Аудит робочих документів

Фінансово-господарський контроль діяльності підприємств при ринкових відносинах і різних формах власності наповнюється іншим змістом. Виникла нова форма фінансово-господарського контролю - аудиторський контроль. Це незалежний контроль, який здійснюють аудиторські організації (фірми) за договорами з підприємствами і підприємцями. Виконують його аудитори (від лат. аuditor - слухач-учень, якого призначив вчитель для вислуховування уроків інших учнів, перевіряючий).

Державна податкова адміністрація та її органи на місцях мають право вимагати від підприємств і підприємців при поданні річних звітів про фінансово-господарську діяльність представляти висновки (акти) про перевірку аудиторами (аудиторськими організаціями) достовірності бухгалтерського обліку і звітності. Аудиторські висновки відповідно до законодавства України мають право вимагати від підприємств і підприємців установи Національного банку України при наданні кредитів, використанні державного фінансування в їх діяльності. Цим же правом користуються комерційні банки, органи державної статистики з питань їх компетенції. Аудит у сучасному розумінні існує багато років. Зародився він тоді, коли вперше виникло розмежування інтересів між особами, які безпосередньо займаються управлінням підприємством (менеджерами) і вкладниками коштів у його діяльність (власниками). Разом з тим почали зароджуватися акціонерні товариства, і аудитор зайняв центральне місце громадського контролера зовнішньої звітності правління компанії, обстоюючи інтереси сторін (передусім акціонерів), заінтересованих у об'єктивних бухгалтерських показниках. Таким чином формується в основному зміст сучасного аудиту, який набув широкого застосування у країнах із розвиненою ринковою економікою.

Аудит у країнах із розвиненою ринковою економікою пройшов у своєму розвитку певний еволюційний шлях.

Спочатку аудит був лише знаряддям перевірки і підтвердження достовірності бухгалтерських документів і звітів, потім він стає системно-орієнтованим на активізацію економічної діяльності. При цьому з метою запобігання помилкам основні зусилля було спрямовано на підвищення ефективності системи управління підприємством і передусім системи його внутрішнього контролю, що позитивно вплинуло на точність обліку і достовірність звітних даних. Таким чином, системний підхід зумовив нові якості аудиту, його консультативну діяльність. За умови системного підходу здійснюється формалізація аудиторських процедур, що дає змогу оптимізувати проведення перевірок, починаючи з підготовчої стадії і закінчуючи складанням аудиторського висновку. Третій етап розвитку аудиту - це його орієнтація на запобігання можливому ризику під час проведення перевірок або консультацій, уникнення ризику. Особливе значення ризику аудитора пояснюється не лише можливістю втрати репутації аудитором або аудиторською фірмою і втрати клієнта, а й великими штрафами, коли через непорядність і неправильний висновок аудитора замовнику-клієнту завдано матеріального збитку [4, с.49].

Заявляючи про помилки та інші виявлені порушення, аудитор повинен додержувати конфіденційності, оскільки порушення його може завдати збитків замовнику. Аудитор може частину роботи не виконувати, якщо він довіряє системі внутрішнього контролю, що діє на підприємстві. Наприклад, він може використати дані інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей, проведених ревізорами підприємства-замовника, якщо упевнений, що перевірки проведені правильно. Крім того, аудитор виявляє довіру висновкам інших аудиторів, які перевіряли організації і дочірні філії компанії, при аудиті зведеного (консолідованого) фінансового звіту материнського підприємства.

Аудиторська перевірка провадиться з використанням аудиторських стандартів (норм аудиту), розроблених практикою у країнах із розвиненою вільною економікою. Аудиторські стандарти - це основні принципи виконання аудиторських процедур. Вони мають виконуватися незалежно від умов, в яких проводиться аудит. До аудиторських стандартів включають пояснення і норми аудиту, що є керівництвом до виконання аудиторських процедур, застосування їх до окремих об'єктів перевірки, підготовки аудиторських звітів.

В аудиторській практиці виділилися два основних напрями діяльності: приватний аудит і аудит за законом. Під терміном "приватний аудит" розуміють аудит, який здійснюється за замовленням заінтересованої сторони (партнерів по компанії), приватне за домовленістю, незалежно від того, чи передбачена така перевірка законом. Аудит за законом (обов'язковий) є необхідною мірою захисту інтересів засновників (акціонерів, учасників капіталу) і держави від навмисного викривлення у звітності показників підприємницької діяльності. Кожна компанія з обмеженою відповідальністю за законом зобов'язана щороку запрошувати кваліфікованого аудитора для перевірки своїх бухгалтерських рахунків. Характер і масштаби приватного аудиту залежать в основному від заінтересованості клієнта. Масштаби аудиту за законом чітко визначені і змінювати їх ні директори, ні акціонери, ні навіть самі аудитори компанії-клієнта не мають, права.

Аудит є моральним стимулом для чесної роботи службовців фірми. Розуміння того, що всі записи і звіти будуть проаналізовані незаінтересованими особами, змушує службовців акуратно і чітко вести облік і складати звітність про господарську діяльність підприємств і підприємців.

Провадять аудит здебільшого після завершення звітного періоду і відображення діяльності підприємця у бухгалтерському обліку і звітності. На практиці таке чітке розмежування аудиторської і бухгалтерської роботи не завжди можливе, особливо при приватному аудиті в невеликих компаніях. Малі фірми часто не завантажують себе веденням бухгалтерських книг і складанням звітів, покладають це на аудиторів. Слід зазначити, що в таких ситуаціях підготовка або складання бухгалтерських звітів не є складовою аудиту. Скоріше навпаки, для об'єктивної перевірки цьому аудитору не слід виконувати контрольні функції.

Зміст аудиторського контролю як однієї з форм фінансово-господарського контролю складається з експертної оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства за даними бухгалтерського обліку, балансу і звітності, а також аудиторських послуг з питань обліку, звітності, внутрішнього аудиту.

Отже, в сучасних умовах розвитку ринкових відносин функцією незалежною аудиторською контролю є сприяння встановленню економічних зв'язків між виробничими підприємствами і торгівлею, розвитку маркетингу.

Ринкові відносини, конкурентність у господарюванні у високорозвинених країнах зумовили виникнення внутрішнього аудиту, організованого власниками внутрішньоакціонерних товариств, концернів, корпорацій. Після досягнення високого рівня якості товарів і послуг у компаніях відбувається постійна боротьба не лише за просування їх до споживача, а й за подальше нарощування товарної маси для задоволення попиту покупців. У конкурентній боротьбі важливим засобом є внутрішній аудит, який допомагає утриматися на ринку. На підприємствах створюються відділи, що відповідають за формування, координацію і виконання планів внутрішнього аудиту. Його здійснюють співробітники спеціального відділу і суміжних з ним служб (бізнесу, маркетингу) [11, с.98].

Якість товарів, робіт і послуг установлює не аудит, а стандарти і попит на них клієнтів. Тому першочерговим завданням внутрішнього аудиту є визначення клієнта, якому потрібні послуги аудиту. Такими клієнтами можуть бути ради директорів компанії, головний інженер (технолог), головний бухгалтер та ін. Клієнт, обираючи внутрішній аудит, має бути впевнений, що він вирішує важливі для нього питання найбільш ефективним способом, а результати корисні для корпорації.

Внутрішній аудит вирішує для клієнта такі завдання:

вивчає систему контролю за активами;

перевіряє відповідність діючого контролю політиці компанії;

аналізує ситуації ризику і запобігання від банкрутства;

використовує ноу-хау для збільшення прибутку і ефективності нової технології ти вживає інших заходів, що сприяють розвитку компанії у фінансовому бізнесі.

Внутрішній аудит здійснюється на попередній стадії виконання комерційної, технологічної аби фінансової угоди, у процесі її проходження і після завершення, дає експертну науково обгрунтовану оцінку господарським операціям і процесам, але він не підміняє внутрішньогосподарського контролю. За завданням власника функціями контролю є збереження цінностей, виявлення конкретних винуватців випуску бракованої продукції через порушення технології виробництва та інші негативні явища, що є першопричиною збитків.

У світовій практиці бізнесу аудиторський контроль грунтується на взаємній заінтересованості підприємств (фірм) з боку власників (акціонерів), держави в особі податкової служби аудиту в реалізації своїх послуг. У своїй діяльності аудиторська організація (фірма) керується законодавством і власними госпрозрахунковими відносинами. В умовах конкуренції в аудиторському бізнесі це економічно сприяє якісному проведенню контрольних перевірок. У свою чергу, підприємство має можливість вибору кваліфікованого незалежного від будь-якого відомства контролера-ревізора (аудитора), а держава - забезпечити контроль за достовірністю фінансової звітності і як наслідок - правильністю оподаткування. не витрачаючи на це коштів державного бюджету.

2.2 Інформаційне забезпечення аудиту

Інформація - це відомості про події, процеси, які відбуваються у господарській діяльності людей, природі, суспільстві. Інформація є об'єктом збереження, передавання і перетворення для використання в будь-якій сфері людської діяльності. Розрізняють інформацію звукову, текстову, цифрову та ін.

Повідомлення - форма подання інформації. Кожна інформація має свої форми подання, які полягають у зміні будь-якої величини: висоти і частоти коливань звуку, інтервалу між імпульсами тощо. Ця змінна величина називається сигналом, тобто носієм інформації.

Завданням інформаційного забезпечення є інформування учасників контрольно-аудиторського процесу про стан підконтрольних об'єктів, функціонування їх і відповідності нормативно-правовим актам та законодавству у господарському механізмі підприємств. Крім того, інформаційне забезпечення є засобом комунікації аудиторів і ревізорів з питань, що стосуються їхньої професійної діяльності.

Інформаційне забезпечення господарського механізму ускладнюється відповідно до зростання суспільного виробництва в умовах ринкових відносин та прискорення науково-технічного прогресу. Передусім збільшуються обсяги економічної інформації про діяльність підприємств, концернів, корпорацій, спільних підприємств, яка містить дані для дослідження ревізією й аудитом. Зростання обсягів інформації ускладнює організацію і методику проведення ревізії й аудиту фінансово-господарської діяльності.

Економічна інформація - це сукупність відомостей, які характеризують виробничу і фінансово-господарську діяльність.

Виходячи із завдань інформаційного забезпечення і ролі в контрольно-аудиторському процесі, в основу його класифікації покладено професійну інформаційну комунікацію, пізнавальність інформації та зміст інформаційного забезпечення (рис.2.1) [9, с.127].

Рис. 2.1 - Класифікація інформаційного забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту

Професійна інформаційна комунікація ґрунтується на контактах працівників, зайнятих у контрольно-аудиторському процесі.

Розрізняють такі види професійної інформаційної комунікації працівників контролю;

робочу - між членами ревізійної бригади при здійсненні контрольних функцій;

інформаційну пряму - дослідження інформації про стан підконтрольних об'єктів та поведінки їх у динамічних процесах виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств;

інформаційну непряму - вивчення нормативно-правових актів, які регулюють поведінку підконтрольних об'єктів, методичних вказівок та інструкцій щодо виконання контрольно-аудиторських процедур, службове листування тощо;

інформаційну опосередковану - вивчення даних про виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємств однієї галузі та зіставлення їх із даними підконтрольного підприємства, спеціальної літератури, а також інформації радіо, телебачення і кіно.

В інформаційному контакті економісти-контролери, аудитори використовують принципи інформатики - науки, яка вивчає будову і загальні властивості інформації, закономірності її створення, перетворення, передавання і використання у різних сферах діяльності людини. Усі види інформації, зафіксованої на матеріальних носіях (папері, перфокартках, перфострічках, магнітних носіях та ін.), інформатика розглядає як документи, які розрізняють за змістом і особливостями узагальнення інформації.

Щодо фінансово-господарського контролю інформація - це сукупність будь-яких відомостей про стан і зміни об'єктів контролю або відповідності Їх нормативно-правовим актам. Для цілей інформування дані про об'єкт контролю перетворюються в інформаційні сукупності, які характеризують відхилення цих об'єктів від параметрів, передбачених законодавством, плановими завданнями, договорами, інструкціями та положеннями, затвердженими державними і господарськими органами управління.

За ступенем пізнавальності інформацію у контрольно-аудиторському процесі поділяють на нову, яка відображує новизну запропонованого рішення або обґрунтовує причину недоліків, виявлених аудитом (наприклад, результати інвентаризації цінностей, факторного аналізу виконання плану виробництва і реалізації продукції, проведених аудитом), і релевантну, що раніше була у аналогах, тобто прототипі (звітності про виробничу і фінансово-господарську діяльність підконтрольного підприємства). Описання прототипу повинно стосуватися лише тієї частини підконтрольних об'єктів, у якій виявлено недоліки у функціонуванні їх, використанні або збереженні. Тому в акті ревізії чи аудиту висвітлення цих об'єктів на основі релевантної інформації має бути не стільки вичерпаним, скільки достатнім для доказу істини. Так, наприклад, немає потреби в акті ревізії чи аудиту описувати докладно результати виконання плану виробництва і реалізації всієї продукції підприємства за контрольований період, оскільки звітність щодо неї є в організації, яка призначила аудит. Слід висвітлити причини невиконання плану з окремих видів продукції на основі даних, які є у бухгалтерській звітності, встановити осіб, відповідальних за недоліки у діяльності підприємства. Таким чином, нова інформація, створена у процесі проведення ревізії й аудиту, та релевантна, яка є в планах економічного і соціального розвитку підприємства, бухгалтерській і статистичній звітності, однаковою мірою є об'єктом ревізії і використовується в контрольно-аудиторському процесі [3, с.91].

За змістом інформаційне забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту поділяють на законодавче, планове і нормативно-довідкове, договірне, технологічне, організаційно-управлінське і фактографічне.

Законодавче - сукупність законів, які регулюють суспільні відносини і окремі законотворчі стосунки. Законодавство - це діяльність вищих органів державної влади щодо видання законів. В Україні законодавство здійснюється винятково Верховною Радою України.

Законодавче забезпечення включає також законодавчі акти з питань громадського, трудового, кримінального й адміністративного права, які застосовуються у виробничій і фінансово-господарській діяльності контрольованого підприємства.

Окрему групу становлять нормативно-правові акти, які приймає виконавча влада на виконання чинного законодавства. До таких актів належать Укази Президента України, постанови і розпорядження уряду України з питань економічного і соціального розвитку держави.

Планове і нормативно-довідкове - сукупність інформації, яка є в планах економічного і соціального розвитку контрольованого підприємства; норми і нормативи витрачання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів: утворення фондів економічного стимулювання, цільових витрат та ін., розміри платежів до державного бюджету, з соціального страхування та ін.

Планово-нормативні дані розробляють безпосередньо на контрольованому підприємстві в межах наданих йому прав Законом України про підприємства і затверджених норм і нормативів. Крім того, вони є в різних нормативних актах (інструкції, положення, методичні вказівки), які видаються державними і господарськими органами управління (Мінфіном, Держкомстатом України, банками, комітетами) з планування, обліку, звітності, контролю, статистики та ін.

Договірне - господарські угоди, контракти з суб'єктами підприємницької діяльності, складені контрольованим підприємством та затверджені в установленому порядку. До них належать договори на поставку сировини, товарів, реалізацію продукції тощо.

Технологічне - технічна документація з технології виробництва продукції, робіт і послуг, міжнародні та національні стандарти, технічні умови якості продукції, галузеві стандарти, проектно-технічна документація та інші, які використовуються на контрольованому підприємстві.

Організаційно-управлінське - складається із структури контрольованого підприємства, його юридично-правової, госпрозрахункової самостійності і організаційно-розпорядчих документів, затверджених вищестоящою організацією, а також накази, розпорядження, службове листування з питань виробничої і фінансово-господарської діяльності. Крім того, сюди відносять організаційно-розпорядчі документи, які видає керівництво ревізованого підприємства (штатний розклад, накази і розпорядження), службове листування ;і питань його діяльності.

Фактографічне - сукупність даних економічного характеру про факти (операції), які дійсно відбулися у виробничій і фінансово-господарській діяльності, відображені у первинних документах, облікових регістрах бухгалтерського, статистичного й оперативного обліку, а також у звітності про діяльність контрольованого підприємства, об'єднання [13, с.211].

Отже, класифікація інформаційного забезпечення спрямована на всебічне інформування працівників, зайнятих у контрольно-аудиторському процесі, про стан і зміни у функціонуванні об'єктів фінансово-господарського контролю й аудиту.

Економічна інформація про фінансово-господарську діяльність підприємств характеризує виробничо-господарський процес, тобто економічну діяльність. Ці дані систематизують і групують для цілей контролю за виконанням планів, використанням ресурсів підприємства.

Характеризується економічна інформація трьома критеріями: синтактикою, семантикою, прагматикою.

Синтактика - структура економічної інформації (символи алфавіту мови інформації, слова, речення, правила побудови їх).

Семантика - зміст економічної інформації.

Прагматика - корисність економічної інформації, тобто її властивості (достовірність, своєчасність, зручність сприймання тощо).

Економічна інформація має такі особливості: відображує діяльність ланок народного господарства (підприємств, об'єднань, галузі) за допомогою натуральних, умовних і вартісних вимірників: фіксується як дискретна величина на матеріальних носіях (документах, магнітних стрічках, дисках тощо) має лінійну форму (записується рядками). Крім того, вона є масовою і об'ємною, потребує багаторазового групування, арифметичної і логічної обробки для управління; буває цифровою, буквено-цифровою, алфавітною (буквеною); характеризується тривалістю збереження, циклічністю у виникненні й обробці у встановлених часових переділах; виступає активною щодо впливу на господарський механізм.

Структура економічної інформації зумовлена її призначенням в управлінні і контролі господарської діяльності. Залежно від цілей і завдань впливу на керований об'єкт економічну інформацію групують у різні інформаційні сукупності, кількісні зміни яких визначаються номенклатурами, що складаються з позицій. До номенклатури включають повний перелік попередньо згрупованих позицій за певною якісною однорідністю. Наприклад, номенклатура статей витрат на виробництво промислової продукції (сировина, матеріали, заробітна плата виробничих робітників, загальновиробничі витрати та ін.) включає позиції за видами сировини і матеріалів, основної і додаткової заробітної плати тощо. По кожній із них групують витрати на виробництво у кількісних і вартісних вимірниках. Ця інформація використовується при контролі виконання кошторису витрат на виробництво продукції, виявленні непродуктивних витрат і розробці заходів щодо запобігання різним втратам.

Економічна інформація, яка характеризує стан об'єкта контролю на сучасний момент, називається оперативною, а протягом планового періоду - поточною. Перша використовується при контролі господарських процесів у момент проведення їх (кількість і якість продукції конкретної партії поставки та ін.), друга - після завершення (після закінчення місяця, кварталу). Так, якість продукції контролюють щодня і приймають оперативні рішення, щоб не допустити надходження в торгівлю товарів, які не відповідають стандартам, деформованих та ін., а заходи щодо зміцнення договірної дисципліни можна розробляти після закінчення місяця. Таким чином, оперативна інформація використовується для поточного (оперативного) контролю і регулювання процесів господарської діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів, для вибіркових спостережень за окремими господарськими операціями, експериментальної перевірки норм витрачення сировини і матеріалів, хронометражних спостережень за роботою обладнання тощо.

Для контролю і аудиту основною є первинна інформація про господарські процеси і явища, оскільки її використовують для встановлення законності витрачання ресурсів і збереження цінностей на підприємстві, визначення матеріально відповідальних і посадових осіб за заподіяні збитки. Тому до неї висувають додаткові вимоги - достовірність інформації про об'єкт контролю та явища господарської діяльності. Від достовірності П залежить якість проміжної і результативної інформації, відображеної в системі бухгалтерського обліку, а також добутої в процесі проведення аудиту.

Є також інші ознаки класифікації економічної інформації, яку досліджують у процесі аудиту за: способом відображення - текстова, цифрова, алфавітна, алфавітно-цифрова, графічна (креслення, схеми, графіки); насиченістю даних - недостатня, достатня, зайва; корисністю використання - корисна, некорисна; способом подання - директивна, розпорядча, звітна; ознаками обробки - оброблювана і необроблювана.

Залежно від функцій економічну інформацію поділяють за функціями використання у інформаційному забезпеченні господарського механізму підприємства, об'єднання, галузі, а також у контролі й аудиті.

Інформацію, яку використовують для планування виробничої і фінансово-господарської діяльності у всіх ланках народного господарства і яка містить у собі планові завдання, називають плановою, або нормативно-довідковою, а яка регламентує цю діяльність - директивною. Різновидом нормативної є розцінкова, регулююча (планова), договірна і довідкова інформація.

Інформацію, яка характеризує господарські процеси, відображені в бухгалтерському обліку виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств, об'єднань, використовують як основне джерело даних при проведенні аудиту. Її називають обліково-економічною, а за змістом - фактографічною.

У процесі аудиту обліково-економічну інформацію переробляють із використанням обчислювальної техніки в інформаційні сукупності, які характеризують виявлені недоліки в діяльності контрольованого підприємства, об'єднання. Якщо інші види економічної інформації (планову, договірну та ін.) можна подати у вигляді схем, графіків, діаграм та іншими способами, то обліково-економічну - тільки у вигляді документа або його замінника - матеріального носія (документів - магнітних жетонів, дуаль-карт, магнітних карток і стрічок та ін.).

У сукупності обліково-економічна інформація відображує певні господарські операції за допомогою даних, що постійно змінюються. Тому їх відносять до змінної інформації.

Залежно від ступеня інформаційної деталізації об'єктів обліку розрізняють аналітичну і синтетичну обліково-економічну інформацію. Аудит досліджує об'єкти контролю за даними обліково-аналітичної інформації, сформованої на аналітичних рахунках бухгалтерського обліку, а синтетичну - на синтетичних рахунках. Так, досліджуючи дебіторську заборгованість за підзвітними особами, ревізія за даними синтетичного рахунку "Підзвітні особи" встановлює загальну суму заборгованості в динаміці за контрольований період (синтетична інформація). Потім за даними аналітичних рахунків встановлюють, коли і за якою конкретною підзвітною особою виникла дебіторська заборгованість, її суму, причину непогашення (аналітична інформація). Висновки аудитор робить на підставі синтетичної і аналітичної інформації.

Щодо об'єкта аудиту обліково-економічну інформацію поділяють на внутрішню і зовнішню, вхідну і вихідну, оперативну і поточну. Інформація про контрольований об'єкт (підприємство, об'єднання), утворювана на самому об'єкті, називається внутрішньою, а за її межами - зовнішньою. Інформація, яка надходить на контрольований об'єкт, є вхідною, а від нього - вихідною.

2.3 Аудиторський процес, його етапи та стадії