Учет, анализ и аудит денежных средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

56

1. Денежные средства и денежные документы как объект учета и финансово-хозяйственного контроля

1.1 Денежные средства и денежные документы: экономическая сущность, задачи их учета и контроля

Расчеты между субъектами хозяйствования и физическими лицами, вытекающие из гражданско-правовых отношений, производятся как безналичным, так и наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Экономическая сущность денежных средств проявляется в их функциях, которые выражают внутреннюю основу, содержание денежных средств:

Как мера стоимости. Эта функция заключается в измерении стоимости товаров путем установления цен.

Как средство обращения. Функция служит для оплаты приобретенных товаров. Денежные средства постоянно и непрерывно обслуживают обмен товаров.

Как средство накопления и сбережения. Денежные средства становятся всеобщим воплощение общественного богатства.

Как средства платежа. Характерный признак функции - одностороннее движение денежных средств и наличие разрыва во времени между передачей товара покупателю и денег продавцу товара.

Функция мировых денег. Проявляется во взаимоотношениях между странами и между юридическими и физическими лицами, находящих в разных странах в форме внешнеторговых связей, международных займов, оказание услуг внешнему партнеру.

Основными задачами учета денежных средств являются:

А) Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

Б) Обеспечение сохранности денежных средств и ценных бумаг в кассе организации;

В) Контроль за расходованием денежных средств строго по целевому назначению;

Г) своевременное и точное ведение расчетов с дебиторами к кредиторами, периодическое проведение инвентаризаций денежных средств и расчетов.

Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Учет кассовых операций регламентируется Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Наличные денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования, учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета, на цели, установленные законодательством Республики Беларусь.

Полученные в банке наличные деньги расходуются на те цели, на которые они получены.

Субъекты хозяйствования могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их счета. Субъекты хозяйствования, обязаны ежегодно представлять в обслуживающее учреждение банка заявку для установления лимитов остатка кассы, порядка и сроков сдачи денежной выручки, размеров ее использования. Учреждения банков на основании указанных расчетов устанавливают предельный остаток (лимит) наличных денег в кассах, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждение банка денежная наличность - сверхлимитной для субъектов хозяйствования, не представивших расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе в обслуживающее учреждение банка в срок, определенный обслуживающим банком. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) субъекта хозяйствования, а также по другим причинам.

Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы, а также в случае не установленного лимита субъекты хозяйствования, обязаны сдавать в обслуживающие учреждения банков на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с этими учреждениями.

Субъекты хозяйствования, труда имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только для оплаты труда (заработная плата), социальных выплат, стипендий, пенсий, дивидендов и только на срок не свыше 3 рабочих дней включая день получения денег в учреждении банка либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования. Выдача денег субъектам хозяйствования открывшим счет в банке, на оплату труда (заработная плата), выплату пенсий, стипендий, дивидендов и др. производится обслуживающими банками в сроки, установленные в соответствии с законодательством Республики Беларусь, коллективными (трудовыми) договорами.

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

К предприятиям не соблюдающим Правила ведения кассовых операций, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Оприходование наличных денег - это документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам или другим приходным документам, или через кассовый суммирующий аппарат, или специальную компьютерную систему, которые зарегистрированы в налоговых органах по месту постановки на учет предприятия, в день совершения операции кассиром делаются соответствующих записей в кассовой книге, либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены).

Неоприходование наличных денег означает прием наличных денег в кассу без составления приходного кассового ордера или других приходных документов.

Несвоевременное оприходование наличных денег - это документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам, через кассовый суммирующий аппарат, специальную компьютерную систему, которые зарегистрированы в налоговых органах по месту постановки на учет предприятия, в день совершения операции кассиром делаются соответствующих записей в кассовой книге, либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета в день совершения операции.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета и отчетности операций с денежной наличностью и денежными документами

Юридические лица, включая бюджетные организации, хранят свои денежные средства на счетах в банке и расходуют их, как правило, путем безналичных расчетов.

Однако на практике возникает необходимость в расчетах наличными деньгами. Наличные денежные средства необходимы при выплате заработной платы, стипендий, премий, авансов на командировочные расходы и в других случаях.

Кроме этого, допускаются расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в случаях, установленных Порядком расчетов -между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь № 359 от 29 июня 2000 г. (с изменениями и дополнениями).

Названным Указом Президента Республики Беларусь определено, что расчеты наличными в национальной валюте на территории республики между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускаются в размере до 50 базовых величин (БВ) в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка, полученного до осуществления расчетов. В некоторых случаях расчеты наличными разрешены в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц.

Выдача денег из касс банков для осуществления расчетов наличными производится в пределах размера, согласованного с обслуживающим банком за вычетом суммы, использованной на эти цели из выручки.

Разрешение банка на осуществление расчетов наличными может быть оформлено в виде: резолюции руководителя банка на ходатайстве организации; подписи руководителя банка на сообщении (заявке) об установленном организации размере расходования наличных денег на эти цели из собственной выручки и Т. д.

Наличные денежные средства хранятся в кассе. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Порядок проведения, учета и оформления кассовых операций в национальной валюте (литерный код BYR, цифровой код 974), расчетов наличными денежными средствами на территории республики, а также организация контроля за соблюдением кассовой дисциплины регламентируются двумя документами, утвержденными постановлениями Правления Национального банка:

1. Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь N2 57 ОТ 26 марта 2003 г. (далее - Правила ведения кассовых операций).

2. Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь N2 213 ОТ 31 октября 2002 г.

Перечень признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь содержится в Приложении 1 к "Правилам организации кассовой работы в банках РеспубликиБеларусь': утвержденным Постановлением Правления Национального банка N2 345 от 27 декабря 2001 г. (с изменениями и дополнениями).

Кассир. Прием денег в кассу, хранение и выдачу их осуществляет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им денежнъlX средств и другихценностей.

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 марта 2003года № 57 - банки должны устанавливать своим клиентам,

Закон Республики Беларусь от 22 июля 2003года «О валютном регулировании и валютном контроле»

Правела ведения кассовых операций разработаны на основании статей 26, 30 и 31 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.

Правила обязательны для выполнения предприятиями, осуществляющими деятельность на территории Республики Беларусь.

Порядок ведения кассовых операций Национальным банком Республики Беларусь, банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями, осуществляющими расчетное и кассовое обслуживание клиентов, а также порядок ведения кассовых операций эксплуатационными предприятиями Министерства связи Республики Беларусь регулируются отдельными нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.

Предприятия открывшие текущий (расчетный) счет в банке учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по форме КО-4, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации".

Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 марта 2003 г. № 57 утверждены правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь.

Неправильные записи исправляются в соответствии с требованиями части восьмой статьи 9 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. "О бухгалтерском учете и отчетности" в редакции Закона Республики Беларусь. от 29.12.2006г. № 188-3.

Наличные деньги предприятий подлежат обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу.

Для обеспечения сохранности наличных денег в кассе предприятия необходим правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, периодические инвентаризации наличных денег. Кассиру запрещено предавать свои обязанности другим лицам.

Передача кассы другому кассиру (в случаях болезни, отпуска и другим причинам) производится по приказу директора в присутствии комиссии с составлением акта приема-передачи (ПРИЛОЖЕНИЕ ___).

В конце рабочего дня кассир закрывает сейф ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранится у кассира, а дубликаты ключей хранятся у директора. При утере ключа сообщают в милицию и принимают меры к немедленной замене замка в сейфе.

По правилам о ведении кассовых операций бухгалтеры и другие работники, пользующие правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Предприятия могут сдавать наличные деньги:

- в кассы банков в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

- работникам службы инкассации;

- эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь.

Расчеты между предприятиями на территории Республики Беларусь осуществляются в безналичном порядке в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Предприятие, обособленное подразделение должно получить разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между предприятиями, в предварительном порядке, за исключением использования личных денежных средств физических лиц при оформлении документов для государственной регистрации и для открытия текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемому предприятию и других установленных законодательством случаев[3; с 218].

Банк устанавливает лимит остатка наличных денежных средств в кассе в размере, необходимом для выплаты неотложных расходов. Наличные можно расходовать лишь на те цели, на которые они выданы банком.

Срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит остатка кассы нулевым.

При образовании сверхлимитного остатка кассы наличные деньги должны быть сданы в банки независимо от установленного срока сдачи наличных денег.

В кассе предприятия в котором установлен лимит остатка кассы, могут хранить наличные деньги в пределах лимитов остатка кассы независимо от установленного обслуживающим банком срока сдача наличных денег.

Предприятия которым установлен лимит остатка кассы. Имеют право хранить наличные деньги в своих кассах сверх установленного лимита только на оплату труда.

Предприятия открывшие текущий счет по разрешению обслуживающего банка могут использовать выручку на цели установленные законодательством Республики Беларусь, при отсутствии претензий к текущему счету либо при наличии в картотеке расчетных документов. Оплата которых относится только к четвертой группе очередности платежей.

Предприятия расходующие по согласованию с банком наличные деньги из выручки не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов до установленного срока их сдачи.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий, а также использующих наемный труд частных нотариусов и предпринимателей в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются формами первичной учетной документации, утвержденной в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При приеме наличных денег предприятия, обязаны руководствоваться признаками платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь.

Прием предприятиями наличных денег при реализации продукции с использованием кассовых суммированных аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Прием наличных денег предприятиями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача наличных денег кассами предприятий, производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При выдаче наличных денег лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.

Прием и выдача наличных денег по приходным и расходным кассовым ордерам должны производиться только в день составления этих документов.

Отдел культуры центр осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов своей деятельности, представляет в установленном порядке бухгалтерскую и статистическую отчетность, а также информацию о результатах финансово-хозяйственной деятельности Управлению культуры а в установленных условиях соответствующему органу государственной статистики.

За не предоставление и искажение государственной отчетности, нарушение сроков ее предоставления должностные лица несут установленную законодательством ответственность.

Контроль за деятельностью Отдела культуры осуществляют Управление культуры облисполкома и органы, на которых возложена проверка деятельности государственных учреждений.

2. Организация учета кассовых операций и денежных документов

2.1 Документальное оформление кассовых операций и операции с денежными документами

Приходные кассовые ордера и другие документы утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь заполняются в порядке, установленным законодательством Республики Беларусь.

При приеме наличных денег выдается:

Квитанция к приходному ордеру формы КО -1 , утвержденным приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2005г. № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" ( далее - кассовый ордер формы КО-1)

Второй экземпляр квитанции формы КВ -1. (далее квитанция формы КВ-1)(ПРИЛОЖЕНИЕ____);

Квитанция к талону формы 20-фс (далее - квитанция формы 20-фс);

другие приходные документы.

Выдача наличных денег из касс предприятий, производится по:

расходному кассовому ордеру;

платежной ведомости с последующим наложением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По организациям, финансируемым из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому источнику отдельно.

Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь (ПРОЛОЖЕНИЕ ______).

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Расходные кассовые ордера, платежные ведомости и другие документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия, или лицами, ими уполномоченными. Подпись руководителя предприятия на расходном кассовом ордере не обязательна в случаях, когда на платежных ведомостях, а также прилагаемых к расходному кассовому ордеру других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия.

Выдача наличных денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу осуществляется кассиром при предъявлении документа, удостоверяющего или подтверждающего личность получателя. Кассир проверяет правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа: наименования, серии и номера документа, кем и когда он выдан.

Роспись в получении наличных денег должна быть сделана получателем наличных денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись. Получатель наличных денег может проставлять сумму прописью собственноручно.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством Республики Беларусь, либо лицу, указанному в доверенности.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством Республики Беларусь порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером, делается запись: "По доверенности", указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности".

К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность.

Выдачи наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников предприятия, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством Республики Беларусь.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, пособий, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы кассир должен:

- в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись: "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись: "Деньги по ведомости выдавал" и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

Проставить на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;

Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтер, производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, другие документы должны быть заполнены бухгалтером, четко чернилами или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством технических средств. Исправления, хотя бы и оговоренные, в них не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы, а в случае осуществления расчетов наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, юридический адрес предприятия, обособленного подразделения, код обслуживающего банка.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а.

Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1-а ведется по усмотрению руководителя предприятия и главного бухгалтера, вместо журнала по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. При необходимости перечень показателей может быть расширен, форма журнала - изменена.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством технических средств. В выходной форме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Допускается ведение кассовой книги всеми подразделениями предприятия.

Кассовая книга заполняется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его замещающего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня предприятия ведущие кассовую книгу в соответствии с Правилами, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег по кассе. Второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге.

В период выдачи наличных денег на цели, остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. По строке "В том числе на оплату труда" указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости.

При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Организации, финансируемые из бюджета и занимающиеся в соответствии с учредительными документами деятельностью, приносящей доходы, учет всех поступлений и выдач наличных денег ведут в единой кассовой книге. Раздельный учет поступлений и выдач наличных денег по деятельности в соответствии с учредительными документами, а также полученных из бюджета в порядке финансирования, обеспечивается путем записи операций по кассе на отдельных листах кассовой книги за каждую дату.

Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию а излишки подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Руководители предприятий обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка или сдаче в банк.

Руководитель предприятия, при транспортировке наличных денег и других ценностей из банка или сдаче в банк должен предоставить кассиру сопровождающего и в случае необходимости - транспортное средство.

При доставке наличных денег и других ценностей кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых наличных денег и других ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия, предпринимателем для их доставки;

- отклоняться от установленного руководителем, предпринимателем маршрута движения, заезжая в магазины, на рынки и в другие места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки наличных денег и других ценностей по назначению.

Требования по технической укрепленности и оборудованию помещений касс (кассовых пунктов) предприятий техническими средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации определяются с участием представителей предприятия и областного (Минского городского) управления объединения "Охрана" при Министерстве внутренних дел Республики Беларусь.

Все наличные деньги и другие ценности предприятий хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению.

Перед открытием помещения кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия. Руководитель предприятия, сообщают о происшествии в органы внутренних дел и принимают меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир, после получения разрешения органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег и других ценностей.

Проверка должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег и других ценностей из кассы предприятия. По результатам проверки составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Один экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй остается на предприятии. Экземпляр акта отсылается в страховую организацию (если имеется договор страхования) и в вышестоящую организацию (в случае ее наличия).

Кассир несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег и других ценностей.

При приеме кассира на работу руководитель предприятия, предприниматель обязан под роспись ознакомить его с Правилами, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам[14;с59].

Предприятия, предприниматели, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, его под роспись знакомят с настоящими Правилами.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом наличные деньги и другие ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия, предпринимателем.

Результаты пересчета и передачи наличных денег и других ценностей отражаются в акте.

В случае, если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег и других ценностей.

Не позднее следующего рабочего дня пересчет наличных денег и других ценностей осуществляется лицом (лицами), назначенным (назначенными) руководителем из числа работников бухгалтерии в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем, в количестве не менее трех человек.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный субсчет 120 «Касса», дебетовый остаток которого характеризует сумму денежных средств в кассе.

При поступлении денег в кассе дебетуется субсчет 120 «Касса», а кредитуются следующие субсчета:

100 «Текущий счет по бюджету»

102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета»

112 «Текущий счет по депозитам»

160 «Расчеты с подотчетными лицами»

140 «Расчеты по финансированию из бюджета»

170 «Расчеты по недостачам»

180 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

280 «Реализация продукции»

При выдаче денежных средств из кассе кредитуется субсчет 120 «Касса», а дебетуются разные субсчета:

100 «Текущий счет по бюджету»

102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета»

112 «Текущий счет по депозитам»

160 «Расчеты с подотчетными лицами»

170 «Расчеты по недостачам»

172 «Расчеты по специальным видам платежей»

177 «Расчеты с депонентами» - выдача депонированной заработной платы

180 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

181 «Расчеты с стипендиатами»

187 «Расчеты по исполнительным листам»

200 «Расходы по бюджету»

2.2 Учет кассовых операций в иностранной валюте

В соответствии с Положением Национального банка О порядке проведения валютных операций на территории Республики Беларусь N2 768 от 1 августа 1996 г. (с изменениями дополнениями) валютные средства должны иметь легальное происхождение и могут быть получены законным путем.

Все юридические лица независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности (в1UlЮЧая бюджетные организации) обязаны хранить иностранную валюту на счетах в уполномоченных банках.

В случаях, разрешенных законодательством, допускается прием иностранной валюты в кассы организаций.

Использование иностранной валюты на территории республики строго ограничено - допускается лишь в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

Использование наличной инвалюты еще более ограничено. Перечень случаев, когда организации вправе принимать (получать) наличную иностранную валюту и использовать ее, установлен Правилами использования наличной иностранной валюты юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка N2 251 от 26 декабря 2002 г. Правила вступили в действие с 1 марта 2003 г.

Юридические лица - резиденты имеют право принимать наличную иностранную валюту, например, в таких случаях:

- от нерезидентов (юридических лиц) по договорам, предусматривающим передачу резидентом товаров, работ, услуг.

Сумма получаемых средств от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Российской Федерации ограничивается предельным размером расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами в рамках одного договора;

- от нерезидентов - возврат иностранной валюты по договору займа;

- от нерезидентов в качестве оплаты за участие в спортивных соревнованиях;

- от осуществления выездной торговли, в том числе на выставках (ярмарках), за пределами Республики Беларусь;

- от оказания услуг, выполнения работ за пределами Республики Беларусь физическим лицам-нерезидентам (за исключением физических лиц, являющихся предпринимателями);

- от осуществления розничной торговли и оказания услуг физическим лицам за иностранную валюту на территории Республики Беларусь в соответствии с законодательством;

- поступление изъятой (конфискованной) иностранной валюты судебными правоохранительными налоговыми и иными контролирующими органами в порядке, установленном законодательством;

- поступление благотворительных взносов (даров, пожертвований); . возврат неиспользованных средств, ранее выданных (полученных) из кассы (со счета) организации, и др.

Следует заметить, что в большинстве случаев иностранную валюту разрешается вносить как в кассу предприятия-резидента, так и непосредственно в кассу уполномоченного банка для зачисления на счет предприятия-резидента. Причем она может вноситься не только в кассу банка, где открыт счет предприятия, но и в кассу любого иного уполномоченного банка Республики Беларусь. Правилами определен перечень документов, которые необходимо в каждом случае представить в уполномоченный банк.

Внесение предприятиями (организациями)-резидентами наличной иностранной валюты на счета нерезидентов (в том числе и на корреспондентские счета банков-нерезидентов), открытые в уполномоченных банках Республики Беларусь, запрещается.

Если иностранная валюта вносится в кассу предприятия резидента, она подлежит обязательной сдаче в кассу банка, где открыт счет предприятия, и зачисляется на этот счет.

Использование наличной иностранной валюты не ограничивается законодательно предельными размерами. Однако уполномоченные банки могут устанавливать ограничения как по видам принимаемой (снимаемой со счета) наличной иностранной валюты, так и по суммам (в зависимости от возможностей инкассации (выдачи) различных видов иностранных валют).

Выдача наличной инвалюты из кассы предприятия возможна, как правило, за счет суммы инвалюты, полученной со счета в банке. При отсутствии валюты на счете в банке ее приобретают на валютно-фондовой бирже (ВФБ) или на внебиржевом рынке. Приобретенную валюту банк зачисляет на специальный валютный счет организации, откуда она расходуется на те цели, на которые приобреталась.

В отдельных случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, а также по разрешению Национального банка возможна выдача наличной инвалюты из кассы организации без предварительного получения в банке.

Например, разрешается выдавать наличную иностранную валюту на командировочные расходы за счет возвращенных средств, ранее выданных на эту цель и хранящихся в кассе в пределах установленного лимита, это означает, что если, например, один работник вернулся из командировки и сдал в кассу не использованные им 50 долларов, то их можно вы дать под отчет другому работнику, уезжающему в командировку.

Снятие наличной иностранной валюты со счета в банке возможно лишь на цели, предусмотренные в Правилах использования наличной иностранной валюты юридическими лицами на территории Республики Беларусь (например, для оплаты расходов, связанных с поездками за границу Республики Беларусь).

Розничная торговля и оказание услуг гражданам за иностранную валюту осуществляются в соответствии с Положением о порядке осуществления розничной торговли и оказания услуг гражданам за иностранную валюту на территории

Республики Беларусь, утвержденным Постановлением Правления Национального банка № 3 от 6 января 1998 г. (с изменениями и дополнениями).

В Положении приведены: перечень случаев осуществления розничной торговли и оказания услуг гражданам за иностранную валюту на территории республики при наличии лицензий и перечень случаев осуществления розничной торговли и оказания услуг гражданам за иностранную валюту, в которых не требуется получения лицензии.

Выдача лицензий осуществляется главными управлениями Национального банка по месту регистрации субъекта хозяйствования по истечении 1 года со дня государственной регистрации субъекта хозяйствования.

В процедуре выдачи лицензии предусмотрено тестирование руководителя и главного бухгалтера с целью выявления профессиональной пригодности. Тестирование осуществляется при помощи специальной компьютерной программы, состоящей не менее чем из50 вопросов, либо на бумажных носителях. Устное тестирование запрещается. Правильных ответов должно быть не менее 94%. Если результат хуже, не ранее чем через месяц, но не позднее 2-х месяцев со дня проведения первого тестирования, возможно повторное тестирование. Тестирование более двух раз не допускается. Должностные лица, не прошедшие повторного тестирования, могут быть допущены к новому тестированию, в том числе в качестве должностных лиц другого субъекта хозяйствования, не ранее 1 года.

Лицензия выдается на срок до 1 года (включительно), но не менее чем на 6 месяцев, и может быть продлена не более чем на 3 года (с правом последующего продления).

За выдачу лицензии взимается плата в размере 100 базовых величин, за продление срока действия лицензии 50 базовых величин.

Порядок проведения, учета и оформления операций по движению иностранной валюты в кассе организации регламентируется Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь NQ 115 от 22 мая 2001 г. (с изменениями и дополнениями), утвержденными Правлением Национального банка.

Каждая организация для осуществления операций с наличными деньгами должна иметь кассу, расположенную в обособленном помещении. Допускается хранение в одном металлическом шкафу (сейфе) иностранной валюты и рублевых средств, но они должны быть размещены в нем отдельно Страхование кассы осуществляется в соответствии с законодательством.

При Приеме иностранной валюты в кассу кассиры обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь справочными и информационными материалами, а так же общими правилами определения признаков платежности банкнот и платежных документов 8 иностранной валюте в соответствии с законодательством.

Операции по получению наличной иностранной валюты в кассу со счета в уполномоченном банке и внесению ее на счет организации 8 банке осуществляются на основании платежных поручений. l1ланируется вместо платежных поручений разработать примерные формы заявлений.

При Получении наличной инвалюты со счета в банке к платежному поручению прилагаются: расчет потребности в наличной иностранной валюте с указанием целей ее использования; при комаНДИРО8ках за границу - копия приказа о командировании; при возмещении затрат в иностранной валюте - копии авансовых отчетов или других документов, подтверждающих расходование.

Наличная иностранная валюта, полученная из учреждений банка, расходуется строго на цели, на которые она получена. За ИСПОЛЬЗО8ание не по целевому назначению и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под Отчет, в том числе на оплату по командировкам за пределы республики, предусмотрены экономические санкции в размере до 10 кратной суммы таких средств. Сказанное предусмотрено Указом Президента Республики Беларусь № 7 ОТ 4 января 2000 г. О совершенствовании порядка проведения и контроля внешнеторговых операций.

В кассе можно иметь наличную иностранную валюту в пределах лимита остатка, который устанавливается учреждением уполномоченного банка. Лимит остатка устанавливается на основании заявок клиентов банка в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами иностранной валюты - в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с клиентом банка. Заявка на установление лимита остатка составляется по форме согласно приложению 5 к Правилам ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

Лимит остатка валютной кассы определяется ежегодно и может пересматриваться по мере необходимости. Хранить в кассе наличную иностранную валюту сверх установленного лимита допускается лишь для оплаты труда не свыше трех рабочих дней, включая день получения ее в банке.

При установлении лимита остатка валютной кассы следует иметь в виду, что выплата юридическими лицами-резидентами гражданам-резидентам заработной платы, премии, любых других вознаграждений в иностранной валюте на территории Республики Беларусь не допускается. Указанные выплаты нерезидентами гражданам-резидентам, а также юридическими лицами-резидентами гражданам-нерезидентам в соответствии с заключенными между ними договорами могут производиться в иностранной валюте.

Прием и выдача иностранной валюты кассиром оформляется соответственно приходными (ф. КО-1в) И расходными (ф. КО-2в) кассовыми ордерами. Формы кассовых ордеров утверждены Постановлением Министерства финансов № 43 от 19 апреля 2001 г. и введены в действие с 1 января 2002 г.

Бланки приходных кассовых ордеров ф. № КО-1в изготавливаются типографским способом по заказам "Белбланкоиздата". В случае использования их для приема наличной иностранной валюты при реализации продукции (товаров, работ, услуг) перед их применением они регистрируются в налоговых органах, после чего подлежат учету как бланки строгой отчетности.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в номинале иностранной валюты с указанием рублевого эквивалента по курсу Национального банка. При их заполнении нельзя допускать исправлений, как и при заполнении кассовых ордеров в белорусских рублях.

В строке "Принято от" приходного кассового ордера (ф. КО-1в) наряду с фамилией, именем, отчеством вносителя иностранной валюты указываются реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего его личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство). В строке "Основание" указывается источник поступления наличной иностранной валюты (назначение платежа) в соответствии с законодательством.

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

В подтверждение факта приема денег лицу, их внесшему, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача иностранной валюты из кассы может производиться по другим документам, например по платежным ведомостям, с обязательным приложением расходного кассового ордера (ф. КО-2в) на общую сумму платежной ведомости.

Документы на выдачу иностранной валюты должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Если в прилагаемых к расходному ордеру документах имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Прием и выдача иностранной валюты по кассовым ордерам должны производиться только в день составления этих документов. Бухгалтерия регистрирует приходные и расходные ордера в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в наличной иностранной валюте. Форма такого журнала приведена в приложении 1 к Правилам ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

Запрещается выдача приходных и расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки гражданам, вносящим или получающим иностранную валюту.

Выдача иностранной валюты из кассы производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Расписка в получении должна быть сделана собственноручно указанием полученной суммы валюты по номиналу прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств сумма получаемой наличной иностранной валюты распечатывается. Получатель ее в этом случае проставляет только подпись.

При получении иностранной валюты по ведомости суммы прописью не указываются.

Выдача иностранной валюты под отчет на расходы по служебным командировкам производится в пределах установленных норм на эти цели. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдана валюта, или со дня возвращения их из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу.

Все поступления иностранной валюты в кассу предприятия (организации) и выдачи ее из кассы учитываются кассиром в кассовой книге ф. КО-4в. Организация должна иметь одну кассовую книгу по операциям в иностранной валюте. Записи в книге ведутся в разрезе видов иностранных валют отдельно по бюджетным средствам и внебюджетным.

На основании отчетов кассиров (кассовой книги), где указаныкоды субсчетов, корреспондирующих с субсчетом 121 "Валютные средства в кассе", производятся записи в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. №2 381 (мемориальный ордер 1).

Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации (или лица, его заменяющего).

Ежеквартально руководитель организации назначает внезапную ревизию кассы с полной полистной (покружковой) проверкой наличной валюты и других ценностей. По итогам проверки составляется Акт ревизии наличной иностранной валюты по примерной форме согласно приложению 4 к Правилам ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

Проверки кассовой дисциплины проводятся и со стороны уполномоченного банка в соответствии с ежегодно составляемыми банками графиками проверок. Проверяемый период должен быть не менее трех месяцев.

Проверка валютно-кассовой дисциплины бюджетных организаций проводится соответствующими финансовыми управлениями (отделами) местных распорядительных и исполнительных органов в соответствии с законодательством.

Другие вопросы по ведению кассовых операций в иностранной валюте решаются аналогично, как при ведении кассовых операций в рублях. В частности, оформление депонирования невыплаченной заработной платы в иностранной валюте аналогично оформлению ее депонирования в белорусских рублях.