Научное и нормативно-методическое обеспечение организации работы с электронными документами: международный опыт

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки. Киевский университет культуры

Одесский факультет менеджмента и бизнеса

Кафедра документоведения

Курсовая робота

Научно и нормативно-методическое обеспечение организации работы с электронными документами: международный опыт

электронный документ делопроизводство

Выполнил:

Лапина А.Ю.

Студентка 4 курса

Заочной формы обучения

Группы ДМ-707

Научный преподаватель:

Крицкий О.П.

Одесса 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

2. Электронные технологии в делопроизводстве

3. Электронный документный оборот в организации

4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В ОБЛАСТИ АРХИВА

5. ПОНЯТИЯ «ЭКЗЕМПЛЯР», «ПОДЛИННИК», «КОПИЯ», «ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА» ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

6. ПРАВОВОЙ СТАТУС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

7. Международный опыт

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Электронный документ - это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.

Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.

Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса - на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

средства для создания и обработки информации в электронной форме;

средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

система передачи данных между пользователями;

средства для получения твердой копии архивных данных;

собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

В работе поставлена цель: проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:

-охарактеризовать типы носителей электронных документов;

-проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота;

-определить назначение, цели и задачи системы СЭД;

-выявить и проанализировать проблемы внедрения СЭД;

-определить перспективы развития СЭД;

-разработать пути решения проблем, возникающих при внедрении СЭД.

-выявить проблемы функционирования электронных технологий;

-охарактеризовать электронный документ в организации (корпоративной);

-рассмотреть процесс создания электронных описей

-рассмотреть принципы хранения электронных документов;

-рассмотреть процесс создания электронного архива

Данная тема курсовой работы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяет полностью осветить поставленную проблему.

Структурирована работа следующим образом:

Во введении определяется актуальность темы, формулируется цель и задачи, путем решения которых она достигается. Приводится основная нормативно-правовая база, использованная автором при написании данной курсовой работы.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта - носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные, мини-диски, микродиски. В настоящее время большая часть информации распространяется на микродисках.

Магнитные диски различаются также и по техническим характеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, то есть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит от двух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретной конструкции дискеты плотности записи.

В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

Информация записывается и хранится на концентрических дорожках, которые делятся на сектора.

Малое время доступа по методу произвольной выборки и большая скорость обмена данными с диском дают существенные преимущества гибкого диска по сравнению с любыми ленточными магнитными носителями информации.

Жесткий магнитный диск (винчестер) - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Различают два вида жестких магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) - встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска - время доступа к информации.

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Оптический диск. Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск - материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. При этом формируются микроскопические углубления или ямки (питы), образующие в совокупности спиральные или кольцевые дорожки с записью звука (оптические аудиодиски), изображения (оптические видеодиски) или различной текстовой информации. Плотность записи свыше 108 бит/см2.

Оптический диск - это оптический (лазерный) носитель информации диаметром 8-12 см ,толщиной - 1,2 мм.

Первые оптические диски начали появляться еще в первой половине 50-х годов (СОМ - computer output microfilm - компьютер, производящий микрофильм). В 1962 г. в США были осуществлены первые разработки в области оптических дисков, которые начали внедряться в промышленность в начале 1970-х годов. Однако широкое промышленное производство обоих видов оптических дисков (компактные и цифровые) началось только в 1980-е годы и продолжается по сей день. Первое поколение цифровых оптических дисков появилось в 1983 г. Один диск содержал от 25 до 50 тыс. страниц текста формата А4 в факсимильном виде. Последующее поколение дисков, разработанных в 1985 г., вмещает до 1 млн страниц текста. В настоящее время известно свыше десятка разновидностей таких дисков.

Диаметр оптического диска чаще всего 305 мм. Информацию записывают в кодированной форме (двоичный код). Емкость диска зависит от технологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А4. И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информации лишь на 60-70%.

Объектами хранения на оптических дисках могут быть: энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари, нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающих и игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификаций выпускается свыше 600 изданий. Половину из них составляют библиографические указатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т. д., составляют до 20% изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективная отрасль применения дисков - автоматизированные информационные поисковые системы.

По емкости носителя информации диски делятся на три вида:

большой емкости (свыше 2109 байт) - для использования в качестве архивов данных, проходящих через ЭВМ;

средней емкости (7108 - 2109 байт) - для хранения текстовой и изобразительной информации;

компактные диски (емкость до 7108 байт) - для микро-ЭВМ.

В зависимости от возможности использования для записи и считывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные для записи информации непосредственно пользователем и ее хранения, - WORM (Write Once Read Many), и накопители, рассчитанные только на чтение информации, - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory - компакт-диск, только для чтения). Накопители WORM подразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски - CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана и считана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 года начато производство DVD-дисков.

Внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документной информации.

Аудио компакт-диск - это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.

Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.

Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.

Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.

CD-ROM - наиболее распространенный вид оптических дисков для использования в персональных компьютерах.

CD-ROM - компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.

CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных и представляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.

На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, что равно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт, эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.

CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика - меню - гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).

CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрам почти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства для считывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используются различные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающее устройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.

Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще одна особенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Для жестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данных приблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.

Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, к которым относятся магнитный и оптический.

2. Электронные технологии в делопроизводстве

К числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. «Термины и определения», который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

наименование организации - создателя документа

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес дата изготовления документа код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007)

“Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения также ориентирован и на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Государственные и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.

Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. «Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию “безбумажной конторы”. На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам относится использование электронных технологий в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от архивного агенства: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

Подготовка документов с использованием электронных технологий -- осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

Электронная передача информации -- используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

Электронная регистрация поступления документов в систему -- предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

Рекомендации о направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий

Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе -- по крайней мере, в ближайшие пять лет-- первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:

сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности

основания разделения подлинников и копий

ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД

на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:

терминология, соответствующая международной

условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами

случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например, в документах по личному составу - персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)

порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.

использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране

передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот

ограничение применения документов в электронной форме (виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов

На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму.

При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Обязательность бумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан.

Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.

3. Электронный документооборот в организации

Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

- документы, для которых электронная форма существования будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);

- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.

Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта - это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота - как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

«Практика показывает, что необходим ряд этапов во внедрении корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап - решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом - определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)».

Можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов документооборота:

- документооборот внутри организации;

- внешние коммуникации организации.

В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.

Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий.

При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.

Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе.

Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота.

Главное назначение систем электронного документооборота -- это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее, зачастую, связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из - за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В ОБЛАСТИ АРХИВА.

Сложилась разветвленная система научно-справочного аппарата, дающая информацию о содержании документов, хранящихся в архиве на трех основных уровнях: фонд. дело, документ». В ней представлены все типы архивных справочников как в традиционной форме (на бумажных носителях0, так и в электронных форматах. Весь научно-справочный аппарат архива создается с применением электронных технологий, при этом идет процесс создания и новых справочников (путеводителей, описей, каталогов, указателей), и перевод в электронный формат уже имеющихся традиционных справочников.

Основой научно-справочного аппарата архива, его самым верхним уровнем является многотомный электронный путеводитель по ГА, охватывающий все фонды архива (более 6 тыс. записей включая Перечень фондов) и постоянно пополняющийся за счет описаний новых поступлений. Наличие такого путеводителя позволяет свободно ориентироваться во всем многообразии фондов, а их в архиве уже более 3 тыс., дает представление о структуре фондов, составе и содержании документов. И все же, в силу своего назначения, путеводитель может дать лишь общие сведения о документах.

Базовым архивным справочником все-таки остается архивная опись. Именно опись, раскрывая содержание документов на уровне дела, несет основную информационную нагрузку. Именно опись, являясь одновременно и учетным документом, закрепляет место каждого дела в определенном фонде, и этот «архивный адрес» сопровождает дело во всех его ипостасях, служит основой для составления других справочников и, в конечном итоге, для выдачи дел. «В настоящее время в 10132 описях ГА сосредоточена информация о более 5,7 млн.дел». Нет необходимости объяснять, что найти все требуемые дела среди такого количества довольно сложно, тем более, что они могут находиться в разных фондах и описях. Помочь здесь может только перевод описей в электронный формат и создание эффективной поисковой базы данных.

Вновь создаваемые описи при описании документов в стенах архива и при обработке документов в ведомствах имеются как в традиционном виде, так и в электронном формате. Таким образом, новые описи поступают в архив уже в электронном виде, правда, в основном в текстовом редакторе, но обработка такой информации для включения ее в информационно-поисковую систему архива значительно облегчена. «Опыт по созданию электронных описей вызывает интерес в архивной отрасли и в определенной степени использован в Методических рекомендациях ВНИИДАД».

Имеет смысл более подробно остановиться на проблемах, связанных с ретроконверсией традиционных описей: организации работы, методах и методиках, проверке качества, возможности использования.

На первоначальном этапе этой работы все описи были проанализированы на предмет возможности и целесообразности их перевода в электронный формат, определены комплексы фондов, описи которых в первую очередь подлежат ретроконверсии. Решено, что в электронный формат должны переводиться фонды целиком, т.е. все открытые описи каждого выбранного фонда, включая личный состав.

Были изучены различные способы такого перевода: ввод непосредственно в базу данных (ручной набор), конвертирование в базу данных текста описи, набранного в текстовом редакторе, сканирование описей, распознавание текста с помощью специальных программ и последующее конвертирование. Предпочтение, учитывая различные факторы, включающие и особенности самих описей, и временные затраты, а также организационные и технические возможности, отдано двум первым способам как наиболее оптимальным.

Следует отметить, что для создания электронного научно-справочного аппарата архива большое значение имеет разработка единых для архива стандартных форм описания информации на трех уровнях: на уровне фонда, дела, документа. Для каждого уровня информации определен набор реквизитов (полей), основных и дополнительных, их типы и размеры, унифицировано их заполнение, что обеспечивает в дальнейшем их совместимость.

На основе разработанных перечней полей созданы основные таблицы баз данных в MS Access для всех уровней информации. Именно в таком виде и накапливается весь НСА архива, и этот информационный ресурс может быть использован для поиска информации как в рамках отдельных баз данных, так и в составе единой информационно-поисковой системы, а также для решения других задач, стоящих перед архивом.

Так для ввода информации из описей имеется единая таблица базы данных (дело). В отличие от традиционной описи, в которой информация о деле распределена по 6 графам (номер дела, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание), эта таблица состоит из 25 полей (14 основных, 11 дополнительных). Из 14 основных 7 полей (номер фонда, номер описи, номер дела, название фонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная) обязательны к заполнению в базе данных, остальные поля заполняются только при наличии соответствующих сведений.

6 полей представляют собой архивный адрес дела: номер фонда, номер описи, литера описи, номер дела и литера дела. При их заполнении имеет значение не только размер поля, его тип (числовое или символьное), но даже использование прописных или строчных букв, латинского шрифта или кириллицы. Строгое соблюдение единых требований при заполнении этих поле обеспечивает в дальнейшем возможность объединения баз данных, в том числе создания многоуровневых баз данных. Заполнение в базе полей «Название фонда» и «Название описи» позволяет полноценно использовать базу данных и локально, не связывая ее с электронными справочниками других уровней описания информации (путеводители, каталоги).

При наличии отдельного текстового поля для крайних дат дела введено специальное поле типа «дата» для систематизации записей по хронологии: «дата дела сортировочная». В связи с тем, что при машинной обработке информации не воспринимается неполная или неточная дата, при заполнении этого поля приняты некоторые условности и даны примеры их заполнения при различных вариантах датировки. Так, например, если имеется начальная и конечная даты дела, то проставляется начальная и наиболее ранняя дата. Если известен только год, то проставляется последнее число последнего месяца этого года. Если известны только месяц и год, то проставляется последнее число указанного месяца . В тех случаях, когда в оригинале описи графа «Крайние даты» не заполнена (дата вынесена в название описи, раздел описи) или проставлено Б/Д (без даты), поле «Дата дела сортировочная» заполняется в соответствии с этими датами или крайними датами описи.

Имеются некоторые особенности заполнения поля «Заголовок дела» в базе данных. Так при перечислении однородных заголовков дел не допускается применение формулировки «То же», принятой при оформлении листовой описи. Заголовок дела должен воспроизводиться полностью. При технически пропущенном номере дела в заголовке указывается: «номер пропущен». Отметка о выбывших делах указывается в поле «применение», при этом поле «Заголовок дела», как правило, заполняется.

Кроме того, имеется отдельное поле «Аннотация» куда могут вводится сведения уточняющие, раскрывающие состав и содержание документов дела, не изменяя при этом сам заголовок дела. Это может быть перечень вопросов, содержащихся в документах дела, перечень названий документов, характеристика документов по какой-либо теме и т.п. При усовершенствовании описей в данном поле можно привести так называемый «структурированный заголовок дела», повышающий информативность описи, не внедряясь при этом в сложившийся заголовок дела, что могло бы привести к усложнению описи как основного учетного документа и переоформлению обложек.

В базу данных «опись» введены 4 поля «раздел - уровень 1-4», где указываются названия разделов и подразделов описи в соответствии с ее внутренней структурой и систематизацией дел. Предусмотрена возможность четырех уровней систематизации. Каждый уровень (раздел) указывается в отдельном поле.