В базе данных имеются 4 дополнительных поля, в которые могут вводиться ключевые слова - дескрипторы для уточнения поиска информации и формирования алфавитных указателей по предметному признаку: география; персоналии; учреждения; ключевые слова (тематика).

Поля «оператор» и «дата заполнения» служат для учета работы.

Информация о делах, содержащихся в описях, переводится в электронный вид в полном соответствии с текстом оригинала, исправляются только явные опечатки. В отдельных случаях сотрудники архива проводят частичное редактирование заголовков, с обращением непосредственно к делам. Все вопросы, касающиеся учета дел (порядковый номер дела, итоговая запись), решаются в обязательном порядке с отделом сохранности и учета документов.

Работа по переводу описей в электронный формат, особенно в массовом порядке, должна включать обязательную проверку качества ввода информации. Может быть, более правильным было бы осуществление полной сверки (считки) базы данных с текстом оригинала, но это привело бы к значительным трудозатратам и снижению положительного эффекта от данной работы. Кроме того, в предложенных моделях ИПС всегда можно посмотреть электронный образ описи.

Проверка качества ввода информации проводится с максимально возможным применением средств Microsoft Access (путем составления различных запросов).

Проверяется полнота базы данных. С помощью запросов автоматически составляются перечни введенных фондов и описей, которые сверяются со списками описей, передаваемых для обработки. Проводится проверка соответствия названий фондов и описей их номерам. Весь проверяемый массив тестируется на наличие пустых записей, дублетных записей, не заполненных обязательных полей (номер фонда, номер описи, номер дела, название фонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная).

Таким образом, значение по созданию электронных описей очевидно, затраченные финансовые и трудовые ресурсы в дальнейшем окупятся. В результате этой работы архив получает не только электронные описи, но и выверенный электронный реестр описей по фондам архива, который является важной частью любой поисковой системы.

Наличие электронных описей открывает новые возможности их использования. Один раз введенная информация на уровне дела может многократно использоваться с самыми разными целями в различных информационно-поисковых системах и баз данных, во взаимодействии с другими электронными справочниками.

И все же самым важным преимуществом электронных описей, основной целью их создания является возможность сквозного поиска информации по заголовкам дел, всех описей, представленных в базе данных.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск - эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

5. ПОНЯТИЯ «ЭКЗЕМПЛЯР», «ПОДЛИННИК», «КОПИЯ», «ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА» ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа;

ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

ВЫПИСКА - копия части документа, оформленная в установленном порядке

В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)

Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий "экземпляр ЭлД", "подлинник ЭлД" "идентичные ЭлД", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.

6. ПРАВОВОЙ СТАТУС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение ЭлД. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

В законае-95 "Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности" гласит: - "Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества (выделено нами) находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного управления, организаций и общественных учреждений. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством". Соответствующая ст.6 проекта-00 "Основные положения правового режима информационных ресурсов" не подразумевает имущественных прав на документ, констатируется лишь, что ": Информационные ресурсы могут быть государственными и не государственными". Да и на массивы документов права собственности очерчены в законопроекте крайне невнятно.

Закон-95 "Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов" определяет: - "Владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством Российской Федерации или собственником (выделено нами) этих ресурсов, в соответствии с законодательством".

В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения.

В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальное управление архивов и документации (NARA).

Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует:

назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией - создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;

интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;

обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства;

обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам.

Представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г.), который по неизвестным причинам не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых - ведомственных - центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях.

В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель - перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях.

Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла - от создания до передачи на государственное хранение.

В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы - разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией.

Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией.

В Финляндии, в соответствии с Законом об архивах (1981 г.) и постановлением О публичных архивах (1983 г.), Национальный архив и архивы провинций осуществляют руководство и инспекцию документов государственных учреждений. Национальный архив разработал и принял в форме правового акта Инструкцию по делопроизводству для государственных и иных учреждений.

Национальный архив Австралии согласно Закону об архивах (1983 г.) играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений, выпускает основные нормативные разработки по управлению документацией и архивному делу.

В марте 1995 г. Национальный архив Австралии выпустил пособие “Управление электронными документами”. В 1996 г. в Австралии впервые в мире принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся требования по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям.

Регулирование ДОУ в странах СНГ.

Показательным является и опыт наших коллег из стран СНГ. Республика Беларусь - одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления всей документацией, включая электронную. Закон “Об информатизации” (1995 г.), Гражданский кодекс Республики Беларусь (1998 г.), Закон “Об электронном документе” (2000 г.), государственный стандарт СТБ 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” являются важными государственными актами в сфере ДОУ.

Отметим Закон Республики Беларусь “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, в котором разработка и внедрение систем управления документацией, надзор за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства возлагаются на органы управления архивной службой и ее учреждения.

На Украине принят Закон “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях”. В законе постановлено уполномочить центральный орган исполнительной власти для работы в сфере архивного дела и делопроизводства. Данный орган осуществляет нормативно-правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства, контролирует деятельность архивных учреждений и служб делопроизводства. Акты центрального органа исполнительной власти являются обязательными для органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от их подчиненности и формы собственности, а также для граждан.

В 2003 г. принят Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”. В 2004 г. утверждены Основные правила работы архивов Украины. В них установлены правовые основы управления архивным делом и делопроизводством со стороны государственных архивных органов.

Украинскими документоведами разработан проект закона о делопроизводстве (2003 г.).

С 1994 г. начал свою деятельность Украинский государственный научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения.

Постановлением Кабинета Министров Украины была утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и других органах государственной власти.

В республике Казахстан принят Закон “О национальном архивном фонде и архивах Республики Казахстан. Закон “Государственное регулирование управления архивным делом” к вопросам регулирования относит: обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании; разработку проектов и реализацию государственных программ развития архивного дела и ведения документации; развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения и документоведения.

В законе также отмечается, что указания уполномоченного органа по вопросам ведения документации обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами.

Положение о Комитете по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан (утв. постановлением Правительства Республики Казахстан) ставит задачу совершенствования государственной системы делопроизводства. Для реализации этой и других задач Комитет разрабатывает проекты нормативных актов, реализует программы развития делопроизводства, стимулирует научно-исследовательские и методические работы, а также проводит государственное инспектирование за соблюдением законодательства.

Комитетом по управлению архивами и документацией был издан приказ № 44 “О нормативно-правовой и научно-методической базе развития архивного дела”, утвердивший примерный план нормативно-правового и научно-методического обеспечения архивного дела на долгосрочную перспективу. План уже реализуется.

Так, Комитетом были разработаны Требования к оформлению организационно-распорядительных документов, Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, Типовое положение об уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией.

В Кыргызской Республике Законодательным собранием был принят Закон о Национальном архивном фонде Кыргызской Республики (1999 г.), который устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда республики и управления документацией в республике.

Закон “Порядок ведения делопроизводства” устанавливает, что разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию и ведение делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, возлагается на республиканский орган управления архивным делом. Кроме того, все предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к работе с документами и их хранению.

Аналогичные права и обязанности присутствуют в соответствующих нормативных правовых актах некоторых других стран СНГ, регулирующих управление архивным делом и устанавливающих полномочия органов управления в области делопроизводства на государственном уровне.

Таким образом, анализ международного опыта показывает: первое - что управление документацией (ДОУ) является предметом правового регулирования и находится в фокусе внимания многих государств. Второе - как правило, эти задачи возлагаются на архивные органы.

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства в России

России следовало бы обратить внимание на опыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002-2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8-15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления - это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.

Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15-20 мин до 3-4 мин) получить экономию до 40-50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5-3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” .

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

В новых условиях важно сохранить функции управления документацией и документационным обеспечением деятельности как в государственной, так и негосударственной сферах для решения таких задач, как:

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;

обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75-14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, -косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом все же имеющийся электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолько унифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематический поиск по ним практически невозможен.

Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

Инженерно-технические трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

Первая захватывает ряд инженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.

Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции.

Верхушка правовых материалов дает достаточно верное представление о существующей нормативно--законодательной базе в целом: отраслевые, видовые, ведомственные материалы всего лишь развивают концептуальные положения общегосударственных применительно к конкретным условиям. В свою очередь, анализ концептуальных положений законопроектов позволяет оценить готовность специалистов к адекватному восприятию такого качественно нового явления как электронный документ. В силу специфики прохождения и принятия основные положения законов не могут радикально отличаться от ожиданий основной массы участников электронного взаимодействия. Поэтому в состав анализируемых материалов были включены законы стран-членов СНГ, характеризуемых таким же, как в России, менталитетом общества и технологическим уровнем экономики.

В настоящее время нет ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах. Главным позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть в неявной форме. Пусть с многочисленными недостатками, обусловленными глубоко ошибочными представлениями о подобии АнД и ЭлД. Пусть с неудачными попытками приспособить к новым реалиям традиционные представления о документе, сложившиеся еще до появления автомобиля, телефона, радио, компьютера. Это естественно для переходного периода качественного скачка в обработке информации.

Это, может быть, и неожиданный вывод, но именно он читается "между строк" рассмотренных материалов. Если бы это было не так, то ни о каких новых законах и разговора не возникло бы. Почему намного более радикальное технологическое достижение - появление компьютеров - не вызвало бума законодательства в предыдущих десятилетиях? Потому что их применение меняло результат количественно, но не качественно. Да, время счета сократилось в миллионы раз по сравнению с арифмометром, но и только. Мощность электростанций также возросла в миллионы раз по сравнению с XIX веком.

Концептуальный подход к правовой регламентации функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в практической реализации электронного взаимодействия представлен в пока еще действующем законе "Об информации, информатизации и защите информации". Здесь документ рассматривается как элемент состава имущества и объект права собственности. Тем не менее, в последующих законах и законопроектах государственного уровня данный подход не только игнорируется, замалчивается, не развивается, но и откровенно искажается, явственно просматривается тенденция намеренного ухода и ревизии принятого законодательства. Отнесение электронного документа к известной правовой категории создает фундаментальную основу правоотношений субъектов-участников информационного взаимодействия на основе известных правовых норм.

Рассмотренные материалы показывают, что подавляющее большинство пользователей не осознает качественное отличие электронного и аналогового документов. Формирование нового системного понимания документа, выработка и становление прогрессивного законодательства есть процесс эволюционный, но не революционный. Сразу это не делается, требуется время. Но на смену бумажным документам стремительно приходит безлюдный, электронный документооборот, для систем финансово-кредитной сферы это уже реальность. Необходимо незамедлительно приступить к разработке очередного "поколения" нормативно-правовых документов, исходящих из перспективы перехода к безлюдному документообороту.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

Закон //журнал для деловых людей. Декабрь 2000.

www.auditor.ru/klass/oksm.htm

Огвоздин В.Ю. Управление качеством. Основы теории и практики.

Учебное пособие.- М.:Изд-во «Дело и Сервис», 1999

4.Афанасьева Л.П.Проблема экспертизы ценности Интернет-ресурсов на примере сайтов//Вестник архивиста. М. 2005. №4 (88) С. 119.

5.Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления //Делопроизводство. 2002. № 2. С.27 - 29.

6. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 18

7. Бачило И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота //Делопроизводство. 2002. № 2. С. 5-8.

8. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 172 с.

9. Бобылева М.П.Вопросы использования электронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2. С.14-17.

10. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях//Отечественные архивы. М. 2003. №5. С. 27-28.

11. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 1997. № 2.

12. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. № 3. С. 47 - 52.

13. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 56 - 59.

14.Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г.// Делопроизводство. 2007. № 1. С. 46 - 49.

15. Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США //Делопроизводство. 2002. № 2. С.30- 33.

16. А.М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти и других государственных структурах // Делопроизводство. 2003. № 2. С. 55 - 58.

Размещено на Allbest.ru