Порядок проведения инвентаризации

Для выявления расхождений между остатками систем, появляющимися в результате нерегламентированных действий (ручная корректировка проведенных документов в учетной системе), в рамках проектов разрабатываются отчеты по сверке товародвижения между системой WMS и учетной системой. Отчеты по сверке товародвижения обеспечивают дополнительную проверку корректности ведения товарного учета.

3. Инвентаризация

Данные системы WMS содержат достоверную информацию об остатках товара на складе. Учетная система компании также содержит достоверную информацию об остатках. На "виртуальных" складах в учетной системе находится товар, который потеряли. От "виртуальных" поставщиков есть приходы на товар, который нашли. Осталось только оформить эти результаты как инвентаризацию, т.е. проведение инвентаризации как таковой вообще не требуется.

Это один из тонких моментов, обсуждая который можно выявить непрофессионализм некоторых поставщиков системы WMS. Проведение инвентаризации они воспринимают как программисты, настраивающие работу программы, а не как бизнес-аналитики, понимающие суть процессов. Разделение остатков учетной системы на фактические и проблемные (потеряно + найдено) не позволяет оформить и провести инвентаризацию. Причина заключается в следующем.

Помимо прочих регламентных документов инвентаризация требует оформления инвентаризационной и сличительной ведомости.[1] Эти два документа должны быть подписаны материально - ответственными лицами склада при оформлении (проведении) инвентаризации. Подписание документов означает согласие материально - ответственных лиц с количеством и суммами недостач и излишков, выявленных по результатам инвентаризации. Естественно, что материально - ответственные лица не согласятся подписываться под суммами в ведомостях, распечатанных из учетной системы без проверки этих остатков. А проверка остатков это как раз и есть стандартный путь проведения инвентаризации с частичной или полной остановкой работы склада. В рамках проектов реализуемых специалистами компании ДК-Эксперт организуется схема обеспечивающая формирование инвентаризационной и сличительной ведомости из системы WMS. Причем на время проверки проблемных позиций, остановка склада не требуется, т.к. задействуется стандартный механизм корректировок. Таким образом, материально ответственные лица, во-первых, получают сразу готовые и заполненные инвентаризационные и сличительные ведомости, а во вторых имеют возможность проверить корректность информации по остаткам без остановки склада. В дальнейшем они могут вернуться к любому из ранее сформированных пакетов документов инвентаризации и подтвердить его. Это позволяет не останавливать склад на время между подписанием документов по инвентаризации и проведением результатов в учетной системе. Т.е. проведение инвентаризации в обычном её представлении с долгими простоями склада и большими трудозатратами действительно не требуется.

4.2 Проведение инвентаризации с использованием системы WMS

Проведение инвентаризации с использованием системы WMS выглядит следующим образом:

Материально - ответственные лица получают готовые заполненные инвентаризационные и сличительные ведомости, сформированные по результатам корректировок за прошедший период.

По отдельным позициям с расхождением, по которым комиссия не согласна проводится проверка конкретных ячеек хранения. Если в процессе проверки обнаруживается несоответствие фактического остатка с данным в системе WMS, кладовщик, используя стандартный механизм корректировок, вносит изменения без остановки работы склада и блокирования товарной позиции.

После проверки всех спорных позиций материально ответственные лица заново формируют инвентаризационные и сличительные ведомости. Подписывают их и фиксируют в системе WMS подтверждение результатов инвентаризации.

Бухгалтеру передаются подписанные инвентаризационные и сличительные ведомости. Бухгалтер обрабатывает автоматически сформированные документы по инвентаризации в учетной системе.

4.3 Преимущества проведения инвентаризации на автоматизированном складе

На всех этапах проведения инвентаризации склад работает в штатном режиме без остановки и без отвлечения основного персонала.

Схема обработки инвентаризации, внедряемая специалистами компании ДК-Эксперт, обладает еще одним системным плюсом - разделение сфер ответственности. Ошибки товарного учета, возникшие в результате нерегламентированных корректировок документов в учетной системе, не попадают в инвентаризационные документы. Они отражаются в отчете по расхождению документооборота. Таким образом, склад отвечает за недостачи и излишки, а отдел учета - за корректность оформления документации.

Заключение

Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке. Как мы видим, роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность материальных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п. Инвентаризация содействует укреплению предприятия, предупреждает возможные имущественные потери. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии. Проведение инвентаризации имеет множество особенностей для различных видов инвентаризируемых объектов и различных хозяйственных ситуаций. Организация проведения инвентаризации таким образом, чтобы ее функция по обеспечению достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установленная Законом "О бухгалтерском учете", была действительно исполнена, требует знания и применения всех положений и иных нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также знания небухгалтерского права (гражданского, авторского, трудового и т.д.).

Современные складские комплексы оборудованы как адресной системой мест хранения, так и автоматизированной системой адресного хранения WMS, что позволяет проводить эффективную инвентаризацию, не прерывая работу склада.

Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на складе.

Используемая литература

1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49.

2. Федеральный Закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 23.07.1998 г.)

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (в ред. от 24.03.2000г.).

4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

5. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 32н (в ред. от 30.03.2001 г.)

6. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н (в ред. от 30.03.2001 г.)

7. Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 г. № 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № инв-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

9. Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н.

10. Инструкция о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использование и обращении утвержденной приказом Минфина РФ от 29.08.2001 г. № 68-н.

11. Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ утвержденные приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н.

12. Инвентаризация имущества и обязательств // Бухгалтерский учет, 2009, № 23.

13. Инвентаризация: бухгалтерская и налоговая. - М.: Информ - центр XXI века, 2003, 320 с.

14. Порядок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности // Бухгалтерский учет, 2009, № 21.

Размещено на Allbest.ru