РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования “Ростовский государственный университет путей сообщения”

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное

обеспечение управления»

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

Курсовая работа по дисциплине

«Делопроизводство и его компьютеризация»

Выполнил:

студент группы ГСР-4-027

Ю.Ю. Дерябкина

Проверил:

к.и.н. доцент

Л.Ю. Сербинович

Ростов-на-Дону

2009

Содержание

Введение

1. Подготовка предприятия к началу деятельности

1.1 Описание деятельности предприятия

1.2 Организация документооборота

2. Организационно-правовая документация ООО «Брянск-Упак»

3. Распорядительная документация ООО «Брянск-Упак»

4. Система справочно-информационной документации ООО«Брянск-Упак»

5. Документы предприятия по личному составу

6. Использование информационных технологий при работе с документами

Заключение

Библиографический список

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10

Приложение 11

Приложение 12

Приложение 13

Приложение 14

Приложение 15

Приложение 16

Приложение 17

Введение

В данной курсовой работе мы разрабатываем комплекс документации условного предприятия ООО «Брянск-Упак». Для того чтобы организовать деятельность условного предприятия необходимо: выбрать наименование предприятия; его организационно-правовую форму; с использованием графических редакторов (Adobe Photoshop, Corel Draw) создать фирменный товарный знак; определить виды деятельности предприятия; подготовить учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах; получить лицензию (если это предусмотрено законодательством РФ для данного вида деятельности). Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия необходимо: дать общую характеристику документооборота; подробно изучить комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации; продумать автоматизированные рабочие места служащих.

Цель данной курсовой работы состоит в разработке комплекса документации предприятия ООО «Брянск-Упак», необходимого для осуществления деятельности.

Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

· произвести подготовку предприятия к началу деятельности;

· подготовить учредительные документы, разработать фирменный товарный знак;

· изучить организационно-правовую документацию ООО «Брянск-Упак»;

· исследовать систему справочно-информационной документации ООО «Брянск-Упак»;

· для наиболее полного раскрытия вопроса также рассмотреть документы предприятия по личному составу;

· рекомендовать использование информационных технологий при работе с документами;

· Проанализировать автоматизированное рабочее место ( АРМ) одного из служащих (секретаря).

Данная курсовая работа состоит из введения, шести глав, заключения и 17 приложений.

1. Подготовка предприятия к началу деятельности

1.1 Описание деятельности предприятия

В данной курсовой работе создается условное предприятие, в форме общества с ограниченной ответственностью под названием «Брянск-Упак».

ООО «Брянск-Упак» - крупное производственное предприятие по выпуску гофрокартона и гофротары, располагающее современным производственным оборудованием и высококвалифицированным персоналом. Предприятие ООО «Брянск-Упак» организовано 17 января 2003 г в г. Брянске. Уже за столь короткий срок - 6 лет - мы добились значительных результатов.

Фирменный товарный знак охраняется Законом как интеллектуальная собственность его владельца и подлежит обязательной государственной регистрации (Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992 г.)

Хозяйственное общество - это коммерческая организация, уставный фонд которой формируется одним или несколькими физическими или юридическими лицами путем внесения своих долей. В качестве долей могут рассматриваться денежные или материальные средства, интеллектуальный капитал, ценные бумаги.

Существует четыре формы хозяйственных обществ:

общество с ограниченной ответственностью (ООО);

общество с дополнительной ответственностью;

закрытое акционерное общество (ЗАО);

открытое акционерное общество (ОАО).

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных им вкладов.

Для учреждения ООО необходимо заключить учредительный договор, в котором определяются наименование фирмы, местонахождение и направление деятельности предприятия, а также указываются размеры уставного капитала и долевое участие в нем членов общества.

Обязательным для любого предприятия, вне зависимости от его организационно-правовой формы, является Устав, который регламентирует деятельность предприятия.

Цель деятельности коммерческого предприятия любой организационно-правовой формы - извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются в Уставе предприятия.

Предприятие может начать осуществлять свою деятельность только после регистрации и постановки на учет в соответствующие органы. При регистрации предприятия регистрирующий орган проводит экспертизу на уникальность наименования предприятия и вносит данные о создаваемом предприятии в единый реестр юридических лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица. После получения свидетельства о регистрации предприятия необходима его постановка на учет в: районную налоговую инспекцию, пенсионный фонд, районный комиссариат, фонд социального страхования, фонд медицинского страхования, фонд занятости.

Для эффективной работы предприятия, приобретения им клиентов и завоевания рынка необходимо тщательно продумать рекламу.

1.2 Организация документооборота

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ - материальный носитель данных, записанной на нем информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки.

Документирование - процесс записи информации на различные носители по установленным правилам.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Документооборот -- это порядок движения документов в организации.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ);

организация рационального движения документов внутри организации;

- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот предприятия образуют:

- организационные документы - Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

распорядительные документы - всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;

справочно-информационные и справочно-аналитические документы - заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;

документы по личному составу, т.е. кадровая документация;

отчетно-статистические документы - статистические отчеты, таблицы;

бухгалтерские документы;

другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

Каждый отдел предприятия создает и обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия. Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлений - снизу вверх.

В то же время каждое структурное подразделение работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам структурных подразделений (служб).

Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому структурному подразделению.

Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и обработкой занимается служба документационного обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.

Установление порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Современное делопроизводство характеризуется тем, что основной поток документации создается с применением компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение - специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и д.р.

Данную главу дополняют следующие приложения: 1, 2

2. Организационно-правовая документация ООО «Брянск-Упак»

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

К организационно-правовой документации относятся:

Устав организации или Положение об организации;

Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

Штатное расписание;

Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;

Должностные инструкции;

правила, памятки и д.р.

Организационно-правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (в форме проставления специального грифа или издания особого распорядительного документа) -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения (в зависимости от вида).

ОПД действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем предприятии необходимость их пересмотра, изменения или дополнения может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера изменений в деятельности предприятия ОПД либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения специальными распорядительными документами (в случае реорганизация - первый вариант).

Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они вносятся по мере возникновения в соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Разрабатываются ОПД руководством предприятия ила подразделения с привлечением квалифицированных специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумага формата А4 (реже А 5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки они проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя предприятия или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление в ее деятельности.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации или учреждения. Общие положения о порядке его составления и оформления содержатся в части 1-й ГК РФ. Требования к Уставу регулируется отдельными законодательными актами для каждой организационно-правовой формы (для ООО - Федеральным Законом «Об обществах, с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки (нумеруются арабскими цифрами).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.

Положения о структурных подразделениях можно разделить на три группы:

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения о подразделении нормативно не закреплена, но практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:

1 Общие положения.

2 Основные задачи.

3 Функции.

4 Права и обязанности

5 Ответственность.

6 Взаимоотношения.

В разделе 1 указываются: полное официальное наименование подразделения; дата, номер и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати,

В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе 3 указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач.

В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.

В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости уголовной) ответственности, которую может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.

В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.

Должностная инструкция -- правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1 Общие положения;

2 Должностные обязанности;

3 Права;

4 Ответственность;

5 Взаимоотношения.

Раздел 1 включает: наименование должности с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).

В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнения возложенных на него обязанностей (принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).

В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).

В разделе 5 рассматриваются порядок информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.

Регламент -- правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия, коллегиального или совещательного органа. Его текст состоят из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: eго статус; принципы планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; их внесения на рассмотрение, рассмотрения и принятия решений, ведения протокола, оформления решения, их доведения до исполнителей; материально-техническое обеспечения деятельности.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.

Штатное расписание -- один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

По категории формы документа «Штатное расписание» относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации Общероссийскому классификатору управленческой документации и принадлежит группе документов по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, соответствует коду 0252251.

В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Росси от 05.01.2004 № 1.

Унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, тарифных ставках, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В заголовочной части документа расположены наименование организации, наименование вида документа, период его действия, дата и номер документа, код организации по ОКНО и код формы документа по ОКУД, гриф утверждения. Для утверждения штатного расписания требуется издание специального приказа руководителя, а на форме проставляется ссылка на дату и номер приказа. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме. Текст штатного расписания составляется в программе Microsoft Excel или в соответствующей форме в программе для автоматизации делопроизводства. Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Инструкции - правовой акт, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц. Ее текст состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Обшив положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается». В заголовке к ней обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Она визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим соответствующее направление деятельности, Утверждается инструкция руководителем предприятия. Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

Данную главу дополняют следующие приложения: 3, 4.

3. Распорядительная документация ООО «Брянск-Упак»

Примеры распорядительных документов

Требования по составлению и оформлению распорядительных документов содержит Инструкция по делопроизводству. К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу:

распоряжения;

решения;

указания.

Решение -- правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Особенностью данного вида распорядительного документа является ключевое слово текста -- глагол «решить» в соответствующей форме.

Приказ -- правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:

- по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):

- по основной деятельности (регулируют порядок финансирования, материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности);

- по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Око имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Указание -- правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций. Они составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания.

Данную главу дополняют следующие приложения: 5, 6.

4. Система справочно-информационной документации ООО «Брянск-Упак»

Справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, переписка) выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации. Они не содержат поручений не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, позволяющие инициировать управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они передаются с низших уровней иерархической систем управления на высшие ступени. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для передачи информации между равными по статусу организациями и должностными лицами. В достаточно степени условно их можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Примеры справочно-информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях и деловых встречах (к данному виду документов не относятся специальные административные и так называемые договорные протоколы). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к обсуждению. Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Ответственность за его подготовку лежит на секретаре коллегиального органа или руководителя, который несет ответственность за правильность записей. Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Первый из них содержит запись всех выступлений на заседании, а второй - только фамилии выступавших и краткую информацию о теме выступления. Выбор формы протокола осуществляет руководитель коллегиального органа ила организации.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации (учреждения, предприятия), содержащий обстоятельное изложение конкретного вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно ею информируют руководство об имевших место событиях или сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Первая представляется руководителю вышестоящей организации на общем бланке, а вторая -- руководителю подразделения или организации на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины конкретного события, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее текст состоит из двух частей: в первой характеризуются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем, а ее датой является дата ее подписания.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска). Оно адресуется руководителю предприятия или его заместителю.

Текст заявления начинается с изложения существа вопроса, затем излагаются дополнительные детали. Оно может иметь приложения (подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография). Заявление подпись подписывается автором.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Оно составляется на специальном бланке формата А4 ила А5 в зависимости от размера текстовой части. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. В первой случае оно состоит из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма включают также основной раздел (доказательство). Во вступлении дается обоснование вопроса: причина его возникновения или краткая история.

Если поводом для составления письма послужил конкретный документ дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства определенной точки зрения. В заключении формулируется основная цель письма. Оно визируется руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если оно будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Они должны иметь отметку об исполнителе, которая; проставляется в нижней части, листа, под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так я между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей): заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где он находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (для России -- ru).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (он транслируется по каналам телефонной связи и фиксируется получателем). Она не используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. В ее тексте не должно быть более 50 слов, она составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Факсограмма (телефакс, факс) -- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного или графического), переданного по каналам факсимильной связи. Преимуществом факсимильной связи является возможность передавать документированную информацию со всеми имеющими реквизитами в неизменном виде с документа на документ. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любую документацию на бумажном носителе -- приказ, распоряжение, договор, протокол (обычно факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений). При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, что отличает ее от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Данную главу дополняют следующие приложения: 7-10

5. Документы предприятия по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Резюме и анкета составляются по требованию руководителя, инспектора по кадрам. Анкета - обязательный документ при трудоустройстве на государственные предприятия (часто анкета имеет вид личного листка по учету кадров. Ряд предприятий требует при устройстве на работу заполнения автобиографии. Одним из основных документов, регулирующих правовые отношения между предприятием и работником, является трудовой договор (контракт). После подписания контракта и заявления о приеме на работу издается приказ о приеме сотрудника на работу на ту или иную должность. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка, заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где принятому на работу сотруднику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

«Документация по личному составу» или «кадровая документация» являются обобщающими понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурам движения кадров. Движение кадров это:

- перевод на другую работу;

- увольнение;

- предоставление отпусков;

- командирование.

Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:

организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии;

учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.

Данную главу дополняют следующие приложения: 11-16.

6. Использование информационных технологий при работе с документами

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Рабочее место служащего состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимей оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится служащий, не должна быть менее 12-16 м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер кабинета следует хорошо обдумать. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Интерьер кабинета хорошо дополняют живые растения. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места служащего входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2 - 3) стульев или кресел и небольшой столик.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения. Сегодня выпускается достаточно большее количество рациональных комплектов мебели для приемной и рабочего места служащих.

Так как служащему в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу.

Учитывая необходимость служащему поворачиваться к столам, приставкам, стул ила рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны -- на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Поэтому современное место служащего немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности служащего входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер.

При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенный сортировальным устройством, а при необходимости и стиплером. Эта техника размещается на специальной подставка во вспомогательной зоне. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер служащего связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети учреждения, а в случае выполнения им приема-передачи факсов и электронной почты -- к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации и работы с электронной почтой компьютер должен иметь доступ в Интернет.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе служащего должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми служащие работают в течение дня, раскладываются по папкам ила многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе служащего находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться г пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Помимо рациональной организации рабочего места, служащий не должен забывать о рекомендациях режима труда и отдыха.

Работа с персональным компьютером в соответствии с «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-35 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе - 10-15 минут через каждые 2 часа.

Данную главу дополняет приложение 17.

Заключение

В своей курсовой работе я разработала комплекс документации условного предприятия ООО «Брянск-Упак». Организовалa деятельность условного предприятия, выбралa его наименование, организационно-правовую форму; создалa фирменный товарный знак; определилa виды деятельности предприятия; подготовилa учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировалa предприятие и всталa на учет в соответствующих органах. Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия было сделано:

· общая характеристика документооборота;

· подробно изучен комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации;

· продуманы автоматизированные рабочие места служащих.

Библиографический список

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. № 129-ФЗ.

2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Введ. 23.01.1988. - М. : Изд-во стандартов, 1988.

5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М. : Научная книга, 1988.-179 с.

6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. - М.: Высшая школа, 1999. - 224 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Нева, 2003.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом : учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2003. - 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. - М. ; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. - М.: «Приор издат», 2003. - 144 с.

Приложение 1

Фирменный товарный знак предприятия (ООО «БРЯНСК-УПАК»)

ООО «БРЯНСК - УПАК»

Приложение 2

Рекламный проспект предприятия (ООО «БРЯНСК-УПАК»)

ООО «БРЯНСК - УПАК»

Производственное предприятие по выпуску гофрокартона и гофротары (ООО «БРЯНСК-УПАК») ПРОИЗВОДСТВО гофрокартона и гофротары с белым и бурым покровным слоем. ИЗГОТОВЛЕНИЕ комплектующих (прокладки, решетки, вкладыши, обечайки). НАНЕСЕНИЕ одно-, двух-, трехцветной печати на упаковку и одноцветной печати на гофролист. РАЗМЕРЫ ПО ЖЕЛАНИЮ ЗАКАЗЧИКА НОВОГОДНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ!!! СКИДКА ПОСТОЯНЫМ КЛИЕНТАМ 7%!!! 241034, Брянск, ул. Бурова,20 (0825) 567-76-86, 576-98-52

Приложение 3

Протокол учредительного собрания ООО «БРЯНСК-УПАК»

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ООО «БРЯНСК-УПАК»

17.01.2003г. № _1_

г. Брянск

Учредительного собрания общества с ограниченной ответственностью «БРЯНСК-УПАК»

Общее количество акционеров: 2 = 100% голосов

Присутствовали: 2 учредителя = 100% голосов

А.А Марченко;

Р.В. Ступников

Повестка дня:

1. Об избрании председателя и секретаря учредительного собрания ООО «БРЯНСК-УПАК».

2. Об учреждении ООО «БРЯНСК-УПАК».

3. Об утверждении Уставного капитала ООО «БРЯНСК-УПАК», о размере номинальной стоимости, сроках и оплате доли участника общества.

4. Об утверждении Устава ООО «БРЯНСК-УПАК» в предлагаемой редакции.

5. Об избрании генерального директора ООО «БРЯНСК-УПАК».

1. СЛУШАЛИ:

А.А. Марченко - об избрании секретаря учредительного собрания.

1. ВЫСТУПИЛИ:

Р.В. Ступников - предлагаю избрать Л.А. Петрова председателем собрания,

О.Н. Лютова - секретарем.

1. ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать А.А. Марченко председателем собрания, О.Н. Лютова - секретарем.

2. СЛУШАЛИ:

А.А. Марченко - об учреждении ООО «БРЯНСК-УПАК».

2. ВЫСТУПИЛИ:

Р.В.Ступников - предлагаю учредить ООО «БРЯНСК-УПАК».

2. ПОСТАНОВИЛИ:

Учредить общество с ограниченной ответственностью «БРЯНСК-УПАК».

3. СЛУШАЛИ:

А.А. Марченко - Об утверждении Уставного капитала ООО «БРЯНСК-УПАК», о размере номинальной стоимости, сроках и оплате доли каждого участника общества.

3. ВЫСТУПИЛИ:

Р.В. Ступников - предлагаю установить Уставной капитал Общества в размере 1млн. рублей (восемьсот тысяч рублей), разделенный на 2 доли. Размер и номинальная стоимость доли каждого участника составляют:

- Размер доли участника А.А. Марченко составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумме 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей).

- Размер доли участника Р.В. Ступников составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумме 500 тыс. руб. (пятьсот тысяч рублей).

3. ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить предложенный Уставной капитала ООО «БРЯНСК-УПАК», размер, номинальную стоимость, срок и порядок оплаты доли каждого участника.

4. СЛУШАЛИ:

А.А. Марченко - об утверждении Устава ООО «БРЯНСК-УПАК» в пределах редакции.

4. ВЫСТУПИЛИ:

Р.В. Ступников - зачитывает редакцию Устава ООО «БРЯНСК-УПАК».

4. ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить Устав ООО «БРЯНСК-УПАК» в предлагаемой редакции.

5. СЛУШАЛИ:

А.А. Марченко - об избрании генерального директора ООО «БРЯНСК-УПАК».

5. ВЫСТУПИЛИ:

Л.А. Петрова - предлагаю избрать Александра Александровича Марченко генеральным директором ООО «БРЯНСК-УПАК».

5. ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать генеральным директором Закрытого акционерного общества «БРЯНСК-УПАК» А.А. Марченко.

Зам. директора Р.В. Ступников

Секретарь О.Н. Лютова

Приложение № 4

ООО «Брянск-Упак»	УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря генерального директора 17.01.2008 г.	Генеральный директор О.Н. Лютова 17.01.2008 г.

1. Общие положения

1.1 Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2 Основными задачами секретаря является организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4 В своей деятельности секретарь руководствуется:

· действующим законодательством РФ;

· Уставом предприятия;

· Положением о функциональных службах предприятия;

· правилами трудового распорядка;

· приказами (указаниями) руководства предприятия;

· нормативно - методическими материалами по организации делопроизводства;

· настоящей должностной инструкцией.

1.5 Секретарь должен знать:

· структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

· государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

· правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;

· правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

· деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

· правила ведения телефонных переговоров;

· правила техники безопасности и противопожарной защиты;

· приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

· составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

· пользоваться средствами связи и организационной техникой;

· работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;

· пользоваться базой данных;

· пользоваться возможностями Интернета;

· принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

· редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

· вести деловые переговоры.

1.7 Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

Для этого секретарь:

2.1 Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2 Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

2.3 По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4 Ежегодно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5 Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.