Учет в торговле

1. Торговля начинается с товара

Основными элементами производственного процесса в торговой деятельности являются:

- приемка товаров;

- хранение товаров на складе;

- отпуск (продажа) товаров покупателям.

Правила документального оформления приемки, хранения и отпуска товаров установлены Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждены унифицированные формы по учету торговых операций (общие).

2. Правила приемки товаров. Документальное оформление

Порядок приемки товаров регламентируется договором с поставщиком и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся:

- инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 г. «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов»;

- инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15 июня 1965 г. № П-6);

- инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25 апреля 1966 г. № П-7).

Две последние инструкции применяются в части, не противоречащей последующим нормативным документам. Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда РФ инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления от 22 октября 1997 г. № 18).

Указанные инструкции четко регламентируют порядок приемки товаров, что позволяет избежать в дальнейшем споров и неясностей между поставщиком и покупателем. Поэтому в договоры поставки целесообразно включить пункт о том, что приемка товаров осуществляется в соответствии с постановлениями № П-6 и № П-7.

При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.

Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать согласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.

Материально ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.

Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения:

- номер и дата выдачи;

- срок ее действия;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;

- номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;

- наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;

- наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.

Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.

Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).

Если доверенности выписываются по форме № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:

- дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;

- Ф.И.О. лица, получившего доверенность;

- срок действия доверенности;

- наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар;

- подпись материально ответственного лица за получение доверенности.

После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».

Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.

При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам:

1) по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).

При доставке товаров автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортную накладную унифицированной формы № 1-Т. Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78:

При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Форма транспортной железнодорожной накладной утверждена Приказом Министерства путей сообщения России от 18 июня 2003 г. № 39 «Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Транспортная железнодорожная накладная заполняется на четырех листах.-

1-й лист - оригинал накладной (передается грузополучателю);

2-й лист - дорожная ведомость (предназначена для перевозчика и других участников перевозочного процесса);

3-й лист - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);

4-й лист - квитанция о приеме груза (передается грузоотправителю).

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом.

Товарные накладные оформляются по унифицированной форме ТОРГ-12. Неторговые организации могут оформлять отпуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Если организация применяет не унифицированную форму, то эта форма должна:

а) быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);

б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой.

При большом перечне товаров может использоваться счет-фактура типовой формы № 141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара. Содержание счета типовой формы № 868 аналогично счету-фактуре. Он выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты.

При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы.

Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого товара в пункте отправления.

Если количество товара указано в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест. Затем полученные данные сравнивают с количеством мест отгруженного товара, которое указано в сопроводительном документе.

Обратите внимание: если в договоре и (или) сопроводительных документах указаны как весовые, так и объемные показатели количества товара, то следует проверить оба показателя.

Когда товар поступает в ненарушенной таре, приемку можно производить по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такая форма приемки товара называется «приемкой по трафарету». Например, на коробке с вином указано, что в ней находится 25 бутылок. Всего поступило в организацию 100 коробок. При приемке товара по маркировке (по трафарету) делают такую запись о поступлении (приходе) товара: 100 мест х 25 бутылок.

Если фактическое наличие товара в таре не проверяется, то об этом надо сделать соответствующую запись в приемных документах или проставить отметку в сопроводительном документе.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, то составляется рекламационный акт (рекламация);

2) по качеству (приемка осуществляется двумя способами).

1-й способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества товара.

В зависимости от вида товара, условий договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т. д.

Для большинства продовольственных и ряда непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация, то есть установление соответствия продукции Определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением того, что товар сертифицирован, является также знак соответствия на упаковке. При приемке ряда продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, являются ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение и т. д.

При приемке машино-технической продукции или товара, на которые отсутствуют стандарты, а также при приемке единичной продукции, к которой предъявляются специальные требования, качество товара определяется техническими условиями. Технические условия согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью договора.

Когда договором предусмотрено определение качества товара по образцу, в договоре дается его техническое описание или образец передается торговой организации. В таком случае образец становится эталоном. Как правило, по образцу принимают непродовольственные товары.

2-й способ. Путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.

При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания.

Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного товара. Просроченные товары являются некачественными;

3) по комплектности.

Понятие комплектности применяется в основном к технически сложным изделиям, например, к бытовой технике. Если в договоре предусмотрено условие о комплектности, то материально ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию.

При проверке комплектности необходимо установить наличие перечисления составных частей товара (комплектующих изделий, узлов и др.), указанных в договоре или государственном стандарте, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т. д.

Существует два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный:

1) сплошным способом проверяют товары, поступившие в таре или упаковке;

2) выборочный способ применяют при поступлении товара навалом и иногда в упакованном виде. При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.

Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. Например, существуют «Особые условия поставки мяса и мясных продуктов». Согласно этим правилам выборочным порядком отбирают и вскрывают от количества мест:

- в партии колбас, копченостей, субпродуктов, вырезки в блоках, блоков мясных замороженных - 10 процентов;

- в партии мяса, птицы, мяса кроликов, шпика - 5 процентов.

В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии. Приемку товара могут производить:

- стороны или их представители совместно;

- стороны или их представители совместно с третьими лицами;

- указанная в договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.

Если стороны определили в договоре, что приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная сторона. Расходы по приемке товара, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет неявившейся стороны.

Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензию поставщику или транспортной организации при недостаче или снижении качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным товаросопроводительных документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации торговой организации (например, заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально ответственное лицо (лица) торговой организации, представитель поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.

При наличии согласия поставщика акт в одностороннем порядке может быть составлен и подписан получателем товара.

Акт утверждает руководитель торговой организации.

Акты о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации - получателе товара.

Если при приемке товара выявлены излишки по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товара и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.

Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 «Товары». Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие товары приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку товаров производятся расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве поступивших товаров не пересматриваются (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Товар может поступить в торговую организацию в таре-оборудовании. При приемке такого товара руководствуются «Инструкцией об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29 июня 1982 г. № 072-75.

Рассмотрим правила заполнения унифицированных форм при приемке товаров.

2.1 Форма ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»

Эта форма применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии. Состав приемной комиссии утверждается в приказе руководителя организации.

По общим правилам проверке подлежат объективные характеристики товара:

- количество товаров;

- ассортимент товаров;

- качество товаров;

- комплектность товаров;

- упаковка товаров и тара.

Условиями договора могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров. При приемке товаров следует проверить выполнение этих условий.

Все товары, поступающие в торговую организацию, должны быть сертифицированы, а в числе сопроводительных документов должен быть сертификат, то есть документ, удостоверяющий качество товара в соответствии с принятыми стандартами. При заполнении строки «Сертификат» необходимо указать его номер, наименование органа, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке «Способ доставки» надо указать вид транспортного средства, доставившего товар (вагон, состав, автофургон, рефрижератор, судно и т. д).

Комиссия производит приемку товара по фактическому наличию. Если обнаруживаются отклонения по количеству, качеству или массе, то покупатель должен произвести такие действия:

- приостановить приемку товара;

- обеспечить сохранность товара;

- принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией);

- вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке товара прерывалась, то в акте необходимо указать:

- время перерыва;

- причины перерыва;

- условия хранения товара во время перерыва.

Количество составляемых актов и комплектность документов определяется фактической ситуацией.

В сопроводительном документе на товар (в товарной накладной, товарно-транспортной накладной и т. п.) делается отметка об актировании, то есть указываются номер и дата приемного акта.

Акт по форме ТОРГ-1 составляется в случаях, если:

1) расхождений с документами поставщика нет, но составление комиссионного акта предусмотрено графиком документооборота организации при каждом поступлении товара либо при поступлении партий товара определенного объема;

2) обнаружены расхождения с документами поставщика, но товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, которая не превышает стоимости фактически поступившего товара;

3) товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика.

2.2 Формы ТОРГ-2 «Акт об установленной расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» и ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров»

Эти акты применяются для оприходования товара, имеющего количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.

При этом форма ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту.

Акты, составленные по формам ТОРГ-2 и ТОРГ-3, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.

Приемку товара осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации.

Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают фактическое наличие товара с данными, которые указал поставщик или грузоотправитель в сопроводительных документах.

Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству, предусмотренным договором (контрактом).

Акты составляют и подписывают члены комиссии, представители организации поставщика или грузоотправителя, эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. Вместо эксперта можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.

Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с условиями, оговоренными в контракте с иностранным поставщиком. Если эти условия специально не оговорены, то следует руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной 15 октября 1990 г. Госарбитражем СССР. При приемке импортных товаров приглашают экспертов Торгово-промышленной палаты. Если нет возможности их пригласить, то в приемке товара принимают участие представители других незаинтересованных организаций.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются все сопроводительные документы (товарная накладная, железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т. д.). Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.

При расхождениях по качеству:

а) товар, не соответствующий по качеству условиям поставки, но годный для дальнейшей реализации по пониженным ценам (например, в результате незначительных внешних дефектов, более низкой сортности товара, более низких потребительских свойств и т. п.), приходуется по ценам поставщика, а затем производится его уценка. Сумма уценки предъявляется поставщику в претензионном порядке;

б) некачественный товар подлежит возврату поставщику.

1-й вариант. Товар был предварительно оплачен. Организация-покупатель не принимает на баланс указанный товар, а приходует его за балансом.

После составления акта и претензионных документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара.

2-й вариант. Поступивший товар оплачен не был.

Товар принимается на ответственное хранение и учитывается за балансом.

После составления акта и претензионных документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара, отгружает товар поставщику и снимает его с забалансового учета.

Акт по форме ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а ТОРГ-3 - в пяти экземплярах.

В сопроводительных документах на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях и составлении акта. При этом необходимо указать номер и дату составления акта.

2.3 Форма ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»

Этот акт служит основанием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. Неотфактурованными поставками называют поступление грузов без расчетных документов поставщиков.

Акт составляется в двух экземплярах комиссионно по фактическому наличию поступившего товара в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

При поступлении товаров без расчетных документов поставщика они приходуются условно по цене, предусмотренной в договоре поставки. Эта цена указывается в акте.

Если в договоре поставки или купли-продажи цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, то устанавливается цена, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары. Данное положение вытекает из пункта 3 статьи 424 ГК РФ. Цена при сравнимых обстоятельствах означает рыночную цену, сложившуюся в регионе продавца на момент отгрузки товара. На сегодняшний день (февраль 2005 года) наиболее четко принципы определения рыночной цены товара изложены в статье 40 Налогового кодекса РФ.

2.4 Форма ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»

Такой акт составляется в случаях, когда товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, которая не указана в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара. При распаковывании поступившего товара тара, цена которой включена в цену товара, приходуется отдельно.

Акт составляется в двух экземплярах комиссионно в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

2.5 Форма ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»

Этот акт применяется для оформления приемки и завеса тары. Он составляется комиссионно.

Если при приемке товара выясняется, что фактическая масса тары превышает массу, указанную в документах поставщика, то акт надо составить в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика. Второй экземпляр акта вместе с претензией направляется поставщику для возмещения.

Если расхождения в весе тары обнаружены в ходе реализации товара, то комиссия составляет акт в одном экземпляре в присутствии материально ответственного лица. Затем материально ответственное лицо передает акт в бухгалтерию с товарным отчетом. Акт служит основанием для списания с его подотчета излишне оприходованного товара.

2.6 Форма ТОРГ-7 «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары»

Этот журнал применяется для учета тары, требующей завеса. Записи в журнале производятся бухгалтером на основании приемных товарных документов.

2.7 Форма 1-Т «Товарно-транспортная накладная»

Типовая межотраслевая форма товарно-транспортной накладной № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля. При централизованном вывозе груза со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, которые составляются совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

- первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий и четвертый - сдаются организации-владельцу автотранспортного средства.

Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передает водителю второй, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной. Эти экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах товарно-транспортной накладной.

Доставив груз получателю, водитель передает ему второй экземпляр товарно-транспортной накладной. Кроме того, грузополучатель заверяет своими подписями и печатями (штампами) третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной и передает их водителю. Эти экземпляры сдаются в бухгалтерию организации-грузоперевозчика. Третий экземпляр служит основанием для расчетов с заказчиком автотранспорта. Организация-владелец автотранспортного средства выписывает счет за оказанные услуги по грузоперевозкам, прилагает к нему третий экземпляр товарно-транспортной накладной и высылает плательщику - заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной вместе с путевым листом хранится в бухгалтерии организации-грузоперевозчика в течение пяти лет. По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

- первый и второй экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр подписывает организация грузо-перевозчик и прилагает его к счету, который направляется организации-заказчику для оплаты;

- второй экземпляр прилагается к путевому листу. Он служит основанием для учета транспортной работы;

- третий экземпляр остается у грузоотправителя. Он служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

3. Документальное оформление отпуска товаров

В розничной торговой сети отпуск (продажа) товаров населению оформляется выдачей чека ККТ (контрольно-кассовой техники) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста.

Если торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т. п. (мелкая розница), то стоимость проданного товара и выручку указывают в расходно-приходной накладной (ТОРГ-14). Кроме этого продавцу выдают «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» унифицированной формы ТОРГ-23.

Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или заказа-отборочного листа унифицированной формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации.

В оптовой торговле товар также отпускается по товарной накладной ТОРГ-12.

Материально ответственное лицо производит отпуск товара на основании «Заказа-отборочного листа» или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.

3.1 Форма ТОРГ-8 «Заказ-отборочный лист»

Данная форма составляется на оптовых базах (складах) при отборе товара, тары. Она выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад. Форма составлена таким образом, что позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании данных формы ТОРГ-8 заполняется товарно-транспортная накладная.

3.2 Форма ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с подотчета материально ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

3.3 Форма ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»

Применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т. п.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк). Второй - с указаниями массы каждого места - прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий - остается на складе.

3.4 Форма ТОРГ-10 «Спецификация»

Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй передается в бухгалтерию.

В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно.

Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка.

Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

3.5 Форма ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»

Внутреннее размещение товаров между структурными подразделениями торговой организации, в которых работают разные материально ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации. Об этом распоряжении делается отметка в документе. Перемещение оформляется накладной. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную обязательно накладывается штамп организации, который подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Внутреннее перемещение товара учитывается отдельной строкой в товарном отчете.

Для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами применяется форма ТОРГ-13.

Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

3.5 Форма ТОРГ-14 «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)»

Отпуск товаров со склада кладовщиком (или из отдела магазина завотделом, продавцом) продавцу нестационарной мелкорозничной точки производится по расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли) унифицированной формы ТОРГ-14.

Для стационарной мелкорозничной торговли форма ТОРГ-14 не применяется, а отпуск товаров производится по накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13.

Расходно-приходная накладная формы ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек и т. п., а также при составлении товарных отчетов. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случаях, когда продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков. При этом он также должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли). Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

3.7 Форма ТОРГ-23 «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли»

Записи в товарном журнале формы ТОРГ-23 о полученном товаре и сданной выручке материально ответственное лицо (продавец мелкорозничной стационарной точки) производит ежедневно. Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку.

Если работник мелкорозничной стационарной торговой точки получает товар только на день и по окончании смены обязан сдать его, то товарный журнал можно не вести, достаточно будет расходно-приходных накладных формы ТОРГ-14.

С другой стороны, если работник нестационарной точки не имеет возможности ежедневно сдавать товар, то он должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в товарном журнале. В товарном журнале отражается также сумма непроданных за день товаров. Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

4. Складской учет товаров. Товарные отчеты материально ответственных лиц

Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:

- сортовым. При этом способе товары различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. При этом способе необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам;

- партионным. Каждая партия товара поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. В данном случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату;

- партионно-сортовым. Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно;

- по наименованиям. Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.

Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком.

4.1 Форма ТОРГ-11 «Товарный ярлык»

Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Вне зависимости от того, каким способом хранятся товары, материально ответственные лица должны соблюдать принципы товарного соседства. Например, товары, имеющие специфический запах, должны храниться отдельно от товаров, восприимчивых к запаху. Готовые продукты хранятся отдельно от сырья и полуфабрикатов. Продовольственные и непродовольственные товары размещаются на разных складах или в обособленных складских помещениях. Полный перечень правил товарного соседства определен многочисленными нормативно-техническими документами по отдельным видам товаров.

Администрация торговой организации обязана обеспечить соблюдение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требований пожарной безопасности.

Государственными и общеотраслевыми стандартами, иными нормативными документами, стандартами, разработанными самой торговой организацией, устанавливается режим хранения товаров. Под режимом хранения понимают:

- температуру хранения;

- влажность;

- освещение;

- сроки хранения.

Например, режим хранения продуктов из свинины вареных установлен ГОСТом 18236-85, молока сгущенного с сахаром консервированного - ГОСТом 718-84, муки, круп - ГОСТом 26791-85, изделий фарфоровых и фаянсовых - ГОСТом 28389-89 и т. д.

Так, ГОСТом 10581-91 для швейных изделий установлены следующие условия хранения:

1) изделия должны храниться в крытых складских помещениях и быть защищены от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных воздействий;

2) изделия, транспортируемые в подвешенном или сложенном виде, должны храниться до реализации в подвешенном виде, транспортируемые в потребительской таре - или связанными пачками, в бумаге или без нее - на стеллажах;

3) расстояние от пола до нижней части полки стеллажа должно быть не менее 0,2 м, от внутренних стен до изделий - не менее 1 м, между стеллажами - не менее 0,7 м.

Если при хранении товара произошла его порча, то в первую очередь комиссия проверяет режим хранения. При нарушении указанного режима виновные лица возмещают организации убытки от порчи товара.

Материально ответственные лица, работающие на складе (магазине, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме этого, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, в которых отражают поступление и отпуск товаров за определенный период времени. Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию. Срок представления товарных отчетов (от 1 до 10 дней) устанавливается руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.).

Если товары учитываются торговой организацией по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. В таком случае материально ответственные лица составляют товарный отчет унифицированной формы ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы ТОРГ-30.

4.2 Форма ТОРГ-29 «Товарный отчет»

В адресной части товарного отчета следует указать наименование организации, структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответственного лица, номер товарного отчета, дату его составления, а также период, за который он составляется.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывают отдельно. При этом указывают наименование поставщика, вид приходного документа, его дату и номер. Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета определяют общую сумму расхода товаров и тары за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (выручка по чекам контрольно-кассовой техники (ККТ), выручка мелкорозничной торговли по приходным ордерам, возврат поставщику некачественного товара, перемещение товаров, отпуск мелким оптом и т. д.).

Товарный отчет составляется для подтверждения товарного остатка.

Материально ответственное лицо составляет товарный отчет в двух экземплярах.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, которые поступили на работу не с начала года, нумеруются с первого номера от дать; начала работы и до конца года.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Чтобы исправить ошибку в товарном отчете, необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильную запись, надписать правильный текст или цифру, сделать запись «Исправлено», проставить дату исправления и подтвердить исправление подписями бухгалтера и материально ответственного лица.

Товарный отчет подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.

Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

4.3 Форма ТОРГ-30 «Отчет по таре»

В отчете по таре показывают движение тары за отчетный период по наименованиям. Материально ответственное лицо составляет отчет по таре в двух экземплярах: один экземпляр сдается в бухгалтерию с товарным отчетом, второй экземпляр с отметкой бухгалтера остается у материально ответственного лица.

4.4 Форма ТОРГ-28 «Карточка количественно-суммового учета»

Карточка ведется материально ответственным лицом на каждое наименование и сорт товара. Записи в карточке производятся в количественном и суммовом выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые материально ответственное лицо сдает в бухгалтерию с товарным отчетом.

Если количественно-суммовой учет применяется в организации розничной торговли, ведущей учет товаров по продажным (розничным) ценам, то на однородные товары с одинаковыми розничными ценами открывается одна карточка.

Обратите внимание, что составлять товарный отчет по такой форме имеет смысл в розничных магазинах, ведущих количественно-суммовой учет и получающих товары со склада в небольших количествах, позволяющих обеспечить нормальный торговый процесс. Как правило, это специализированные магазины с ограниченным ассортиментом товаров.

Утром 1-го числа каждого месяца бухгалтер торговой организации с материально ответственным лицом производят сверку по товарным остаткам. Сверка производится таким образом: выводится товарный остаток в суммовом выражении по всем карточкам формы ТОРГ-28 на последнюю дату отчетного месяца и сверяется с данными последнего товарного отчета. Остаток по товарному отчету в суммовом выражении должен совпадать с суммой товарных остатков по карточкам.

В оптовой торговле учет товаров ведется по покупным ценам. Составление товарного отчета по форме ТОРГ-29 является довольно сложным, так как для получения товарного остатка в покупных ценах необходимо и расходную часть товарного отчета составлять в этих ценах. Данные для отчета следует брать из карточек количественно-суммового учета (ТОРГ-28).

Этот отчет содержит следующие показатели: сумма остатка с предыдущего товарного отчета в целом по подотчету материально ответственного лица, приход товаров за период по наименованиям, расход товаров за тот же период по наименованиям и остаток в суммовом выражении на конец периода.

Такая форма отчета может применяться в торговой организации с небольшим оборотом товаров и ограниченным товарным ассортиментом.

Как правило, для оптовых организаций применяется следующая схема учета товаров:

1) материально ответственное лицо ведет «Журнал учета товаров на складе» (ТОРГ-18);

2) бухгалтер присваивает каждому наименованию поступившего товара номенклатурный номер и открывает на каждый поступивший товар карточку количественно-суммового учета (ТОРГ-28). Эта карточка передается материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит в карточке записи по приходу и расходу товара. Если в организацию поступает новый товар с тем же наименованием и по той же покупной цене, то новая карточка не открывается, а записи производятся в прежней карточке;

3) в сроки, установленные руководителем и главным бухгалтером организации, материально ответственное лицо сдает бухгалтеру сопроводительный реестр сдачи документов (ТОРГ-31), к которому прилагает приходные и расходные документы. Если со склада отпускается товар в мелкорозничную торговую сеть, то в реестр необходимо включить расходно-приходную накладную;

4) бухгалтер обрабатывает поступившие документы (делает по ним бухгалтерские проводки) и выводит товарный остаток на балансовом счете 41 «Товары» по каждому месту хранения товаров и материально ответственному лицу;

5) ежемесячно бухгалтер проводит сверку товарных остатков, которые числятся в карточках количественно-суммового учета (ТОРГ-28), с товарным остатком в балансе.

4.5 Форма ТОРГ-18 «Журнал учета товаров на складе»

Этот журнал предназначен для количественного учета товаров. Он содержит такие показатели:

- дату и номер приходных и расходных документов;