Учет, анализ и аудит денежных средств

Синтетический и аналитический учет кассовых операций. Движение наличной иностранной валюты отражается на активном субсчете 121 "Валютные средства в кассе" по официальному курсу Национального банка на дату совершения операции. Записи по дебету и кредиту субсчета 121 производятся на основании проверенных записей в Кассовой книге.

При поступлении иностранной валюты в кассу дебетуется субсчет 121 "Валютные средства в кассе", а кредитуются разные субсчета:

101 ''Текущий валютный счет по бюджету", 118 ''Текущий валютный счет по

внебюдже11lым средствам" - при получении иностранной валюты со счета в банке;

160 "Расчеты с подотче11lыми лицами" - при возврате в кассу неиспользованного остатка иностранной валюты подотчетными лицами;

280 "Реализация продукции (работ, услуг)" - при поступлении в кассу иностранной валюты в качестве выручки от реализации продукции, работ, услуг;

237 "Прочие источники" - при поступлении в кассу иностранной валюты из других (внебюджетных) источников.

При выдаче (списании) иностранной валюты из кассы кредитуется субсчет 121 "валютные средства в кассе", а дебетуются разные субсчета:

101 "Текущий валютный счет по бюджету", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам" - при сдаче наличной иностранной валюты на счет в банке;

160 "Расчеты с подотчетными лицами" - при выдаче иностранной валюты в подотчет;

170 ''Расчеты по недостачам" - на сумму недостачи в кассе иностранной валты, обнаруженной при инвентаризации, отнесенной на кассира;.

180 "Расчеты с персоналом" - при выплате заработной платы в иностранной валюте гражданам-нерезидентам в соответствии с заключенными договорами;

200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам" - на сумму недостачи в кассе иностранной валюты, обнаруженной при инвентаризации и отнесенной за счет организации.

Курсовые разницы, возникающие при переоценке иностранной валюты, относятся на увеличение или уменьшение источников финансирования. Если курс Национального банка на дату переоценки превышают курс, действовавший до переоценки, составляется запись:

Д-т субсч. 121 "Валютные средства в кассе"

К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 237 "Прочие источники", 410 "Прибыли и убытки".

Если курс Национального банка на дату переоценки меньшего курса, действовавшего до переоценки, на сумму курсовых разницы составляется обратная бухгалтерская запись.

Аналитический учет кассовых операций ведется по каждому виду иностранной валюты.

При установлении нарушений Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте предусмотрены меры ответственности (табл. 2.5) в соответствии с Инструкцией о.мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка № 119 от 27 июня 2002 г. Инструкция вступила в силу с 11 июля 2002 г.

Таблица 1. «Перечень нарушений Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте и меры ответственности»

Номер п/п	Вид нарушения	Мера ответственности
1	Несвоевременное оприходование в кассу наличной иностранной валюты Превышение установленного лимита остатка наличной иностранной валюты в кассе	Штраф в размере 50% несвоевременно оприходованиой суммы Штраф в размере 25% от суммы выявленного превышения лимита за каждый рабочий день. При каждом последующем установлении проверками, проведенными в течение года от даты предыдущей проверки превышения лимита кассы, штраф взыскивается в размере 50% от суммы выявленного превышения лимита за каждый рабочий день организации.
2	Несоблюдение установленных законодательством сроков сдачи выручки в кассу уполномоченного банка, инкассаторской службе банка	Штраф в размере 10% от суммы выручки, не сданной в установленные сроки. В случае несоблюдения сроков сдачи выручки организациями с круглосуточным режимом работы, лимит которым не устанавливается, штраф увеличивается в два раза.
3	Выдача наличной иностранной валюты под отчет на командировочные расходы без полного отчета по ранее выданным суммам	Штраф в размере 10% от суммы, выданной под отчет наличной иностранной валюты

Примечание.

Размер штрафных санкций определяется в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, действующему на дату принятия решения о применении штрафных санкций.

Меры ответственности не применяются за единичные нарушения. Под единичным нарушением понимается одно нарушение одного вида, совершенное в проверяемом периоде, независимо от того, применялись ли ранее за такое нарушение меры ответственности.

За систематические нарушения по ходатайству контролирующего органа или уполномоченного банка, проводившего проверку, Национальный банк вправе приостановить действие либо отозвать имеющуюся у организации лицензию на проведение валютных операций.

2.2 Инвентаризация денежных средств в кассе и отражение ее результатов в учете

В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей по форме согласно к настоящим Правилам.

Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия.

Комиссия проверяет наличие денег и других ценностей путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег и других ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при производстве документальных инвентаризаций всех подразделений предприятия в обязательном порядке проводят инвентаризацию кассы и осуществляют контроль за соблюдением Правил. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности наличных денег и других ценностей.

Выявление излишков денежных средств в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой:

Д-т сч. 120 «Касса»

К-т сч. 173 «Расчеты с бюджетом»

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 170 «Расчеты по недостачам»

К-т сч. 120 «Касса»

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 170 следующей проводкой:

Д-т сч. 120 «Касса»

К-т сч. 170 «Расчеты по недостачам»

При погашении суммы недостачи кассиром в добровольном порядке в учете делается следующая запись:

Д-т сч. 120 «Касса»

К-т сч. 170 «Расчеты по недостачам»

Если недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

Д-т сч. 170 «Расчеты по недостачам»

К-т сч. 180 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

2.3 Пути совершенствования операций с денежными средствами

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

Допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется выходная форма "Отчет кассира". Обе названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня предприятия, его подразделений, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней выходной форме "Вкладной лист кассовой книги" за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" прошнуровывается в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается[6;с30].

3. Организация и методики проведения ревизии операций с наличными денежными средствами и денежными документами

3.1 Необходимость исследования методики кассовых операций

Все предприятия независимо от форм собственности - государственные, кооперативные, общественные, арендные - обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков, которые осуществляют по ним необходимые операции.

Действующими Правилами безналичных расчетов в народном хозяйстве, предусмотрено производить расчеты в безналичном порядке и наличными.

Хранение наличных денег, денежных документов и совершение с ними приходно-расходных операций предприятия и организации осуществляют через кассы, а операции по получению денег в банках и выдаче при оплате труда, выплате премий, выдаче подотчетных сумм на хозяйственные, командировочные и другие расходы осуществляют материально ответственные лица - кассиры.

Таким образом, полученные в банке наличные деньги предприятия оформляют через кассу, что и предопределяет важность аудиторской проверки, прежде всего, кассы и кассовых операций. Тем более, что материалы ревизий и проверок, проведенных контрольно-ревизионным аппаратом финансовых органов, свидетельствуют о значительном числе присвоений денежных средств именно через кассу.

Ревизия кассы, как и документальная ревизия финансово-хозяйственной деятельности, проводится ревизионной комиссией учредителей предприятия, контрольно-ревизионным аппаратом вышестоящего органа управления или аудиторской фирмой и самим предприятием (организацией). Причем специально созданная приказом руководителя предприятия комиссия инвентаризацию кассы должна проводить внезапно. денежный документ кассовая операция

«Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок отражения операций с наличными денежными средствами, являются «Правила ведения кассовых операций». Кроме того, при аудиторских проверках используются нормативные документы, утвержденные соответствующими министерствами и ведомствами, которыми регулируется порядок оформления кассовых операций, имеющих отраслевые особенности (инкассирование торговой выручки, расходование наличных сумм заготовительными организациями, смешанными предприятиями, кооперативами и т.п.).

При проведении ревизии кассы и кассовых операций используются первичные документы по приему и выдаче наличных денег; кассовые книги; книги и описи аналитического учета ценностей, хранящихся в кассе; акты ревизии кассы, а также учетные регистры по счетам 120 "Касса", 100 "Расчетный счет".

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место ревизии в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии в ревизуемом предприятии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за счет денежной наличности других. Одновременно кассир предприятия составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег нет. Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия.

Затем подсчитывают деньги и другие ценности, а также бланки строгой отчетности, находящиеся в кассе. При этом фактическое наличие бланков строгой отчетности проверяют по их видам с указанием серий и номеров (начальных и конечных). Результаты проверки оформляют специальной описью. Сначала деньги подсчитывает кассир, а затем - ревизор. В период ревизии в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и на другие выплаты. Такой вариант не исключен, если проверка совпала с днями выдачи заработной платы. В этом случае поступают следующим образом:

- либо ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

- либо в зависимости от суммы выплаты по конкретным ведомостям их закрывают и проводят по последнему отчету кассира;

- либо, если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер;

- либо выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Кроме того, кассир может предъявить различного рода временные, надлежащим образом не оформленные расписки о получении взаимообразно работниками предприятия денег из кассы. Следует иметь в виду, что по этим документам выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям принимаются ревизором, о чем делается отметка в акте, а что касается различного рода расписок, то их к зачету в наличный остаток не принимают.

После проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе и сопоставления их с остатками по данным бухгалтерского учета ревизующий оформляет акт ревизии, который подписывают ревизор, кассир и главный (старший) бухгалтер.

При выявлении крупной недостачи денежных средств ревизор ставит перед руководителем предприятия вопрос об отстранении кассира до окончания ревизии от выполнения его обязанностей.

Отстранение от работы - не формальное требование. В практике ревизионной работы был случай, когда бухгалтер по расчетам одновременно выполняла обязанности кассира. При ревизии кассы у нее была выявлена крупная недостача денежных средств. Вопрос об отстранении от работы своевременно не был поставлен. В конце ревизии она внесла в кассу всю сумму недостачи и уволилась с работы. И только при следующей ревизии совершенно случайно было установлено, что кассир погасила недостачу за счет недоприходования сумм, полученных ею в отделении банка наличными по чеку для выдачи под отчет на командировочные и хозяйственные расходы. Причем сделано это было уже после оформления результатов ревизии кассы.

В этом случае было допущено несколько нарушений. Во-первых, обязанности кассира запрещается возлагать на счетного работника, ведущего учет денежных и банковских операций или осуществляющего расходы по оплате труда. Ревизующий обязан был обратить на это внимание. Во-вторых, при установлении крупной недостачи денежных средств следовало поставить вопрос об освобождении работника от обязанностей кассира.

При ревизии кассы необходимо также установить: имеется ли обязательство кассира о полной индивидуальной материальной ответственности по установленной форме в соответствии с требованиями Правил ведения кассовых операций;

- созданы ли в помещении кассы нормальные условия для работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;

- не находилась ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;

- проводятся ли внезапные инвентаризации кассы и имеются ли акты таких проверок.

Некоторые предприятия часто не выполняют последнее требование и инвентаризации кассы проводят формально на последний день месяца, причем кассир знает о них и заранее готовится. В ряде случаев это способствовало присвоению денежных средств в течение длительного времени.

В ходе проверки кассовых операций необходимо обращать внимание на все факты неправильного оформления кассовых документов: наличие исправлений, допущенных в первичных документах и кассовой книге; последовательность нумерации кассовых ордеров; подсчет ежедневных оборотов по кассе; расчет остатков денег на конец дня и их последующий перенос и др.

Условно можно выделить четыре этапа ревизии кассовых операций:

1) проверка правильности ведения кассовой книги;

2) проверка кассовых операций по приходу;

3) проверка кассовых операций по расходу;

4) проверка синтетического учета кассовых операций.

Кассовая книга является регистром аналитического учета по счету 120. К кассовой книге предъявляются следующие требования: она должна быть пронумерована, скреплена сургучной печатью и на последней странице должно быть оговорено количество листов в ней.

При проверке кассовой книги устанавливают: правильность итогов по приходу и расходу; правильность переноса остатка по кассе с одной страницы кассовой книги на другую; идентичность записей в кассовой книге и отчетах кассира и их полноту путем сверки этих записей с данными журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; достоверность корреспонденции счетов, указанных в кассовой книге, отчете кассира и кассовом ордере.

3.2 Методологические приемы и документы, которые используются при выполнении контрольно-ревизионных процедур кассовых операций

1. Начальный этап:

* внезапная инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе предприятия (ст. 29 Инвентаризация средств (активов) и источников (пассивов) Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 г., № 3322-ХН; раздел IV «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» в редакции Закона Республики Беларусь от 29 декабря 2006 №188-3

Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 31 июля 1996 г., № 90; раздел IV «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Положения о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь от 1 марта 1993 г.; п. 3.39 -- 3.43 «Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности» Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 5 декабря 1995 г., № 54; раздел V «Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности» Инструкции о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза от 28 ноября 1996 г.);

* пересчет наличных денег и денежных документов;

* составление акта формы КО-5 «Акт № __ инвентаризации наличных денежных средств»; (приложение ____)

* сравнение данных фактического наличия денежных средств с данными по документам и определение результата инвентаризации;

* получение письменного объяснения о выявленных недостачах или излишках (при выявлении крупных недостач ревизор направляет материалы ревизии в судебно-следственные органы и ставит вопрос об отстранении кассира от занимаемой должности). [ ]

2. Проверка обеспечения следующих условий сохранности наличных денежных средств при их хранении и транспортировке:

* техническая укрепленность кассы предприятия;

* оснащенность кассы предприятия средствами охранно-пожарной сигнализацией;

* порядок хранения ключей, печати, чековой книжки, опечатывания кассы;

* наличие договоров о полной материальной ответственности в делах кассиров (при отсутствии в штате кассира имеется ли письменное распоряжение (приказ) руководителя предприятия о выполнении функций кассира другим работником);

* состояния операционных касс в конце рабочего дня (работа контрольно-кассовых аппаратов, наличие контрольных лент, срок их хранения, порядок перевода суммирующих счетчиков на нули, отражение в книге кассира-операциониста показаний счетчиков и размера выручки за день и др.).

3. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:

* наличие договора на расчетно-кассовое обслуживание;

* установленный предельный остаток кассы;

* порядок и сроки сдачи выручки;

* наличие разрешения банка на расходование предприятием собственной выручки;

* полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке (путем сопоставления данных приходного кассового ордера, кассовой книги с данными выписок банка, корешками чеков);

* своевременность и полнота сдачи денег в кассу банка (путем определения поступивших наличных денег в кассу предприятия за проверяемый период и сопоставления ее с суммой денег, сданных в банк. Сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк с записями в кассовой книге. При установлении расхождений выявляются причины: прямое хищение денежных средств, замаскированное неоформленными документами и расписками либо ничем не замаскированное);

* соблюдение установленных предельных сумм, расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования (по данным КО-1, КО-2, КО-4, отчетов подотчетных лиц, товарных чеков, ТТН-1, ТН-2 и других документов); (см. приложение )

* расходование наличных денежных средств по целевому назначению (путем сопоставления сумм, полученных в банке на конкретные цели, и сумм, расходованных на эти цели по данным первичных и сводных документов).

4. Проверка оформления кассовых документов, их хранения, гашения, обработки (формальная проверка, арифметическая, логическая, встречная...). Установление неоприходования и присвоения наличных денег, поступивших от юридических и физических лиц.

5. Проверка правильности корреспонденции счетов.

7. Проверка организации внутреннего контроля на предприятии (установление несоблюдения периодичности проверки, формального проведения ревизии кассы, несоблюдение принципа внезапности и т. п.).

Проверяя документы на взнос в кассу предприятия сумм неиспользованных подотчетными лицами авансов, проводят взаимосверку записей по ведомости № 1 с данными журнала-ордера № 8 и приложенных к нему авансовых отчетов подотчетных лиц, в которых должны содержаться отметки о погашении долга с указанием суммы и номера приходного кассового ордера.

На что следует обратить внимание.

Из кассы наличные денежные средства расходуются на оплату труда работников Отдела культуры, выдачу депонированной заработной платы, сумм под отчет на хозяйственные, командировочные и операционные расходы, для расчетов с физическими лицами по обязательствам предприятия.

Наибольший удельный вес составляют операции по оплате труда членов трудового коллектива и лиц, работающих по трудовым соглашениям, совместительству и договорам подряда. Эти операции должны быть объектом особо тщательной проверки, поскольку сложившаяся практика свидетельствует о том, что именно здесь допускается наибольшее количество нарушений.

Объектом проверки являются приложенные к расходным кассовым ордерам платежные ведомости, трудовые соглашения на выполнение разовых (случайных) работ, счета, договоры подряда.

Проверяя расчетно-платежные ведомости, ревизор должен обращать внимание на наличие и достоверность подписей, правильность подсчета итога сумм выданной и депонированной заработной платы.[ ]

Выдача заработной платы по трудовым соглашениям и договорам оформляется расходным кассовым ордером по каждому лицу, заключившему трудовое соглашение (договор подряда). Здесь необходимо обратить внимание на любое отклонение и в сомнительных случаях сделать встречную проверку. С особой тщательностью должны проверяться депонированные суммы. Все выдачи по кассовым ордерам должны быть сверены с данными книги учета депонированных сумм (они должны совпадать). Это относится, в первую очередь, к тем суммам, которые длительное время не были востребованы.

Аналогичная проверка должна проводиться в случаях, когда перевод депонентских сумм и сумм в пользу отдельных физических лиц по исполнительным листам, личным заявлениям осуществляется через отделения связи наличными деньгами из кассы. Здесь тщательно проверяют все приложенные почтовые квитанции.

Проверяя выплаты совместителям, по трудовым соглашениям и договорам подряда следует обращать внимание на достоверность приложенных документов и их юридическую обоснованность, а также обоснованность применяемых расценок и реальность выполненных работ. Ревизор должен знать, какие документы служат приложением к заключенному договору подряда (калькуляция, смета, соглашение о договорной цене), каким документом оформляется выполненная работа.

При выплате заработной платы членам творческого коллектива необходимо наличие протокола заседания этого коллектива и его решение о распределении заработной платы между его членами с личной распиской каждого о согласии на получение указанной суммы. Здесь также требуется проверить наличие договора о создании творческого коллектива и его взаимоотношениях с предприятием.

Как уже отмечалось выше, действующими правилами расчетов не разрешены расчеты наличными деньгами по обязательствам предприятия с юридическими лицами, поэтому все выявленные негативные факты должны быть зафиксированы ревизором и проверены особенно тщательно с точки зрения их достоверности.

Проверяя выплаты из кассы, списанные по расходным кассовым ордерам, следует тщательно разобраться с каждым конкретным случаем, убедиться в их законности и достоверности.

3.3 Методика проверки денежной наличности в кассе учреждения

В процессе ревизии кассовых операций проверяют первичные документы, которые отражаются в журналах-ордерах и автоматизированных разработках по учету на счетах: 120 "Касса", 100 "Расчетный счет", в ведомостях аналитического учета денежных средств в кассах, на расчетном и прочих счетах в банке.

Особенно тщательно должна быть проведена проверка кассовых операций, если выявлены расхождения.

При проведении ревизий необходимо обращать внимание даже на такие моменты, которые, казалось бы, никакого отношения к кассе и кассовым операциям не имеют, такие как совместительство бухгалтерских работников в разных организациях.[ ]

Свои особенности имеет контроль за денежными средствами в операционных кассах предприятий торговли и общественного питания.

Ревизия денежных средств в этих кассах может проводится одновременно с инвентаризацией продуктов питания и других товарно-материальных ценностей.

Опыт показывает, что кассир, связанные с выдачей заработной платы и прочими денежными выплатами из касс, должн знать порядок оформления денежных документов, изложенный в Правилах-ведения кассовых операций и других нормативных актах. Только после изучения положений, регулирующих ведение кассовых операций, и оформления материальной ответственности работник может быть допущен к выполнению кассовых операций. Организация обучения и контроль за выполнением правил ведения кассовых операций работниками, связанными с денежными ценностями, возлагаются на руководителей, главных бухгалтеров, начальников финансовых отделов предприятий.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах проводится аналогично проверке ценностей в центральной кассе. Наличие выручки по данным учета проверяют по книге кассира-операциониста, в которой записи делаются на момент инвентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков и кассовых машин. Фактическое наличие денег в операционной кассе сопоставляют с суммой выручки по кассовым чекам, находящимся в отделах, секциях, предприятиях торговли и раздаточных предприятиях общественного питания. Таким путем определяют полноту сохранности выручки за реализованные товары.

Сумма выручки за день должна соответствовать показателям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты. В случаях расхождения показателей руководство предприятия и главный бухгалтер вместе с кассиром выявляют причины расхождений.[ ]

Проверку своевременности сдачи в учреждение банка выручки осуществляют при помощи таких методических приемов, как встречная проверка, взаимный контроль операций и документов. По отчетам кассиров, а если касс не имеется - по товарным отчетам - устанавливают, ежедневно ли вносятся деньги в учреждение банка. Если в торговых единицах (магазинах, столовых и других) используется одна кассовая машина, то дневную выручку сопоставляют с данными книги кассира-операциониста и документов на сдачу денег в кассу предприятия, учреждение банка, отделение сберегательного банка. На предприятиях, эксплуатирующих несколько кассовых машин, определяют общую сумму выручки по всем книгам кассира-операциониста, затем ее сопоставляют с данными документов на сдачу денег. Полноту и своевременность сдачи выручки из центральной кассы предприятия проверяют путем взаимного контроля документов на поступление денег в кассу и сдачу их в учреждение банка.

Используя методы аналитической и логической проверки документов при контроле поступления выручки в кассу, исследуют случаи необоснованного ее увеличения накануне инвентаризации или уменьшения после инвентаризации и в первых числах следующего месяца. При этом документальными методическими приемами проверяют гипотезу: перед инвентаризацией деньги вложены с целью сокрытия недостачи, а после инвентаризации - изъяты. В случаях резкого увеличения выручки, поступившей в кассу в начале месяца, проверяется гипотеза: внесена выручка прошлого месяца, которая умышленно оставлена в торговых единицах в конце прошлого месяца, с целью занизить цифры значительного перевыполнения плана товарооборота.

Методика ревизий операций по поступлению и выбытию денежных средств в кассе предприятия.

Проверка приходных и расходных ордеров. Цель проверки - установить их достоверность. Любое отступление от существующих требований по оформлению ордеров не должно остаться без внимания: все они должны быть зарегистрированы в журнале регистрации; в них не допускаются помарки, подчистки, исправления, даже оговоренные; должны быть заполнены все реквизиты; кассир не имеет права сам выписывать ордера и регистрировать их; операции по выдаче и поступлению средств по кассовым ордерам должны производиться в день их выписки и регистрации; все приложенные к кассовым ордерам оправдательные первичные документы должны быть погашены штампом "оплачено" с указанием даты. Аудитор группирует выявленные нарушения по их характеру и отбирает у кассира объяснение по допущенным нарушениям. В ряде случаев проверка в такой последовательности позволяет установить наличие подложных документов, факты присвоения наличных денег непосредственно из кассы.

Проверке поступления наличных из банка предшествует проверка сохранности чеков и корешков к ним в чековых книжках.

Очень внимательно ревизующий должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки.

Тщательно нужно проверять полноту оприходования сумм, не только полученных из банка, но и поступающих от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

При проведении ревизий на предприятиях и в организациях зачастую выявляются случаи хищения денежных средств, поступивших в кассу в виде квартирной платы по ведомственным жилым домам, выручки- за реализованные материалы, а также средств из кассы путем выписки фиктивных расходных документов на имя подотчетных лиц.

Довольно распространенным методом хищений выручки от продажи проездных билетов являются составление подложных ведомостей по приему денег.

Как уже отмечалось выше, действующими правилами расчетов не разрешены расчеты наличными деньгами по обязательствам предприятия с юридическими лицами, поэтому все выявленные негативные факты должны быть зафиксированы аудитором и проверены особенно тщательно с точки зрения их достоверности.

Проверяя выплаты из кассы, списанные по расходным кассовым ордерам, следует тщательно разобраться с каждым конкретным случаем, убедиться в их законности и достоверности.

Проверяя выплаты совместителям, по трудовым соглашениям и договорам подряда следует обращать внимание на достоверность приложенных документов и их юридическую обоснованность, а также обоснованность применяемых расценок и реальность выполненных работ. Ревизор должен знать, какие документы служат приложением к заключенному договору подряда (калькуляция, смета, соглашение о договорной цене), каким документом оформляется выполненная работа.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, аудитор применяет метод взаимного контроля операций. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости аналитического учета по дебету счета 120 "Касса" с данными журнала-ордера № 2 по кредиту счета 100 "Расчетный счет" - они должны совпадать. В случаях расхождения суммы сопоставляют по приходным кассовым оредрам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в учреждении банка.

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий ревизии. При проверке используют следующую документацию по кассовым операциям: ф. № КО-1 "Приходный кассовый ордер", № КО-2 "Расходный кассовый ордер", № КО-3, "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", документы безордерного оформления приема и выдачи денег, ф. № КО-4 "Кассовая книга", № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денег", учетные регистры по счету 100 "Касса", Главную книгу, балансы на соответствующие даты и др.

3.4 Методика проверки поступления и выбытия денежных документов

Объектами проверки являются приобретенные предприятием путевки в санатории, дома отдыха, профилактории, туристические, пионерские лагеря; гербовые и почтовые марки, облигации, лотерейные билеты (дебет счета 173, субсчет 2, кредит счетов 120, 100), а также выпущенные и реализованные предприятием акции.

Задача ревизора - выяснить, не списывались ли путевки на издержки производства, а также не выдавались ли они лицам, не являющимся членами данного трудового коллектива.

На предприятиях, которые реализуют услуги населению (жилищно-коммунальных, бытового обслуживания и зрелищных), получение наличных денег связано с использованием различных бланков строгой отчетности (БСО) - билетов, квитанций, что предопределяет важность ревизии их хранения и использования. Задача аудитора состоит в том, чтобы последовательно проверить правильность движения БСО (оприходования, отпуска, обращения) и хранения; порядок их учета на предприятии (в организации) и контроля за их использованием. На предприятиях, где применяются билеты и квитанции, аудитор должен установить:

- имеется ли специализированное складское помещение с надежными запорами, решетками, охранной сигнализацией для хранения БСО;

- отвечает ли помещение билетных касс и их оборудование требованиям надежности хранения билетов;

БСО подлежат учету на счете 004 по фактической себестоимости их изготовления и одновременно на забалансовом счете по видам, сериям, номерам и номинальной цене.

Выданные со склада БСО списывают на счета производственных затрат по их себестоимости (дебет счетов 200, кредит счета 004), однако на забалансовом продолжают их учет в разрезе подотчетных лиц, получивших эти БСО.

БСО, например билеты, поступают из типографий, изготовивших их по заказу предприятий (дебет счета 004, кредит счета 178), в запломбированных пачках, на которые наклеен ярлык с указанием образцов билетов, их серий и номеров.

БСО кладовщик принимает на склад в присутствии рабочей комиссии по приемке, назначенной руководителем предприятия. Результаты приемки оформляют актом, составленным в 2-х экземплярах (для кладовщика и бухгалтерии). Акт подписывают кладовщик, члены комиссии и утверждает руководитель предприятия. В тот же день первый экземпляр акта передают в бухгалтерскую службу.

Если при приемке будут обнаружены пачки с нарушенной упаковкой или без пломбы, то их вскрывают и проверяют. При наличии расхождений между данными о фактически полученных бланках и данными документов поставщика акт составляют в 3-х экземплярах. Ревизор в ходе проверки операций с БСО должен установить: ведется ли складской учет БСО по видам, сериям, номерам и номинальной стоимости в специальных книгах (пронумерованных, прошнурованных и скрепленных печатью предприятия).

Отчетность должна содержать данные об остатках БСО на начало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчетного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. К счетам прикладывается оправдательный документ по приходу и расходу.

Отпуск БСО со склада оформляется по требованиям, с разрешения руководителя и главного бухгалтера.

В заключение аудитор устанавливает, проводятся ли на предприятиях ежемесячные инвентаризации БСО, их оформление, а также порядок оформления результатов инвентаризаций.

3.5 Меры ответственности за нарушения Правил ведения кассовых операций

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный субсчет 120 «Касса», дебетовый остаток которого характеризует сумму денежных средств в кассе.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный субсчет 120 «Касса», дебетовый остаток которого характеризует сумму денежных средств в кассе.

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь разработаны на основании статей 26, 30 и 31 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей.

Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия.

Меры ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций:

* за осуществление расчетов наличными денежными средствами между предприятиями сверх определенного предельного размера расчетов взыскивается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа с каждого из участников расчетов, допустившего превышение установленного размера. В фактический размер расчетов наличными денежными средствами включаются все произведенные предприятием операции по приему наличных денежных средств от других предприятий и по расчетам наличными денежными средствами с другими предприятиями в течение месяца;

* за несвоевременное оприходование в кассу наличных денежных средств взыскивается штраф в размере 50% от несвоевременно оприходованной суммы;

* за превышение установленных лимитов остатков (предельные остатки) касс взыскивается штраф в размере 25% от суммы выявленного превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы за каждый рабочий день предприятия. При каждом последующем установлении превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы штраф взыскивается в размере 50% от суммы выявленного превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы за каждый рабочий день предприятия;

* за нарушение установленного порядка заимствования наличных денежных средств другим предприятиям взыскивается штраф в размере 20% от заимствованной суммы;

* за несоблюдение порядка и сроков сдачи выручки в кассу учреждения банка, инкассаторской службе учреждения банка либо эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь подразделениями предприятия с круглосуточным режимом работы, сдающими выручку с зачислением на текущий (расчетный) счет головного предприятия, лимит остатка кассы которым не устанавливается, взыскивается штраф с предприятия в размере 20% от суммы выручки, не сданной указанными подразделениями предприятия в установленных объемах и установленные сроки;

* за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет, взыскивается штраф в размере 10% от суммы выданного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств;

* за использование выручки без согласования с обслуживающим учреждением банка, а также сверх установленных учреждением банка размеров взыскивается штраф в размере 20%;

* за нецелевое использование наличных денежных средств, полученных из касс учреждений банков, за нецелевое расходование наличных денежных средств из выручки взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения;

* за другие нарушения правил ведения кассовых операций взыскивается штраф в размере 25% от суммы нарушения за каждый рабочий день предприятия согласно расчету суммы превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы.

При выявлении у одного субъекта нескольких нарушений сумма штрафа начисляется и взыскивается по совокупности нарушений.

Штрафные санкции налагаются финансовыми, налоговыми и другими контролирующими органами в соответствии с возложенными на них обязанностями.

При планировании проверок соблюдения Правил ведения кассовых операций банки координируют эту работу с финансовыми, налоговыми и другими органами на местах. Результаты проверок рассматриваются. По ним принимаются решения.

Размещено на Allbest.ru