Учёт кассовых операций

Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)

Курсовая работа

по дисциплине «бухгалтерский учёт»

на тему: Учёт кассовых операций

Лагун Екатерина Владимировна

Научный руководитель

Блинова Елена Валентиновна

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты кассовых операций

1.1 Нормативно-правовое регулирование по учёту денежных средств

1.2 Бухгалтерский учёт кассовых операций

1.3. Контрольно-кассовая машина (ККМ)

2. Бухгалтерский учёт кассовых операций в ООО «СВС-техника»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список используемой литературы

Введение

На территории РФ, даже во времена кризиса работает большое количество предприятий. Но не одно предприятие не обходится без бухгалтерии, следовательно, бухгалтерский учёт будет актуален всегда.

Бухгалтерия делится на кассу и на саму бухгалтерию. К кассе относятся: кассиры и главный кассир, а к бухгалтерии - бухгалтера и главный бухгалтер.

Работу кассы проверяет бухгалтерия, а работу бухгалтерии проверяет банк и налоговая инспекция.

В некоторых предприятиях нет кассира, и все кассовые операции ведёт бухгалтерия.

В ходе своей деятельности любое предприятие (в лице его руководителей) осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает те или иные решения. Практически каждое такое действие находит отражение в бухгалтерском учёте.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных экономическим субъектом за определенный период времени, обобщается в соответствующих учётных регистрах и из них переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Такая процедура обобщения учётной информации необходима в первую очередь самому предприятию и связана с необходимостью уточнения, а в ряде случаев и корректировки дальнейшего курса финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Поэтому бухгалтерская отчётность должна выявлять любые факты, содержание которых может оказать влияние на оценку пользователями информации о состоянии собственности, финансовой ситуации, прибылей и убытков.

Бухгалтерский баланс занимает центральное место в финансовой отчётности организации, так закон наиболее полно характеризует её финансовое состояние на дату составления баланса, обычно на первое число месяца. Если у предприятия есть филиалы, все они независимо от региона их функционирования, применяют избранные головным предприятием способы ведения учёта и отчётности.

В любой форме баланса принципы предоставления информации об использовании средств, предприятия значительно изменены. В настоящее время данные баланса информируют собственника (орган, уполномоченный управлять государственным имуществом; учредителя или участника) или любое заинтересованное юридическое лицо и акционеров о платёжеспособности, ликвидности и прибыльности предприятия, об изменении структуры источников средств, об изменении или приросте оборотного капитала и т. д. Это позволяет своевременно принять необходимые меры для улучшения финансового состояния предприятия.

В современных условиях хозяйствования с переходом на единый международный бухгалтерский учёт, всем самостоятельным предприятиям и организациям предоставляется право осуществлять собственную бухгалтерскую политику.

По международной системе оценки критериев полезной информации к бухгалтерскому учёту предоставляются требования достоверности информации (правдивость, возможность выбора конкретной информации), уместность информации (своевременность, значимость, ценность для прогнозирования), сопоставляемость (возможность сравнения во времени), понятность. Существует несколько видов бухгалтерской отчётности. В этой курсовой работе рассматривается бухгалтерский учёт кассовых операций (порядок ведения кассовых операций, теоретические аспекты кассовых операций, нормативно-правовое регулирование кассовых операций, оформление кассовых документов и т.д.).

Целью исследования является изучение правильного оформления кассовых документов, виды кассовых документов, а также изучить в целом понятие « учёт кассовых операций».

1. Теоретические аспекты кассовых операций

В зависимости от того, в какой сфере работает организация, ведётся один из видов бухгалтерского учёта. Один из наиболее актуальных «Учёт кассовых операций».

Счёт 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

На субсчёте 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассовых портов, вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ. От 4 октября 1993 года «Порядок ведения кассовых операций в РФ». В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчёты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчётов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ. Для осуществления расчётов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Приём наличных денег организациями при осуществлении расчётов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несёт ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается только в течение трёх рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий ( в районах Крайнего Севера - пять дней ). [2]

1.1 Нормативно-правовое регулирование по учёту денежных средств

Ведение бухгалтерского учёта осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учёте», положения по бухгалтерскому учёту), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы регулирующие движение денежных средств целесообразно представить в виде следующей системы:

1-й уровень: законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учёта в организации. К ним относятся:

· Гражданский кодекс РФ;

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996г. Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998г. № 416-У «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения ».

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учёту и отчётности. Учётный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учёта и оценки определенного объекта или их совокупности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ.

3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами:

· План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учёта кассовых операций;

· Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002г. № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

· Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003г. № 67н «О формах бухгалтерской отчётности организаций» - применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению Отчёта о движении денежных средств;

· «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993г. № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993г. № 18 применяется в полном объеме;

· Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998г. № 14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчётно-кассовом обслуживании;

· Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002г. № 199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;

· Приложение № 13 к Инструкции Центробанка РФ от 16 ноября 1995г. № 31 «По эмиссионно-кассовой работе в учреждениях банка России» «Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России;

· Указание Центробанка РФ от 14 ноября 2001г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, указания Центробанка РФ в изменение данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и МНС РФ о порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличными денежными средствами;

· "О введении новых форматов расчетных документов " Указание от 22 февраля 1999г. N 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997г. № 51-У;

· Инструкция № 28 о расчётных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка РФ. Утверждена Госбанком РФ 03 октября 1986г. (С изменениями от 21.06.03г. № 1297-У);

· Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995г. № 49.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учёту самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учёта в нем. Основными из них являются:

· документ по учетной политике предприятия;

· утвержденные руководителем формы первичных учётных документов;

· графики документооборота;

· утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учёта;

· утвержденные руководителем формы внутренней отчётности. [1]

1.2 Бухгалтерский учёт кассовых операций

В бухгалтерском учёте кассовых операций учитывается движение денежных средств организации. Организации составляют отчёт о движении денежных средств с 1996г.

Отчёт состоит из четырёх разделов.

1. Остаток денежных средств на начало года.

2. Поступило денежных средств - всего и в том числе по видам поступлений (выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, от реализации основных средств и иного имущества, авансы, полученные от покупателей, бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование, полученные безвозмездно, кредиты, займы, дивиденды и проценты по финансовым вложениям, прочие поступления).

3. Направлено денежных средств - всего и в том числе по направлениям расходов (на оплату приобретённых товаров, работ, услуг, на оплату труда, отчисления на социальные нужды, выдачу подотчётных сумм, выдачу авансов, оплату долевого участия в строительстве, оплату машин, оборудования и транспортных средств, финансовые вложения, выплату дивидендов и процентов, расчёты с бюджетом, оплату процентов по полученным кредитам и займам, прочие выплаты и перечисления).

4. Остаток денежных средств на конец отчётного периода.

Сведения о движении денежных средств представляются в валюте РФ - рублях - по данным счетов 50 «Касса», 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Движение денежных средств показывается по видам деятельности - текущей, инвестиционной, финансовой.

Под текущей деятельностью понимается деятельность организации по производству продукции, торговле, общественному питанию и т.п.

Инвестиционная деятельность связана с капитальными вложениями и долгосрочными финансовыми вложениями, а финансовая деятельность - с осуществлением краткосрочных финансовых вложений.

Отчёт о движении денежных средств имеет важное значение для контроля за финансовой деятельностью организации. Справочные сведения отчёта по наличному расчёту, из них с применением контрольно-кассовых аппаратов, позволяют контролировать наличный поток денежных средств. [2]

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного и недобросовестного отношения к своим обязанностям.

После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с «Порядком ведения кассовых операций» в Российской Федерации. После этого с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Для учёта кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). [2] Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1.01.1999 г. [1] Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.

Приём и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. [2]

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. [2]

В сроки, установленные письменным распоряжением руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчётом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом

(решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчёта. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, неподтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись:

Дебет 50

Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

- отражен в составе внереализованных доходов излишек денежных средств в кассе

При обнаружении недостачи производится запись по дебету счёта «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 94

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- учтена недостача денег в кассе

Потом в бухгалтерском учёте эти суммы списываются на материально ответственное лицо:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94

- отнесена сумма недостачи за счёт виновного лица

Выполнение предприятиями всех требований «Порядка ведения кассовых операций» контролируют банки, в которых обслуживаются предприятия.

Соблюдение условий работы с наличностью, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, контролируется налоговыми органами.

Согласно пункту 9 Указа Президента от 23 мая 1994г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» коммерческие банки обязаны осуществлять проверки соблюдения предприятиями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с наличностью и предоставлять сведения налоговым органам о результатах таких проверок. [1]

В ходе проверки банк контролирует:

- полноту оприходования денег, полученных с расчётного счёта;

- полноту сдачи денег в банк для зачисления на расчётный счёт;

- расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком;

- соблюдение установленной предельной суммы расчётов наличными между юридическими лицами;

- соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки банк оформляет справку.

В случае, когда проверкой выявлены факты нарушений порядка работы с наличностью, первый экземпляр справки направляется банком налоговому органу по месту учёта предприятия. [3]

Размеры финансовых санкций за нарушение «Порядка ведения кассовых операций» определены в Указе Президента РФ от 23.05.99 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».

Ответственность за несоблюдение (нарушение) кассовой дисциплины в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций» несут руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир. [1]

Для учета наличных денежных средств в кассе применяется активный счёт для учёта имущества, основной инвентарный счет №50 «Касса».

При необходимости к счёту 50 могут быть открыты субсчета: "Касса предприятия", «Операционная касса» - наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор, кассах вокзалов, отделений связи и др. По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту - с расходованием наличных денег. Когда в разрешенных законом случаях предприятие производит операции в иностранной валюте, то должны быть открыты субсчета для обособленного учёта денежных средств в валюте; эти средства и операции с ними учитываются в рублях и параллельно в валюте.

Согласно ПБУ 3/95 пересчёт стоимости денежных знаков в кассе в рубли должен производиться на дату совершения операции и дату составления отчётности. Пересчёт может также осуществляться по мере изменения курса валюты. Для составления бухгалтерской отчётности пересчёт валютных денежных средств в рубли производится по курсу последней по времени котировки в отчётном периоде.

Курсовые разницы подлежат записи в финансовые результаты деятельности предприятия. Они могут зачисляться по мере принятия к бухгалтерскому учёту, либо единовременно в конце отчётного периода - в этом случае курсовая разница учитывается на счёте 83/4, а в конце списывается для включения в прибыль/убыток.

По дебету 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Основными задачами бухгалтерского учёта денежных средств являются: точный, полный и своевременный учёт этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчётно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Все такие операции при журнально-ордерной форме учёта отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчётов кассира с соответствующей группировкой. По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.

Оформление приёма наличных.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

- регистрационный номер и дату заполнения;

- номер корреспондирующего счета, субсчета;

- в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;

- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

- указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;

- в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером. Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер.

Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

- в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;

- в графе «Основание» пишется «Торговая выручка» за число, месяц, год;

- в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира» за число, месяц, год. И прилагается Отчет кассира. [3]

Оформление выдачи денег из кассы.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам. В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

- регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;

- номер корреспондирующего счета, субсчета;

- в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;

- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

- в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя. На предприятии таким документом может быть внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца. Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. А если деньги выдаются по одному документу нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе. Но запись о данных предъявленного документа не производится. Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или без приложения необходимых первичных документов. Поэтому, получив к исполнению приходный кассовый ордер, кассир обязан его проверить и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он должен зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.

При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но, ни в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 «Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. [3]

Порядок оформления платежной ведомости или расчётно-платежной ведомости.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчётно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остаётся у кассира и прикрепляется к платежной ведомости. При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается.

По истечению срока хранения сверх установленных лимитов (по истечению 3 рабочих дней, а на Крайнем Севере - 5 дней) кассир обязан сделать следующее:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приёме наличных на расчетный счет.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается «Порядком ведения кассовых операций». [2]

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчётно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учёта движения денежных средств по целевому назначению.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдаёт другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учёта принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток денег и кассовые документы по произведённым операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учёта принятых и выданных кассиром денег.

Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств. [2]

Книга учёта принятых и выданных кассиром денег.

Для учёта денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведёт Книгу учёта принятых и выданных кассиром денег, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88. Выдача и возврат денег оформляются подписями.

Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы). [2]

Порядок ведения кассовой книги.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут чернилами или шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце рабочего дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчёта по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором её листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчёт кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчёт кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчёт кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончанию календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. [2]

Поступление наличной выручки от населения.

Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины. Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки. На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.

Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины. Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал. В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3)». На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

Фактическая сумма выручки, отраженная в книге кассира-операциониста, должна быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется проводкой.

Например:

Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»

Кредит 90 субсчет «Выручка»

- поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг).

Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и с приходными кассовыми ордерами. [3] Поступление наличной выручки от юридических лиц.

Предприятия могут получать выручку наличными денежными средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой.

Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. С 21 ноября 2001г. лимит составил 60 000 рублей по одной сделке.

Документами, подтверждающими осуществление расчетов между юридическими лицами, являются приходные кассовые ордера (квитанции к приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212 на предприятие налоговым органом или федеральным органом налоговой полиции налагается штраф.

Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы (доверенность, накладная) расчетные документы (счет-фактура) являются основанием для расчета. На основании этих документов производится прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру. [3]

Контроль за полнотой учёта наличной выручки.

Кассовые операции проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку, то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах - и не оговоренные исправления.

На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50, являющееся разницей, сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».

Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с Главной книгой, журналом-ордером, с ведомостью по счету 50 и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.

Для подтверждения полноты и своевременности оприходования денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50, а корреспонденции со счетом 51 с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 в корреспонденции со счетом 50. Обе суммы должны совпадать.

Предприятия за неоприходование или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу в трехкратном размере неоприходованной суммы. [3]

Сдача выручки в банк и учёт переводов в пути.

Согласно «Порядку ведения кассовых операций, предприятие может хранить в своих кассах наличные деньги только в пределах установленного

лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Выручка может сдаваться кассиром предприятия:

- в кассу банка (дневная и вечерняя);

- в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет;

- инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

Порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются по договоренности между предприятием и инкассаторской службой.

Денежные суммы (переводы) в рублях и иностранной валютах в пути, внесенные в кассы обслуживающих банков, приемные кассы «Сбербанка» или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия денежных средств на учёт счёта 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или другие подобные документы.

Счет 57 «Переводы в пути» по отношению к бухгалтерскому балансу является активным. По дебету счета отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов на счет торговой организации.

В бухгалтерском учете предприятия делаются следующие проводки по учету переводов в пути:

Дебет 57

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- сдана выручка от реализации товаров;

- зачислена выручка на счет в банке. [2]

Учёт расчётов с подотчётными лицами.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 «Порядка ведения кассовых операций».

Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

При отсутствии первичных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных средств, или при наличии документов с обязательными незаполненными реквизитами у бухгалтера нет оснований для отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции.

Подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчёт, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен, а нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учётом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Дополнительные выплаты, связанные с командировками, относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Подотчётные суммы учитывают на активном синтетическом счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Выдачу денежных авансов подотчётным лицам отражают по дебету счёта 71 и кредиту счёта 50.

Расходы, оплаченные из подотчётных сумм, списывают с кредита счёта 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов. Возвращённые в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчётных лиц в дебет счёта 50. Аналитический учёт расходов с подотчётными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращённые подотчётными лицами суммы авансов списывают со счёта 71 в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счёта 94 суммы авансов списывают в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» или 73 « Расчёты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

При командировке работников за границу им выдаётся аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счёту 50 с кредита счёта 52 «Валютные счета». Выданная под отчёт валюта списывается со счёта 50 в дебет счёта 71 и отражается в учёте в валюте платежа и её рублёвом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчёта с приложением оправдательных документов задолженность подотчётных лиц списывается с кредита счёта 71 в дебет счёта 26 и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчёта. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счёт 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная - на доходы (дебет счёта 71, кредит счёта 91), отрицательная - на расходы (дебет счёта 91, кредит счёта 71).

Аналитический учёт по счёту 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчёт. [2]

Учёт операций с наличной иностранной валютой.

Валютные операции - это операции, связанные с переходом права собственности и иных прав на валютные ценности. В том числе это операции, связанные с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты и платежных документов, выраженных в ней.

В соответствии с «Положением по бухгалтерскому учёту» «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ3/2000), утвержденным приказом Минфина России от 10 января 2000г. № 2н, стоимость имущества и обязательств организации, в том числе и денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учёте и отчётности пересчитывается в рубли.

Пересчет стоимости иностранной валюты в рубли обязательно производится по курсу, соответствующему дате совершения операции в иностранной валюте и дате составления бухгалтерской отчетности. При этом используется курс Центрального банка РФ на дату совершения операции. Пересчет иностранных денежных знаков может производиться и по мере изменения курса иностранной валюты.

Датами совершения кассовых операций являются даты оприходования и выбытия иностранной валюты из кассы.

Наличная иностранная валюта используется, прежде всего, на оплату расходов по загранкомандировкам. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда сотрудников.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен в течение 10 календарных дней сдать неиспользованную валюту в кассу предприятия и представить авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные подотчетные суммы в течение 10 дней с момента возврата подотчетным лицом должны быть внесены в банк.

При оформлении первичных кассовых документов, а также в регистрах бухгалтерского учета проставляется две суммы - в иностранной валюте и в рублях. В кассовых ордерах сумма в иностранной валюте указывается в графе «Сумма», а по строке «Сумма прописью» ставится сумма в рублях по курсу Центрального Банка РФ (на дату совершения операции).

Кассовые операции в российской и иностранной валюте учитываются в единой кассовой книге. На основании суммы, указанной в кассовых ордерах в рублях, кассир делает соответствующую запись в российской валюте в соответствующей графе кассовой книги.

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются также в едином журнале.

Во время нахождения иностранной валюты в кассе предприятия может измениться ее курс по отношению к рублю. В этом случае возникает курсовая разница по счету 50. Курсовая разница по счету 50 - это разница между рублевой оценкой иностранной валюты, исчисленной по курсу Центробанка на дату поступления валюты со счета в кассу, и рублевой оценкой, исчисленной на дату выдачи денежных знаков из кассы, дату составления бухгалтерской отчетности или дату изменения курса иностранной валюты.

Для того чтобы остаток по кассовой книге в результате движения денежных средств соответствовал реальному остатку денежных средств в рублевом эквиваленте, в кассовой книге следует отразить возникшую курсовую разницу на конец отчетного периода.

Появление курсовой разницы не является реальным поступлением или расходованием денежных средств (валюты). Это лишь рост (уменьшение) рублевого эквивалента с ростом (падением) курса доллара по отношению к рублю.

На сумму образовавшейся курсовой разницы заполняется мемориальный ордер, на основании которого кассир делает запись в кассовой книге. В случае роста курса иностранной валюты по отношению к рублю на сумму курсовой разницы делается запись в графе «Приход», в случае его падения - в графе «Расход». [2]

Получение и выдача займов в наличной форме.

На любом предприятии иногда возникает потребность в дополнительных финансовых ресурсах. Эту временную потребность можно

удовлетворить, получив заём наличными от физического или юридического лица.

Кредит - это система экономических отношений, возникающая при передаче имущества в денежной или натуральной форме от одних организаций или лиц другим на условиях последующего возврата денежных средств или оплаты стоимости переданного имущества и, как правило, с уплатой процентов за временное пользование переданным имуществом.

Различают банковские и коммерческие кредит (займы).

Банковский кредит - это выданные банком организациям и физическим лицам денежные средства на определённый срок и определённые цели, на возвратной основе и обычно с уплатой процентов. Банк имеет специальное разрешение (лицензию) на проведение банковских операций.

Коммерческий кредит предоставляется одними организациями другим обычно в виде отсрочки уплаты денежных средств за проданные товары. Предметом договора займа помимо денег могут быть вещи.

В отличие от банков коммерческие организации не могут предоставлять заём из чужих денежных средств, временно находящихся у заимодавца. Кроме того, организации, не располагающие банковской лицензией, не могут заниматься кредитной деятельностью систематически. Критерии систематичности законодательством не оговорены, и решение этого вопроса зависит от контролирующего органа или арбитражного суда.

Порядок выдачи и погашения кредитов определяется законодательством и составляемыми на его основе кредитными договорами. В договорах указывают объекты кредитования, условия и порядок предоставления кредита, сроки его погашения, процентные ставки, порядок их уплаты, права и ответственность сторон, формы взаимного обеспечения обязательств, перечень и периодичность предоставления соответствующих документов и т. п.