Учет, документальное оформление приобретения материальных ценностей и анализ эффективности их использования

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Производственные запасы, их классификация

1.1.1 Классификация производственных запасов

1.1.2 Номенклатура-ценник

1.2 Документальное оформление поступления производственных запасов

1.2.1 Оформление поступления материалов от иногородних поставщиков

1.2.2 Оформление поступления материалов от одногородних поставщиков

1.2.3 Оформление поступления материалов собственного производства и приобретенных подотчетными лицами

1.3 Оценка производственных запасов при принятии к учету

1.3.1 Общий порядок оценки поступивших запасов

1.3.2 Особенности оценки при разных источниках поступления запасов

1.4 Документальное оформление расходования производственных запасов

1.4.1 Порядок оформления отпуска запасов в производство

1.4.2 Порядок оформления отпуска запасов в порядке продажи

1.5 Оценка при отпуске производственных запасов

1.6 Организация учета производственных запасов на складах и в бухгалтерии

1.6.1 Сортовой учет производственных запасов

1.6.2 Организация учета в бухгалтерии

1.7 Синтетический и аналитический учет производственных запасов и резервов под снижение их стоимости

1.7.1 Учет запасов, находящихся в собственности организации

1.7.2 Учет налога на добавленную стоимость

1.8 Инвентаризация и уценка производственных запасов

1.8.1 Инвентаризация производственных запасов

1.8.2 Уценка производственных запасов

2. Расчетная часть

2.1 Информационная база и задачи анализа использования материальных ресурсов

2.2 Анализ выполнения договорных обязательств

2.3Анализ использования материальных ресурсов

2.4Анализ динамики производственных ресурсов

2.5 Анализ выполнения плана материально технического снабжения по объему, ассортименту и комплектности

2.6Анализ состояния запасов материальных ресурсов

2.7 Анализ показателей эффективности использования материалов

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность темы обусловлена все нарастающим объемом используемых в производстве материалов. Проблема главного учета за материалами выходит на первый план. Одна из главных задач организации становится уменьшением потерь материалов в производстве, замена материалов более дешевыми и экономичными без потери качества продукции.

Материальные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вмести со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт. Основными задачами бухгалтерского учета являются:

· контроль сохранности материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

· правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей;

· выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением;

· расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остаток по местам хранения и статьям баланса;

· систематический контроль соблюдения установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация;

· своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов и контроль материалов, находящихся в пути.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений(запасные части)

В промышленности постоянно увеличивается потребление товарно-материальных ценностей в производстве. Это обусловлено расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы.

Одним из основных направлений снижения себестоимости продукции является минимизация материальных затрат в процессе ее производства. Таким образом, тема учета и контроля расхода материальных запасов на производство продукции (работ, услуг) в условиях рыночной экономики становиться чрезвычайно актуальной.

Целью курсовой работы является изучение структуры материальных ресурсов, документальное оформление отпуска материалов на производственные и хозяйственные нужды, организации оперативного и бухгалтерского учета расхода материальных ценностей и контроля их использования в производстве.

Подробное изучение этой темы позволит выявить конкретные методы оценки, учета и контроля материальных ресурсов, используемых организацией, а также предложить пути улучшения использования материалов в рамках возможных способов ведения бухгалтерского учета материальных ресурсов , зафиксированных в нормативных Положениях по бухгалтерскому учету.

1. Теоретическая часть

1.1 Производственные запасы, их классификация

По официальному определению, приведенному в положении по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов”, производственные запасы- это активы (имущество), предназначенные:

а)для использования в качестве сырья, материалы и т. п. при производстве товаров (продукции), выполнение работ и оказание услуг, предназначенных для продажи;

б) для использования в управленческих целях организации.

Из этого определения следует, что производственные запасы используются, как правило, в качестве предметов труда в производственном процессе. Они, как правило, целиком потребляются в одном производственном цикле и полностью переносят свою стоимость производственных с их использованием товаров (продукции), выполненных работ, оказанных услуг.

Основными целями бухгалтерского учета производственных запасов является: выявление фактических затрат, связанных с заготовлением материалов; их рациональная оценка; проверка соответствия складских запасов установленным лимитам и нормативам; контроль за соблюдением норм производственного потребления (расходования); правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов при калькулировании себестоимости конкретных видов продукции ( работ, услуг).

Для надлежащей организации бухгалтерского учета производственных запасов важное значение имеют их научно обоснованная классификация, достоверная оценка и выбор единицы учета.

1.1.1 Классификация производственных запасов

В зависимости от назначения производственных запасов, используемых при выпуске товаров, выполнение работ и оказание услуг , а также для управленческих нужд, подразделяются на следующие группы: сырье и основные материалы; вспомогательные материалы; полуфабрикаты и комплектующие изделия; конструкции и детали; строительные материалы; возвратные отходы; топливо; тара и тарные материалы; запасные части; инвентарь и хозяйственные принадлежности; спецоснастка и другое.

Сырье и основные материалы- это предметы труда, из которых изготовляют продукт. Они образуют его материальную (вещественную основу) основу. При этом сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности, а материалами - продукцию обрабатывающей промышленности.

Вспомогательные материалы - материалы, используемые для воздействия на сырье и основные материалы с целью приданию продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за средствами труда и облегчения процесса производства.

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и не редко зависит от специфических качеств выпускаемого продукта и/или отрасли экономики, а также от количества материалов, использованных при производстве различных видов продукта.

Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия- это материалы, прошедшие определенные стадии обработки на других предприятиях, используемые организацией при производстве продукции в готовом виде. В изготовлении продукта они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют его материальную основу .

Конструкции и детали - специфически производственные запасы строительных организаций, приобретаемые в порядке комплектации строительных объектов и использованные в том виде, в каком они приобретены.

Строительные материалы - это материалы, используемые подрядными организациями и организациями-застройщиками в процессе строительных и монтажных работ.

Возвратные расходы производства - это остатки сырья и материалов, образовавшихся в процессе их переработки в готовый продукт, утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов.

Из группы вспомогательных материалов в связи с особенностью использования отдельно выделяют топливо, тару и тарные материалы, запасные части.

Топливо подразделяют на техническое (для технических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тару и тарные материалы составляют предметы , используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов, товаров и продукции.

Запасные части используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности- производственные запасы, используемые, как правило, для хозяйственных и управленческих нужд, включаемые согласно учетной политики организации состав средств в обороте .

Обособленно в составе производственных запасов выделяют активы, стоимость которых включает в состав затрат по производству продукции и ее продажи в особом порядке. К ним согласно действующим показаниям по бухгалтерскому учету относятся спецоснастку, а также специальную одежду.

Специальные инструменты и специальные приспособления- технические средства, обладающие индивидуальными свойствами и предназначенные для обеспечения условий изготовления конкретных видов продукции (инструменты, штампы, прокатные валки в металлургии и др.).

Специальное оборудование- многократно используемые в производстве средства труда, которые обеспечивают условия для выполнения специфических( нестандартных) технических операций.

Специальная одежда- средство индивидуальной защиты работников организации (специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления).

Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, в состав производственных запасов включают семена, посадочный материал, корма, минеральные удобрения, биопрепараты и др. Кроме того, в составе средств в обороте находят отражение животные на выращивание и откорме, молодняк животных.

Материалы классифицируются также по техническим свойствам. Их делят на виды и группы.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления внутренней и внешней отчетности (например форм государственного статистического наблюдения об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности).

1.1.2 Номенклатура-ценник

При значительной номенклатуре производственных запасов внутри каждой из перечисленных групп и/или видов производственные запасы подразделяют на подвиды, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают краткое числовое обозначение ( номенклатурный номер) и записывают его в специальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В нем указывают также определенную для каждого материала учетную цену и единицу измерения (килограмм, метр, штука и т.д.) материалов единицу учета отдельного наименования и/или однородных групп.

При использовании в учете вычислительной техники содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, введя в нее информацию о нормах запаса, номерах синтетических счетов, субсчетов и некоторые другие постоянные признаки.

Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи-, восьми- значные коды. Первые два знака обозначают код синтетического счета, третий- код субсчета, один или два следующих знака- номер группы материалов, остальные различные признаки (характеристики ) материалов.

Информацию, которая содержится в номенклатурах-ценниках, можно отнести к условно-постоянной. Они записываются на машинные носители (вносятся в память компьютера) и многократно используются для получения необходимых выходных данных.

Что касается единиц измерения отдельных наименований материалов или отдельных групп (видов) запасов, то она выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации о них, а также надлежащий контроль за их наличием, движением и сохранностью.

1.2 Документальное оформление поступления производственных запасов

Первичные документы по поступлению производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как является его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением и сохранностью производственных запасов.

Материальные ресурсы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, из собственного производства ( семена, корма), от списания пришедших в негодность объектов основных средств, в виде отходов собственного производства и др.

Для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают и производят их. На поставку материалов организация заключает договор с поставщиками, в которых определяют права, обязанности и ответственности сторон по поставки запасов.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам купли-продажи, своевременностью поступления и оприходования материальных ресурсов осуществляет служба снабжения. С этой целью в ней ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают выполнение условий конкретного договора по ассортименту материальных ресурсов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия организации осуществляет контроль за ведением оперативного учета.

Поступившие в организацию материальные ресурсы оформляются первичными учетными документами в следующем порядке.

1.2.1 Оформление поступления материалов

от иногородних поставщиков

Иногородние организации-поставщики одновременно с отгрузкой производственных запасов высылают организации-покупателю расчетные и другие сопроводительные документы- платежное поручение или платежное требование , счет фактуру, товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной (при иногородней закупке) и др.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материальных ресурсов, поступают к ответственному исполнителю по снабжению, который проверяет правильность их оформления; производит проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ресурсов договорным условиям. В результате такой проверки на расчетном или другом документе делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением ресурсов (грузов) и их розыск. С этой целью ведется журнал учета поступивших грузов в ручном или компьютерном исполнении, где указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование организации-поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма платежного поручения (счета), род груза, номер и дата приходного ордера, акта о приемке либо запрос о розыске груза. В отдельных графах делается отметка об оплате платежного поручения (счета) или отказе от акцепта.

Проверенные расчетно-платежные документы из службы снабжения передают в бухгалтерию, а документы транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки материальных ресурсов.

Экспедитор принимает на железнодорожной станции (речном и/или морском порту) или непосредственно у поставщика прибывшие материалы ресурсы по количеству мест и массе. В случаи обнаружения недостачи мест или массы, повреждение тары, порчи сырья и/или материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к организации, из-за действия которой произошли указанные выше действия (к транспортной организации или поставщику).

1.2.2 Оформление поступления материалов

от одногородних поставщиков

Для получения материалов со склада одногородних поставщиков экспедитору дают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материальных ресурсов (наименование, единица измерения, количество). При приемке груза эксперт производит не только количественную, но и качественную проверку.

Принятый груз экспедитор доставляет на склад организации и сдает ответственному за хранение материальных ресурсов (заведующему складом, кладовщику), который проверяет соответствие количества и качества этих ресурсов данных сопроводительных документов. Принятые производственные запасы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на определенный вид материала, во второй записывают все принятые запасы независимо от количества их наименований. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор. Образец многострочного приходного ордера (форма № М-4 в сокращенном виде смотреть в приложениях приложение № 1).

Произведенные запасы приходуются в соответствующих единицах измерения(весовых, объемных, линейных, счетом). Если запасы поступают в одной единице (например в тоннах), а расходуются в другой (например в погонных метрах), то их учет ведется одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщиками и фактическими данными оприходования производственных запасов разрешается осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика или другом сопроводительном документе проставляют штамп, в оттисках которого содержаться основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад производственных запасов не соответствует данным сопроводительного документа, приемку запасов производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов (формы № М-7приложение№2), служащий основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации, если по их вине произошла недостача. В состав комиссии приглашают представителя организации-поставщика или транспортной организации либо представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке производственных запасов, поступивших в организацию без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки).

Если перевозку грузов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа принимают товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания материальных ресурсов у грузоотправителя; второй - для их оприходования получателем; третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки грузов; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии расхождений приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

1.2.3 Оформление поступления материалов собственного производства и приобретенными подотчетными лицами

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств, оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: один является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика; второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Подотчетные лица приобретают производственные запасы (канцелярские принадлежности и т.п.) в организациях торговли, у других организации, на рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных запасов, является товарный счет и акт (справка), которые составляет подотчетное лицо организации. В них излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименование, количество предметов и цена. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

1.3 Оценка производственных запасов при принятии к учету

1.3.1 Общий порядок оценки поступивших запасов

Производственные запасы принимаются к бухгалтерскому запасу по себестоимости. Фактической себестоимостью производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение производственных запасов признаются:

· суммы, уплачиваемые в соответствии с договором купли-продажи организации-поставщику (продавцу);

· суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением запасов;

· таможенные пошлины;

· невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы запасов;

· вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены запасы;

· затраты по заготовке и доставки запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

· начисленные проценты по кредитам и займам, предоставленным банками или поставщиками (коммерческий кредит), начисленные до принятия запасов к бухгалтерскому учету;

· затраты по доведению запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают в расходы организации по подработке, сортировки, фасовки и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ оказанием услуг;

· иные затраты, непосредственно связанные с приобретением запасов;

Не включается в фактические затраты на приобретение производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

Фактические затраты на приобретение производственных запасов уменьшаются или увеличиваются на величину суммовых разниц, возникающих до принятия их к бухгалтерскому учету в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте. Под суммовой разницей понимается разница между суммовой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте, кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой задолженности на дату ее погашения.

1.3.2 Особенности оценки при разных

источниках поступления запасов

Рассмотрим особенности определения стоимости производственных запасов в зависимости от направления (источников) их поступления (приобретения).

Фактическая себестоимость производственных запасов при изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с их производством. В организациях, занятых производством сельскохозяйственной продукции, запасы собственного производства (зерно, корма и д.р.) оценивают в течении года по плановой себестоимости. В конце отчетного года после определения фактической себестоимости этих продуктов разницу между плановой и фактической себестоимостью относят на удорожание (при превышении фактической себестоимости над плановой) или, наоборот, на удешевление плановой себестоимости.

Фактическая себестоимость производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость производственных запасов, полученных по договору дарения или безвозмездный, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату оприходования, а производственных засов, полученных по договорам, предусматривающих исполнения обязательств (оплату) неденежными средствами, - исходя из стоимости имущества, переданного или подлежащего передаче организацией за эти запасы. Стоимости имущества, переданного или подлежащего передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация определяет стоимость аналогичного имущества.

Оценка производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в российских рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

Производственные запасы, поступившие на склады организации, по которым не получены расчетные и/или сопроводительные документы от организации-поставщика (неотфактурованные поставки), принимают к бухгалтерскому учету в оценки предыдущих поставок таких запасов. Если предыдущих оценок не производилось, неотфактурованные поставки оценивают по условной учетной цене. Порядок последующих корректировок оценки изложен ниже.

В случаях когда расчетные документы организации-поставщика получены и акцептованы (принятых к оплате), а производственные запасы не поступили (находятся в пути), их оценивают по данным счетов поставщиков.

Производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или расположении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре сторон.

1.4 Документальное оформление расходования

производственных запасов

Как и при поступлении производственных запасов, документальное оформление расходования (использования) материальных ресурсов играет важную роль в организации производственного учета, особенно определения затрат на производство (выпуск) товаров, продукции, работ и услуг.

Производственные запасы отпускаются со склада организации как на производственное потребление, так и на хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов. Документальное оформление отпуска и использования производственных запасов (материалов) покажем на примере производственной организации с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов, которые рассчитываются службой менеджеров на основе данных о предполагаемом объеме выпуска товаров (продукции) и норм расхода материалов на единицу продуктов.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение со склада материалов для производственного процесса, а также выдавать разрешения на отпуск и вызов материалов из организации.

1.4.1 Порядок оформления отпуска запасов в производство

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направление расхода и периодичности отпуска материалов. Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами (образец карты по форме № М-8 в сокращенном виде смотреть в приложении №3). Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов, и как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указываются: вид операций, номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единица измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в оба экземпляра карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производится в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим оформляют выпиской отдельного требования-накладной. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Применение компьютеров позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах: один с распиской кладовщика остается в цехе; второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри организации также применяют однострочные или многострочные требования-накладные, которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающие ценности, в двух экземплярах: один с распиской получателя остается на месте; второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Вместо первичных документов по расходу материалов можно использовать карточки учета материалов, где представители цехов-получателей расписываются в получении материалов. После этого карточки становятся оправдательными документами. В них проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документацию по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре; второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях материалы на производство товаров и оказание услуг отпускаются без оформления специальных документов. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации продукции (услуг), составляемых, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и продажу продуктов. После утверждения руководителем организации акт (отчет) служит основанием для списания соответствующих материалов, израсходованных (использованных) при производстве продуктов.

1.4.2 Порядок оформления отпуска запасов в порядке продажи

Отпуск производственных запасов сторонним организациям или своим хозяйством, расположенным за пределами организации, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их испытывает служба менеджеров в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для складского, а также аналитического и синтетического учета материалов, второй передается их получателю. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки расчетно-платежных документов. При перевозке материалов автотранспортом для этих целей применяют товарно-транспортную накладную

1.5 Оценка при отпуске производственных запасов

При отпуске производственных запасов в производство и ином выбытии из оценки может производиться одним из следующих способов:

· по себестоимости каждой единицы;

· по средней себестоимости;

· по себестоимости первых по времени приобретении запасов (способ ФИФО);

Применение одного из перечисленных способов по конкретному наименованию запасов определяется в учетной политике организации и производится в течении отчетного года.

По себестоимости каждой единицы оценивают производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) запасов путем деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества остатка запасов на начало месяца и поступивших в этом месяце.

Данный способ оценки материальных ресурсов традиционен для отечественной учетной практики. В течении отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца определяется размер отклонений фактической себестоимости израсходованных материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам и корректируется предыдущая оценка.

При способе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая на расход. Это означает, что, независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списываются материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

Применение указанных способов оценки производственных запасов ориентирует организации на поставку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (партиям), а не только по видам материалов.

На ряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый номенклатурный номер(вид, сорт, марка, размер).

1.6 Организация учета производственных запасов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения предпринимательской деятельности по выпуску продукции, выполнению работ и услуг соответствующими материальными ресурсами в организации создается специализированные склады для хранения отдельных видов производственных запасов (основных материалов, топлива, запасных частей и др.). Кроме центральных складов различных структурных подразделениях организации могут быть созданы кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Отпускаемые со складов материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны, поэтому их необходимо оснастить исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах(в кладовой) производственные запасы размещают по секциям, а внутри них - по группам, типо - сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимитам).

Учет производственных запасов на складе осуществляется заведующий складом (кладовщик), которого принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С ним заключают по установленной форме трудовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности материально ответственное лицо может быть освобождено только после сплошной инвентаризации производственных запасов и передачи их другому лицу по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер запасов (материалов, запасных частей и т.д.) заведующий складом (кладовщик) заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения. В ярлыке указывают наименование конкретного вида запасов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит его постоянного наличия на складе.

1.6.1 Сортовой учет производственных запасов

Учет движения (поступления и выбытия) производственных запасов осуществляют на карточках учета материалов (форма № М-17 см. приложение №4). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют в натуральном выражении (в килограммах, литрах, штуках и т.д.).

В карточки записывают следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Карточки открывают в бухгалтерии, а затем передают на склад, где кладовщик заполняет данные о приходе, расходе и остатке конкретного вида производственных запасов на основании первичных документов ( приходных ордеров, требовании, накладных и т.п.) Данные вносятся в день совершения операций, и после каждой записи выводится остаток. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии производственных запасов. Если остаток выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

При несущественной номенклатуре ведение учета производственных запасов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета. В условиях компьютеризации учета и наличия автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы- ведомости движения и остатков производственных запасов, где на основании первичных документов отражают те же данные, что и карточках учета материалов . В отличии от многочисленных карточек машинограммы- ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и оперативного управления запасами и производственным процессом выпуска продукта.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно- заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых первичных документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движениях производственных запасов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчеты включают сведения об остатках запасов на начало месяца, их поступления, расходе и остатках на конец месяца, а также на ряду с фактическими указывают расход материальных ресурсов по норме. Нормативный расход рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в соответствии других документов на расход материальных ресурсов, а также упрощается учет производственных запасов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

1.6.2 Организация учета в бухгалтерии

Все первичные документы по движению производственных запасов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документов оформления операций по движению производственных запасов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке ( умножением количества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета производственных запасов в бухгалтерии. Ниже будет изложена методика учета безотносительно к тому, в условиях ручного труда или с использованием компьютеров организован учет производственных запасов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт производственных запасов карточки аналитического учета, в которые на основании первичных документов записывают по поступлению и расходу запасов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет запасов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости (машинограммы) аналитического учета, которые сверяют с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида производственных запасов записывают в оборотные ведомости (машинограммы), составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. Рассматриваемый вариант менее трудоемок, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров производственных запасов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета производственных запасов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки ( как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей заведующего складом ( кладовщика) в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру производственных запасов из карточек в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов по приходу и расходу). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость передают в бухгалтерию, где остатки таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам производственных запасов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета поступивших в бухгалтерию первичные документы по движению производственных запасов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельного по приходу и расходу в резерве складов и номенклатурных групп запасов. По истечению месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных производственных организациях бывает несколько десятков ( а конкретных наименований несколько тысяч). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета. При использовании компьютеров все необходимые регистры-машинограммы при сальдовом методе учета производственных запасов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляют автоматически.

Аналитический учет производственных запасов в бухгалтерии с применением компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом, если он не автоматизирован, осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляется исходящий остаток запасов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам и по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Изложенные варианты аналитического учета производственных запасов с применением компьютеров имеют определенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета. При составлении только сальдовой машинограммы сверка с карточками складского учета затруднена в случае поиска и обнаружения ошибок, выявленных по итогам сверок.

В настояшее время разработано несколько вариантов автоматизированных программ учета производственных запасов, в которых эти проблемы успешно решены.

1.7 Синтетический и аналитический учет производственных запасов и резервов под снижение их стоимости

Бухгалтерский учет производственных запасов, принадлежащих организации, ведется на синтетических счетах Материалов, Животных на выращивание и окорме, Заготовление и приобретение материальных ценностей, Отклонение в стоимости материальных ценностей. Учет производственных запасов, находящихся в организации, но принадлежащим другим организациям, ведется на забалансовых счетах, Товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материалов, принятых в переработку.

1.7.1 Учет запасов, находящихся в собственности организации

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов к учету Материалов могут быть открыты субсчета: «Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части», «Прочие материалы», «Материалы, переданные в переработку на сторону», «Строительные материалы», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», «Материалы в пути» и другое.

Сельскохозяйственные организации могут открывать к счету Материалов отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.

На предприятиях малого бизнеса все производственные запасы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Учет производственных запасов ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете по фактической себестоимости все расходы по приобретению и заготовлению производственных запасов отражается по дебету счета Материалов и кредиту счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками - на стоимость поступивших материальных ресурсов по ценам поставщиков (без НДС) со всеми наценками посреднических и/или внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком (коммерческий кредит) до принятия ресурсов к бухгалтерскому учету; стоимость услуг (также без НДС) транспортных (автомобильных, железнодорожных и водных) организации; стоимость услуг товарных бирж и др.

Расчетов с подотчетными лицами - на стоимость производственных запасов, приобретенные непосредственно должностными лицами за наличный расчет и оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательное производство - на сумму расходов по доставке материалов собственным транспортом и фактической себестоимости материальных ресурсов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных производств - на стоимость возвратных отходов;

других счетов, например Расчетов по краткосрочным кредитам и займам, - при начислении процентов за кредит и займы.

В организациях, заготавливающих и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих строительные материалы и конструкции, расходы по заготовке и доставке в организацию (на стройку) производственных запасов до включения в фактическую себестоимость приобретения (заготовления) иногда учитывают на счете Расходов на продажу (при наличии специального заготовительного аппарата). Накопленные суммы списывают с кредита этого счета в дебет счетов:

Заготовление и приобретение материальных ценностей - расходы по заготовке сырья в перерабатывающих организациях;

Животных на выращивание и откорме - расходы по заготовке скота и птицы;

Материалов субсчета «Строительные материалы», «Конструкции и детали» и др.

Со счета приобретения и заготовления материальных ценностей фактическую себестоимость сырья в перерабатывающих организациях списывают в дебет счета Материалов.

Сельскохозяйственные организации продукцию собственного производства текущего года, используемую в качестве производственных запасов (корма, зерно и др.), отражают на счете Материалов в течении года по планово-расчетной себестоимости (дебет счета Материалов, кредит счета Основного производства),которая после составления годовой отчетной калькуляции корректируется до фактической себестоимости способом «красное сторно» (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).

Оприходование прибывших от поставщиков материальных ресурсов, по которым не поступили платежно-расчетные документы, осуществляется по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются в принятой оценке. В следующем отчетном периоде при поступлении расчетно-платежных документов стоимость неотфактурованных поставок в принятой оценке сторнируют и составляют новую запись по суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных расчетно-платежных документов за производственные ресурсы, не поступившие в течении отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражают по дебету счета Материалов, субсчет «Материалы в пути», и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ресурсов на склад).в начале следующего месяца эти записи сторнируют, а после поступления производственных запасов делают запись по дебету счета Материалов либо Заготовления и приобретения материальных ценностей и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Как было отмечено ранее, при приемке производственных ресурсов от поставщиков могут быть выявлены излишки недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые коммерческим актом комиссии. Излишки приходуют по акту и расценивают по учетным или договорным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на их стоимость (или оплачивает с выпиской расчетного документа).