Автоматизация процесса распределения товаров и проведения инвентаризации на примере фотосалона "Кодак"

2.2.1 Внемашинное информационное обеспечение

2.2.1.1 Информационная модель (схема данных) и ее описание

Схема данных отражает все используемые таблицы, их реквизиты и связи между таблицами. Схема данных разрабатываемой системы представлена на рис. 2.



Рис.2. Схема данных БД “Учет товаров”

В системе используются справочники “Контрагенты” (торговые точки), “Группы товаров” и “Товары”.

Основными таблицами являются таблицы “Остатки”, “Инвентаризация” и “Выручка с точек”. Для того чтобы работать с ними было удобнее, введены вспомогательные таблицы “Журнал накладных”, “Журнал инвентаризаций”.

Справочник “Товары” использует данные справочника “Группы товаров”. На основании справочника “Товары” заполняются таблицы “Остатки”, “Инвентаризация”.

Данные справочника “Контрагенты” (справочника торговых точек) используются в таблицах “Журнал накладных”, “Журнал инвентаризаций” и “Выручка с точек”.

Использование данных одних таблиц в других предполагает использование подстановки. Основной тип связи “Один ко многим”.

2.2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для выделения групп товаров используется иерархическая система классификации. Все множество фототоваров разбивается на подмножества по функциональному признаку (фотоаппараты, фотопленка, фотоальбомы и т.д.).

Необходимость кодирования инфромации обусловлена следующими причинами:

большой объем информации

высокий удельный вес алфавитной информации

преобладание логических операций в процессе обработки информации

возрастание объемов информации, передаваемой по каналам связи.

Необходимо закодировать код торговой точки в справочнике “Контрагенты” и код группы товаров в справочнике “Группы товаров”. Поскольку решаемые задачи являются не сложными, то была выбрана порядковая система кодировая. Структура кодовых обозначений объектов представлена в таблице.

Наименование кодируемого множества объектов	Структура кода	Значность кода	Система кодирования	Вид классификатора
Код торговой точки	X	Однозначный	Порядковая	Локальный
Код группы товаров	XX	Двузначный	Порядковая	Локальный

Таблица №1. Структура кодовых обозначений объектов

В справочнике “Товары” код товара не вводили, поскольку каждому товару соответствует уникальный артикул, который и выступает в роли кода товара.

Все используемые классификаторы являются локальными, то есть используются только на данном предприятии для удовлетворения внутренних потребностей в организации информационной деятельности.

2.2.1.3 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения поставленных задач и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременности получения зависят оперативность и эффективность управления.

Информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени относится к условно-постоянной информации. К ней относятся справочники и классификаторы.

Созданием системы условно-постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышение их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в память компьютера.

Нормативно-справочная информация

К нормативно-справочной информации относятся следующие справочники:

контрагенты (торговые точки)

группы товаров

товары

Рассмотрим подробнее их структуру.

Справочник “Фотосалоны” содержит информацию о торговых точках, по которым распределяется товар, его структура представлена в таблице.

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Код фотосалона	Счетчик	Длинное целое
Фотосалон	Текстовый	50
Продавец	Текстовый	50
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Числовой	Длинное целое

Таблица №2. Структура справочника «Фотосалоны».

Для номера телефона используется маска ввода. Все поля обязательны для заполнения, кроме номера телефона.

Справочник “Группы товаров” содержит информацию о группах товаров, которыми торгует фотосалон, его структура представлена в таблице.

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Код группы товаров	Счетчик	Длинное целое
Группа товаров	Текстовый	50

Таблица №3. Структура справочника «Группы товаров».

Все поля обязательны для заполнения.

Справочник “Товары” содержит информацию о товарах, которая используется во всех остальных таблицах, запросах и отчетах, его структура представлена в таблице.

Реквизит	Тип данных	Размер/формат поля
Код группы товаров	Числовой	Длинное целое
Артикул	Текстовый	50
Наименование	Текстовый	50
Производитель	Текстовый	50
Цена (по приходу)	Денежный	Денежный
Наценка	Числовой	Длинное целое

Таблица №4. Структура справочника «Товары».

Все поля обязательны для заполнения. Код группы товаров берется из справочника “Группы товаров” путем подстановки.

При вводе нормативно-справочной информации осуществляется:

синтаксический контроль

контроль типа данных

проверка условия на значение.

Входная оперативная информация

Входной информацией являются следующие первичные документы:

приходные накладные

журналы выручки торговых точек

бланки инвентаризации

Формы документов приведены в приложении.

Приходная накладная используется для пополнения справочника “Товары”, если получен новый товар, для отслеживания изменений приходной цены товара, а также для заполнения формы “Накладная” и включает в себя следующие поля:

номер накладной

дата

поставщик

получатель

номер по порядку

артикул

наименование товара

единица измерения

страна - производитель

производитель

цена

количество

сумма

Документ поступает по мере получения фотосалоном заказанного товара. Товары, полученные по данной приходной накладной, распределяются по торговым точкам через форму “Накладная”. Эта форма создана на основе таблиц “Журнал накладных” и “Остатки”, их структура представлена в таблицах №5, №6 соответственно.

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Номер накладной	Счетчик	Длинное целое
Дата	Дата/время	Краткий формат даты
Код получателя	Числовой	Длинное целое

Таблица №5. Структура таблицы “Журнал накладных”

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Номер записи	Счетчик	Длинное целое
Номер накладной	Числовой	Длинное целое
Артикул	Текстовый	50
Количество (шт.)	Числовой	Длинное целое

Таблица №6. Структура таблицы “Остатки”

Таблица “Остатки” отражает распределение товаров по торговым точкам - какой товар, по какой накладной, на какую точку был отправлен.

Журналы выручки торговых точек содержат информацию о ежедневной выручке каждой торговой точки и включают в себя следующие поля:

дата

ФИО продавца

порядковый номер контрольного счетчика

сумма на начало рабочего дня

сумма на конец рабочего дня

подпись кассира

подпись администратора

Журналы заполняются ежедневно, дата и сумма выручки на конец рабочего дня через форму “Выручка” заносятся в таблицу “Выручка с точек”, структура которой представлена в таблице.

Реквизит	Тип данных	Размер/формат поля
Номер записи	Счетчик	Длинное целое
Код точки	Числовой	Длинное целое
Дата	Дата/время	Краткий формат даты
Выручка	Денежный	Денежный

Таблица №7. Структура таблицы “Выручка с точек”

Бланк инвентаризации содержит все товары, поступившие на точку за проверяемый период, и используется при проверке остатков товаров на точке. Товар пересчитывается, информация об остатках заносится в бланк.

Бланк инвентаризации включает в себя следующие поля:

номер инвентаризации

дата проведения инвентаризации

проверяемый период времени

наименование торговой точки

артикул товара

наименование товара

количество

Поле “Количество” является пустым и заполняется проверяющим при проверке остатков товара. После проверки данные об остатках товара заносятся в таблицу “Инвентаризация” через одноименную форму. Форма “Инвентаризация” создана на основе таблиц “Журнал инвентаризаций” и “Инвентаризация”, их структура представлена в таблицах №8, №9 соответственно.

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Номер инвентаризации	Счетчик	Длинное целое
Дата	Дата/время	Краткий формат даты
Код точки	Числовой	Длинное целое

Таблица №8. Структура таблицы “Журнал инвентаризаций”

Реквизит	Тип данных	Размер поля
Номер записи	Счетчик	Длинное целое
Номер инвентаризации	Числовой	Длинное целое
Артикул	Текстовый	50
Количество (шт.)	Числовой	Длинное целое

Таблица №9. Структура таблицы “Инвентаризация”

Бланк инвентаризации формируется в базе данных по мере возникновения необходимости в проверке.

2.2.1.4 Характеристика выходной информации

На основании входных массивов оперативной и условно-постоянной информации формируются следующие выходные документы:

выручка торговых точек

накладная

бланк инвентаризации

отчет по инвентаризации

ассортиментный перечень групп товаров в продаже

ассортиментный перечень товаров

прайс фирмы

приход товара на точку

ведомость распределения товара по торговым точкам

список торговых точек

Схема формирования выходной отчетной информации представлена на рисунке 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3. Схема формирования выходной отчетности

“Выручка фотосалонов” - отчет о выручке торговых точек за указанный в параметрах период. Может составляться для всех торговых точек за период или для конкретной торговой точки. Формируется по мере необходимости.

Отчет включает в себя следующие поля:

наименование торговой точки

период времени, за который составляется отчет

продавец торговой точки

дата

выручка за день

Общий вид отчета представлен на рисунке 4.



Рис.4. Вид отчета “Выручка торговых точек ”

Отчет “Накладная” - результат распределения товаров по торговым точкам, содержит товары, отправленные в данную торговую точку.

Отчет включает в себя следующие поля:

номер накладной

дата

отправитель

торговая точка-получатель

артикул товара

наименование товара

количество

продажная цена

сумма

Общий вид отчета представлен на рисунке 5.



Рис. 5. Вид отчета “Накладная”

Документ формируется при распределении товаров по торговым точкам. Распечатывается две копии, одна из которых отдается на точку, а вторая остается в офисе.

“Бланк инвентаризации” необходим для проведения инвентаризации, в него вносятся остатки товара на точке. Он формируется по мере необходимости в базе данных, поэтому является выходным документом, но вместе с тем используется как входной документ при заполнении формы “Инвентаризация”. Его структура была приведена в описании входных документов. Общий вид отчета представлен на рисунке 6.



Рис. 6. Вид бланка инвентаризации

“Отчет по инвентаризации” - итог обработки результатов инвентаризации. Отчет включает в себя следующие поля:

номер инвентаризации

проверяемый период

дата инвентаризации

торговая точка

артикул товара

наименование товара

приход - количество отправленного на точку товара

остаток товара на точке

продажи - разница между приходом и остатком

продажная цена

сумма

Документ формируется каждый раз после проведения инвентаризации на точке. Общий вид отчета представлен на рисунке 7.

Рис. 7. Вид отчета “Отчет по инвентаризации”

“Ассортиментный перечень товаров” - перечень всех имеющихся в продаже товаров по группам. Может формироваться для всех групп или для конкретной группы, указанной в параметре.

Отчет включает в себя следующие поля:

код группы товаров

группа товаров

артикул товара

наименование товара

производитель

продажная цена

Документ формируется по мере необходимости. Общий вид отчета представлен на рисунке 8.



Рис. 8. Вид отчета “Ассортиментный перечень товаров”

“Прайс фирмы” - распечатывается для всех торговых точек, используется для уточнения цен на товар, для составления ценников. Отчет включает в себя следующие поля:

группа товаров

артикул товара

наименование товара

продажная цена

Общий вид отчета представлен на рисунке 9.



Рис. 9. Вид отчета “Прайс”

Отчет “Приход товара на точку” позволяет отследить когда, по какой накладной и какой товар был отправлен на точку за указанный период времени. Отчет может формироваться для всех торговых точек или для конкретной торговой точки за период. Документ формируется по мере необходимости.

Отчет включает в себя следующие поля:

период времени, за который составляется отчет

торговая точка

номер накладной

дата накладной

артикул товара

наименование товара

количество

продажная цена

сумма

Общий вид отчета представлен на рисунке 10.

Рис. 10. Вид отчета “Приход товара на точки”

“Ведомость распределения товаров по торговым точкам” наглядно демонстрирует, как распределены товары по торговым точкам за указанный период времени.

Отчет включает в себя следующие поля:

период времени, за который составляется ведомость

группа товаров

наименование товара

общее количество

количество данного товара в каждой торговой точке

Документ формируется по мере необходимости, общий вид отчета представлен на рисунке 11.



Рис. 11. Вид отчета “Ведомость распределения товара по торговым точкам”

“Список торговых точек” - перечень торговых точек с указанием адреса и продавца, формируется по мере необходимости. По структуре полностью совпадает со структурой справочника “Контрагенты”. Общий вид отчета представлен на рисунке 12.

Рис. 12. Вид отчета “Список торговых точек”

2.2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)

Алгоритм решения задачи можно представить как последовательность следующих шагов:

1.Сбор данных

Сбор информации о группах товаров, об ассортименте товара, о торговых точках. Эти данные используются для формирования справочников.

2.Формирование НСИ

Создаются справочники “Контрагенты”, “Группы товаров”, “Товары”. Справочник “Товары” заполняется только после заполнения справочника “Группы товаров”. Редактирование справочников осуществляется при поступлении новой информации или изменении существующей.

3.Ввод информации

Заполняются основные таблицы “Остатки”, “Инвентаризация” и “Выручка с точек” через соответствующие формы. При вводе данных выполняется:

синтаксический контроль

проверка типа данных

контроль данных на не отрицательность

проверка условия на значение.

При заполнении справочника “Товары” автоматически формируется продажная цена товара по формуле:

Продажная цена = [Цена] * [Наценка]

При распределении товара через форму “Накладная” рассчитывается сумма по каждому товару, который отправляется на точку по формуле:

Сумма = [Остатки]![Количество (штук)]* [Продажная цена]

При заполнении формы “Инвентаризация” рассчитывается сумма по каждому товару, который остался на точке по формуле:

Сумма = [Инвентаризация]![Количество (штук)]* [Продажная цена]

Чтобы определить недостачу необходимо сформировать отчет по выручке торговой точки за проверяемый период и отчет по инвентаризации. Суммарная выручка за период и сумма продаж заносятся в форму “Инвентаризация”. При этом величина недостачи определяется как разность между выручкой и продажами. Если сумма проданного товара равна выручке от его продажи, которая отражена в журнале выручки торговой точки, то недостача равна нулю. Если выручка меньше, значит, кассир должен погасить недостачу.

4.Формирование выходных документов

При формировании отчета “Выручка торговых точек” рассчитывается суммарная выручка за указанный период времени по формуле:

Суммарная выручка =Sum([Выручка])

При формировании отчета “Накладная” рассчитывается:

общее количество отправленных на точку товаров по формуле:

Общее количество товаров =Count([Артикул])

их общая стоимость по формуле:

Общая стоимость товаров = Sum ([Запрос накладная]![Сумма])

При формировании “Отчета по инвентаризации” рассчитывается:

1) общее количество проданных товаров по формуле:

Продажи = [Остатки]![Количество (штук)]-[Запрос инвентаризация]! [Количество (штук)]

2) стоимость проданных товаров по формуле:

Сумма = [Продажная цена]* [Продажи]

общая стоимость проданных товаров по формуле:

Общая стоимость проданных товаров =Sum([Сумма])

При формировании отчета “Ассортиментный перечень товаров” рассчитывается количество товаров в каждой группе по формуле:

Количество товаров в группе = Count([Товары по группам]![Наименование])

При формировании отчета “Приход товара на точку” рассчитывается:

количество товаров, пришедших по каждой накладной по формуле:

Количество товаров =Count([Запрос Движение товара]![Артикул])

стоимость товаров, пришедших по каждой накладной по формуле:

Стоимость товаров =Sum([Остатки]![Количество (штук)]*[Продажная цена])

общее количество товаров, пришедших на точку как сумма количества товаров по всем накладным

общая стоимость товаров, пришедших на точку как сумма стоимости товаров по всем накладным

итоговое количество товаров, пришедших на все точки как сумма количества товаров, пришедших на каждую точку

итоговая стоимость товаров, пришедших на все точки как сумма стоимости товаров, пришедших на каждую точку.

При формировании отчета “Ведомость распределения товара по торговым точкам” рассчитывается количество товара, находящегося в каждой торговой точке. Например, количество товара в торговой точке Фотосалон Кодак 1 рассчитывается по формуле:

Количество товара = Sum([ООО " Фотосалон Кодак 1"])

5. Просмотр и печать отчетов.

2.3 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Для функционирования БД “Учет товаров” необходимы документы двух типов:

документы, представляющие собой оперативную информацию, которая используется для расчетов

документы, данные из которых используются для корректировки нормативно-справочной информации

К первому типу документов относятся приходные накладные, журнал выручки торговых точек и бланки инвентаризаций.

Ко второму типу документов относятся сведения о товарах, содержащиеся в приходных накладных, они используются для добавления новых товаров в справочник товаров, а также договора аренды, которые используются для корректировки справочника “Фотосалоны”

Приходные накладные поступают от поставщиков по мере получения заказанного товара. Журнал выручки торговых точек заполняется ежедневно продавцом торговой точки и заверяется подписью менеджера. Бланки инвентаризаций формируются в базе данных до начала проведения очередной инвентаризации. Остатки товара на точке перечитываются менеджером и продавцом, информация заносится в бланк инвентаризации. Таким образом, сбор данных осуществляется ручным способом.

Далее информация заносится в базу данных, при этом осуществляется контроль вводимой информации:

логический контроль

синтаксический контроль

контроль по типу данных

проверка условий, накладываемых на данные

Все обязательные поля должны быть заполнены, пока не заполнено обязательное поле, нельзя заполнить последующие поля. Для ввода дат предусмотрена маска ввода. Цена и количество товара не могут быть отрицательными, а цена не может быть равна нулю. Если условия, накладываемые на данные не выполнены, появляется сообщение об ошибке, которое содержит описание ошибки. Пока пользователь не исправит ошибку, он не может приступить к другим действиям.

Обработка данных включает в себя определенные арифметические операции, к ним относится расчет продажной цены товара, расчет количества непроданных остатков товаров и их стоимости, определение итоговых сумм и т.д.

Результаты обработки информации пользователь видит в экранных формах (например, расчет продажной цены товара в форме “Накладная”) или они выводятся на печать в виде отчетов. Все изменения сохраняются в базе.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Схему технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации можно представить следующим образом (Рис. 13):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 13. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

2.4 Программное обеспечение

2.4.1 Руководство пользователя

База данных “Учет товаров” выполнена в СУБД Access, авторские права принадлежат разработчику Заложных Ю.С.

Область применения - учет товаров в фотосалоне и его торговых точках.

К основным возможностям программы относятся:

ведение справочников торговых точек, групп товаров и справочника товаров;

распределение товаров по торговым точкам и формирование расходных накладных;

ведение журнала выручки торговых точек;

обработка результатов инвентаризаций, выявление недостач;

формирование выходных документов (ведомость распределения товаров по торговым точкам, суммарный приход товара на точку за период, выручка торговой точки за период, ведомость инвентаризации и т.д.).

Перед началом работы необходимо ознакомиться с руководством пользователя.

2.4.1.1 Назначение и условия применения

Данный программный продукт предназначен для автоматизации процессов распределения товаров по торговым точкам и проведения инвентаризации.

Его использование позволит:

вести эффективный и быстрый учет товаров;

увеличить скорость обработки входных и выходных документов;

обеспечить правильность и своевременность расчетов;

снизить вероятность возникновения ошибок;

избежать задержек при обработке данных и формировании отчетности;

оптимизировать процесс обработки информации;

оптимизировать процесс поиска нужного документа;

автоматически формировать прайс-листы;

уменьшить бумажный документооборот.

Для правильной работы программы необходимы следующие технические и программные средства:

компьютер с процессором Pentium с быстродействием 133 Мгц или выше;

не менее 32 Mb оперативной памяти;

не менее 245 Mb свободного пространства на жестком диске, в том числе115 Mb на диске, на котором установлена операционная система;

операционная система Windows XP и Microsoft Office Access 2003.

Уровень подготовки пользователя: пользователь должен владеть навыками работы в MS Office Access 2003. Данный продукт не сложен в эксплуатации, пользователь быстро освоится с программой, изучив руководство пользователя.

2.4.1.2 Подготовка к работе.

Необходимо создать на жестком диске папку “Учет товаров” и скопировать в нее файл “Учет товаров.mdb”. Файл “Учет товаров_be.mdb” нужно скопировать в отдельную папку, чтобы избежать случайного удаления. Открыть программу можно двумя способами:

Меню Пуск > Программы > Microsoft Access, затем меню Файл > Открыть и указать местоположение файла Учет товаров.mdb.

Дважды щелкнуть на иконке программы либо в контекстном меню выбрать “Открыть”

Если при запуске система не выдает сообщений об ошибках и открываемые формы функционируют, то программа работает в нормальном режиме.

2.4.1.3 Описание работы с программой.

Работу с программой можно разбить на следующие шаги:

ввод имени и пароля для работы с базой данных

заполнение справочников

работа с формами “Выручка торговых точек”, “Накладная”, “Инвентаризация” и др.

формирование отчетов.

2.4.1.4 Запрос пароля для входа в систему

При запуске программы необходимо указать пароль для работы с базой данных (Рис.14). Его знают только сотрудники, непосредственно работающие с данной программой.

Рис.14. Запрос пароля для входа в систему

Если введен неправильный пароль, появится сообщение об ошибке (Рис.15.).

Рис.15. Несоответствие введенного имени или пароля

Если введен правильный пароль, то появится окно меню программы. Главное окно программы представлено на рисунке 16.

Рис.16. Главное окно программы

Меню предназначено для работы с программой и содержит следующие элементы:

справочники;

операции;

отчеты;

сервис;

выход.

Меню “Справочники” предназначено для заполнения следующих справочников:

сведения об организации;

торговые точки;

группы товаров;

товары.

Меню “Операции” включает в себя следующие элементы:

выручка торговых точек;

накладная;

инвентаризация;

ведомость распределения товаров по торговым точкам за указанный период;

Меню “Отчеты” включает в себя следующие отчеты:

выручка торговых точек;

накладная;

бланк инвентаризации;

отчет по результатам инвентаризации;

ассортиментный перечень товаров;

прайс фирмы;

приход товаров в фотосалон;

ведомость распределения товаров по торговым точкам;

список торговых точек.

Меню “Сервис” включает в себя следующие элементы:

создать резервную копию

сжать и восстановить базу данных

Создание резервной копии необходимо для защиты информации от порчи и уничтожения. В процессе сжатия и восстановления базы данных происходит реорганизация базы данных за счет более компактного размещения на диске, вследствие чего ее функционирование улучшается, а также утилиты пытается восстановить испорченные таблицы, форму и отчеты.

2.4.1.5 Заполнение справочников

Начиная работу с базой данных “Учет товаров” в первый раз нужно заполнить следующие справочники:

“Сведения об организации” - содержит данные об организации, используемые в отчетах;

справочник “Торговые точки” - перечень торговых точек фотосалона с указанием адреса и продавца;

справочник “Группы товаров”, которые фотосалон предлагает к продаже;

справочник “Товары” - содержит необходимую информацию о товарах.

Для заполнения справочников необходимо из меню “Справочники” выбрать соответствующий справочник.

Справочники заполняются в следующей последовательности: “Сведения об организации”, “Торговые точки”, “Группы товаров” и “Товары”.

Данные, содержащиеся в справочниках, используются в дальнейшем для заполнения расходных накладных и формирования отчетности.

В любом справочнике переход между записями осуществляется с помощью специальных кнопок:

- новая запись

- перейти на одну запись назад / вперед

- вернуться к первой / последней записи

- номер текущей записи

Помимо кнопок перехода по записям используются следующие кнопки:

- удалить запись

- просмотреть отчет

- закрыть форму

В каждом справочнике обязательные поля должны быть заполнены, если одно из полей незаполнено, появится сообщение об ошибке. Работу нельзя будет продолжить до тех пор, пока не будут заполнены все обязательные поля.

В справочнике “Сведения об организации” последовательно заполняются все поля. Все поля являются обязательными для заполнения. Он заполняется один раз, изменения вносятся, например, если изменился адрес фирмы или номер телефона. Общий вид справочника представлен на рисунке 17.

Рис.17. Справочник “Сведения об организации”

В справочнике “Торговые точки” код торговой точки ставится автоматически. Все поля, кроме телефона, являются обязательными для заполнения. Указывается телефон торговой точки или сотовый телефон продавцы при его наличии. Общий вид справочника представлен на рисунке 18.



Рис.18. Справочник “Фотосалоны”

Если одно из полей останется пустым, появится сообщение об ошибке (Рис.19).

Рис. 19. Сообщение об ошибке при незаполнении обязательного поля

На основании данных справочника составляется список торговых точек, для этого нужно нажать копку “Просмотр отчета”.

Справочник “Группы товаров” заполняется аналогично, код группы ставится автоматически. На основании данных справочника составляется ассортиментный перечень групп товаров. Общий вид справочника представлен на рисунке.



Рис.20. Справочник “Группы товаров”

Справочник “Товары” имеет несколько более сложную структуру по сравнению с остальными. Для заполнения справочника сначала выбирается из выпадающего списка группа товаров. Если в продаже появилась новая группа товаров, то ее можно занести в справочник “Группы товаров” прямо из текущей формы. Для этого рядом с кодом группы нужно нажать на кнопку. Появится справочник “Групп товаров”, в который добавляется новая группа, при закрытии справочника группа сохраняется и ее можно выбрать из списка.

Далее последовательно заполняются поля артикул, наименование, страна-производитель, производитель, приходная цена и наценка. Продажная цена формируется автоматически путем умножения приходной цены на торговую наценку.

На основании данных справочника составляется два отчета: ассортиментный перечень всех групп товаров или выбранной группы. Общий вид справочника представлен на рисунке 21.



Рис. 21. Справочник “Товары”

2.4.1.6 Основные операции

К основным операциям в программе относится работа с формами:

“Выручка торговых точек”,

“Накладная”,

“Инвентаризация”

Форма “Выручка торговых точек” предназначена для ввода ежедневной выручки со всех торговых точек. Выбирается торговая точка и вводится дата и выручка за день. На основании введенных данных составляется два отчета: выручка конкретной торговой точки за период и выручка всех точек за период. Общий вид формы представлен на рисунке 22.



Рис.22. Форма “Выручка торговых точек”

Форма “Накладная” предназначена для распределения полученных товаров по торговым точкам. Номер накладной формируется автоматически, нужно ввести дату и выбрать торговую точку-получателя. Пользователь должен выбрать в поле “Артикул” нужный товар и указать его количество, при этом поля “Наименование”, “Цена” и “Сумма” заполняются автоматически. Здесь же можно просмотреть и распечатать созданную накладную. Общий вид формы представлен на рисунке 23.



Рис.23. Форма “Накладная: распределение товара по торговым точкам”

Периодически проводится инвентаризация оставшегося товара на торговых точках. В выбранной торговой точке пересчитывается оставшийся товар, информация заносится в бланк инвентаризации, который является входным документом для заполнения данной формы. Бланк инвентаризации содержит все товары, поступившие на точку за проверяемый период. Проверяющий только указывает оставшееся количество. Форма “Инвентаризация” предназначена для обработки результатов инвентаризации.

Номер инвентаризация заполняется автоматически, пользователь вводит дату проведения инвентаризации и проверяемую торговую точку. Далее вводятся остатки товара на точке в соответствии с бланком инвентаризации, при этом поля “Наименование”, “Цена” и “Сумма” заполняются автоматически. Общий вид формы представлен на рисунке 24.



Рис. 24. Форма “Инвентаризация”

После заполнения формы формируется “Отчет по результатам инвентаризации”. Его можно просмотреть и распечатать, нажав кнопку “Просмотр отчетов”. Из этого отчета берется итоговая сумма продаж, то есть выручка от реализации проданных товаров. Нажав на кнопку получим доступ к отчетам о выручке, нужно указать значения требуемых параметров (Рис.25).



Рис. 25. Задание параметров для отчета о выручке торговой точки за период

Из отчета о выручке торговой точки за указанный период, который совпадает с периодом, за который проводится инвентаризация, берется сумма выручки по факту, из журнала выручки, который заполняется в торговой точке ежедневно. Если выручка меньше суммы продаж, то есть товаров продано на большую сумму, чем выручка, то недостача определяется как разность между продажей и выручкой (Рис.26). Недостача возмещается продавцом торговой точки. Если выручка и сумма продаж равны, значит все правильно и недостача равна 0. если же выручка больше продаж, то возможны ошибки при распределении товара или при его пересчете.



Рис.26. Определение недостачи в форме “Инвентаризация”

Ведомость распределения товаров по торговым точкам наглядно демонстрирует как распределены товары по торговым точкам за указанный период (Рис.27)

Рис. 27.Задание параметров для просмотра ведомости распределения товаров

Нажав кнопку просмотра, получим ведомость распределения товаров за указанный период (Рис.28). Можно распечатать отчет.



Рис.28. Ведомость распределения товаров по торговым точкам

2.4.1.7 Формирование отчетов

Отчеты формируются на основании данных соответствующих форм и запросов. Отчет можно открыть из соответствующей формы (например, отчет “Накладная” из формы “Накладная”) или из меню “Отчеты” (Рис.29). Следует помнить, что работа с одними отчетами из соответствующих форм более удобна и наглядна, а другие отчеты можно просмотреть только из меню “Отчеты” (например, прайс фирмы).



Рис. 29. Выбор нужного отчета из меню

Для печати выбранного отчета нужно в меню “Файл” выбрать “Печать”. Меню “Отчеты” содержит все отчеты, которые можно вызвать из выше рассмотренных форм, а также несколько обособленных отчетов.

Пользователь может сформировать следующие отчеты:

“Выручка торговых точек” - отчет о выручке торговых точек за указанный в параметрах период. Может составляться для всех точек за период или для конкретной точки.

“Накладная” - результат распределения товаров по торговым точкам, включает в себя товары, отправленные в данную торговую точку.

“Бланк инвентаризации” - необходим для проведения инвентаризации, в него вносятся остатки товара на точке.

“Отчет по результатам инвентаризации” - итог обработки результатов инвентаризации, включает в себя, сколько пришло товара на точку, сколько осталось, сумму продаж.

“Ассортиментный перечень групп товаров в продаже” - этот документ обязателен для любой торговой организации, содержит перечень групп товаров, продажей которых занимается организация.

“Ассортиментный перечень товаров” - перечень всех имеющихся в продаже товаров по группам. Может формироваться для всех групп или для конкретной, указанной в параметре.

“Прайс фирмы” - перечень всех имеющихся в продаже товаров по группам с указанием цены. Распечатывается для всех торговых точек, используется для уточнения цен на товар, для написания ценников.

“Приход товара на точку” позволяет отследить когда, по какой накладной и какой товар был отправлен на точку за указанный период времени. Может формироваться для всех точек или для конкретной торговой точки (Рис.).

Для первого вида отчета нужно указать временной диапазон, за который собирается информация о приходе товара, для второго - временной диапазон и торговую точку.

“Ведомость распределения товара по торговым точкам” наглядно демонстрирует, как распределены товары по торговым точкам за указанный период.

“Список торговых точек” - перечень торговых точек с указанием адреса и продавца.

2.4.1.8 Аварийные ситуации

При работе с программой могут возникнуть следующие ситуации:

1) появление ошибок при вводе данных означает, что введено недопустимое значение (например, цену товара ввели отрицательной или равной нулю), либо пропустили какое-то поле, обязательное для заполнения. В этом случае появляется сообщение об ошибке (Рис.)



Рис. 30. Сообщение об ошибке

инвентаризация информационный технологический программный

2) непоследовательное заполнение справочников, в частности, если заполняется справочник “Товары”, а справочник “Группы товаров” не заполнен.

3) нестабильная работа программы из-за наличия вирусов на компьютере. В этом случае проводится проверка специальными программными средствами.

4) зависание” компьютера - необходимо произвести перезагрузку с помощью клавиш Alt+Ctrl+Del, при этом несохраненные данные будут потеряны, поэтому рекомендуется создавать резервные копии.

5) аварийные ситуации, вызванные перепадом или отключением электроэнергии - рекомендуется использовать стабилизаторы энергии.

Если файл программы сильно поврежден вирусами или часто отключают электроэнергию, то информация может быть потеряна, поэтому следует пользоваться командами из меню “Сервис” (Рис.31).

Рис.31. Сообщение об ошибке.

Создание резервной копии необходимо для защиты информации от порчи и уничтожения. В процессе сжатия и восстановления базы данных происходит реорганизация базы данных за счет более компактного размещения на диске, вследствие чего ее функционирование улучшается, а также утилиты пытается восстановить испорченные таблицы, форму и отчеты.

Размещено на Allbest.ru