Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования

Российской Федерации

Уральский государственный университет им. А.М. Горького

Исторический факультет

Кафедра архивоведенья

Документирование, системы документации, документационное обеспечение управления и пути совершенствования (на примере КБ "МЕТКОМБАНК")

Дипломная работа

студента 5-го курса

документоведенье

Пудик Артема Анатольевича

Научный руководитель

Преображенская Г.С.

Каменск-Уральский 1998 г.

Оглавление

Введение

Глава 1. Система документирования КБ «МЕТКОМБАНК»

Глава 2. Организация работы с документами КБ «МЕТКОМБАНК»

Глава 3. Пути рационализации службы ДОУ

Заключение

Источники и литература

Приложения

Введение

Переход России к рыночной экономике сопровождается глубоким реформированием всей финансово-кредитной основы народного хозяйства. Банковская система является главным механизмом финансово-кредитной и предпринимательской деятельности, и от эффективности ее работы в значительной степени зависят успех в преодолении экономического кризиса, снижение инфляции и финансовая стабилизация.

Коммерческие банки в современной России начали возникать всего 10-11 лет назад и за этот кратчайший исторический отрезок времени прошли стремительное развитие, отразив в собственной судьбе как выдающиеся возможности российской экономики, громадный интеллектуальный и предпринимательский потенциал россиян, так и переживаемые ими трудности и неурядицы.

Становление современного банковского дела в такой стране, как Россия, великой не только размерами и ресурсами, но и также своими большими особенностями, представляет сложную задачу. На вопросы, возникающие при создании банковской системы, нужно отвечать сразу же, по сути, в момент их появления, ничего не откладывая на “потом”, а еще лучше - предвосхищая их появление на уровне намечающихся тенденций, что в нашей стране фактически невозможно.

Исторические традиции практического ведения банковского дела и его научного анализа в России фактически были утеряны за семь прошедших десятилетий. Новые российские банкиры в своей профессиональной деятельности шли и в основном продолжают идти путем проб и ошибок. Практический опыт зарубежных банков и банковских аналитиков в целом мало известен в нашей стране, к тому же нередко он неприменим в наших условиях. Многих ошибок можно было бы избежать, ведя правильно, в соответствии с ГОСТами систему документационного обеспечения управления.

На фоне данных реформ оформление документов изменялось дважды: в 1991 и в 1997 годах. Все создаваемые документы должны оформляться в соответствии с нормативными актами Российской Федерации, государственными стандартами и положениями по составлению документов, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Но также новые Российские банки создали целый комплекс документов, которые ранее, ни в одной государственной организации, в нашей стране, не создавались. Многие, создаваемые коммерческими банками документы не учтены и в "Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" 1989 год. Не учтены они и в ведомственных перечнях Центрального Банка РФ и Сберегательного банка. Работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в коммерческих банках затруднена не освещенностью специфики работы с банковскими документами в литературе.

Вместе с тем, информация, содержащаяся в банковских документах, делах необходима для стабильной деятельности любой организации, в том числе и для организаций занимающихся банковской деятельностью. На ее основе принимаются различные управленческие решения. Но многие организации не придерживаются правил правильного составления документов, соответствия документов принятым стандартам и ГОСТам.

Вследствие чего в нашей стране на сегодняшний день существует, особенно в негосударственных организациях, произвол в составлении документов, их регистрации, уничтожении, ведении дел, хранении, передачи в архив. Этот произвол отрицательно сказывается на самих предприятиях, когда их проверяют государственные организации или когда документы рассматриваются в суде. И сколько судебных дел и убытков происходит от неправильного оформления документации.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с организацией и подтверждающей заработную плату или стаж, являются прямым нарушением требований КЗОТ Российской Федерации, а также неуважением к самому работнику. Таким образом, рациональная организация документационных процессов оказывает непосредственное влияние на эффективность работы всего аппарата управления в целом.

В данной работе сделана попытка исследовать документирование, системы документации, документационное обеспечение управления в коммерческой организации КБ «МЕТКОМБАНК», на основе существующих нормативных актов, выявить ошибки, совершенные в процессе работы с документами, предложить пути совершенствования документирования (составления документов, ведения дел, работы архива). Тема настоящей дипломной работы была выбрана исходя из актуальности данной проблемы.

Для раскрытия цели была выявлена и проанализирована имеющаяся литература. По организации делопроизводства издано, особенно в последние годы, большое количество работ, учебных пособий, справочников. Так в работах Д.Т. Субботина, Кузнецовой Т.В. и Лосева В.И. рассматриваются вопросы создания, оформления и организации управленческих документов на бумажной основе. Особое внимание уделяется организационно-распорядительным и финансово-расчетным документам. Даны рекомендации по рациональной организации и механизации управленческого труда и контролю исполнения.

В справочном пособии Фельзера А.Б и Миссермана М.А. даны сведения о системах документации, структуре и организации делопроизводственного процесса, технике операций, организации труда делопроизводственного персонала.

Основные моменты, которые необходимо знать сотруднику ДОУ, образцы документов даны в работе Кузнецовой Т.В. Здесь же описана работа по ведению безбумажного делопроизводства на персональном компьютере.

Ряд работ рассматривают работы совершенствования документационного обеспечения управления на основе компьютеризации управления, применения ЭВМ в организационном управлении. Правила оформления банковско-финансовых документов рассматриваются в справочнике "Бизнес и делопроизводство".

Деятельность коммерческих банков, появления в них целого комплекса документов, которые ранее не создавались ни в одном государственном учреждении, отражена на страницах журнала "Отечественные архивы".

Но среди множества различной справочной литературы по правильному ведению делопроизводства не имеется литературы, полностью отвечающей ведению делопроизводства в банковской сфере деятельности.

Таким образом, ряд обстоятельств диктует необходимость комплексного рассмотрения проблем работы с документами, совершенствования документооборота, как всей банковской системы, так и отдельного банка.

В качестве источников были использованы нормативно-методическая литература, ГОСТы, разработанные и утвержденные в рамках ЕГСД, номенклатура дел, были привлечены делопроизводственные документы и материал архива КБ "МЕТКОМБАНК".

Задачи упорядочения работы с документами и оптимизации документационных процессов были рассмотрены при помощи Государственной системы документационного обеспечения управления, которая является новой редакцией ЕГСД, а также при помощи ГСДОУ являющейся методическим материалом, в котором сформулированы основополагающие требования ко всем управленческим документам, независимо от их принадлежности к той или иной системе носителя информации.

Также было использовано сравнение двух государственных стандартов: ГОСТа 6.38-90 и вышедшего в 4 квартале 1997 года нового ГОСТа 6.30-97, пока широко неизвестного в нашей стране из за малого тиража и невозможности полностью или частично его воспроизведения и тиражирования.

Диплом содержит материал по трем, неразрывно связанным компонентам делопроизводства:

составление документов и правила их оформления;

организация работы с документами (прием, обработка документов, систематизация и формирование документов в дела)

пути рационализации службы ДОУ, в том числе и на основе безбумажного делопроизводства

В данной работе подробно рассматривается оформление только тех реквизитов, которые имеют какие-либо недочеты или особенности, а также заостряется внимание на особенностях оформления отдельных видов документов, которые наиболее часто используются в работе банка.

Также в работе рассмотрены вопросы, отражающие работу с документами на ПК IBM 486 и Pentium в среде Microsoft Windows 95 в среде программ Microsoft Office 7.0.

В заключении представлены общие выводы по дипломной работе. В приложении дается структура КБ "МЕТКОМБАНК".

Глава 1. Система документирования КБ "МЕТКОМБАНК"

Документирование, создание документов, управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Данный процесс в управлении традиционно состоит из операций сбора исходной информации, составления документа (подготовка текстовых и цифровых данных и печатания их на бланках), придания документу юридической силы. Он был рассмотрен на примере небольшого городского банка - КБ "МЕТКОМБАНК".

Банк был учрежден в августе 1992 года собранием участников коммерческого банка "МЕТКОМБАНК" (протокол № 1 от 11.08.92 г. собрания учредителей), на котором был принят Устав и учредительный договор. Также был избран Совет Банка, Правление, утвержден размер паевых взносов каждого учредителя. Председателем Совета Банка был избран Школьников Р.М., Председателем Правления - Пак Ю.А., Главным Бухгалтером - Латыпова К.И. 2 августа 1993 года Банку была выдана лицензия № 2443 на право совершения банковских операций и сделок в Российской Федерации.

КБ "МЕТКОМБАНК" был основан для обслуживания клиентов в городе Каменск-Уральском и его окрестностях. Он создан для ведения расчетных счетов клиентов. Вследствие чего были привлечены вклады организаций и граждан города, заключены кредитные договора, проведена эмиссия ценных бумаг.

На сегодняшний день в Банке существуют: аппарат управления, учетно-операционный отдел, отдел кредитов и вексельного обращения, отдел по работе с населением, юридический отдел, отдел по клиринговым операциям, вычислительный центр, отдел внутреннего аудита, архив. Все отделы подчиняются аппарату управления в лице председателя правления. Председателем правления с 1995 года и по сегодняшний день является Бабий Н.Г.

В данной организации существует смешанная форма работы с документами. Одни документы составляются централизованно в аппарате управления, иные в других отделах. Объем документооборота системы ОРД составляет около 10 тысяч документов в год, а общий документооборот составляет около 60 тысяч документов в год.

В аппарат управления входит Председатель правления банка, его заместители и секретарь-референт, ответственный за ведение делопроизводства (прием, регистрация, составление, распечатка, отправление документов в другие учреждения, а также ведение дел по личному составу). Аппарат управления выполняет непосредственные управленческие функции и является основным отделом, где создается. Организационно Распорядительная Документация.

Основная масса создаваемой документации в данной организации приходится на учетно-операционный отдел, отдел по работе с населением и отдел кредитов и вексельного обращения. В учетно-операционном отделе создаются, большей частью, бухгалтерские документы, в отделах по работе с населением и кредитов и вексельного обращения создается как специфическая для этих отделов документация, так и организационно Распорядительная Документация.

В отделе аппарата управления основной объем документов системы ОРД создает Председатель Правления и его заместители. Данные документы призваны обеспечить устойчивую работу всего банка, и его отделов в частности.

Председателем Правления КБ "МЕТКОМБАНК" было принято решение не передавать дела банка на государственное хранение, в связи, с чем и был создан в 1995 году ведомственный архив

Созданный ведомственный архив отвечает всем требованиям, содержащимся в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Оформление всех документов производится на специальных бланках. Документы являются составной частью имиджа предприятия и отсюда следует, что необходимо уделить особое внимание правильному оформлению бланков документов, правильному расположению реквизитов на листе. Нормы и требования создания документов в КБ "МЕТКОМБАНК" определены законодательными актами, ЕГСД, ГСДОУ, стандартами и инструкциями. В КБ "МЕТКОМБАНК" создаются различные виды документов: организационно-распорядительных, бухгалтерских, договорных и т.д.

Определенные требования к текстам документов и их оформлению зафиксированы в утвержденной Председателем Правления инструкция по делопроизводству, и в приложениях к ней, определяющих форму различных документов. Данная инструкция устанавливает требования к организации работы с документами в КБ "МЕТКОМБАНК". Она распространяется на текстовые, графические и иные формы документов КБ "МЕТКОМБАНК".

Деятельность КБ "МЕТКОМБАНК" обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

В КБ "МЕТКОМБАНК" издаются следующие организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, акты, служебные письма, планы и др.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники, инструкцией по делопроизводству устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, формы документов и процесс работы с документами.

Практически все документы, создающиеся в КБ "МЕТКОМБАНК" имеют обязательные реквизиты - элементы официального документа: полное наименование организации, название вида документа, заголовок к тексту, дата, текст, подпись. При необходимости состав реквизитов дополняется.

Например, добавляется наименование структурного подразделения автора документа, регистрационный номер, резолюция, гриф утверждения, отметка о заверении копии, печать, отметка о наличии приложения, адресат, индекс связи, почтовый адрес, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), отметка о поступлении, ссылка на индекс и дату входящего документа.

Бланки документов.

Документы КБ "МЕТКОМБАНК" оформляются на бланках, и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Для изготовления бланков в основном используется два формата листов бумаги А4 (210х297) и А5 (148х210). Большая часть документов данной организации составляется на бумаге форматом А4, с помощью компьютера. Для распоряжений, бухгалтерских документов, служебных записок используются бумага формата А5. Бланки формата А5 также печатаются на компьютере, но не имеют единообразной формы оформления. Гораздо реже используются бланки формата А3 (297х420), предназначенные для бухгалтерских отчетов, лицевых счетов по заработной плате.

Оформление реквизитов документов.

Изображение эмблемы КБ "МЕТКОМБАНК" в связи с выходом нового ГОСТа 6.30-97 может помещаться в соответствии с уставом (положением) об организации как над серединой реквизита "Наименование организации", так и на одном уровне с этим реквизитом (в старом ГОСТе изображение эмблемы было на уровне наименования организации, на левом поле). На практике, эмблема занимает 1-е место, где должен находится герб российской федерации.

По новому ГОСТу в документах должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. В данной организации приведено только сокращенное наименование.

Заголовок к тексту документа не всегда содержит краткое изложение текста, передает его смысл, что также не соответствует требованиям.

Также важно указать на то, что и в старом ГОСТе 6.38-90 и в новом ГОСТе 6.30-97 не допускается в реквизите "Подпись" при подписании документа исполняющим обязанности должностного лица ставить предлог "За", подпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности. Должна быть указана фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия. Данное правило в КБ "МЕТКОМБАНК" не часто, но нарушается.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Подготовка проектов документов.

Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Проект документа визируется начальником структурного подразделения, ответственного за его подготовку, заместителем Председателя правления, курирующим это структурное подразделение, начальниками структурных подразделений, с которыми согласовывается проект, а также юристом. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.

Если проект документа обязательственного характера (договор и др.), то он визируется начальником аудиторского отдела, юрисконсультом, начальником отдела, подготовившего проект договора. Проект документа печатается и предоставляется на подпись в двух экземплярах.

Приказ

Приказ - распорядительный документ, издаваемый Председателем правления банка или лицом, его замещающим. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждения, его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни организации, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников КБ "МЕТКОМБАНК".

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями банка по поручению руководства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны быть разработаны в срок, установленный руководством, в тех случаях, когда такой срок не установлен, но не более, чем в 5-дневный период со дня получения поручения.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующим нормативным документам, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ органов государственной власти и управления, то в констатирующей части указываются полное название этого органа, дата, номер, заголовок документа и передается содержание той его части, которая непосредственно касается КБ "МЕТКОМБАНК". Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словами "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые печатаются от границы левого поля. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, если для исполнения приказа предписаны различные по характеру действия. Однородные действия могут быть перечислены в одном пункте. При составлении приказа необходимо:

- текст формулировать кратко и понятно, чтобы исключить его двоякое толкование,

- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения поручения (пунктов приказа),

- перечисляемые фамилии (при создании комиссий, премировании и т.д.) указывать в алфавитном порядке,

- фамилии, имена, отчества упоминаемых в приказе работников указывать в соответствии с их паспортными данными, указывать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Текст приказа должен соответствовать требованиям нормативных документов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Проект приказа должен быть написан с соблюдением грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Неуместно употребление в приказе такого рода оборотов речи, как "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т.д., однако на практике такие обороты употребляются в приказах довольно часто.

До предоставления на подпись Председателю Правления проект приказа (кроме кадрового) обычно визируется: Первая виза - исполнителя проекта приказа, вторая виза - руководителя соответствующего структурного подразделения, третья виза - руководителей структурных подразделений, которым предписываются этим приказом определенные действия, четвертая виза - заместителя председателя правления банка, курирующего данное направление работы, пятая виза - юрисконсульта.

Проект приказа по кадрам визируется: работником отдела кадров, юрисконсультом, заместителем председателя правления по работе с персоналом.

Визирование приказа производится на последнем листе первого экземпляра. Все замечания и исправления вносятся во второй экземпляр или прилагаются на отдельном листе.

Начальники подразделений, которым предоставляется на согласование проект приказа, должны рассмотреть и завизировать его, как правило, в течение одного дня.

Приложения к приказам подписываются председателем правления банка, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

К проекту приказа прикладывается список на рассылку, который составляется руководителем подразделения, подготовившего проект.

Исполнитель, подготовивший проект приказа, обеспечивает визирование приложений к приказу руководителями структурных подразделений, которые ответственны за его выполнение.

Внесение изменений в текст приказа и в приложения к нему после подписания оформляются соответствующим приказом.

Хранение прилагаемых к приказу служебных записок, объяснений, актов и прочих документов осуществляет секретарь (в последующем - аппарат управления).

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Рассылку приказов в соответствии с приложенным к проекту приказа списком осуществляет Аппарат управления немедленно после подписания, если иное не установлено в приказе.

Распоряжение.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый заместителями председателя правления, руководителями отделов, управлений, а также временно ответственными лицами за какой-либо вид деятельности в целях решения оперативных вопросов работы банка, подразделения.

Обычно распоряжение составляется на бланке формата А4. В реквизитах бланка указывается наименование банка (КБ «МЕТКОМБАНК»), место, где составлен документ (г. Каменск-Уральский), дата и заголовок (РАСПОРЯЖЕНИЕ). Распорядительная часть распоряжения должна начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ", написанного прописными буквами, что не соблюдается в данной организации.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Инструкция.

Инструкция - правовой акт, издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (ее подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности банка.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Протокол

Протокол - организационо-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как "документ с записью всего происходящего на заседании, собрании".

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии, инициалы председателя, секретаря и присутствующих на совещании (заседании), повестка дня. В зависимости от количества присутствующих на совещании (заседании) их фамилии или заносятся в протокол, или записываются в отдельный список, который прилагается к протоколу. В этом случае во вводной части протокола указывается лишь количество присутствующих.

В основной части записываются разделы, соответствующие вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ - РЕШИЛИ.

Текст решения строится по образцу текста приказа и прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы заседаний комитетов подписываются членами данных комитетов.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к нему прилагаются тексты докладов и выступлений.

Письмо.

Письмо печатается на стандартном бланке КБ "МЕТКОМБАНК" и не должно превышать двух страниц. Текст письма должен быть лаконичным, логичным и корректным по форме. Перед текстом письма указывается краткое содержание вопроса, написанное одной фразой (заголовок).

На подготовленном письме в левом нижнем углу листа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Содержание письма должно иметь следующую структуру:

-основание возникновения документа,

-изложение существа вопроса,

-просьба, ответ или предложение с указанием в необходимых случаях срока исполнения.

При составлении писем составители обычно придерживаются единообразия, при этом стараются максимально использовать типовые тексты, сокращающие время составления корреспонденции.

Заголовок письма, помещаемый слева под штампом, должен отвечать на вопрос "о чем". Например, "Об изменении..." "О предоставлении..." и т.д.

Письма адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Адресование письма в организацию и ее структурное подразделение производится в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами и инструкцией по делопроизводству КБ "МЕТКОМБАНК" и в соответствии с ГОСТ 6.38-97.

Факс.

Документы, предназначенные для отправки по факсу подлежат такому же оформлению, что и письма.

Входящие и исходящие документы, прошедшие по любому факсу, имеющемуся в банке, подлежат регистрации в структурных подразделениях в специальном журнале.

Телефонограмма.

Срочные служебные сообщения или распоряжения передаются телефонограммой, при этом указывается:

-адресат,

-текст сообщения,

-должность и фамилия лица, подписывающего телефонограмму,

-дата и время передачи,

-фамилия передающего и принявшего телефонограмму,

-номера телефонов передающей и принимающей организации.

План

План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма плана, как правило, табличная. Элементами таблицы являются:

-наименование мероприятия,

-исполнитель,

-срок исполнения,

-примечание или отметка об исполнении.

Каждый из перечисленных реквизитов может в свою очередь распадаться на составные части.

Мероприятия должны располагаться поэтапно, с выделением работ и сроков их исполнения для каждого исполнителя, за исключением случаев, когда несколько исполнителей выполняют одинаковую работу.

План работы или мероприятий подписывается должностным лицом, ответственным за их выполнение и утверждается вышестоящим руководителем. План вступает в действие с момента его утверждения.

Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В формуляр акта входят следующие реквизиты:

-дата,

-место составления,

-заголовок к тексту,

-текст,

-подписи.

Акт должен составляться комиссией не менее трех человек и обязан отражать существующие или существовавшие события, факты.

В заголовке текста пишется название или краткое содержание актируемого факта или события. Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть должна строиться по следующей схеме:

-основание,

-состав комиссии,

-присутствовали,

-текст.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и характер проведения работы, фиксируются установленные факты.

Акт может иметь заключительную часть, которая содержит решение, выводы или заключение.

Акт подписывается председателем и членами комиссии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и дается отдельным приложением к акту.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого факта или события.

Служебная записка.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю банка, структурного подразделения, содержащий изложение каких-либо фактов и событий, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна содержать подпись автора и дату ее составления.

Текст служебной записки состоит из двух основных частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием к написанию записки, вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных мерах, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять должностному лицу в связи с изложенными фактами.

Регистрация служебных записок производится в специальном журнале в Аппарате управления.

Доверенность.

Доверенность - документ, уполномочивающий какое-либо лицо осуществлять представление интересов КБ "МЕТКОМБАНК" перед другими лицами. Доверенности могут быть разовыми или со сроком действия до 3-х лет. Если срок доверенности не указан, то она действительна в течение одного года с момента ее подписания.

Регистрация и хранение вторых экземпляров всех доверенностей, выдаваемых от имени КБ "МЕТКОМБАНК" кроме доверенностей на получение товаре - материальных ценностей осуществляется юридическим отделом.

Доверенность, на которой не указана дата выдачи и регистрационный номер, считается недействительной.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также третьих лиц, для которых была предоставлена доверенность.

Подписание доверенности осуществляется только Председателем Правления банка или лицом, его замещающим. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается главным бухгалтером.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и дальнейшей передачи законченных дел в архив. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Она является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатура должна быть составлена в каждой организации, на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел была создана в организации специалистами, ответственными за работу с документами, при содействии секретаря-референта и работника архива.

До настоящего времени при составлении номенклатуры дел (сводной) Аппарат управления руководствовался рядом нормативных документов. Номенклатура дел банка утверждена Председателем Правления банка.

При составлении номенклатуры дел составители руководствовались Уставом банка, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов Центрального Банка России и типового с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел банка за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в банке, их виды и состав.

В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки, отражающие все документируемые участки работы банка. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Названиями разделов номенклатуры дел КБ "МЕТКОМБАНК" являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первым разделом номенклатуры является Аппарат управления, ему присвоен индекс "01". Другие структурные подразделения располагаются после Аппарата управления по степени значимости: учетно-операционный отдел - 02, отдел кредитов и вексельного обращения - 03, отдел по работе с населением - 04, юридический отдел - 05, Вычислительный центр - 06, архив - 07.

После утверждения номенклатуры дел банка его структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Графы номенклатуры дел банка, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в банке цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05-05, где 05 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый помер за головка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел присваиваются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих директивные указания правительства России, Центрального банка России, правительства области, нормативные документы ГУ ЦБ РФ по Свердловской области, решения Собрания акционеров, приказы Председателя правления банка, решения правления банка. В конце номенклатуры содержатся дела, содержащие переписку с организациями, регистрационные журналы.

Заголовок дела в номенклатуре дел КБ "МЕТКОМБАНК" четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям правления и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения; краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела. Например, Переписка КБ "МЕТКОМБАНК" с АО "Золото Платина Банк" в г. Екатеринбурге по допросам кредитования.

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Например, Переписка КБ "МЕТКОМБАНК" с ГУ ЦБ РФ по Свердловской области по вопросам кредитования за 1994-1995 гг.;

указание на количество копий документов дела (если в деле подшиты копии). Например, Копии приказов по основной деятельности КБ "МЕТКОМБАНК".

В графе 3 «Количество томов» указывается количество томов данного дела заведенного в процессе работы. Данная графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения» по перечням документов с указанием сроков хранения» определяется срок хранения документов со ссылкой на соответствующую статью перечня Центрального банка России или Типовому перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

Глава 2. Организация работы с документами КБ "МЕТКОМБАНК"

Порядок обработки и регистрация входящих документов.

Документы, поступившие в банк, проходят первичную обработку, т.е. из общей корреспонденции секретарем-референтом отбираются чисто бухгалтерские документы, а весь остальной массив документов после регистрации секретарем-референтом передается на рассмотрение руководству или исполнителям.

Все конверты и бандероли, за исключением адресованных "лично", вскрываются.

Конверты от поступивших документов обычно уничтожаются. Не уничтожаются конверты в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки, а также при поступлении документов с пометкой "лично".

Прием телеграфной корреспонденции производится секретарем-референтом под расписку с проставлением даты и времени приема.

Телеграммы, полученные по телеграфу, передаются в Аппарат управления, где и регистрируются в специальном журнале.

Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня. Документы, адресованные банку, Председателю правления, его заместителям, также передаются для регистрации секретарем в Аппарат управления. Документы, адресованные структурным подразделениям банка или должностным лицам подразделений, передаются после регистрации непосредственно в эти структурные подразделения под расписку.

Телефонограммы для Председателя Правления банка, его заместителей, руководителей структурных подразделений принимаются секретарем-референтом. Принятые телефонограммы регистрируются и передаются для ознакомления руководству.

Предварительное рассмотрение документов проводится в Аппарате управления с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций.

Все документы проходят предварительное рассмотрение, оно осуществляется Председателем Правления КБ "МЕТКОМБАНК".

На рассмотрение руководства передаются все документы, как полученные от органов государственной власти, местного самоуправления, Центрального Банка Российской Федерации, Главного управления ЦБ РФ по Свердловской области, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности банка, требующим решения руководства, так и от других организаций. После ознакомления с документами Председателя правления они направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.

Первичная обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Аппарат управления. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им одновременно в копиях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в банке, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы). Регистрации не подлежат:

-сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня,

-поздравительные открытки, пригласительные билеты,

-печатные издания/книги, журналы, справочники и т.п.,

-учебные планы, программы;

-рекламные плакаты, проспекты;

-формы статистической отчетности;

- прайс-листы.

Полный перечень реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата и индекс документа, дата поступления в КБ "МЕТКОМБАНК", индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело. В данной организации используются не все реквизиты.

Структурные подразделения банка периодически в течение дня получают корреспонденцию от секретаря. Срочная корреспонденция доставляется немедленно. Передача документов производится под роспись с обязательной отметкой в журнале регистрации.

При утере документа выясняются все причины и обстоятельства случившегося факта, и если поиск не дал положительных результатов, то он списывается по служебной записке за подписью руководителя структурного подразделения на имя Председателя Правления банка, который и определяет меру ответственности исполнителей.

Порядок обработки и регистрации исходящих документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в банк документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.

Целью регистрации документов является ввод в справочно-поисковую систему предприятия исходных данных о документах для обеспечения учета документов, их поиска, справочной работы и контроля исполнения, дальнейшего использования.

Исходящие документы, подготовленные на подпись, соответствующим образом правильно оформляются, если надо, то подготавливаются необходимые приложения и ставятся соответствующие визы. К ним прикладываются материалы, на основании которых готовился документ. Передача подготовленных на подпись документов производится: Председателю Правления банка, заместителям Председателя Правления банка и руководителям структурных подразделений - через секретаря Аппарата управления.

Подписанный документ регистрируется в Аппарате управления. Все создаваемые в банке документы регистрируются в обязательном порядке. Регистрация создаваемых в банке документов означает получение документом полной юридической силы. В Аппарате управления также регистрируются приказы, распоряжения, протоколы Совета директоров, заседаний правления, протоколы совещаний у руководителей банка, нормативно - распорядительные документы.

Внутренним документам (приказам, распоряжениям, протоколам, нормативно-распорядительным документам) присваиваются порядковые номера по каждому виду документа отдельно.

Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. Записывается: дата регистрации, порядковый номер документа, адресат, содержание (заголовок) документа, фамилия лица, подготовившего документ.

Документы сдаются на отправку и отправляются курьером в тот же день, а срочные - немедленно. Передача документов на отправку без регистрации не допускается. Документы, предназначенные для отправки, принимаются курьером полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Необходимость отправки документов заказной почтой определяется исполнителем. Перед заклейкой конвертов курьер обязан поставить номера вложений на конвертах, проверить наличие всех вложений, правильность и точность написанного адреса.

Документы, отправляемые с нарочным, сдаются адресату под расписку на копии документа.

При анализе журнального метода регистрации документов в КБ "МЕТКОМБАНК", был обнаружен существенный недостаток. Ни в одном из журналов нет графы об исполнении документа.

Данная графа позволяет отследить, когда был получен ответ на запрос (в журнале исходящей корреспонденции) или когда был отправлен ответ на присланный запрос (в журнале исходящей корреспонденции).

Из-за отсутствия графы об исполнении документа фактически нельзя отследить, когда был исполнен документ, вследствие чего усложняется обеспечение службы делопроизводства.

Организация и подсчет объема документооборота.

Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований:

* прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

* избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

* обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

* единообразие маршрута движения документов и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

В документообороте различают три потока документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Подсчет документооборота может производиться по структурным подразделениям, за единицу подсчета принимается сам документ без учета копий. Результаты учета объема документооборота обобщаются Аппаратом управления и представляются руководству банка для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналу работ. По нему определяют расход бумаги и затраты времени на обработку документов.

Поступающие документы и создающиеся в банке (отделе) подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные и др. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов осуществляется следующими работниками Аппарата управления: Секретарем референтом - решения заседаний совета директоров, правления, совещаний, приказы по основной деятельности, документы из государственных органов, органов местного самоуправления , заместителем Председателя Правления банка, самим Председателем Правления, а также может осуществляться ответственным лицом, назначенным Председателем Правления КБ "МЕТКОМБАНК".

На документах, взятых на контроль, на левом поле на уровне заголовка ставится знак "К", дата исполнения выделяется маркером или красной ручкой. Также заполняется контрольная карточка.

Контрольная карточка имеет размер 200х 155мм и содержит следующие реквизиты: корреспондент, входящий номер и дата получения документа, наименование, дата и номер документа, срок исполнения, краткое содержание, резолюция руководства, дата передачи на исполнение, фамилия исполнителя, что поручено, отметка об исполнении.

Контрольная карточка заполняется машинописным или рукописным способом в 2-х экземплярах. Один экземпляр выдается руководителю или лицу, ответственному за контроль в структурном подразделении, другой остается в картотеке Аппарата управления. В разделе "Отметка об исполнении" указывается исходящий номер и дата отправления ответного документа или, если не требуется письменный ответ, краткая информация о выполнении поручения за подписью руководителя структурного подразделения.

В КБ "МЕТКОМБАНК" используется смешанная система организации делопроизводства, где часть операций децентрализована, а другая - централизована. Централизуются, главным образом, операции с корреспонденцией: прием-отправка, размножение, контроль за исполнением документов.

Операции по исполнению служебных документов, их оформление производятся в структурных подразделениях КБ "МЕТКОМБАНК".

После исполнения документа карточки уничтожаются, что не способствует улучшению делопроизводства. Так как через некоторое время нельзя будет точно узнать, когда же был исполнен документ.