Порядок организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Дт 10.3 Кт 71 - 21 рублей стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 48 Браженкова А.В. от 24.02.09 года приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8 013 рублей. В учете отражено: Дт 26 Кт 71 - 8 013 рублей.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт 10.9 Кт 71- 8 013 рублей приобретен музыкальный центр

Дт 10.9 Кт 26 - 8 013 рублей передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения товарно-материальных ценностей в учете не числятся. Аналогичное замечание по авансовому отчету № 84 от 10.04.09 года Юшкова С.Д., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 840 рублей.

На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 46 от 26.02.09 года, приобретен подарок для генерального директора стоимостью 1 650 рублей.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 41 Кт 71 - 1 650 рублей оприходован товар

Дт 90 Кт 41 - 1 650 рублей списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт 90 Кт 68 - 330 рублей начислен НДС (1 650 20%)

Дт 91 Кт 90 - 1 680 рублей списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) товарно-материальных ценностей за счет прибыли предприятия.

Таким образом, предприятием не до начислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр. 010,020 в форме № 2.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

- к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.09 года приложен только товарный чек магазина «Кена» на телевизор «Sony» на сумму 9 735 рублей.

- в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и межкомнатные двери на сумму 14 500 рублей (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

- Согласно авансового отчета Никонова И.П. от 29.07.09 года приобретены «комплектующие» на сумму 1 058 рублей (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

3.2 Проверка организации налогового учета

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например: к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.08 года приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК - 50 рублей - плательщиком в квитанции указано другое лицо; к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.09 года приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 140 рублей - плательщик Шинкарук В.Е.; к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.09 года приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 рублей - плательщик Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.09 года на сумму 1 025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и в главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 5):

- расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.09 года № 11 а работникам ООО «Восход» для служебных поездок;

- расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном.

Таблица 5

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в с. Н-Чуманка Баевского района - оформлять командировки.

Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Предприятие данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету Буримовой А.А. от 25.04.09 года в ИПП «Правда Севера» приобретены бланки на сумму 1 500 рублей, в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 - 1 250 рублей

Дт 19 Кт 71 - 250рублей

- по авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.09 года в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 рублей, в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 - 2 500 рублей

Дт 19 Кт 71 -500 рублей

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:

- услуги Благовещенского правления общества инвалидов

Дт 26 Кт 71 - 178 рублей по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.09 года

- услуги ООО «КИРА»

Дт 26 Кт 71 - 150 рублей,

Дт 19 Кт 71 - 30 рублей, по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.08 года и другие.

При условии оформления необходимых документов эти суммы можно отнести на себестоимость.

Согласно авансового отчета № 95 в апреле Сопрыкину М.В. возмещены командировочные расходы в сумме 7 583 рублей. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Барнаул).

Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.09 года № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен Налог на добавленную стоимость из бюджета.

Согласно авансового отчета № 76 в январе возмещены командировочные расходы по командировке в г. Бийск Вьюнову П.В. в сумме 8 876 рублей, в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1 580 рублей без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 рублей. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже билетов «Н-Благовещенка - Бийск» на рейс 2312 в сумме 500 рублей. К авансовому отчету прилагается билет «Москва-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 500 рублей.

Согласно авансового отчета № 80 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (5 февраля) в сумме 100 рублей. Согласно п. 15 Инструкции № 62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 100 рублей.

По авансовому отчету № 91 от 23.03.09 года (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 рублей, в том числе суточные за 1 сутки в сумме 100 рублей. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Барнаул 20 марта. Прилагаются 2 билета: Н-Благовещенка - Барнаул - 20.03.08 года, Барнаул - Н-Благовещенка - 21.03.08 года. Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате выезда согласно билету. То есть, оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в билете. Суточные следовало оплатить в сумме 200 рублей из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов.

Согласно авансового отчета № 152 в мае Коренькову В.С. оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля «Ауди» с 11.05.09 года по 11.06.08 года в сумме 2 500 рублей. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, так как автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не числится. Следовало расходы по оплате автостоянки данного автомобиля в сумме 2 500 рублей включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить единый социальный налог (ЕСН).

Согласно авансового отчета в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 рублей. В нарушение п.2 Инструкции о служебных командировках № 62 к авансовому отчету не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Таким образом, завышена себестоимость в сумме 3 815 рублей.

Представительские расходы возмещены по авансовому отчету № 30 Зайцева В.Л., в январе в сумме 861 рублей, по авансовому отчету № 57 от 11.01.09 года, Головань О.Н. в сумме 124 рублей, авансового отчета № 140 от Юшкова С. Д. в сумме 1 956 рублей и другие. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах, установленных законодательством. Письмом МФ РФ от 6 октября 1992 года № 94 утверждены нормативы для исчисления размеров представительских расходов в год в пределах, утвержденных Советом (Правлением) смет предприятий на отчетный год. На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

Предприятие оплачивает расходы по обслуживанию квартиры по адресу: ул. Октябрьская д. 20, кв. 18 (жилой фонд). Например, по авансовому отчету № 289 Шадрина А.Б. в августе оплачено за подключение газовой плиты по указанному адресу в сумме 142 рубля (в том числе НДС 24 рубля); по авансовому отчету № 346 от 30.09.09 года, оплачено за изготовление ключей для служебной квартиры в сумме 12 рублей.

В учете отражено: Дт 26 Кт 71 - 130 рублей

Дт 19 Кт 71 - 24 рублей

Итого:154 рубля

Так как источником содержания квартиры является прибыль предприятия, то эти расходы следовало отразить за счет прибыли: Дт 91 Кт 71 - 154 рубля. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 130 рублей, излишне возмещен налог на добавленную стоимость (НДС) в сумме 24 рубля.

Предприятием оплачены ритуальные услуги, медикаменты, медицинские услуги в связи с несчастным случаем на производстве в сумме 9 234 рублей. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозяйственные товары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Юшкова С. Д. № 60 на сумму 21,7 рублей, № 89 от 27.04.09 года на сумму 22 рубля и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные законодательные и нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами. Перечень аудиторских процедур и типичные ошибки. характеристика деятельности аудируемого лица. Планирование аудиторской проверки.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, так как касается бюджета государства.

В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

Рассмотрен набор контрольных процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами.

В практической части работы был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Восход», основная сфера деятельности которого является торгово-закупочная деятельность, а именно: закуп, хранение, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции.

В процессе аудита была проведена сплошная аудиторская проверка первичной документации и данных регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами за 2009 год.

В результате проведения проверки не было выявлено нарушений действующего за проверяемый период законодательства.

Список литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. /Учетная политика - 2008. - С. 261-273.

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.

3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.

4. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 01.01.2009.

5. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. /Официальные материалы для бухгалтера, - 2008. - №14. - С. 240.

7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Министерства РФ № 49 от 13 июня 1995г.).

8. Правила (стандарты) аудиторской деятельности в РФ: Одобрен. Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ, протоколом. М.: ИД ФБК-Пресс, 2007.

9. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденное приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н.

/Официальные материалы для бухгалтера, - 2008. - №2. - С. 10-15.

10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № ЗЗн.

11. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. В.И. Подольского. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007г. -260с.

12. Аудит, В.И. Подольский [и др.] М.: Издательский центр «Академия», 2006г. -423с.

13. Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В.Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. - 583 с.

14. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - 576 с.

15. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух -- 2009 -- №3, С.68.

16. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух -- 2009 -- №5, С.35.

17. Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогообложение -- 2008 -- №8, С.16.

18. Табалина С.А. Аудит. Современная методика: Проверка разделов отчетности согласно МСА и федеральных Профессиональных стандартов аудиторской деятельности. - М.: 2007.- С.268.

19. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 -- М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 2007. -- С.112.

20. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2006, - 621с.

Размещено на Allbest.ru