Автоматизация процесса распределения товаров и проведения инвентаризации на примере фотосалона "Кодак"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта. Организационная структура объекта

1.2 Экономическая сущность задач распределения товаров и проведения инвентаризации на предприятии

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

1.3.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения данного комплекса задач

1.3.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

1.3.3 Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации

1.3.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

2. Проектная часть

2.1 Содержательная постановка задачи

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач

2.2.1 Внемашинное информационное обеспечение

2.2.1.1 Информационная модель (схема данных) и ее описание

2.2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.2.1.3 Характеристика входной информации

Нормативно-справочная информация

Входная оперативная информация

2.2.1.4 Характеристика выходной информации

2.2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)

2.3 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.4 Программное обеспечение

2.4.1 Руководство пользователя

2.4.1.1 Назначение и условия применения

2.4.1.2 Подготовка к работе

2.4.1.3 Описание работы с программой

2.4.1.4 Запрос пароля для входа в систему

2.4.1.5 Заполнение справочников

2.4.1.6 Основные операции

2.4.1.7 Формирование отчетов

2.4.1.8 Аварийные ситуации

Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, независимо от вида ее деятельности возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу предприятия.

Темой данной дипломной работы является автоматизация процесса распределения товаров и проведения инвентаризации на примере частного предприятия фотосалона “Кодак”.

Целью дипломного проекта является разработка программы, которая позволит повысить эффективность и рациональность работы сотрудников фотосалона в области товарного учета.

Работа сотрудника, занимающегося учетом товаров, связана с накоплением и использованием большого объема информации о полученном товаре, его распределении по торговым точкам и проведении инвентаризации. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. Но при этом возникают трудности с поиском нужной информации, ее отбором, систематизацией, созданием обобщенных показателей, сводных отчетов и т.д.

На современном этапе развития информационных технологий эффективная работа специалистов практически любой области зависит от уровня оснащения офиса компании компьютерами, программным обеспечением, средствами связи и т.д. В этом ряду особое место занимают базы данных. Они позволяют эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект. И уже сегодня без них невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций

Основным видом деятельности фотосалона является оказание фотоуслуг населению, но при этом клиенты всегда могут приобрести сопутствующие товары, такие как, фотопленки, фотоальбомы, рамки и т.д. Поэтому автоматизация процесса распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризации для предприятия, работающего в сфере фотобизнеса так же актуальна, как и для любого торгового предприятия. К тому же, чем меньше времени будет затрачиваться на эти операции, тем больше услуг будет оказано населению, тем лучше для бизнеса.

До написания дипломного проекта часть информации, касающейся распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризации, хранилась на бумажных носителях, а часть - в большом количестве файлов Microsoft Excel и Microsoft Word. За время прохождения преддипломной практики был сформирован список основных недостатков, которые требовали устранения в первую очередь:

необходимо ограничить доступ к информации об учете товаров, поскольку к компьютеру, на котором хранится информация, имеют доступ несколько человек, не все они занимаются непосредственно учетом, а потеря или искажение данных может сильно осложнить и замедлить процесс учета товаров;

нет единого места хранения файлов - так как учетом занимаются несколько сотрудников и поэтому накладные сохраняются где придется;

неудобен поиск нужной информации, поскольку необходимо знать, где именно ее искать;

отсутствует возможность генерации различных отчетов на основе хранящейся информации.

Таким образом, при разработке программы, предназначенной для распределения товаров и проведения инвентаризации в фотосалоне и его торговых точках необходимо:

ограничить доступ к информации;

повысить эргономичность программы путем создания удобного интерфейса пользователя;

обеспечить простоту организации хранения информации и быстрого ее поиска;

создать различные отчеты для эффективного анализа движения товаров.

Данный проект будет реализован с использованием системы управления базой данных (СУБД) Microsoft Access 2003, поскольку этот программный продукт наиболее подходит для реализации поставленной задачи.

Пользователем автоматизированного рабочего места (АРМ) по распределению товаров и проведению инвентаризаций будут сотрудники фотосалона, занимающиеся заказом материалов, их учетом и распределением по торговым точкам. Его использование позволит:

вести эффективный и быстрый учет товаров;

увеличить скорость обработки входных и выходных документов;

обеспечить правильность и своевременность расчетов;

снизить вероятность возникновения ошибок;

избежать задержек при обработке данных и формировании отчетности;

оптимизировать процесс обработки информации;

оптимизировать процесс поиска нужного документа;

автоматически формировать прайс-листы;

уменьшить бумажный документооборот.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности данного предприятия, разработать для него именно то, в чем оно нуждается, не включая в АРМ ничего лишнего.

Дипломный проект состоит из следующих разделов:

Введение

1. Аналитическая часть

2. Проектная часть

3. Обоснование экономической эффективности

Заключение

Библиография

Приложения

Во введении отражены общие сведения о дипломном проекте: актуальность выбранной темы, цель проекта и решаемые задачи.

Аналитическая часть диплома содержит технико-экономическую характеристику объекта и обоснование проектных решений.

Проектная часть диплома содержит информацию об информационном, технологическом и программном обеспечении.

Обоснование экономической эффективности включает в себя выбор метода расчета и расчет показателей экономической эффективности проекта.

В заключении представлены выводы и рекомендации по проекту, определены пути его внедрения и направления дальнейшего совершенствования.

В библиографии отражается вся литература, использованная при написании дипломного проекта.

Приложение к дипломному проекту содержит вспомогательный материал, на который в текстовой части диплома имеются ссылки:

формы входных и выходных документов;

формы отчетов.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта. Организационная структура объекта

Фотосалон “Кодак” уже 10 лет на рынке фотоуслуг города Каменск-Уральского, владельце которого является индивидуальный предприниматель Титов Виктор Яковлевич. Изначально был открыт один офис, который в дальнейшем стал головным. С течение времени ассортимент, и объем оказываемых услуг увеличивался, и в 2007 году открыли две торговых точки в двух районах города.

К видам деятельности фотосалона “Кодак” относятся оказание услуг населению и торговля фототоварами. К фототоварам относятся: фотопленка, фотоальбомы, рамки, элементы питания, карты памяти.

Фотосалон оказывает населению следующие услуги:

проявка цветных и черно-белых пленок;

печать фотографий с пленок и цифровых носителей;

фото на документы;

художественное фото;

съемка свадебных обрядов и других торжественных событий;

рекламная фотосъемка;

портфолио;

цифровая обработка фотографий - ретушь, реставрация фотографий, изготовление открыток, календарей, визиток и т.д.;

работа с детскими садами и школами - изготовление открыток, оформление памятных альбомов, папок;

фотосъемка видов города;

фотосъемка промышленных объектов по заказу предприятий города.

Фотосалон “Кодак” работает со школами, детскими садами не только в своем городе, но и в соседних городах, тесно сотрудничает с культурными учреждениями и администрацией города, предоставляя им услуги профессиональной фотосъемки различных мероприятий.

Фотосалон арендует площадь в жилом доме, на которой расположен центральный фотомагазин, фотолаборатория и офисное помещение. Помимо этого магазина есть две торговые точки в двух основных районах города. Склад как специальное помещение отсутствует, полученный товар разбирается в офисном помещении и полностью распределяется по торговым точкам.

Сотрудники, занимающиеся учетом товаров, могут контролировать наличие товаров и проводить инвентаризацию центрального магазина в непосредственной близости от офиса, где находится вся документация по закупкам и распределению товаров по торговым точкам, что в значительной мере облегчает им работу. Учет товаров в торговых точках осложнен тем, что они не оборудованы компьютерами и в случае выявления каких-либо ошибок менеджер, проводящий проверку, вынужден возвращаться в офис и искать ошибки в ранее составленных накладных.

Успешная работа любой организации зависит от многих показателей. Далеко не последнюю роль в этом списке занимает удобная и хорошо продуманная схема управления кадрами данного предприятия. Особенностью организационной структуры фотосалона является то, что его сотрудники совмещают несколько должностей. На данный момент в фотосалоне работает 9 человек. Организационную структуру фотосалона можно представить в виде схемы (Рис. 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 Организационная структура предприятия

Владелец фотосалона, он же директор, контролирует работу предприятия, определяет стратегические направления его развития, занимается финансами и налогообложением, кадровой политикой, а также решает вопросы о закупке оборудования и товаров, обеспечивает наличие в магазине достоверной информации по товару, требуемых сертификатов. Заключает договора и ведет переговоры с клиентами, назначает дни фотосъемки, контролирует весь процесс изготовления продукции, а также занимается непосредственно фотосъемкой.

Менеджер помогает владельцу фотосалона в части закупок и учета товаров. В его обязанности входит поиск поставщиков, с более выгодными условиями поставок, оприходование поступившего товара и распределение его по торговым точкам. Он обеспечивает нормальные условия хранения товаров, проводит отбраковку товара и его уценку, выполняет предпродажную подготовку товара, выдает товар продавцам, контролирует полноту выставки товара, руководит проведением инвентаризации, а также осуществляет контроль за работой продавцов - консультантов. Помимо этого менеджер собирает заказы на фотоуслуги с торговых точек, отдает их на выполнение в центральный магазин и затем развозит обратно на точки, а также заменяет по необходимости фотографа-лаборанта.

Фотограф - лаборант выполняет печать фотографий, а также занимается ламинированием, брошюровкой цифровой продукции и выполняет роль выездного фотографа.

Дизайнер выполняет заказы клиентов, связанные с компьютерной обработкой фотографий, разрабатывает новые макеты цифровой продукции. Помимо этого он выполняет функции системного администратора, в обязанности которого входит обеспечение нормального функционирования вычислительных средств.

Продавцы - консультанты обслуживают покупателей в соответствии с правилами обслуживания, формируют документы торгового зала.

1.2 Экономическая сущность задач распределения товаров и проведения инвентаризации на предприятии

Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных данных.

Управление процессом распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризаций основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, перемещения и продажи товаров. Движение информации между фотосалоном, его торговыми точками, поставщиками и непосредственными потребителями осуществляется в форме информационных потоков. По отношению к предприятию различают потоки входящей, внутренней и исходящей информации. От рациональной организации этих потоков, от способов сбора, регистрации, хранения, обработки и передачи информации, от ее состава и своевременного получения зависит оперативность и эффективность управления данным процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Используется несколько видов документов: приходная и расходная накладная, книга выручки торговых точек. Вся остальная информация (ведомость распределения товаров по торговым точкам, суммарный приход товара на точку за период, выручка торговой точки за период, ведомость инвентаризации и т.д.) составляется на основе первичных документов и может быть изменена только путем внесения изменений в соответствующие документы (файлы базы данных).

В фотосалоне учет товаров сводится к следующим операциям:

оприходование товара - сверка полученного товара с приходной накладной

формирование продажной цены

распределение товара по торговым точкам

перемещение отобранного товара в соответствующую торговую точку

проведение инвентаризаций в установленный период

Владелец фотосалона делает заявку поставщику. Новый товар поступает по приходным накладным. Товар сверяется с приходной накладной по ассортименту и количеству. Продажная цена формируется путем умножения цены товара по приходной накладной на коэффициент наценки. Наценка зависит от категории товара и приходной цены на товар. Так, наценка на фотоаппараты меньше, чем на фотоальбомы. При распределении товара по точкам для каждой торговой точки составляется расходная накладная с указанием получателя, заверенная подписью владельца фотосалона. При приеме нового товара на точке товар пересчитывается, и продавец заверяет накладную своей подписью. В случае возникновения нестыковок между накладной и полученным товаром от поставщика составляется список ошибок в ассортименте и количестве товаров и отправляется поставщику. При обнаружении брака в течение трех рабочих дней товар должен быть отправлен обратно поставщику для замены.

Инвентаризация проходит обычно раз в квартал в следующей последовательности:

составляется сводная ведомость прихода товара на точку с момента проведения последней инвентаризации

пересчитывается оставшийся товар на точке

определяется разница между приходом товара за период и его остатком, эта разница является продажей

разница между суммой выручки за период и суммой продаж должна быть равной 0, обратное свидетельствует о недостаче или ошибках при пересчете товара

Автоматизация проведения инвентаризации позволит:

автоматизировать ввод ежедневной выручки с торговых точек

автоматизировать составление отчетов о выручке за конкретный период

автоматизировать составление сводной ведомости прихода товара на точку за указанный период времени

быстро определить разницу между приходом и остатками товара - результаты инвентаризации заносятся в форму “Инвентаризация” и затем автоматически генерируется отчет о результатах сверки прихода и остатков.

На основании имеющихся данных формируется ряд отчетов: приход товаров на точку за период, выручка торговой точки за период, результаты инвентаризации, а также прайс-лист для торговой точки и т.д.

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

1.3.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения данного комплекса задач

Процесс накопления, обработки и использования информации постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования вычислительной техники, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В фотосалоне постоянно растет количество приходных и расходных накладных, результатов проведения инвентаризации и других сопутствующих документов. Многие из них не упорядочены, что в значительной мере затрудняет процесс поиска и обработки данных, а задачи распределения товаров и проведения инвентаризаций отнимают значительную часть рабочего времени у сотрудников, так как товар приходит часто, и каждый раз возникает проблема высвобождения рабочего времени на его проверку и распределение.

Автоматизация процесса распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризации позволит устранить такие недостатки как:

невозможность расчета показателей из-за сложности вычислений и большого объема информации;

большая трудоемкость обработки информации, так как при ручной работе, связанной с распределением товаров и их проверкой на точках, сотрудник фотосалона тратит на это иногда несколько дней, что отвлекает его от основной работы;

низкая оперативность, снижающая качество решения данных задач;

недостаточная достоверность результатов инвентаризаций;

несовершенство организации сбора и регистрации первичной информации;

несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о распределении товаров и результатах инвентаризаций.

Сотрудники фотосалона при работе с полученным товаром более половины рабочего, а иногда и больше, времени затрачивают на его сверку, распределение, перемещение на конкретные торговые точки, формирование необходимых документов и ведомостей. Пока эта работа не будет автоматизирована, фотосалон будет терять часть своих доходов из-за большой потери времени, которое можно было бы использовать для выполнения срочной работы.

Автоматизация всего лишь двух процессов - распределения товаров и проведения инвентаризации позволит повысить оперативность и эффективность этой работы, а, следовательно, высвободить рабочее время сотрудников для более важных дел.

Наиболее распространенное решение автоматизации учета товарных операций - АРМ'ы собственной разработки, постепенно уступающие место промышленным продуктам, в основном вариантам применения продуктов 1С. Эта система, по сути, является стандартом де-факто и удовлетворяет потребностям чуть ли не десятка тысяч фирм. Но при этом создание собственного АРМ'а для фотосалона позволит учесть все особенности работы предприятия и значительно сэкономить на приобретении большого промышленного продукта.

Главное назначение разрабатываемого АРМ'а - повысить эффективность выполнения основных функций сотрудника, занятого учетом товаров и их распределением, улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Таким образом, использование вычислительной техники и создание программного обеспечения для решения поставленных задач вполне обосновано и выгодно для фотосалона и позволит значительно увеличить эффективность его работы.

Очень важным является решение такого вопроса, как обоснование выбора конкретного компьютера и определение его характеристик. Это довольно трудная задача, поскольку современные вычислительные машины являются сложными системами. Оценка эффективности используемой модели компьютера связана с получением некоторого полезного результата - эффекта, часто называемого выигрыша. Однако этот выигрыш достигается ценой затрат определенных ресурсов. Поэтому эффективность компьютера рассматривается в виде соотношения между выигрышем и затратами. Это отношение определяет конкретные количественные характеристики ее эффективности. Они должны выбираться исходя из назначения компьютера.

В нашем случае приобретение компьютера не требуется, поскольку фотосалон оборудован тремя компьютерами, которые объединены в локальную вычислительную сеть. В изменении или модификации они не нуждаются, поскольку используются для работы с графическими программами и большим объемом графической информации, поэтому такие технические характеристики как производительность процессора, емкость оперативной памяти, емкость и быстродействие внешней памяти находятся на довольно высоком уровне. В частности используется процессор Intel Core 2, высокопроизводительная видеокарта, емкость оперативной памяти составляет 4 Gb, емкость внешней памяти - 200 Gb.

Дизайнер помимо своей основной работы обеспечивает нормальное функционирование вычислительной техники и установленных программ. Если он не может справиться с возникшим нарушением работы компьютера, вызывается специалист. Но это случается крайне редко.

1.3.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность методов и средств создания и ведения информационной базы системы. Делится на две части: внемашинное и внутримашинное. К внемашинному относятся система классификации и кодирования информации и описание информационных моделей. Внутримашинное ИО - вся информационная база в компьютерном варианте, формы входных и выходных документов, экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ.

До автоматизации в фотосалоне применялась такая форма хранения данных как совокупность локальных файлов. Каждый документ являлся отдельным файлом. Но такая форма хранения неудобна и неэффективна, поскольку нет централизованного места хранения данных (например, накладные для конкретной торговой точки могли находиться в разных папках), неудобен поиск нужной информации, нет возможности быстро формировать необходимые отчеты. Поэтому все данные будут храниться в локальной базе данных.

База данных - это совокупность взаимосвязанных файлов. Ее использование позволит устранить такие недостатки хранения данных в форме совокупности локальных файлов как:

избыточность информации (данные дублировались в разных файлах);

противоречивость информации (различные значения одних и тех же показателей);

бесконтрольный доступ к данным;

негибкость (изменение в предметной области взывает корректировку файлов и всех программ, использующих их);

ограничение доступа к данным (данные рассредоточены по многочисленным файлам, их трудно вместе обрабатывать).

Важным моментом при разработке базы данных является выбор модели логической структуры базы данных. Тип модели представления данных в целом (логическую структуру) определяет концептуальная модель, то есть совокупность объектов и их взаимосвязей вне зависимости от конкретной СУБД. Выделяют 3 типа моделей: иерархическая модель, сетевая и реляционная. Нами будет использована реляционная модель, которая представляет собой набор взаимосвязанных двумерных таблиц (отношений). В настоящее время она практически вытеснила иерархическую и сетевую модели данных. Таблица соответствует одному объекту и состоит из фиксированного числа колонок и строк. В реляционной модели можно описывать иерархические и сетевые связи. К достоинствам модели относятся: простота (вместо файлов разной структуры используется двумерные таблицы) и гибкость (связи между таблицами могут устанавливаться во время выполнения прикладных программ, то есть не нужно ждать окончания проектирования логической модели, параллельно разрабатывать логическую модель и прикладные программы). Недостатком является более низкая скорость доступа к данным, но следует учитывать, что быстродействие компьютеров постоянно и очень быстро растет, так что этот недостаток не является существенным.

Достоинства реляционной модели можно разделить на две группы:

достоинства для пользователя:

реляционная БД представляет собой набор таблиц, с которыми пользователь привык работать;

не нужно помнить пути доступа к данным и строить алгоритмы и процедуры обработки запроса;

реляционные языки легки для изучения и освоения, в то время как языки общения с иерархической и сетевой моделями предназначены для программистов и малопригодны для пользователей.

достоинства обработки данных реляционной БД:

связность - реляционное представление дает ясную картину взаимосвязей атрибутов из различных отношений;

точность - направленные связи в реляционной БД отсутствуют. Отношения по своей природе обладают более точным смыслом и поддаются манипулированию с использованием таких средств, как алгебра и исчисление отношений, обеспечивающих наглядность и гибкость модели данных;

гибкость - операции проекции и объединения позволяют разрезать и склеивать отношения, так что программист может получать разнообразные файлы в нужной форме;

секретность - контроль секретности упрощается, для каждого отношения имеется возможность задания правомерности доступа, засекреченные показатели можно выделить в отдельные отношения с проверкой прав доступа;

простота внедрения - физическое размещение однородных (табличных) файлов намного проще, чем размещение иерархических и сетевых структур;

независимость данных - БД должна допускать возможность расширения, т.е. добавления новых атрибутов и отношений.

Из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что выбор реляционной модели данных полностью оправдан и очень удобен для разрабатываемой базы данных.

Для связи таблиц в базе данных используются индексы. Индексом может быть поле или группа полей. Их использование позволяет:

обработать таблицу в нужной последовательности (логическая сортировка базы);

осуществить прямой поиск нужной записи по ее индексу;

связать родительскую таблицу с дочерней по индексу;

организовать быстрый последовательный поиск группы записей таблицы по условию обора путем использования фильтрованного индекса.

Выделяют четыре типа индексов:

первичный - является уникальным и служит для связи с другими таблицами. У таблицы может быть только один первичный индекс;

вторичный - аналогичен первичному, но не может им быть, так как место уже занято;

уникальный - хранит неповторяющиеся значения индекса, то есть дублирующиеся значения игнорируются

регулярный - хранит значения индексов всех записей таблицы, обычно является внешним ключом.

Таблицы базы данных связываются попарно через ключи связи. Ключи связи должны быть одинакового типа в родительской и дочерней таблицах. Связи между таблицами могут быть постоянными и временными. Постоянные связи устанавливаются до выполнения прикладной программы при создании логической модели данных. Временные устанавливаются при выполнении прикладной программы и удаляются после ее выполнения. Использование связанных таблиц существенно упрощает обработку информации.

Контроль целостности связей осуществляется автоматически СУБД согласно правилам, которые устанавливаются при проектировании БД,

Ввод данных. Если добавляется новая запись в дочерний объект, для которого отсутствует запись из родительского объекта, то такой ввод может быть заблокирован.

Корректировка данных. Если корректируется поле связи родительского объекта, то автоматически меняются поля связей соответствующих записей дочернего объекта, или корректировку нужно заблокировать.

Удаление записей. Если удаляется запись родительского объекта, то автоматически удаляются все соответствующие записи дочернего объекта, или удаление нужно заблокировать.

Создаваемая база данных должна удовлетворят следующим требованиям:

коллективное и многократное использование;

исключение дублирования данных;

защита от не санкционированного использования;

копирование и восстановление информации;

реструктуризация и реорганизация базы;

наличие запросного и диалогового режимов работы;

надежность;

быстрота доступа к данным;

достоверность, секретность, защита от искажения;

физическая и логическая независимость;

легкость использования;

различные методы доступа.

Разрабатываемая БД будет реализована с использованием СУБД. СУБД - комплекс программных средств, предназначенный для создания, ведения и использования БД. По возможностям выделяют две группы СУБД:

полнофункциональные СУБД - наиболее мощные, многопользовательские, с системами защиты, копирования и восстановления данных (Oracle, Microsoft SQl Server и т.п.);

персональные СУБД имеют более ограниченные возможности по сравнению с полнофункциональными СУБД, но более простые в использовании (Access, Visual FoxPro и т.п.).

Это деление довольно условное, поскольку персональные СУБД постоянно совершенствуются, догоняя полнофункциональные СУБД. В проекте будет использоваться персональная СУБД как более простая в использовании, но обладающая всеми необходимыми функциями.

Важную роль в информационном обеспечении играют системы классификации и кодирования информации.

Для кодирования объектов необходимо их упорядочить по некоторым признакам. Результат упорядоченного распределения объектов заданного множества носит название классификации. Система классификации - это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества. Процесс распределения объектов данного множества на подмножества есть классифицирование.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Гибкость определяется временем жизненного цикла системы;

емкость системы - это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации;

степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения. Необходимость кодирования информации обусловлена:

ее большими объемами;

высоким удельным весом алфавитной информации;

преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системы кодирования - это совокупность правил обозначения объектов классификаций и классификационных группировок. Кодовые значения могут включать цифры, буквы, символы. Совокупность знаков, которые могут быть использованы при построении кода, составляет его алфавит. Количество знаков, входящих в алфавит кода, определяет основание кода. Кодовые обозначения характеризуются длиной, структурой и степенью информированности. Длина кодового обозначения измеряется количеством знаков в коде. Структура кодового обозначения определяется порядком расположения знаков в коде. Степень информированности кодового обозначения представляет собой отношение числа закодированных признаков в длине кода, в зависимости от того, предшествует ли кодированию классифицирование объектов.

Выбор конкретной системы кодирования зависит от объема кодируемой информации, ее стабильности, от задач, стоящих перед системой. Различают несколько систем кодирования.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций. Поэтому порядковую систему рекомендуется использовать для небольших, простых и стабильных номенклатур.

Поскольку решаемые задачи является не сложными, то была выбрана порядковая система кодирования для кодирования торговых точек и групп товаров.

Информационным обеспечением поставленных задач служат в частности справочники. Справочник - это объект базы данных, который содержит общие данные, используемые другими объектами. Они служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться во всех других объектах базы данных, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей.

В данном проекте к справочникам относятся:

сведения об организации - содержит данные организации, используемые в отчетах;

торговые точки - перечень торговых точек фотосалона с указанием адреса и продавца;

группы товаров, которые фотосалон предлагает к продаже;

товары - справочник содержит необходимую информацию о товарах.

1.3.3 Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации

Преобразование информации с целью получения конкретного результата предполагает выполнение определенной совокупности операций. Совокупность этих операций есть технологический процесс обработки данных - взаимосвязанная совокупность технологических операций обработки данных, реализующих цели функционирования ЭИС.

Процессы обработки экономической информации включают в себя следующие операции:

сбор и регистрация;

перенос на машинные носители;

ввод, компоновка и контроль;

сортировка;

обработка;

корректировка;

накопление;

вывод;

реструктуризация.

Сбор и регистрация данных. Сущность этого этапа заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта управления. При этом также могут выполняться измерение, подсчет, взвешивание. Этап сбора и регистрации информации отличается большой трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники. При использовании техники различают автоматизированный и автоматический способы. Автоматизированный способ - ввод связан чаще всего с интерактивным взаимодействием человека и ЭВМ, т.е. через терминал. Автоматический способ позволяет формировать исходные данные без участия человека. Для этого используют различные регистраторы информации, датчики и т.д.

В настоящее время в фотосалоне сбор и регистрация данных происходит неавтоматизированным способом. При этом полученный товар пересчитывается сотрудником.

Ввод данных. Под вводом данных будем понимать совокупность операций, включающих перенос данных на машинный носитель, ввод, компоновку и контроль. При переносе данных на машинный носитель контролируется достоверность информации (методы контроля - это и метод контрольных сумм, и контроль по модулю, двойная верификация, и т.д.). При вводе данных обязателен программный контроль:

логический контроль (это - диапазоны изменений значений реквизитов);

структуры информационного образования;

по каталогу (полная номенклатура);

логических ограничений и соотношений;

по типу данных.

В фотосалоне до автоматизации данные переносились на машинный носитель частично. При переносе данных применялся логический контроль. Автоматизация позволит более полно контролировать ввод данных путем использования вышеперечисленных средств программного контроля.

Обработка данных. Операции внутримашинной обработки данных - сортировка, корректировка, накопление и собственно обработка - являются основными в процессе функционирования системы. Различают следующие виды сортировки: упорядочение; распределение - процесс разнесения записей сортируемого файла по группам; объединение (слияние).

Корректировка - процесс, позволяющий поддерживать файлы данных в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение. Защита информации от несанкционированного доступа производится путем введения системы паролей и ключей защиты.

Собственно обработка информации - выполнение арифметических операций. При обработке экономической информации наибольший удельный вес имеет получение итогов.

На данный момент основная информация фотосалона в части учета товаров (накладные) сортируется только по дате накладной. Автоматизация позволит сортировать информацию не только по дате составления накладной, но и по конкретным торговым точкам, по группам товаров, по распределенным товарам в торговые точки и т.д.

Корректировка данных в расходных накладных фотосалона происходит по мере выявления ошибок в распределении товаров. Информация никак не защищена от несанкционированного использования. Автоматизация позволит легко вносить изменения в справочники, в накладные, а также защитит информацию.

Выполнение арифметических операций, подведение итогов сводится только к общему количеству товаров в накладной и расчету суммы как произведение цены товара на его количество. Применение АРМ позволит создавать необходимые отчеты по распределению товаров по торговым точкам, делать группировки.

Вывод информации. Вывод результатов обработки на печать производится в форме отчета и представляет собой комплекс процедур по формированию выходного документа, его редактированию и печати. По способу отображения информации различают: вывод данных на бумагу, машинные носители и вывод на видеотерминалы.

На данный момент распечатываются расходные накладные и форма инвентаризации. Насть накладных сохраняется на машинном носителе, часть нет. Автоматизация позволит обращаться ко всем ранее созданным документам

В результате автоматизации процессов распределения товаров и проведения инвентаризации пользователь сможет пользоваться справочниками групп товаров, торговых точек, которые заполняются один раз в начале эксплуатации БД. Справочник товаров будет пополняться по мере появления в продаже новых товаров. При вводе данных в справочники и основные формы будет выполняться визуальный контроль вводимой информации, логический контроль, контроль на формат вводимых данных и т.п.

Все результаты обработки первичной информации отражаются на экране монитора, их можно при необходимости откорректировать.

Результирующая информация выдается: на экран дисплея, на бумагу в виде отчетных документов, записывается в файлы. Все выходные документы выдаются на текущую дату или за указанный период.

1.3.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Программное обеспечение (ПО) - совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на общее и специальное. К общему ПО относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, СУБД, системы по защите информации. В рамках создания базы данных “Учет товаров” планируется использование операционной системы Windows 2002 (XP). Специальное ПО - комплексы программ, которые решают функциональные задачи.

Программа “Учет товаров” будет реализована при помощи СУБД Microsoft Access 2003. Данная СУБД рекомендована в качестве очень хорошего инструмента разработки приложений для небольших и средних фирм, а также для отдельных приложений крупных организаций.

База данных, созданная в Microsoft Access, хранится в одном файле предельного размера 1 Гбайт. Однако способность Microsoft Access привязывать внешние таблицы приводит к тому, что ограничить объем базы данных может только жесткий диск компьютера.

Microsoft Access позволяет хранить, изменять и предоставлять информацию по первому требованию и в профессиональном виде, представлять данные в различных форматах, производить с ними арифметические действия с помощью формул.

Преимуществами Microsoft Access являются:

Microsoft Access входит в стандартный пакет Microsoft Office, что обеспечивает экономию средств на приобретение программного обеспечения, необходимого для реализации проекта;

простота использования - использование Microsoft Access позволит не переобучать непосредственных пользователей, так как они имеют опыт работы с продуктами Microsoft Office;

есть возможность обмениваться информацией с Microsoft Excel;

есть мощные функции анализа данных, возможность генерации всевозможных отчетов на основе хранящейся информации;

простота архивирования данных;

Microsoft Access не очень сложен для пользователя и при необходимости пользователь может сам создать новые отчеты или формы документов

Microsoft Access включает в себя:

средства манипуляции данными Access и данными, доступными через ODBC (последние могут быть «присоединены» к базе данных Access).

средства создания форм, отчетов и приложений; при этом отчеты могут быть экспортированы в формат Microsoft Word или Microsoft Excel, а для создания приложений используется Visual Basic for Applications, общий для всех составных частей Microsoft Office.

средства публикации отчетов в Internet.

средства создания интерактивных Web-приложений для работы с данными (Data Access Pages).

средства доступа к данным серверных СУБД через OLE DB.

средства создания клиентских приложений для Microsoft SQL Server.

средства администрирования Microsoft SQL Server.

Microsoft Access может быть использован, с одной стороны, в качестве настольной СУБД и составной части офисного пакета, а с другой стороны, в качестве клиента Microsoft SQL Server, позволяющего осуществлять его администрирование, манипуляцию его данными и создание приложений для этого сервера.

Access 2003 позволяет также в качестве хранилища данных использовать Microsoft Data Engine (MSDE), представляющий собой по существу настольный сервер баз данных, совместимый с Microsoft SQL Server.

База данных может состоять из различных объектов. К ним относятся: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, диаграммы и др. Рассмотрим подробнее основные из них.

Таблицы - это традиционные формы, применяемые для ввода информации в БД. Как любая таблица в реляционной БД, она строится в два этапа. На первом этапе задается ее структура, то есть поля описываются по таким стандартным параметрам как имя поля, формат поля, ограничения на значение, сообщение об ошибке при вводе значения, не удовлетворяющего ограничению.

Формы - используются для ввода и просмотра содержимого таблиц в окне формы. Позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, представить ее в более наглядном виде.

Запрос - это средство для извлечения информации из таблиц, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В запрос можно включать любые расчетные выражения, получаемые путем арифметических и логических операций над соответствующими полями связанных таблиц.

Отчет используются для печати информации, содержащейся в БД. С помощью конструктора можно разработать отчет, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля и оформить их соответствующим образом.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

богатый набор визуальных средств разработки.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Важно и то, что большинство существующих СУБД требуют определенной профессиональной подготовки от разработчика и опыта работы с ними. А Ассеss позволяет легко проектировать БД и создавать приложения для работы с БД без знания языка программирования.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Таким образом, главными достоинствами Microsoft Ассеss являются простота, гибкость, полная русификация, наличие разнообразных мастеров и конструкторов, надежная работа.

Microsoft Ассеss рекомендуют использовать для разработки простых приложений и персональных БД с ограниченным объемом (несколько сотен тысяч записей) информации для небольших предприятий.

На основе вышеизложенного, было принято решение об использовании данной СУБД как наиболее удобной для разработки данного проекта.

Данный дипломный проект предлагает использовать для сотрудника, занимающегося учетом товаров, автоматизированное рабочее место. Наметившаяся тенденция децентрализации средств вычислительной техники послужила предпосылкой развития на базе персональных микропроцессорных средств автоматизированных рабочих мест.

К возможностям АРМ относят:

информационно-справочное обслуживание,

автоматизация делопроизводства,

развитый диалог пользователя с ЭВМ,

использование ресурсов, как ПЭВМ, так и центральной ЭВМ для решения различных задач,

формирование и ведение локальных баз данных, и использование централизованной базы данных при наличии вычислительной сети,

представление сервиса пользователю на рабочем месте.

АРМ имеет такие преимущества как надежность, низкая стоимость, сочетание автономного и многопользовательского режимов работы, возможность реализации интерфейса АРМ друг с другим персональным компьютером и с сервером, удобство подключения новых внешних устройств. Одним из главных достоинств является максимальная ориентация на конечного пользователя, что обычно достигается адаптацией АРМ к уровню его подготовки и возможностям его обучения и самообучения.

Чтобы разрабатываемый АРМ был эффективным необходимо соблюдение нескольких принципов создания системы. Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как систему, структура которой определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

2. Проектная часть

2.1 Содержательная постановка задачи

База данных “Учет товаров” предназначена для автоматизации процессов распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризаций.

Целью автоматизации является повышение эффективности и рациональности работы сотрудников фотосалона в области товарного учета.

Создание и использование базы данных позволит:

вести эффективный и быстрый учет товаров;

обеспечить правильность и своевременность расчетов;

снизить вероятность возникновения ошибок;

оптимизировать процесс обработки информации;

своевременно вносить изменения;

оптимизировать процесс поиска нужного документа;

автоматически формировать прайс-листы;

уменьшить бумажный документооборот.

Организация сбора информации соответствует следующим требованиям:

периодичность

полнота

достоверность

своевременность информации.

Задача решается по мере поступления нового товара, который необходимо распределить по торговым точкам, при необходимости проведения инвентаризации на точке, а также при изменениях в справочниках.

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач

Информационное обеспечение - совокупность методов и средств создания и ведения информационной базы системы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе.

Информационное обеспечение делится на две части: внемашинное и внутримашинное. К внемашинному информационному обеспечению относятся системы классификации и кодирования информации и описание информационных моделей. К внутримашинному обеспечению относится вся информационная база в компьютерном варианте, формы входных и выходных документов, экранные формы и т.д.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления.