Документоведение. Процессуальная документация

25 из 64

Предмет и задачи дисциплины «Документоведение. Процессуальная документация»

Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся изложенные факты или действия, предоставляемые юридическим или физическим лицом в другие инстанции. Документ издается, передвигается между организациями, обрабатывается и хранится по определенным правилам, которым признана сила закона или ГОСТа. Таким образом, документам придана стандартная форма, установлен порядок прохождения документов как в самой организации, так и за ее пределами, а также порядок регистрации и хранения. Изучение этих вопросов и является задачей и предметом изучения курса.

Предметом курса являются документы и способы документации. Документ: как на традиционном бумажном носителе, так и на дискете, CD-диске.

Возникновение и история развития делопроизводства в России

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

Делопроизводство в Древней Руси (11-15 века) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов - договоров с государствами, переписки, купчих грамот и пр. Гос.учреждений не было, документооборота фактически не было, системы делопроизводства не было. В 13-14 веках с увеличением числа документов, начали формироваться традиции составления и хранения документов. Первые хранилища документов - в монастырях.

Впервые делопроизводство стало появляться в России с конца 15 века. Первым центральным органом были приказы (центральные органы гос. власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления) и приказные избы (органы государственного управления на местах). Впервые в этих органах и зародилась работа с документами и формировался свой штат чиновников. В их производстве находились входящая и исходящая документация, которая регистрировалась с проставлением порядкового номера, автора документа, даты. Документы собирались в хронологическом порядке (как и сейчас), склеивались и заверялись дьяком на оборотной стороне. Документы этого периода имели форму свитка, длина которого была значительной. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. В период Приказного делопроизводства Царь (=высший орган власти) издавал Указы, Акты, Жалованные Грамоты. Боярская дума издавала Приговоры. На всех документах указывался титул, звания и полномочия, издавших их. С этого периода в наше время перешло слово «волокита».

Глубокое преобразование в аппарате управления проводил Петр 1. В 1717-1718 гг. им были отменены приказы и приказные избы и введены коллегии, сенат, канцелярии, появилось коллежное делопроизводство, появились впервые должности секретаря, обер-секретаря, а также кабинет секретаря. Петр 1 издал «Генеральный регламент государственных коллегий», регламентирующий деятельность секретарей по ведению делопроизводства. Впервые определен порядок учета и хранения документов. Появилось слово архив.

В 1802 году коллегии заменены министерствами, которыми строго была определена компетенция их руководящих работников (должностные инструкции) с правом подписания каждым работником определенных видов документов. Для переписки стали применять бланки.

1917-1945 гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги и ее сорт для документов. 20-е гг. - разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, а также стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок, и т.д.). 30-е гг. - утверждается термин документ.

1945-1990 гг. Второй этап советского делопроизводства. 1965 - создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. - создаются ГОСТы. Начало 90-х гг. - издание Общероссийского классификатора управленческой документации.

Понятие и функции «Документа»

Понятие «документ» является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В зависимости от специфики отрасли «документ» понимают по-разному. На международном уровне признано было определение «документа», разработанное Международной организацией по стандартизации (ИСО): документ - записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Согласно стандарту ИСО информация может быть записана любым способом фиксирования (с точностью до знака, изображения, звука). Наиболее широкое определение по ГОСТу 8.04-98: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Функции документа - это его место и роль в обществе, целепологание как материального объекта.

Общие функции:

1. Информационная - фиксация, хранение и передача информации во времени и пространстве.

2. Коммуникативная - передача, обмен информации.

3. Социально-культурная (кумулятивная) - накапливание информации с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Специальные функции:

1. Правовая - одни документы - источники права, другие - доказательства и т.д.

2. Организационная - установка правовых отношений.

3. Управленческая - участие в реализации управленческих решений, имеющий гос. характер.

4. Обучающая - передача знаний между людьми и поколениями.

5. Познавательная - служить средством получения и передачи знаний в обществе для дальнейшего изучения процессов и явлений.

6. Мемориальная (памятниковая) - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, док-ты, являющиеся историческим наследием.

Классификация документов

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов - это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род - совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды - второй уровень деления. Подвид - третий. Разновидность - четвертый.

Классификация документов - многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему (документизданиенепериодическое изданиекнига).

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т.д. (опубликованный / неопубликованный документ, периодический / непериодический документ и т.д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

· по информационной составляющей,

· по содержанию,

· по уровню обобщения информации (первичные / вторичные),

· по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые),

· по мерности записи информации,

· по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые),

· по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный),

· по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый),

· по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный),

· по физической составляющей документа,

· по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный),

· по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный),

· по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические / непериодические, место выхода в свет: оригинал / копия, место происхождения: региональный / национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия.

2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

· По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы).

· По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические).

· По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.).

· По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные).

· По характеру содержания (первичные / вторичные (обобщают исходную информацию первичных документов)).

· По месту составления (внутренние / входящие / исходящие)

· По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом («ДСП», «комм. тайна», «конфиденциально», «секретно», «сов. секретно»)).

· По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отражающие интересы организации)/личные).

· По юридической силе (оригиналы=подлинники / копии / отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии / выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)).

· По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные / типовые / примерные / унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

· По срокам исполнения (срочные / несрочные).

· По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного).

· По степени обязательности (информативные / директивные).

Понятие и значение делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

По ГОСТ Р 51141-98: документирование = часть делопроизводства - запись информации на различных носителях по установленным правилам; документооборот - движение документов по организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (движение и учет документов).

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия, учреждения.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Понятия официальный документ и служебный документ

Официальный документ - это деловой документ, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации (положения, уставы, распоряжения). Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Среди официальных документов выделяют личный, удостоверяющий личность человека или его права, обязанности, служебное либо общественное положение, и документ, который может содержать другие сведения биографического характера (визитка, удостоверение, студенческий билет).

Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, служебные документы должны отвечать требованиям, установленным нормативными актами.

Соблюдение установленных требований составления и оформления служебных документов позволяет обеспечить юридическую силу документов, способствует их оперативному исполнению и последующему использованию в практических целях, создает предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сокращает затраты труда и средства на документирование и обработку документов.

Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций. Право, узаконенное документами, регулирует отношения граждан в обществе и между физическими лицами.

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос.герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) - основной формат; А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем;

- общие бланки (бланки для всех остальных документов);

- бланки конкретного вида документа.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым.

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Состав реквизитов документов

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003:

Постоянные:

01. Государственный герб Российской Федерации

02. герб субъекта Российской Федерации

03. эмблема организации или товарный знак

04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).

06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

08. наименование организации

09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).

Переменные:

10. наименование вида документа

11. дата документа

12. регистрационный номер документа

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. место составления или издания документа

15. адресат

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

19. отметка о контроле

20. текст документа

21. отметка о наличии приложения

22. подпись

23. гриф согласования документа

24. визы согласования документа

25. оттиск печати

26. отметка о заверении копии

27. отметка об исполнителе

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. отметка о поступлении документа в организацию

30. идентификатор электронной копии документа. Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами.

Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Формат документа, размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Формат - бумага определенного размера, формата и качества. ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов[4]: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С - дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) - основной формат; А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа.

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей, используемые в документах

Поле - это незапечатанные участки по периметру страницы издания. Их на странице четыре: верхнее, нижнее, внутреннее и внешнее.

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей (в скобках - для научных отчетов рефератов, курсовых и дипломных работ, диссертаций, пр. текстов для типографской печати):

· Левое - не менее 20 мм до 35 мм (не менее 30 мм)

· Правое не менее 10 мм (- «-)

· Верхнее - не менее 20 мм (не менее 15 мм)

· Нижнее - не менее 10 мм.

При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.

Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее - для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое - 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.

Способы нумерации страниц документа

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. (Пунктиром на рисунке показаны поля страницы)

Корректурные знаки, используемые при правке текста

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Корректура - это процесс исправления ошибок, которые могут быть обнаружены в отредактированном документе при его размножении.

Корректура документов изготовленных типографским способом, осуществляется с помощью специальных корректурных знаков, которыми перечеркивается ошибка. Такой же знак повторяется на боковом поле оттиска примерно на линии исправляемой строки. Справа от этого знака вносится исправление.

Корректурные знаки по их назначению делятся на:

1. Элементы выкидки и вставки;

Знак  означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, ).

Знак  служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен  ошибок).

Знаки  указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

Знак ?применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают  соединения).

2. перестановки печатного материла

Знаки  применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся «кружком», а стрелка указывает на место переноса.

3. изменения пробелов (абзаца, красной строки, шрифтовых выделений и шрифтовых изменений);

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца («красная строка»).

Знак  указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

Знак  применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак разъединения).

Знак  указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком).

???? - знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова,  напечатанные в разрядку, восстанавливают).

4. исправления технических дефектов набора;

5. отмены сделанного исправления.

Знак……. служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

Техника составления и редактирования документов

(из книги А.Н. Белов «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ»)

Документ проходит 4 стадии подготовки:

· составление проекта или черновика документа;

· его предварительное согласование;

· перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);

· согласование и визирование оригинала;

· подписание оригинала.

К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и доказательное мышление - основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Этапы редактирования документа:

1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого - создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость - это конкретность, своего рода концентрированность информации.)

2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы.

· Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения.

· Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными.

· Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте.

3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей.

· Важно не допускать речевой избыточности.

· Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение.

4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные)

5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления - синими или черными чернилами, не красными. Все написания - отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.)

· Правка-вычитка - сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок - пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте,)

· Правка-сокращение - устранение из текста малосущественного материала. Применяется:

o в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т.п.;

o в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами;

o для упрощения сложных синтаксических конструкций;

o при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).

· Правка-переделка. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т.п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

· Правка-обработка - комплексный вид правки. Она включает:

o анализ и отбор фактического материала;

o оценку и улучшение композиции рукописи;

o языковую правку текста;

o проверку правильности внешнего оформления рукописи.

В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).

Требования к технике редактирования:

1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения - все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать.

2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т.е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным.

3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям.

4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике.

5. Доказательство должно быть полным, достаточным.

Понятие документооборота и его принципы

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении) - он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

Документооборот - информационное обеспечение деятельности аппарата управления; документирование деятельности аппарата управления; хранение и использование ранее созданных документов.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

· теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

· пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Разделяют: централизованный документооборот (входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации) и документооборот уровня структурного подразделения (документы, учитываемые только в структурных подразделениях).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

· Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.)

· Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

· Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Принципы документооборота:

1. четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

2. однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

3. оперативность обработки документов;

4. согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Основными правилами организации документооборота являются:

1. оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Состав кадровой документации

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно - распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1. трудовой договор (контракт);

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

2. приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

Приказ (распоряжение) o приеме нa работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение кoтopых c 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий вceх организационно - правовых форм и форм собственности.

3. личная карточка (форма №Т-2);

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

4. учетная карточка научного работника (форма №Т-4);

5. приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа o переводе нa другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки o несданных имущественно - материальных ценностях, числящихся зa работником нa прежнем месте работы.

6. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

7. приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8);

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

8. табель учета рабочего времени (форма №Т-13);

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

9. личные заявление работников предприятия;

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

10. графики отпусков.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Документация, используемая при приеме на работу, переводе и увольнении. + СМ. ВОПР. 19

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документа по следующей схеме:

Трудовой контракт Приказ о приемезапись в трудовой книжке / оформление личной карточки (форма Т-2) (личное дело) / открытие лицевого счета по з/пл

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4. После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.

Трудовой контракт - это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их. На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации в личном деле работника, второй - у работника.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.

На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров - личное дело работника.

Увольнение работника производится по схеме:

Заявление работникаПриказ об увольнениизапись в труд. книжке / запись в личной карточке