Облік збереження і використання товарно-матеріальних цінностей

Відомо, що в нормальних умовах фактична кількість товару не може перевищувати його максимально можливий залишок. Перевищення дає основу для відповідних висновків.

Треба відмітити, що за допомогою прихідних і видаткових документів кількісний облік ТМЦ відновлюється повністю. Це дозволяє прослідкувати рух кожного окремого товару. Відновлення кількісного обліку по суті близьке з контрольним порівнянням. Однак воно можливе тільки тоді, коли всі видаткові операції підприємства документуються. Якщо ж вони не документуються або документуються частково, про відновлення кількісного обліку не може бути й мови. В таких випадках необхідно проводити контрольні порівняння. За допомогою відновлення кількісного обліку завжди і в повному обсязі встановлюють рух всіх ТМЦ. Тому далі про реалізацію “сторонніх” товарів, дописаних в описах залишків, в таких випадках є повними.

Рух ТМЦ аналізується в тих випадках, коли є відомості про те, що у клієнта, в якого всі операції документуються, трапляються кражі і інші негативні явища, але при інвентаризації недостач чи лишків не виявлено. Аналізуючи рух ТМЦ можна викрити підробку в документах по операціях про розхід товарів, а саме необгрунтоване завищення цін.

При аудиті наявності матеріальних цінностей, які по документах не поступили на підприємство, чи видачі таких товарів різним підприємствам доцільно складати таблицю їх руху по днях.

Наприклад, на 1 жовтня залишок цукру склав 100 т. З 1 по 17 жовтня по документах його поступило 2 337 т. Звідси, за цей період було в наявності 2 437 т. До 17 жовтня по документах його видано 2 250 т. На 18 жовтня залишок цукру склав 2 437 - 2 250 = 187 т. 18 і 19 цукор на склад не поступав, але по документах і з цеху 18 жовтня було видано 585 т., 19 жовтня - 720 т. За два дні видано 1 118 т. цукру, який в відповідності з документами на склад не поступав, але було перекрито за рахунок отримання складом 20 жовтня по документах 2 648 т. цукру. Вивчивши операції, відображені в документах про отримання і видачу цукру в жовтні, аудитор прийшов до висновку. що вони зафіксовані вірно. Відповідно, в складі виявлено більше 1 т. необлікованого цукру.

Важливий спосіб бухгалтерської перевірки - порівняння даних прихідно-видаткових документів, безпосередньо відображаючих рух ТМЦ, з даними інших документів, які фіксуюють ці ж операції, але в інших аспектах. Його використовують тоді, коли є підозра, що при деяких господарських операціях були допущені порушення, а документально ці операції зафіксовані правильно. Досвід показує, що найчастіші кражі ТМЦ вуалюються відповідними документами, безпосередньо пов'язаними із видатками ТМЦ.

Використовуюються також такі прийоми і способи, як співставлення даних документів, безпосередньо відображаючих надходження і витрачання ТМЦ, з даними документів, якими оформлені інші операції, обумовлені першою операцією; даних про переміщення ТМЦ з даними про тару, в якій вони перевозились; даних бухгалтерського обліку з даними оперативного обліку [5, ст.156].

Безпосередній огляд бухгалтерських документів проводиться для перевірки правильності арифметичних підрахунків в них, їх правильного оформлення і ін.

Співставлення даних бухгалтерського обліку з даними оперативного обліку використовуюють для вивчення господарських операцій. Дані оперативного обліку не можуть бути основою для облікових записів, тому робітники бухгалтерій і аудитори їх не приймають. Саме тут і можливі порушення. По документах оперативного обліку можна визначити дійсний характер і об'єм операцій, зв'язаних з ТМЦ. Однак це не може бути основою для висновку аудитора. Вони лише допомагають вибрати правильний напрямок дослідження.

Правильно проведення інвентаризації тих чи інших операцій з ТМЦ сприяють якісному проведенню аудиту. Досліджуються також питання визначення норм запасів ТМЦ.

Виробничі запаси - це ТМЦ, які вносять в інвентаризаційні описи по кожному окремому найменуванню. Особливу увагу слід приділити тим цінностям, які надійшли під час інвентаризації. Якщо інвентаризація проводиться дуже довго, то у виключних випадках цінності можуть відпускатися, але у прсутності комісії. Їх записують в окремий опис “ТМЦ, відпущені під час інвентаризації”.

Якщо спецодяг і білизна знаходяться в ремонті чи в пральні. їх можна віднести в акт на основі квитанції підприємства побутового обслуговування. На непотрібні для використання предмети під час інвентаризації складають окремі акти. Та обліковують по видах, цільовому призначенню і якості, списуюють у відповідності з діючим порядком.

Перевірка рахунків складських операцій є однією із основних складових аудиту, тому, що значна доля помилок допускається при оцінці товарів і під час інвентаризації. Об'єм вивчення аудиторами цих рахунків значно залежить від ефективності внутрішнього контролю на підприємстві і досвіду аудитора. важлива проблема пов'язана з внутрішнім аудитом зберігання деяких матеріалів. Зокрема, не великі за об'ємом матеріали можуть безгосподарно займати корисні площі складів. В великих кількостях це може складати значну суму нічим не оправданих затрат.

Існуюча система витрат матеріалів дозволяє розрахувати об'єми використання сировини, вартість компонентів і продукції, що знаходиться в виробничому циклі. Ця система включає різні первинні документи, закупочні і витратні документи.

Контрольний запуск сировини і матеріалів на випуск продукції показує фактичні затрати. Такі запуски здійснюють спеціалісти. Аудитори перевіряють переробку їх у готову продукцію. Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво оформляється актом, в якому вказують кількість витраченої сировини і матеріалів, їх якість, обладнання, режим його роботи в процесі запуску, конкретні дані про виробника продукції, кількість і якість готової продукції, відходи. Результати контрольного запуску розповсюджуються на кількість випущеної готової продукції за відповідний період і визначають достовірність списання сировини і матеріалів на їх виготовлення.

За участю спеціалістів перевіряють відповідність відпущеної і наявної на складі продукції вимогам стандартів і технічних умов.

Для того, щоб виявити випуск продукції, яка не відображена в обліку, необхідно співставити кількість оприбуткованої продукції по документах складу з кількістю продукції, за виготовлення якої нарахована зарплата, кількість товарів, витрачених на упаковку продукції і списаної тари. Звертають увагу на збереження цінностей, облік накладних на відпуск готової продукції, порядок їх видачі.

Крім того, необхідно враховувати норми убутку і визначити суму недостачі.

Є випадки, коли продукція, виготовлена з матеріалів, отриманих по лімітно-забірній карті, бракується, а частина матеріалів замість використання по прямому призначенню направляється на виправлення браку. Для того, щоб забезпечити виконання виробничої програми, виписують додаткову кількість матеріалів. Виходячи з даних актів про брак встановлюєм, чи правильно співставлені вимоги на отримання цих матеріалів. В ній вказують шифр бракованих виробів чи деталей. При заміні одних матеріалів іншими повинен бути відповідний дозвіл і внесені зміни в лімітно-забірні карти.

Правильна організація надходження і відпуску ТМЦ гарантує їх збереження і безперервне забезпечення ними виробництва. Аудитор при цьому перевіряє своєчасність і правильність складання комерційних актів і актів надходження матеріалів, дотримання діючого порядку їх складання.

Переоцінка і уцінка їх товарів - складний етап роботи. Їх матеріали підлягають сплошній перевірці. Так встановлюють законність зміни цін, компетентність комісії, що проводила переоцінку, її склад і правомірність. Уважно перевіряють оформлення актів, таксування і визначення різниці від переоцінки. При зниженні цін вартість ТМЦ по старих цінах повинна рівнятись сумі їх вартості по нових цінах і різниці від переоцінки, при підвищенні - вартість ТМЦ по нових цінах дорівнює сумі їх вартості по старих цінах і різниці від дооцінки.

Також перевіряють правильність регулювання інвентаризаційних різниць, зокрема убуток цінностей в межах встановлених норм. Норми нормального убутку застосовують лише до цінностей, по яких виявлена недостача. Якщо ж цих норм немає, то убуток розглядається як понаднормативна недостача, втрати ві д псування і недостача відшкодовуються у встановленому порядку винуватими особами в відповідності з оцінкою, діючою для нарахування понесених збитків від крадіжок, недостач, знищення і псування ТМЦ.

3.4 Застосування прийомів аналізу в аудиті ТМЦ

Аудит і аудиторські послуги (супутні роботи) є складовими аудиторської діяльності - мають багато загального з економічним аналізом.

Головні завдання економічного аналізу полягають в тому, щоб об'єктивно оцінити виконання плану по основних показниках діяльності підприємства, визначити розмір і характер відхилень фактичних показників від нормативних і планових, визначити вплив окремих факторів на відхилення, виявити внутрішньогосподарські резерви розвитку підприємства. Ці ж завдання стоять і перед аудитом, якщо вивчаються економічні характеристики діяльності підприємства. В цьому випадку предметом аудиту і аналізу є господарські процеси і явища, точніше - кількісні характеристики стану економічних об'єктів. Разом з тим аналіз і аудит мають суттеві відмінності, що характеризує самостійність їх їснування. Головна відмінність у тому, що аудит виходить за рамки аналізу.

Та все ж, одним із завдань мого дослідження є застосування прийомів аналізу в аудиті ТМЦ.

Основні завдання економічного аналізу використання і збереження ТМЦ полягають у визначенні [8, ст.117]:

- обгрунтованості плану матеріально - технічного постачання та його погодження з планом виробництва;

- виконання плану постачання підприємства ТМЦ за обсягом, асортиментом, комплектністю і строками поставок;

- стану і динаміки виробничих запасів;

- ефективності використання ТМЦ, їх впливу на обсяг та асортимент продукції;

- заходів щодо усунення причин недоліків і використання резервів матеріаломісткості за рахунок ефективнішого використання матеріалів і збільшення на цій основі випуску продукції.

Основні напрямки аналізу ТМЦ показані на схемі 13 [8, ст.107].

Для виконання завдань аналізу ТМЦ, він (аналіз) повинен грунтуватися на системі економічної інформації. У науковій, навчальній літературі та методичних матеріалах джерелами інформації для аналізу називають бухгалтерського обліку, оперативного обліку, статистичну звітність, планові дані, норми і нормативи. В умовах переходу до ринку, Крім традиційних джерел аналізу, важливого значення набуває внутрішня звітність, дані первинного обліку і матеріали спеціальних вибіркових обстежень. особливо слід підкреслити необхідність використання для поьреб аналізу даних оперативного обліку і оперативної звітності.

Аналіз виконання плану матеріально-технічного постачання та стану складських запасів ТМЦ.

Аналіз слід починати перевіркою його обгрунтованості, правильності розрахунків потреб в ТМЦ для виконання виробничої програми і на господарські цілі, прогресиності норм і нормативів, закладених в основу плану, своєчасного та якісного виконання договірних зобов'язань, виявлення внутрішніх резервів і ефективності використання ТМЦ.

Потреба підприємства в ТМЦ визначається в плані матеріально-технічного постачання, який складається з основних видів ТМЦ у натуральних та вартісних показниках шляхом множення прогресивної норми витрат матеріальних цінностей на виробництво одиниці виробу на плановий обсяг випуску кожного виробу.

Потреба в матеріальних і комплектуючих виробах для забезпечення виробничої програми визначається за формулою [20,ст.108]:

ПВІНІ;

де ПВІ - річна норма випуску кожного виду продукції;

НІ - норма витрачання матеріалів на одиницю продукції;

n - кількість позицій в номенклатурі виробів.

Під час аналізу виконання плану матеріально-технічного постачання визначають забезпеченість матеріальними ресурсами планових потреб. Аналіз забезпеченості підприємства укладеними договорами на постачання основних видів матеріалів проводять, використовуючи дані звіту відділу матеріально - технічного постачання про залишки, поступлення і використання матеріалів ( таблиця 6).

Таблиця №6. Забезпеченість підприємства укладеними договорами.

Матеріальні ресурси	Потреба підприємства, тис.грн.	Укладено договорів, тис.грн.	Відхилення від плану	Коефіцієнт забезпеченності, %
			більше	менше
1.Сталь	74,25	69,80	-	4,45	94,0
2.Труби	24,50	20,90	-	3,60	85,3
3.Кутник	9,50	19,05	-	0,45	95,3
Разом по підприємству	304,50	278,09	-	26,41	91,3

За даними таблиці 3, цукровий завод уклав договір на постачання матеріальними цінностями на 91,3% від потреби у тому числі забезпеченністю трубами становила 85,3%.

Для забезпечення безперебійної роботи підприємства аналізують фактичне забезпечення матеріальними ресурсами (таблиця 7).

Таблиця №7. Фактична забезпеченність підприємства (цукрового заводу) матеріальними ресурсами.

(тис.грн.)

матері-альні ресурси	потреба підприєм-ства, тис.грн	фактичне надход-ження, тис.грн	відхилення від плану	коефіцієнт забезпеченості (гр.2:гр.1),%
			більше	менше
1	2	3	4	5	6
1.Сталь	74,25	68,70	-	5,55	92,5
2.Труби	24,50	19,20	-	5,30	78,4
3.Кутник	9,50	9,50	-	-	100
Разом по підприємств	304,50	271,60	1,20	34,10	89,20

За даними таблиці №7, підприємство уклало договорів на постачання матеріалів на 91,3%, але фактичне надходження матеріальних ресурсів становить 89,2% планових потреб, у тому числі труб і сталі відповідно 78,4 і 92,5%. Причиною цього може бути запізнення в укладанні договорів з постачальниками або неналежне виконання договірних зобов'язань постачальниками. Контроль за виконанням договорів веде відділ матеріально-технічного постачання. За неналежне виконання договору на постачальника накладаються певні передбачені за порушення договору санкції.

Для реалізації виробничої програми важливо виконати план постачання матеріальних цінностей не тільки за обсягом, а й за асортиментом. Аналіз виконання плану матеріально-технічного постачання за асортиментом наведено в таблиці №8.

Таблиця №8 “Виконання плану матеріально-технічного постачання за асортиментом.

матеріальні ресурси	потреба підприємства	фактичне надходження	зараховано у виконання плану за асортимент.
1.Сталь	74,25	68,70	68,70
2.Труби	24,50	19,20	19,20
3.Кутник	9,50	9,50	9,50
4.Підшипники	0,85	0,89	0,85
Разом по підприємству	304,50	271,60	270,95

Коефіцієнт асортиментності визначають відношенням суми, зарахованої у виконання плану за асортиментом до планової потреби підприємства :

270,95 * 100%

-------------------- = 89,0%

304,5

тобто план матеріально-технічного постачання за асортиментом виконано на 89,0% [25,с.111].

Важливе значення для ефективної роботи підприємства має аналіз виконання плану постачання за структурою. Такий аналіз виконують порівнянням запланованої питомої ваги окремих видів матеріалів (у загальній їх кількості) з питомою вагою матеріалів, що надійшли фактично (таблиця №9).

Таблиця №9. “Виконання плану постачання матеріалів за структурою (в тис.грн.) на цукровому заводі.

матеріальні ресурси	потреба підприємства	фактичне надходження	відхилення
	сума	питома вага,%	сума	питома вага,%
А	1	2	3	4	5
1.Сталь	74,25	24,4	68,70	25,30	+0,9
2.Труби	24,50	8,0	19,20	7,1	-0,9
3.Кутник	9,50	3,1	9,50	3,5	+0,4
Разом по підприємству	304,5	100	271,60	100	-

За даними таблиці №9 на підприємстві є відхилення у структурі постачання матеріальних ресурсів, що призводить до зривів у виконанні плану виробничої програми. Так зменшилась питома вага труб в загальній вартості матеріалів на 0,9%, що може негативно вплинути на об'єм випуску виробів, які включають цей вид матеріалів, також порушується договірний асортимент реалізованої продукції.

Для ефективної роботи підприємства важливе значення має аналіз ритмічності надходження матеріалів. Аналіз ритмічності виконують за основними видами матеріальних цінностей за рік, квартал, місяць, декаду (таблиця №10).

Таблиця №10. “Ритмічність постачання сталі на цукровому заводі за січень місяць,(тонн.)

декада місяця	план постачання	фактичне надходження	зарах.вико-нання плану ритмічності постачання
І	80	65	65
ІІ	81	72	72
ІІІ	82	94	82
Разом за місяць	243	231	219

Коефіцієнт ритмічності визначають відношенням суми, зарахованої у виконання плану ритмічності постачання матеріалів до плану постачання :

219 * 100%

--------------- = 90,1%

243

план ритмічності постачання сталі за січень виконано підприємством на 90,1% [25,с.112].

Аналіз ритмічності виконують шляхом співставлення даних, які знаходяться в планах постачання, з даними статистичної звітності про рух ТМЦ. Оскільки ці дані наводяться у натуральному вираженні по групах матеріалів, співставлення проводиться вибірково по матеріалах, які лімітують виробництво, номенклатура яких переважно невелика.

Основні причини невиконання плану матеріально-технічного постачання : несвоєчасне укладення господарських договорів з вини працівників відділу матеріально-технічного постачання, а також їх невиконання окремими постачальниками (таблиця №11).

Таблиця №11 “Виконання плану постачання труб окремими постачальниками на цукровий завод.

номер металург. заводу	за планом	фактично	відхилення
			Т	%
1	1472	1180	-292	-19,8
2	1214	711	-504	-41,4
3	994	994	-	-
Разом	3680	2885	-795	-21,6

За даними таблиці №8, підприємству недопоставлено 795 т. труб, що становить 21,6% планового завдання.

Крім економічного аналізу своєчасності і повноти надходження ТМЦ на підприємство, працівники відділу матеріально-технічного постачання разом з працівниками відповідних служб здійснюють аналіз якості ТМЦ в момент їх надходження. Джерелами такого аналізу є акти приймання, рекламації на матеріальні ресурси, претензії постачальників, акти про частковий і повний виробничий брак готової продукції з вини постачальників, стандарти, специфікації, паспорти і відповідні технічні умови на відповідні цінності, а також результати проведеного аналізу якості заводською лабораторією. Особливу увагу звертають на сировину та основні засоби, що становлять основу продукції.

Аналіз стану складських запасів проводять порівнянням фактичної наявності матеріалів на складі з нормативом.

Визначений норматив по кожному виду ТМЦ проставляється у картку складського обліку. Крім цього в картках визначають максимальну та мінімальну норму запасу ТМЦ. При досягненні фактичного залишку матеріалу одного із рівнів запасу комірник негайно інформує про це відділ постачання через складання сигнальної довідки (таблиця №12).

Таблиця №12 “Сигнальна довідка відхилень від рівня складських запасів матеріальних ресурсів на цукровому заводі по складу №1 станом на 03.03.1997р.

матеріали	одиниця виміру	норма запасу	фактичний залишок	відхилення від норм
		min	max
1.Труби О 15мм	Т	125	250	265	+15
2.Труби О 40мм	Т	190	380	155	-36

Дані сигнальної довідки показують, що фактичний залишок труб діаметром 15мм більше від норми на 15т, а труб діаметром 40 мм на 36т менше.

Оперативний аналіз за номенклатурними номерами матеріалів доцільно проводити тільки по сировині і матеріалах, які використовуються на виробництві основної продукції. Також виділяють матеріали, по яких недоступні відхилення від норми запасу.

Проведений таким чином аналіз ТМЦ сприяє підтримуванню необхідного рівня складських запасів для безперебійного функціонування виробничого процесу.

Аналіз стану ТМЦ значно полегшується при використанні комп'ютерної техніки. При обробці документів про витрачання чи надходження матеріальних ресурсів комп'ютер автоматично визначає залишки по кожному виду ТМЦ і порівнює їх з нормативними запасами.

Для характеристики витрат на виробництво сировини і матеріалів застосовують різні модифікації показника матеріалоємкості : питома вага матеріальних затрат у виробничій чи повній собівартості продукції, відношення вартості використаних матеріальних ресурсів до вартості виробленої продукції в оптових цінах підприємства і тд. При обчисленні цих показників слід мати на увазі, що до складу матеріальних затрат входить вартість використаних сировини, основних і допоміжних матеріалів, палива і енергії.

Крім того, застосовують і змішані показники матеріалоємкості : матеріальні затрати на одиницю готової продукції, витрата найбільш важливих елементів матеріальних цінностей (основних матеріалів, палива, енергії) на одну гривню готової продукції.

Не дивлячись на різноманітність варіантів показників матеріалоємкості, порядок аналізу факторів, що впливають на їх величину, практично однаковий. Перш за все складають планову і фактичні величини показників матеріалоємкості і визначають відхилення. Потім аналізують їх причини і фактори. Важливими напрямками зниження матеріалоємкості є : збереження встановлених норм витрат сировини і матеріалів, паливно-енергетичних ресурсів і ліквідація їх втрат ; зменшення кількості отриманих відходів ; вдосконалення технології виробничих процесів, заміна дефіцитних матеріалів менш дефіцитними і більш дешевими, організація строгого обліку і контролю використання матеріалів у виробництві і тп.

Оскільки знаменник показника матеріалоємкості (сума отриманої продукції в оптових цінах) може змінитися лише внаслідок зміни виробничої програми, аналізуватись повинні в першу чергу фактори, що впливають на значення чисельника показника. Вихідною інформаційною базою при цьому будуть техпромфінплан підприємств і об'єднань, звітність форми №5 “Затрати на виробництво (без внутрізаводського обороту)”, форми №6 “Собівартість товарної продукції”, форми№8 “Звіт виробничого об'єднання (комбінату), промислового підприємства про виконання плану по продукції”, а також первинна і зведена бухгалтерська документація [22,с.56].

При аналізі дотримання норм витрат ТМЦ на підприємствах харчової промисловості перш за все треба розподілити вплив об'єктивних і суб'єктивних факторів на величину відхилень. Це, зокрема, відноситься до зміни виробничої програми проти їх планової величини. Вихідну інформацію для такого аналізу і його результатів узагальнюють в таблиці №13.

Таблиця №13 “Аналіз факторів зміни матеріальних затрат”

продукція	витрати матеріалів на випуск продукції,тис.грн.	відхилення, тис.грн.
	План	Фактична кількість за плановими нормами	Фактично	Всього	В тому числі за рахунок зміни
					виробничої програми	витрат на одиницю продукції
1	2	3	4	5	6	7
Цукор-пісок	630	645	670	+40	+15	+25

Загальна сума відхилень в ній визначається як різниця між сумами по графі 4 і графі 3 (670-630) ; сума відхилень внаслідок зміни величини випуску продукції проти плану-співставленням сум граф 3 і 2 (645-630. Відхилення, що виникли з інших причин внаслідок зміни витрат матеріальних ресурсів на одиницю продукції обчислюється як різниця між загальною сумою відхилень і відхиленням, що виникло внаслідок виробничої програми.

Зміна величини витрат сировини і матеріалів на одиницю виробу в більшості випадків залежить від двох факторів : зміни якості вихідної сировини і нераціональним використанням матеріальних ресурсів.

Для визначення впливу фактичного складу корисної речовини в сировині необхідно робити перерахунок нормативних (планових) затрат сировини за формулою :

Нп.з. = Нз. Пв.п / Пв.ф.,

де Нп.з. - нормативні (планові) затрати, перераховані з врахуванням корисної речовини;

Нз. - початкова величина нормативних (планових затрат);

Пв.п. - наявність корисної речовини в сировині по плану;

Пф.п. - наявність корисної речовини в сировині фактично.

Наприклад, за місяць цукровий завод повинен по плану переробити буряка на суму 3720 тис.грн. при її плановій цукристості 15%. Однак фактично цукру в буряці було 14%. Звідси скоректовані витрати цукрового буряка по нормі з урахуванням якості сировини буде :

3720 * 15/14 = 3720 * 1,07 = 3980 тис.грн.

Різниця між початковим і скоректованим рівнем нормативних (планових) затрат) сировини і буде сумою відхилень, що виникли внаслідок зміни складу в ньому корисної речовини.[23,с.19].

Для аналізу використання ТМЦ не достатньо даних статистичної звітності, оскільки за її допомогою можна отримати лише загальний висновок про процес, що нас цікавить. Найбільш точною і потрібною для аналізу відпуску матеріальних ресурсів є інформація про відхилення від діючих витратних норм сировини і матеріалів з уточненням місця виникнення, конкретних причин і винуватих, отримується в умовах нормативного обліку. Джерелом аналізу при цьому будуть сигнальні вимоги і відомості обліку відхилень від норм.

Як було вище сказано, проаналізувати використання сировини безпосередньо в процесі цукроваріння доцільно вести не за кількістю буряка, а за кількістю наявного в ній цукру. Якщо наприклад, за добу в виробництво відпущено 5500т буряка,фактична цукристість якого 15%, необхідно проаналізувати відпущені у виробництво 825 кг буряка. Цьому допомагає ведення в даний час балансу цукру замість балансу сировини, що складався на підприємствах цукрової промисловості раніше. Складання балансу цукру дозволяє здійснювати контроль за його загальною кількістю, відпущеною у виробництво, масою, отриманою в натуральному вигляді, а також тією кількістю цукру, яка залишається в жомі і мелясі [22,с.24].

Але організація такого контролю за використанням цукру при його варінні в розрізі окремих змінних бригад неможлива, оскільки період від надходження буряка на автоматичну вагу до отримання цукру-піску рівний 36 год., а змінна бригада працює 8 год. Таким чином, цукор, відпущений у виробництво в визначену зміну, в своєму натуральному вигляді отримається через 1,5 доби.

Тому доцільно обмежитись лише відхиленнями від встановлених норм втрат цукру на окремих етапах виробничого циклу.Для цього використовують спеціальний добовий рапорт про втрати цукру (в процентах до маси) в виробництві. В рапорті всі понадпланові втрати його в бурякопереробному, сокоочисному і продуктовому відділеннях розшифровуються по основних причинах. На основі цих даних складають кожнодекадний звіт про витрати буряка і втратах цукру у виробництві.

Важливою проблемою для цукрових заводів є аналіз втрат сировини при його зберіганні, внутрізаводському трансортуванні і відпуску у виробництво. Встановлено, що в цукровій промисловості біля 60% загальних втрат буряка складають втрати на грузових операціях (до гідротранспортерів заводу). Кожного року на вантажно-розвантажувальних операціях галузь в цьому втрачає більше 1 млн.тонн. буряка.

Підприємства і об'єднання крім сировини використовують значну кількість допоміжних матеріалів, які витрачаються часто не тільки в основне виробництво, але й для виконання ряду неосновних робіт. Тому, перш за все, необхідно встановити цілісність і необхідність відпуску допоміжних матеріалів на потреби, не пов'язані з виробництвом основної продукції. Враховуючи невелику питому вагу допоміжних матеріалів в собівартості продукції, можна обмежитися організацією декадно-оперативного контролю їх витрачання. Для цього треба відпуск допоміжних матеріалів в основне виробництво здійснювати виключно по лімітно-забірних картах (крім матеріалів, що використовують 2-3 рази на протязі звітного періоду), а також щодекадно робити співставлення планового і фактичного витрачання допоміжних матеріалів. Складність такого співставлення в окремих виробництвах полягає в тому, норми витрат ряду допоміжних матеріалів розраховуються не на одиницю продукції, а на одиницю переробленої сировини.

Так як нормативна кількість переробленого за декаду цукрового буряка в галузі рідко співпадає з фактичним, перед тим, як співставити планову (нормативну) і фактичну величини витрат допоміжних матеріалів, необхідно зробити перерахунок норми з обліком фактичної кількості переробленого буряка.

Якщо, наприклад, за декаду завод по плану повинен переробити 30 тис. тонн. буряка, а витрати 40% - ного формаліну для стерилізації дифузійного соку по нормі на одну тонну цукрового буряка складає 0,1 кг, то декадні витрати його повинні дорівнювати 3000 кг (0,1*30000). Якщо ж за цей період фактично перероблено 32 тис.тонн буряка, то витрати формаліну по нормі на всю кількість сировини буде уже не 3000 кг, а 32000 кг (0,1*32000). Таким чином, при порівнянні фактичних показників з нормативами можна користуватися уточненими нормативами витрат допоміжних матеріалів.

Потребує також значного покращення аналіз і контроль паливно-енергетичних ресурсів, який на підприємствах майже відсутній. Значні труднощі виникають із-за відсутності ваговимірювальних пристроїв, що можуть фіксувати розхід палива, тари, гарячої води і електроенергії не тільки і загальній кількості і сумі, але й по окремих підрозділах виробництва. Тому розподілення паливно-енергетичних ресурсів по окремих виробництвах підприємств, а в подальшому і між видами продукції, яка в даний час виробляється, як правило, пропорційно нормам, не забезпечує необхідною точністю, а визначені таким чином відхилення фактичних витрат від нормативних витрат носять умовний характер і не можуть служити даними для оперативного обліку і контролю і тим більше для прийняття оперативних управлінських рішень.

Оперативний економічний аналіз витрат палива на виробничі цілі здійснюють шляхом співставлення нормативних і фактичних затрат за декаду. Зокрема, якщо підприємство використовує паливо, якість якого відрізняється від закладеного в плані, при порівнянні необхідно порахувати фактичні витрати палива на його планову якість. Можна також перевести його в умовне (з теплотою згоряння 293 МДж). В тих виробництвах, де собівартість теплової і електричної енергії калькулюється, проконтролювати паливо можна одночасно із усією сукупністю затрат теплоелектроцентралі.

Що стосується організації дотримання норм витрат пари і електричної енергії, то її доцільно здійснювати щоденно шляхом порівняння фактичних і нормативних показників. Результати такого порівняння можна фіксувати в спеціальній відомості відхилень від норм витрат енергоресурсів по окремих виробництвах, а в основному виробництві, крім того, ще і в розрізі окремих змін. В сумовому вимірнику відхилення визначаються шляхлм множення покупної вартості електроенергії чи її планової собівартості (по енергії власного виробництва на кількість одиниць відхилень від норм).

У випадку використання підприємством енергії власного виробництва після закінчення звітного періоду треба зробити коригування величини відхилень по сумі, у зв'язку з тим, що між плановим і фактичним рівнями собівартості окремих видів енергії завжди бувають відмінності.

Важливе значення в цілому для харчової промисловості і для окремих її виробництв має розробка чіткого класифікатора причин відхилень від норм по енергоресурсах. При його складанні треба врахувати, що основними причинами виникнення нераціонального витрачання електричної і теплової енергії в харчовій промисловості є простої і несправність технічного обладнання, брак, порушення технологічного процесу,погіршення якості сировини[21,с.78].

3.5 Раціональне використання та збереження ТМЦ в умовах функціонування комп'ютерної техніки

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки в Україні. При цьому необхідно врахувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалась обліково-реєстраційними задачами, то в країнах з розвинутою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку, основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити задачі й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є : “Парус”, “FinExpert”, “БЕСТ”, “Lady Fin”, “Фінанси без проблем”, “ІС-Бухгалтерія-Проф” для Windows.

Раціональне використання та збереження ТМЦ може бути забезпечене в умовах функціонування сучасних засобів обчислювальної техніки з використанням АРМБ. Взаємодію підрозділів підприємства в умовах функціонування АРМБ можна виразити за допомогою схеми :

На АРМБ І категорії здійснюється документування господарських операцій, первинна обробка даних обліку ТМЦ, а також аналітичний облік у місцях їх зберігання.

На основі інформації, що вводиться, створюється фнформаційна база, складська картотека, в якій відображають рух і залишки ТМЦ на певну датую. Цю інформацію формують у вигляді картки складського обліку.

На основі інформаційної бази, яка створюється у місцях зберігання інформації, можна переглядати та аналізувати наявність і рух ТМЦ за певний період, а також контролювати достовірність введеної інформації за даними первинних документів.

Можливість перевірити наявність ТМЦ у місцях зберігання та порівняння з фактичною наявністю. На основі інформації інвентарної картотеки здійснюють контроль за наявністю неліквідів у місцях зберігання ТМЦ,на підставі чого приймають управлінські рішення щодо їх ліквідації.

На основі введених даних створюється інформація,що передається каналами зв'язку в АРМБ ІІ категорії,де бухгалтер контролює введені дані,перевіряє їхню повноту й достовірність,при необхідності доповнює інформацію,якої не вистачає,і створює інформаційну базу АРМБ ІІ категорії.

На АРМБ ІІІ категорії здійснюють контроль інформації,зведення її в цілому по підприємству,аналіз,контроль,прогнозування і приймають управлінські рішення,що стосуються підприємства в цілому (схема№4).

У наведеній схемі взаємодія завдань обліку,контролю і аналізу здійснюється через вза'ємодію показників.

В умовах автоматизованої системи обробки даних можливі різні варіанти розподілу завдань між АРМБ.

Процес обробки облікових даних реалізують через директиви об'єднані в меню ІІІ рівнів.Цей процес полягає у виконанні всіх необхідних операцій з вводу,обробки,зберігання і видачі необхідної інформації,групування даних на рахунках,за кодами аналітичного обліку з метою контролю за наявністю і рухом ТМЦ,своєчасністю складання звітності та прийняття управлінських рішень (схема №10).

Схема №10 “Технологічний розв'язок завдань на АРМБ з обліку ТМЦ”

В умовах функціонування АРМБ в обліку ТМЦ застосовують таку нормативно-довідкову інформацію:

Довідник структурних підрозділів

Довідник зовнішніх організацій

Довідник працюючих

Довідник номенклатура-цінник ТМЦ

Довідник договорів на поставку ТМЦ

Довідник кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку

Довідник лімітів відпускання ТМЦ

База знань

Результатом розв'язку завдань з обліку ТМЦ є формування відомостей про господарські операції та відображення вихідної інформації, а саме:

Картка обліку ТМЦ

Відомість надходження ТМЦ

Відомість обліку витрат ТМЦ за напрямами

Оборотна відомість аналітичного обліку ТМЦ

Відомість нарахування та списання зносу МШП

Відомість переоцінки ТМЦ

Відомість наявності невикористаних ТМЦ

Звіряльна відомість результатів інвентаризації ТМЦ

Моделювання обліку виробничих запасів

Довідкова інформація

Відомість надходження матеріальних цінностей (таблиця 11) призначена для контролю їх надходження на склад, а також розрахунки з постачальниками та ходом надходження матеріалів.

Відомість обліку витрачання матеріальних цінностей за напрямами призначена для відображення матеріалів за виробничими витратами окремо згідно з нормами і відхиленнями від норм (таблиця 12).

Таблиця №11 “Відомість надходження матеріальних ресурсів”.

Номер доку-мента	номер супро-воджу-ючого документа	Код поста-чальника	найме-нуван-ня поста-чальника	код матері-алу	найме-нуван-ня матері-алу	одини-ця виміру	кількі-сть	сума	коді субра-хунку аналі-тично-го обліку	дата утво-рення забор-гованості

Таблиця №12 “Відомість обліку витрачання матеріальних ресурсів”.

код структур-ного підрозділу	код виробничих витрат	номенклатурний номер	фактичні витрати	у тому числі	код причини і відхилень
			кількість	сума	згідно з нормами	згідно з відхиленнями
					кількість	сума	кількість	сума

Висновки і пропозиції

Дослідження питань управління ТМЦ, критичне вивчення теоретичної та методичної бази бухгалтерського обліку і аудиту використання і збереження матеріальних ресурсів дозволили зробити ряд висновків і внести конкретні пропозиції щодо вдосконалення методики і організації обліку і аудиту використання і збереження матеріальних ресурсів на Бучацькому цукровому заводі. Найсуттєвішими з них є:

1. При вивченні методологічних питань ефективності використання та збереження матеріальних ресурсів важливе значення має вияснення економічної суті “товарно-матеріальні цінності”.

За характером участі у виробничому процесі матеріальні ресурси відносяться до предметів праці, на які спрямована праця людини з метою одержання готового продукту. Предмети праці споживаються у процесі виробництва повністю, тобто переносять всю вартість на виготовлений продукт відразу і замінюються після кожного виробничого циклу.

Матеріальні ресурси можуть виступати в якості виробничих запасів, тобто знаходитись на підприємстві, і отже, вступати у сферу виробництва, але ще не використовуватись безпосередньо у процесі виробництва.

2. Питома вага матеріальних витрат у собівартості продукції промисловості становить біля 50 - 60%, тому актуальним є питання економії матеріальних ресурсів, які на сьогоднішній час значно обмежені. Для забезпечення економії потрібно впроваджувати безвідходні та ресурсозберігаючі технології, використовувати місцеву сировину і ін.

3. Для вирішення питань економії необхідно підвищити аналітичність обліку ТЗВ, які доцільно обліковувати на окремому рахунку в розрізі деталізованої номенклатури: витрати на транспортування ТМЦ до місця знаходження підприємства (залізничний тариф, водний фрахт та ін.); витрати на доставку матеріальних цінностей від залізничної станції, порту до складу покупця, витрати на утримання спеціальних заготівельних пунктів, складів; витрати на відрядження та ін.

Аналітичний облік ТЗВ по цій номенклатурі необхідно будувати так, щоб потім можна було їх прямо віднести до відповідних матеріальних цінностей.

Слід відмітити, що процес забезпечення на підприємстві не знаходить відображення в плануванні та обліку. Необов'язковість ведення рахунків 15 та 16 в промисловості приводить до відсутності інформації про процес постачання, то вони відображаються на рахунку 26 разом з іншими витратами на управління виробництвом.

4. На підприємстві тара в залежності від вартості обліковується або в складі оборотних засобів, або - оновлених засобів, в залежності від призначення може обліковуватися на субрахунку № 05 - 4 або рахунку 12. При цьому не використовується принцип класифікації засобів за призначенням, ускладнюється аналіз затрат на тару з метою виявлення резервів економії.

Доцільно було б відкрити окремий рахунок “Тара” і на ньому сконцентрувати облік всієї тари за певними субрахунками. Для відображення зносу тари, яка знаходиться у експлуатації, слід передбачити пасивний рахунок “Знос тари”. Для оперативного обліку поворотної тари необхідно вести спеціальний журнал, а для контролю за рухом - супровідні талони.

5. Недоліком існуючої системи бухгалтерського обліку є відсутність спеціального рахунку, або субрахунку для відходів виробництва. Облік та оцінка відходів до цих пір не регламентовані.

6. Необхідно особливу увагу звернути на організацію складського господарства з відповідними ваговими приладами, забезпеченням вимірювальною технікою та мірною тарою.

7. Оскільки стан нормування на цукровому заводі та на переважній більшості підприємств в запущеному стані, потрібно звернути увагу на впорядкування нормативної бази, створення дійового нормативного господарства.

8. Облік ТМЦ та їх аналіз мають забезпечити ефективне використання матеріалів та зниження матеріаломісткості продукції. Цього можна досягти при використанні автоматизованої інформаційної системи обліку з використанням АРМ бухгалтера, при якій можливе раціональне управління ТМЦ.

9. Щоб підняти аудит на якісно новий рівень, необхідно приділити належну увагу внутрішньому аудиту, оскільки саме такий аудит визначає ефективність роботи підприємства і результати зовнішнього аудитора. Ця система вимагає не тільки інформаційного, а й організаційного, технічного, технологічного, економічного та юридичного забезпечення.

10. Аудит, як органічна частина ринкової економіки повинен бути обов'язково затребуваний. Підтримання високого попиту на аудиторські послуги, а отже, створення умов для здорової конкуренції, я вбачаю насамперед у глибокому розумінні суспільством важливості цілей і завдань аудиту в умовах реформування, що склалися. Юридично незалежний від держави і замовника аудит може дати об'єктивну інформацію про фінансову спроможність і ділову репутацію партнера, розкрити чинники ризику, піднести платіжно - податкову дисципліну, сприяти нормалізації фінансово-господарської діяльності.

На мою думку, всі перераховані вище висновки, пропозиції та рекомендації можуть сприяти вдосконаленню обліку та аудиту використання та збереження ТМЦ не тільки на Бучацькому цукровому заводі, а й на інших промислових підприємствах.

Список використаної літератури

1. Адамс Р. Основи аудиту.-М.: Юнити,1995р.

2. Анализ хозяйственной деятельности / Под ред. В.А.Белобродовой. -М.: Финансё и статистика,1985 г. -312 с.

3. Анализ хозяйственно-финансовой деятельности предприятий промёшленности, работающих в условиях полного расчета и самофинансирования. - М.: Финансё и статистика, 1990 г. - 80 с.

4. Андреев В.Д. Практический аудит. - М.: Економика, 1994 г.

5. Аудит. Практическое пособие / Под ред. Кузьминского А.Н. - К.: Учетинформ, 1996 г.

6. Астахов В.П. Нормативнёй метод учета: теория и действительность. Об организации учета материалов// Бухгалтерский учет, 1989 - №7.-с20

7. Ахмедов М.З. Оперативнёй учет и анализ использования материалов. - М.: Финансё и статистика, 1986 г. -127с.

8. Барнгольц С.Б. Економический анализ хозяйственной деятельности на современном етапе развития. - М.: Финансё и статистика, 1984 г. - 214с.

9. Бейгельзимер М.Г. Учет економии материальнёх ресурсов.-М.: Финансё и статистика, 1987 г.

10. Бирюкова И.К., Вёпёх Г.Т. Практический бухгалтерский учет и аудит в Украине. - К.: Економика и право, 1996 г.

11. Белкина Д. Обязательнёй аудит необходим // деловой вестник, 1996 г. - № 7 - с.14-15

12. Белобжецкий И.А. Бухгалтерский учет материалов и МБП // Бухгалтерский учет, 1993 - № 8 - с.21

13. Бухгалтерський облік в основних галузях економіки України в умовах формування ринкових відносин // Смолинюк П.С. та ін.- Ужгород : Карпати, 1994 р.

14. Бухгалтерський облік в умовах формування економіки: Навч.пос. / Г.П.Журавель та ін. - К.: ІСД, 1995 - 380с.

15. Бухгалтерський облік у галузях народного господарства : Навч.пос./Я.В.Мех та ін.-К.:ММ КВО,1991-248с.

16. Бухгалтерський учет. / Под ред. Є.П.Козлова і др.-М.:Финанси и статистика 1994р.-464с.

17. Бухгалтерский учет./Под ред.П.П.Новиченко и др.-М.:Финанси и статистика,1990р.-462с.

18. Бухгалтерский учет/Под ред.И.Є.Тишкова.-М.:Вишейшая школа, 1991 - 591с.

19. Бухгалтерський облік:теорія і практика//Бухгалтерський облік і аудит.-№7,1997р.

20. Вказівки щодо організації бухгалтерського обліку і звітності і Україні(Наказ Мін.Фінансів України №25 від 07.05.93р.)//Галицькі контракти,1996р.-№19 с.13.

21. Гуцайлюк З.В. Учет и контроль показателей ефективности производства в пищевой промишлености.-М.:Агропромиздат,1985- 177с.

22. Гуцайлюк З.В. Учет материальних ресурсов в пищевой промишлености.-К.:Техника,1983-104с.

23. Гуцайлюк З.В.,Терещук Н.В.Оперативний контроль затрат в свеклосахарном производстве.-К.:Техника,1979-64с.

24. Гуцайлюк З.В.,Аудит материальних ресурсов//Діло,1996-№10(324)-с2.

25. Економічний аналіз діяльності промислових підприємств та об'єднань./Під ред.С.І.Шкарабана та ін.-Тернопіль:ТАНГ,1995-296с.

26. Економія паливно-енергетичних ресурсів в цукровій промисловості України//Цукор України,1994-№1.

27. Єсли 10=11,то нужна упаковка//Бухгалтер,1997-№13.

28. Журавський В. Аудиторська діяльність:монополізм або конкуренція//Бухгалтерський облік і аудит,1997-№4 -с.13-14.

29. Завгородній В.П. Облік і аудит виробничих запасів в умовах функціонування АРМ бухгалтера//Бухгалтерський облік і аудит,1994.- №10.-с.35

30. Завгородній В.П.,Савченко В.Я. Бухгалтерський облік,контроль і аудит в умовах ринку.-К.:”Ді-Ксі”,1997.

31. Залевська О. Контроль і ревізія збереження і використання матеріальних цінностей//Бухгалтерський облік і аудит, 1996-№8-с.13- 14,№9-с.10-12.

32. Контроль операцій з МШП//Діло 1995-№65-379.

33. Крамаровський М.Л.,Максимова В.П. Оценка качества бухгалтерского учета на предприятиях.-М.:Финанси и статистика

34. Линник В.,Линник С. Облік переробки давальницької сировини//Бухгалтерський облік і аудит,1996.-№11-с.12-13.

35. Левин В.С. Контроль за использованием материалов в производстве.- М.:Финанси и статистика,1984.

36. Лебидь В.,Коваленко С.Учет производствених запасов:инвентаризация,реализация//Все о бухучете-1995-30 августа.

37. Лукянець Т.И. Економия материальних ресурсов.Популярний справочник.-К.:Политиздат Украини,1986.

38. Максименко А.К.Учет и контроль материалов//Бухгалтерский учет- 1990-№3-с.43.

39. Михальов В. На хвилі попиту - знов цукор//Діло-1997.

40. Мостовая Є.Б. Основи економической теории-М.:Инфра-М,1997.

41. Николаева С.А.Учетная политика предприятия.-М.:Инфра-М,1995.

42. Облік товарно-матеріальних цінностей//Галицькі контракти-1993р.-№32-33.

43. Облік товарно-матеріальних цінностей//Закон і бізнес-1993-№15-18.

44. Основні положення по обліку матеріалів на підприємствах і будовах//Діло - 96 - №83.

45. Облік матеріалів на складах та його зв'язок з обліком в бухгалтерії//Діло-95-№94.

46. Попович П.Я. Аналіз та аудит на підприємстві.Поліграфіст.- Тернпіль.:1996р.

47. Пушкарь М.С. Бухгалтерский учет в системе управления.-М.:Фмнанси и статистика,1991-176.

48. Рахман З.А.,Шеремет А. Бухгалтерский учет в риночной економике.-Инфра-М.1996.

49. Робетсон Джек К. Аудит.-М.:КПМС і контакт,1993р.

50. Сладкая весть для сахарних королей//Бизнес-1997.

51. Свергун М.Д. Анализ производстенно-хазяйственной деятельности предприятий в сахарной промишленности.-М.:Легкая и пищевая промишленность,1984р.

52. Сопко В.В.Бухгалтерский облік в промисловості та інших галузях народного господарства.-К.:Вища школа,1992-465с.

53. Сопко В.В. Облік і аналіз в управління підприємствами.-К.:Техніка,1992р.

53. Старостенко Т. Облік товарно-матеріальних цінностей//Вісник аудитора Укра.ни-1995р.№4.

55. Ткаченко М.М. Бухгалтерський облік на підприємствах з різними формами власності:Навчальний посібник-К.:А.С.К.,1997р.

56. Турецький Д.М.Особенности учета запасних частей//Все о бухучете,1996р.№37.

57. Турецкий Д.М.особенности учета МБП//Все о бухучете,1996,№37.

58. Тяжких Д.С.Введение в бухгалтерский учет,делопроизводство на комп'ютере.-Санкт-Петербург,1997.

59. Фридман П.Аудит.-М.:Юнити,1994.

60. Чупак И.С.Шмигель А.Д. Сборник материалов по первичному учету на сахарних заводах.-М.:Пищевая промишленость,1986р.

61. Щербина З.П. К вопросу совершенствования учета материальних ценностей//Бухгатерский учет.1989,№7.

62. Юров С. О переоценке товарно-материальних ценностей//Все о бухучете,1996,№25.

Размещено на Allbest.ru