Учет денежных средств на предприятии: состояние и совершенствование

9

СОВРЕМЕННАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ

Бакалаврская работа

Тема: Учет денежных средств на предприятии: состояние и совершенствование

г. Москва

2009 г.

Содержание

Введение

1. Теоретические основы учета денежных средств на предприятии

1.1 Экономическая сущность денежных средств и правовое регулирование денежных расчетов

1.2 Теоретические основы ведения кассовых операций и документальное оформление хозяйственных операций на предприятии

2. Анализ учета денежных средств на предприятии ООО «Авто-Маг»: кассовые операции и автоматизированные системы учета

2.1 Учет денежных средств в кассе, на расчетном счете и прочих счетах предприятия: теория и практика

2.2 Автоматизированная обработка информации по учету денежных средств в теории и на практике

2.3 Совершенствование учета денежных средств на предприятии

Заключение

Список использованных источников

Введение

Бухгалтерский учет - это мощная информационная система, обеспечивающая органы управления предприятия информацией, необходимой для принятия и реализации любого управленческого решения. Бухгалтерский учет представляет огромный интерес для всех людей, которые имеют отношение к предпринимательству, управлению собственностью, инвестированию и финансированию. Всем им необходимо знать «язык бизнеса», каким по праву является бухгалтерский учет.

Хозяйственную деятельность организаций нельзя правильно вести, добиваясь положительных результатов, если не организованы наблюдение и контроль за всеми факторами, явлениями, из которых она складывается. Учет - непременная функция управления. Он состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественная и качественная стороны хозяйственных процессов, характеризуя факторы хозяйственной жизни.

Все предприятия в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности вступают во взаимоотношения с другими организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчетов.

Денежные средства организации - это ее финансовые ресурсы. К денежным средства относятся: денежные средства на расчетных счетах; на специальных банковских счетах; в кассе; денежные документы; денежные средства на валютных счетах.

Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйственной деятельности обусловлена тем, что эти абсолютно ликвидные активы выполняют такие функции, как мера стоимости, средство обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Их способность легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей предопределила необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Расчеты могут быть как внешними, так и внутренними, а организации могут выступать как продавцами, так и покупателями. Наиболее распространенными видами внешних расчетов являются: расчеты с поставщиками и подрядчиками за сырье, материалы, товары, расчеты с покупателями и заказчиками.

Из внутренних расчетов следует обратить особое внимание на расчеты с подотчетными лицами и на расчеты с персоналом по прочим операциям. Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования на предприятии, укрепления платежной дисциплины, эффективного использовании финансовых ресурсов необходим бухгалтерский учет денежных средств.

Тема выпускной квалификационной работы является актуальной в настоящее время, так как знание бухгалтерского учета денежных средств необходимо не только бухгалтерам организаций, но и всем, кто связан с бизнесом: руководителям, менеджерам, экономистам.

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. Поэтому от их наличия во многом зависит своевременность погашения задолженности перед персоналом, заказчиками и прочими кредиторами.

Учет денежных, расчетных операций по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. С помощью учета денежных средств осуществляется контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Проблемы анализа денежных потоков рассматривают многие зарубежные авторы: Л.А. Бернстайн, Ю. Бригхэм, Ж. Ришар, Д. Стоун, Д.Г. Сигл, Д.К. Шим и др.

В российской литературе вопросы совершенствования учета и анализа в связи с использованием информации о движении денежных средств в системе управления в той или иной степени затрагиваются в целом ряде работ: И.Т. Балабанова, И.А. Бланка, П.С. Безруких, Н.Т. Белухи, В.Г. Гарелкина, Л.В. Донцовой, О.В. Ефимовой, В.Б. Ивашкевича, Н.П. Кондраков, В.В. Ковалева, Э.М. Крылова, Е.А. Мизиковского, А.Ф. Мухина, В.Ф. Палия, В.И. Петровой, В.П. Привалова, Я.В. Соколова, Е.М. Сорокиной, Т.В. Тимофеевой, А.Д. Шеремета и др.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка предложений по совершенствованию учета денежных операций на предприятии.

Для осуществления этой цели необходимо выполнить следующие задачи:

· изучить литературу и ознакомиться с нормативным регулированием учета денежных средств;

· дать теоретическое обоснование понятию «денежные средства»;

· рассмотреть основные вопросы организации учета, правила документального оформления хозяйственных операций с денежными средствами, отражения операций в кассе, на счетах, в регистрах бухгалтерского учета, привести практические примеры;

· ознакомиться со способами обработки информации по учету денежных средств на предприятии, дать характеристику основным компьютерным программам.

Объектом исследования является теоретические аспекты экономической сущности денежных средств и правового регулирования денежных расчетов.

Предметом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Авто-Маг».

Теоретической и методологической основой проведенного исследования служили труды отечественных и зарубежных ученых по бухгалтерскому учету, Положения по бухгалтерскому учету. Источниками эмпирического материала явились публикации в периодической печати и сети Internet.

Правовой основой являются: Конституция Российской Федерации 1993 г., федеральные законы, научные статьи и публикации в прессе, посвященные данной проблеме.

Структура бакалаврской работы определена целью и задачами, поставленными автором работы.

1 Теоретические основы учета денежных средств на предприятии

1.1 Экономическая сущность денежных средств и правовое регулирование денежных расчетов

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. От их наличия зависит своевременность погашения задолженности перед бюджетом, персоналом и прочими кредиторами [26, c.293].

Наличие необходимой величины средств является обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности как юридических, так и физических лиц. Без солидной суммы на счетах в банках, готовности по первому требованию контрагента рассчитаться наличными, выписать обеспеченный коммерческий вексель, т.е. без положительной кредитной истории и высокой деловой репутации занять авторитетное место среди бизнесменов не представляется возможным.

Денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей.

Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйственной деятельности обусловливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

В условиях рыночной экономики наиболее ликвидная часть имущества организации - денежные средства - представляют ее рабочий капитал. От его размера и четкой постановки бухгалтерского учета зависит финансовая устойчивость фирмы, ее платежеспособность.

К денежным средствам относятся: наличные деньги в кассе организации; денежные средства на банковских счетах; денежные средства, воплощенные в денежных документах (лотерейных билетах, марках госпошлины, проездных билетах, путевках в санатории и дома отдыха, почтовых марках, оплаченных авиабилетах); переводы в пути.

Товарно-денежные отношения охватывают все стадии воспроизводства: производство продукта, распределение, обращение и потребление.

По экономической сущности денежные средства относятся к высоколиквидным оборотным средствам, так как они в любой момент могут быть использованы для оплаты задолженности. Отношение суммы денежных средств к текущим обязательствам называется коэффициентом абсолютной ликвидности и является характеристикой платежеспособности предприятия. Он показывает, какая часть краткосрочных заемных обязательств может быть погашена немедленно. Следовательно, по экономической сущности денежные средства являются абсолютно ликвидным активом [49, с.36].

Принципами учета денежных средств являются:

· свободные денежные средства должны храниться только в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением;

· платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации;

· платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия - только в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

· платежи производятся за счет собственных средств плательщика или за счет кредитов банка;

· списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание;

· недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обусловливает списание этих средств путем применения установленной очередности платежей. Погашение требований в порядке календарной очередности поступления документов предусматривает удовлетворение этих требований путем списания средств, относящихся к одной очереди [21, с.21].

В бухгалтерской отчетности сведения о наличии денежных средств отражаются в форме № 1 «Баланс», разделе 2 «Оборотные активы» и форме № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Ведение бухгалтерского учета денежных средств осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие движение денежных средств, целесообразно представить в виде системы, состоящей из четырех уровней.

Первый (законодательный) уровень представлен федеральными законами, постановлениями Правительства, указами Президента, которые прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учета в организациях. К ним относятся:

· Гражданский кодекс Российской Федерации [2];

· Налоговый кодекс Российской Федерации [3];

· Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» [4];

· Федеральный закон РФ «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности» [5].

Второй (нормативный) уровень составляют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и отчетности, в которых излагаются принципы и основные правила бухгалтерского учета. К ним относятся:

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ [8];

· ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [9];

· ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» [10].

Третий (методический) уровень образуют инструкции, рекомендации и прочие методические указания по ведению бухгалтерского учета денежных средств. К таким документам относятся:

· План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов РФ [11];

· Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ [13];

· Письма и Положения Центрального Банка России;

· Федеральный закон РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [6];

· Положение Центрального Банка РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» [16].

Четвертый уровень составляют организационно-распорядительные документы, формирующие учетную политику организации, которые разрабатываются самой организацией или консультационными фирмами по заказу организации. Документами этого уровня являются:

· документ по учетной политике предприятия;

· утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

· графики документооборота;

· утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

· утвержденные руководителем формы внутренней отчетности [25, с.115].

Задачами учета денежных средств являются:

· полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках;

· контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием;

· полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала;

· контроль за соблюдением расчетно-платежной и сметной дисциплины;

· контроль за своевременностью возвращения в банк сумм, неиспользованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами;

· правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете [21, с.27].

1.2 Теоретические основы ведения кассовых операций и документальное оформление хозяйственных операций на предприятии

В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Кассовые операции связаны с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.

К кассовым операциям относится процесс приема, хранения, расходования наличных денежных средств и денежных документов. Основные правила документирования хозяйственных операций, в том числе и по кассе, установлены Законом о бухгалтерском учете [4], Положениями по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности [8].

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо начальное и конечное отражает наличие денежных средств на начало и конец отчетного периода. Обороты по дебету счета показывают поступление, а обороты по кредиту - расходование денежных средств.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе. Свободные денежные средства хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» формируется информация о наличии и движении денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» формируется информация о наличии и движении в кассе различных проездных билетов на отдельные виды транспорта, почтовые марки и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Если в организации имеют место операции с наличной иностранной валютой, к счету 50 «Касса» могут быть дополнительно открыты субсчета «Касса в рублях», «Касса в иностранной валюте», «Касса в иностранной валюте за границей» [39, с.116].

Приход денежных средств осуществляется в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса». В журнале-ордере № 1 накапливаются записи по кредиту счета 50 «Касса». В условиях автоматизированного учета учет кассовых операций производится в соответствующих машинограммах.

Поступление денег в кассу отражается по Дт 50. В зависимости от источника поступления кредитуются счета:

· Кт 51 - с расчетного счета;

· Кт 52 - с валютного счета;

· Кт 90 - при поступлении выручки за оказанные на сторону услуги, реализованную продукцию;

· Кт 91 - при продаже основных средств, прочих активов; выявленные при инвентаризации излишки наличных денежных средств;

· Кт 70 - возврат переплаченных сумм заработной платы;

· Кт 71 - возврат подотчетными лицами неиспользованных сумм;

· Кт 73/2 - возмещение причиненного ущерба виновными лицами;

· Кт 75 - внесение акционерами доли в уставный капитал;

· Кт 76 - погашение дебиторской задолженности;

· Кт 66, 67 - поступление сумм кредитов для работников предприятия на индивидуальные нужды;

· Кт 86 - поступление бюджетного, целевого финансирования для проведения операционных мероприятий.

Расходование наличных денег отражается по Кт 50 в корреспонденции со счетами:

· Дт 70 - при выплате заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию;

· Дт 71 - выдача наличных денег подотчетным лицам на служебные командировки и другие хозяйственные расходы, а также на погашение перерасходов по подотчетным суммам;

· Дт 76 - выплата депонированной заработной платы, погашение кредиторской задолженности;

· Дт 51 - возврат в банк невыданной заработной платы, внесение выручки от реализации продукции;

· Дт 86 - расходование из кассы суммы целевых средств;

· Дт 94 - суммы выявленных недостач наличных денег в кассе при инвентаризации.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы [44, с.289]. На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке. Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными Кассовой книги и фактической кассовой наличностью.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. В случае смены материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается прежнему кассиру; второй экземпляр - материально-ответственному лицу, вступившему в должность кассира; третий - в бухгалтерию. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя организации, который принимает соответствующее решение.

Выявленный излишек кассовой наличности приходуется: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Обнаруженная сумма недостачи предъявляется кассиру при установлении его вины: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; кредит счета 50 «Касса».

Одновременно: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим опeрациям» - субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если будут установлены обстоятельства, не дающие основания рассматривать выявленную недостачу как материальный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации: дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»; кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Банк не реже одного раза в квартал должен проверять состояние кассовой дисциплины клиента.

При выявлении нарушений он направляет в налоговый орган представление с приложением копии справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности.

При несоблюдении кассовой дисциплины руководителем организации на него налагается штраф.

Имущественная ответственность организации включает:

· штраф от суммы произведенного платежа в случае выявления фактов расчетов наличными денежными средствами с другими экономическими субъектами, включая предпринимателей без образования юридического лица, в размерах, превышающих установленный лимит;

· штраф от неоприходованной суммы за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности - несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

· штраф, от выявленной сверхлимитной кассовой наличности за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов [33, с.162].

Согласно нормативным документам к учету кассовых операций предъявляются следующие требования: правильное и своевременное документальное оформление движения наличных денежных средств и денежных документов; контроль за сохранностью и целевым их использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Свободные денежные средства, в том числе в иностранной валюте, организация, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, обязана хранить в учреждениях банков. Наличные денежные средства, в пределах согласованного с обслуживающим банком лимита, организация хранит в своей кассе. Эта часть рабочего капитала предназначена на текущие повседневные расходы предприятия.

В странах с открытой экономикой организации могут иметь в кассе наличные денежные средства в виде так называемого «компенсационного остатка», которые нельзя свободно использовать. Это минимальная сумма по требованию банка в целях обеспечения договора о предоставлении кредита [21, с.117].

Лимит остатка кассовой наличности устанавливается для следующих организаций:

· имеющих постоянную денежную выручку (предприятия торговли, бытового обслуживания). Эта выручка сдается в банк в конце каждого рабочего дня с оставлением необходимых денежных средств для нормальной работы в начале следующего рабочего дня (на командировки, выдачу заработной платы, закупку тары у населения). В отдаленных местностях, по согласованию с обслуживающими банками, одни организации могут передавать денежные средства из выручки другим на их неотложные нужды;

· обязанных сдавать такую выручку на следующий рабочий день. Размер лимита устанавливается в пределах среднедневной выручки;

· не обязанных сдавать выручку в банк ежедневно, что зависит в первую очередь от суммы выручки. Это положение распространяется на отдельные предприятия общественного питания, заготовительной деятельности и т.п.;

· не имеющих постоянной денежной выручки. Лимит остатка кассовой наличности в таких случаях определяется в пределах среднедневного расхода наличных денежных средств. В данный расход не подлежат включению расходы на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. В организациях потребительской кооперации и других структурах заготовительной деятельности за пределами сумм утвержденного лимита остаются также средства авансового кредита для расчетов наличными со сдатчиками сельскохозяйственной продукции [26, с.63].

Во всех других случаях превышения установленного лимита допускается только в дни выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и стипендий и на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок установлен в пять дней [26, с.65].

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. На крупных предприятиях, где допускается выплата заработной платы в структурных подразделениях, функции кассира могут выполняться другими лицами - общественными кассирами. Эти полномочия оформляются приказом руководителя организации с распространением на них такой же полной индивидуальной материальной ответственности.

Общественные кассиры получают под расписку наличные денежные средства у главного (старшего) кассира в соответствии с существующей потребностью с последующим предоставлением ему отчета об израсходованных суммах.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением должен осуществляться с обязательным применением контрольно-кассовых машин [16]. Данные расчеты в торговых предприятиях осуществляют кассиры-операционисты через операционные кассы, т.е. на предприятиях могут функционировать как операционные, так и главная касса.

На каждый экземпляр контрольно-кассовой машины заводится Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации и главного бухгалтера, а также заверен печатью. Если используется контрольно-кассовая машина с несколькими счетчиками, то в журнале кассира-операциониста фиксируются показания всех счетчиков, включая и те, по которым чеки не пробивались (прил.А).

На основании произведенных в журнале записей определяется сумма выручки за день или смену. Выручка равна разнице между показаниями счетчиков на конец и начало рабочего дня (смены), уменьшенной на суммы возвращенных покупателям чеков. При возврате чеков оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форме КМ-3).

Не требуется применения контрольно-кассовых машин в расчетах с населением для отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения. К таким видам деятельности отнесены: мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн; торговля сельскохозяйственной продукцией на колхозных, муниципальных и других приравненных к ним рынках; продажа газет, журналов и прочее [29, с.66].

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Поступление денежных средств имеет место в результате оприходования выручки за реализованную продукцию, в виде платы за коммунальные услуги, перевода сумм с расчетного счета предприятия и пр.

Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств, из каких бы источников они ни поступили, оформляется в организации, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, приходным кассовым ордером, состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «в том числе» - сумма налога на добавленную стоимость цифрами. Если операция не предусматривает обложение какого-либо наименования продукции (работ, услуг) данным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога (налога на добавленную стоимость)». По строке «Приложение» указываются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления [50, c.24].

Вторая часть приходного кассового ордера-квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, имеющим на это право второй подписи, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата и зарегистрирована в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию денежных средств.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; на командировочные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд; на другие цели.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. В нем указывают, кому выданы деньги, на какие цели, какая сумма, дата и основание. Кроме того, расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем организации.

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Эту книгу ведет старший кассир [26, с.71].

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная ведомость.

На первом (титульном) листе ее делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

В платежной (расчетно-платежной) ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Если выдача заработной платы осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В таком случае в графе 5 «Расписка в получении» платежной ведомости или в графе 44 такого же содержания расчетно-платежной ведомости работник должен записать: «по доверенности» с указанием даты и своей подписи.

Доверенность кассир прилагает к ведомости в качестве оправдательного документа.

Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». Эта запись может быть сделана от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма. Отдельный расходный кассовый ордер по операции выплаты денежных средств на заработную плату не составляется.

Фактически выплаченная сумма подтверждается кассиром путем проставления на ведомости штампа: «Расходный кассовый ордер №___ ». Эта же сумма указывается в кассовой книге. Депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк [29, с.68].

Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т.п. В таких случаях документы, явившиеся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура необходима с целью исключения повторного использования платежных документов.

Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам, как правило, осуществляются по расходным кассовым ордерам. Расчет между юридическими лицами может осуществляться наличными денежными средствами по каждому отдельному платежу в размере не свыше 60000 рублей.

Первичными учетными документами, подтверждающими расход кассовой наличности, являются копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.

Свободные денежные средства сверх установленного лимита предприятие обязано сдать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним в договоре на расчетно-кассовое обслуживание. В противном случае кредитные организации не смогут осуществлять надлежащий контроль в сфере денежного обращения, в том числе и в части целевого использования денежных средств (прил.Б).

Наличные, денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы обслуживающих банков, инкассаторам и в объединенные кассы, находящиеся на предприятиях, для последующей сдачи в банк. Предприятия могут сдавать наличные деньги в отделения связи с последующим переводом на счета в банках, на основе заключенных с ними договоров [22, с.67].

Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется в хронологическом порядке. После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги.

Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности, поэтому она должна быть пронумерована и прошнурована.

Последняя ее страница заверяется печатью организации с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ______ листов» и подтверждена подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами или шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенными к ней оправдательными документами по приходу и расходу денежных средств передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Затем осуществляются записи по приходу денежных средств с указанием номера документа, на основании которого делается запись, и от кого получено с указанием номера корреспондирующего счета, субсчета. Последняя графа заполняется бухгалтером, принимающим отчет кассира. После указания всех сумм по приходу за отчетный день приводятся номера расходных документов со ссылкой, кому выдано, с заполнением графы 5 «Расход, руб. коп.». Подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием, в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии [29, с.70].

Контроль за правильным ведением Кассовой книги должен обеспечивать главный бухгалтер организации.

2. АНАЛИЗ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА предприятиИ ООО «Авто-МАГ»: КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ И АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА

2.1 Учет денежных средств в кассе, на расчетном счете и прочих счетах предприятия: теория и практика

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Авто-Маг». Сокращенное фирменное наименование общества - ООО «Авто-Маг». Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующих личного участия своих членов в делах общества.

Согласно Уставу, общество осуществляет следующие виды деятельности: торговую, торгово-посредническую, закупочную, сбытовую.

В настоящее время общество «Авто-Маг» выпускает следующий ассортимент продукции: запасные части к грузовым автомобилям; инструмент для технического обслуживания и ремонт автомобильной техники; автомобильные аксессуары.

Общество «Авто-Маг» - молодое предприятие, основано 1 сентября 2004 года. Основной деятельностью организации является продажа автозапчастей, а также оказание услуг по ремонту автомобилей. Предприятие относится к отраслям производственно-торговых видов деятельности.

Основу предприятия составляет производственно-торговая база, включающая в себя: торговый павильон, центральный склад, склад готовой продукции. В состав экономических служб предприятия входят: планово-экономический отдел, отдел бухгалтерского учета и контроля, отдел снабжения, отдел маркетинга.

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы предприятия, находящиеся в ее кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках.

Платежеспособными считаются предприятия, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств являются: обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности и денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: контроль правильности документального оформления, законности и целесообразности операции с наличными и безналичными денежными средствами; обеспечение сохранности денежных средств; обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе; обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по веем видам платеж поступлений.

В бухгалтерии общества «Авто-Маг» за октябрь 2008 года проведены следующие операции, в т.ч. и кассовые:

1. Получено «Авто-Дон» в кассу от общества «Виллис» 1020 руб. - возврат задолженности за недоставленную продукцию по приходно-кассовому ордеру № 105 от 29.10.2008 г.: Дт 50 Кт 76 - 1020 руб.

2. Поступили в кассу денежные средства для выплаты аванса за вторую половину октября 2008 года 29.10.2008 г.: Дт 50 Кт 51 - 10200 руб.

3. Выдано из кассы «Авто-Маг» 1000 руб. в подотчет Иванову А.В. на закупку автоламп по расходно-кассовому ордеру № 135 от 28.10.2008 г.: Дт 71 Кт 50 - 1000 руб.

4. Выплачена заработная плата за вторую половину октября 2008 года по ведомости № 13 от 29.10.2008 г.: Дт 70 Кт 50 - 100000 руб.

Возможны и другие примеры:

1. Поступила путевка в дом отдыха от органов социальной защиты: Дт 50-2 Кт 69-1, 76 - 16000 руб. Стоимость путевки оплачена с расчетного счета: Дт 69-1, 76 Кт 51 - 16000 руб.

2. Получено в кассу от Антонова И.И. в возмещении материального ущерба от недостачи: Дт 50 Кт 73-2 - 2000 руб.

3. Внесены наличные за реализацию продукции своим сотрудником: Дт 50 Кт 90 - 2000 руб.

4. Оплачен счет поставщика за материалы: Дт 60 Кт 50 - 12000 руб.

5. Выданы алименты сотруднику организации Петровой В.И. на детей: Дт 76 Кт 50 - 800 руб.

На исследуемом предприятии учет кассовых операций ведется в соответствии с требованиями законодательства. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Государственным комитетом по статистике (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежная ведомость, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и др.) компьютерным способом. Исключением является Кассовая книга, которая заполняется вручную. Поэтому, во избежание ошибок, описок и других неточностей целесообразно перейти на автоматизированный учет операций в Кассовой книге.

На данном предприятии необходимо провести внезапную ревизию, для того, чтобы выявить ошибки в учете денежных средств.

Для хранения свободных остатков денежных средств и осуществления разнообразных расчетных операций банк открывает организациям расчетный счет, номер которого проставляется во всех платежных документах.

Наряду с расчетным счетом организация вправе открыть также один текущий и бюджетный счет, кроме случаев, предусмотренных указаниями Центральным Банком РФ. Банк открывает счета только при предъявлении клиентом документа, подтверждающего постановку на учет в налоговой инспекции. Если будет установлено, что данное правило не соблюдено, с такой организации или предпринимателя без образования юридического лица взимается штраф в сумме 10 тыс. руб.

В случае, когда банк не сообщает налоговому органу об открытии или закрытии счета организацией или индивидуальным предпринимателем, с него взыскивается штраф в двойном размере против указанной выше суммы, т.е. 20 тыс. руб.

Основанием для открытия расчетного счета в банке служат следующие документы:

· заявление на открытие счета установленной формы за подписями руководителя и главного бухгалтера; если в штате нет главного бухгалтера - только за подписью руководителя организации;

· документ о государственной регистрации организации (свидетельство о регистрации);

· копии надлежаще утвержденного устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

· карточку банка с образцами подписей лиц, имеющих право подписи платежных документов, и оттиска печати [18];

· заверенный протокол собрания учредителей с решением о создании предприятия и избрании руководителя организации;

· справку о постановке на учет организации в налоговой инспекции по месту регистрации; справку о постановке на учет во внебюджетных фондах (Пенсионном фонде, Фонде обязательного медицинского страхования, Фонде обязательного социального страхования) [38, с.186].

В пятидневный срок банк обязан сообщить об открытии счета в налоговые органы по месту учета налогоплательщика. После открытия расчетного счета и заключения договора о расчетно-кассовом обслуживании клиента последний оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, находящимися на счете. Размер стоимости услуг определяется в договоре, где должны быть предусмотрены и сроки их оплаты, но в любом случае не позднее истечения каждого квартала.

В договоре оговариваются также взаимные обязательства сторон в соответствии с Положением о безналичных расчетах. Когда обслуживающий банк задерживает перечисление средств клиента, то весь доход, полученный от этих средств, подлежит перечислению в бюджет [3].

За пользование денежными средствами, находящимися на счете клиента, банк уплачивает проценты в порядке, определенном выше, и по ставке, устанавливаемой банком, как правило, по вкладам до востребования.

Основными первичными документами по операциям на расчетном счете являются: при наличных расчетах - чек денежный и объявление на взнос наличными; при безналичных расчетах - платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования и инкассовые поручения.

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Аккредитив - письменное поручение отделения банка покупателя (банк-эмитент) отделению банка поставщика (исполняющий банк) об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты счетов поставщика за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) на условиях, предусмотренных в заявлении, и в пределах указанной в заявлении суммы. Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому (исполняющему) банку произвести такие платежи.

Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

Инкассовые поручения применяются:

· в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;

· для взыскания по исполнительным документам;

· в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Чек (денежный) представляется банку для снятия с расчетного счета организации наличных денег, необходимых на выплату заработной платы (пособий или пенсий), командировочных расходов, хозяйственные и иные нужды.

Чек состоит непосредственно из самого чека и корешка и является бланком строгой отчетности. Оба они заполняется одновременно и имеют одинаковый номер. Испорченный чек исправлению не подлежит. На нем ставится надпись «Испорчено», и он остается в чековой книжке, которую выдает банк.

Чек бывает именной (с указанием фамилии, имени и отчества получателя) и на предъявителя. Именной чек выписывается на конкретное лицо (например, кассира) с указанием его фамилии, имени, отчества и паспортных данных.

На лицевой стороне чека указываются дата его выписки, сумма цифрами и прописью. На обратной стороне чека должна быть указана цель получения денег - на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, подотчетных сумм и т.п. К исполнению он принимается банком при условии наличия в нем печати, подписи руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.

После принятия денег лицо, их получающее, расписывается в чеке с указанием своих паспортных данных.

Объявление на взнос наличными представляет собой письменное распоряжение владельца счета банку зачислить на расчетный счет наличные деньги, сдаваемые из кассы (невостребованные суммы заработной платы, выручка за реализованную продукцию и т.п.).

В объявлении указывается номер расчетного счета, на который должна быть зачислена кассовая наличность, сумма взноса и дата. После выполнения данного поручения кассиру организации выдается квитанция.

По мере поступления указанных документов банк оформляет расчеты. Никто, кроме владельца счета, не имеет права распоряжаться средствами, числящимися на расчетном счете [23, с.208].

В некоторых случаях банк может производить списания денежных средств с расчетного счета без согласия организации. Основанием для этих операций будут являться следующие обстоятельства:

· распоряжение налоговой инспекции о взыскании просроченных платежей в бюджет;

· распоряжение органов социальной защиты о взыскании не внесенных в срок платежей во внебюджетные фонды;

· исполнительные документы народных судов;

· приказы Арбитража;

· списание банком по собственной инициативе денежных средств в сумме процентов за пользование кредитами, сумм по просроченным кредитам;

· банк в безакцептном порядке оплачивает счета Энергосбыта, Теплосети, Водоканала, Электросвязи.

В банке каждой организации открывают лицевой счет, на котором отражается движение денежных средств. На расчетном счете организации учитываются собственные средства, поэтому с позиций организации расчетный счет активный. С позиций банка расчетный счет организации пассивный, так как на нем учитываются привлеченные средства.

Регулярно банк предоставляет организации выписку из расчетного счета с приложением оправдательных документов.

К выпискам банка прилагаются первичные расчетные документы, явившиеся основанием для совершения необходимых операций. По кредиту выписки отражается поступление денежных средств на расчетный счет организации, по дебету - списание.

Выписка в банке обрабатывается машинным способом, поэтому поступает в закодированном виде. Для расшифровки в бухгалтерии организации имеется макет выписки.

После тщательной проверки каждой суммы выписки, сверки с первичными документами бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, отражая дебетовые записи выписки по кредиту расчетного счета, а кредитовые - по дебету расчетного счета.

Все операции по расчетному счету находятся под контролем учреждения банка и бухгалтерии организации. О возможных неправильных записях по данному счету бухгалтерия обязана поставить в известность отделение банка не позднее 10 дней с момента получения выписки.