Контроль и ревизия

Регистрацию проведенных контрольных проверок осуществляет бухгалтерия в специальной книге.

Названиепредприятия

Актконтрольной проверки инвентаризации ценностейна складе № 2 ___________, где проводиласьинвентаризация 9 октября 200_ г.

Инвентаризация ценностей проводилась на 9 октября 200_ г. комиссией в составе: члена постоянно действующей инвентаризационной комиссии -- главного бухгалтера гуртовні Нестеренко Г.П., главы инвентаризационной комиссии -- Кулаги О И., членов инвентаризационной комиссии -- Якименко Б.Р., Бурдейного Я.С.

Контрольной проверкой установлено:

1. В соответствии с Инвентаризационным описанием значится в наличии _____________ наименований ценностей на сумму ________ грн.. __ коп.

2. Результаты проверки:

№ по описи	Наименования контрольное проверенных ценностей	Значится в инвентаризационной описи	Фактически выявлено контрольной проверкой	Результат проверки (+ больше, - меньше)
		количество	цена	сумма	количество	цена	сумма	количество	цена	сумма
8	Болты	4500	0,90	4050,00	4390	0,90	3951,00	-110	0,90	-99,00
	Всего

Подписи:

Лицо, которое проводило контрольную проверку

Председатель Инвентаризационной комиссии

Члены Инвентаризационной комиссии

Вопросы для самоконтроля

Нормативно-правовые документы, которые регулируют деятельность государственной контрольно-ревизионной службы.

Основные функции государственной контрольно-ревизионной службы.

Права ревизоров.

Обязанности ревизоров.

Ответственность ревизоров.

За какими признаками различают ревизии?

Какие Вы знаете виды ревизии и когда они применяются?

Этапы ревизионного процесса.

Порядок составления плана ревизий.

Кто составляет программу ревизии и какие вопросы она включает?

Порядок составления рабочего плана ревизора (бригады ревизующих).

В чем состоит суть инвентаризации?

Какая последовательность проведения инвентаризации?

Кто проводит контрольную выборочную инвентаризацию и каким документом она оформляется?

Тема 3МЕТОДИКА И ТЕХНИКА ПРОВЕРКИУЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ВО ВРЕМЯ РЕВИЗИИ

3.1. Техника ревизионного исследования документов

В финансово-хозяйственном контроле в условиях автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) используется фактографическая информация как способ описания фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета и она является отправным моментом относительно изучения контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, она является основанием для доказательств в конфликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйствования, выполнения ими функциональных обязательств как перед государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении -- выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйственного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), применяется диалоговый режим общения ревизора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корреспонденции счетов бухгалтерского финансового учета, доброкачественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы материальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхозяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, планово-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат. Причем самые расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

Соответственно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведение в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться сведенные учетные документы. Документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

– название;

– дату и место составления;

– название предприятия, от лица которого составлен документ;

– содержание и объем хозяйственной операции, единицу его измерения;

– должности лиц, ответственных за осуществление и оформление хозяйственной операции, их подписи.

Порядок создания, принятия и отображения в бухгалтерском учете, а также сохранения первичных документов установленные Положением про документальное обеспечение записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документ (от лат. documentum -- свидетельство) имеет юридическое значение как доказательство законности осуществления операции и правильности записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призвана обнаружить подделку в документе, дописывания текста, букв, цифр, зачеркивания, полное или частичное удаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного обзора документа. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончения пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признака дописки (разные почерки), признаки травления, наличие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не соответствуют действительности. Составления подделанных документов содержит в себе признаки уголовного преступления. Подделанные документы бывают двух видов: бестоварные и безденежные.

Бестоварные -- документы, которыми оформлено движение ценностей, тогда как они в действительности не поступали или израсходованные на другие потребности, или вообще остались без движения. Например, накладная на отпуск материальных ценностей из базы составленная, однако фактически они не были отпущены.

Безденежные -- документы, которыми оформленные операции с денежными средствами, которые в действительности не имели места. Например, составлен расходный кассовый ордер на якобы выданные с кассы деньги, но фактически они не выплачены, а присвоенные кассиром.

На практике встречаются документы частично бестоварные и частично безденежные.

Например, к частично бестоварным документам можно отнести расходную накладную на отпуск кормов с состава животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенными кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующий фермы с целью утаивания недостатка кормов в амбаре.

Частично безденежной может быть платежная ведомость, выписанное под видом выплаты заработной платы, в которой одновременно на сумму действительно надлежащей оплаты работы дописанная сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденая из кассы денежная наличность.

По качественными признаками документы делятся на доброкачественные и недоброкачественные.

Доброкачественным считается документ, который отвечает требованиям Положения о документальном обеспечение записей в бухгалтерском учете, составленный по утвержденной форме, в которой заполненные все необходимые реквизиты и в котором правильно отображена выполненная хозяйственная операция.

К недоброкачественных относят документы, которые не отвечают перечисленным требованиям и отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, учетные письма, наряды, где указан завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фиктивным (от лат. fictio -- выдумка).

Нередко нарушения и злоупотребления кроются за внешне правильно оформленными документами (фиктивными квитанциями, расписками, актами). Если ревизор обнаружил признака злоупотребления, он обязан сосредоточить свое внимание на их полном изобличении.

По смыслу операции, отображенной в документе, ревизор устанавливает ее законность и целесообразность. При этом операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству, директивам правительства, ведомственным инструкциям, постановлениям, положением.

Хозяйственная операция может быть законной, но нецелесообразной, и наоборот. Во время выявления незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен старательно выучить их характер и выяснить, кто и по чьему распоряжению осуществил их, определить размер вреда или степень нарушений действующего законодательства или ведомственных указаний с тем, чтобы квалифицированно установить нарушение нормативных документов и законоположений.

В случаях установления фиктивных документов ревизоры изымают их, о чем немедленно следует сообщить правоохранительные органы. Вместо изъятых документов в делах организации, которая ревизуется, остаются копии изъятых документов, удостоверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера. После завершения ревизии изъятые документы возвращают той организации, из которой они были забраны, если правоохранительные органы не вынесли решение про их изъятие.

Подделанными (фальсифицированными) являются документы, которые имеют подделанные подписи, резолюции, штампы и печати, замену текстов и сумм, подчистки, приписки, исправления и прочие приемы подделки с целью утаивания фактов растрат и краж ценностей, бесхозяйственности, незаконных и нецелесообразных операций, очковтирательства и т.п.

Хронологический и систематизированный порядок проверки документации. Проверка содержания операций и записей в бухгалтерском учете осуществляется в хронологическом или систематизированном порядке.

Хронологическая проверка предусматривает рассмотрение документов по датам (дням, месяцам), по порядку размещения документов в папках, при мемориальным ордерам, отчетам, сведенным накопительным ведомостям. Этот вид проверки малоэффективный, поскольку он распыляет внимание ревизоров на разнородные по экономическому содержанию хозяйственные операции, при этом нарушается процесс их планомерного и глубокого изучения.

Проверка документов в хронологической последовательности осуществляемых хозяйственных операций оправдывает себя в условиях применения мемориально-ордерной формы учета во время ревизии предприятий, которые выполняют незначительный объем работы.

В практике контрольно-ревизионной работы значительного распространения приобрела систематизированная проверка документов по экономически однородными хозяйственным операциям в разрезе отдельных участков. В особенности эффективна она при журнально-ордерной форме учета, когда экономически однородные первичные документы сгруппированы и подшиты по отдельным журналами-ордерами и счетами синтетического учета. Запись хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредитовым признаком обеспечивает эффективную проверку списания хозяйственного средства предприятия и корреспонденции счетов. При этом одновременно объединяется наглядное обобщение однородных хозяйственных операций и процессов с детальной углубленной проверкой их по первичными документами. Систематизация однородных операций в журналах-ордерах оказывает содействие оперативному осуществлению взаимного контроля.

Таким образом, систематизированная документальная проверка характеризуется объединением обобщенного изучения однородных операций с детальным их исследованием, выявлением взаимосвязей между операциями, первичными документами, учетными регистрами и отчетностью.

3.2. Приемы проверки документов по сути

После формальной проверки документов осуществляется их фактическая проверка -- по сути, цель которой -- убедиться, что операции действительно имели место. Такая проверка может осуществляться, например, путем вызова лиц, которые подписали документ, ради личного подтверждения ними подлинности своих подписей и фактов получения денег или ценностей (например, при проверке сомнительных ведомостей на выплату заработной платы или требований на получение материалов).

Фактическая проверка документов имеет большое значение во время ревизии выплат посторонним лицам (внештатным работникам) за счет средств на оплату работы. В этих случаях следует прежде всего убедиться, что указанная в наряде или трудовом соглашении робота действительно выполнялась. Кроме того, необходимо требовать представления выполненной работы в натуре, а если это невозможно, опросить лиц, которые подтвердили бы своей подписью на документах факт выполнения и принятия такой работы. Известно, что документом про фактическое выполнение работы может быть акт приема-сдачи выполненных работ, которая есть прибавлением к трудовому соглашению (договора). Однако в случае возникновения сомнений относительно достоверности или правильности документов, которые поступили от других организаций (например, счетов на материалы, купленные за наличный расчет), целесообразно сделать запрос тем организациям, от лица которых выписаны документы, которые подлежат проверке. Такой способ фактической проверки называется встречной проверкой документов, ее применяют также для сравнения первичных документов или учетных записей ревизованного объекта с одноименными данными тех организаций, с которыми ревизованная организация имеет хозяйственные связи. Например, в случае необходимости сравниваются разные экземпляры одних и одних и тех же счетов-фактур (товарно-транспортных накладных) у поставщиков и покупателей. Периодически проводятся встречные проверки данных складского и бухгалтерского учета на промышленном предприятии, гуртовні ли заготовительном складе.

Разновидностью встречной проверки может быть сравнение записей в выписках из счета в банке ревизованной организации с одними и теми же выписками из счета в учреждении банка. Встречная проверка может осуществляться по внутренними и внешними документам, которые находятся в делах ревизованной организации, а также в тех организациях, которым отпускались или от которых принимались материальные ценности и с которыми проводились расчеты.

Сравнивая кассовые и прочие документы с выписками банка, можно проверить правильность оприходования и списания денежных средств.

Аналитическая (нормативная) проверка используется для установления законности хозяйственных операций путем сравнения с действующими нормами, лимитами, планами или сметами и определения экономии или перерасходов. Обнаружив незаконные хозяйственные операции, следует установить виновных лица и размеры материальных ущербов.

Юридическая проверка имеет целью определить соответствие отображенных в документах хозяйственных операций действующему законодательству. Хозяйственную операцию можно считать законной, если ее содержание не противоречит действующим законам, постановлениям, нормативным актам.

Сравнив суть хозяйственных операций с законами и нормативными актами, ревизор выявляет причины их нарушения и виновных лиц.

Экономическая проверка используется ревизором для определения целесообразности хозяйственных операций путем выяснения, какую экономическую выгоду, пользу они дают, было ли при этом составлены экономически обоснованные расчеты и которые конечные результаты.

Целесообразность операции или ее эффективность ревизор определяет проверкой соответствия его показателям плана, прогрессивной норме, уровню идентичных показателей передовых хозяйств или другим показателям, которые характеризуют экономическую эффективность или объективную необходимость ее выполнения.

Контрольные сравнения применяют в торговых предприятиях, в которых восстановление количественного учета невозможно, чтобы обнаружить по данным инвентаризационного описания завышенные остатки некоторых товаров. Возможны случаи, когда остатки товаров на конец отчетного периода превышают их поступления и остатки на начало периода (без учета реализации). В таком случае можно разоблачить неоприходованные товары и прочие злоупотребления.

3.3. Криминалистическая экспертиза документов

Криминалистическая экспертиза документов может быть назначена следственными органами и судом. Она осуществляется в специальных лабораториях путем исследования доказательств с целью установления преступлений и предотвращения их в будущем. С помощью этого способа можно обнаружить подделанный (фальшивый) документ. Подделка документов выражается в дописках, зачеркиваниях, частичном или полном изъятии текстов путем подчистки, вымывания, вытравления, вырезания и вклеивания, в подделке почерков лиц.

Подчисткой называют механическое изъятие штрихов текста путем вытирания или соскребания острым предметом. Основные признаки подчистки: нарушения структуры верхнего пласта бумаги, уменьшения толщины бумаги в месте подчистки, расплыв чернильных штрихов, повреждения знаков, линовки. Эти признаки подчистки ревизор может обнаружить как путем обзора документов невооруженным глазом, так и с помощью перхоти.

Вытравлением называется изъятия штрихов документа путем химического разрушения или обесцвечивания чернила. Ревизор может установить признака вытравления путем внимательного обзора документа. Основные признаки вытравления: матовые пятна на бумаге, пожелтелые, локализованные участки белой бумаги, изменение цвета и расплывания штрихов.

Для установления подлинности и достоверности документа следует старательно осмотреть его для выявления исправлений дат, количества, цены, суммы, подтираний, подчисток, подделки подписей.

3.4. Способы проверки документов

Проверку бухгалтерских документов и основанных на них записей в учетных регистрах аналитического учета осуществляют двумя способами: от записи к документу и от документа к записи.

При первом способе за основу берутся учетные регистры. Каждая запись в них, отображающую хозяйственную операцию, проверяют по оправдательными документами.

При втором способе, наоборот, за основу берется папка (дело) с оправдательными документами. Каждый документ в ней, которым оформлена хозяйственная операция, проверяют по соответствующими записями в учетных регистрах. Массовые хозяйственные операции, записанные в журналах, проверяют способом «от записи к документу».

Проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошным порядком проверяют кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами, вексельные операции, собственный капитал и обеспечения обязательств, доходы и финансовые результаты, затраты, неплановые потери, о чем отмечается в программе ревизии или рабочем плане ревизора (бригады ревизующих). Однако если выборочной проверкой выявлены серьезные нарушения или злоупотребление, то ревизия в этом участке деятельности проводится сплошным способом. Выборочно проводят проверку записей об оборотах и остатках в журналах-ордерах, ведомостях, разрабатываемых таблицах.

Вопросы для самоконтроля

В чем состоит суть проверки первичных документов по форме, содержанию и с арифметической точки зрения?

Дайте характеристику доброкачественным и недоброкачественным документам.

Какие признаки содержат в себе подделанные документы, бестоварные и безденежные?

Чем отличаются хронологическая и систематизированная проверки документов?

В каких случаях ревизор использует прием встречной проверки и в чем состоит ее суть?

Как Вы понимаете аналитическую и юридическую проверку документов?

Кем назначается криминалистическая экспертиза документов и с какой целью?

Отличие между способами проверки документов: «от записи к документу» и «от документа к записи».

Тема 4РЕВИЗИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

4.1. Задание, последовательность, источника ревизии

Ревизию кассовых операций осуществляют соответственно Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины 15.03.2001 г. № 72. Требования этого Положения распространяются на юридических лиц (кроме учреждений банков и предприятий почтовой связи) независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, на их отделенные подразделения, представительства иностранных организаций и фирм, которые осуществляют предпринимательскую деятельность (далее -- предприятия), а также на зарегистрированных в установленном порядке физических лиц, которые являются субъектами предпринимательской деятельности без создания юридического лица (далее -- предприниматели), которые осуществляют операции с денежной наличностью в национальной валюте, и являются обязательными для выполнения ими.

Цель ревизии состоит в обеспечении контроля за соблюдением законодательных норм относительно проведения кассовых операций, установлении случаев злоупотреблений, их предупреждении (профилактике) и разработке конкретных мер по укреплению кассовой дисциплины субъектов хозяйствование.

Основными заданиями ревизии является проверка:

– обеспечения сохранения средства, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в кассе, своевременного и полного их оприходования и расходование по целевому назначению;

– законности и хозяйственной целесообразности кассовых операций и соблюдение установленных правил их осуществления;

– соблюдения установленного лимита остатков денежной наличности в кассе и сроков их сохраняемости;

– реальности сумм средств в пути и т.п.

Ревизия кассовых операций осуществляется в такой последовательности: сначала проводят внезапную инвентаризацию кассы, потом проверяют соблюдения Порядка ведения кассовых операций, затем осуществляют сплошную документальную ревизию относительно оприходования и выдачи денег из кассы; дальше переходят к встречной проверке операций на счете 30 «Касса», счетов, которые с ним корреспондируют: 28 «Товары», 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами», 66 «Расчеты по оплате труда», 68 «Расчеты по другим операциями» и т.п. Только после этого начинают документальную ревизию средств в пути.

Источниками ревизии являются: приходные и расходные кассовые ордера с приложенными к ним документами; отчеты кассира (кассовые книги); кассовые чеки и контрольные кассовые ленты; сообщения банка об установленном лимите денежной наличности в кассе; журнал-ордер № 1, ведомость № 1; чековые книжки, корешки использованных чеков, аннулированные чеки, машинограммы и т.п. Относительно средств в дороге: журнал-ордер № 3, ведомость № 3 и приложенные к ним документы и машинограммы.

4.2. Внезапная ревизия кассы

В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже, чем однажды на квартал, на каждом предприятии проводится внезапная ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой прочих ценностей, которые находятся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В случае выявления ревизией недостачи или излишков ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги осуществляется проверка правильности работы программных средств обработка кассовых документов.

Во время проведения ревизий особое внимание отводится вопросом обеспечения сохранности денег и ценностей.

С целью обеспечения контроля за сохранением средств ревизию начинают с прекращения кассовых операций и внезапной инвентаризации денежной наличности в кассе, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в присутствия кассира и главного бухгалтера предприятия, которое подлежит ревизии.

Предложения руководителя, главного бухгалтера или кассира отложить инвентаризацию независимо от причин должны быть отклонены ревизором, так как за этим могут крыться попытки выиграть время и таким образом припрятать недостаток или другое злоупотребление. Если на момент инвентаризации кассира не будет на месте, ревизор сразу же опечатывает сейф и помещения кассы.

Перед началом инвентаризации комиссия получает от кассира (или от лица, которое его заменяет) последний отчет кассира с приложенными к нему оправдательными документами относительно прихода и расхода денежного средства и расписку соответствующего содержания, которое есть на лицевой стороне акта инвентаризации.

Отчет кассира (отрывное письмо кассовой книги) с приложенными приходно-расходными документами проверяется комиссией и визируется. На каждом документе и отчете в правому верхнем углу ревизор расписывается и ставит дату, чтобы предотвратить возможную подмену отчета или приложенных к нему документов с целью припрятать злоупотребление. Ни единые документы (кроме приложенных к отчету) ли расписки в фактический остаток наличия кассы не включаются. Если кассир исполняет обязанности, связанные с ведением кассовых операций других организаций, которые запрещены, то к участию в инвентаризации приглашают представителей этих организаций. При этом сохранения в кассе денежной наличности и других ценностей, которые не принадлежат этому предприятию, запрещается.

Прежде всего кассир раскладывает деньги по купюрами и составляет покупюрную опись. Деньги в пачках, запакованные по бандеролям банка, раскрываются.

Деньги, другие ценности сначала пересчитывает кассир под надзором комиссии, а потом лицо, которое ревизует (ревизор). Если итоги их подсчета не сойдутся, то проверочный перерасчет проводит член комиссии (главный бухгалтер).

Остаток денег, установленный во время инвентаризации, сравнивается с записями в кассовой книге и с данными бухгалтерского учета в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1. Дензнаки, почтовые марки, марки государственной пошлины включаются в фактический остаток денег.

Инвентаризация денег оформляется актом инвентаризации наличия средств. Суммы, выплаченные на основании расчетно-платежных ведомостей, показывают с отметкой: «К началу инвентаризации по ведомости выплачено ____ грн. __ коп.». В акте инвентаризации наличия средств, рядом с другими показателями, отмечаются последние номера кассовых ордеров: приходного № ____ на ____ грн. ____ коп., расходного № ____ на ___ грн. ___ коп. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Актинвентаризации наличия средств4 марта 200_ г.,находящихся в кассе находятся в кассе _______________ предприятия

Расписка

Этим удостоверяю, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на средство, сданные к бухгалтерии, и все средства, которые поступили под мою ответственность, оприходованные, а те, что выбыли, списанные по расходами

Материально ответственное лицо: кассир _____________ __________

Хмель Юлия Григорьевна

На основании приказа (распоряжения) от 4 марта 200_ г. № 19 проведена инвентаризация средств по состоянию на 4 марта 200_ г.

Во время Инвентаризации установлен такой объем ценностей

1) денежной наличности сто шестьдесят две грн. 45 коп.

2) почтовых марок десять грн. 20 коп.

3) марок государственной пошлины пятнадцать грн. 50 коп

4) ____________ грн. _____ коп.

Итог фактического наличия сто восемьдесят восемь грн. 15 коп. По учетными данным сто девяносто восемь грн. 95 коп.

Итоги Инвентаризации излишек: _______________

недостача: десять грн. 80 коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № 26 на 132 грн. 92 коп., расходного № 31 на 56 грн.. 70 коп

Председатель комиссии ревизор І кат. Свекла Олег Павлович

Члены комиссии

главный бухгалтер фирмы Среда Наталия Юрьевна

Подтверждаю, что средства, пересчитанные в акте, находятся на моем ответственном сохранении.

Материально ответственное лицо Хмель Ю.Г.

4 марта 200_ р

Оборотная сторона акта

Объяснения причин излишков или недостатков

Недостаток в кассе на сумму десять грн. 80 коп. есть следствием просчета

Материально ответственное лицо: кассир Хмель Ю Г.

(подпись)

Решения руководителя предприятия.

Недостаток денег в кассе на сумму десять грн. 80 коп. отнести за счет кассира Хмель Ю Г. И внести в кассу до 6 марта 200_ г.

Директор фирмы «Рассвет» Гузар В.В.

5 марта 200_ г. (подпись)

Один экземпляр акта передается к бухгалтерии предприятия, второй -- остается у материально ответственного лица (кассира).

В случае изменения материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, которое показало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, и бухгалтерии).

В конце акта материально ответственное лицо дает расписку о том, что средство, пересчитанные в акте, находятся на его ответственном сохранении и ставит дату.

Одновременно с денежной наличностью, почтовыми марками, марками государственной пошлины (которые включаются в денежное наличие) проверяются ценные бумаги, бланки строгой отчетности и прочие ценности, которые находятся в кассе. Пересчитанные ценности записываются в акт инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности в разрезе отдельных их видов.

В случае выявления большого недостатка в кассе ревизор вносит предложение об отстранение в установленном законом порядке кассира от выполнения обязанностей и передачу средства и других ценностей другому лицу и принимает меры относительно выполнения этих предложений. Во время выявления остатков больших сумм денег в кассе, которые значительно превышают установленный лимит, ревизор устанавливает причины их возникновения.

Если кассир заранее узнал об инвентаризации кассы, то он может для сокрытия недостатка брать деньги от сдающих (заведующих розничных торговых предприятий, предприятий общественного питания) под частные расписки. После проведения инвентаризации кассир эти деньги возвращает материально ответственным лицам или оприходует их путем выписывания приходных кассовых ордеров с датами, более поздний сравнительно с датой инвентаризации. В таком случае рекомендуется на основе отчетов материально ответственных лиц установить, не ли было перерывов в сдаче выручки за период, когда в кассе проводилась инвентаризация, проверить, оприходованные ли деньги, полученные в то время из банка, сданные ли остатки денег из кассы в банк; ли не было случаев задержки сдачи денег, а также проанализировать остатки средств в кассе за период, когда они были весьма значительными.

Рекомендуется во время ревизии проводить повторные внезапные инвентаризации в кассе.

Сумма недостатка взимаются из виновного лица, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.

4.3. Контроль за соблюдением порядка ведения операций с денежной наличностью

Проверка соблюдения установленного порядка ведения операций с денежной наличностью осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине и Инструкцией об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденной Правлением Национального банка Украины от 19.02.2001 № 69.

При этом периодичность проверок и срок, на протяжении которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы (в бюджетных учреждениях определяют финансовые органы). Такие проверки осуществляются за определенный период -- квартал, полугодия, год (но не меньше чем за трех месяцы).

По результатам проверки, в случае выявления нарушений, составляют акт проверки соблюдения порядка ведения операций с денежной наличностью в трех экземплярах, подписанный контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Первый экземпляр присылается органам налоговой службы по месту государственной регистрации предприятия (предпринимателя) для употребления мероприятий, предусмотренных действующим законодательством; второй -- передается непосредственно соответствующему предприятию; третий -- остается в документах контролирующего органа.

Если нарушения не выявлены, то составляется справка, которая подписывается контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Результаты проверки рассматриваются руководителем предприятия в трехдневный срок после ее окончания.

Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, которые осуществляют кассовое обслуживание клиентов, установленный Инструкцией № 1 Национального банка Украины «Из организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины», утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.1994 г. № 129. Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собою и с физическими лицами (гражданами) как в наличной, так и в безналичной форме.

Тем не менее, сумма платежа денежной наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) другому предприятию или предпринимателю не может превышать 3 тыс. грн. на протяжении одного дня по одним или несколькими платежными документами. Если платежи предприятия (предпринимателя) другому предприятию (предпринимателю) осуществляются на сумму свыше предельную (С тыс. грн.), то расчеты ведутся только в безналичном порядке.

Порядок установления лимита кассы регулируется Инструкцией об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 19.02.2001 № 69. При этом предприятия могут сохранять в своей кассе денежную наличность в границах лимитов остатка денежной наличности в кассе на конец рабочего дня, которые устанавливаются им учреждением банка ежегодно на протяжении первого квартала (к установлению лимита кассы на текущий год и получение его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года). Лимит остатка денежной наличности в кассе для каждого предприятия устанавливают коммерческие банки с учетом специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков сдачи кассовой выручки и графика заезда инкассаторов.

Исходя из вышеуказанного ревизор устанавливает:

– сохраняются средства в учреждениях банков;

– расходуется предприятиями денежная наличность, полученная из учреждений банка по целевому назначению;

– придерживаются установленные банками лимиты имеющихся денег в кассах предприятий;

– придерживаются предельные нормы расходования денежной наличности из выручки;

– не расходуется денежная наличность из выручки одного предприятия на потребности другого предприятия;

– кажется вся денежная наличность свыше установленных лимитов для зачисления на счета в порядке и в сроки, предусмотренные учреждениями банков;

– осуществляется выдача денег из кассы и их прием в кассу только по надлежаще оформленными документами (приходными и расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами), подписанными руководителем и главным бухгалтером или лицами, ними уполномоченными;

– относится штамп или пишется от руки «Депонирован» против фамилии лиц, которые не получили денег;

– составляется при этом реестр депонированных сумм;

– не допускаются подчистки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и документах, которые их заменяют;

– погашаются документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачен» с указанием даты (числа, месяца, года);

– регистрируются приходные и расходные кассовые ордера или документы, которые их заменяют, к передаче в кассу бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

– не допускаются подчистка и исправления в кассовой книге;

– изолировано помещения кассы;

– сохраняются деньги в сейфах и опечатываются ли кассы после окончания работы;

– сохраняются ключи от сейфа (шкафа) и печать кассира, а также дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, сундучках у руководителей предприятий;

– ознакомляют кассира после издания постановления (приказа) о назначение его на посада с Порядком ведения кассовых операций и укладывается ли договор про полную материальную ответственность;

– не возлагаются обязанности кассира на работников учета;

– проводится не реже как один раз на квартал на предприятии внезапная ревизия кассы с полным перечнем всех денег и проверкой других ценностей, которые находятся в кассе, и т.п..

4.4. Документальная ревизия кассовых операций

Основным нормативным документом, который регулирует осуществление учета денежных средств в кассе, является Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Последовательность ревизии кассовых операций показана в табл. 4.4.1.

Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 из счета 30 «Касса», Главной книге и балансе.

Остаток на конец отчетного периода аналогично сравнивается с остатком, выведенным в следующем отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной книге. Против каждой сличенной записи (относительно номера документа, даты, содержания операции, суммы) относится отметка.

В каждом отчете кассира следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в банк, на почту, документы на оплату работ за нагрузку, разгрузка, ремонт и т.п.).

Изъятию не подлежат документы пожелтевшие, выцветшие, помятые, с проколами от подшивки, обрезанные, с другим почерком, чернилами, с подделанными подписями, справками, цифрами.

В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основе письменного распоряжения судейско-следственных органов, которые имеют на то право, снимает копии из сомнительных документов, оригиналы изымает соответственно акту и направляет прокурору для рассмотрения вопроса о возможности провести криминалистическую экспертизу.

При выявлении таких документов не следует сразу ставить в известность кассира, так как они могут быть приложены и к другим отчетам, и лица, которые допустили злоупотребления, могут принять предупредительные меры (уничтожить такие документы или регистры, произвести поджог, согласовать с соучастниками линию поведения во время расследования злоупотреблений, обратиться к утаиванию имущества). В таких случаях необходимо доказать ревизию до конца и лишь после завершения одновременно изъять все документы и потребовать объяснений от должностных лиц. Однако в таких случаях необходимо заранее предупредить органы прокуратуры или внутренних дел. Если во время проверки отчетов кассира и приложенных к ним документов расхождений не выявлен, то против строки, в которой записанный кассовый ордер, ревизор ставит отметку («V»).

И, наоборот, если установлен расхождения, ревизор фиксирует нарушения в журнале ревизии или ведомости нарушений и выясняет причины, устанавливает виновных лица.

Таблица 4.4.1. Схема последовательности контроля и ревизии кассовых операций при журнально-ордерной форме счетоводства

Документы и регистры бухгалтерского учета	Процедуры контроля
Приходные и расходные кассовые ордера Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Книга учета принятых и выданных кассиром денег. Отчет кассира (кассовая книга). Журнал-ордер № 1 по счету 30 «Касса» Главная книга и баланс к счету 30 «Касса»	Проверка фактического наличия средства, ценных бумаг и других ценностей кассы (инвентаризация) Проверка полноты оприходования и обоснованности расходования денежной наличности по целевому назначению Проверка соответствия данных отчетов кассира и приложенных к ним документов записям журнала-ордера № 1, Главной книги и баланса по счету 30 «Касса»

Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записей из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Ведь можно механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».

В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо у дебиторов, затрат и на других счетах.

Иногда сальдо кассы уменьшают за счет механического увеличения итога кредиторской стороны счета 30 «Касса» в журнале-ордере № 1 в дебет счетов затрат, расчетов, собственного капитала и т.п.

Особое внимание ревизор уделяет проверке своевременности оприходования полученных по чекам денег из банка, на сумму которых в день получения выписывается приходный кассовый ордер. Одновременно ревизор находит корешок чека, на основании которого полученные деньги, и отмечает на нем: «Оприходован».

Есть несколько случаев, когда механически увеличивают общий итог расчетно-платежной ведомости при начислении заработной платы (счет 66 «Расчеты из оплаты работы»).

В момент выписки расходных кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег дописываются нужные цифры.

Во время проверки правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, не ли было среди них подставных, на которые выписывается заработная плата с целью ее присвоения.

Такие факты можно установить путем сопоставления данных ведомости на заработную плату с записями в личных делах работников и табелях, с приказами о зачисление на работу и увольнения, с данными документов (справок) о начисление заработной платы. Вспомогательной проверке подлежат достоверность подписей получателей денег, случаи дописывания сумм, подчистки, непредупрежденные исправления и т.п.

Возможные факты краж денежной наличности из кассы. В таких случаях ревизор в обязательном порядке применяет прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается с счетом 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами» и т.п. (табл. 4.4.2).

Кроме того, на основании корешков чеков можно установить, сколько и с какой целью получен денег (на оплату работы, на хозяйственные потребности, на командировку). Такая необходимость возникает в связи со случаями неоприходования денег кассы, полученных из банка путем подделки шифра в выписке банка, когда сумму, полученную на основе чека, лишь бы не было расхождений между оборотом кредита счета 31 «Счета в банках» и таким же оборотом дебета выписок из счетов в банках, относят на дебет тех счетов, где есть нереальная кредиторская задолженность, на затраты. Деньги, полученные в банка по чеками, должны быть использованы по их целевым назначением. Для этого необходимо сопоставить суммы выписок банка по расходной частью и соответствующим счетом по коду операции «03» с записями в отчете кассира и приходными кассовыми ордерами на определенную дату и корешками чековых книжек на получение денежной наличности. Кроме того, использования денег по целевому назначению проверяется путем сопоставления фактически израсходованных сумм денежной наличности, отображенных в отчете кассира на основе расходных кассовых ордеров, с суммами, указанными на корешках чековых книжек и на приходном кассовом ордере и с установленным банком лимитом средств на соответствующие цели.