Класифікатор управлінських форм документів як видання (на прикладі ВАТ "ГороденкаАВТО")

АНОТАЦІЯ

У дипломній роботі розглянуто Класифікатор управлінських форм документів як перелік дозволених до застосування, необхідних і достатніх для реалізації функцій та завдань управлінської діяльності, з характеристикою їхнього юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження їх на підприємстві (на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»). Охарактеризовано напрями уніфікації управлінських документів, з'ясовано методологію та методику раціоналізації діловодства. У дипломній роботі здійснено аналіз використання класифікатора управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАВТО» та запропоновано шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у даному товаристві.

Ключові слова: класифікатор, уніфікація, управлінська документація, діловодство.

ABSTRACT

In this diploma paper the classifier of managerial document forms as a list of certified for applying form documents is considered, which are required and sufficient for realization of functions and assignments of managerial activity, with the characteristics of their legal status, main stages of preparation and passing them as an example at open joint stock company “GorodenkaAvto”. The directions of unification of managerial documents are characterized, methodology and methods of rationalization paperwork are studied out. In the thesis the usage of classifier of managerial documentation is analyzed, given as an example open joint stock company “GorodenkaAvto” and the ways of improvement of managing the documentation in given stock company are introduced.

Keywords: classifier, unification, managerial documentation, clerical work.

Зміст

вступ

розділ 1 Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні

1.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства

1.2 Напрями уніфікації управлінських документів

1.3 Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів

1.4 Класифікатор управлінських форм документів

розділ 2 Практичне застосування Класифікатор управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»

2.1 Організаційна структура ВАТ «ГороденкаАвто»

2.2 Класифікатор управлінських форм документів як шлях оптимізації документообігу на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»

вИСНОВКИ

Список використаних джерел

ДодаткИ

ВСТУП

Актуальність дослідження. Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів, встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним іх головних напрямів удосконалення і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

З огляду на це важливою є необхідність усвідомлення того, що процеси управління повинні базуватися на раціонально організованій інформаційній базі, яка в наш час репрезентована переважно у формі документа. Активне впровадження в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій висуває завдання створення технічно і програмно сумісних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. У свою чергу реалізація цього завдання вимагає створення єдиних, співставлюваних, уніфікованих систем документації, пристосованих до автоматизованого оброблення. Створення систем документації -- проблема багатоаспектна. Одним з таких аспектів є класифікація документів.

Класифікація документів - необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Науково-теоретичне і прикладне значення класифікації управлінських документів важко переоцінити. Адже побудова ієрархії управлінських документів, запровадження їх єдиної номенклатури дозволяє розібратися в існуючому розмаїтті документних форм і підійти до вирішення практичних питань удосконалення управлінського документаційного господарства на науковій основі, створити необхідні засади для здійснення ефективних прикладних розробок, спрямованих на вироблення та застосування оптимальних правил документування та організації роботи з документами.

Уніфікація управлінських документів розглядається нині як організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності застосування документів у сфері управління соціальними системами.

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів - лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

Класифікацією є одним із методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально-комунікаційної діяльності.

Особливості функціонування «ВАТ Городенка АВТО» полягає насамперед у широкому застосуванні комп'ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі відкритого акціонерного товариства та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити чай на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення: ознака, за якою проводять ділення, називається ознакою ділення; основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов'язані з їх змістом; ділення на класи має здійснюватися за певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення; ділення має здійснюватися безпрерервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності; члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів; у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об'єктів, що класифікується. З іншого боку, для всіх без винятку об'єктів мають бути оформлені класи, до яких можно було б зарахувати будь-який з об'єктів класифікації.

Мета дослідження - запропонувати шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у ВАТ «ГороденкаАВТО».

Джерельну базу дослідження становлять Конституція України, нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також профільних навчальних посібників.

Рівень теоретичної розробки проблеми. Увага дослідників в галузі управлінської документації знайшла своє відображення в працях таких дослідників Т. М. Бондирєва, А. Н. Віденко, М. І. Басаков, А. С. Головач Л. Бездрапко В.В.,О. В. Сардак, М. В. Кірсанова, М. І. Молдованок, Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха А. П. Коваль, Л. В. Балабанові, О. В. Сардак, М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. Н. Кузнєцова, А.Б.Фельзер, М. О. Міссерман, О. Загорецька, О. Олійник та багато інших.

Поставлена мета передбачається розв'язання наступних завдань:

? з'ясувати методологія та методику раціоналізації діловодства;

? виявити напрями уніфікації управлінських документів;

? охарактеризувати уніфікацію як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів;

? описати організаційну структуру ВАТ «ГороденкаАВТО»;

? проаналізувати використання класифікатора управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАВТО»;

? запропонувати шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у ВАТ «ГороденкаАВТО».

Об'єктом дослідження є Класифікатор управлінських форм документів відкритого акціонерного товариства «ГороденкаАВТО».

Предметом дослідження - управлінська документація ВАТ «ГороденкаАВТО».

Специфіка даного дослідження полягає у застосуванні різнорівневих методів дослідження:

- поняттєвого аналізу;

- системного підходу;

- хронологічний;

- статистичного аналізу;

- аналітичного аналізу;

Практична значущість. Результати дипломної роботи мають практичне значення. Висновки, пропозиції, що містяться у роботі щодо основних напрямів здійсненого дослідження, можуть бути використані і застосовані у практичній діяльності ВАТ «ГороденкаАВТО».

Структура дипломної роботи. Диплом складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел (60 позицій), а також додатків.

Розділ 1 Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні

1.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства як наукова проблема

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб. А це, у свою чергу, позитивно впливає на процес управління в цілому.

Розроблення уніфікованих форм базується на початковому дослідженні, упродовж якого було сформовано об'єкт уніфікації - вихідний масив документів відповідно до функцій управління і завдань (згідно з Класифікатором документів та форм тощо). Логічним продовженням цієї роботи є:

? аналіз документів та узагальнення результату аналізу;

? створення шаблонів уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.

Водночас із заповненням Карт документів формують комплекси взірців (оптимальною є кількість із 3-5 форм) кожного виду номіналу документа, які надалі використовують для формування Альбому форм [7, c. 10].

Розробка уніфікованих текстів є найвищим рівнем уніфікації і водночас однією зі складових упровадження уніфікованих форм документів (УФД) та уніфікованих систем документації (УСД), номенклатурний перелік яких міститься в Національному стандарті України ДК 010-98. У ході обстеження перевіряють правильність формулювання номіналів (наказ, протокол, акт тощо) та видів номіналів документів (наприклад, наказ про прийняття, звільнення, переведення та ін.).

Складовими Збірника типових і трафаретних текстів документів є типові тексти для багатосторінкових документів -- положень, посадових інструкцій, договорів і т. д. Тексти односторінкових документів відразу вміщують у форми, подаючи їх у зразках. З позиції раціональної організації праці виправдовує себе формування уніфікованих текстів службових листів, які шляхом злиття кількох документів (тексту, адресата, форми) можуть довільно моделюватися укладачем. Легко піддається уніфікації документування управління кадрами. Окрім затверджених уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розроблюють уніфіковані тексти заяв, наказів з особового складу, заохочення, надання відпусток, запису до трудової книжки, довідок з особового складу, рекомендаційних листів, характеристик тощо.

Беспянська Г. зазначає, що індивідуальні нормативно-методичні документи реалізують норми адміністративного права, а отже обов'язкові до виконання. Надзвичайно важливо те, що вони як важелі впровадження державної уніфікованої системи управлінської документації не повинні суперечити чинному законодавству в сфері інформації та документації.

Організація роботи з документами -- знаковий етап розроблення проекту раціоналізації діловодства відповідно до вимог сьогодення. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів ставлять перед службою діловодства нові завдання, а саме:

? спростити технологію створення, накопичення і використання документів;

? удосконалити форми і методи роботи з документами.

Завдання організації роботи з документами, як свідчать дослідження реалізується впровадженням таких функцій:

? встановлення єдиного порядку проходження документів на підприємстві (раціоналізація документообігу);

? приймання, облік та реєстрація вхідних і вихідних документів;

? створення ефективної інформаційно-пошукової системи підприємства;

? контроль за виконанням документів;

? розроблення системи організації документів у справи, їх зберігання та використання;

? систематизація документа відповідно до номенклатури справ;

? впровадження механізмів контролю за обсягом та якістю створюваних документів, дотримання встановленої процедури погодження, затвердження та засвідчення документів;

? надійне зберігання документації та своєчасне вилучення документів для знищення, що базується на методологічних засадах експертизи цінності документів;

? захист документної інформації;

? організація роботи за зверненнями громадян, прийому керівника з особистих питань.

Завершальний етап проектування раціоналізації -- створення дієвої комплексної системи формування справ, створювання файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток каналів передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів, формування поточного архіву підприємства, впровадження механізмів застосування переліку документів із зазначенням строків зберігання, експертизи цінностей документів, ідентифікації та опису кожного документа і комплексів документів тощо [8, c. 9].

Орієнтовний план робіт щодо удосконалення організації роботи з документами передбачає:

? впровадження локальних нормативних, інструктивних, методичних документів з діловодства;

? методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах підприємства; ефективне використання Класифікатора форм, Альбому форм, Збірника типових і трафаретних текстів та інших методичних документів підприємства;

? підвищення кваліфікації працівників підприємства та їх консультування з питань роботи з документами;

? дієвий контроль за дотриманням вимог упорядкування документації підприємства, постійне підтримання в належному стані номенклатури справ;

? розробка і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу;

? розроблення і впровадження механізмів підвищення виконавчої дисципліни під час роботи з документами.

Для реалізації покладених на неї функцій служба діловодства повинна бути наділена певними правами, а за невиконання чи неналежне виконання функцій -- нести відповідальність. Служба діловодства може мати, зокрема, такі права:

? вимагати від керівництва підприємства створення належних умов для організації роботи з документами (забезпечення відповідними приміщеннями, технікою тощо);

? вимагати від керівників структурних підрозділів і працівників виконання встановлених правил роботи з документами;

? залучати у встановленому порядку працівників для підготовки проектів документів за дорученням керівника;

? вносити пропозиції щодо удосконалення роботи з документами тощо.

Проміжними етапами раціоналізації організації роботи з документами є:

? вивчення та аналіз технології роботи з документами;

? вивчення практики формування й оформлення справ, порядку їх використання;

? удосконалення номенклатури справ;

? призначення відповідальних осіб за формування і ведення справ у структурних підрозділах;

? уніфікація форм журналів і карток, використовуваних для реєстрації й обліку документів, зразків оформлення обкладинок справ, форм описів справ;

? вивчення порядку реєстрації документів і підготовка пропозицій щодо їх удосконалення із використанням систем автоматизованого діловодства;

? упровадження щорічної експертизи цінностей документів, їх обробки для подальшого передавання частини документного масиву в архів, а іншої -- на знищення;

? упровадження засобів сучасної офісної техніки, інформаційних технологій;

? навчання працівників підприємства раціонально працювати з документами, використовуючи сучасні інформаційні технології (семінари, тренінги, практичні заняття, інструктажі тощо).

Упорядкування документопотоку базується на визначенні складу й обсягу документів та складу вміщеної в них інформації. Слід здійснити аналіз документопотоків, першим кроком якого є складання графіка документообігу.

Графік документообігу, затверджений керівником, містить усі облікові й звітні форми, протоколи й акти, що фіксують регулярно повторювані ситуації, довідки, звіти та інші документи. Графік періодично переглядають, коригують, уточнюють. Його використання дає змогу звести до мінімуму кількість документів, що надходять керівникові [9, c. 114].

На підставі графіка документообігу для кожного документа розроблюють маршрут документа, за допомогою якого він «мандрує» по підприємству. У ході організованого дослідження аналізують «статус документа» для кожного етапу його складання та виконання: збору інформації, підготовки проекту документа, погодження, прийняття рішення, доведення до виконання тощо -- з'ясовують доцільність та результативність кожного етапу, відсутність дублювання показників, умотивовують необхідність визначеної кількості підписів для погодження документа, потребу спрямовування інформації для певного адресата тощо. Скоротати кількість документів, що надходять до керівника, можна шляхом делегування повноважень підлеглим.

Важливим є аналіз техніки роботи керівника з документами з позиції раціонального і оперативного опрацювання документів, що йому надійшли. Результатом раціоналізації документообігу є проектування низки засобів та заходів, застосування яких дасть змогу значною мірою оптимізувати час проходження документа від його створення до виконання, звільнивши керівника від розгляду частини документів.

Ефективним прийомом раціоналізації документообігу можна вважати посилення вимог до служби діловодства, до системи організації документів. Критерій її ефективності один -- надійне і оперативне знаходження будь-якого зареєстрованого документа. Тож у ході проектного обстеження належить ретельно проаналізувати організацію діловодства і праці [23, c. 28].

1.2 Напрями уніфікації управлінських документів в системі виробничої діяльності

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонувались в системі управління.

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно-технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв'язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об'єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з'ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі. Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації: галузеві, функціональні [36, c. 7].

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

? зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

? типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки; основи спільності або суміжності функцій управління;

? використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів [31, c. 68].

1.3 Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів

В найбільш загальному вигляді передбачається локальна і комплексна уніфікація документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи.

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов'язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

? формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов'язаності з іншими документами і системами;

? змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом.

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації, що передбачає визначення:

? переліку документів систем;

? типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі установленої форми типізації представлення уніфікованих форм документів;

? встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях [44, c. 103].

Формально, уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп'ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, стало можливим автоматизоване введення даних на машинні носії. Такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах - від традиційних до комп'ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливого, з точки зору практики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації, встановлені основні формати документів на паперових носіях - А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов'язкових елементів-реквізитів.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець - присудком. Підмет означає об'єкт, що характеризує в таблиці, присудок - його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є функціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таблиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків.

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв'язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів. Між реквізитами встановлюється складні зв'язки, що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури [42, c. 215].

У графічному зображенні деревовидної структури документа, перший рівень включає реквізити, що належать безпосередньо документу, другий рівень - реквізити, пов'язанні з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшуватись, а реквізити - ще більше диференціюватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Вони, як правило, подаються у вигляді таблиці або анкет. Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв'язків. Зміст тексту в таких формах, передається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень.

Анкета - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об'єкта за конкретними ознаками. До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної - їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовуються горизонтально. В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої словосполученнями, головне слово ставиться в називному відмінку.

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак. Заголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків -найменування об'єктів.

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі в називному відмінку.

У випадках, коли перелік об'єктів є постійним, їх найменування вносять у таблицю як постійну інформацію. Клітини, утворені на перетині рядків і стовпців, заповнюються змінною інформацією, що характеризує конкретний об'єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не вичерпує характеристику об'єкта, до неї включають графу “Примітки”.

Для створення конкретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої послідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів [21, c. 69].

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв'язки і включає посилання на нормативні акти з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадках документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні, а змінна - у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднуються, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв'язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим, «забруднюють» інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

? типової структури реквізитів;

? типових зон для однорідних реквізитів;

? вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп'ютерні мережі;

? порядку надання документам, що містяться в комп'ютерних системах і мережах, юридичної сили.

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп'ютеризацією окремих її складових. Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації; встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов'язаних між собою систем, призначених для обслуговування управлінської сфери. Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

? введення обмежувальних переліків форм документів;

? створення взаємопов'язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;

? уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;

Вид документа - це така сукупність окремих документів, один із якої -основний документ - є універсальною основою для створення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об'єднаних за якоюсь спільною ознакою.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документовання управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

? відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

? відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

? роль певного виду документа в розв'язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій [2].

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено “Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19). Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп'ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію [17].

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов'язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов'язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об'єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядними, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки, при цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов'язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги, особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економіки. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов'язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначена для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор). Перша група має теоретико-методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4 Класифікатор управлінських форм документів

Механізми впровадження державної уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації внутрішніми нормативно-методичними документами визначено передусім Інструкцією з діловодства. Її розробляють на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153. До інструкції з діловодства передбачено різні додатки, які доповнюють, конкретизують, ілюструють повідомлюване в такому внутрішньому документі. Серед таких додатків -класифікатори, які використовують при роботі з документами (класифікатори структурних підрозділів, документів, виконавців, причин невиконання документів, предметно-питальний, типових текстів тощо).

Основним завданням оптимізації технологічних процесів документування інформації з управління є упорядкування складу і змісту документів підприємства, установи, організації з конкретних функцій управління або комплексу завдань. Значна частина документованої інформації є обов'язковою і потребує відповідного оформлення. На запит органів державної влади й управління її подають у вигляді певних документів до відповідних установ для формування та використання державних інформаційних ресурсів (служби державної статистики, податкової інспекції, пенсійного фонду тощо). Переліки документованої інформації, органів та організацій, до яких її потрібно подавати, затверджуються на державному рівні. Частина документованої інформації має встановлені уніфіковані форми, обов'язкові до застосування на підприємствах усіх форм власності (наприклад, первинно-облікова, бухгалтерсько-облікова, звітна, цінова документація). Така інформація не може регулюватися довільно, тому при роботі з нею керуються:

? вимогами щодо обов'язкового заповнення державних уніфікованих форм документів (УФД) за встановленими правилами з урахуванням передбачених строків подання відповідних документів;

? правилами використання в роботі офіційно затверджених та зареєстрованих державних, галузевих уніфікованих форм управлінської документації;

? порядком внесення дозволених змін до типових УФД з урахуванням особливостей діяльності підприємства [5, c. 18].

До комплексу нормативно-технічної документації, який на державному рівні унормовує склад уніфікованих систем документації, належить Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. Перелік уніфікованих форм документів з їх восьмизначними кодовими позначеннями напрацьовано шляхом дослідження офіційно зареєстрованих міністерствами, держкомітетами, відомствами УФД. Доказовим в оптимізації процесів документування управлінської діяльності є багатофункціональне призначення ДК 010-98. найвагомішими з яких є:

? комплекс нормативно-технічної документації, що актуалізується загальнодержавною системою її розроблення і ведення;

? джерело єдиної уніфікованої термінології;

? основа для формування єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної і соціальної інформації в будь-якій організаційно-економічній структурі;

? основна для забезпечення кодової та інформаційної сумісності.

Структуризацію змісту розроблюваних форм документів з урахуванням динамічних змін складу та змісту інформації здійснюють міністерства, які, на доповнення до ДК 010-98, можуть створювати галузеві класифікатори документації. Складовими класифікаторів галузевої документації є сукупність назв УФД з їх кодовими позначеннями з ДК 010-98, комплексу УФД документів, які забезпечують реалізацію функцій і визначають специфіку галузі.

Для оптимізації процесів документування й упорядкування складу та змісту документів, створюваних на підприємстві, постає нагальна потреба класифікувати інформацію з управління за функціональною ознакою. Потрібно визначити види документів (та види їх номіналів), за допомогою яких фіксують прийняття відповідних рішень з управління або підтверджують певні факти і події. Найбільш доцільним для вирішення цього питання є створення Класифікатора уніфікованих форм документів (далі - Класифікатор форм документів, або КФД), в якому мають бути представлені всі створювані на підприємстві документи, згруповані за функціями з управління.

Класифікатор форм документів - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їхнього юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження. Його створюють для визначення оптимального складу форм документів, призначених фіксувати, оформляти, зберігати (документувати) інформацію з управління.

Розроблення КФД на підприємстві покладається на службу з діловодства. Наприклад, на завідувача канцелярії, керівника загального відділу тошо. Його розробляють на основі матеріалів, поданих структурними підрозділами підприємства. Проект КФД погоджують із керівниками структурних підрозділів. Підписаний керівником служби діловодства, проект затверджують наказом керівника установи. Чинний КФД під розписку доводять до відома відповідальних виконавців -- усіх працівників підприємства, в обов'язки яких входить документування й організація роботи з документами. Слід зазначити, що працівники підприємства повинні використовувати лише ті форми документів, які визначені КФД.

Наявність КФД дає змогу вирішити ряд завдань, зокрема:

? оптимізувати сктад застосовуваних на підприємстві форм документів та закріпити їх в одному нормативному документі;

? класифікувати застосовувані в діяльності підприємства форми документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності;

? уніфікувати склад і форми документів з управління, скорочення (умовні позначення) застосовуваних форм документів, унеможливити дублювання показників у формах документів;

? уніфікувати нормативне закріплення на підприємстві процедури підготовки документів з управлінської діяльності або її окремих, найважливіших етапів;

? оптимізувати документообіг шляхом упорядкування інших технологічних процесів діловодства, підвищити їх ефективність шляхом використання комп'ютерних інформаційних технологій.

У діяльності підприємства КФД виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, використовуваних у діяльності підприємства. В умовах автоматизованої підготовки й обробки документів КФД насамперед повинен розглядатися як інструмент оптимізашї та «інвентаризації» форм документів підприємства. Водночас поряд із визначенням складу документів на підприємстві КФД фіксує основні етапи їх обігу і дає змогу його раціоналізувати.

Форма КФД визначається уповноваженою на те особою служби з діловодства підприємства. Усталеною є практика розміщення назв форм за функціональною ознакою, як от представлена в ДК 010-98 система організаційно-розпорядчої документації: документація організації систем управління, організації процесів управління, управління кадрами, з оцінки трудової діяльності тошо. Можна розмішати назви уніфікованих форм документів за алфавітом.

Зазвичай до КФД включають такі відомості:

? функції, завдання документа;

? назва форми документа, ким і коли затверджено;

? код за ДК 010-98. індекс форми документа;

? періодичність створення документа тощо.

Внесення змін та доповнень до КФД

До Класифікатора форм документів можна вносити зміни і доповнення. Для цього керівник підприємства видає відповідний наказ про зміни, доповнення чи затвердження нового КФД.

Слід звернути увагу на те, що види номіналів документів, які створюються усіма органами державного і господарчого управління та підвідомчими підприємствами в процесі виконання відповідних функцій з управління, повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим в ДК 010-98 або в КФД підприємства (останній, у свою чергу, створюється, як уже зазначалося, зокрема на основі ДК 010-98).

Кодування інформації з управління здійснюють з урахуванням кодів державних та галузевих уніфікованих форм документів. Наприклад, підсистема документації з управління кадрами (клас 02, підклас 03) на державному рівні має 11 УФД. Відповідно, за відсутності галузевих УФД типова форма контракту може мати реєстраційний індекс 0203012. Так звана ієрархічна система кодування інформації дає змогу продовжувати започатковану на державному та галузевому рівнях систему обліку УФД. На службу з діловодства підприємства покладено відповідальність за удосконалення форм і методів роботи з документами, загальні вимоги складання та оформлювання яких визначено в інструкції з діловодства підприємства. Застосування КФД дає змогу заощадити робочий час, оптимізувати документування управлінських рішень. Потреба створення такого внутрішнього нормативного документа як КФД виникає ще й у зв'язку з тим, що на сьогодні широко впроваджуються нові інформаційні технології, збільшуються інформаційні потоки [3, c. 14].

розділ 2 Практичне застосування Класифікатор управлінських форм документів на прикладі Городенківського відкритого товариства «ГороденкаАвто»

2.1 Організаційна структура Городенківського відкритого товариства «Городенкавто»

ВАТ "ГороденкаАвто" ? автотранспортне товариство, яке забезпечує перевезення пасажирів та вантажів підприємств і організацій як в межах держави, так і за її межами. Городенківське відкрите акціонерне товариство знаходиться в місті Городенка, Івано-Франківської області, за адресою вул. Станіславська, 51. Товариство є юридичною особою і діє на підставі Статуту, та чинного законодавства України.