Компьютерные технологии обработки информации и их применение в контрольно-аудиторском процессе

Защиту данных осуществляет специальное должностное лицо -- администратор по защите информации. В его функции входит обеспечение физической и логической защиты информационных ресурсов. Физическая защита охватывает технические средства, зал ЭВМ, линии связи и дистанционные терминалы, логическая -- касается самих данных, а также прикладных программ и программного обеспечения операционных систем.

Функции специального администратора предусматривают ответственность за конфиденциальность данных. Без персональной ответственности трудно вводить, осуществлять и контролировать программу защиты информации, которая включает: ответственность работников за сохранность информационных файлов; доведение до сведения руководства случаев нарушения защиты данных; борьбу с нарушителями защиты файлов. Технические средства защиты используются администратором по безопасности для защиты как самих вычислительных установок, так и данных или программ внутри этих установок.

Программные средства защиты данных применяются в условиях работы в режиме реального времени ЭВМ с помощью специальных программ. Средства защиты могут быть встроены в системные пакеты программ, в прикладные системы. Кроме того, выявлением конкретных потребностей могут быть избраны такие средства защиты, которые лучше всего удовлетворяют решение этих проблем.

Программу проверки защиты данных составляют путем имитации с помощью тестов разных вариантов искажения или хищения данных с целью совершения противозаконных действий. Хотя тесты к проверке защиты данных не могут охватить все возможные варианты злоупотреблений, тестирование все же является наиболее радикальным средством создания и эксплуатации программ проверки защиты данных.

Ревизор и аудитор нынешнего и будущих поколений не похожи на своих предшественников. Как функция аудитора-документалиста, так и представление о нем быстро меняются с изменением концепций управления народным хозяйством и ролью в нем финансово-хозяйственного контроля. Поэтому методика защиты данных в АСОИ будет постоянно совершенствоваться по мере выявления новых поколений ЭВМ и развития систем управления данными.

Следовательно, контроль защиты данных ЭВМ создает необходимые предпосылки для избежания искажений информации на стадиях подготовки, обработки и хранения с целью предупреждения злоупотреблений работников и обеспечения сохранности ценностей.

Особенности контрольно-аудиторского процесса в условиях АСОИ

Применение вычислительной техники в обработке экономической информации вносит существенные изменения в методику ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Эти особенности выявляются в создании предпосылок для повышения качества ревизии и аудита, обоснованности и достоверности предложений по итогам ревизии и аудита, направленных на улучшение хозяйствования, предупреждение потерь, недостач и нарушений законодательства, а также в снижении трудоемкости и сокращении времени на их проведение.

Важнейшей задачей применения современных ЭВМ в контроле является снижение расходов на приобретение техники, программное обеспечение ее работы, наличие высокой квалификации у программистов. При этом возникают трудности с загрузкой ЭВМ, передачей информации по каналам связи, что в конечном итоге сказывается на высокой стоимости машино-часов работы ЭВМ. Все это обусловливает применение в автоматизированных системах обработки информации (АСОИ) мини- и микро-ЭВМ (персональных ЭВМ), которые сравнительно с универсальными ЭВМ недорого стоят, не требуют большой площади для размещения, просты и надежны в эксплуатации, мало потребляют электроэнергии, позволяют сократить сроки и трудоемкость разработки программного обеспечения, уменьшают потребность в создании каналов связи.

Персональные и микро-ЭВМ агрегируются с мини-ЭВМ, имеющими большие вычислительные возможности, развитую систему внешней памяти, магнитные диски, что обеспечивает создание вычислительных машинных комплексов. В систему этих комплексов включают также автоматизированные рабочие места.

АРМ аудитора позволяет решать задачи, поставленные перед контролем и аудитом в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных алгоритмизирована, характеризуется многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии и аудита. При этом диалоговый режим является основным в контрольно-аудиторском процессе с использованием ЭВМ.

Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора и аудитора. В условиях АРМ аудитора составляют технологическую схему, рассчитанную на ревизора, аудитора, которые не имеют опыта работы с вычислительной техникой, т.е. на непрофессионального пользователя. Набор расчетно-аналитических методических приемов финансово-хозяйственного контроля и аудита, которые охватывают все разнообразие функциональных вычислений, полностью подлежит алгоритмизации.

Наличие у персональных ЭВМ средств передачи информации способствует широкому применению их в вычислительных системах -- локальных вычислительных сетях, что обеспечивает обмен данными в реальном масштабе времени между АРМ разного назначения.

АРМ аудитора специализируется по функциональному признаку и охватывает комплекс исследования операций с основными средствами, материальными ценностями, труда и заработной платы, расходов производства, реализации готовой продукции, а также сводного учета и отчетности, контроля и аудита.

Техническое обеспечение АРМ аудитора включает, как правило, двухуровневый вычислительный комплекс. На верхнем уровне -- ЭВМ с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти -- ведущая машина обрабатывает основной поток исследуемой информации, поступающей из микро-ЭВМ нижнего уровня. На нижнем уровне находится персональная или микро-ЭВМ на рабочем месте ревизора, аудитора, оборудованная периферийными устройствами. В состав этого оборудования входят: процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, дискетах, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с ведущей ЭВМ.

Схема локальной вычислительной сети с использованием микро-ЭВМ для учета и контроля представлена на рис. 5. Каждая микро-ЭВМ автоматизированного рабочего места подключается к ведущей микро-ЭВМ. На основе микро-ЭВМ организуют АРМ для складов предприятия, администрации, планового отдела, работников аппарата, бухгалтеров. АРМ для складов предприятия обеспечивает обработку первичной информации по учету поступления и расходования товарно-материальных ценностей, инвентаризации, а также формирования ведомостей аналитического учета перемещения и наличия материальных ценностей по каждому материально ответственному лицу (бригады, склада).

На АРМ администрации, планового отдела решают задачи внутреннего аудита и управления товарными потоками, используя при этом машинограммы оперативного учета в запросном режиме.

АРМ аудитора подготовлено для диалогового режима работы пользователя с персональной или мини-, микро-ЭВМ через дисплей. Информация без предварительного переноса на машинный носитель вводится пользователем в дисплей при помощи клавишного устройства. Правильность ввода данных контролируется программно и визуально, т.е. путем считывания информации на экране дисплея. Потом первичная информация поступает в ЭВМ, преобразуется в соответствии с заданными программами и выдается пользователю на экран дисплея. В этих случаях применяется безбумажная технология обработки экономической информации.

Рис.5. Схема локальной вычислительной сети микро-ЭВМ АРМ предприятия

С помощью современных персональных, мини-, микроЭВМ, видеотерминальных устройств осуществляется децентрализованная обработка данных на АРМ в соответствии с программой проведения ревизии, аудита. В условиях децентрализованной обработки данных есть возможность решения отдельных задач на АРМ аудитора и передачи результатов на ЭВМ более высокого уровня для составления сводных машинограмм и использования их в контрольно-аудиторском процессе. Такие процедуры, как регистрация, ведение, передача данных, формирование выходных машинограмм, которые раньше выполнялись отдельно, теперь осуществляются на одном рабочем месте. Аудитор при этом является непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации. Такая организация работы повышает ответственность аудитора за результаты исследования и позволяет ему контролировать весь процесс обработки данных, изменяя при этом значения параметров.

Оперативная информация пользователю для контроля хозяйственных операций (инвентаризация ценностей, проверка списания естественных потерь, выполнение других контрольно-аудиторских процедур) выдается мини-, микро-ЭВМ на АРМ аудитора в соответствии с запросом согласно заданным диспетчером программам. Функционально-структурная схема обработки экономической информации персональной, мини-, микро-ЭВМ в условиях АРМ аудитора показана на рис. 6.

Из представленной схемы видно, что входная информация, а также формуляр-запрос аудитора при контроле хозяйственной деятельности вводятся в систему интегрированной обработки экономической информации на персональной, мини- или микро-ЭВМ через клавиатуру дисплея. Кроме того, в систему обработки вводится с машинных накопителей входная информация на гибких магнитных дисках, которая сохраняется в базах данных с прошлых отчетных периодов, а также законодательная, нормативно-справочная и др. Таким образом, полностью автоматизируется контроль договоров поставок сырья и материалов, формирование себестоимости продукции, работ и услуг, выполнение плана реализации продукции и других хозяйственных операций.

Проверка хозяйственных операций, зафиксированных на машинных носителях учетно-экономической информации, создает условия для повышения аналитичности данных при выполнении контрольно-аудиторских процедур без дополнительной трудоемкости. Кроме того, создается возможность перманентного проведения внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Этому способствует использование баз данных, сформированных средствами вычислительной техники.

Рис. 6. Структурная схема обработки экономической информации персональной мини- и микро-ЭВМ в условиях АРМ аудитора, ревизора

Общеотраслевыми руководящими методическими указаниями о предоставлении юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, определены условия их использования на предприятиях и в организациях, а также предоставление этим документам юридической силы, что особенно важно для проведения аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Документ имеет юридическую силу, если он записан на магнитной ленте, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями государственного стандарта, и закодирован согласно общегосударственному классификатору технико-экономической информации.

В документе должны быть следующие реквизиты: наименование организации, осуществляющей запись документа на магнитной ленте; дата составления документа; местонахождение организации -- создателя документа; код оператора, который записал документ на магнитной ленте. Исходя из отраслевой принадлежности предприятий и организаций, министерства и ведомства могут устанавливать также другие реквизиты.

Документ на магнитном носителе можно использовать без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму для контроля хозяйственных операций на предприятиях, которые применяют в обработке экономической информации электронную вычислительную технику. Предприятия обязаны вести учет, транспортировать и сохранять документы на магнитных носителях в соответствии с установленными министерствами и ведомствами порядком и условиями, которые обеспечивают сохранность данных, записанных на магнитном носителе, и защиту их от несанкционированного доступа.

Обязательные реквизиты на магнитном носителе можно размещать или позиционным способом, или с помощью меток, позволяющих однозначно идентифицировать реквизиты. Такие реквизиты, как наименование и местонахождение организации, создавшей документ на магнитном носителе, указывают путем нанесения идентификационного кода по общегосударственному классификатору предприятий и организаций, а также по системе обозначений объектов административно-территориального деления Украины.

Особое внимание при проведении аудита уделяют правильности заполнения реквизита «Код оператора, записавшего документ на магнитном носителе», чтобы путем идентификации можно было установить конкретное лицо, ответственное за достоверность данных на магнитном носителе. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируют в порядке, установленном министерством, ведомством по подчиненности АСОИ, а также образованием технических условий, исключающих возможность искажения кода.

Документ на магнитном носителе записывают на основе данных, зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматически регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач на ЭВМ. Это требует точного соблюдения установленного технологического режима обработки данных и записи их на магнитном носителе, а также обеспечения юридической силы первичных документов. Полученные данные по каналам связи автоматически регистрирующих устройств и записанные в документах на магнитном носителе имеют юридическую силу при условии засвидетельствования идентификации и достоверности передачи информации подписями лиц, ответственных за исправность оборудования и сохранность данных.

Документы на магнитном носителе создают также на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач. Придание им юридической силы обусловлено достоверностью данных и соответствием алгоритма преобразования данных способам обработки.

Первичная документация, используемая для учета, контроля и аудита хозяйственной деятельности предприятий, перенесенная в документ на магнитном носителе, а также документы на нем, созданные средствами вычислительной техники, в том числе замененные после внесения изменений, сохраняются в течение сроков, установленных для этих документов министерствами, ведомствами вместе с государственными архивными органами. В отдельных случаях для визуального контроля разрешается преобразование в человекочитаемую форму документа, созданного на магнитном носителе, а также промежуточных данных, полученных в процессе создания этого документа. Так, ежегодно ЭВМ могут выдавать машинограммы (ведомости) учета заработной платы рабочих и служащих, необходимые для оформления пенсий, учета трудового стажа и т. п.

В качестве подлинника документа на магнитном носителе принимают первую по времени запись на нем, зафиксированную в установленном порядке. К нему относятся все первичные документы, которыми оформляют хозяйственные операции на предприятии. Аутентичные (соответствующие подлиннику) записи, сделанные в документе на магнитном носителе позднее по времени, называются дубликатами.

Документы, переписанные с оригиналов или дубликатов на другие носители (магнитные кассеты, диски) с полным соответствием оригиналу, называются копиями. Копии документа на магнитном носителе, записанные машинным способом на бумажный носитель (человекочитаемые копии), имеют юридическую силу при условии автентичности их подлиннику, а также соблюдения других требований к первичным документам, фиксирующим хозяйственные операции, в том числе наличия указания на то, что оригинал имеет форму документа на магнитном носителе, заверенного штампом или печатью, соответствуют подписи работников вычислительного центра, выдавшего человекочитаемую форму документа.

Применение в учете и контроле хозяйственной деятельности предприятий документов на магнитных носителях связано с частым внесением изменений в оригинал документа. Изменения нужно вносить на основании специально составленного уведомления, которое содержит: наименование организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе; содержание изменений; ссылку на основание для изменений; время внесения изменений; соответствующие подписи; штамп или печать организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе. Как правило, изменения, внесенные в документы, используемые в учете и контроле хозяйственной деятельности, должны подписываться главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Первичные документы-оригиналы, полностью соответствующие созданным на их основе документам на магнитном носителе, должны быть исключены из системы учета хозяйственной деятельности. Для того чтобы избежать повторного использования их в учете, на каждом документе ставят штамп «Аннулирован», «Заменен документом на магнитном носителе, инвентарный номер...». Для устранения трудоемкости штамп разрешается ставить на титульном листе папки, пачки, в которой сброшюрованы аннулированные документы. Аннулированные документы-оригиналы уничтожают после окончания срока их архивного хранения.

При проведении аудита необходимо особенно тщательно проверить на предприятии порядок погашения (аннулирования) документов-оригиналов, перезаписанных на магнитном носителе. Практика показывает, что погашение штампом аннулированных документов нужно поручать работникам вычислительного центра, которые осуществляют контроль выпуска выходных машинограмм.

Машинограмма имеет юридическую силу, если она создана на бумажном носителе в человекочитаемой, печатной форме средствами вычислительной техники в соответствии с порядком, установленным технологическим процессом обработки данных, соответствует стандарту на унифицированные системы документации. Машинограммы, используемые в учете, контроле и аудите хозяйственной деятельности предприятий, должны иметь необходимые формы засвидетельствования -- подписи работников информационно-вычислительного центра, контролирующих достоверность выпуска выходной информации, и работников бухгалтерии -- главного бухгалтера или уполномоченного лица. Обязательными реквизитами машинограммы являются наименование и местонахождение организации, создавшей машинограмму (вычислительная установка), дата создания (выдачи) машинограммы.

Машинограммы, имеющие юридическую силу, используются также при планировании деятельности предприятия, материально-технической поставке, оперативном управлении, статистике при условии соблюдения необходимой формы засвидетельствования -- подписей лиц, ответственных за достоверность представленных данных.

В тех случаях, когда в машинограмму вносят исправления, сделанные от руки, необходимо, чтобы лицо, вносящее исправления, указало основание для изменения данных, дату, должность и засвидетельствовало правильность исправлений своей подписью. Каждое исправление машинограммы проверяют при проведении ревизии, аудита.

Отраслевыми руководящими указаниями предусмотрены требования к технологии составления машинограмм. Суть этих требований сводится к контролю достоверности отображенной в них информации. Технологический процесс обработки данных и преобразования их в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, где предусмотрен контроль правильности алгоритмов и программ обработки информации средствами вычислительной техники. В отдельных случаях для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе изготовления машинограмм, с указанием фамилии (кода) лица, ответственного за правильность изготовления машинограмм. Выдача промежуточных данных особенно важна при проведении ревизии, аудита хозяйственной деятельности, когда необходимо проверить отдельные конкретные хозяйственные операции. Например, начисление заработной платы отдельным работникам за определенный период с отражением каждого документа, принятого к оплате; отпуск конкретного товара с оптовой базы на предприятие розничной торговли и т. п.

Принадлежность кода конкретному лицу, ответственному за достоверность машинограмм, регистрируется информационно-вычислительным центром.

Одновременно создаются технические условия, исключающие возможность использования чужих кодов.

Машинограммы составляют информационно-вычислительные центры на основании данных, зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств в процессе автоматизированного решения задач. При ревизии и аудите особое внимание уделяют достоверности и юридической силе этих данных.

Машинограммы и первичную документацию, на основании которой они составлены, после использования для учета и контроля хозяйственной деятельности предприятия сохраняют в течение сроков, установленных для этих документов государственными архивными органами. Обязанность ревизии и аудита -- проверить, как на предприятии придерживаются этого порядка.

Обязательные реквизиты машинограмм печатают с использованием программных и технических средств и размещают в соответствии с требованиями стандарта на унифицированные системы документации, а если их нет -- в соответствии с требованиями отраслевых стандартов аналогично изготовленным документам на магнитном и бумажном носителях.

Использование документов на магнитном носителе и машинограмм на бумажном носителе, создаваемых средствами вычислительной техники, позволяет автоматизировать ряд контрольно-аудиторских процедур, повысить качество и оперативность контроля.

Следовательно, особенности методики аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятий в условиях АСОИ заключаются в повышении научного уровня их путем применения экономико-математических методов и экономического анализа с помощью программных средств вычислительной техники при выполнении контрольно-аудиторских процедур. В процессе аудита функции контроля совершенствуются в направлении экономических исследований финансово-хозяйственной деятельности предприятий с целью выявления и использования имеющихся резервов, а расчетно-аналитические и другие рутинные операции выполняются автоматизированным способом с помощью вычислительной техники.