Контроль и ревизия

В своей практической деятельности ревизоры используют как внутрихозяйственный анализ (изучают деятельность одного предприятия и его структурных подразделений), так и межхозяйственный (сравнивают результаты деятельности двух или больше предприятий), что дает возможность обнаружить передовой опыт, резервы, недостатки, объективно оценить деятельность предприятия.

По методике изучения объектов анализ хозяйственной деятельности бывает сравнительным (сравнивают отчетные данные с показателями плана текущего года, прошлых лет, передовых предприятий), факторным (направленный на выявление величины влияния факторов на прирост и уровень результативных показателей) и диагностическим (способ установления характера нарушений нормального хода экономических процессов на основании типичных признаков, характерных только для одного нарушения). Владения этим способом дает возможность ревизору быстро и достаточно точно установить характер нарушений без непосредственных измерений. Например, если темпы возрастания валовой продукции опережают темпы возрастания товарной продукции, то возрастают остатки незавершенного производства.

В ревизии может быть использован и маржинальний анализ -- метод оценивания и обоснования эффективности управленческих решений в бизнесе на основании причинно-следственной взаимосвязи объема продажи, себестоимости в прибыли и деления затрат на постоянные и сменные.

С использованием экономико-математического анализа ревизор выбирает наиболее оптимальный вариант решения экономической задачи, при этом выявляются резервы повышения эффективности производства за счет более полного использования имеющихся ресурсов.

Детерминированный анализ применяется для исследования функциональных взаимосвязей между факторными и результативными показателями.

Стохастический анализ (дисперсионный, корреляционный, компонентный и др.) используется для изучения стохастических зависимостей между исследуемыми явлениями и процессами хозяйственной деятельности.

Функционально-стоимостный анализ - способ выявления резервов, сориентированный на оптимальные методы их реализации на всех стадиях жизненного цикла изделия (научно-исследовательские работы, конструирования, производство, эксплуатация и т.п.). Его назначения -- обнаружить и предупредить лишние затраты за счет ликвидации лишних деталей, узлов, замены материалов и т.п.

Кроме того, различают анализ внутренний и внешний, сплошной и выборочный, комплексный и тематический.

Все вышеуказанные виды анализа хозяйственной деятельности имеют непосредственное применение в ревизиях и проверках (рис. 20.1).

Таким образом, анализ хозяйственной деятельности, как и контроль и ревизия, являет важным элементом системы управления производством, действующим средством выявления внутрихозяйственных резервов, основой разработки научно обоснованных планов и управленческих решений.

Другими словами, анализ хозяйственной деятельности -- это система специальных знаний, связанных с исследованием тенденций хозяйственного развития, научным обоснованием планов и контролем за их выполнением.

К основным средствам обработки экономической информации в анализе хозяйственной деятельности принадлежат:

– сравнение;

– приведение показателей в сравнительный вид;

– относительных величин;

– средние величины;

– группирование данных;

– балансовый метод;

– графический метод;

– табличный метод.

Сравнение -- один из способов, с помощью которых человек начал распознавать окружающая среда. Этот способ анализа широко применяется в комплексной ревизии (сравнивают отчетные данные с планом, с показателями предыдущего периода, с лучшими или средними данными и т.п.). Подчеркивая важность этого способа, можно сослаться на поговорку: «Все познается по сравнению». Широкого распространения он приобрел в исследовании экономических явлений. Каждый показатель, каждая цифра, которые используются для оценки, контроля и прогноза, имеют значение только в сравнении с другими.

Назовем наиболее типичные ситуации использования сравнения:

– сопоставления плановых и фактических показателей для оценки выполнения плана;

– сопоставления фактических показателей с нормативными с целью контроля за затратами и внедрения ресурсосберегающих технологий;

– сравнения фактических показателей с показателями прошлых лет для определения тенденций развития экономических процессов;

– сравнения показателей исследуемого предприятия с средними показателями по областью с целью определения положения предприятия на рынке среди других предприятий этой же области или подотрасли;

– сравнения разных вариантов управленческих решений с целью выбора наиболее оптимального из них.

Сравнения фактических данных с плановыми может быть использован и для проверки обоснованности плановых показателей. Связь анализа и ревизии проиллюстрируем примером.

Анализом выполнения плана розничного товарооборота за отчетный период и в сравнении с прошлым являло установлено, что в целому за отчетный год план товарооборота являло выполнен на 100,2 %, а в сравнении с прошлым он вырос на 4,6 %.

Однако в втором квартале план товарооборота не являло выполнен (96,9 %). Дальнейшим анализом установлено, что план розничного товарооборота распределен по кварталами равномерно с учетом выполнения плана за прошлый год. Анализом структуры товарооборота выявлено, что в большинства магазинов остатки товаров более как в два раза превышали норматив. Из пяти магазинов только два выполнили годовой план товарооборота, один из них -- несвоевременно и не полностью сдавал выручка. Внезапной инвентаризацией в этом магазине являло выявлен большой недостаток.

Таким образом, анализом товарооборота установлено, что причиной неритмичного выполнения плана являет отсутствие соответствующего контроля за работой отдельных торговых предприятий, за своевременностью и полнотой сдачи ними торговой выручки, допущения случаев недостатков, наличие больших остатков залежалых товаров и т.п..

Итак, анализом выявлены недостатки в работе торговой фирмы, то есть анализ нацеливает ревизующих на выявление конкретных нарушений и недостатков, причин их возникновения и виновных в этом лиц.

При завершении ревизии анализ становится одним из способов обобщения результатов финансово-хозяйственной деятельности ревизованного предприятия.

Выявленные недостатки, нарушения и прочие злоупотребления должны быть сгруппированы по однородными признаками. Цифровой материал систематизируют, обобщают в накопительных ведомостях, аналитических таблицах, рисунках. На основании обобщенных данных ревизор начинает составления акта ревизии, выводов и предложений.

Следует учесть, что если план из какого-нибудь мероприятия не являло выполнен, то это можно рассматривать как неиспользованный резерв увеличения товарооборота, производства продукции и т.п..

В практике ревизионной работы используют сравнение с утвержденными нормативами (табл. 20.1).

Таблица 20.1. Использования сырья и материалов

Во время проведения анализа следует обеспечить сравнимость показателей, поскольку сравнивать можно только качественно однородные величины. При этом нужно придерживаться таких требований единства величин:

– объемных, стоимостных, качественных и структурных факторов;

– промежутков или моментов времени, за которые являются вычисленные сравнительные показатели;

– методики вычитания показателей и их состава и т.п.

Используя способ приведения показателей в сравнительный вид для нейтрализации влияния стоимостного фактора следует фактические объемы выпуска продукции выразить в плановой оценке ?(Vплі * Цплі) и сопоставить с плановым объемом валовой продукции по той самой оценке ?(Vплі * Цплі).

Табл. 20.2 показывает, что действительный прирост объема производства валовой продукции (ВП) равняется:

?ВП = (4500 - 4210) : 4210 * 100 % = 6,89 %.

Таблица 20.2. Нейтрализация влияния стоимостного фактора на объем производства продукции

Однако, если определить его без учета разной стоимостной оценки, то получим завышенный показатель прироста валовой продукции:

? ВП = (4900 - 4210) : 4210 * 100 % = 16,39 %.

Во время проведения ревизий ревизоры в многих случаях используют относительные и средние величины. Относительные показатели отображают соотношения величины одного явления с величиной какого-нибудь другого явления, или с величиной этого явления, но за другое время ли за другим объектом (данные плана, базисного года, другого предприятия и т.п.). Относительные показатели высчитываются в коэффициентах (при базе 1) или в процентах (при базе 100).

Для установления относительной величины выполнения плановой задачи следует отнести фактический показатель к плановому и выразить в процентах.

Для установления изменения показателей за соответствующий промежуток времени используют относительные величины динамики. В этом случае их вычисляют путем деления величины показателя текущего периода на его уровень в предыдущем периоде (году, квартале, месяцы), их принято называть темпами возрастания или прироста (выражаются преимущественно в процентах или коэффициентах).

В анализе хозяйственной деятельности широко применяются способы группировки информации -- деления массы совокупности объектов, которые изучаются, на качественно однородные группы по соответствующими признаками. Группировка данных дает возможность разъяснить значение средних величин, обнаружить взаимосвязь между исследуемыми показателями.

В зависимости от задач используются типологические, структурные и аналитические группировки.

Структурные группировки предназначены для изучения построения показателей, соотношения в ней отдельных частей. С помощью таких группирований исследуют состав рабочих по профессиям, стажу работы, возрастом, выполнением норм выработки; по составом предприятий относительно степени выполнения плана производства продукции, снижения ее себестоимости и т.п.

Одной из характерных особенностей группирований являются структурные группирования во время анализа сведенной отчетности объединений, министерств, так как они дают возможность обнаружить передовые, средние и отсталые предприятия, определить направления поиска передового опыта, скрытых резервов. В основному составлением таких группирований занимаются министерства и ведомства и органы статистики. Относительно сложности построения различают два типа группирований: простые и комбинированные.

С помощью простых группировок изучается взаимосвязь между явлениями, сгруппированными по каким-нибудь признаком, а комбинированных -- такое деление исследуемой совокупности осуществляют сначала по одной признаком, потом внутри каждой группы -- по вторым признаком, то есть могут быть построены двух-, трехуровневые группировки. Последние являются трудоемкими и тяжело воспринимаются.

Затраты производства можно сгруппировать по шести признаками: экономическим содержанием, способом детализации, по однородностью состава, периодичностью образования, способом включения в себестоимость и в зависимости от объема работы деятельности

Технологический транспорт и специальная техника нефтегазодобывающей промышленности сгруппированные по видам транспорта (грузовой, пассажирский и специальный)

Итак, правильное группирование информации дает возможность изучать зависимость между показателями, более детально исследовать суть отдельных хозяйственно-финансовых операций, систематизировать их по отдельными признаками. В процессе ревизии нарушения группируются по областями деятельности, видами хозяйственных операций (процессов), по материально ответственными и другими должностными лицами. Данные хозяйственных нарушений систематизируются в группировочных (накопительных) ведомостях и прибавляются как подтверждающий материал к основному акту ревизии.

Кроме вышеуказанных способов обработки экономической информации в анализе хозяйственной деятельности, используют балансовый способ. Он отображает соотношения, пропорции двух групп взаимосвязанных и уравновешенных экономических показателей, итоги которых должны быть тождественные. Этот метод очень распространен в практике бухгалтерского финансового учета и планирование. Вместе с тем большая роль он играет в анализе хозяйственной деятельности, а вместе с тем в ревизии. Ревизор обязан проверить правильность составления балансов (отчетов), балансовую увязку отдельных отчетных данных, а также реальность всех статей баланса. Такую проверку осуществляют и аудитор, и эксперт-бухгалтер.

Балансовый метод широко используется во время анализа обеспечения предприятия трудовыми, финансовыми ресурсами, сырьем, топливом, материалами, основными фондами и в процессе анализа полноты их использования.

Если, например, хотят определить обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами, то составляют баланс, в котором, с одной стороны, показывают потребность в трудовых ресурсах, а с другого -- фактическую их наличие.

Во время анализа использования трудовых ресурсов сравнивают возможный фонд рабочего времени с фактическим количеством отработанных часов, определяют причины сверхплановых потерь рабочего времени.

Для определения обеспеченности животных кормами составляют кормовой баланс, где показывают, с одной стороны, плановую потребность в фураже, а с другого -- его фактическое наличие. Такой кормовой баланс необходимо составлять на каждую животную ферму.

Чтобы определить платежеспособность предприятия, следует составить платежный баланс, в котором соотносят платежные средства с платежными обязательствами. Этот способ используется во время проверки правильности определения влияния разных факторов на прирост величины результативного показателя.

Во время составления товарного баланса используют формулу:

З_н + Н = Р + В + Зк,

где Зн -- остаток товаров к началу года;

Н -- поступления товаров;

Р -- продажа (реализация) товаров;

В -- другие затраты;

Зк -- остаток товаров на конец года.

В практике ревизионной работы во время проверки расчетов по оплаты труда (счет 66), в частности операций на счете 661 « Расчеты по заработной платой», ревизор концентрирует внимание на анализе использования рабочего времени, так как эффективное его использования являет одним из важных резервов возрастания производительности труда, который в свою очередь оказывает содействие увеличению объема выпуска продукции без дополнительных долгосрочных вложений капитала (инвестиций).

При этом анализ использования рабочего времени осуществляется в двух направлениях:

– выявления потерь рабочего времени;

– непроизводительное использование рабочего времени.

Такой анализ проводят по данным баланса рабочего времени и оперативного табельного учета.

Для анализа потерь рабочего времени исследуют его балансы за прошлый год (расчетный) и фактический отчетного года одного среднесписочного рабочего (табл. 20.3).

Данные таблицы показывают, что продолжительность отпусков уменьшилась на 1,6 дня (18,9-20,5), что повлияло на увеличение дополнительного рабочего времени. Имея данные о фактической выработке одного рабочего, можно установить размер его выработки (увеличения или уменьшения). Аналогично устанавливается влияние других факторов на эффективность использования рабочего времени.

Большое иллюстративное значение имеют графики (диаграммы), благодаря которым иллюстративный материал становится более понятным и восприимчивым. Кроме того, графики также имеют большое аналитическое значение. Графики контроля широко применяются в анализе хозяйственной деятельности при изучении данных о ходу выполнения плановых задач.

Результаты анализа преимущественно отображают в аналитических таблицах, которые более удобные и пригодные для восприятия.

Индексный метод основан на относительных показателях динамики, пространственных сравнений, выполнения плана, которые выражают отношения фактического уровня показателя в отчетном периоде к его уровню в базисном периоде.

Способ цепных подстановок дает возможность определить влияние отдельных факторов на смену величины результативного показателя путем постепенной замены базисной величины каждого факторного показателя в объеме результативного показателя, которые учитывают изменение одного, двух, трех и больше факторов, предполагая, что другие не изменяются. Сравнения величины результативного показателя к и после изменения уровня того ли другого фактора дает возможность элиминировать влияние всех факторов, кроме одного, и определить влияние последнего на прирост результативного показателя.

Изучения и усвоения методики экономического анализа крайне необходимые сегодня, когда понятия «экономическая преступность» стало одним из центральных криминологических понятий.

В значительной мере результативность борьбы с преступностью в экономической сфере зависит от наличия и обоснованности методики расследования современных экономических преступлений.

Таблица 20.3. Баланс рабочего времени одного рабочего

Необходимую помощь практическим работникам в борьбе с экономической преступностью должен предоставить наука.

В связи с этим задача овладения приемами и методами экономического анализа экономистами, бухгалтерами, ревизорами, сборщиками налогов, юристами, работниками правоохранительных органов приобретает особую актуальность.

Существенные упущения в правовом регулировании общественного отношения, в особенности экономических, оказывают содействие расширению противоправных действий в кредитно-финансовой, банковской системах, в сфере внешнеэкономической деятельности, приватизации, новых экономических структурах.

Проникая в экономику, преступность препятствует развитию производства, отворачивает инвестиционные и валютные ценности, стимулирует инфляционные процессы, лишает госбюджет важной части доходов, затрудняет выполнения программ социальной помощи населению и, таким образом, заостряет все экономические проблемы.

Сегодня экономические преступления существенно отличаются от преступлений, характерных для прошлого. Если раньше экономические преступления по способом осуществления являли достаточно простыми: кражи путем растраты, оплата фактически невыполненных работ, включения в ведомость на оплату труда выдуманных лиц, приписки, спекуляция и т.п., то теперь они стали намного более сложными и наносят значительный ущерб экономике.

Поэтому, чем результат экономического анализа необходимо не только объективно оценить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, состояние сохранения имущества, а и сформулировать основные направления относительно проверки и конкретизации данных.

Вопросы для самоконтроля

Какие Вы знаете основные средства обработки экономической информации в анализе хозяйственной деятельности?