Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Міністерство освіти і науки

Національний університет водного господарства і природокористування

Кафедра обліку і аудиту

Курсова робота з дисципліни

„Інформаційні системи і технології обліку” на тему „Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах на прикладі суб'єкта малого підприємництва приватного підприємства „МЕТ-ЕКСПО”

Виконала:

студентка ФЕіП

групи ОА-41

Гусєва Ольга

Перевірила:

доц. Іващенко А.П.

Рівне-2007р.



Зміст

Вступ

1. Принципи організації автоматизації обліку на прикладі МПП «МЕТ-ЕКСПО»

1.1 Економіко-організаційна характеристика підприємства

1.2 Основні принципи організації автоматизації обліку

1.3 Інформаційне забезпечення розв'язання задач обліку

2. Технологія обробки даних в інформаційних системах обліку на малих підприємствах на прикладі ПП «МЕТ-ЕКСПО»

2.1 Задачі, що вирішуються в умовах функціонування інформаційних систем обліку

2.2 Нормативно - довідкова інформація

2.3 Автоматизація первинного обліку

2.4 Автоматизація аналітичного і синтетичного обліку.

3.Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку на малих підприємствах

3.1 Облікові регістри

3.2 Фінансова,податкова, статистична та інша звітність

4.Шляхи вдосконалення організації обліку на МПП «МЕТ-ЕКСПО»

Висновки

Список використаної літератури



Вступ

Темою даної курсової роботи є загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах на прикладі суб'єкта малого підприємництва приватного підприємства „МЕТ-ЕКСПО”(ПП МЕТ-ЕКСПО”),яке знаходиться за адресою м. Рівне, вул. Старицького,21 на території ВАТ „Рівнеагробудкомплект”.

Тема є досить актуальною, адже у сучасних умовах швидкого розвитку науково - технічного прогресу жодне підприємство чи особа не обмежуються досягненнями попередніх поколінь, а намагаються вдосконалити свою діяльність за допомогою різноманітних інформаційних систем обліку і тим самим підвищити продуктивність праці, прибутки. На сьогоднішній день існує декілька сотень видів програмних продуктів, які покликані забезпечувати більш легкі умови обліку, але процес удосконалення триває.

Метою курсової роботи є:

· систематизація і закріплення теоретичних знань з систем автоматизації бухгалтерського обліку;

· цілеспрямоване використання матеріалів виробничої практики, подальше вдосконалення навичок самостійного вирішення поставлених задач за допомогою комп'ютерної техніки;

· узагальнення отриманого на практиці досвіду, реалізація не використаних можливостей покращення автоматизації облікової роботи, розробка рекомендацій по підвищенню ефективності облікового процесу.

Завдання курсової роботи:

· закріпити і розширити набуті теоретичні знання з дисципліни „Інформаційні системи та технології обліку”;

· розвинути навички самостійної роботи при формуванні і вирішенні проблем, поставлених у курсовій роботі, вивчення законодавчої та нормативної бази з питань бухгалтерського та податкового обліку, нових можливостей систем автоматизованої обробки економічної інформації, налагодження систем у відповідності зі змінами нормативно - правової бази;

· ознайомитись з організацією, методикою і технікою здійснення внутрішнього контролю на прикладі ПП „МЕТ-ЕКСПО”;

· навчитися використовувати отримані знання з метою формування реальних пропозицій покращення обліку та звітності підприємства.

Об'єктом дослідження курсової роботи є ПП „МЕТ-ЕКСПО”, яке функціонує на основі Статуту приватного підприємства „МЕТ-ЕКСПО”, затвердженого на основі приватної власності громадянина України. Основним і єдиним видом діяльності підприємства є заготівля та переробка металобрухту кольорових металів, яка здійснюється відповідно до ліцензії серії АА № 317218 виданого Міністерством промислової політики України від 09.12.2002р. Підприємство діє на основі Свідоцтва про реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності № 25476 від 14.10.1999р, є платником податку на додану вартість відповідно до Свідоцтва платника ПДВ 24918415 НВ №425251 від 21.04.2000 р. За організаційно - правовою формою господарювання „МЕТ-ЕКСПО” є приватним підприємством з приватною формою власності на госпрозрахунковій формі фінансування.

ПП здійснює господарську діяльність на підставі принципів госпрозрахунку та самофінансування, має самостійний баланс, поточний рахунок 260023011586747, круглу печатку та кутовий штамп з власним найменуванням, бланки, знак для товарів і послуг, іншу атрибутику юридичної особи. Відповідно до Статуту, держава та власник не відповідають по зобов'язанням підприємства, а підприємство не відповідає по зобов'язанням держави та власника. „МЕТ-ЕКСПО” при здійсненні господарської та іншої діяльності має право з власної ініціативи приймати будь - які рішення, що не суперечать законодавству України. Втручання у господарську та іншу діяльність підприємства з боку державних органів не допускається, крім випадків, передбачених законодавством України.



Розділ 1. Принципи організації автоматизації обліку на прикладі МПП „МЕТ-ЕКСПО”

Підрозділ 1.1 Економіко-організаційна характеристика підприємства

Приватне підприємство „МЕТ-ЕКСПО” діє на підставі Статуту ПП „МЕТ-ЕКСПО”(далі-Статут) та Наказу „Про перехід на нові національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та формування облікової політики підприємства” від 29.12.2000 р(далі - Наказ).

Статут розроблено на підставі згідно з діючими законами України „Про власність”, „Про підприємництво”, „Про підприємства в Україні” зі змінами та доповненнями та іншими нормативними актами України.

Підприємство було створено з метою здійснення експортно-імпортних операцій, комерційної, виробничої, посередницької, маркетингової та торгівельної діяльності, а також надання послуг у різних сферах з метою одержання прибутку. Також у ПП існували філії у обласних центрах України.

На даному етапі розвитку ПП „МЕТ-ЕКСПО” не володіє філіями і займається лише одним видом діяльності - заготівля, переробка металобрухту кольорових металів.

Відповідно до статуту для здійснення своєї діяльності підприємство має право:

· самостійно здійснювати планування своєї діяльності і перспектив розвитку;

· виступати контрагентом в угодах, у тому числі укладати договори, контракти з юридичними та фізичними особами як на території України, так і за її межами, придбавати майнові та пов'язані з ними немайнові права;

· виступати позивачем та відповідачем у суді, здійснювати всі дії, які н суперечать діючому законодавству України;

· самостійно використовувати власні грошові кошти;

· користуватися залученими кредитами;

· самостійно встановлювати ціни на продукцію, яка виробляється і реалізовується, на товари, виконувані роботи та надані послуги;

· передавати іншим підприємствам і організаціям, у тому числі безкоштовно, продавати, обмінювати, здавати в оренду, надавати у тимчасове користування, позичати споруди, обладнання, транспортні засоби, інвентар, сировину;

Підприємство зобов'язане:

· здійснювати свою діяльність виключно у відповідності з діючим законодавством України;

· забезпечувати захист прав та законних інтересів працівників підприємства, створювати у кожному структурному підрозділі і на робочому місці умови праці відповідно до вимог законодавства про охорону праці, інших нормативних актів;

Майно підприємства складають основні та оборотні фонди, а також цінності, вартість яких відображається у самостійному балансі підприємства. Власник здійснює право володіння, користування та розпорядження майном підприємства у відповідності з вимогами законодавства України.

Джерелами формування майна підприємства є:

· грошові та матеріальні внески власника;

· доходи, одержані від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), а також від іншої господарської діяльності;

· доходи від цінних паперів;

· кредити банків та інших кредиторів;

· придбання майна іншого підприємства, організації;

· безоплатні або благодійні внески, пожертвування організацій, підприємств і громадян;

· інші джерела, не заборонені законодавчими актами України.

Підприємство є власником:

· продукції, виробленої підприємством в результаті господарської діяльності;

· майна, переданого йому у власність власником;

· одержаних доходів;

· іншого майна, набутого на підставах, не заборонених законом.

Підприємство має право здійснювати по відношенню до свого майна будь - які дії, що не суперечать чинному законодавству:

· самостійно здійснює власну господарсько-фінансову діяльність, визначає напрямки підвищення її ефективності, розробляє перспективні плани економічного та соціального розвитку;

· будує свої господарські відносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, тимчасовими трудовими колективами та окремими громадянами на підставі трудових договорів, в яких обумовлюються взаємні права та обов'язки сторін;

· набуває необхідні матеріально - технічні ресурси та виконує замовлення за державними та договірними цінами; має право реалізовувати свої вироби через власну торгівельну мережу.

Узагальнюючим показником фінансових результатів господарської діяльності ПП є прибуток. Доход, що залишається у „МЕТ-ЕКСПО” після сплати платежів до бюджету поступає в його повне розпорядження. Порядок використання прибутку визначає власник.

Керівництво підприємством здійснюється згідно статуту і на підставі прав власника по господарському використанню його майна. Для здійснення керівництва поточною діяльністю ПП власником наймається директор. З ним укладається контракт, в якому визначаються права, обов'язки і відповідальність директора, умови його матеріального забезпечення і звільнення з посади. Директором підприємства є Кохана Оксана Олександрівна. Директор підзвітний власнику і організовує виконання його рішень.

У Правилах внутрішнього трудового розпорядку визначено права та обов'язки працівників підприємства, які уточнюються посадовими інструкціями працівників відповідно до положень діючого законодавства. Схема структури підприємства є наступною (див. рис.1.1).

Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку здійснюється бухгалтерською службою під керівництвом головного бухгалтера, який забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання і представлення у встановлені строки фінансової звітності на основі ведення бухгалтерського обліку із застосуванням:

· журнально-ордерної форми обліку;

· бухгалтерської програми 1С:Бухгалтерія версії 7.7.

Структура ПП „МЕТ-ЕКСПО” Рис.1.1.

ПП „МЕТ-ЕКСПО” здійснює оперативний та бухгалтерський облік результатів своєї роботи, веде статистичну звітність у відповідності з вимогами чинного законодавства та Наказом „Про перехід на нові національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та формування облікової політики приватного підприємства „МЕТ-ЕКСПО” від 29.12.2000 р. Організація бухгалтерського обліку ведеться на відповідно до вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 № 996-ХІУ, Положень (стандартів) бухгалтерського обліку з метою забезпечення єдиних принципів, методів, процедур при відображенні господарських операцій в обліку і фінансовій звітності.

Ведення бухгалтерського обліку здійснюється за Планом рахунків „МЕТ-ЕКСПО”. Форми державної статистичної звітності встановлюються органами статистики. Відомості, не передбачені державною статистичною звітністю, можуть бути представлені на вимогу органів, які згідно з законодавством мають право контролю за окремими сторонами діяльності підприємства.

Облік основних засобів здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства та Наказу „Про облікову політику”.

Підрозділ 1.2 Основні принципи організації автоматизації обліку

Інформаційна система - це організований набір елементів, що збирає, обробляє, передає, зберігає та надає дані. Інформаційна система складається з людей, обладнання, процедур, даних та операцій. З використанням засобів комп'ютерної техніки поняття інформаційної системи більш розширюється.

Комп'ютерна інформаційна система підприємства - це сукупність економіко - математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також спеціалістів, призначена для обробки інформації та прийняття управлінських рішень.

Сучасні інформаційні системи відіграють значну роль на підприємствах будь - якої сфери діяльності. Вони безпосередньо впливають на планування і прийняття управлінських рішень, номенклатуру і технологію виготовлення, реалізацію продукції, товарів, робіт та послуг. Стандартні підходи до обробки даних дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для більш продуктивного управління підприємством. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття результативних рішень.

Головною метою функціонування бухгалтерської комп'ютерної програми на підприємстві є забезпечення інформацією:

o керівництва для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативного варіанту функціонування;

o органів державної влади та фондів соціального страхування для більш ефективного складання звітності;

o зовнішніх користувачів та працівників підприємства, які отримують певні вигоди від діяльності підприємства;

Застосування комп'ютерних програм трансформувало способи обробки інформації, що змінило швидкість надання звітної інформації шляхом раціональної організації облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по усіх необхідних напрямках. Перевагою сучасних комп'ютерних технологій є те, що вони не вносять жодних змін до принципів облікової реєстрації, а лише змінюють технологію обробки облікової інформації.

В умовах електронної обробки інформації методологія обліку перетворюється у різних напрямках:

o змінюється система бухгалтерського обліку;

o перебудовується методологія обліку;

o трансформується обліковий процес;

o підвищується рівень управління;

o відбувається якісна та кількісна зміна облікового апарату та його функцій.

Для вирішення за допомогою комп'ютерів різноманітних завдань обліку використовують спеціальні бухгалтерські програми. Кожна програма містить певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з програмою та початково вбудовані сервісні механізми, що використовуються при виконанні облікових операцій.

Підрозділ 1.3 Інформаційне забезпечення розв'язання задач обліку

Програма 1С:Підприємство версії 7.7 використовується на підприємстві „МЕТ-ЕКСПО” з 2004 року. У програмі 1С:Підприємство існують декілька спеціалізованих компонентів - 1С:Торгівля, 1С:Бухгалтерія і 1С:Расчет, які забезпечують автоматизацію обліку торгівельної діяльності фірми та розрахунок заробітної плати. 1С є типовою програмою для Windows 98, тому головне вікно характерне для Windows - орієнтованих програм.

1С: Бухгалтерія версії 7.7 є програмою для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватися на підприємствах різних форм власності та видів діяльності. У програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку. Програма має однокористувацьку і мережеву версії. На підприємстві „МЕТ-ЕКСПО” встановлено версію для одного користувача - головного бухгалтера. Класифікаційні ознаки наведено у таблиці 1.1.

Таблиця 1.1

Ознаки програми „1С:Бухгалтерія 7.7” та її характеристика

№	Класифікаційна ознака	Характеристика ознаки
1	Клас програми	Універсальна бухгалтерська програма
2	Призначення	Для ведення бухгалтерського обліку
3	Група споживачів	Невелика чисельність персоналу бухгалтерії
4	Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності
5	Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблоном і за допомогою документів
6	Комплексність виконання функцій	Інтегрована програма зведеного обліку

Програма містить декілька панелей інструментів, які мають різну кількість кнопок. Головне їх призначення - швидкий доступ до часто вживаних програм. Набір потрібних панелей користувач визначає самостійно.

Усі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються у робочому вікні. Верхній рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи.

У деяких випадках частина пунктів меню може бути недоступною користувачеві. Причиною цього є недоцільність функції у цей момент роботи або заборона пункту меню для конкретного користувача адміністратором програми.

Третій рядок вікна містить інструментальну панель, де розміщуються екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну функцію.

У нижній частині вікна розташовано рядок, що містить два поля: ліворуч - ситуаційна підказка, праворуч - встановлений обліковий період, у якому ведеться робота.

На підприємстві „МЕТ-ЕКСПО” працює бухгалтерська служба у складі головного бухгалтера і бухгалтера. Складання фінансових звітів проводиться відповідно до принципу нарахування та відповідності доходів і витрат, за яким для визначення фінансового результату звітного періоду, доходи і витрати відображаються в обліку і звітності у момент їх виникнення, незалежно від часу надходження і сплати грошей, згідно з Положенням (стандартом) 1 '' Загальні вимоги до фінансової звітності".

Фінансова, статистична та податкова звітність, що має грошовий вимірник, формується на основі даних бухгалтерського обліку.

До основних функцій головного бухгалтера входять усі операції, пов'язані з основною діяльністю підприємства, тобто з придбанням і подальшою реалізацією металобрухту, розрахунки з дебіторами і кредиторами, покупцями і продавцями формує фінансову і податкову звітність. Бухгалтер обліковує операції, пов'язані з оплатою праці і формує статистичну звітність, веде операції по касі і банківські розрахунки.



Розділ 2. Технологія обробки даних в інформаційних системах обліку на малих підприємствах на прикладі ПП „МЕТ-ЕКСПО”

Підрозділ 2.1 Задачі, що вирішуються в умовах функціонування інформаційних систем обліку

Основними операціями на малому підприємстві є облік матеріальних цінностей, розрахунки із працівниками по заробітній платі та обов'язкових податках і платежах, облік грошових коштів, облік необоротних активів.

Перелік задач, що вирішуються в умовах функціонування інформаційних систем обліку у системі „1С: Підприємство” представлено у таблиці2.1.

Склад задач, що вирішуються при обліку на малих підприємствах

Таблиця 2.1

Назва задачі	Інформація
	Вхідна	Вихідна
Облік матеріальних цінностей
Облік надходжень МЦ на підприємство	Прибуткова накладна, доручення	Журнали операцій, проводок, повний журнал, договір, податкова накладна, реєстр прибуткових накладних, рух документа, дерево документів, загальні і регламентовані звіти.
Облік списання МЦ внаслідок реалізації	Видаткова накладна	Журнали операцій, проводок, повний журнал, реєстр прибуткових накладних, рух документа, дерево документів, загальні і регламентовані звіти.
Податковий облік МЦ	Податкова накладна	Реєстр податкових документів, журнал документів, повний журнал, дерево документів, загальні і регламентовані звіти.
Облік оплати за МЦ	Платіжне доручення, виписка банку	Журнали операцій, проводок, повний журнал, дерево документів, реєстр банківських документів, дерево документів, рух документа, загальні і регламентовані звіти.
Розрахунки із працівниками по заробітній платі та обов'язкових податках і платежах
Нарахування заробітної плати	Нарахування зарплатні	Журнали операцій, проводок, повний журнал, платіжна відомість, журнал зарплата, загальні і регламентовані звіти.
Виплата заробітної плати	Виплата зарплатні	Журнали операцій, проводок, повний журнал, видатковий касовий ордер, журнал зарплата, загальні і регламентовані звіти.
Утримання і нарахування із зарплати	Платіжне доручення	Журнали операцій, проводок, повний журнал, загальні і регламентовані звіти.
Облік грошових коштів
Рух коштів на банківському рахунку	Банківська виписка	Журнали операцій, проводок, повний журнал, податкова накладна, загальні і регламентовані звіти.
Надходження коштів у касу з поточного рахунка, від підзвітної особи	Прибутковий касовий ордер	Журнали операцій, проводок, повний журнал, банківська виписка, авансовий звіт, прибуткова накладна, загальні і регламентовані звіти.
Видача коштів з каси підзвітній особі	Видатковий касовий ордер	Журнали операцій, проводок, повний журнал, авансовий звіт, платіжна відомість, загальні і регламентовані звіти.
Облік необоротних активів
Введення в експлуатацію	Ввід в експлуатацію	Журнали операцій, проводок, повний журнал, інвентарна картка, журнал необоротні активи та МШП, загальні і регламентовані звіти.
Нарахування амортизації	Розрахунок зносу	Журнали операцій, проводок, повний журнал, інвентарна картка, журнал необоротні активи та МШП, загальні і регламентовані звіти.
Ліквідація необоротного активу	Ліквідація необоротного активу	Журнали операцій, проводок, повний журнал, інвентарна картка, журнал необоротні активи та МШП, загальні і регламентовані звіти.

Підрозділ 2.2 Нормативно - довідкова інформація

Константи - це постійні величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко. За впливом значення констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на 4 групи:

1. константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

2. константи, значенням яких, за замовчуванням, заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика у проводках(наприклад, назва підприємства);

3. константи - перемикачі (наприклад, так/ні);

4. службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами.

Доступ до перегляду і редагування констант надає команда „Константи” з пункту „Операції”. При її виклику з'явиться діалогове вікно, яке містить список і значення констант. У більшості випадків призначення констант зрозумілі. У сумнівних випадках можна натиснути на кнопку „Опис”, щоб отримати крім назви константи, ще й опис її призначення і використання. Перелік основних констант, що використовуються підприємством „МЕТ-ЕКСПО” у програмі 1С:Підприємство описується у таблиці 2.2.

Таблиця 2.2.

Перелік основних констант програми 1С:Підприємство на малому підприємстві

Назва константи	Значення константи
Автоматичне створення податкової накладної	Ні
Стаття валових доходів по замовчуванню	Продаж матеріальних цінностей
Стаття валових витрат по замовчуванню	Придбання матеріальних цінностей
Вид взаєморозрахунків по замовчуванню	У розрізі рахунків/ накладних
Вид діяльності по замовчуванню	Заготівля та переробка металобрухту кольорових металів
Одиниця виміру по замовчуванню	кг
ПДВ по замовчуванню	20%
Хто зазвичай відпускає матеріальні цінності	Матеріально відповідальна особа
Постачальник	Контрагенти/ юридичні особи
Наша фірма	МПП „МЕТ-ЕКСПО”
Запит кількості	Так
Використовувати забезпечення відпусток	Так
Використовувати список коректних проводок	Так
Використовувати рахунки витрат	9 клас
Основна валюта	Гривня
Показувати залишки МЦ у документах	Так
Форми українською мовою	Так

Довідники - це спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти.

Доступ до довідників можна отримати:

· через головне меню - команда Довідники пункту Операції;

· через головне меню - пункт Довідники, де у спадному меню перелічені усі довідники програми;

· натиснувши відповідну піктограму на панелі інструментів.

Для більш ефективної роботи програми необхідно мати змогу вводити, редагувати, зберігати довідкову інформацію. Довідкова інформація може бути різних типів. Якщо дані змінюються рідко, наприклад назва фірми, ставка ПДВ, то їх вважають константами.

Усі довідники мають подібну структуру: багато записів з однаковими реквізитами. Кожен запис відповідає певному субконто - елементу аналітичного обліку. Довідники у програмі використовуються для чіткої організації аналітичного обліку на тих рахунках, де це потрібно. Усі довідники програми мають однотипний сервіс, однакові панелі інструментів і дають змогу виконувати над даними практично одні і ті ж дії. Перелік основних довідників, що використовуються у системі 1С:Підприємство на малому підприємстві „МЕТ-ЕКСПО” представлено у таблиці 2.3.

Таблиця 2.3

Перелік основних довідників програми 1С:Підприємство на малому підприємстві

Назва довідника	Склад довідника
Банки	МФО, назва, адреса, примітки
Валові доходи/витрати	Код і назва доходів/витрат
Валюти	Код, назва валюти, коротка назва валюти, курс НБУ
Види діяльності	Код і назва виду діяльності
Види затрат	Код, назва, рахунок закриття витрат
Контрагенти	Код, найменування, код ЄДРПОУ, адреса
Користувачі системи	Код, найменування
Місця зберігання	Код, тип, назва
Необоротні активи	Код, назва, інвентарний номер, рахунок, ціна, шифр, одиниці виміру
Номенклатура МЦ	Код, назва
Одиниці виміру	Код, одиниці, назва, коефіцієнт
Партії	Код, найменування, одиниці виміру, документ
Призначення платежу	Код, найменування
Податки і платежі	Код, назва податків, ставка, межа, платіжні реквізити
Податкові інспекції	Код, назва, найменування адмін. району, код адмін. району
Рахунки нашої фірми	Код, назва рахунку, валюта
Співробітники	Загальні дані про співробітника, дані по зарплаті, паспортні і податкові дані
Фірми	Код, префікс, найменування, директор, головний бухгалтер, код ЄДРПОУ, галузь діяльності, адреса

Довідник „Банки” використовується для зберігання списку банків України, де відкрито рахунки контрагентів підприємства. Оскільки „МЕТ-ЕКСПО” здійснює лише безготівкові розрахунки, то інформація довідника застосовується для заповнення реквізитів таких довідників, як Контрагенти, Грошові рахунки, Фірми. Підприємство володіє одним поточним рахунком - 260023011586747 в Укрексімбанку.

Довідник „Валові доходи/витрати” використовується для аналітичного обліку на позабалансових рахунках Валові видатки і Валові прибутки. Структура довідника відповідає структурі Декларації про прибуток, тому змінювати її не можна. В дужках після назви елемента, зазначено розділ (статтю) декларації. Якщо в кожному проведенні між рахунками ВВ, ВД у кожному документі правильно задано статтю цього довідника, то декларація про прибуток сформується автоматично.

Довідник „Валюти” містить список валют і їхніх курсів, який застосовують з метою формування бухгалтерських проведень між рахунками, для яких задано ознаку валютного обліку. Перш ніж почати роботу з програмою, треба перевірити, щоб у довідник було введене мінімум національну валюту (гривню). Національну валюту потрібно також зазначати у відповідній константі. Для неї курс НБУ і кратність дорівнюють одиниці. У разі заповнення коду валюти потрібно керуватись Класифікатором іноземних валют, затвердженим НБУ. Підприємство „МЕТ-ЕСПО” використовує у своїй діяльності лише національну грошову одиницю - гривню.

Довідник „Види діяльності” - програма дає змогу вести облік прибутків і витрат у розрізі видів діяльності фірми. Тому всі види діяльності, які здійснює фірма, потрібно ввести до довідника. Ці види безпосередньо зазначають у документах, які формують проведення з прибутків чи витрат, завдяки цьому після закінчення місяця фінансові результати можна вибрати в розрізі кожного з видів діяльності. Якщо нема потреби вести облік у розрізі декількох видів діяльності, то в довіднику достатньо елемента „Головна діяльність". Значення, що відповідає цьому елементу потрібно занести до константи Вид діяльності за замовчуванням. Це допоможе автоматично заповнювати його значенням відповідні реквізити в документах та довідниках. Згідно зі статутом, основною і єдиною діяльністю підприємства „МЕТ-ЕКСПО” визнана дрібно гуртова торгівля брухтом кольорових металів.

Довідник „Види затрат” містить список видів затрат. Його використовують для організації аналітичного обліку на багатьох бухгалтерських рахунках (23, 91 -93, 94.1, 94.4, 94.5 -94.9. 95, 96, 97.4-97.9,98, 99), а також для введення і редагування деяких документів. Структуру цього довідника можна довільно змінювати залежно від завдань аналізу витрат підприємства. Підприємство „МЕТ-ЕКСПО” у своїй діяльності використовує лише 23,91,92 та 93 рахунки.

Довідник „Контрагенти” - міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство контактує). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документів та організації аналітичного обліку на рахунках 36, 37, 63 й ін Трирівнева структура довідника дає змогу групувати контрагенти за певними ознаками (наприклад, постачальники й одержувачі), що суттєво полегшує роботу з ним. Основними контрагентами МПП є ВП „Акватон”, ВАТ „Рівненський завод будівельних матеріалів”, ДП „Рівневторкольормет”, ДП „Аттіс”, ЗАТ „Рівненський ливарний завод”.

Довідник „Місця зберігання” у типовій конфігурації використовують з метою ведення списку місць зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Цей довідник застосовують для виписування первинних документів та аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 28 й ін. Стосовно кожного елемента потрібно зазначити тип місця зберігання (склад, матеріально-відповідальну особу тощо) і його назву. „МЕТ-ЕКСПО” володіє одним складським приміщенням, що знаходиться на території ВАТ „Рівнеагробудкомплект”.

Довідник „Необоротні активи” використовують під час введення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 13. Трирівнева структура довідника дає змогу об'єднувати його елементи в різноманітні групи і підгрупи. У довіднику доцільно створити такі групи: об'єктів 03, інших необігових матеріальних активів, нематеріальних активів, інших активів. Елементи цього довідника можуть мати лише одну одиницю вимірювання, на відміну від елементів довідника Номенклатура, у якому одиниць вимірювання можна задавати декілька. Важливо правильно заповнити параметри нарахування зношень необігового активу для бухгалтерського і податкового обліку (ці параметри є на закладці Додатково діалогової форми редагування елемента довідника). Окрім того, для всіх об'єктів (виняток становлять інші необігові активи) треба вибрати один з трьох можливих методів нарахування: метод прямолінійного списання, метод суми одиниць чи метод зменшення залишку. Щодо кожного методу є певний набір параметрів, які потрібно налаштувати у відповідних реквізитах.

Довідник „Номенклатура МЦ” зберігає список ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів тощо), а також інформація про послуги, що їх надають і отримують. Дані з цього довідника використовують для заповнення різноманітних документів і для провадження аналітичного обліку на рахунках 20, 22, 26, 28 та ін. Для зручності в роботі довідник має трирівневу структуру. ТМЦ у ньому об'єднані в групи і підгрупи за певними ознаками, що значно полегшує пошук потрібного елемента. В інформаційних полях у нижній частині вікна виводиться інформація про ціну цього елемента з ПДВ та без ПДВ.

Довідник „Одиниці виміру” теж підпорядкований довіднику Номенклатура, його використовують у типовій конфігурації для зберігання інформації про одиниці вимірювання ТМЦ. Щоб відкрити цей довідник, треба попередньо відкрити довідник Номенклатура і вибрати ТМЦ, одиниці вимірювання якої підлягають редагуванню.

Довідник „Партії” також підпорядкований довіднику Номенклатура. Він призначений для зберігання списків партій ТМЦ. Зміст цього довідника залежить від способу ведення обліку. У разі використання методу обліку За партіями записи довідника створюються автоматично під час проведення прибуткових документів.

Для зберігання списку типових призначень платежів застосовують довідник „Призначення платежу”. За його допомогою заповнюють документ Платіжне доручення. Цей довідник містить стислу і повну назви платежу. Під час його заповнення не треба дописувати в кінці повної назви такі фрази, як ''у т.ч. ІІДВ", "без ПДВ", оскільки ці рядки програма підставляє автоматиці залежно від заданої суми ПДВ.

Довідник „Податки і платежі” містить список податків, відрахувань, зборів до різних цільових фондів. Крім того в довіднику є додаткові дані про кожен вид відрахувань і податків, ставка податку, її межа, організація-одержувач та її банківські реквізити, типовий зміст платежу, рахунок обліку розрахунків тощо. Якщо довідник заповнений правильно, то під час редагування документів програма обчислить суми податків і відрахувань автоматично. Довідник також використовують для аналітичного обліку на рахунках 17, 54, 64, 65. Кожний елемент довідника має унікальний текстовий код і набір реквізитів. Підприємство є платником прибуткового податку підприємств, ПДВ, податку з доходів найманих працівників, комунального податку, збору за забруднення навколишнього природного середовища.

Довідник „Рахунки нашої фірми” зберігає список усіх місць, де може бути готівка і безготівкові грошові засоби підприємства, тобто інформацію про всі банківські рахунки і каси підприємства. Довідник використовують як для редагування документів, так і для аналітичного обліку на рахунках бухгалтерського обліку Каса і Рахунки в банках. Дворівнева реалізація довідника дає змогу створити в ньому групи для розрахункових банківських рахунків у гривнях, банківських рахунків у валюті і готівкових рахунків (кас).

Довідник „Співробітники” - інформація про співробітників, які працюють на підприємстві. Цей довідник використовується для аналітичного обліку на рахунках 37.2 Розрахунки з підзвітними особами, 66 Розрахунки з оплати праці. Крім того, довідник застосовують для виписування первинних документів. На МПП „МЕТ-ЕКСПО” працює 8 найманих працівників: директор - О.О. Кохана, головний бухгалтер - С.В. Наумчук, заступник директора - С.А. Шустер, піротехнік - Л.В. Волинець, бухгалтер -Н.В. Дудінська, водій -експедитор - С.В. Крук, вантажник - М.Є. Цибульський, вахтер - Н.О. Максимчук.

Довідник „Фірми” містить відомості про організацію, облік якої ведуть у конфігурації.

Дещо відокремленим у 1С:Бухгалтерії є план рахунків, який теж можна було б назвати довідником, якби не його виняткова важливість для організації бухгалтерського обліку. План рахунків - це програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Цей план - одна з головних складових типової конфігурації. Склад рахунків і їхні властивості визначають методологію ведення бухгалтерського і податкового обліку, реалізованого в цій конфігурації. Типова конфігурація містить один план рахунків, який заповнюють згідно з планом рахунків, що затверджений Міністерством фінансів України (наказ №291 від 30.11.1999) для використання підприємствами й організаціями України в бухгалтерському обліку виробничо-господарської діяльності.

План рахунків у програмі структурно відділений від довідників. Його можна викликати командою План рахунків з пункту Операції головного меню або клацнувши на відповідній кнопці панелі інструментів. До плану рахунків звертаються під час набирання документів, формування різноманітних звітів. Після виклику плану рахунків на екрані з'явиться його діалогове вікно, що містить перелік усіх рахунків, які використовують на підприємстві (додаток 1).

План рахунків у програмі 1С реалізований у вигляді таблиці, кожен рядок містить рахунок або субрахунок обліку, а стовпці мають наступні назви:

· код - повний шифр рахунку;

· найменування - назва рахунку або субрахунку;

· вал. - ознака ведення валютного обліку, позначка + ставиться у разі ведення валютного обліку;

· кол. - ознака ведення кількісного обліку, позначка + ставиться у разі ведення кількісного обліку;

· заб. - вказується, що рахунок є позабалансовим, позначка + ставиться у випадку, якщо рахунок є позабалансовим ;

· акт. - ознака активності (А) чи пасивності (П) рахунка;

· субконто 1 ... субконто 5 - вказуються види субконто рахунка.

Підрозділ 2.3 Автоматизація первинного обліку

Для автоматизації бухгалтерського обліку діяльність підприємства зручно представити у вигляді послідовних окремих господарських операцій. Задача бухгалтера на початковому етапі полягає у тому, щоб із усієї сукупності характеристик операції виділити необхідні параметри і ввести їх у програму. Для цього використовуються діалогові форми „операція” або „документ.”

Операція - це електронний банк для запису усієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Остання містить на лише проводки, але і деяку загальну інформацію, яка характеризує її в цілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій підприємства є первинні документи. Первинні документи складаються під час здійснення операції, а якщо це неможливо -- безпосередньо після її закінчення. Первинні документи оформлюються на паперових носіях або в електронному вигляді, але у формі, що доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових реєстрів забезпечується отримання таких документів на паперових носіях. Первинні документи, незалежно від форми запису, для надання їм юридичної сили мають обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх у систему. Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, перевіряються на повноту та правильність оформлення, заповнення реквізитів в них, а також змісту і законності здійснення фінансових або господарських операцій. Операції на підприємстві відображаються в облікових реєстрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. При цьому дані аналітичних рахунків тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця. Реєстри бухгалтерського обліку мають назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи відповідальних осіб. Що мають можливість ідентифікувати осіб, які беруть участь у складанні. Інформація про господарські операції підприємства за звітний період з облікових реєстрів обов'язково переноситься до головної книги та бухгалтерських звітів.

Документ у 1С:Бухгалтерія - це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, у електронному вигляді і на паперовому носії. Внесена у діалогову форму інформація використовується програмою для формування і друку первинної форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок. Кожен документ обов'язково містить номер і дату, які присвоюються автоматично, але дані реквізити можна змінювати при необхідності. У більшості документів є заголовна і таблична частини. Заголовна частина документа містить дані, загальні для всіх записів табличної частини. Усі реквізити, окрім дати і номера, вводяться вручну або вибираються з довідників. Таблична частина, у окремих випадках, заповнюється автоматично за допомогою кнопки „Заповнити”. Для друку документа необхідно натиснути кнопку „Друк”.

Типова конфігурація 7.7 включає певний набір документів:

· Документи, що призначені для друку - дані документи на формують бухгалтерських проводок, а лише створюють друковану форму документу. (платіжне доручення, акт інвентаризації)

· Документи, що формують проводки і створюють друковані форми. (прибутковий касовий ордер, прибуткова накладна)

· Регламентовані документи, які формують проводки, але не створюють друкованої форми. (фінансові результати)

Для заповнення первинного документу необхідно:

· вибрати пункт головного меню „Документи” і з переліку документів, що з'явиться обрати необхідний документ;

· з журналів документів;

· з піктограм.

Документ у програмі 1С є своєрідним аналогом звичайного бухгалтерського документа. За бухгалтерським значенням документи в 1С відповідають аналогічним паперовим бухгалтерським документам, однак мають значні переваги, оскільки:

· виписуючи документ програми перевірить, наприклад наявність товару на складі чи не є зарезервованим цей товар іншому покупцеві;

· робота з електронним документом зводиться до процедури введення даних у діалогове вікно, при чому вибір контрагентів і підбір товарів проводиться з довідників;

· програма автоматично проводить документ і переносить дані з журналу в журнал.

Для ведення документів виділено окремий пункт головного меню „Документи”, підпункти якого складаються з відповідних первинних документів:

1. Операція

2. Договір

3. Прибуток

· Рахунок вхідний

· Прибуткова накладна

· Витрати на придбання

· Послуги сторонніх організацій

4. Видаток

· Рахунок

· Видаткова накладна

· Надання послуг

5. Податковий облік

· Податкова накладна

· Запис книги придбання

6. Банк

· Платіжне доручення

· Платіжна вимога

· Платіжна вимога - доручення

· Банківська виписка

· Заява на акредитив

· Інкасове доручення

7. Каса

· Прибутковий касовий ордер

· Видатковий касовий ордер

8. Роздріб

· Роздрібна накладна

· Визначення торгової націнки

9. Виробництво

· Калькуляція

· Незавершене виробництво

10. Повернення

· Зворотна накладна

· Повернення роздріб

· Повернення постачальнику

11. Зарплата

· Нарахування ЗП

· Виплата ЗП

12. Складські

· Переміщення

· Переоцінка ТМЦ

· Списання ТМЦ

· Акт інвентаризації ТМЦ

· Прибуткування надлишків ТМЦ

13. Валютні операції

· Купівля валюти

· Продаж валюти

· Переоцінка валюти

14. Введення залишків

· Залишки взаєморозрахунків

· Залишки ТМЦ

15. Необоротні активи і МШП

· Введення в експлуатацію

· Нарахування зносу

· Списання МШП

· Ліквідація необоротних активів

· Модернізація необоротних активів

16. Інші

· Авансовий звіт

· Довіреність

· Посвідчення про відрядження

· Перезалік - бартер

· Фінансові результати

Мале підприємство „МЕТ-ЕКСПО” займається специфічною діяльністю, яка пов'язана з придбанням і реалізацією металобрухту. Тому відповідно до потреб підприємства у первинну документацію внесено зміни. При отриманні матеріальних цінностей на підприємстві оформлюється(додаток 2):

· договір про співпрацю, що є конфіденційною інформацією підприємства.

· приймально-здавальний акт , що містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити. У табличній - назва брухту, клас, сорт, група, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ. Важливою складовою документу є джерело утворення брухту, підписи директора, бухгалтера, здавача і отримувача МЦ.

· посвідчення про вибухонебезпечність металобрухту - дані про відповідність брухту і відходів кольорових металів вимогам ГОСТУ 1639-93, підпис піротехніка, керівника підприємства і дату.

· посвідчення дозиметричного контролю брухту та відходів кольорових металів - інформація про відповідність брухту і відходів кольорових металів вимогам ГОСТУ 1639, радіаційний фон у межах норми (0,08-0,16 мк/3В), підписи дозиметриста, здавача та отримувача брухту.

· накладна - дані про отримувача і здавача матеріальних цінностей, дата і номер документу. У табличній частині накладної знаходиться дані про назву МЦ, одиниці виміру, кількість, ціну без ПДВ і суму. Обов'язковою є наявність підписів відповідальних осіб.

· податкова накладна форми затвердженої наказом ДПА України від 30.05.97 р. зі змінами і доповненнями.

При здачі металобрухту на підприємстві оформлюються наступні документи(додаток 3):

· накладна - містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити, підстава отримання МЦ. У табличній - назва брухту, клас, сорт, група, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ, підписи директора, бухгалтера, здавача і отримувача МЦ.

· довіреність стандартної форми.

· приймально-здавальний акт - містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити, транспорт. У табличній - назва брухту, одиниці виміру, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ, підписи здавача і отримувача МЦ, джерело утворення, підтверджується право власності на даний брухт. Робляться відмітки про вибухонебезпечність, дезактивацію, відповідність стандартам з посиланням на посвідчення, отримані від постачальника.

· податкова накладна форми затвердженої наказом ДПА України від 30.05.97 р. зі змінами і доповненнями.

· рахунок - фактура.

Підприємство є платником ПДВ, тому видача і отримання податкових накладних є обов'язковою функцією бухгалтера. Податкові накладні, на відміну від накладних, є стандартної форми і відповідають вимогам чинного законодавства. Податкові накладні формуються за допомогою автоматизованого обліку, а реєстри отриманих і виданих податкових накладних - вручну. Податкові накладні реєструють продаж і виписують документи покупцям. Автоматично формуватися накладні можуть у випадку, коли константа автоматичне формування податкових накладних матиме значення Так. Вікно документа складається з заголовної і табличної частин. Заголовна частина містить інформацію про номер і дату документа, назву покупця та вид валюти, вид товарів, форма оплати та умови продажу. Таблична частина містить перелік товарів, які реалізуються, їх кількість, ціну, суму з ПДВ і без ПДВ. Для заповнення табличної частини можна скористатися кнопкою Підбір. Податкову накладну можна ввести на підставі таких документів: видаткова накладна, банківська виписка, ліквідація необоротних активів, прибутковий ордер. Специфікація накладної, не залежно від способу формування, заповнюється автоматично з документа - замовлення. Назва документа, на підставі якої введено податкову накладну, відображається у реквізиті Суми першої події. Сформовану автоматично податкову накладну необхідно провести. До податкової накладної виписують Додаток №1, що містить суми без ПДВ, і Додаток №2 призначений для реєстрування модифікацій кількості і вартості згідно з виписаними податковими накладними. На „МЕТ-ЕКСПО” даними додатками не користуються. (додаток 4)

Отримані податкові накладні виступають можливістю зменшення підприємством податкового зобов'язання по ПДВ, зберігаються на „МЕТ-ЕКСПО” протягом трьох років, реєстр формується вручну, дані по накладним неодмінно вносяться у програму 1С:Підприємство(додаток 5).

З банківської документації підприємство використовує платіжні доручення, що містить дані про платника, банк платника, одержувача, банк одержувача, розрахунковий рахунок, призначення платежу, суму плати.(додаток 6) Для оформлення платіжного доручення на сплату податків чи інших обов'язкових платежів необхідно задати прапорець Сплата податку/відрахування і вибрати реквізит податку з довідника Податки/відрахування. Платіжне доручення не формує проводки, для цього призначений документ - Банківська виписка. Дані в документ вносять на підставі отриманих з банку даних про фактичний рух коштів на банківському рахунку.

На підприємстві працює 8 найманих працівників, оформлення нарахування і видачі заробітної плати проводиться у бухгалтером щомісячно. Бухгалтер оформлює документацію по нарахуванню і видачі заробітної плати, розрахункові листи по заробітній платі для кожного працівника „МЕТ-ЕКСПО”.(додаток 7)

Для введення початкових залишків по зарплаті, формування розрахункових листів по зарплаті, розрахунково-платіжних і платіжних відомостей використовують документ Нарахування зарплати. За його допомогою автоматично формують відрахування до соціальних фондів.

Вікно документа має такий самий вигляд, як і більшість документів в 1С та складається з заголовної і табличної частин. Заголовна частина в закладці Основні містить дату, номер документа, вид виплати, рахунок оплати праці, кількість робочих днів, примітки і середньоспискову чисельність працівників. Заголовна частина в закладці Додатково містить дані про вид затрат у разі нарахування зарплати і відрахувань з неї. Таблична частина містить дані про прізвище співробітника, кількість відпрацьованих днів, оклад, лікарняні, відпускні та ін. Таблична частина заповнюється автоматично за допомогою кнопки Заповнити. За допомогою вікна вибору друкованої форми, яка відкривається шляхом вибору кнопки Друк, можна сформувати розрахунковий лист по зарплаті, розрахунково-платіжні і платіжні відомості.

Для відображення призначений документ Виплата зарплати, який не лише формує платіжні відомості, але і створює проведення. Діалогова форма містить заголовну і табличну частини. Заголовна містить дату, номер документа, вид виплати, рахунок оплати праці, період, % виплати та ін дані. Таблична - дані про прізвище співробітника, сума виплати. Таблична частина заповнюється автоматично за допомогою кнопки Заповнити. Крім того, оформляється видатковий касовий ордер виплаченої згідно платіжної відомості зарплатні.

Для ведення прибуткових касових операцій призначений документ Прибутковий касовий ордер. Він дає змогу вводити декілька різних за змістом операцій: надходження грошей з підзвіту, оплата замовлення покупцем, надходження грошей з банку та інші операції. Усі реквізити діалогового вікна документа розділені на декілька груп. У групі каса необхідно вибрати касу з довідника Рахунки нашої фірми і черговий номер ордера. У групі Аналітика, перша подія містяться реквізити для вибору відповідного рахунка, аналітики за ним і за ПДВ. Значення Субконто вибирають з довідника Співробітники, Рахунки нашої фірми або Контрагенти. Для оприбуткування коштів отриманих від покупця призначена кнопка „…”, яка дозволить відкрити журнал Вибір журналу контрагента. Для реквізиту Видаток (дохід) групи Валові прибутки/видатки можливі три варіанти значень: „+” - операція зачисляється до валових доходів, „-” - операція зачисляється до валових витрат, „0” - не зачислювати ні до доходів, ні до видатків. Для реквізиту Субконто значення вибирають з довідника і задають відповідну аналітику. У цій же групі з запропонованого списку вибирають значення реквізиту Вид надходження грошей.