Челябинская государственная Академия культуры и искусств

Институт документальных коммуникаций

Факультет документоведения, музееведения и книжного бизнеса

Кафедра документоведения

Курсовая работа

на тему:«Проблемы экспертизы ценности документов»

Выполнил:

студент ОЗО ФДК, группа 803,

Худякова Л.А.

Проверил:

Кувшинова О.В.

Челябинск, 2009

Содержание

Введение

1. Понятие экспертизы ценности документов

1.1 Документ как источник информации. Понятие «экспертизы ценности документов»

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности

1.3 Понятие «Особо ценный документ («ОЦД»). Выявление и отбор ОЦД

2. Проведение экспертизы ценности документов

2.1 Система экспертных органов

2.2 Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов

3. Источники комплектования государственных архивов. Архивы коммерческих организаций

3.1 Анализ источников комплектования государственных архивов на примере архивных учреждений Волгоградской, Калужской и Челябинской областей

3.2 Архивы коммерческих организаций

4. Нормативное регулирование экспертизы ценности документов

4.1 Федеральные законы и государственные стандарты

4.2 Типовые перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.

В первой главе рассматривается понятие экспертизы ценности документов. Параграф 1.1. дает ее определение. В параграфе 1.2. описываются критерии и задачи экспертизы ценности. Параграф 1.3. дает определение особо ценным документам, описывает их значение для Архивного фонда РФ. В этом параграфе подробно описываются критерии выявления и отбора особо ценных документов. Содержание данного параграфа, слегка отклоняясь от основной темы, служит иллюстрацией необходимости сохранения ценных документов в Архивном фонде РФ.

Глава 2 посвящена процедуре проведения экспертизы ценности документов. В параграфе 2.1. рассматривается система экспертных органов на различных уровнях, от ведомственного, до государственного. В параграфе 2.2. описываются этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. В данном разделе рассматривается и то, что на каждом из трех этапов экспертизы ценности решается определенная задача, из сформулированных в параграфе 1.2. «Задачи и критерии экспертизы ценности». Выводом является тот факт, что наибольшее количество задач (три из четырех) решается на последнем этапе экспертизы ценности документов - передаче документов на хранение в государственный архив. Именно этот факт заставляет нас признать данный этап самым важным в экспертизе ценности документов.

В главе 3 рассматривается проблематика комплектования государственных архивов и проблемы архивного хранения документов в негосударственных организациях. В параграфе 3.1. на примере региональных архивных учреждений Волгоградской, Калужской и Челябинской областей мы можем увидеть основные источники комплектования документов государственных архивных учреждений. При анализе источников затрагивается проблема приема документов от ликвидирующихся предприятий, количество которых выросло за последние десятилетия.

В параграфе 3.2. дается подробный обзор методического пособия «Архивы коммерческих организаций» подготовленного Б.В. Альбрехтом, одним из руководящих работников Федерального архивного агентства. В данном разделе обозначены все основные проблемы, с которыми сталкиваются коммерческие предприятия при хранении документов.

Глава 4 посвящена нормативному регулированию в области экспертизы ценности документов. В параграфе 4.1. указаны основные федеральные нормативные акты и государственные стандарты в данной области. Параграф 4.2. посвящен основным нормативным документам, которые используются при экспертизе ценности документов - Типовым перечням документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В разделе приведены как типовые перечни, так и примеры ведомственных, и даже региональных типовых перечней.

Целью курсовой работы является рассмотрение основных этапов, задач и проблем экспертизы ценности документов на сегодняшний день.

1. Понятие экспертизы ценности документов

1.1 Документ как источник информации. Понятие «экспертизы ценности документов»

Документ как источник информации.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [1].

Документы как источники информации не равноценны. Одни документы содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а потом уничтожаются.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. К тому же найти нужный документ в большом количестве бумаг будет очень сложно. Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев» [12, с. 246].

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

- документы постоянного хранения;

- документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

- документы временного хранения (до 10 лет включительно).

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. При проведении экспертизы ценности документы изучаются на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

В результате проведения экспертизы ценности:

- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

- определяются уникальные и особо ценные дела;

- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. [7, c. 154-155].

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности документов

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача -- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);

- для временного хранения.

Третья задача -- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача -- отбор на хранение наиболее информативно емких документов. [7, c. 157-158].

Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;

- значимость выполняемых ими функций;

- время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

1) Организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность; это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики, и др.

2) Организации местного значения - это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

3) Организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

- значимость отраженных в документе событий;

- значение информации, содержащейся в документе;

- повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

- вид документа;

- подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают следующие виды документов:

- Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы, и др.), а также планы и отчеты. Это документы постоянного хранения.

- Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период - от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению, и по многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Такой критерий, как повторение и поглощаемость информации, применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации, и т.д.

К критериям внешних особенностей относятся:

- форма фиксирования и передачи содержания;

- удостоверение и оформление документа;

- физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие.

Документы по личному составу занимают особое место в документации каждой организации, обладая своей собственной спецификой. Эти документы, хотя и относятся к специфическим массовым источникам, но в то же время являются ценнейшим историческим источником социально-демографического плана - и такой сектор они занимают в составе Архивного фонда Российской федерации. Эти документы фиксируют жизненный путь любого члена общества, в них человеческие судьбы. Особенно эти документы становятся необходимы, когда заканчивается трудовой период и происходит оформление пенсионных дел.

Учитывая определенную специфику документов по личному составу, их видовое наполнение, особенности ведения кадрового делопроизводства, а также направления и цели, в которых такие документы могут использоваться отечественными архивистами на основе общих критериев экспертизы ценности документов, еще в середине 1970-х гг. были выработаны критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

- характер личных заслуг;

- служебное положение лица (его служебная номенклатура);

- полнота информации о лице в составе документов личного дела.

Согласно новому Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000 г.), значительная часть документов по личному составу, и в первую очередь личные дела, имеют срок хранения 75 л ЭПК. Отметка «ЭПК» означает, что указанная документация в организациях государственного типа может иметь если не указанный срок 75 лет, то «срок постоянно», что решается после изучения документов и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного и муниципального архива.

В организациях негосударственного типа данная отметка верна лишь в том случае, если организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов по личному составу (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации. [8].

1.3 Понятие «Особо ценный документ («ОЦД»). Выявление и отбор особо ценных документов

Будущее место и роль документа в информационной среде после его использования в делопроизводстве вполне определены: временное или постоянное хранение. Именно на стадии архивного хранения происходит отнесение документа к категории особо ценного или уникального.

В конце 30-х годов ХХ века в отечественной практике архивного дела была впервые поставлена проблема выявления и учета особо ценных документов. Основная цель выявления подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.

В 1958 г. в СССР была издана Инструкция «Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение». В ней впервые были перечислены критерии отнесения документов к категории ОЦД («особо ценный документ»):

- время создания (возникновения) документа;

- важность освещенных в нем вопросов;

- значимость и полнота сведений.

В качестве дополнительных факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.

В дальнейшем на первый план была выдвинута проблема обеспечения сохранности ОЦД при длительном хранении и использовании. В 1960-е годы было разработано множество методических рекомендаций по работе с ОЦД как общих, так и - с учетом специфики хранящейся документации - по отдельным государственным архивам. С начала 80-х годов ХХ века в исследованиях начинают рассматриваться проблемы «уникальных документов» и «документальных памятников». Вначале эти понятия были тесно переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд «создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов».

Тогда же было дано определение ОЦД - «документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящие значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним признакам».

9 октября 2001 г. Росархивом был издан приказ № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и организации работы по его созданию. Регламент установил хронологические границы, в рамках которых следует выявлять уникальные документы - образовавшиеся до начала Первой мировой войны.

Из перечисленных критериев только древность является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев. Для включения в Государственный реестр документов, не являющихся древними, необходимо, чтобы они соответствовали еще не менее пяти из вышеперечисленных критериев. Критерий подлинности является обязательным для всех документов, не относящихся к древним.

Решение о включении документов в Государственный реестр принимает ЦЭПК (Центральная экспертно-проверочная комиссия) при Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по предоставлению федеральных архивов, органов управления архивным дело субъектов РФ, других юридических и физических лиц.

К примеру, по данным на 2003-2004 г. ЦЭПК рассмотрела материалы на 117 документов от 10 федеральных архивов и органов управления архивным делом девяти субъектов Российской Федерации. После тщательного изучения ЦЭПК приняла решение включить в Государственный реестр 76 документов федеральных и 12 региональных архивов. Например, Декларация и договор об образовании СССР (ГА РФ), Общий гербовник дворянских родов Всероссийской империи (РГИА), Доклад первого секретаря ЦК КПСС Н.С. Хрущева «О культе личности и его последствиях» на ХХ съезде КПСС (РГАНИ), и т.д.

Параллельно с формированием федерального Государственного реестра органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации начали создавать региональные реестры уникальных документов, которые в соответствии с установленными критериями остались за рамками федерального реестра, однако представляют особую историческую и общекультурную значимость для региона.

В 2004 г. в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» были даны следующие определения особо ценных и уникальных документов:

- «Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства, в отношении которого установлен режим хранения и использования» (статья 3, пункт 5);

- «Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) по его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности» (статья 3, пункт 6).

Таким образом, в настоящее время под ОЦД понимают документы, в первую очередь имеющие важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие «непреходящее значение» документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры.

Следует также отметить, что в новых Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (2006 г.) были уточнены критерии определения особо ценных документов:

- время создания документа;

- ценность содержащейся в документе информации;

- юридическая сила, подлинность документа;

- значение фондообразователя;

- авторство (и адресат) документа;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа.

В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Методики выявления ОЦД - как существующие, так и будущие - безусловно, решают отдельные вопросы по отбору особо ценных и уникальных документов. Однако ни одна из методик, основанных на критериях определения ценности, субъективных изначально, не может претендовать на объективность. Это значит, что никогда не будет готовых решений для определения особо ценных документов. [5].

2. Проведение экспертизы ценности документов

2.1 Система экспертных органов

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

Председателем ЭК (ЦЭК) назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы ДОУ.

Примерный состав экспертной комиссии:

- зам.директора (главный бухгалтер);

- ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);

- секретарь-референт.

В связи с тем, что учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов, в состав ЭК (ЦЭК) обычно входит экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК (ЦЭК) также целесообразно включить специалиста по защите информации.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться «Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995 г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы.

ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения ЭК (ЦЭК) фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения. Если ЭК (ЦЭК) - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях и комитетах автономных республик созданы Центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК). Это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов.

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК), в ведении которых находятся:

- экспертиза ценности документов внутри госархива;

- рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

- работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК, ЭМК) и прочих учреждений (ЭК, ЦЭК).

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

- рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда РФ;

- организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

- рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

- рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.[4; 7, c. 158; 12, c. 247-248; 13, c. 250-252].

2.2 Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве:

- при разработке и составлении номенклатуры дел;

- при регистрации документов;

- при направлении исполненных документов в дела;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года.

При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.

Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.

Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде.

После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. [9, 10, 11].

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.).

В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом:

- важности документов;

- необходимости их использования в справочных целях;

- обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

2) Второй этап экспертизы ценности документов.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве - второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

- подготовки дел к последующему хранению в архив;

- выделения дел к уничтожению;

- передачи дел к хранению в архиве.

На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа - составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована (см. приложение № ).

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов РФ», «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».

По утвержденным актам, дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Полное оформление дела включает в себя:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем госархива).

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество дел в делах. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

3) Третий этап экспертизы ценности документов - передача документов на государственное хранение.

Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. Документы передаются по утвержденным ЭРК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче дел в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов в случае необходимости делают дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Историческая справка состоит из трех разделов:

1. История фондообразователя;

2. История архивного фонда;

3. Характеристика документов архивного фонда.

В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразовании (ликвидациях) организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации, ее изменения.

В третьем разделе справки приводится:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;

- цель (цели) использования документов фонда.

В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов. При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов производится силами организации.

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это комплексный подход, который возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. Она проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории;

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК) [7, c. 161-169; 13, с. 270-275; 16, с. 178-180; 17, с. 43-45].

При передаче документов из ведомственных архив в государственные архивные учреждения, решается первая задача экспертизы ценности документов (см. стр. 9) -- отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Кроме того, на данном этапе решаются третья задача экспертизы ценности документов - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений; и частично четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Итак, мы видим, что на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство (три из четырех) задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.

3. Источники комплектования государственных архивов

Документы предприятия, предназначенные для временного или постоянного хранения, первоначально хранятся в ведомственном архиве. Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Согласно «Основным правилам работы ведомственных архивов» [1] (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно:

- создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения;

- подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли.

Согласно «Примерному положению о Центральном архиве министерства и ведомства Российской Федерации» [1] (утв. приказом Роскомархива от 29 июня 1992 года N 151), «В министерствах и ведомствах для хранения документов Архивного фонда РФ и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается Центральный архив. В комитетах и департаментах, вошедших в состав министерства, ведомства, могут создаваться самостоятельные архивы, в организационно-методическом плане подчиненные Центральному архиву министерства, ведомства».

В связи с изменениями, произошедшими в стране за последние десятилетия, большинство предприятий и организаций становятся коммерческими, негосударственными, не подчиняющимися каким-либо Министерствам и ведомствам. Таким образом, значительная часть организаций в Российской Федерации не подпадает под действие нормативных актов о ведомственных архивах и передаче документов на государственное хранение в Архивный Фонд РФ.

3.1 Анализ источников комплектования государственных архивов на примере архивных учреждений Волгоградской, Калужской и Челябинской областей

Архивное учреждение каждого из регионов РФ решает проблему источников комплектования архивного фонда самостоятельно, руководствуясь нормативными актами в сфере архивного дела. Так, например, анализ изменений в составе организаций-источников комплектования Государственного учреждения "Государственный архив Волгоградской области" (ГУ «ГАВО») за 1990-2005 гг. показывает, что государственный архив комплектовался в рассматриваемый период документами организаций, деятельность которых затрагивала основные сферы жизни региона.

Организации, представляющие в списке органы государственной власти и управления стабильно составляли около 7% от общего количества источников комплектования. Такое же постоянное представительство в списке имели на протяжении этих 15 лет учреждения здравоохранения (7-9%), культуры (3-5%), учебные заведения (3-4%) и др. Резко уменьшилось за эти годы количество общественных организаций источников комплектования ГУ "ГАВО" (с 61 организации в 1990 г. до 23 - в 2000 г.). Это связано как с массовой ликвидацией научно-технических обществ, прошедшей в 1993-1994 гг., так и с решением Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в 1994 г. о передаче 23 общественных организаций в список источников комплектования Государственного учреждения "Центр документации новейшей истории Волгоградской области". В основном речь шла о союзах деятелей культуры и искусства. В настоящее время 99% общественных организаций, включенных в список ГУ "ГАВО", составляют профсоюзные организации.

С ростом рыночных отношений, усилением значения финансовых органов в жизни региона и появлением новых структур, их представительство в списке возрастало. Если в 1990 г. их было только 8, то в 1995 г. - 20, в 2000 г. - 22. В 2005 г., в связи с реорганизацией налоговых инспекций, исключением из списка расчетно-кассовых центров Главного управления Банка России по Волгоградской области количество финансовых организаций в списке сократилось до 15.

Большие изменения в списке произошли в 1992-1994 гг. Так, в 1992 г. было исключено из списка 17 организаций, а включено - 21, в 1993 г. исключено было 5, а включено - 19 организаций, а в 1994 г. исключено было 20, а включено - 23 организации. В результате, если в 1990 г. в списке находилось 302 организации, то в 1995 г. при составлении нового списка в него были включены только 233 организации. В 2000 г. количество организаций увеличилось до 256., однако в настоящее время вновь составляет 236 организаций. Все изменения в эти годы были связаны в первую очередь с проходившей повсеместно реформой исполнительной власти, в результате которой были ликвидированы Советы народных депутатов всех уровней и образованы администрации области, районов, городов, поселковые и сельские. В связи с этим органы управления и отделы облисполкома, горисполкома, также были ликвидированы. В то же время появились организации, не имевшие прежде аналогов: территориальное антимонопольное управление, комитет по управлению государственным имуществом Администрации Волгоградской области, и др. Большая работа была проведена архивистами по включению в список организаций-источников комплектования органов технической инвентаризации.

Изменения в списке были также связаны с переходом предприятий и учреждений из государственной собственности в частную. При решении вопроса о включении в список негосударственных предприятий архивисты в первую очередь обращали внимание на те, которые к моменту приватизации уже находились в списке. Трудности при работе с ними (экономическая нестабильность, частая смена руководства, отказ от предоставления полного состава документов, оправдываемый "коммерческой тайной") заставляют архивистов с осторожностью подходить к решению вопросов о включении их в список организаций-источников комплектования. За период с 2002 г. по 2005 г. в список организаций-источников комплектования была включена лишь одна организация. Таким образом, за последние годы наблюдается тенденция к уменьшению количества частных предприятий в списке организаций-источников комплектования. Так, если в 2000 г. они составляли 37%. от общего количества организаций в списке, то в настоящее время уже 30%.