Учет денежных средств в кассе

2

Национальный Открытый Институт России г. Санкт-Петербург

Кафедра Бухгалтерского учета, анализа и аудита

Дисциплина «Бухгалтерский финансовый учет»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Учет денежных средств в кассе .

Санкт-Петербург

2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Часть I. Теоретические и методологические основы учета денежных средств

1. Задачи учета наличных денежных средств

2. Организация учета денежных кассовых операций

2.1 Организация работы кассы

2.2 Лимит наличных денежных средств

2.3 Инкассация денежных средств

2.4 Документирование кассовых операций

2.5 Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

3 Бухгалтерский учет кассовых операций

Часть II. Учет денежных средств в кассе на примере ООО «…»

1. Общая характеристика ООО «…»

2. Учет денежных средств в ООО «…»

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Современная система бухгалтерского учета -- важнейший элемент инфраструктуры рыночной экономики, предоставляющий информацию, необходимую для принятия серьезных инвестиционных решений всем заинтересованным пользователям финансовой отчетности.

Кардинально повлияли на зарождение новой системы отечественного бухгалтерского учета: принятие нового Плана счетов, создание нового набора финансовой отчетности, похожей на отчетность, используемую в западных странах, крупные перемены в регулировании и методологии бухгалтерского учета и аудита.

Для нормального функционирования экономики необходима всесторонняя, объективная, оперативно поступающая информация, основным источником которой являются данные, содержащиеся в бухгалтерском учете. Изменения, происходящие в производственной, снабженческой и сбытовой деятельности экономического субъекта, регистрируются в бухгалтерском учете с целью улучшения работы этого субъекта благодаря принятию правильных управленческих решений.

Учет денежных средств занимает одно из значимых мест в бухгалтерском учете.

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы организации, находящиеся в ее кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и пр. Объемом имеющихся у организации денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность организации - одна из важнейших характеристик ее финансового положения.

Денежные средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для успешной деятельности организации.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств являются обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Целью данной курсовой работы является изучение и раскрытие бухгалтерского учета, выявление недостатков в организации учета и контроля денежных средств и разработка мероприятий по совершенствованию методик учета денежных средств на примере ООО «Простор».

Основными задачами данной работы являются:

- рассмотрение теоретических основ учета и контроля за сохранностью использования денежных средств;

- изучение состояния бухгалтерского учета денежных средств;

- выявление недостатков в организации учета денежных средств;

- выработка конкретных мер и предложений по совершенствованию учета денежных

операций на предприятии.

Методологической основой разработки курсовой работы являются методическая и учебная литература, а также нормативные, инструктивные и законодательные документы и личные исследования.

Часть 1. Теоретические и методологические основы учета денежных средств

1 Задачи учета наличных денежных средств

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе организации, на банковских, расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводов в пути и денежных документах.

Бухгалтерский учет наличных денежных средств должен обеспечивать выполнение следующих основных задач:

1. Своевременное и правильное документальное оформление операций по движению наличных денежных средств;

2. Отражение в учете операций по движению наличных денежных средств в соответствии с требованиями действующего законодательства;

3. Контроль за сохранностью и целевым использованием наличных денежных средств;

4. Контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины.

В настоящее время основным документом, регламентирующим наличное денежное обращение в Российской Федерации, является положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Данное положение определяет основные правила использования организациями наличных денежных средств, в нем приведены рекомендации кредитным организациям по осуществлению проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью, а также формы соответствующих документов.

Порядок учета, хранения и расходования денежных средств в кассе организации установлен инструкцией ЦБ РФ от 04.10.1993 г. «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

2 Организация учета денежных кассовых операций

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:

* Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 г. № 14-П (в ред. от 31 октября 2002 г.);

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40;

* постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 (в ред. от 8 августа 2003 г.) «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин».

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

-- приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ № 14-П);

-- иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов; наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ РФ № 14-П);

-- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами -- в пределах установленной ЦБ РФ суммы (предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 руб. по одному платежу -- Указание ЦБ РФ от 20.06.07 №1843-У);

-- производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

2.1 Организация работы кассы

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со ст. 244 ТК РФ и постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклада.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель (директор) предприятия.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

2.2 Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня, превышающая лимит остатка, подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Предприятия, не имеющие лимита остатка, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

В том случае, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает один из банков, а в другие банки достаточно представить копию такого решения.

2.3 Инкассация денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Заключив договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация представляет в подразделение инкассации. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр -- в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость:

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку;

Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки;

Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации для зачисления на ее расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия к учету по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями (в том числе услуг по инкассации), являются операционными расходами (п. 11 ПБУ 10/99). Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (подп. 14.1, 6 ПБУ 10/99). Для их учета предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумму оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170--172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2.4 Документирование кассовых операций

Основанием для отражения в учетных регистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.) (см. Табл. 1)

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

-- проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

-- оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

-- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

-- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

-- передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Таблица 1

Формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

Номер унифицированной формы	Наименование формы	Порядок применения
КО-1	Приходный кассовый ордер	Для оформления поступления наличных денег в кассу организации
КО-2	Расходный кассовый ордер	Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
КО-3	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов	Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов
КО-4	Кассовая книга	Для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе
КО-5	Книга учета принятых и вы- данных кассиром денежных средств	Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям

1.Оформление кассовых документов в бухгалтерии.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

2. Оформление кассовых документов кассиром.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

-- проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе -- разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

-- проверяет правильность оформления документов;

-- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу. В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России, утвержденными положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П.

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы. В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

* требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру;

* записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей -- прописью, копеек -- цифрами;

* выдает деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью: «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Выдача денег по другим документам. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия -- организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ведомости перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше трех рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, -- до пяти дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

* в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

* закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

* составить реестр депонированных сумм;

* передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр невыданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

* записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием: «Депонированные суммы». Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т. п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами (раздатчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

3. Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано________листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Запись на последней странице:



Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

2.5 Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций устанавливается статьей 15.1 КоАП РФ от 30 декабря 2001 г. (см. Табл. 2)

Таблица 2

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций

Вид правонарушения	Ответственность за правонарушение
Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров	Влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц -- в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц -- от 400 до 500 МРОТ
Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности
Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств
Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов

Статьей 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

2 Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса»:

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса» приведены в Табл. 3.

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету -- суммы, поступившие наличными в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту -- суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» ;

50-4 «Касса в валюте».

Субсчет 50-1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально-обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам.

Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в операционной кассе. При этом книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня -выручка от продажи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Субсчет 50-3 используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. Сведения составленного отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используется для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Таблица 3

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса»

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1	Сданы наличные деньги из операционной кассы в основную кассу организации	50-1	50-2
2	Оприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного счета	50	52
3	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику	50	60
4	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, ранее выданные поставщику в качестве аванса под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг)	50	60
5	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договорам кредита и займа	50	66,67
6	Возвращены в кассу неиспользованные наличные денежные средства, ранее выданные под отчет	50	71
7	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба	50	73-2
8	Поступили наличные денежные средства за проданные товары (работы, услуги) в организациях розничной торговли и сферы услуг	50	90-1
9	Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные и внереализационные доходы	50	91-1
10	Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно	50	91-1
11	Оприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации	50	91-1
12	Предоставлен заём другой организации наличными денежными средствами	58-3	50
13	Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства	62	50
14	Выданы под отчет наличные денежные средства	71	50
15	Выплачены из кассы дивиденды (доходы) учредителю (участнику) организации, который не является работником организации	75-2	50
16	Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата	76-4	50
17	Списаны на убытки наличные деньги и денежные документы, утраченные в связи с чрезвычайными обстоятельствами	99	50
18	Сданы наличные деньги инкассатору	57	50

Не реже 1 раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций.

Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами:

1. Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. При этом составляются следующие записи:

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
73	94	Сумма недостачи отнесена на виновное лицо
70	73	Сумма недостачи удержана из заработной платы

2. Если виновное лицо не обнаружено, то сумма недостачи относится на финансовый результат:

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
91	94	Сумма недостачи отнесена на расходы

Если недостача произошла вследствие чрезвычайных обстоятельств, она относится на счет 99 «Прибыли и убытки»:

Д 99 -- К 50 .

При выявлении излишков наличные деньги приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (Счет 91-1 «Прочие доходы»):

Д 50 -- К 91.

II . Учет денежных средств в кассе на примере ООО «…».

1 Общая характеристика ООО «…»

ООО «Простор» представляет собой коммерческую организацию, занимающейся продажей мебели.

ООО «Простор» действует на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона, учредительных документов общества, действующего законодательства Российской Федерации.

Общество является юридическим лицом по законодательству РФ и приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

Общество несет имущественную ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом и выступает в отношении с третьими лицами от своего имени.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

ООО «Простор» самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности для осуществления постановки бухгалтерского учета. Учетная политика организации соответствует нормативным актам РФ в области бухгалтерского учета и закреплена отдельным приказом по предприятию. Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских служб, но и всей организации.

Общество действует на основании устава, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать, бланки и штамп со своим полным фирменным наименование.

Организационная структура управления ООО «Простор» представлена в виде схемы 1.

Схема 1.

Организационная структура управления ООО «…»

Директор ООО «…»

Управленческая служба	Служащие	Обслуживающий персонал

Бухгалтерия	Торговый отдел
Главный бухгалтер	Товаровед	Уборщица
Бухгалтер	Продавцы-крнсультанты	Грузчики
Кассир

Данная структура управления является линейной. Для таких структур характерна жесткая централизация работы. С одной стороны, это улучшает управляемость всей структуры в целом, уменьшается вероятность хищений товарно-материальных ценностей на местах, что тоже играет не последнюю роль в работе торговых организаций.

Но, с другой стороны, является ухудшением гибкости всей структуры, так как для решения даже оперативных вопросов необходимо согласование с высшим руководством.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Бухгалтерия осуществляет контроль за выполнением хозяйственных договоров, ведет учет и анализ движения товаров и денежных средств, расчеты с поставщиками и покупателями, рассчитывает и анализирует финансовый результаты, составляет бухгалтерские отчеты, бухгалтерский баланс, ведет счета аналитического учета, текущие счета, начисляет заработную плату работникам организации. Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, которому подчинены бухгалтер и кассир.

Главный бухгалтер следит за финансовым потоком в организации, созданием системы финансовой информации, работой бухгалтерии.

Торговый отдел собирает и анализирует информацию по наличию товара в ООО «…», по необходимости пополнения запасов по отдельным группам товаров, составляет заявки на товар с поставщиками, следит за качеством товара, изучает спрос покупателей.

Деятельность работников регламентируется должностными инструкциями, где определены задачи, права, обязанности и полномочия конкретных работников. Каждый работник четко знает круг своих прав и обязанностей, а также степень ответственности за принимаемые им решения.

2 Учет денежных средств в ООО «Простор»

Бухгалтерский учет ООО «…» ведется согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11. 1996 г.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности РФ и другим нормативным документам с учетом последующих изменений и дополнений в них.

Бухгалтерия предприятия пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий, утвержденного Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета.

В ООО «…» применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

На предприятии используется автоматизированная система бухгалтерского учета и отчетности «1С: Предприятие 7.7» .

Для ведения кассовых операций в штатном расписании ООО «…» предусмотрена должность кассира. С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. (См. Приложение 1.). В своей работе кассир руководствуется «Порядком ведения кассовых операций», числится в составе бухгалтерии и подчиняется главному бухгалтеру.

Прием и выдачу денег кассир производит только на основании первичных документов установленной формы, подписанных руководителем и главным бухгалтером. Движение наличных денежных средств в кассе ООО «…» оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. (См. Приложение 2, 3.).

Приходные, расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов, и документам присваивается порядковый номер. Журнал регистрации контролирует целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег организации, присвоенные номера кассовым документам позволяют проверить полноту произведенных кассиром операций.

Сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу кассир делает разноску в кассовой книге, которая предназначена для операций движения наличных денег по кассе.

Кассир посчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми ордерами. Кассовая книга заполняется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого месяца.

Для обеспечения полной сохранности документов кассовая книга в ООО «…» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». (См. Приложение 4).

Лимит денежных средств в кассе ООО «…» составляет 10000 рублей. Вся денежная наличность сверх лимита инкассируется в банк.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету -- суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту -- суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводится следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляются итог дебетового оборота за месяц и итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале - ордере № 1. Полученное сальдо сверяют с остатками в кассе, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо на конец месяца.

Журнал - ордер № 1 и ведомость № 1 - регистр месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносятся ежемесячно из журнала - ордера № 1 в Главную книгу организации следующим способом: общий кредитовый оборот из журнала - ордера записываются в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетовым счетам переносятся в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Необходимо отметить, что прежде чем перенести итоги журнала - ордера № 1 бухгалтерия проводит взаимную сверку оборотов в регистрах.

После сверки и разноски итогов в Главную книгу в журнале - ордере № 1 делается соответствующая отметка, журнал - ордер подписывается исполнителями, а также главным бухгалтером ООО «…».

В таблице 4 приведены основные корреспонденции кассовых операций, выписанных из кассовой книги в ООО «…» за период с 1 марта 2008 г. по 31 марта 2008 г.

Таблица 4

Журнал регистрации кассовых операций за март 2008 г.

№ п/п	Наименование проведенной операции	Документ	Сумма ( руб.)	Корреспонденция счетов
				Дт	Кт
1	Получено в кассу с расчетного счета на выплату заработной платы	Чек, ПКО, выписка банка	85000	50	51
2	Возвращены в кассу подотчетным лицом Смирновым А.Н. неиспользованные подотчетные суммы	ПКО	130	50	71
3	Возврат от поставщика предварительной оплаты за товар	ПКО	15000	50	60
4	Получено от покупателя за товар	ПКО	25000	50	62
5	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудника в счет погашения материального ущерба	ПКО	1700	50	73
6	Сданы денежные средства на расчетный счет	РКО	130000	51	50
7	Выдана заработная плата работникам по ведомости	РКО, платежная ведомость	70000	70	50
8	Выдано под отчет Орлову М.А. на приобретение канцелярских товаров (выдана доверенность)	Служебная записка, РКО, доверенность	1000	71	50
9	Выдача пособия на рождения ребенка за счет средств социального страхования	РКО	8000	69	50
10	Возвращена на расчетный счет депонированная заработная плата	РКО	15000	51	50

В ООО «…» приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью.

Помещение кассы изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны.