В списке организаций-источников комплектования в 2005 г. находилось около 25% организаций с федеральной формой собственности, 18% с муниципальной, 12% с государственной собственностью Волгоградской области. Остальные 45% составляли предприятия с негосударственной формой собственности и общественные организации» [2].

Автор «Анализа изменений в составе организаций-источников комплектования Государственного учреждения "Государственный архив Волгоградской области" за 1990-2005 гг.», Розина Елена Кимовна, начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного архива Волгоградской области, указывает, что с принятием Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ возникли новые проблемы в сфере комплектования. В списки источников комплектования государственных архивов входят организации с разной формой собственности. В законе указано, что в государственные архивы передаются документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, а в муниципальные архивы - в муниципальной. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и организации могут, согласно закона, передавать свои документы в государственные архивы субъектов Российской Федерации. Е.К. Розина подчеркивает, что остается нерешенным вопрос о праве собственности на документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и организаций после их передачи в государственный архив субъекта Российской Федерации. Вопрос о финансировании мероприятий, связанных с передачей и обеспечением сохранности документов федеральных и муниципальных учреждений в государственных архивах субъектов Российской Федерации требует тщательной проработки. [2].

В соответствии с вышеуказанным Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», «… включение в списки комплектования государственных и муниципальных архивов негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора».

«Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19, определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда РФ. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного Фонда РФ, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов РФ, включаются в списки комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации». [1].

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путем изучения организационно-распорядительных, планово-отчетных и других документов. В результате устанавливается место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни, масштаб ее деятельности, и др. На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива. [14, 15].

Для анализа источников комплектования Архивного Фонда РФ рассмотрим еще один региональный архивный орган - Управление по делам архивов Калужской области [14, 15].

Анализ работы Управления по делам архивов Калужской области показывает, что «… в 90-е гг. в области (как и в целом по стране) прослеживалось увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е гг. при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций - источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. Так, на 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, а на 1 12 2006 г. - 1389 (из них 345 негосударственных)». [14].

На примере Управления по делам архивов Калужской области можно также увидеть, что «… в связи с массовой ликвидацией предприятий в 90-е гг., объемы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первичной обработке документов по личному составу (в том числе, организаций, не являющихся источниками комплектования архивов). В 2000-е гг. положение стабилизировалось, однако объем документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями области, ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации; упорядочение производилось в основном в ликвидированных организациях. Архивные учреждения Калужской области в основном осуществляют прием на хранение документов ликвидированных учреждений. Значительно увеличился по объему в связи с этим прием дел по личному составу. Это приводит к отсутствию свободных площадей в архивах, что в свою очередь становится причиной хранения дел в ведомственных архивах сверх установленного срока» [14,15].

Архивная служба Челябинской области на сегодняшний день состоит из Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области», 43 архивных отделов органов муниципальных образований и 6 муниципальных архивов.

При определении источников комплектования архивов, «…первоочередное внимание уделяется приему документов от ликвидирующихся организаций, в том числе служащих основанием для обеспечения социальных гарантий граждан. За 2000-2007 годы архивными учреждениями области принято 269.8 тыс. дел управленческой документации и 874 тыс. дел по личному составу.

Ежегодно архивные учреждения области исполняют десятки тысяч запросов социально-правового характера, как жителей области, так и граждан других регионов России, ближнего и дальнего зарубежья. Только за 2007 год был исполнен 75241 запрос социально-правового характера, в том числе 69110 запросов - с положительным результатом (91,8%). А за 2000-2006 гг. архивными учреждениями было исполнено 353,7 тыс. запросов». [3].

Таким образом, основной задачей формирования Архивного фонда Российской Федерации, является определение состава учреждений, организаций и предприятий, создающих документы, имеющие политическое, историческое, научное или социально-культурное значение отнесение их к числу источников комплектования государственных архивов. В связи с этим важное значение для комплектования государственных архивов имеет установление круга организаций - источников комплектования.

В основном речь идет об источниках комплектования управленческой документацией. Хотя существуют проблемы определения источников комплектования по отдельным видам документов: фотодокументов, научно-технической документации, документов личного происхождения, каждый из которых требует своего исследования.

Отдельной проблемой в 1990-е гг. и позднее стало большое количество ликвидирующихся предприятий. Для сохранения документов по личному составу, многие государственные архивные учреждения уделяют большее внимание именно таким предприятиям, что в свою очередь может привести к нехватке архивных площадей для документов организаций - основных источников комплектования архивов.

3.2 Архивы коммерческих организаций

Одним из слабых мест в работе большинства негосударственных организаций является сохранение быстро накапливающихся многочисленных документов прошлых лет. Даже в крупных по масштабам деятельности и штатной численности акционерных обществах, существующих не один год, далеко не всегда в штатном расписании имеются такое структурное подразделение, как "архив", в числе работников - профессионалы архивного дела, а среди служебных помещений - специально оборудованное архивохранилище. Все это свидетельствует о недопонимании руководителями коммерческих организаций роли архивных документов и их практического значения как важного информационного ресурса. «Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой».

В сложившейся ситуации явно существует потребность в четком и обстоятельном разъяснении руководству и специалистам коммерческих организаций основных требований к комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов в соответствии с действующим архивным законодательством. Именно эту, далеко не простую задачу решает методическое пособие «Архивы коммерческих организаций» подготовленное Б.В. Альбрехтом, -одним из руководящих работников Федерального архивного агентства.

Своевременность и актуальность книги очевидны.

В пособии достаточно подробно освещены правовые основы деятельности архивов организаций, проанализированы принципиальные положения законодательных актов об архивном деле в Российской Федерации, акционерных обществах, банкротстве, защите информации и др. Здесь же разъяснены права частных юридических лиц по отношению к находящимся у них на хранении архивным документам, в том числе в случае прекращения деятельности организации. Данный раздел - ключевой в пособии, поскольку современных руководителей коммерческих организаций можно убедить в необходимости проведения работы по учету и хранению документов, а тем более создания архива, только посредством конкретных ссылок на действующее законодательство, включая Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Раздел "Организация деятельности архива" содержит все необходимые сведения для организационного оформления работы как самого структурного подразделения (архива), так и его сотрудников. В тексте приведены примерное положение об архиве и примерные должностные инструкции заведующего архивом и архивариуса. Автор дает советы по должностному составу работников архива и наименованиям соответствующих должностей.

В книге также изложены методические основы разработки индивидуальной номенклатуры дел в коммерческой организации. При этом раскрыта проблема установления сроков хранения документов в организациях с новыми видами деятельности, а значит, накапливающих служебные документы, не предусмотренные перечнями документов со сроками хранения.

Немало вопросов у работников негосударственных организаций сопряжено с экспертизой ценности документов. Наличие в организации действующей экспертной комиссии, правильно оформляющей результаты работы, - довольно редкое явление, особенно в средних и малых организациях и предприятиях, где зачастую экспертиза ценности документов вообще не проводится. В издании раскрыты методические и организационные основы экспертной работы, подробно описаны этапы проведения экспертизы, приведено Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Важными для проблематики экспертизы ценности документов представляются разделы, раскрывающие порядок работы с отдельными видами документов: по личному составу, электронных, ограниченного доступа. Документация по личному составу особо выделена в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", поэтому вполне оправдано ее самостоятельное рассмотрение в пособии, где автором показаны не только состав этой документации, но и особенности формирования дел и последующего хранения кадровых документов в архиве организации. Вопросы отбора на хранение и учета электронных документов очень актуальны для многих коммерческих организаций, в деятельности которых они обычно образуются. Характеристике особенностей организации работы с документами ограниченного доступа предшествует рассмотрение понятий государственной, коммерческой, служебной, банковской и налоговой тайн.

Следует отметить как большую практическую ценность, так и научное значение книги Б.В. Альбрехта и порекомендовать ее для использования специалистам делопроизводственных и архивных служб коммерческих организаций, а также научным работникам, преподавателям и студентам, занимающимся проблемами комплектования, учета, хранения и использования документов современных организаций и предприятий [6].

4. Нормативное регулирование экспертизы ценности документов

4.1 Федеральные нормативные акты. Государственные стандарты

Преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах.
Хранение документов в Российской Федерации регламентируется следующими нормативными правовыми актами (в их действующих редакциях):

- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);

- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс;

- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);

- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (ст. 28);

- Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

- Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552;

- Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Так, к примеру, сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» в ст. 17, где сказано: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

Сроки хранения документов акционерных обществ в соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» установлены в «Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденном Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33пс.

В области государственных стандартов для архивного дела в целом и для проведения экспертизы ценности документов в частности, основным является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Он устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Так или иначе касается хранения документов на предприятиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст. К примеру, в п. 3.28 ГОСТа указываются требования к отметке об исполнении документа и направлении его в дело, «которая включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ» [1].

4.3 Типовые перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни, которые устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражает общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции, и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 г.) (в ред. решения Росархива от 27.10.2003);

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; (утв. Главархивом СССР 21.12.1971);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182).

Коммерческие организации могут также воспользоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации» (одобрены ЦЭПК Росархива 15.12.1996 г.).

Типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться в первую очередь при проведении экспертизы. Примерами таких перечней могут служить: «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов РФ, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» (2003 г.), «Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ с указанием сроков хранения» (2005 г.), и т.д.

Следует также учитывать, что в последние годы свои перечни активно разрабатывают архивные учреждения субъектов федерации. Например, выпущены Перечни:

в Красноярске:

- Примерный перечень документов постоянных сроков хранения, образующихся в деятельности городских, районных казначейств и подлежащих отбору в состав Архивного фонда Красноярского края (1999 г.);

- Примерный перечень документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности районных городских прокуратур и подлежащих отбору в состав Архивного фонда Красноярского края (1999 г.);

в Рязани:

- Перечни дел постоянного хранения государственной налоговой инспекции, подлежащих передаче в состав Архивного фонда Рязанской области, подлежащих передаче на государственное хранение через 75 лет и по личному составу, подлежащих хранению в течение 75 лет в районных госналогинспекциях (1998 г.);

в Твери:

- Примерный перечень документов и дел постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности городских и районных центров и бюро занятости населения (1996 г.); и др.[1; 12, с. 250-254].

Заключение

При написании данной курсовой работы мы выяснили, что в результате проведения экспертизы ценности:

- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

- определяются уникальные и особо ценные дела;

- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

В курсовой работе обозначены были обозначены основные этапы экспертизы ценности документов: текущее делопроизводство (в т.ч. главная составляющая - составление номенклатуры дел), подготовка и передача дел в ведомственный архив и передача документов в государственный архив.

Путем сопоставления задач экспертизы ценности и ее этапов было выявлено, что большинство задач решаются на последнем этапе - передаче документов в государственный архив. В курсовой работе были рассмотрены основные проблемы при комплектовании государственных архивов (определение источников комплектования), а также проблемы хранения документов в коммерческих организациях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Считаю, что для решения обозначенных проблем требуются дополнительные исследования. К сожалению, объем и цель данной курсовой работы не позволяют более подробно рассмотреть эту тему.

Список использованных источников и литературы

1. Система Гарант - законодательство РФ с комментариями [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.garant.ru/ - Проверено 03.02.2009 г.

2. Розина, Е.К. Анализ изменений в составе организаций-источников комплектования Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области» [Электронный ресурс]: сайт «Архивы России».

3. Государственный комитет по делам архивов Челябинской области [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.chelarhiv.ru/ - Проверено 03.02.2009 г.

4. Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) [Текст] / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 93 - 96.

5. Алексеева, Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов [Текст] / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 99 - 104.

6. Альбрехт, Б.В. Архивы коммерческих организаций [Текст] / Б.В. Альбрехт. - М. : МЦФЭР, 2002. - 192 с.

7. Березина, Н.М., Воронцова, Е.П., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство [Текст]: 2-е издание / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с.

8. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера [Текст] / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 82 - 89.

9. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 11. - С. 26 - 32.

10. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 12. - С. 32 - 40.

11. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 1. - С. 42 - 51.

12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: 5-е издание, испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007. - 528 с.

13. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

14. Разоренова, Г.В. Паспортизация ведомственных архивов и ведомственное хранение документов в Калужской области (1990-е - н.2000-х гг.) / Г.В. Разоренова // Делопроизводство. - 2008. - № 2. - С. 105 - 112.

15. Разоренова, Г.В., Шишкина, Н.В. Организация экспертизы ценности документов учреждения в ходе их упорядочения (на примере ФГУ КЦСМС») [Текст] / Г.В. Разоренова, Н.В. Шишкина // Делопроизводство. - 2008. - № 3. - С. 75 - 84.

16. Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2003. - 208 с.: ил.

17. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор-издат, 2006. - 176 с.