Документоведение. Процессуальная документация

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителя.

Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).

Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.

При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.

Перевод работника:

Приказ по личному составу о переводе на другую должностьзапись в труд. книжке / запись в личной карточке / запись о лиц. сч. о з/зп.

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.

Разработана унифицированная форма представления о переводе.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.

Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности

Деловая переписка - универсальное средство общения, широко применяемое во всем мире. Деловая переписка отражает особенности языка, культуры, традиций, сложившуюся практику делового общения различных стран. Это нужно учитывать при ведении переписки с зарубежными корреспондентами. Основным языком международного общения является английский, но даже в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.) сохраняются различия в оформлении деловых писем.

Особенно существенны эти различия в сравнении с принятыми у нас правилами и касаются они практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке письма.

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы. Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 «Разработка бланков. Основные положения».

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В»; ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка».

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 «Типовые бланки для торговой документации».

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 «Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров».

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 «Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста» (исходный интервал между строками - basic depth spacing (bds) составляет 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - basic width spacing (bws) - 2,54MM).

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 «Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры».

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 «Адресация почтовая».

Международной организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт состоит из двух частей.

Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся

o установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации,

o распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий.

o создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как

o регистрация,

o контроль,

o классификация,

o хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации.

Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.

В целом описываемые в международном стандарте процессы работы с документами осуществляются и в делопроизводственной практике российских организаций. В РФ стандарт ИСО 15489-2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или рассчитывающие выйти на мировой рынок, должны учитывать требования данного документа и особенности деловой переписки наряду с положениями отечественной нормативно-правовой базы делопроизводства.

Общая характеристика документов личного характера. + СМ.ВОПР.18

Письма, дневники, личные заметки. К числу охраняемых законом литературных произведений, безусловно, относятся письма, дневники, личные записи и иные аналогичные документы личного характера, хотя закон и не выделяет их особо среди других литературных произведений.

Проблема охраны прав граждан, создающих или хранящих указанные документы, имеет три аспекта.

1. Первый из них связан с тем, что эти личные документы рассматриваются как произведения, охраняемые авторским правом. В этой связи право на письма, дневники, записки, заметки и т.п. принадлежит их автору, только с согласия которого и может быть осуществлено их опубликование.

2. Второй аспект данной проблемы состоит в том, что указанные документы, как правило, носят частный характер и затрагивают личную сферу человеческой жизни.

Поэтому правовая охрана писем, дневников и иных подобных документов связана с обеспечением конституционного права граждан на охрану их частной жизни. Согласно ст. 23-24 Конституции РФ «каждый имеет право на неприкосновенность его частной жизни, личную и семейную тайну, на тайну переписки, телефонных переговоров, телеграфных и иных сообщений… Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается».

Тайна документов личного характера охраняется независимо от ценности содержащихся в них сведений.

В случае смерти кого-либо из указанных лиц подобные документы могут публиковаться с согласия пережившего супруга и детей умершего.

3. Третий аспект данной проблемы связан с правом собственности на письменные документы, содержащие сведения о частной жизни. Так, собственником письма, телеграммы или иного сообщения является лицо, которому они адресованы. Как собственник, он в принципе может по своему усмотрению распорядиться принадлежащим ему документом как материальным предметом, например, может его уничтожить, подарить, продать в качестве автографа и т.п. Однако в этом случае он несет ответственность за возможное распространение содержащихся в документе сведений частного характера. Если материалы дневников, заметок, писем без разрешения автора или его родственников готовятся к опубликованию, то эти лица могут обратиться в суд с иском о запрещении опубликования, об изъятии из обращения уже изданных материалов, а также о возмещении нанесенного морального вреда.

Личный документ это документ, удостоверяющий личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера.

Частные документы - это и документы личного характера (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности) и документы, исходящие от иных лиц частного права, а именно граждан (гражданско-правовые договоры, подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов о регистрации актов гражданского состояния, образовании, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и повышении квалификации, регистрации транспортных и других технических средств и праве управления ими, трудовом стаже, прохождении воинской службы, участии в Великой Отечественной войне, ранениях и лечении, наградах, пенсиях, наследстве и другие документы, касающиеся обеспечения прав и законных интересов граждан и лиц без гражданства), индивидуальных предпринимателей (коммерческие, торговые сделки), юридических лиц.

В состав личных документов по организации включается:

o резюме (сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место),

o заявление о приеме,

o переводе или

o увольнении с работы, а также

o анкета (составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально).

Требования к составлению и оформлению личных документов

Личное ЗАЯВЛЕНИЕ работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения. Наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. + СМ.ВОПР.18!

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Анкета - документ, составленный работником при трудоустройстве. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.

Понятие «процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства»

Процессуальные документы - это протоколы следственных действий и протоколы судебных заседаний, применяемые в качестве доказательств в уголовном деле. Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы кино- и фотосъемки, аудио- и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в установленном законом порядке. Данные документы приобщаются к материалам уголовного дела и хранятся в течении всего срока его хранения. По ходатайству законного владельца изъятые и приобщенные к уголовному делу документы или их копии могут быть переданы ему. Главное отличие иных документов от протоколов следственных действий и судебного заседания в том, что они могут быть составлены вне рамок уголовного процесса и не лицами, осуществляющими уголовное судопроизводство.

ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ БЛАНКОВ ПРОЦЕССУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ - (УПК)

Статья 474. Оформление процессуальных действий и решений на бланках процессуальных документов

1. Процессуальные действия и решения оформляются на бланках процессуальных документов, предусмотренных главой 57 настоящего Кодекса.

2. Процессуальные документы могут быть выполнены типографским, электронным или иным способом. В случае отсутствия бланков процессуальных документов, выполненных типографским, электронным или иным способом, они могут быть написаны от руки.

3. При использовании бланка процессуального документа допускаются изменение наименования должности лица, осуществляющего процессуальное действие либо принимающего процессуальное решение, а также внесение в него дополнительных граф, строк, ссылок на статьи настоящего Кодекса, если этого требует содержание процессуального действия или решения и если это не противоречит требованиям настоящего Кодекса.

4. В бланке процессуального документа, выполненном электронным способом или написанным от руки, подстрочный текст не является обязательным.

Статья 475. Оформление процессуальных действий и решений при отсутствии бланков процессуальных документов в перечне, предусмотренном главой 57 настоящего Кодекса

При отсутствии требуемого процессуального документа в перечне бланков процессуальных документов, предусмотренном главой 57 настоящего Кодекса, указанный документ составляется должностным лицом с соблюдением структуры аналогичного бланка и требований настоящего Кодекса, регламентирующих осуществление соответствующего процессуального действия либо принятие соответствующего процессуального решения.

· Рапорт об обнаружении признаков преступления

· Протокол принятия устного заявления о преступлении

· Протокол явки с повинной

· Протокол осмотра места происшествия

· Протокол осмотра трупа

· ПОСТАНОВЛЕНИЕ о возбуждении перед начальником органа дознания ходатайства о продлении срока проверки сообщения о преступлении

· ПОСТАНОВЛЕНИЕ о передаче сообщения по подследственности

· Постановление о передаче сообщения в суд

· Постановление о возбуждении уголовного дела

· Постановление о возбуждении уголовного дела и принятии его к производству

· Постановление о принятии уголовного дела к производству и пр…

Правила подачи жалоб

Жалобы, предложения и заявления регистрируются канцелярией в регистрационно-контрольной карточке, либо в журнале, в компьютере в день поступления.

Жалоба может быть подана в течение двух лет со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его права, об отказе органа или должностного лица в удовлетворении его требований. Жалоба также может быть подана в случае, если гражданином не был получен ответ на его первичное обращение в установленный законом срок. Пропущенный по уважительной причине (болезнь гражданина, подавшего жалобу, служебная командировка и иные причины) срок подачи жалобы может быть продлен органом или должностным лицом, в компетенцию которого входит рассмотрение жалобы.

Жалоба должна быть рассмотрена органом или должностным лицом безотлагательно, но не позднее одного месяца со дня ее регистрации.

Конверты к обращениям, жалобам сохраняются и прикладываются к документу. В картотеку вносятся Ф.И.О., регион, откуда, входящий номер, дата регистрации, краткое содержание жалобы. Коллективные обращения помечаются «коллективные». Ежегодно, с нового года начинается нумерация с первого номера. С момента поступления и регистрации обращения, начинается отсчет срока его исполнения. При повторном обращении в регистрационной карте указываются 2 номера регистрации, первичного обращения и второго. В верхнем правом углу повторного обращения делается отметка «повторно». Повторным считаются обращения, поступившие от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления прошло больше месяца, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращение может быть не рассмотрено если:

· Заявителю ранее было сообщалось, что поставленные им вопросы не входят в компетенцию организации;

· Если повторное заявление не содержит новых данных, а все что было заявлено ранее полностью и основательно рассмотрено;

· Содержание обращения лишено логики и здравого смысла;

· Заявитель страдает любыми психическими заболеваниями;

· Заявление носит оскорбительный характер, о чем в обязательном порядке должно быть донесено до заявителя.

Заключение о не рассмотрении жалобы по вышеперечисленным причинам должно быть утверждено руководителем организации. О прекращении переписки сообщается заявителю. Переписка может быть возобновлена по решению руководителя или лица прекратившего переписку.

Порядок рассмотрения жалобы

Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Гражданин имеет право обжаловать любые решения и действия любых органов власти и их должностных лиц. Жалобы, предложения и заявления регистрируются канцелярией в регистрационно-контрольной карточке, либо в журнале, в компьютере в день поступления.

Жалоба может быть подана в течение двух лет со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его права, об отказе органа или должностного лица в удовлетворении его требований. Жалоба также может быть подана в случае, если гражданином не был получен ответ на его первичное обращение в установленный законом срок. Пропущенный по уважительной причине (болезнь гражданина, подавшего жалобу, служебная командировка и иные причины) срок подачи жалобы может быть продлен органом или должностным лицом, в компетенцию которого входит рассмотрение жалобы.

Жалоба должна быть рассмотрена органом или должностным лицом безотлагательно, но не позднее одного месяца со дня ее регистрации.

Жалобы на действия (или бездействия) судей, умаляющие авторитет судебной власти, рассматриваются в соответствии с законом РФ о статусе судей в РФ.

В случаях, если для рассмотрения жалобы необходимо проведение дополнительных мероприятий, срок рассмотрения жалобы может быть продлен на два месяца с обязательным сообщением об этом гражданину, подавшему жалобу. Общий срок рассмотрения жалобы не может превышать трех месяцев.

О результатах рассмотрения жалобы гражданину должно быть сообщено в письменной форме в течение 10 дней с момента принятия решения о жалобе.

Гражданин, обратившийся с жалобой, имеет право:

· Лично изложить доводы лицу, проверяющему жалобу;

· Присутствовать при рассмотрении жалобы;

· Предоставлять дополнительные материалы или ходатайствовать об их истребовании органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу;

· Знакомится с итоговыми материалами проверки по жалобе;

· Получить в установленный срок ответ в письменной форме о результатах рассмотрения жалобы;

· Обжаловать решение, принятое по жалобе;

· Требовать возмещения ущерба в установленном порядке;

· Пользоваться услугами законного представителя и адвоката;

Получатель жалобы обязан:

· Принять и зарегистрировать жалобу;

· Рассмотреть жалобу по существу в установленный федеральным законом срок, объективно и своевременно проверить все доводы и факты, приведенный в жалобе;

· Принять меры к приостановлению неправомерных решений и действий (или бездействия), посягающих на права, свободы или законные интересы граждан;

· В случае необходимости истребовать дополнительные материалы, объяснения у должностных лиц, а также приглашать свидетелей и экспертов;

· Принять мотивированное и основанное на федеральном законе решение по жалобе и обеспечить его исполнение;

· Сообщить гражданину в установленный федеральным законом срок в письменной форме о результатах рассмотрения жалобы.

В результате рассмотрения жалобы орган или должностное лицо принимает одно из следующих решений:

· Полное или частичное удовлетворение жалобы, восстановление нарушенного права гражданина;

· Отказ в полном или частичном удовлетворении жалобы.

Решение о жалобе должно содержать:

· Изложение мотивов и фактов, которые положены в основу решения, ссылки на конкретные статьи закона или иного правового акта, указание об отмене или изменении обжалуемого решения;

· Срок исполнения принятого решения;

· В необходимых случаях - указание необходимости привлечения должностного лица, принявшего незаконное решение или совершившего незаконное действие, к ответственности, а также порядок обжалования принятого решения.

Гражданин вправе обжаловать принятое решение в вышестоящей инстанции или в суде.

Если жалоба признана правомерной, а значит, подлежащий удовлетворению полностью или частично, орган или должностное лицо, вынесшее решение по жалобе, обязаны:

· Принять необходимые меры к восстановлению нарушенного права гражданина;

· Принести ему извинения в письменной форме;

· По просьбе гражданина проинформировать о принятом решении заинтересованных лиц.

Если недостоверные или порочащие гражданина сведения были опубликованы в средствах массовой информации, орган или должностное лицо, предоставившие эти сведения, обязано принять меры для опубликования опровержения в порядке, установленном законом РФ о средствах массовой информации.

Номенклатура дела

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура обязательна для всех предприятий. Номенклатура дел предназначена для классификации документов в дела. Используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения и зависит от специфики его области деятельности.

Примерная номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Является рекомендательной. Типовая номенклатура дел отражают документы категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной.

Работа по составлению номенклатур дел координируется делопроизводственной службой. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: 1 хранится в деле в службе делопроизводства, второй является рабочим в этой службе, третий передается в ведомственный архив предприятия. (4-ый может храниться в государственном архиве). Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации в порядке значимости. Каждому присваивается индекс. Внутри разделов располагаются заголовки дел и им тоже присваиваются индексы арабскими цифрами. В начале каждого раздела указываются наиболее важные документы.

Вопросы о хранении дел решаются архивистом или могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия

Понятие «экспертиза ценности документа»

При проведении экспертизы ценности документов определяется их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и др. значения.

Существуют несколько этапов экспертизы ценности: Первый - установление срока хранения документа при составлении номенклатуры; второй - подготовка к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. Третий этап - при отборе документов на государственное хранение. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия. (Для работы комиссии создается положение с прописанными функциями, правами и порядком работы). Включает не менее 3 человек (ведущий специалист, главбух и секретарь-референт). Комиссия - совещательный орган и положения вступают в силу после утверждения руководителя.

Комиссия также занимается: рассмотрения дел постоянного и долговременного хранения; составлением актов о выделении к уничтожению документов и дел; решением вопросов о неисправном движении документов; решением вопрос о не нахождении документов, рассмотрением перечней документов и т.д.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям.

Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Что включает в себя контроль исполнения документов

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов.

Контроль исполнения включает в себя:

- постановку на контроль;

- предварительную подготовку и регулирование хода исполнения;

- снятие с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

- информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем предприятия.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» или словом, штампом со словом «контроль». Контроль осуществляет служба ДОУ, секретариат.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в днях. Сроки определяются руководителем, если в тексте документа не указана дата, к которой требуется прислать ответ.

Без указания даты документы с пометкой «срочно» исполняются в 3-хдневный срок; по запросам депутатов - в 30 дней; по поручениям Правительства федеральным органом в течении 10 дней; по письмам МИДа - 15 дней, а с согласованием - 30 дней; по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки, ответы предоставляются в течение 30 дней, а по остальным обращениям - 15 дней. Если последний день выпадает на выходной, то срок исполнения документа переносится на следующий рабочий день.

Исполнитель может обратиться к руководителю о переносе не менее 3 дней срока исполнения документа. При этом информируется служба ДОУ, секретариат. Приостановить исполнение может только вышестоящий орган. При уходе работника, исполняющего контрольный документ в отпуск и т.д., он обязан у руководителя получить резолюцию о передаче документа на исполнение другому сотруднику.

При длительном сроке исполнения документов, контроль производится не реже 1 раза в год, при сроке в несколько месяцев, контроль осуществляется не реже 1 раза в месяц, при сроке исполнения в 1 месяц, или около того, не реже 1 раза в 10 дней и за 5 дней до окончания срока.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации, установивший срок исполнения с отметкой в деле, с указанием номера дела, в котором хранится документ.

По исполнению документа на нем проставляется отметка об исполнении, подпись руководителя и дата.

Понятие «приказ» и «судебный приказ»

ПРИКАЗ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма №Т-1);

· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма №Т-1а);

· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма №Т-5);

· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма №Т-5а);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма №Т-6);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма №Т-6а);

· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма №Т-8);

· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма №Т-8а);

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма №Т-9);

· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма №Т-9а);

· приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма №Т-11);

· приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма №Т-11а).

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

СУДЕБНЫЙ ПРИКАЗ. (по ГПК)

Глава 11. СУДЕБНЫЙ ПРИКАЗ

Статья 121. Судебный приказ

1. Судебный приказ - судебное постановление, вынесенное судьей единолично на основании заявления о взыскании денежных сумм или об истребовании движимого имущества от должника по требованиям, предусмотренным статьей 122 настоящего Кодекса.

2. Судебный приказ является одновременно исполнительным документом и приводится в исполнение в порядке, установленном для исполнения судебных постановлений.

Статья 122. Требования, по которым выдается судебный приказ

Судебный приказ выдается, если:

требование основано на нотариально удостоверенной сделке;

требование основано на сделке, совершенной в простой письменной форме;

требование основано на совершенном нотариусом протесте векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта;

заявлено требование о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, не связанное с установлением отцовства, оспариванием отцовства (материнства) или необходимостью привлечения других заинтересованных лиц;

заявлено требование о взыскании с граждан недоимок по налогам, сборам и другим обязательным платежам;

заявлено требование о взыскании начисленной, но не выплаченной работнику заработной платы;

заявлено органом внутренних дел, подразделением судебных приставов требование о взыскании расходов, произведенных в связи с розыском ответчика, или должника и его имущества, или ребенка, отобранного у должника по решению суда, а также расходов, связанных с хранением арестованного имущества, изъятого у должника, и хранением имущества должника, выселенного из занимаемого им жилого помещения.

Перечень требований, по которым выдается судебный приказ, не подлежит расширительному толкованию. Безусловно, это связано с тем, что возможность взыскания денег и движимого имущества с должника в упрощенном порядке не должна приводить к нарушению его прав, которое не исключено при свободном толковании ст. 122 ГПК РФ.

Исходя из этого перечня, следует, что взыскание задолженности с должника возможно по бесспорным, документально подтвержденным требованиям, когда предположительно требования кредитора бесспорны и у должника вряд ли есть возражения по существу, или по требованиям об истребовании движимого имущества (если недвижимое, то только исковое производство).

При рассмотрении дел в порядке приказного производства мировым судьям следует учитывать, что нельзя рассматривать в порядке приказного производства требования о взыскании квартплаты, коммунальных услуг, электроэнергии, детских пособий, денежной компенсации за методическую литературу, о взыскании вознаграждения по договору об оказании услуг.

Нельзя рассматривать требования в порядке приказного производства о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, если необходимо привлекать к участию в деле бывшую жену должника, которой также выплачиваются алименты на содержание несовершеннолетних детей по исполнительному листу, выданному на основании решения суда.

Также судья не вправе выдавать судебный приказ, если гражданин обратился с исковым заявлением, а не с заявлением о выдаче судебного приказа, так как выбор способа защиты нарушенного права принадлежит самому гражданину.

Суть унификации и стандартизации делопроизводства

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующим в определенной сфере деятельности.

Задача унификации - сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки, учета и хранения.

Унификация обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Задача стандартизации - разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

УСД разработаны на основе:

· Единого принципа построения форм документов,

· Регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации,

· Установление совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов,

· Единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации включает:

· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Макет и формуляр документа

Назначение макета

Макет однозначно описывает структуру данных, содержащихся в документе, и предназначен для обеспечения автоматизированной обработки структурированных файлов с данными документов.

В макете документа определяется:

Количество блоков в документе и их последовательность.

Количество полей для каждого блока документа, их последовательность и обязательность заполнения.

Структура файла макета

Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом «|» (код ASCII 124).

Первое поле в блоке является маркером. После имени поля может следовать признак «(0)», что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.

Последним полем в блоке является указатель на следующий блок - маркер следующего блока с признаком «(*)» или без него.

Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.

При описании макета документа используются три типа блоков:

1. Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак «(*)», означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле.

2. Блок, неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака «(*)».

3. Блок, повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком «(*)».

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Понятие «юридическая сила (статус) документа»

Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа - это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа определяет его способность порождать определенные правовые последствия.

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

· Требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.

· Соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам). Юридически значимые реквизиты: наименование организации, дата его подписания (действия, описанного в документе), регистрационный номер документа, подпись (проверка права подписи) (на первом экземпляре документа), печать (не на всех). При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документов юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись).

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

· Оригинал или подлинники. Это первые и единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющим юридическую силу;

· Копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

· Заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

· Выписки - это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставиться подпись должностного лица и печать организации;

· Дубликаты - это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Правила и сроки хранения служебных документов

Реквизит «срок хранения» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

· временного (до 10 лет) хранения; допускается

o хранить в скоросшивателях,

o не проводить пересистематизацию документов в деле,

o листы дела не нумеровать,

o заверительные надписи не составлять.

· долговременного (>10 лет) хранения;

· постоянного хранения.

o На делах постоянного хранения пишется «хранить постоянно».

o Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

o На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

o Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

o По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

o Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,

§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),

§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В.О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Оперативное хранение.

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.