабочих инвентаризационных комиссий - их персональный состав с указанием вида или категории инвентаризуемого каждого комиссией имущества и обязательств;

· объем инвентаризации (перечень имущества и обязательств);

· даты начала и окончания проведения инвентаризации по каждому виду (категории) имущества и обязательств;

· сроки сдачи материалов инвентаризации и бухгалтерию.

Приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии и регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации форма № инв - 23 (приложение 2). [1]

После издания приказа о проведении инвентаризации проводится инструктаж членов комиссии и материально ответственных лиц. Целью инструктажа является доведение до всех членов комиссии порядка (последовательности) действий в ходе проведения инвентаризации.

Перед проведением инвентаризации необходимо подготовить первичную документацию и учетные регистры, внести необходимые исправления в бухгалтерский учет. Проверяется наличие и состояние следующих документов:

· по основным средствам - наличие и состояние инвентарных карточек (форма № ОС - 6, № ОС - 6а) или инвентарных книг (форма № ОС - 6б); технических паспортов и другой технической документации; документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение;

· по нематериальным активам - наличие учета нематериальных активов (форма № НМА - 1); документов, устанавливающих права на интеллектуальную собственность; для нематериальных активов, приобретенных после проведения последней инвентаризации, - пакет первичных документов по приобретению.

· по производственным запасам и оборудованию к установке, хранящимся на складе и других местах хранения, - наличие карточек учета материалов (форма № М - 17), других аналогичных документов, в которых осуществляется складской учет запасов. При отсутствии перечисленных документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении неточностей и расхождений в регистрах бухгалтерского учета, а также расхождений между регистрами складского и бухгалтерского учета должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Также необходимо подобрать подтверждающие первичные документы и регистры аналитического учета по запасам, не находящимся в период проведения инвентаризации под отчетом материально - ответственных лиц (переданным на ответственное хранение, материалам и товарам в пути, отгруженным товарам).

На практике подготовка первичной документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений в бухгалтерский учет перед инвентаризацией производится далеко не в каждой организации, а ведь осуществление этих мероприятий значительно снижает объем работ при проведении инвентаризации и подведении ее итогов. [4]

Бланки инвентаризационных описей и активов инвентаризации составляются по унифицированным формам до начала инвентаризации и выдаются на руки членам инвентаризационной комиссии.

Если последующая обработка результатов инвентаризации будет производиться автоматизировано, то еще на стадии подготовки могут быть частично заполнены графы в следующих описях:

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, форма № инв - 3 (приложение 3);

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, форма № инв - 5 (приложение 4).

До начала инвентаризации могут быть заполнены графы, в которых указываются наименование и основные характеристики каждой инвентаризуемой единицы имущества. Перечень заполняемых до проведения инвентаризации граф каждой из описей содержится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88). [4]



1.3 Проведение инвентаризации

В отношении различных объектов инвентаризации применяются три различных регламента ее проведения. [1]

I. Проверка фактического наличия имущества, сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

Применяется в отношении следующего имущества, хранящегося и используемого в организациях: основных средств, нематериальных активов (в части наличия правоустанавливающих документов), незавершенного строительства, оборудования к установке, производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства, наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, документарных ценных бумаг.

II. Документальная сверка расчетов с бюджетом, кредитными организациями и другими контрагентами.

III. Проверка документальной обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, на основании имеющихся у организации документов. Таким способом, осуществляется инвентаризация запасов, не находящихся в период проведения инвентаризации под отчетом материально - ответственных лиц (переданных на ответственное хранение, материалов и товаров в пути, товаров отгруженных).[14]

1.4 Проверка фактического наличия имущества и сверка с данными бухгалтерского учета

инвентаризация учет бухгалтерский

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, записью "до инвентаризации" и указывает ее дату. Данная отметка служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. [1]

Члены инвентаризационной комиссии распределяются по местам инвентаризации для равномерной разгрузки всех рабочих групп, участвующих в инвентаризации, исключения возможности бесконтрольного просчета без участия членов инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия имущества производится инвентаризационной комиссией в присутствии материально - ответственного лица. До начала инвентаризации от каждого материально - ответственного лица берется расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально - ответственного лица включена в заголовочную часть инвентаризационных описей.

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № инв - 3);

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № инв - 5).

Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах, а опись по форме № инв - 5 - в трех экземплярах. [7]

По окончании проверки и выведения итоговых показателей описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально -ответственными лицами. При этом материально - ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Один экземпляр описи остается у материально -ответственного лица, второй - передается в бухгалтерию. Третий экземпляр инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № инв - 5), передается организации-собственнику этих товарно-материальных ценностей. Третий экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств передается арендодателю. [4]

Достаточно распространенной ошибкой является отсутствие в описи подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации недействительными.

По производственным запасам, при проверке фактического наличия которых были выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтером составляются сличительные ведомости, форма № инв - 19 (приложение 5). В них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач имущества указываются в соответствии с его оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, а затем подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается материально - ответственному лицу, другой хранится в бухгалтерии не менее 5 лет.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 6) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 7). [1]

1.5 Особенности проверки фактического наличия имущества

Товарно-материальные ценности, поступающие под отчет материально -ответственного лица во время проведения инвентаризации, принимаются им в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации", где указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. [9]

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения и материально - ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация производится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы специальной одежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентарную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций предприятий (учреждений), осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентарную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.



1.6 Проверка документальной обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в пути, находящихся на ответственном хранении, переданных в переработку, заключается в проверке сумм, подтвержденных правильно оформленными документами:

· по товарно-материальным ценностям, находящемся в пути, - расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами;

· по товарно-материальным ценностям, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации; другими документами, подтверждающими сдачу этих ценностей на ответственное хранение;

· по товарно-материальным ценностям, переданными в переработку, - приемопередаточными документами. [9]

В акте инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. Для документирования инвентаризации товарно-материальных ценностей, переданных на ответственное хранение и переработку, унифицированных форм нет, поэтому в случае наличия у организации подобных операций следует разработать формы для оформления инвентаризации этих категорий имущества и утвердить их в составе учетной политики. В акте инвентаризации товарно-материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, должно быть указано их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата передачи на хранение, место хранения, номера и даты документов.



1.7 Принятие решений по результатам инвентаризации и их отражение в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации обобщаются в "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией", форма № инв - 26 (приложение 9), которую подписывает руководитель организации, главный бухгалтер и председатель инвентаризационной комиссии. В ведомости содержится информация о выявленных в результате инвентаризации расхождениях по каждому счету: суммах недостач, излишков и порчи, а также о порядке отнесения сумм выявленных недостач и порчи: зачет по пересортице, списание в пределах норм естественной убыли, отнесение на виновных лиц и списание на внереализационные расходы. [7]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Стоимость недостающего или испорченного имущества, недостача и порча которого были выявлены в результате проведенной инвентаризации, подлежит списанию с кредита счетов учета имущества в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1. Осуществляется взаимный зачет излишков и недостач производственных запасов в результате пересортицы.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально - ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. В случае, когда конкретные виновники пересортицы не установлены, выявленная разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на внереализационные расходы. При этом в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин, по которым данная разница не отнесена на виновных лиц. [5, 6]

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Зачет по пересортице и выявление излишков и недостач после зачета отражается в сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв - 19).

2. Определяется естественная убыль ценностей в пределах установленных норм.

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же имеется недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

Естественная убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на счета учета и на расходы на продажу. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических недостач.

3. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча производственных запасов сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

4. Имущество, оказавшееся в излишке, принимается к учету в оценке по рыночной стоимости с признанием внереализационных доходов с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. [8]

Глава 2. Инвентаризация материально- производственных запасов

В ходе инвентаризации материально-производственных запасов проверяют счета 10 "Материалы", 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей", 41 "Товары", 42 "Торговая наценка", 43 "Готовая продукция". [9]

Согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 г. № 44н (далее - ПБУ 5/01), к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

· используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· предназначенные для продажи;

· используемые для управленческих нужд организации.

При этом готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством). [4]

Товары также являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в том помещении, где они хранятся.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально - ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, оно опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение (пункт 3.16 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно пункту 3.15 Методических указаний по инвентаризации товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). [1]

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (пункт 3.17 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно пункту 3.18 Методических указаний по инвентаризации товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. [1]

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности. [1]

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально - ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или (по его поручению) члена комиссии (пункт 3.19 Методических указаний по инвентаризации). [1]

В тех случаях, когда по условиям деятельности организации инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материалов и записать их в инвентаризационную опись, для учета фактического наличия сырья и прочих материалов на складах в период проведения инвентаризации применяется инвентаризационный ярлык, форма № инв - 2 (приложение 10).

Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии, и хранятся вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения (постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

Данные формы № инв - 2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № инв - 3) [4]

Обнаруженные товарно-материальные ценности приходуются по рыночным ценам.

Результаты инвентаризации материально - производственных запасов должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.



Глава 3. Особенности инвентаризация на современных складских комплексах с адресной системой хранения

В настоящее время большинство организаций, занимающихся оказанием услуг ответственного хранения товара на коммерческих складах, проводят инвентаризацию товара клиента, тип которой зависит от уровня оборудования склада. В старых складских помещениях организовывать адресную систему мест хранения не всегда целесообразно. Поэтому, если на складе используется недорогая АСУ склада по учету товара клиентов, то товар размещается по принципу условного разделения на зоны по какому-либо признаку (габариты, товарная группа, различная тара и т. д.) на полу склада. Современные складские комплексы в обязательном порядке оборудованы адресной системой мест хранения, что позволяет организовать эффективную инвентаризацию не только во время прекращения всякого движения товара по складу, но и в процессе складской деятельности.

Контроль хранящейся продукции осуществляется с помощью АСУ склада кладовщиками, ответственными за области хранения склада.

Кладовщики могут в любое время, если есть необходимость или распоряжение начальства, посмотреть с помощью компьютера складские остатки товара, числящегося в АСУ склада, распечатать необходимую информацию на бумаге и сверить с фактическим количеством и состоянием хранящегося на местах товара.

3.1 Проведение общей инвентаризации

Общая инвентаризация склада может проводиться как планово (один раз в квартал), так и по требованию клиента в течение документально заверенного срока (не более 72 часов). При этом просматриваются первичная документация склада и необходимая документация бухгалтерии клиента, по которой проверяется фактически хранящийся на складе товар.

Предварительно назначается инвентаризационная комиссия, куда включаются представители обеих сторон.[1] На время проведения инвентаризации полностью прекращаются все работы по выгрузке, приему, подбору, погрузке и отпуску товара со склада. Затем раздаются инвентаризационные ведомости (по экземпляру для каждой из сторон). Инвентаризационные ведомости представляют собой документ, в котором в табличной форме содержится следующая информация: адрес места хранения, номер транспортной единицы (ТЕ), номер артикула (номенклатурный номер товара), наименование товара, его количество. Причем ведомость выполняется на отдельных листах, объединенных по ряду и ярусу мест хранения (к примеру, 12-1-1, 12-1-2 и т. д., где 12 - номер ряда, 1 - номер яруса, а 1, 2 и т. д. - номера мест в ряде и ярусе), и так по каждому ярусу ряда. Кладовщики, представленные в комиссии, разделяют между собой листы ведомости по рядам, то же делают представители клиента.

В области хранения паллет с товаром на многоярусных фронтальных стеллажах первые ярусы рядов можно проверить без специальной техники. Для проверки товара на более высоких местах хранения необходимо снимать каждый паллет, что требует много времени.

Поэтому, чаще используют следующий способ. К вилам высотного штабелера прикрепляется металлическая сетка в виде ящика, проверяющие садятся в сетку (не более двух человек в одной сетке), подвязываются страховочным ремнем и, подавая команды водителю высотного штабелера, продвигаются вдоль рядов, считая товар на паллетах, проверяя соответствие номера ТЕ, наименование товара на паллете и в инвентаризационной ведомости.

При выявлении несоответствия количества товара печатное число зачеркивается, а рядом пишется фактически посчитанное.

При несоответствии номера ТЕ или наименования товара на паллете число в соответствующей графе документа зачеркивается и рядом или в специально предусмотренной графе пишется «0», а паллет вывозится на специальную площадку, где отдельно просчитывают товар и после инвентаризации с помощью АСУ склада определяют на места хранения.

При выявлении брака в годных товарах паллет вывозится в специальную зону брака, а в графе, указывающей количество товара в месте хранения, ставится «0». Далее с таким товаром работают эксперты по браку.

В области хранения мелкогабаритного товара на мезонинных стеллажных системах применение высотного штабелера не требуется, в остальных процедурах отличий нет.

По результатам инвентаризации в течение двух дней с момента ее окончания на складе составляется сводная инвентаризационная опись (форма № инв 3), которая подписывается членами комиссии. Операторы АСУ склада и операторы АСУ клиента в течение одного дня после подписания инвентаризационной описи приводят данные своей учетной системы в соответствие с фактическими остатками товара на складе.

Клиент в течение документально заверенного времени (обычно семь рабочих дней) с даты подписания инвентаризационной описи, на ее основании составляет сличительную ведомость и направляет этот документ складу.

По данным инвентаризационной описи и сличительной ведомости стороны составляют акт о разногласиях. [12] После этого стороны проводят возможные зачеты. При недостаче товара склад выплачивает стоимость этого товара по минимальным розничным ценам, если в договоре ответственного хранения не предусмотрен пункт о штрафных санкциях по отношению к складу за недостачу товара. При пересортице товара ценовая разница в пользу склада никак не учитывается, и если товар, оставшийся на складе, дешевле отгруженного со склада, то ценовая разница выплачивается складом в полном размере. После проведения зачетов подписывается акт об итогах инвентаризации, но не позднее документально заверенного срока (в среднем 14 дней от даты составления инвентаризационной описи).



3.2 Проведение выборочной инвентаризации

Выборочная инвентаризация осуществляется кладовщиками, ответственными за хранение товара, как по инициативе склада, так и по запросу клиента без остановки текущей работы склада. Реестр запроса на проведение выборочной инвентаризации присылается клиентом не позднее документально заверенного времени (обычно не менее 12 часов) до начала инвентаризации. Реестр содержит не более документально заверенного количества (в среднем 15) позиций товарно-материальных ценностей (номенклатурных номеров товара) в течение суток, которые должны быть исключены из всех заказов, вошедших в план отгрузки на день планируемой инвентаризации. Реестр запроса на проведение выборочной инвентаризации представляет собой документ, выполненный в виде таблицы следующего содержания: номер запроса, дата отправки, порядковый номер позиции, номер артикула, наименование товарно-материальных ценностей, примечания.

На основании этого запроса оператор АСУ склада распечатывает кладовщику информацию о наличии по каждой позиции товара в реестре. Информация о наличии определяется по номеру артикула и содержит следующие данные в таблице: номер артикула, дату и время распечатки, номера ТЕ, области склада, места хранения ТЕ, количество на ТЕ, единицу измерения товара, статус товара (свободен, зарезервирован), блокировку (заблокирован или нет).

Кладовщик пересчитывает по указанным в информации о наличии мест хранения, фактическое количество товара в них, записывает в конце последнего листа общее количество и ставит свою подпись с расшифровкой. Затем возвращает информацию о наличии товаров оператору АСУ склада для составления акта о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения.[1]

Оператор АСУ склада печатает в акте о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения следующую информацию: полное наименование, артикул, единицу измерения, остатки по АСУ клиента, остатки по АСУ склада и фактические остатки, величину отклонения (положительную или отрицательную по отношению к складу). Также оператор АСУ склада распечатывает журналы движений (перемещение всех номеров ТЕ для каждой номенклатурной позиции проверяемого товара), предназначенные для отчетности перед клиентом.

После распечатки двух экземпляров акта о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения, кладовщик проверяет правильность составления акта, дает на подпись начальнику склада или старшему смены, расписывается сам и передает представителю клиента один экземпляр вместе с журналами движений. Второй экземпляр кладовщик оставляет себе, предварительно поставив на своем экземпляре подпись представителя клиента. Далее кладовщик отдает акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения с подписями всех ответственных лиц оператору АСУ склада, который скрепляет акт с информацией о наличии и реестром запроса вместе, подкалывая их в общую папку для выборочной инвентаризации.

Ежедневно проводится сверка баз данных АСУ клиента и АСУ склада. В результате сверки составляется сличительная ведомость, по результатам которой при наличии расхождений склад проводит выборочную инвентаризацию несовпадающих позиций.

В случае необходимости произвести срочный осмотр какого-либо товара, уполномоченный представитель клиента представляет служебную записку на имя начальника склада с просьбой заблокировать указанные позиции товарно-материальных ценностей для проведения осмотра. [11] Начальник склада подписывает служебную записку и передает системному администратору АСУ склада, чтобы тот заблокировал указанный товар и исключил любое движение заблокированного товара в местах хранения. После того как осмотр заблокированного товара представителями клиента произведен, пишется служебная записка на имя начальника склада с просьбой разблокировать указанный в служебной записке товар. Начальник склада подписывает служебную записку и передает системному администратору АСУ склада, который разблокирует указанный товар.

Общая инвентаризация склада может проводиться как планово, так и по требованию клиента.

Представители клиента и кладовщики независимо друг от друга пересчитывают товар и сверяют результаты

Современные складские комплексы оборудованы адресной системой мест хранения, что позволяет провести эффективную инвентаризацию, не прерывая работу склада.

Контроль продукции должен осуществляться с помощью АСУ кладовщиками, ответственными за области хранения.

Кладовщик пересчитывает фактическое количество товара, сверяя его с имеющейся информацией о наличии.

Сверка баз данных АСУ клиента и АСУ склада проводится ежедневно. При наличии расхождений склад проводит выборочную инвентаризацию несовпадающих позиций.



Глава 4. Особенности проведения инвентаризации на автоматизированном складе с использованием системы WMS

Одним из достаточно сложных и трудоемких процессов на складе является инвентаризация. Все понимают, что она необходима, для наведения порядка. И все понимают, что проведение инвентаризации это прямые потери на простой в работе и отвлечение персонала на непроизводительные операции. Соответственно устанавливая периодичность проведения инвентаризации приходится искать баланс между допустимым уровнем беспорядка (накопительная сумма "вычерков" по результатам сборки, просроченный товар и т.д.) и затратами на проведение инвентаризации.

Рассмотрим, каким образом решается вопрос проведения инвентаризации на складе с системой WMS.

4.1 Определения и термины

При рассмотрении вариантов организации процесса инвентаризации на складе с системой WMS выделим три процесса.

1. Корректировка остатков в складской системе WMS

Корректировка остатков в складской системе это приведение остатков складской системы WMS к фактическому остатку товара на складе. Корректировка остатков системы WMS производится персоналом в фоновом режиме параллельно основной работе без остановки склада и блокировки запасов.

На складе без автоматизированной системы этот процесс отсутствует, т.к. нет складской системы и у персонала нет данных об остатках товара в конкретной ячейке. Однако надо понимать, что отсутствие данного процесса на неавтоматизированном складе это минус, а никак не плюс. Возможность корректировки остатков в системе WMS на постоянной ежедневной основе это один из элементов обеспечения точности учета остатков. Благодаря ежедневным корректировкам мы всегда владеем наиболее полной информацией о реальных остатках. В системе WMS на каждый момент времени хранится достоверная информация о реальных остатках товара на складе. Без системы WMS информацию о реальных остатках получают только в момент проведения частичной либо полной инвентаризации.

Причинами возникновения потребности в корректировках могут быть потери/нахождения товаров в ячейках хранения, обнаружение "пересортов" и т.п. Корректировка остатков не всегда затрагивает бухгалтерский учет. Часть товара могут "потерять" сегодня и "найти" через несколько дней. Варианты отражения корректировок в бухгалтерском контуре обсуждаются и реализуются в рамках проекта. Это можно решать путем создания «виртуальных» складов и поставщиков в учетной системе с последующим списанием/оприходованием остатков на момент проведения инвентаризации. Либо использовать другие менее распространенные схемы. Естественно, количество корректировок на складе с правильно организованным процессом складской обработки стремится к минимуму.

2. Выравнивание остатков между складской системой WMS и учетной системой

Наличие достоверной информации о реальных остатках товара в системе WMS будет давать эффект только в том случае если эти данные попадут и в учетную систему компании и будут доступны для её пользователей. В рамках проектов специалисты компании ДК-Эксперт настраивает обмен данными между системой WMS и учетной системой, обеспечивающий постоянную полную синхронизацию остатков между системами. Таким образом, отдел продаж и закупок всегда владеют достоверной информацией об остатках товара на складе. Кроме этого они также могут получать информацию об остатках товара с истекающими сроками годности, сроках годности на прочие остатки, серийных номерах, производственных партиях и других реальных характеристиках остатков.