КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ В КОНТРОЛЬНО-АУДИТОРСКОМ ПРОЦЕССЕ

Новые компьютерные технологии обработки информации в контрольно-аудиторском процессе

Развитие общества за последние десятилетия характеризуется такими стадиями научно-технического прогресса, как индустриализация, компьютеризация и информатизация.

Стадию индустриализации (приоритеты отдавались топливно-энергетическим ресурсам, материаловедению, потом развитию технологии и интеллекта) прошли все промышленно развитые страны. Как результат были заложены основы для развития и совершенствования элементной базы средств вычислительной техники и создания на этой основе ЭВМ.

Стадию компьютеризации (приоритеты развитию материаловедения, технологии производства ЭВМ и интеллектуальных ресурсов) прошли наиболее развитые страны Запада, а также некоторые страны третьего мира, государства же Восточной Европы, в том числе и Украина, только вступили в эту фазу развития, и отставание их от США и Японии по объему и качеству ЭВМ (особенно суперЭВМ и персональных ЭВМ, развитию коммуникационных систем) значительно. Это отставание объясняется предубежденным отношением к кибернетике в коммунистический период как лженауке, таким образом, сдерживалось развитие технической базы, которая способствовала бы переходу к стадии информатизации.

В общем понимании информатизация (приоритеты отдаются интеллекту и информационным технологиям) характеризует переход общества в новое качественное состояние -- информационное общество. Последнее отличается бурным развитием космонавтики, ядерной энергетики и робототехники с качественно новым технологическим обеспечением, которое основывается на компьютеризованных средствах труда и информационных технологиях и требует качественно новой информационной среды -- совокупности ЭВМ, систем компьютерных коммуникаций, баз данных, а также программных комплексов и лингвистической однозначности.

Новые информационные технологии (НИТ) -- это совокупность принципиально новых средств и методов обработки информации, передачи, хранения и отображения информационного продукта (данных) с наименьшими затратами в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развиваются НИТ.

Техническую основу НИТ образуют снабженные периферийным оборудованием ПЭВМ, аппаратура и каналы связи, реализующие информационные коммуникации, а также аппаратура управления сетями.

Программной основой НИТ являются специально разработанные для ПЭВМ операционные системы, пакеты прикладных и функциональных программ, трансляторы с алгоритмических языков.

Информационную основу НИТ составляет совокупность локальных баз данных, которые реализуются в мощной ЭВМ или суперЭВМ.

Основные принципы создания НИТ:

персонализация использования вычислительной системы, т.е. обеспечения аудитора рабочим местом, оборудованным ПЭВМ или терминалом, подключение в локальную вычислительную сеть;

интеллектуализация автоматизированных рабочих мест (АРМ), оборудованных ПЭВМ, которые имеют экспертную систему обеспечения управленческих решений, и интеллектуальным интерфейсом, что позволяет вести диалог на разговорном или близком к нему языке общения;

реализация информационных коммуникаций между всеми АРМ, входящими в состав системы, и с внешними потребителями.

По таким принципам работают НИТ в крупных универсамах, универмагах, где созданы вычислительные сети с развитой коммуникационной информационной структурой, начиная с аппаратуры считывания штриховых кодов проданных товаров, агрегированных с контрольно-кассовыми аппаратами, АРМ складов, бухгалтерии к выдаче информационного продукта потребителям, включая ревизоров и аудиторов.

На качество принятых решений в контрольно-аудиторском процессе и повышение информационного обеспечения влияют следующие обстоятельства:

увеличение количества факторов, которые должны учитываться аудитором при исследовании ситуации;

углубление анализа хозяйственных операций, изучаемых аудитором;

повышение обоснованности заключений благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;

четкое и обоснованное формулирование заключений аудитора.

Для обеспечение этих требований необходима комплексность технологий, которая реализуется в НИТ, а внедрение электронной системы -- применения мегамини-ЭВМ и мощных ПЭВМ, которых пока в Украине производится недостаточно. Поэтому оправданным является применение ПЭВМ на рабочих местах, создание АРМ разного назначения, т.е. сочетание персонализации и централизованной обработки данных, создание локальных и распределенных информационно-вычислительных сетей с использованием современных средств связи, автоматизация документообмена и деловодства, создание электронной почты.

Функционирование электронной почты основывается на непосредственном диалоговом общении пользователя с ПЭВМ. При этом используется световой карандаш, приборы руководства перемещением экранного курсора «Мышь» и «Джойстик», цифровые планшеты для ввода неформализованной информации, приборы языкового и оптического ввода информации.

Развитие теории искусственного интеллекта порождает новые понятия -- «знания» и «база данных». Разработаны модели и языки представления знаний, которые являются не только информацией о предмете исследования, но и в отличие от данных отражают закономерности, причинно-следственные связи и связь между фактами, характеризующими процесс исследования.

Таким образом, новые компьютерные технологии обработки информации в контрольно-аудиторском процессе будут способствовать совершенствованию интеллектуализации аудита и научному обоснованию его заключений.

Характеристика автоматизированных систем обработки экономической информации, функционирование и принципы построения

Автоматизированные системы обработки информации (АСОИ) -- это человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в разных сферах деятельности. По управлению народным хозяйством АСОИ делят на государственную автоматизированную систему (ГАС), отраслевую автоматизированную систему управления (ОАСУ), территориальную автоматизированную систему управления (территориальную АСУ), автоматизированную систему управления предприятием (АСУП), автоматизированную систему управления технологическим процессом (АСУ ТП).

Усовершенствование контрольно-аудиторской работы в народном хозяйстве в соответствии с требованиями рынка в определенной степени зависит от совместимости АСОИ разных уровней и разного функционального назначения. Технической базой их является комплекс технических средств (КТЗ), к которому относятся: персональные, универсальные и малые ЭВМ; оборудование по сбору, подготовке и предварительной обработке информации, средства связи и передачи информации; приборы тиражирования, комплектации и окончательной обработки документов, автоматизированной выдачи документов и их хранения.

Важную роль в согласовании функционирования разных уровней АСОИ выполняет информационное обеспечение. Для этого необходима единая система кодирования и классификации технико-экономической информации, которая является частью информационного обеспечения АСОИ и комплексом взаимосвязанных общегосударственных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных для непосредственной обработки вычислительной техникой. Совместимость АСОИ зависит от организационной, технической, программной, математической, информационной и лингвистической совместимости.

Организационная совместимость АСОИ состоит в общности организационной структуры АСОИ разных уровней и разного функционального назначения (АСУ предприятия, АСУ отрасли).

Техническая совместимость предусматривает автоматическое функционирование комплекса технических средств АСОИ разных уровней, включая обмен информацией и возможность совместного решения крупномасштабных задач (контроль выполнения государственных заказов по отрасли, ее объединениям и др.).

Программная совместимость состоит в возможности использования программ в АСОИ разных уровней и разного функционального назначения.

Математическая совместимость -- это возможность использования единых математических методов, моделей и алгоритмов в АСОИ разных уровней.

Информационная совместимость предусматривает использование единых баз данных АСОИ разных уровней (отраслевой и предприятия).

Лингвистическая совместимость -- использование однозначности научно-технических и экономических терминов, а также других языковых средств в АСОИ, правил формализации естественного языка, включая методы сжатия и разворачивания текстов.

Совместимость АСОИ обеспечивается разработкой их в соответствии с отраслевыми руководящими методическими материалами (ОРММ).

АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности объединения преимущественно создаются на базе собственного информационно-вычислительного центра (ИВЦ) и охватывают в составе объединения все предприятия и производственные единицы. Там, где нецелесообразно создавать собственный ИВЦ, АСОИ функционируют на базе ведомственного (отраслевого) кустового информационно-вычислительного центра (КИВЦ) или информационно-вычислительных центров системы Госкомстата Украины, а также вычислительных центров коллективного пользования.

Основой технической базы АСОИ являются вычислительные системы.

Вычислительная система -- это совокупность взаимосвязанных и согласованно действующих вычислительных машин, объединенных математическим обеспечением и техническими средствами, предназначенными для автоматизации процесса приема входной информации от ее источников, обработки и выдачи результативной информации пользователям.

Вычислительная система состоит из входного и выходного трактов, специализированной вычислительной техники.

Входной и выходной тракты -- это совокупность однотипных приборов, соответственно приема и выдачи информации, объединенных в самостоятельные блоки.

Вычислительные системы относятся к категории сложных систем. Наиболее прогрессивным методом, применяющимся при создании сложных экономических систем, является системный подход. Сущность его состоит в том, что каждый исследуемый объект рассматривают в связи с другими объектами единой системы, исходя из функциональных взаимосвязей входных и выходных характеристик системы, использования математического аппарата исследования с количественным выражением отдельных параметров и особенностей объекта, подлежащего контролю.

Характерной чертой сложных систем является то, что они не имеют единого критерия их эффективности или нескольких равноценных критериев, один из которых можно принять за основной, доминирующий, в зависимости от назначения и характера задач и состояния системы. Это прежде всего касается системы хозяйственной деятельности предприятия, которая является объектом финансово-хозяйственного контроля.

Автоматизированная система обработки информации для управления и контроля хозяйственной деятельности проиллюстрирована рис. 1.

Рис.1. Автоматизированная система обработки информации для управления и контроля хозяйственной деятельности

При организации АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности на технической базе ЭВМ применяются термины и определения кибернетики, знание которых необходимо экономисту-контролеру для поиска данных в АСОИ, использования их при ревизии и аудите хозяйственной деятельности, а также автоматизированного исполнения контрольно-аудиторского процесса.

Данные -- это информация, представленная в формализованном виде, который дает возможность передавать или обрабатывать ее с помощью технических средств (выполнение плана государственного заказа, договоров поставки и т. п.).

Подсистема -- часть системы, которая является совокупностью некоторых относительно автономных элементов и вместе с тем характеризуется подчиненностью функционированию всей системы. Так, если рассматривать в АСОИ для управления предприятием подсистемы планирования, учета, контроля и регулирования, то все они подчинены единой цели -- оптимизации системы хозяйственной деятельности. Все эти подсистемы являются условно локальными, но между собой они находятся в системной взаимосвязи, что очень важно для финансово-хозяйственного контроля и аудита, так как изучают они не только содержание информации указанных систем, но и достоверность данных о хозяйственной деятельности предприятия, формируемых АСОИ в соответствии с заданными алгоритмами.

Алгоритм -- точное общепринятое предписание, определяющее преобразование первичных данных в искомый результат. Относительно задач, решаемых ЭВМ, алгоритм -- это упорядоченная совокупность элементарных и логических операций, записанных на любом входном языке (цепь математических формул, запись на универсальном алгоритмическом языке), выполнение которых приводит к решению соответствующей задачи (контроль выполнения договоров поставки продукции и др.).

Основные свойства алгоритма состоят в определении точности выполнения операции, массовости -- пригодности для решения целого ряда аналогичных задач, результативности -- свойстве определить процесс, который при любых допустимых первичных данных позволяет получить искомый результат за определенный отрезок времени. Для алгоритма характерны также дискретность определенного процесса и простота операций, выполняемых вычислительной машиной по определенной программе. Так, при решении комплексной задачи «Контроль использования труда» по заданному алгоритму ЭВМ в порядке дискретности выдает данные о количестве работников основного и вспомогательного производств, производительности их труда за отчетный период и за прошлые аналогичные периоды, темпах роста производительности труда и заработной платы на предприятии, в хозрасчетных подразделениях, бригадах и отдельных работников.

Программа вычислительной машины -- преобразованная форма алгоритма, записанного на языке конкретной машины.

Мультипрограммирование, или многопрограммный режим, -- выполнение программ на ЭВМ состоит в том, что центральный процессор и приборы ЭВМ поочередно предоставляются нескольким программам.

Программа, которой в определенный момент предоставляется процессор, называется активной и размещается полностью или частично в оперативной памяти ЭВМ. Остальные программы находятся в состоянии ожидания процессора и могут обслуживаться только внешними устройствами. Если объем оперативной памяти достаточно велик, то ожидающие программы также сохраняются в оперативной памяти. Программы можно размещать также во внешних накопителях памяти.

Моменты перевода активной программы в состояние ожидания и выбор активной программы устанавливаются алгоритмом планирования операционной системы. Мультипрограммирование позволяет в ряде случаев эффективнее (чем при последовательном выполнении программ) использовать ЭВМ, иногда его применяют для организации обслуживания программ преимущественно с минимальным временем выполнения, для работы в режиме распределения времени.

Реализация мультипрограммирования основывается на использовании возможностей современной ЭВМ (автономное управление внешними устройствами, система прерывания работы центрального процессора).

Операционная система -- часть математического обеспечения ЭВМ, предназначенная для управления процессором выполнения готовых программ на ЭВМ. В связи с тем, что операционная система управляет выполнением таких системных программ, как трансляторы, прикладные программы обработки данных, информационно-поисковые программы и другие, она является универсальным средством доступа к выполнению разных услуг, которые предоставляются пользователю устройствами ЭВМ, и ко всему математическому обеспечению.

Математическое обеспечение вычислительной машины -- совокупность программ, процедур и правил, связанных с этими компонентами документацией, позволяющей использовать вычислительную машину для решения разного класса задач. Каждая программа имеет комментарий, составленный на исходном языке. В программы включены операторы, представляющие собой совокупность символов и указывающие операцию, ее значение или местонахождение операндов, т.е. элементов данных, принимающих участие в выполнении операций ЭВМ. Оператор в программе -- машинная команда для выполнения определенных работ техническими средствами вычислительной машины.

Условно математическое обеспечение можно разделить на внутреннее и внешнее.

Внутреннее математическое обеспечение -- комплекс программных средств, обеспечивающих эксплуатацию ЭВМ и эффективную организацию вычислительного процесса. Комплекс состоит из эксплуатационных программ, операционной системы, составляющих аппаратно-программный комплекс, в котором объединены средства организации, хранения и выбора данных. Так, в процессе ревизии в запросном режиме можно получить данные о расходовании сырья на изготовление продукции за определенный период, выполнении договоров кооперированных поставок, закреплении материальной ответственности за хранение материалов, сырья, полуфабрикатов и др.

Внешнее математическое обеспечение -- комплекс программных средств, обеспечивающих выгоды абоненту при постановке, программировании и решении задач на ЭВМ и уменьшение трудоемкости, а также упрощение подготовительных работ, связанных с обработкой информации на ЭВМ. К этому виду математического обеспечения относятся: библиотеки стандартных программ; алгоритмические языки как средства описания решаемых задач. Трансляторы -- машинные программы, предназначенные для автоматического перевода алгоритмов, составленных на алгоритмических языках проектирования машинной обработки информации, на язык конкретной ЭВМ.

Библиотеки стандартных программ содержат набор типовых модулей, предназначенных для реализации стандартных решений экономических и других прикладных задач. Для проведения аудита с использованием ЭВМ такими типовыми модулями могут быть: инвентаризация товарно-материальных ценностей, анализ ее результатов и отражение в бухгалтерском учете; выявление приписок в оплате труда; платежеспособности предприятия и др.

Алгоритмические -- это условные языки, с помощью которых записывают программы работы ЭВМ. Они универсальны, поскольку с их помощью можно изобразить любое преобразование информации, которое может быть записано любым другим понятным ЭВМ алгоритмом. Следовательно, алгоритмический язык -- это набор символов и система правил образования и толкования конструкций из этих символов для составления алгоритмов решения задач ЭВМ.

Различают язык программирования, предусмотренный для записывания программ и данных, и метаязык -- для определения другого языка, на котором работает конкретная ЭВМ.

Исходным (входным) называется язык, с которого осуществляется перевод программ на машинный язык программирования, операторы которого состоят из машинных команд.

Основными видами алгоритмических языков являются машинно-независимые и машинно-ориентированные. Первые наиболее удобны, поскольку на них может записываться любая задача; вторые -- языки программирования, отображающие структуру определенных ЭВМ. Для того чтобы приступить к решению задачи, необходимо перевести программу на тот машинный язык, который понимает ЭВМ. Это выполняется автоматически на вычислительной машине по специальной программе-транслятору.

Машинно-независимые языки делят на универсальные (для разных видов знаний) и специализированные; среди машинно-ориентированных выделяют проблемно-ориентированные, отражающие особенности того класса задач (экономических, математических), для записи которых они предназначены.

Для последовательного преобразования и выполнения команд каждого оператора исходного языка применяется программа-интерпретатор.

В процессе применения программ обработки информации на ЭВМ возникают некоторые погрешности (ошибки). Распознавание, местонахождение и характер ошибок в программе выявляет специальная диагностическая программа.

ЭВМ по специальным программам может выдавать информацию пользователям по системе приоритетов. Обработка данных по программе, при которой набор последовательности команд выполняется на определенном этапе, по установленной очередности, называется обработкой по приоритетам. Так, информацию о выполнении плана производства за прошлые сутки руководителю предприятия в порядке приоритета ЭВМ может выдать раньше, чем главному бухгалтеру.

Для выполнения контрольно-ревизионных процедур на ЭВМ структура математического обеспечения должна позволять реализовать режим запрос -- ответ (диалог человек -- машина), то есть диалоговый режим. При этом целесообразно применять многопрограммные ЭВМ, а также широкую номенклатуру периферийных технических средств (регистраторов производства разных типов, автоматизированных пунктов подготовки данных -- АПД и др.).

Комплексное использование разных средств вычислительной и организационной техники (сбор, передача, накопление, переработка и предоставление информации) в режиме запрос -- ответ аудитор осуществляет комплексом технических средств (КТЗ) автоматизированной системы обработки данных (рис. 2).

Рис. 2. Классификация комплекса технических средств обработки информации

Развитие вычислительных систем разного уровня позволяет объединять их между собой путем создания сетей ЭВМ для эффективного использования автоматизированного банка данных. Эксплуатация сети ЭВМ основывается на дистанционной обработке задач пользователя на универсальной ЭВМ и на аппаратуре телеобработки данных, включающей обработку данных, поступающих от отдаленных абонентов, управление их передачей по каналам связи между абонентами и ЭВМ. Абонентами выступают пользователи -- контрольно-аудиторские подразделения (ведомственные и вневедомственные), отдельные работники контрольных органов.

Следовательно, кибернетизация контрольно-аудиторского процесса является основным направлением развития финансово-хозяйственного контроля и аудита, направленного на активизацию бизнеса в народном хозяйстве.

Классификация технико-экономической информации и ее применение в контрольно-аудиторском процессе

Информационная совместимость разных уровней управления народным хозяйством обеспечивается с помощью классификаторов технико-экономической информации, в которых объекты систематизируют по определенным классификационным группам, их признакам и кодовым обозначениям. Такие классификаторы используются в контрольно-аудиторском процессе для декодирования подконтрольных объектов, отображенных в АСОИ кодовыми обозначениями. Структурное строение классификатора, который применяется в АСОИ, зависит от задач, решаемых ЭВМ. Классификаторы в АСОИ придают технико-экономическим номенклатурам однозначность с помощью кодов и упрощают декодирование информации для пользователей, к которым относятся ревизоры, аудиторы. С помощью дополнительных признаков, заложенных в классификатор, выполняются логические и арифметические процедуры над определенной совокупностью технико-экономических данных в АСОИ. В классификаторах по единой системе группируют объекты, подлежащие кодированному обозначению. Это облегчает поиск при проведении ревизии и аудита.

Следовательно, в условиях функционирования АСОИ на предприятиях, в объединениях и отрасли ревизорам, аудиторам необходимо изучить структуру информации и систему ее классификации, содержание и структуру классификатора технико-экономической информации. В объединениях и на предприятиях, где функционируют АСОИ, применяются четыре категории классификаторов технико-экономической информации -- общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные классификаторы объединений и предприятий.

Содержание классификаторов, уровень утверждения и назначение представлены в табл. 1.

Таблица 1. Классификаторы технико-экономической информации

В Украине действует Единая государственная система стандартизации, возглавляемая специальным государственным органом -- Госстандартом, который организует разработку и утверждение классификаторов по единому методическому принципу, обеспечивает совместимость АСОИ разных рангов. Следует отметить, что государственные органы стандартизации разрабатывают и утверждают также государственные стандарты качества продукции народного хозяйства, которые используются в процессе контроля и аудита. Классификаторы информации применяют независимо от целевого назначения АСОИ.

Общегосударственные -- это «Украинский классификатор типов предприятий», «Классификатор отраслей народного хозяйства Украины», «Классификатор органов государственного и хозяйственного управления Украины», «Классификатор продукции Украины», «Классификатор услуг внешнеэкономической деятельности», «Классификатор доходов и расходов», «Украинский классификатор услуг», «Классификатор системы обозначения единиц», «Классификатор основных фондов Украины» и др. Они используются для потребностей народнохозяйственного планирования, учета и статистики в условиях АСОИ разных рангов.

Отраслевые -- это классификаторы технико-экономической информации, отражающие специфику информационного обеспечения управления экономикой отрасли. В них конкретизируются общегосударственные классификаторы. В частности, по системе общегосударственного классификатора в торговле разработан отраслевой «Классификатор товаров и тары», в котором все товары сгруппированы в 99 групп, отражающих специализацию торговых предприятий. Аналогичную конкретизацию имеют другие отраслевые классификаторы технико-экономической информации, действующие в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве и т. п.

Региональные классификаторы содержат технико-экономическую информацию, предназначенную для использования в регионе. Они взаимосвязаны с общегосударственными и отраслевыми классификаторами. Например, классификатор объединений и предприятий Украины содержит также данные об их ведомственной принадлежности, месторасположении, форме собственности, виде деятельности и пр.

Локальные классификаторы, которые разрабатываются объединениями и предприятиями, предусматривают информационную и методическую совместимость с классификаторами высших рангов. Например, «Классификатор бухгалтерских проводок» содержит кодовое обозначение всех хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующихся счетов бухгалтерского учета на предприятии. Вместе с тем содержание и структура счетов соответствуют общегосударственному классификатору «План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий». Локальный классификатор продукции, выпускаемой объединением, взаимосвязан системой кодирования с общегосударственным классификатором промышленной и сельскохозяйственной продукции. Аналогичные информационные связи существуют между классификаторами разных уровней и назначения.

При использовании общегосударственных и отраслевых классификаторов ревизоры, аудиторы должны руководствоваться инструкциями к их ведению, которые содержатся в отдельном разделе каждого классификатора. Структура системы классификации информации и содержание локальных классификаторов описываются в составе проектной документации АСОИ отдельным документом «Инструкция о порядке внесения изменений и дополнений в классификатор». Ревизор, аудитор отыскивают по кодовому обозначению нужную строку классификатора и таким образом декодируют объект исследования, содержащийся в машинограмме, проектной документации по созданию АСОИ.

Системы кодирования, используемые для построения кодов технико-экономической информации на конкретном предприятии, а также методика декодирования объектов классификации описываются в документе «Система классификации и кодирования» технического проекта АСОИ. Наличие указанного документа на предприятии, где внедрена АСОИ, -- обязательное условие ввода ее в эксплуатацию. Это обусловлено тем, что технический проект для конкретного предприятия является нормативным документом, регулирующим процесс автоматизированной системы обработки данных, и хранится у заказчика после согласования с ним и составления акта утверждения документов технического проекта.

Раздел «Описание структуры кодовых обозначений» технического проекта АСОИ, в частности документ «Система классификации и кодирования», содержит номенклатуру объектов кодирования, структуру и разрядность кодового обозначения и описание принятой системы кодирования, классификационные таблицы. Ревизор, аудитор, используя указанные документы технического проекта АСОИ, могут воспроизвести действительное значение единиц информации по их кодовому обозначению.

В процессе функционирования АСОИ возможны изменения номенклатуры объектов кодирования, структуры и разрядности кодовых обозначений. В этих случаях при декодировании информации необходимо пользоваться документом технического проекта «Система классификации и кодирования», принимая во внимание соответствующие коррективы классификаторов, внесенные в процессе функционирования АСОИ.

Характеристики объектов классификации определяют по классификационным таблицам, в которых предусмотрены наименования классификационных группировок каждого разряда (группы разрядов) кодового обозначения их в соответствии с принятой системой кодирования. В связи с тем, что классификаторы составлены в порядке нарастания кодовых обозначений, по ним можно легко отыскать полное или сокращенное наименование объекта контроля.

Использование классификаторов технико-экономической информации в ревизии и аудите финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений позволит ускорить поиск и декодирование информации, что, в свою очередь, будет способствовать сокращению сроков проведения контроля и повышению его качества.

Информационное обеспечение ревизоров и аудиторов может быть приведено в определенную систему. При исследовании фактографической информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обеспечения потребностей в нормативно-справочной информации (НСИ), к которой относятся все законодательные акты, положения, инструкции, необходимо пользоваться библиотечными и собственными справочными фондами.

Основой информационно-поискового аппарата библиотек являются каталоги, упорядоченные совокупности карточек которых содержат библиографическое описание литературных источников. Основные каталоги составляют по алфавитному принципу или по другим принципам систематизации знаний. Кроме основных создают вспомогательные каталоги: законодательных и ведомственных актов, постановлений правительства. Сведения в картотеке часто сохраняют только до момента издания библиографического указателя, который включает соответствующие публикации. Основными каталогами являются систематический и алфавитный.

Систематический каталог организовывают в соответствии с действующей классификацией науки, проблемы которой обозначены цифровыми и буквенно-цифровыми обозначениями (индексами), совокупность их иерархически размещают в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикацию обозначают одним или несколькими индексами, если она касается нескольких проблем. Картотеку с описанием публикации размещают в тех подразделах систематического каталога, которые обозначены на ней соответствующим индексом.

Алфавитный каталог создают по четкой последовательности букв алфавита в зависимости от количества авторов, наличия специального, титульного редактора и др. Первым словом, по которому описывают литературный источник и которое определяет размещение его в каталоге, может быть фамилия или первое слово названия публикации.

При создании каталогов учитывают общие правила индексации публикаций согласно универсальной десятичной классификации (УДК) и библиотечно-библиографической классификации (ББК). Вместе с тем большие библиотеки создают свои варианты указанных систем, с помощью которых отражают в систематических каталогах новые понятия. Эти особенности обобщают в алфавитно-предметном указателе (АПУ), который является ключом к каталогу библиотеки.

Аудитору, ревизору необходимо в процессе поиска изучить весь информационно-поисковый аппарат библиотеки для ускорения поиска необходимой литературы по вопросам, поставленным на решение аудита, ревизии.

Алфавитно-предметный указатель содержит алфавитный перечень понятий, зафиксированных в каталогах, и их индексы, а при системной разработке -- весь тезаурус, в который входит это понятие, с его расчленением и связями. Вместе с тем перечень многих публикаций не помещается полностью в имеющиеся рубрики, поскольку ускорение научно-технического прогресса обусловливает возникновение новых знаний, не предусмотренных при разработке индексов. Поэтому аудитор, ревизор должны владеть активными методами поиска, которые основываются на автоматизированных библиотечно-библиографических системах, созданных на технической базе ЭВМ.

Приступая к составлению списка необходимой литературы, аудитор, ревизор в условиях ручного и автоматизированного поиска должен сформулировать его начальные данные. Прежде всего, ему следует просмотреть рубрики систематического каталога в соответствии с темой исследования, а потом найти рубрикации, содержащие необходимую для него информацию. Как видно из содержания идентификационных признаков, для поиска литературных источников по алфавитному или систематическому каталогу аудитору необходимо четко, полно и однозначно сформулировать в запросе поисковый образ документа (ПОД) и правильно библиографически описать его. Поэтому изучение информационно-поискового аппарата библиотек является обязательным атрибутом для аудитора, ревизора.

Изучение практики создания аудиторами, ревизорами собственных справочных фондов позволяет обобщить опыт и предложить форму информационной карточки. Такие карточки составляют на основные законодательные и нормативные акты, методические, инструктивные и другие информационные материалы, используемые в процессе проведения аудита, ревизии. В карточки вносят изменения и дополнения, касающиеся конкретных законодательных актов и нормативно-справочных документов. В них указывают содержание внесенных изменений, орган, который внес изменения, дату и номер регистрации документа. Для создания информационного комфорта карточки располагают в специальной картотеке по правилам построения систематических и алфавитных каталогов. Вместе с тем каждый аудитор, ревизор может создать собственный алфавитно-предметный указатель (АПУ), а если есть соответствующая региональная аудиторская организация, то такая информационная система очень нужна. В частности, информационные документы, используемые при аудите, ревизии, можно группировать в рубриках, принятых для составления справочной литературы по вопросам нормативных документов по финансам, бухгалтерскому учету, финансово-хозяйственному контролю. Такими рубриками могут быть: «Общие вопросы организации и методологии бухгалтерского учета», «Финансовое состояние предприятия», «Учет и аудит использования денежных средств», «Учет и аудит товарно-материальных ценностей», «Учет и аудит использования труда и заработной платы», «Учет и аудит производства продукции (работ, услуг), затрат производства, калькуляции себестоимости изделий» и др. Возможны также другие группировки информационных карточек, что обусловлено профессиональными потребностями аудитора, ревизора. Наиболее эффективно размещение информационных карточек в базах данных АСОИ.

Следовательно, использование классификаторов технико-экономической и нормативно-правовой информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите позволяет в условиях АСОИ автоматизировать поиск и декодирование объектов исследования, что, в свою очередь, сокращает сроки контрольно-аудиторского процесса и повышает его влияние на результаты, деятельности предприятия.

Проектная документация к созданию АСОИ и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Функционирование АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности позволяет в процессе ревизии и аудита автоматизировать поиск информации, которая находится в базах данных контролируемого предприятия, а также решать на ЭВМ задачи контроля методом пакетной обработки. По методу пакетной обработки определенное количество информации объединяется в пакет по признаку контроля и передается по каналам связи за один сеанс. Задача и ее решение фиксируются на внемашинном запоминающем устройстве. После полного завершения задания или по специальному запросу абонента, которым является ревизор, аудитор, ЭВМ выдает ответ. Обработка информации осуществляется стандартными средствами операционной системы, что способствует ускорению проведения ревизии, аудита и повышает научную обоснованность его заключения. Обработка информации на ЭВМ для использования в контрольно-аудиторском процессе включает алгоритмизацию и постановку задач, которые должны находиться в компетенции ревизора, аудитора, решение задач и выдачу обработанной информации для доказательства недостатков в хозяйственной деятельности, обобщение заключений, разработку рекомендаций по устранению недостатков, выявленных ревизией и аудитом. Выполнение указанных процедур на ЭВМ возможно в условиях функционирования как действующих АСОИ на разных уровнях управления народным хозяйством, так и вновь создаваемых.

Ревизоры, аудиторы как пользователи информации должны владеть методикой алгоритмизации и постановки задач для дальнейшего программирования их и решения на ЭВМ специалистами другой отрасли (программистами, системотехниками, инженерами-электронщиками).

Постановка задачи -- это формулирование исходных посылок, необходимых для решения задачи, и описание ее математического содержания. В постановке задачи отражаются ее организационно-экономическая сущность, содержание постановки, периодичность решения, связь задачи с другими задачами, организация сбора исходных данных или использование имеющихся в базах данных, временные ограничения на выдачу решения задачи. Ревизору и аудитору необходимо владеть методическими приемами постановки задач, которые касаются хозяйственной деятельности, для проверки достоверности данных, выдаваемых ЭВМ при автоматизированной обработке учетно-экономической информации, а также для формулирования задач, решение которых на ЭВМ обусловлено потребностью ревизии, аудита. В связи с этим аудитор должен глубоко изучить информационное обеспечение АСОИ -- совокупность средств и методов построения информационного фонда. Структура информационного обеспечения для АСОИ управления и контроля (рис.3) включает внемашинные и внутримашинные фонды.

Рис. 3.Структура информационного обеспечения контроля и аудита

Внемашинные -- классификация и кодирование информации (классификаторы, номенклатуры-ценники, тезаурус и др.), первичные документы, отражающие процессы хозяйственной деятельности или состояние контролируемых объектов, инструктивно-методическая информация (инструкции, методики по контролю и аудиту хозяйственной деятельности), нормативно-справочная (нормы и нормативы, расценки, ставки), планово-договорная (производственно-финансовый план, хозяйственные договоры, товарное обеспечение, конъюнктура рынка и др.).

Внутримашинные -- состоят из информационной базы (первичная, промежуточная и выходная информация для решения задач контроля хозяйственной деятельности) и программ руководства информационными фондами (организация, накопление, ведение и доступ к данным).

В процессе аудита из внемашинных массивов информации через ЭВМ можно получить нормативно-справочную, планово-договорную и другую информацию и использовать ее вместе с внутримашинными массивами информации для выявления недостатков в хозяйственной деятельности контролируемого предприятия и разработать научно обоснованные рекомендации по ее усовершенствованию.

Использование информационного обеспечения АСОИ в контрольно-аудиторском процессе зависит от компетентности ревизоров и аудиторов по вопросам лингвистического обеспечения -- совокупности языковых средств для общения человека с машиной в решении задач планирования, контроля и аудита, учета и анализа хозяйственной деятельности. Этот вид обеспечения состоит из информационных языков для описания первичной документации, показателей, реквизитов и других структурных единиц информационного фонда; языков управления и манипулирования данными информационной базы АСОИ; языковых средств информационно-поисковых систем; диалоговых языков специального назначения; других специализированных языков. Кроме того, к лингвистическому обеспечению принадлежат термины и определения, используемые в процессе решения задач финансово-хозяйственного контроля и аудита. Это обеспечение вместе с созданием информационного комфорта в проведении ревизии и аудита позволяет избежать терминологических некорректностей, приводящих к информационной ущербности искажения показателей хозяйственной деятельности. Например, показатель производительности труда одного работника в специальной литературе и практике нередко называют выработкой одного работника, нагрузкой на него, хотя характеризуют они один экономический показатель -- использование труда.

Если показатель не будет иметь лингвистической унификации (однозначности), то в процессе обработки данных на ЭВМ будет допущено искажение информационного обеспечения контроля и аудита.

Полный цикл обработки данных для контроля и аудита в АСОИ предусматривает следующие этапы:

сбор, передачу и подготовку к вводу в ЭВМ первичной информации;

ввод, накопление и обработку информации;

вывод и передачу результатов обработки информации пользователю.

Накопленный опыт проектирования АСОИ для решения экономических задач позволяет перейти от индивидуальных проектов к типовым. В основу их положена типизация экономических задач по важнейшим комплексам -- планированию, учету и анализу, контролю и аудиту хозяйственной деятельности. Типовое проектирование применяется при создании функциональных подсистем АСОИ «Перспективное планирование», «Текущее планирование», «Оперативное планирование», «Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности», «Контроль и аудит» и др. Однако создание такой важной подсистемы «Контроль и аудит хозяйственной деятельности» находится на этапе решения локальных задач, которые не охватывают в комплексе деятельность предприятия, что снижает действенность контроля, его активное влияние на результаты хозяйствования. Указанных недостатков можно избежать путем составления типовых проектов, которые охватывали бы задачи контроля и аудита в управлении предприятием.

Отраслевыми руководящими методическими материалами установлены такие стадии проектирования АСОИ:

предпроектная -- разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание АСОИ;

проектная -- разработка технического и рабочего проектов или технорабочего проекта АСОИ;

внедрение -- опытное экспериментирование и сдача проекта в эксплуатацию.

Документация, которую разрабатывают на всех стадиях проектирования АСОИ, в процессе контроля и аудита используется как источник информации для проверки деятельности предприятия, а также как объект контроля эффективности применения ЭВМ в управлении и производстве этого же предприятия.

На предпроектной стадии обследуют объект автоматизации, составляют ТЭО, в котором обосновывают экономическую целесообразность создания АСОИ. ТЭО является предпроектным документом, где на основе сбора и анализа данных, которые характеризуют объемы экономической информации, подлежащие автоматизированной обработке, указывают, в чем будет проявляться экономическая эффективность АСОИ. В частности, это может быть улучшение информационного обеспечения хозяйственного механизма с целью повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия (увеличение объема производства, улучшение качества продукции, рост рентабельности), уменьшение трудоемкости производства и непроизводительных расходов. Тут же обосновывают основные решения по функциональным и обеспечивающим подсистемам, определяют затраты и экономическую эффективность АСОИ.

На основе ТЭО разрабатывают ТЗ на создание АСОИ, в котором указывают очередность разработки системы.

Объект автоматизации обследуют в соответствии с программой, предусматривающей весь перечень работ, которые следует выполнить. Результаты обследования оформляют в виде текстового материала, в котором отражают недостатки организации производства, методологии планирования, учета, контроля и аудита, определяют направления совершенствования исследуемых процессов (рис. 4).

Рис.4. Оргаграмма предпроектного обследования при разработке АСОИ

Особое внимание на предпроектной стадии уделяют обследованию потоков и состава информации, унификации терминологии, применяемой с целью обеспечения смыслового единства информации, определению объемов информации, используемой для контроля и аудита, разработке схем документооборота и информационных связей.

На проектной стадии АСОИ разрабатывают или в две стадии -- технический и рабочий проекты, или в одну -- технорабочий проект. Стадийность разработки проектной документации зависит от особенностей принятых методик и средств проектирования (наличие типовых проектных решений, пакетов прикладных программ и др.), отраслевых особенностей предприятия.

Технорабочий проект разрабатывают при наличии типовых проектных решений и пакетов прикладных программ, обеспечивающих создание АСОИ. Стадийность проектирования определяют при утверждении ТЗ.

При описании в проектной документации процедур обработки информации в АСОИ для наглядности изображения используют структурные схемы, которые компонуют с помощью специальных шаблонов. Использование в процессе проведения ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности проектной документации на предприятиях, где внедрена АСОИ.

Следовательно, использование в процессе ревизии и аудита проектной документации по созданию АСОИ позволяет определить не только фактическую эффективность применения ЭВМ в финансово-хозяйственном контроле, но и установить достоверность данных о выполнении планов производственной и хозяйственной деятельности, состояния управления, соблюдения действующего законодательства и нормативных актов при осуществлении хозяйственных операций, а также использовать базы данных для применения ЭВМ в контрольно-аудиторском процессе. Все это будет способствовать не только обоснованию правонарушений, но и разработке мер по интенсификации производства, предупреждению недостатков в деятельность предприятия, укреплению маркетинговых отношений в условиях рынка.

Контроль защиты данных АСОИ

Понятие защиты данных ЭВМ включает как разработку и внедрение соответствующих методов защиты, так и постоянное их использование. Внедрение защиты данных начинается с приказа руководителя и заканчивается практическим применением методов защиты. Потребность в защите информации обусловлена централизацией обработки экономической информации на вычислительных центрах коллективного пользования, облегчением доступа к данным благодаря средствам коммуникации с более мощными ЭВМ и более строгой государственной регламентацией секретности, а также рыночными отношениями в хозяйствовании, когда возникает потребность сохранить коммерческую тайну.

Функционирование АСОИ основывается на создании банков информации. Средства связи позволяют эти данные сделать доступными для каждого, кто имеет доступ к общей телефонной линии. Все более растущая концентрация данных вместе с их доступностью благодаря линиям связи повышает потребность в защите информации, а если учитывать, что предприятия стремятся к сохранению коммерческой тайны, то защита данных чрезвычайно необходима.

Мощные ЭВМ создают условия для роста несанкционированного доступа к ресурсам ЭВМ, позволяют выполнять сложные процедуры обработки информации. Например, использование языков запросов систем управления базами данных создает такие возможности, что в течение нескольких минут обеспечиваются действия, для которых необходимы были бы месяцы для проектирования, кодирования, внедрения, тестирования и обработки информации без применения базы данных.

Создание демократического правового государства обусловливает потребность в гарантии прав неприкосновенности лица при обработке на ЭВМ информации о личной жизни, переписке, доходах семьи и пр.

Для осуществления предупредительных функций финансово-хозяйственного контроля и аудита защита данных позволяет избежать злоупотреблений лицами, имеющими доступ к базам данных ЭВМ. Практика показывает, что в условиях АСОИ хищения ценностей осуществляются при участии бухгалтеров и работников вычислительных центров, которые занимаются обработкой экономической информации.

Основной целью защиты данных ЭВМ является предупреждение явлений, негативно влияющих на результаты хозяйствования.

Уничтожение информации -- несанкционированное уничтожение информационных ресурсов для сокрытия фактов хищения ценностей. Это касается учетно-экономической информации о расчетах с работниками предприятия, поставщиками, об использовании материальных ценностей, денежных средств и др.

Хищение данных -- хищение информации из ЭВМ может осуществляться без разрушения баз данных. В частности, такой информацией являются коды работника предприятия, товарно-материальных ценностей, производственных операций. Имея указанные коды на стадии подготовки данных и обработки их на ЭВМ, нечестные лица могут завышать заработок отдельным работникам, списывать на расходы производства драгоценные металлы и дефицитные материалы, создавать таким образом излишки для последующего расхищения их.

Изменение данных -- умышленное искажение данных -- включает стирание и замену записей, использование неправильных кодовых обозначений в учете денежных средств и материальных ценностей и др. Например, код табельного номера уволенного работника сохраняют в базе данных и используют для начисления заработной платы подставному лицу с последующим перечислением денег на особый счет в Сбербанке.

Неправильное использование средств АСУ -- технические средства и ресурсы ЭВМ нередко используются для обработки информации для других предприятий на так называемых кооперативных началах, когда работники вычислительного центра получают оплату услуг за начисление заработной платы, учет материальных ценностей и средств лично, минуя предприятие, которому принадлежит оборудование вычислительной техники. В результате этой операции амортизация ЭВМ и других технических средств, содержание помещений, энергетические затраты не компенсируются владельцу вычислительного центра.