Порядок организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты аудита расчета с подотчетными лицами

1.1 Основные законодательные и нормативные документы, регламентирующие расчёты с подотчетными лицами. Источники информации для проверки

1.2 Перечень аудиторских процедур и типичные ошибки

2. Организация аудиторской проверки в ООО «Восход»

2.1 Краткая характеристика деятельности аудируемого лица

2.2 Планирование аудиторской проверки

3. Аудит расчётов с подотчетными лицами в ООО «Восход»

3.1 Проверка организации бухгалтерского учета

3.2 Проверка организации налогового учета

Заключение

Список литературы

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, то аудиторская проверка является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «Восход» за 2008 год.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

· формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами;

· контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами;

· контроль за своевременным возвратом неиспользованных подотчетных сумм;

· рассмотрение порядка учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

· рассмотрение этапов проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

· на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «Восход» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является порядок организации учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Восход».

Периодом исследования является декабрь 2009 года.

1. Теоретические аспекты аудита расчета с подотчетными лицами

1.1 Основные законодательные и нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами. Источники информации для проверки

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть, подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 года, содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (ст.9, п.2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (ст.9, п.7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (ст.9, п.3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (ст.9, п.3);

2) Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.03.1999 года № 51-ФЗ, дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам;

3) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008г.), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление;

4) Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 года № 147-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.1998г.) по состоянию на 01 апреля 2008г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц;

5) ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утвержденное приказом Минфина РФ от 27.11.2006 N154н. Положение регулирует особенности бухгалтерского учета, имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату составления авансового отчета;

6) Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утверждено Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 года N40 (редакция от 26.02.1996 года № 247) - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл.1, п.11);

7) Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами;

8) План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. № 94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенные в срок;

9) Налоговый кодекс в редакции от 24.07.2007 года, согласно: Федерального закона № 216-ФЗ с 01 января 2008 года, налогом на доходы физических лиц не облагается норма суточных для командировок по России в размере 700 рублей в день, для поездок за границу в размере 2 500 рублей в день. Если компания выплатила суточные в размере, превысившем данные нормы, то с суммы превышения необходимо начислить налог на доходы физических лиц.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

· Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» вступило в силу с 25 октября 2008 года - содержит: определение служебной командировки (п.1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку, с которым заключен трудовой договор) (п.2); сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, в зависимости от сложности и других особенностей служебных поручений) (п.4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки, а также оформления служебного задания с указанием цели командировки (п.6); составление письменного отчета о выполненной работе по возвращении из поездки (п.26); оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках (п.7); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п.9); указание на выплату работникам суточных (п.10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п.12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п.19); другие положения относительно командировок.

По командировкам в страны СНГ:

· Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» - обязательное оформление командировочного удостоверения, в случае, когда местом назначения служебной поездки является государство-участник СНГ, с которым у России заключено межправительственное соглашение о въезде и выезде без пограничных отметок о пресечении границы (п.15).

По командировкам за границу:

· Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»- содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ, применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам пограничной службы в паспорте работника) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется; выплата суточных, если работник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день (начисление суточных в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных для зарубежных командировок) (п.20).

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка подотчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- Баланс предприятия (ф. № 1) стр. баланса 240 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев;

- Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

- Главной книге;

- Журнале ордере № 7, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

1.2 Перечень аудиторских процедур и типичные ошибки

аудит налоговый учет

Слово процедура означает проведение тех или иных действий для выполнения данной работы или для достижения определенных целей. Аудиторская процедура - это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений применяются следующие направления действий:

1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

2. Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

· Оформление авансовых отчетов;

· Оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

· Порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

· Своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

· Существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет».

При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:

· Соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;

· Наличие номера и даты составления;

· Указание подотчетного лица;

· Указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

· Указания назначения аванса;

· Наличие подписей;

· Заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

3. Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально - производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и командировочного удостоверения по форме Т - 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т - 9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т - 10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода (счет, счет - фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Обращается внимание на правомерность, на оформление представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

· По проведению официального приема;

· По транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

· По буфетному обслуживанию лиц участвующих во встрече во время переговоров;

· По оплате услуг переводчиков, не стоящих в штате организации.

4. Проверка расчетов наличными денежными средствами.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

5. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без предоставления соответствующих оправдательных документов, подтверждающие произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании главы 23 и 24 Налогового Кодекса Российской Федерации подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором были им и получены суммы и подлежат обложению единым социальным налогом.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствие установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

· Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц , в котором в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

· Выдача денежных сумм из кассы в под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия.

· Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

· Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

· Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.

· Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

· Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

· Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

· Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

· Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

· Нарушения порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога и сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

· Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета представительских расходов.

· Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

· Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

· Неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

· Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

2. Организация аудиторской проверки в ООО «Восход»

2.1 Характеристика деятельности аудируемого лица

Общество с ограниченной ответственностью «Восход» зарегистрировано Администрацией Благовещенского района Алтайского края за № 000710219 от 05.05.2004г.

Общество является собственником имущества, учитываемого на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему учредителем при создании Общества, а также имущество, переданное Обществу в оплату акций.

Бухгалтерский учет в Обществе ведется путем двойной записи на счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов утвержден на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом МФ РФ № 94н от 31.10.2000 г. Бухгалтерский учет в Обществе ведется по журнально-ордерной форме с применением компьютерной программы «1С: Предприятие».

Общество самостоятельно планирует свою производственно- хозяйственную и иную деятельность. Основу плана составляют договоры, заключённые с потребителями продукции и услуг и поставщиками материально - технических и иных ресурсов, а также решения Исполнительных органов Общества и Совета директоров, принятые в пределах установленных Уставом полномочий.

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли за счёт удовлетворения общественных потребностей в молочной и другой выпускаемой продукции, а также в товарах народного потребления.

Основными видами деятельности Общества являются:

· Производство и переработка сельскохозяйственной продукции

· Строительные, монтажные работы

· Транспортирование грузов на всех видах транспорта

· Оказание услуг складского характера.

Бухгалтерский учет в ООО «Восход» осуществляется бухгалтерией, которая является структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером.

На бухгалтерию возложена задача по организации своевременного и достоверного ведения бухгалтерского учета, формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Главный бухгалтер несет ответственность за соблюдением методологических основ при осуществлении ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций, а также формирует оперативную информацию, бухгалтерскую отчетность. Главный бухгалтер совместно с руководителем предприятия подписывает документы, которые служат основанием для приема и выдачи материальных ценностей, денежных средств, а также расчетных, финансовых и кредитных обязательств.

Бухгалтерский учет в ООО «Восход» осуществляется в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете от 21.11.1996 № 129-ФЗ, принятой учетной политикой предприятия, утвержденным планом счетов, кроме того, при ведении бухгалтерского применяется ЭВМ, что позволяет частично автоматизировать ведение бухгалтерского учета.

директор

главный инженер

главный бухгалтер

Кадровик

Главный механик

Инженер по ТБ

Слесари

Бухгалтерская служба

механики по автотранспорту

Рисунок 1- Организационная схема управления ООО «Восход».

2.2 Планирование аудиторской проверки

Планирование аудиторской деятельности регулируется стандартом «Планирование аудита». Процесс планирования состоит в разработке общего плана аудита, программы аудита, которая в свою очередь определяет объем, виды и последовательность аудиторских процедур. Общий план аудита - руководство в осуществлении программы аудита.

Аудиторская проверка ограничивается временем, поэтому для того чтобы своевременно и качественно провести аудит необходимо тщательно к ней подготовиться. Одним из важнейших средств подготовки является продуманное планирование аудита. Планирование аудита - обязательный этап, который заключается в определении стратегии и тактики аудита, объема аудиторской проверки, составлением общего плана аудита, разработке аудиторской программы и конкретных процедур аудита.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами аудиторами использовался следующий вопросник (таблица 1).

Таблица 1 - Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Нет			1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Процедура 1.1.1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет
		Да	Журнал-ордер № 7	Процедура 1.1.2	2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки	Нет			3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	Процедура 2.1.2
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет			4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	Процедура 2.2.1
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			5
		Да		Процедура 2.1.4
6	Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов	Нет			6
		Да	Письменное распоряжение руководителя	Процедура 4.1.1
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			7
		Да		Процедура 4.1.2
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Нет			8
		Да

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Основными контрольными процедурами являются:

“Подотчет 1.1.1.” - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

“Подотчет 1.1.2.” - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

“Подотчет 1.1.3.” - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

“Подотчет 1.1.4.” - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

“Подотчет 1.1.5.” - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог.

“Подотчет 2.1.1.” - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

“Подотчет 2.1.2.” - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

“Подотчет 2.1.3.” - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

“Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

“Подотчет 2.1.5.” - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 2.2.1.” - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

“Подотчет 2.2.2.” - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие суммы расходов по:

- проезду к месту служебной командировки и обратно,

- затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

- расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

“Подотчет 3.1.1.” - проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

“Подотчет 4.1.1.” - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты; связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

“Подотчет 4.1.2.” - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 5.1.1.” - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

“Подотчет 6.1.1.” - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”

После ознакомления аудитор составляет общий план аудита, в соответствии с правилом стандартом

Перед составлением плана и программы аудита рассчитывается уровень существенности.

Таблица 2 - Расчет уровня существенности на базе ООО «Восход»

Наименование показателя	Значение показателя (тыс. руб.)	Доля в %, для расчета	Значение для расчета (тыс. руб.)
Прибыль до налогообложения	3406 5055	7	353,85
Выручка	1330315 303	2	306,06
Валюта баланса	1237714388	2	287,76
Собственный капитал	9879 10790	10	1079,00
Затраты предприятия	7505 9206	2	184,12

Среднее арифметическое показателей:

(353,85+306,06+287,76+1079,00+184,12)=2044,67 1719,72 (тыс. руб.)

Отличие наименьшего значения от среднего на:

(2044,67 - 184,12)/2044,67=91% (более чем в двое)

Наибольшее значение отличается от среднего на:

(2044,67-353,85)/2044,67=82%

Суммируем оставшиеся показатели и делим на их количество:

(306,06+287,76+184,12)/3=259 тыс. руб.

Уровень существенности можно округлить до ближайшего числа, которое заканчивается на нуль в большую сторону, при этом округленное значение не должно отклоняться от расчетного более чем на 5%.

(260-259)/260*100=3,8 % ‹ 5%

Аудиторский риск рассчитывается по формуле:

АР=НР*РК*РН

где: НР- неотъемлемый риск;

РК- риск средств контроля;

РН- риск необнаружения.

На этапе планирования аудитор к примеру оценил что неотъемлемый риск составляет 80%, риск средств контроля 50%, риск необнаружения 10%. На основании выше приведенных значений получаем величину аудиторского риска 4%.

Общий план аудита основных средств содержит мероприятия по организации аудита основных средств. В ходе проверки в план аудита и программу аудита могут вноситься изменения.

Аудиторы имеют право согласовывать некоторые разделы плана и программы аудита с сотрудниками аудируемого лица в целях повышения эффективности аудита и координации аудиторской проверки с работой сотрудников.

Проведя предварительное знакомство с ООО «Восход» составим план аудита.

Таблица 3 - Общий план аудита

Проверяемая организация	ООО «Восход»
Период аудита	01.05.09 г. - 31.05.09 г.
Количество человеко - часов
Руководитель аудиторской группы	Иванов И.И.
Состав аудиторской группы	Иванов И.И.
Планируемый аудиторский риск	4 %
Планируемый уровень существенности

№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель	Примечания
1	Аудит учредительных и других общих документов предприятия (устав, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы заседаний учредителей, штатное расписание и др.);	01.05 - 04.05	Иванов
2	Учетная политика предприятия (в целях ведения бухгалтерского учета; в целях налогообложения);	05.05 - 08.05	Иванов
3	Аудит договорной дисциплины	09.05 - 13.05	Иванов
4	Аудит внутреннего контроля	14.05 - 21.05	Иванов
5	Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами	22.05 - 28.05	Иванов
6	Оценка финансового состояния	29.05 - 30.01	Иванов
7	Подготовка аудиторского отчета	31.01	Иванов

После составления общего плана составляется и документально оформляется программа аудита, определяющая характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита (таблица 4).

Таблица 4 - Программа аудита

Проверяемая организация	ООО «Восход»
Период аудита	01.05.09 г. - 31.05.09 г.
Количество человеко - часов
Руководитель аудиторской группы	Иванов И.И.
Состав аудиторской группы	Иванов И.И.
Планируемый аудиторский риск	4 %
Планируемый уровень существенности

п/п	Перечень аудиторских процедур по разделам аудита	Период проведения	Исполнитель	Рабочие документы	Примечания
1	Обоснованность выдачи авансов в подотчет		Иванов	Список лиц, утвержденный руководителем
2	Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами		Иванов	Письменное подтверждение дебиторов и кредиторов о состоянии задолженности, Акт инвентаризации
3	Оценка документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами		Иванов	Товарные и кассовые чеки, акты выполненных работ, накладные, и т.д.
	а) наличие первичных документов на оприходование ТМЦ, правильность оформления
	б) отражение на счетах бухгалтерского учета в соответствии с договорами и первичными документами			Регистры бухгалтерского учета, договора, счета-фактуры,
	в) сопоставление данных инвентаризации с бухгалтерскими регистрами			Регистры бухгалтерского учета, акты инвентаризации

После выполнения данных процедур мнение о достоверности бухгалтерской отчетности, в части расчетов с покупателями и заказчиками отражается в аудиторском заключении.

К основным нарушениям при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами относятся:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: 1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2) В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1) Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 1) Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 2) Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денежных средств в подотчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие, с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа, дата составления документа, наименование организации, составившей документ, содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 года №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица -- контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Восход»

3.1 Проверка организации бухгалтерского учета

Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ООО «Восход» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

В нарушение Инструкции 94н по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например (таблица 4):

Таблица 4

Ф.И.О. подотчетного лица	Остаток подотчетных сумм	Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	Сумма
Юшкова С.Д.	01.02.09	51 452	10.02.09	122	27652
Соболев А.В.	01.02.09	1 044	09.02.09	111	7044
Соколов А.В.	01.05.09	27 981	12.05.09	459	32891
Юшкова С. Д.	01.12.09	8 080	02.12.09	628	7610
Овчинникова Е.М.	01.12.09	1 418	20.12.09	703	1891

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по авансовому отчету Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 750 рублей.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (авансовый отчет № 1 Шадрина А.Б. в январе);

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (авансовый отчет Вронского Г.К. в марте);

- не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (авансовый отчет Овчинниковой Е.М. в феврале);

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, авансовый отчет № 37 от 03.01.09 года. Юшкова С.Д. проведен в феврале, авансовый отчет № 81 от 26.02.09 года Соболево А. В. проведен в апреле и другие.

В нарушение Инструкции 94н по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по авансовому отчету № 72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и тому подобное на сумму 1130 рублей. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо - на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно авансового отчета Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 рублей, в учете отражено: Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10.5 Кт 71. Согласно авансового отчета № 123 от 15.05.09 года приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 1 503 рублей. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:

Дт 10.5 Кт 71 - 118 рублей

Следовало отразить:

Дт 10.1 Кт 71 - 97 рублей стоимость ацетона;