Сроки исполнения документов

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в резолюции руководителя или в тексте документа.

Анализ существующей системы документационного обеспечения управления в КБ "МЕТКОМБАНК" вскрыл ряд существенных недостатков и показал, что работа управления сегодня испытывает трудности из-за неспособности традиционных способов ведения делопроизводства упорядочить постоянно возрастающий поток информации и привести качество его обработки в соответствие с основными нормативами и задачами, решаемыми банком.

Проблема совершенствования документооборота остается одной из наиболее актуальных в современном документоведении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе которого и совершается оборот документов (информации). С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в ДОУ.

Сегодня можно выделить 2 группы методов по совершенствованию документооборота, получившие распространение среди исследователей:

1. Совершенствование технологии документооборота.

2. Сокращение объема документооборота.

В первом случае внимание уделяется процедурам подготовки и оформления документов, улучшению работы по их доставке, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного распределения.

Второй ориентирован на сокращение планово-отчетной документации. Некоторые авторы (Илюшенко, Сокова) связывают совершенствование документооборота с внедрением средств автоматизации. Однако мировой опыт внедрения ЭВМ в управление показывает, что автоматизация эффективна лишь там, где сама система организована достаточно оптимально.

На основе проведенного анализа документооборота выявлено, что одной из существенных проблем документооборота КБ "МЕТКОМБАНК" является отслеживание факта передачи документа из одного отдела в другой. В данной организации такого учета никогда не производится.

Для проведения экспертизы руководители структурных подразделений, либо уполномоченные ими сотрудники, предъявляют документы непосредственно в юридический отдел с устными указаниями о требуемых от юристов действиях.

Документы должны передаваться работником банка непосредственно юристу, под расписку с письменными указаниями о требуемых действиях. Юрист после приема документов от работника банка должен расписаться в книге регистрации, указывая дату приемки документов.

После проведения правовой экспертизы документы должны передаваться обратно в отдел.

О возврате документов работник отдела должен сделать отметку в книге регистрации с указанием даты возврата. Представитель юридического отдела, возвращающий в Аппарат управления документы, обязан расписаться в книге регистрации документов.

Данный порядок не был урегулирован, ни какими документами, а значит, никогда не выполнялся. Документы передаются из отделе в отдел без отметок о получении, что не дает возможность точно отследить на какой стадии разработки находится документ, а значит невозможно узнать, когда документ будет исполнен.

Предлагается для осуществления отслеживания факта передачи документов из отдела в отдел - создать специальные журналы регистрации передачи документов.

Следующий момент, на который автор обращает внимание - это необходимость установления в КБ "МЕТКОМБАНК" порядка и сроков рассмотрения хозяйственных договоров, других документов обязательственного характера. Данный порядок позволит более точно и стабильно работать банку с клиентами и не создавать лишнего ажиотажа в отделах при повседневной работе.

Предлагается ввести следующие сроки рассмотрения дел в юридическом отделе, основанные на анализе сроков предоставления документов в других банках.

Сроки проведения экспертизы.

Юридический отдел КБ "МЕТКОМБАНК" обязан рассматривать предъявленные документы в следующие сроки:

В условиях всеобщей компьютеризации и соединении персональных компьютеров в локальные сети можно ввести всю информацию по архиву в компьютер. Данную информацию может, будет тогда использовать не только архивариус, но и все сотрудники данной организации.

Это позволит существенно расширить информационное обеспечение организации состоянием, местонахождением, документов сданных в архив. В данное ведение дел также можно будет включить возможность заказа дел из архива, возможность анализа надобности тех или иных дел и документов.

Данное усовершенствование можно применить и к работе секретаря-референта, к регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. Это нововведение повысит информированность сотрудников данной организации о находящихся в работе документах.

От предлагаемых делопроизводственных преобразований перейдем к целесообразности и необходимости обучения более углубленной работе в банке, уже опробованной на практике сотрудниками банка и другими организациями и положительно себя зарекомендовавшей, программы Microsoft Office - 97. Описание этой программы приводится в данной дипломной работе.

Самым новейшим достижением в области реорганизации делопроизводства является переход на безбумажное делопроизводство, при помощи работы в Microsoft Office - 97. Именно на работе в этой системе хотелось бы остановиться более подробно.

Microsoft Office - 97 для Windows 95 - набор мощных приложений, специально разработанных для совместного использования, позволяет сосредоточить внимание пользователя на наиболее важных аспектах работы: быстрой и эффективной обработке и совместном использовании данных. Создает любые документы, необходимые для организации, анализа и совместного использования данных наиболее эффективным образом.

Набор используемых приложений определяется характером поставленной задачи, при этом, допустимы любые их сочетания. Существуют следующие приложения:

Microsoft Word - программа создания текстовых документов. Позволяет создать договор, письмо, служебную записку, отчет, рекламный проспект и любой другой документ. Как правило, пользователю не приходится начинать с нуля - большую часть работы выполняют мастера и шаблоны.

Microsoft Excel - программа создания электронных таблиц. Позволяет использовать электронные таблицы, диаграммы и карты для анализа и представления числовых данных, подготовить финансовый отчет, составить прогноз деятельности предприятия на будущий год, а также принять оптимальное решение, рассмотрев несколько возможных вариантов.

Microsoft Access - программа для создания баз данных. Обеспечивает учет клиентов, заказов и других данных, быстрый поиск нужных сведений и представление результатов в виде профессиональных отчетов.

Microsoft Power Point - программа для созданий презентаций. Позволяет подготовить высококачественный доклад, иллюстрированный слайдами. Для привлечения внимания аудитории можно использовать фотографии, диаграммы, звуковое сопровождение и прочие возможности мультимедиа.

Microsoft Outlook - программа, заменяющая записную книжку. Служит для планирования рабочего дня. При назначении личных и деловых встреч можно использовать расписание встреч, для учета текущих дел - электронный список задач, а для хранения сведений о лицах, с которыми поддерживаются деловые и личные связи, - список контактных лиц.

Microsoft Binder - программа подшивки электронных документов. Позволяет документы, созданные в других редакторах Microsoft Office - 97, отвечающих одной, заданной теме, объединить вместе в одну подшивку.

Microsoft Photo Editor - программа просмотра графических рисунков. Позволяет ввести со сканера графический рисунок, его отредактировать и сохранить в приемлемом для редакторов Microsoft Office - 97 формате.

Microsoft Office обеспечивает несколько способов эффективного объединения данных из разных приложений, входящих в его состав. Например, как через Binder, так и через свойства самих программ Microsoft Office - 97. Данные и диаграммы из книги Microsoft Excel можно поместить в отчет о продажах акций, подготовленный в Microsoft Word, а затем разослать своим клиентам, используя адреса, хранящиеся в базе данных Microsoft Access.

Как правило, интересы пользователя не ограничиваются созданием своих документов и обработкой своих данных; не менее важной задачей является организация обмена данными и документами со своими коллегами и клиентами. Члены рабочих групп могут совместно рецензировать документы, просматривать презентации и работать с общими базами данных. Документы могут быть разосланы другим пользователям по электронной почте (в том числе по определенному маршруту) или помещены в общие сетевые папки.

Пользователь может разослать подготовленный им документ в Microsoft Word или Microsoft Excel членам своей рабочей группы по электронной почте и получить от них рецензии, не печатая документ.

При этом некоторым членам рабочей группы разрешается вносить замечания непосредственно в документ (в режиме записи исправлений), а другим - только добавлять примечания. Способ внесения замечаний в документ определяется его создателем.

Автор отправляет документ рецензентам по определенному маршруту.

Рядовой пользователь просматривает окончательную копию документа на экране.

Microsoft Excel предоставляет возможность работы с общими книгами, в заполнении, проверке и обновлении которых участвуют одновременно несколько пользователей. При этом каждому участнику доступна самая последняя версия данных.

Изменения, внесенные разными пользователями, объединяются автоматически при каждом сохранении общей книги.

При наличии Microsoft Office и системы электронной почты нетрудно разослать документы своим коллегам и получить отзывы от них. Кроме того, Word удобно использовать для составления и оформления сообщений электронной почты.

Пользователи могут обмениваться документами друг с другом по сети.

Существует три способа обмена электронными документами. Отправка документа. Этот способ удобен для быстрой рассылки документов и получения отзывов на них при наличии конечного списка рецензентов.

Отправка документа по маршруту. Этот способ следует выбрать в том случае, если на рецензирование отведено больше времени, список рецензентов короче и, кроме того, требуется, чтобы каждый рецензент просмотрел замечания всех предыдущих.

Отправка документов в общую папку. Этот способ наиболее эффективен для массовой рассылки документа, например информационного бюллетеня о достижениях фирмы, или в том случае, если заранее неизвестен круг лиц, которые прочтут этот документ.

Для быстрого создания красиво оформленных различных документов используются специальные шаблоны. Шаблоны - это предварительно разработанные документы, в которые достаточно ввести недостающие данные.

Новые профессионально оформленные шаблоны помогают быстро выполнить учет доходов и расходов, финансовый анализ и многое другое.

Шаблоны используются и для разработки электронных форм, позволяющих выполнить сбор данных от разных пользователей и занести их в базу данных. Существует возможность использовать базы данных для сбора, хранения и обработки данных, введенных в Microsoft Excel. Мастер шаблонов преобразует книгу в электронный шаблон (форму) и обязывает ее с указанной пользователем базой "данных. При каждом сохранении заполненной формы как отдельной книги ее содержимое автоматически заносится в базу данных. После этого становятся доступными такие мощные средства обработки данных, как отчеты, запросы.

Создание делового письма. Если Вы не знаете, как приступить к созданию письма, или у Вас просто нет времени на написание писем, можно использовать мастер писем или шаблоны писем для быстрого создания делового письма и конверта к нему.

Автор может выбрать один из трех профессионально разработанных стилей писем.

Для печати писем можно использовать обычную бумагу или фирменные бланки. После завершения работы с мастером писем можно использовать Microsoft Word для поиска орфографических ошибок и опечаток, подбора правильных слов и создания списков.

Служебная записка. Считается, что служебная записка является наиболее часто используемым типом делового документа, поэтому быстрому созданию хорошо оформленной записки придается большое значение.

Мастер записок Microsoft Word поможет быстро и без особых усилий создать служебную записку профессионального качества. И поскольку разработка макета страницы возлагается на мастера, автор может полностью сосредоточиться на составлении сообщения. Автору предлагается выбрать один из трех профессионально разработанных стилей записок.

Создание титульной страницы факсимильного сообщения. Мастер факсов поможет быстро и без особых усилий создать титульную страницу факсимильного сообщения.

Автору предлагается выбрать один из трех профессионально разработанных стилей титульных страниц и ввести недостающие данные. Кроме того, можно использовать шаблоны факсов.

Также можно самому создать бланк организации, ввести его в шаблоны и создавать документы на основе шаблонов с бланком организации. Word позволяет быстро и качественно создать фирменный бланк профессионального качества для любой организации организации.

Проще всего разработать фирменный бланк на основе одного из трех стандартных шаблонов писем, содержащих готовый макет и образцы текста, а также автоматически обновляемые номера страниц и дату. При желании можно разработать отличный макет для второй страницы, добавив подложку и создать конверт.

Используя различные приложения можно также создать информационный бюллетень, рекламный листок, бизнес-план и многое другое.

Как правило, документ, созданный с помощью мастера или на основе стандартного шаблона, уже достаточно хорошо оформлен. Тем не менее, при желании пользователя всегда можно улучшить его.

Время от времени возникает необходимость разослать большое количество писем, содержащих рекламу услуг, уведомления клиентам и акционерам, счета и т.п. Времени на написание каждого письма каждому лицу, как всегда не хватает, однако безличные письма с обращениями типа "Уважаемый клиент!" давно устарели.

Разрешить сложившуюся ситуацию поможет Microsoft Word. На подготовку и печать составных писем и соответствующих им почтовых наклеек требуется всего одна минута. Для этого сначала создается бланк письма, содержащий текст, общий для всех писем. В него не включаются фамилии и адреса - они будут добавлены автоматически из списка рассылки.

Кроме того Microsoft Word обладает полным набором встроенных средств, необходимых для быстрого создания юридического документа, в том числе контракта и должностной инструкции

В процессе работы сотрудникам банка приходится обрабатывать большое количество цифровой информации, в этом может помочь Microsoft Access. Он позволяет предоставить числовые данные графически, разместив диаграмму в форме или отчете базы данных. Диаграммы не только являются альтернативным способом представления данных, но и позволяют взглянуть на них под другим углом. Проще всего создать диаграмму с помощью мастера диаграмм.

Организация собрания всегда требует большого количества телефонных звонков, сопровождающихся постоянным переносом времени его начала. При пользовании Microsoft Outlook эта задача значительно упрощается.

Microsoft Outlook позволяет проанализировать существующие расписания коллег и выбрать время, удобное всем участникам, а затем разослать приглашения. Участники не забудут о собрании, поскольку Microsoft Outlook автоматически введет сведения о нем в расписания встреч участников, принявших приглашение. Так же Microsoft Outlook можно использовать в роли универсальной записной книжки с адресами, телефонами и т.п. клиентов, а также дополнительной информацией по ним.

Заключение

Вся управленческая деятельность тесно связана с работой с документами, т.к. для принятия любого управленческого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает, в том числе и документ. Документ является объектом труда в сфере управления. Поэтому совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности управленческого труда.

Совершенствование ДОУ нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата. И наоборот, методы и стиль работы невозможно улучшить без совершенствования организации документов.

Сокращение объемов документооборота и наведение порядка в документированные процессы управления - сложный и взаимосвязанный процесс. Сегодняшний день в управлении характеризуется, прежде всего, тем, что сочетаются на практике традиционные способы ведения делопроизводства и применение новых технологий и средств вычислительной техники, которые существенно сокращают трудоемкость работ.

С внедрением персональных компьютеров в сферу управления стало возможным говорить о радикальном изменении процессов документационного обеспечении управления. Использование персональных компьютеров полностью меняет не только технологические цепочки, но и всю философию ДОУ, т.к. осуществив, полную компьютеризацию деятельности банка мы обеспечили возможность свободного доступа для каждого сотрудника не только к внутрибанковской информации, но и к документам огромного числа организаций-клиентов и партнеров банка, уже работающих в компьютерных сетях.

Для значительной части документов, подготовка которых осуществляется с помощью компьютеров, сегодня сложно определить принадлежность т.к. готовятся они одновременно несколькими специалистами из разных организаций - правительственных, банковско-финансовых, производственных, некоммерческих общественных и являются документами коллективного пользования.

Здесь необходимо помнить, что одной из главных причин неэффективности АСУ, спроектированных в нашей стране в 60-х годах, является фрагментарность информационного обеспечения, которое затрудняет целостное восприятие организационной системы и процессов управления, а порой делают вообще невозможной интерпретацию полученных руководителем информационных сообщений или рекомендаций по принятию решений (с учетом времени на расшифровку данных).

С внедрением компьютеров и объединением их в локальные и глобальные компьютерные сети управление перестает сводиться только к движению информационных потоков, к процессам восприятия, хранения и переработки информации. Возможность постоянного взаимодействия людей между собой вне зависимости от официально принятой организационной структуры и прямо на своих рабочих местах - обеспечивает резкое повышение сложности и качества выполнения работ.

С целью определения эффективности организации труда людей, занятых в процессе работы с документами и возможности компьютеризации ДОУ на основе, имеющейся в банке компьютерной сети был проведен анализ всей системы документационного обеспечения управления.

В ходе анализа на первом этапе работы был выявлен ряд принципиальных недостатков, ликвидация которых необходима для дальнейшего совершенствования системы ДОУ КБ "МЕТКОМБАНК", а именно:

Отсутствие в журналах регистрации движения документов графы об исполнении документов

Несоблюдение порядка передачи и предъявления документов из одного отдела в другой для проведения необходимых работ с ними.

Отсутствие порядка и сроков рассмотрения хозяйственных и других договоров в юридическом отделе.

Не использование архивом и службой делопроизводства новых, современных компьютерных технологий.

Отсутствие у большинства персонала данной организации необходимых, глубоких знаний по программному обеспечению, позволяющему создавать любую документацию.

В порядке рекомендаций по совершенствованию процессов делопроизводства в работе руководству банка предложено:

Для осуществления отслеживания факта передачи документов из отдела в отдел - создать специальные журналы регистрации передачи документов.

Ввести в данные журналы графу об исполнении документов.

Установить порядок и сроки рассмотрения хозяйственных и других договоров в юридическом отделе.

В связи с тем, что в КБ "МЕТКОМБАНК" все рабочие места автоматизированы и замкнуты в единую локальную внутрибанковскую сеть, организовать специальные базы данных, позволяющие любому сотруднику использовать их:

а. для заказа, отслеживания документов находящихся в архиве данной организации,

б. для отслеживания состояния выполнения, местонахождения документов находящихся в делопроизводстве организации по журналам регистрации договоров.

в. для заполнения информацией специально заготовленные пустые формы документов разных видов, с последующей их автоматической рассылкой в соответствующие файлы хранения.

Провести всеобщие занятия с персоналом организации для получения необходимых, глубоких знаний по программному обеспечению, позволяющему создавать любую документацию.

Изучение и анализ существующей системы службы документационного обеспечения управления в КБ "МЕТКОМБАНК" дали возможность выработать эти предложения, направленные на повышение производительности труда работников этой службы, культуры ДОУ, снижения его себестоимости, ускорение и упорядочение документооборота и внедрения новых перспективных электронных технологий.

Конечной целью рационализации документационного обеспечения управления должен быть интенсивный переход от локальной автоматизации единичных процессов делопроизводства к автоматизации всего комплекса операций по обработке управленческой документации в целом: регистрация (учет) документов, справочной, контрольной и поисковой работы, хранения документов, процессов составления документов и другое.

На этой основе становится реальным практическое осуществление концепции автоматизированного информационного обеспечения и, следовательно, качественного изменения технологии труда работников аппарата управления банка.

Источники и литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М.: ВНИИДАД, 1991.

2. Единая государственная система делопроизводства (основные положения).- М, 1974.

3. Единая государственная система делопроизводства: Справ. Пособие. - М.: Экономика, 1991.270с.

4. Банковская система России. Настольная книга банкира. Книга I. - М., 1995

5. Государственная система документационного обеспечения управления: общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

6. ГОСТ 6.30-97 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов. 1997.

7. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов. 1990.

8. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документы. Система ОРД - М.: Издательство стандартов. 1990.

9. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

10. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М: Главархив СССР, 1989. 268 с.

12. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы. - М. 1995.110 с.. документ управленческий компьютер

13. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996. 73 с.

Размещено на Allbest.ru