Учет административных расходов предприятия на материалах ЗАО "Ремстройкомплект"

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия [1;5].

Основной частью административных расходов на предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» являетсяоплата труда работникам аппарата управления и его структурных подразделений. В расходы на оплату труда входят заработная плата по окладам и тарифам административному персоналу, премии и поощрения, материальная помощь работникам администрации, компенсационные выплаты, оплата отпусков административному персоналу. Для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работников может использоваться расчетно-платежная ведомость (форма П-49). Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Расчетно-платежная ведомость составляется ежемесячно по установленной форме. В этих ведомостях по каждому работнику указываются табельный номер, фамилия, имя, отчество, должность, состояние расчетов на начало месяца, начисленные суммы оплаты труда за месяц и другие разрешенные законом удержания, суммы к выдаче, роспись в получении денег. Итоговые суммы по ведомости (вся начисленная заработная плата по данной ведомости, сумма, подлежащая выплате, фактически выплаченная сумма и депонированная сумма) указываются цифрами и подтверждаются подписью руководителя и главного бухгалтера. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. На выданную сумму заработной платы (формы П-49 и П-53) составляется расходный кассовый ордер (типовая форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В состав элементов расходов, использованных на административные цели, входят и материальные расходы. К ним относятся сырье и основные материалы, отпущенные на административные нужды, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия. Запасные части и строительные материалы, отпущенные на административные нужды. Операции по движению сырья и материалов на предприятии оформляют первичными документами, типовые формы которых утверждены Приказом №193. Формы документов, используемых в документальном оформлении при поступлении материалов на склад и при их отпуске со склада, утверждены приказом министерства статистики Украины от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных документов по учету сырья и материалов». При внутреннем перемещении материалов со склада на склад составляются накладные (ф. № М-12, М-13). Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой - складудля их оприходования. Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно - заборные карты, требования, накладные. Лимитно - заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Выписываются карты в двух экземплярах: один -цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно - заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно - заборной карте склада. Если лимитно - заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11). Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один -остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй - у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя. Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная. При покупке предприятием материалов на административные нужды поставщик (продавец) представляет предприятию-покупателю налоговую накладную, форма и порядок заполнения которой утверждены ГНА Украины. В налоговой накладной, кроме прочих реквизитов, указывается цена материала, ставка и сумма НДС, общая сумма, подлежащая уплате поставщику. Налоговая накладная выписывается в двух экземплярах, оригинал которой вручается предприятию-покупателю, а копия хранится у поставщика (продавца) как отчетный и расчетный документ. Налоговая накладная дает право покупателю, зарегистрированному как плательщику НДС, на включение в налоговый кредит расходов по уплате НДС поставщику при приобретении материальных ценностей (услуг).На основании накладной на отпуск материалов и налоговой накладной поставщик выписывает счет-фактуру и другие расчетно-платежные документы, подтверждающие факт передачи (отпуска) материальных ценностей и его оплату с указанием суммы НДС.

Административные расходы также включают сумму начисленной амортизации основных средств администрации, нематериальных активов и прочих необоротных активов. Предприятия обязаны ежемесячно начислять амортизацию основных средств. Ежемесячно же суммы амортизации, начисленной по собственным и долгосрочным арендуемым основным средствам производственного назначения, согласно установленным нормам, предприятие включает в издержки производства. Для учета начисленной амортизации основных средств применяетсяведомость расчета амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств. По каждому виду (группе) и наименованию основных средств, амортизация по которым начисляется линейным способом, сумма амортизационных отчислений (годовая и месячная) определяется исходя из амортизируемой стоимости, годовой и месячной норм амортизации. По основным средствам, по которым амортизация начисляется производственным способом, в ведомостиуказываются амортизируемая стоимость, ресурс объекта и сумма амортизационных отчислений на единицу использованного ресурса.

Расходы на командировки работников администрации учитываются по таким документам как командировочное удостоверение, расходно-кассовый ордер для выдачи наличных средств под отчет, отчет об использовании денежных средств. Командировочное удостоверение - это документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы. В нем указывается срок и место командировки, обязательно должна быть подпись руководителя и печать предприятия. На удостоверении делаются отметки о датах выезда в командировку, прибытия на место командировки, выбытия с места командировки и прибытия на место постоянной работы.Операции

2

по выдаче

2

денежных средств

2

из кассы оформляются первичным документом - расходным - кассовым ордером (форма КО-2). Он может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций. Выписанный расходный ордер

2

регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Расходы на аудиторские услуги, расходы на оплату услуг связи, плата за консультации юристов, оказание благотворительной помощи, подписка на периодические издания, расходы на охрану предприятия, а также дезинфекция помещений - относятся к прочим административным расходам и оформляются квитанциями, чеками, выписками счета, коммунальными справками, справками по налогам в бюджет и др.

К сожалению, на исследуемом предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» не существует утвержденной схемы документооборота, поэтому мы представляем к вниманию собственно разработанную схему документооборота по начислению административных расходов, его можно отследить в Приложении Ж.

Материально - техническое и транспортное обслуживание деятельности аппарата управления, включая затраты на содержание служебного автомобильного транспорта оформляется такими первичными документами:приходная накладная, счет-фактура. Приходная накладная это документ, при помощи которого в системе оформляется приход товаров отпоставщика (например, бензин для автомобиля). Приходная накладная может иметь ссылку на заказ на поставку товаров, но можно оформить приходнуюнакладную и не ссылаясь на заказ на поставку. Приходная накладная является основным документом,на основании которого производится приходование товаров в системе. Счет-фактура - документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику), выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Так как предприятие ЗАО «Ремстройкомплект» ведет автоматизированный учет, то после оформления данных первичных документов информация об административных расходах вводится в базу данных «1С-Предприятие». По результатам данной информации формируются оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета. Оборотно-сальдовая ведомость - это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Введомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров. Оборотно-сальдовая ведомость по счету и анализ счета - это частные отчеты. Эти отчеты можно считать удобной выборкой информации, касающейся только одного счета (счет 92 «Административные расходы»), из отчетов общего характера - оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости. Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счета отличаются друг от друга способом представления информации. Карточка счета является наиболее детальным стандартным отчетом. Отчет рассчитывается для предварительно выбранного счета и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке в которой задействован выбранный счет. В конце строки показан остаток, который получился на счете после регистрации проводки в информационной базе. По данным отчетов заполняется форма №2 «Отчет о финансовых результатах».

Таким образом, первичная документация на предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» играет определенную роль в организации учета административных расходов, т.к. это является основой. Непосредственно по первичным документамотслеживают поступление материалов от поставщиков на административные нужды, а также внутреннее перемещение и реализацию.

2.3 Аналитический и синтетический учет административных расходов предприятия

Счета аналитического и синтетического учета взаимосвязаны, поскольку на основе одних и тех же документов отражаются одни и те же данные, но с разной степенью детализации: на синтетических счетах общей суммой, а на аналитических счетах частными суммами. Каждому синтетическому счету открывается и ведется перечень своих аналитических счетов. Поэтому создается взаимосвязь синтетического счета со своими аналитическими счетами, при которой сальдо и обороты синтетического счета равны сумме сальдо и оборотов относящихся к нему аналитических счетов. Общая схема учета расходов в финансовом учете представлена в Приложении И [8;56].

Учет административных расходов предприятия ЗАО «Ремстройкомплект» ведется на счете 92 «Административные расходы» Плана счетов [2;158].

На счете 92 “Административные расходы” отражают и накапливают в течение года расходы, связанные с управлением и обслуживанием предприятия. По дебету счета 92 «Административные расходы» отражается сумма признанных административных расходов, по кредиту - ее списание на счет 79 «Финансовые результаты».

Расходы на управление и обслуживание предприятием (общехозяйственные расходы) не распределяются между реализованной и нереализованной продукцией, а списываются ежемесячно или в конце года на финансовые результаты основной деятельности в общей сумме нарастающим итогом с начала года с кредита счета 92 на дебет субсчета 791 “Результаты основной деятельности”. Рациональная организация аналитического учета расходов в целом и аналитический учет административных расходов в частности имеют важное значение для определения их уровня, контроля и анализа, а также объективного отражения финансовых результатов деятельности предприятия.

К административным расходам относятся расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия, расходы, связанные с управлением производством в целом:

- содержание работников аппарата управления организацией и его структурных подразделений, материально - техническое и транспортное обслуживание их деятельности, включая затраты на содержание служебного автомобильного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;

- эксплуатационные расходы по содержанию зданий, помещений, сооружений, оборудования, инвентаря и т.п.;

- затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью;

- оплата услуг связи, а также услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению организацией, в тех случаях, когда штатным расписанием организации или должностными инструкциями не предусмотрено выполнение каких-либо функций управления производством;

- содержание и обслуживание технических средств управления: узлов связи, средств сигнализации и других;

- затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания Совета директоров (управления) и ревизионной комиссии организации (представительские расходы);

- оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг;

- оказание услуг некапитального характера организациям жилищно- коммунального хозяйства по обеспечению ресурсосбережения, учета и регулирования потребления воды, тепла, газа;

- оказание посреднических услуг в материально - техническом снабжении, обеспечении кредитами, инвестициями и др.;

- расходы на урегулирование споров в судебных органах;

- проведение ежегодных обязательных, а также инициативных аудиторских проверок финансово - хозяйственной деятельности организации

- плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков.

- расходы на подготовку и переподготовку кадров.

В аналитическом учете к счету 92 “Административные расходы” в течение отчетного года накапливаются расходы предприятия на управление для заполнения соответствующей статьи отчета (строка 070) за каждый квартал и за отчетный год. Данные аналитического учета административных расходов необходимы также для контроля и анализа, в первую очередь для сравнения сумм фактических расходов с суммами административных расходов по смете. Аналитический учет административных расходов ведется по приведенной ниже номенклатуре статей:

По дебету:

1) общие корпоративные расходы (организационные расходы, расходы на проведение годовых сборов, представительские расходы и т. п.);

2) расходы на служебные командировки и содержание аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала;

3) расходы на содержание основных средств, других материальных необоротных активов общехозяйственного использования (операционная аренда, страхование имущества, амортизация, ремонт, отопление, освещение, водоснабжение, водоотведение, охрана);

4) вознаграждения за профессиональные услуги (юридические, аудиторские, по оценке имущества и т. п.);

5) расходы на связь (почтовые, телеграфные, телефонные, телекс, факс и т. п.);

6) амортизация нематериальных активов общехозяйственного использования;

7) расходы на урегулирование споров в судебных органах;

8) налоги, сборы и другие предусмотренные законодательством обязательные платежи (кроме налогов, сборов и обязательных платежей, включающихся в производственную себестоимость продукции, работ, услуг);

9) плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков;

10) другие расходы общехозяйственного назначения.

По кредиту: списание сальдо административных расходов на финансовые результаты.

С целью контроля и анализа отдельных видов административных расходов в аналитическом учете целесообразно выделить отдельные субстатьи по видам данных расходов. Например, в статье 2 они будут следующими:

2.1. Расходы на служебные командировки; 2.2. Расходы на заработную плату; 2.3. Расходы на страхование; 2.4. Расходы на дополнительные выплаты; 2.5. Расходы на обучение; 2.6. Другие расходы на содержание аппарата управления предприятием.

Отражение в учете операций по дебету счета 92 осуществляется непосредственно в журналах-ордерах по тем счетам, на которых учитываются расходуемые средства.

Для ведения аналитического учета административных расходов удобнееиспользовать карточки многографной формы, в которых для каждой отдельной статьи расхода отводится специальная графа, их заполнение производит главный бухгалтер. Итог отраженных в каждой графе сумм показывает абсолютный размер расходов. В отдельной итоговой графе показывается общая сумма расходов. Итог записей в этой графе должен быть равен обороту по дебету счета 92. Записи в карточки аналитического учета административных расходов ведут на основании журналов-ордеров тех счетов, которые корреспондируют с дебетом счета 92. Целесообразно для этого составлять специальные листки-расшифровки.Их заполняют при записи операций в журнале-ордере по данным отдельных документов с указанием краткого содержания операций и номера статьи расхода. Карточки открываются на год и ведутся нарастающим итогом главным бухгалтером [6;76].

Счет 92 «Административные расходы» корреспондирует [2;159]:

-По дебету с кредитом счетов

13 «Износ (амортизация) необоротных активов»

20 «Производственные запасы»

22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»

23 «Производство»

26 «Готовая продукция»

27 «Продукция сельскохозяйственного производства»

28 «Товары»

30 «Касса»

31 «Счета в банках»

33 «Прочие средства»

37 «Расчеты с разными дебиторами»

39 «Расходы будущих периодов»

47 «Обеспечение предстоящих расходов и платежей»

50 «Долгосрочные ссуды»

60 «Краткосрочные ссуды»

63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

64 «Расчеты по налогам и платежам»

65 «Расчеты по страхованию»

66 «Расчеты по оплате труда»

68 «Расчеты по прочим операциям»

80 «Материальные расходы»

81 «Расходы на оплату труда»

82 «Отчисления на социальные мероприятия»

83 «Амортизация»

84 «Прочие операционные расходы»

- По кредиту с дебетом счета

79 «Финансовые результаты»

Административные расходы являются расходами отчетного периода. В конце месяца общая сумма сформированных административных расходов списывается на финансовый результат. Такая операция отражается следующей записью:

Дебет 791 «Результат основной деятельности» - Кредит 92 «Административные расходы» и оформляется бухгалтерской справкой.

Обобщение данных по счету 92 «Административные расходы» проводится: при журнально-ордерной форме учета в Журнале 5 или 5А, а при упрощенной форме учета - в ведомости 5-м. Порядок отражения административных расходов предприятия на счетах бухгалтерского учета показан в Приложении К.

На конец отчетного периода на предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» административные расходы отражаются по строке 070 «Административные расходы» в Отчете о финансовых результатах.

2.4 Внутрихозяйственный контроль административных расходов

Внутрихозяйственный контроль (ВХК) - совокупность всех элементов экономического, финансового, налогового, оперативного и других видов контроля, осуществляемых руководством предприятия, для обеспечения надлежащего ведения производственной, финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения выполнения действующих законов, инструкций, положений по учету, финансовой отчетности, налогам, налогообложению, сохранности всех средств и ценностей на предприятии [11;115].

В Украине организация внутрихозяйственного контроля возложена на руководителя предприятия, который через имеющиеся отделы, юридические службы, службы маркетинга, бухгалтерии, планово-экономические, производственные, ОТК, лаборатории и другие службы предприятия осуществляет контроль за выполнением производственных планов и заданий, положений, законов, инструкций, собственных решений. Внутрихозяйственный контроль- это контроль внутри самого предприятия, собственными силами (отделами, службами). Внутрихозяйственный финансовый контроль осуществляется собственниками, бухгалтерскими, финансовыми и другими функциональными службами предприятия. Соответственно закону Украины « О предприятиях» основная ответственность за организацию финансового контроля, прежде всего, лежит на его собственнике, коллективе акционеров, арендаторов и др., которые несут полную ответственность за рациональное использование собственных материальных трудовых и финансовых ресурсов.

Таким образом, ВХК - это взаимосвязанная система контрольных действий всех служб предприятия по выполнению единой цели и задач. Система внутрихозяйственного контроля ЗАО «Ремстройкомплект» представлена в Приложении М.

Ведущее место во ВХК принадлежит работникам бухгалтерских служб во главе с главным бухгалтером предприятия.

Особенность ВХК и его отличие от внешнего контроля заключается в том, что хозяйственные контрольные функции работники предприятия выполняют, как правило на своих рабочих местах в соответствии с должностными обязанностями, что предусмотрено Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Справочником квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный Министерствомстатистики труда и социальной политики Министерством финансовот 28.10.2001 г.

Сущность ВХК заключается в том, что ВХК на предприятии осуществляется по заранее регламентированным Законам,Положениям, Инструкциям и собственным планам и решениям предприятия. На предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» существует своя организационная структура, представленная в Приложении Л.

Цель ВХК: своевременно выявить и устранить нарушения и недостатки в финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия, предупредить нарушения, эффективно использовать средства предприятия, по результатам ВХК принимать действенные управленческие решения для улучшения деятельности предприятия и её финансово-экономических показателей.

Бухгалтерская отчетность -- это система сводных показателей, которые характеризуют деятельность предприятия за определенный период. Составление отчетности является заключительным этапом всего учетного процесса. Она составляется путем подсчетов, группирования и специальной обработки данных текущего бухгалтерского учета [16;98].

Задачи ревизии заключаются в следующем:

Исследовать достоверность и соответствие записей отчетности данным Главной книги и регистрам аналитического учета.

Проследить за своевременностью сдачи бухгалтерской отчетности в соответствующие государственные органы.

Изучить взаимоувязанность показателей отчетности предприятия.

Сравнить данныегодовой финансовой отчетности сданными квартальной и текущей финансовой отчетности.

Оценить влияние событий, которые произошли, на финансовую отчетность и их отражение в отчетности.

Объектами данной ревизии являются: квартальная и годовая бухгалтерская отчетность, состав и форма которой утверждены законодательством, Главная книга предприятия, регистры бухгалтерского учета.

При проведении ревизии состояния отчетности изучаются следующие вопросы:

Имеются ли документы о регистрации предприятия как плательщика налога.

Соответствует ли время сдачи отчетности налоговым органам, статистическим, специальным органам.

Достоверны ли бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность.

Правильно ли отражены в текущем бухгалтерском учете и внесены ли изменения, исправления в налоговую отчетность.

Во время проверки финансовой отчетности применяются приемы документального контроля, при этом проверяется отчетность по форме, аналитическая проверка к проверка по содержанию [11;112].

По форме - визуальная проверка правильности записей всех реквизитов, наличие самостоятельных изменений, подчисток, наличия подписей.

Аналитическая проверка -- выявление смысловых отклонений, выявлениефактов ошибокинарушений,которыепривелик извращению отчетности (проверяется соответствие уставного капитала в балансе с данными учредительных документов).

Проверка по сути - установление достоверности показателей отчетности - проводится арифметическая проверка, проверяется согласованность показателей, отраженных в разных формах бухгалтерской отчетности.

За размером административных расходов и их хозяйственной целесообразностью должен осуществляться систематический и тщательный контроль. В зависимости от сроков проведения различают контроль предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до совершения операций по производству расходов путем предварительной проверки смет, договоров, товарных и денежных документов и т. п. Цель предварительного контроля -- предотвращение действий должностных лиц, в результате которых может быть нанесен государству материальный ущерб. Предварительный контроль должен осуществляться руководителями торговых организаций и предприятий, а также главными бухгалтерами или лицами, ими уполномоченными. Главным бухгалтерам предоставлено право предварительно рассматривать и контролировать все денежные, товарные и расчетные документы, которыми оформляются операции по производству расходов [11;113]. Они обязаны при этом широко использовать предоставленное им право подписи на документах, оформляющих расход материальных и денежных средств. Расходные документы бухгалтер должен подписывать лишь после того, как удостоверится, что расходуемые средства предусмотрены в смете, а их расход является законным и хозяйственно целесообразным. Руководители и главные бухгалтеры несут ответственность за соблюдение сметно-финансовой дисциплины.

Текущий оперативный контроль за расходами осуществляют в процессе совершения хозяйственных операций работники предприятий и организаций,, ответственные за их совершение: заместители главных бухгалтеров, агенты, экспедиторы, материально-ответственные лица, работники контрольно-ревизионных служб,и др. С целью своевременного взыскания произведенных расходов с поставщиков и транспортных организаций, например товарных потерь, происшедших по их вине, необходимо осуществлять текущий контроль за своевременным предъявлением к ним претензий. Такой контроль должен осуществляться начальниками отделов централизованных бухгалтерий и учетно-контрольных групп.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций. Такой контроль становится возможным в результате отражения административных расходов на синтетических и аналитических счетах и обобщения данных учета в отчетных формах. Этот контроль проводится путем анализа хозяйственной деятельности, посредством документальных ревизий и проверок, осуществляемых органами внутриведомственного, финансового, народного и общественного контроля.

Предварительный, текущий и последующий контроль административных расходов позволяет выявить резервы их дальнейшего снижения.

2.5 Отражение информации об административных расходах в финансовой отчетности предприятия

Регистрация хозяйственных операций с помощью первичных документов дает возможность осуществлять контроль за правильным и обоснованным расходованием хозяйственных средств. Поэтому принято, что каждое предприятие за определенный период времени составляет итоговые данные о хозяйственно - финансовой деятельности. Система этих сведений за сутки, неделю, декаду, месяц, квартал, полугодие, год и называется. Бухгалтерская отчетность, в основном, базируется на данных первичного синтетического бухгалтерского учета.

Целью составления финансовой отчетности на предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» является представление пользователям для принятия решений полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движении средств предприятия (см. Приложение Н).

Учет административных расходов предприятия ЗАО «Ремстройкомплект» ведется на счете 92 «Административные расходы» Плана счетов. Административные расходы являются расходами отчетного периода. В конце месяца общая сумма сформированных административных расходов списывается на финансовый результат. На конец отчетного периода на предприятии ЗАО «Ремстройкомплект» административные расходы отражаются по строке 070 «Административные расходы» в Отчете о финансовых результатах.

При заполнении Отчета о финансовых результатах (форма №2) следует руководствоваться П(С)БУ 3 «Отчет о финансовых результатах», утвержденный приказом МФУ от 1.01.1999 №87.Настоящим Положением (стандартом) определяются содержание и форма Отчета о финансовых результатах, а также общие требования к раскрытию его статей. В соответствии с П(С)БУ 3, в статье «Административные расходы» отражаются общехозяйственные затраты, связанные с управлением и обслуживанием предприятия.

К ним относятся:

- содержание работников аппарата управления организацией и его структурных подразделений, материально - техническое и транспортное обслуживание их деятельности, включая затраты на содержание служебного автомобильного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;

- эксплуатационные расходы по содержанию зданий, помещений, сооружений, оборудования, инвентаря и т.п.;

- затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью;

- оплата услуг связи, а также услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению организацией, в тех случаях, когда штатным расписанием организации или должностными инструкциями не предусмотрено выполнение каких-либо функций управления производством;

- содержание и обслуживание технических средств управления: узлов связи, средств сигнализации и других;

- затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания Совета директоров (управления) и ревизионной комиссии организации (представительские расходы);

- оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг;

- оказание услуг некапитального характера организациям жилищно- коммунального хозяйства по обеспечению ресурсосбережения, учета и регулирования потребления воды, тепла, газа;

- оказание посреднических услуг в материально - техническом снабжении, обеспечении кредитами, инвестициями и др.;

- расходы на урегулирование споров в судебных органах;

- проведение ежегодных обязательных, а также инициативных аудиторских проверок финансово - хозяйственной деятельности организации

- плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков.

- расходы на подготовку и переподготовку кадров.

Строка 070 Отчета заполняются по данным учета на счете 92 «Административные расходы», то естьзаписывается сумма оборотов по кредиту счета 92.

Таким образом, информация об административных расходах предприятия ЗАО «Ремстройкомплект» отражается в отчете о финансовых результатах в I разделе «Финансовые результаты» в строке 070 «Административные расходы».

3. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА АДМИНИСТРАТИВНЫХ РАСХОДОВ

3.1 Сравнительная характеристика бухгалтерских программ «1С: Бухгалтерия» и «Парус - Предприятие 7»

Каждый бухгалтер понимает, что бухгалтерский учет необходимо автоматизировать. Без автоматизации бухгалтерского учета невозможна автоматизация управления деятельностью предприятия. Именно с бухгалтерского учетанужно начинать автоматизации управления. На это оказывают влияние следующие факторы:

- автоматизация бухгалтерского учета стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерского учета требуют предоставление отчетов в электронном виде и на машинных носителях;

- задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

- бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия.

Фирма «1С» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера. Продукция фирмы «1С» и ее деятельность получают все большее признание и распространение. Опрос показал, что около 46% фирм - пользователей ПО отдают предпочтение продукции «1С».

Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы «1С» особое место занимают программы системы «1С:Предприятие 7.7». Существуют модификации этого комплекса для отраслевых применений, бюджетных организаций, для торговли, медицины, автотранспортных предприятий, учета по международным стандартам и другие.

Спектр новых разработок фирмы столь обширен, что трудно выделить какую - либо. Но все же наиболее значимой из них можно назвать комплексную конфигурацию «1С:Предприятие 7.7» - «Бухгалтерия + Торговля +Склад +Зарплата +Кадры», позволяющую организовать в единой системе эффективный всесторонний учет фирмы.

1С:Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Система 1С:Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав установленный компонент определяет функциональные возможности системы.

Всего существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания конкретной конфигурации.

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет.

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета, а именно:

- учет операций по банку и кассе;

- учет основных средств и нематериальных активов;

- учет материалов и МПБ;

- учет товаров и услуг;

- учет производства продукции;

- учет валютных операций;

- учет взаиморасчетов с организациями;

- учет расчетов с подотчетными лицами;

- учет расчетов по зарплате;

- учет расчетов с бюджетом и др. разделы учета.

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет реализовать самые гибкие схемы учета. А именно, предусмотрено:

- использование нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые планы счетов;

- многомерный, многоуровневый количественный аналитический учет;

- многовалютный учет по неограниченному числу валют;

- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий.

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет автоматизировать подготовку, печать и хранение любых первичных документов:

- платежные поручения;

- счета на оплату и счета фактуры;

- приходные и расходные кассовые ордера;

- накладные, требования, доверенности и другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Исходной информацией в «1С:Бухгалтерия 7.7» является операция, которая отражает реальный хозяйственный акт, произошедший на предприятии.

Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для отражения совершенной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Проводки «принадлежат» операции и всегда существуют вместе с операцией.

Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых документов. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество проводок, например, при начислении амортизации основных средств.

Операции могут вводиться в ручную. Для удобного ввода операций «1С:Бухгалтерия 7.7» использует типовые операции - сценарии формирования бухгалтерских проводок для оформления типовых актов хозяйственной деятельности.

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Это две группы отчетов:

Отчеты по синтетическому учету:

- оборотно - сальдовая ведомость;

- шахматная ведомость;

- главная книга;

- журнал-ордер и ведомость по счету;

- анализ счета - за период и по датам;

- карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

- оборотно - сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

- анализ счета в разрезе объектов аналитики;

- анализ объекта аналитики по счетам;

- карточка операций по объекту аналитики.

Компонента «Бухгалтерский учет» предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета наличия и движения средств. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах. Компонента «Оперативный учет» поддерживает механизм регистров, который и обеспечивает запись движений и получение остатков в различных разрезах. Использование этого механизма позволяет автоматизировать учет взаиморасчетов с клиентами, учет складских запасов товаров, и многое другое. Одна из главных областей применения данной компоненты -- автоматизация учета складских и торговых операций.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе -- с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Эти возможности реализуются журналами расчетов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из основных областей применения компоненты -- расчет заработной платы.

Любая компонента «1С:Предприятие» может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами.

При совместном использовании компоненты «1С:Предприятие» не только работают с общими данными в одной информационной базе, но и полностью объединяют свою функциональность. В этом случае пользователь работает, фактически, с единой системой, комплексно отражающей хозяйственную деятельность предприятия с использованием возможностей установленных компонент. Предлагаемые фирмой «1С» конфигурации «Торговля +Склад + Бухгалтерия» и «Бухгалтерия + Зарплата + Кадры» представляют собой комплексные прикладные решения, совместно использующие возможности различных компонент системы «1С:Предприятие». Конфигурация «Торговля +Склад +Бухгалтерия» предназначена для комплексной автоматизации торговых организаций. В данной конфигурациирешена задача совмещения эффективной системы оперативного учета и управления торговыми операциями с корректным и методически правильным отражением торговых операций в бухгалтерском учете. Конфигурация«Бухгалтерия +Зарплата +Кадры» предназначена для организаций, которым требуется автоматизировать ведение бухгалтерского учета, и при этом требуется сложный расчет зарплаты.

Для пользователей системы программ «1С:Предприятие» фирма «1С» предлагает набор решений по подключению различного оборудования, применяемого в торговле и складском деле: ККМ, сканеров и принтеров штрих - кодов, дисплеев покупателя, электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на технологии внешних компонент и режимов экспорта - импорта информации.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» способны «расти» вместе с организацией, в которой они работают.

К корпоративным информационным системам относятся программные средства «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Корпоративная система финансового управления FineЕхреrt и другие.

Система «ПАРУС- Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм, иностранные компании и др.). Это простая, удобная, но, в то же время, мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах.

Пользователями системы могут быть главные бухгалтеры и бухгалтеры по разделам учета, менеджеры по сбыту и складские работники, специалисты финансово-экономических отделов.

Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия:

- бухгалтерия

- реализация и склад

- комплекс

- учет договоров

- комплектование

- заработная плата

- кадры

Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.

Достоинства системы:

- простота освоения;

- широкие функциональные возможности;

- высокая надежность функционирования;

- типовые настройки на различные типы предприятий;

- сокращение затрат на автоматизацию путем выбора оптимальной для Вас - комплектации с возможность ее дальнейшего наращивания;

- возможность анализа учетных данных и информации в базе данных.

Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных. Бухгалтерская часть комплекса представляет собой универсальную полнофункциональную бухгалтерскую систему с новыми возможностями, предоставляемыми Windows-интерфейсом. Система вобрала в себя весь многолетний опыт ПАРУСа и его многочисленных клиентов. Предназначена для широкого круга предприятий. Торгово-складская часть комплекса представляет собой систему для автоматизации торговой деятельности. Здесь управление торговлей рассматривается как самостоятельный вид деятельности, выведенный за рамки бухгалтерии. Торговая часть комплекса представляет собой отдельный полноценный программный продукт, отвечающий требованиям менеджеров и ориентированный на них и других работников торговли. В ней можно учитывать и контролировать не только движение товаров, но и состояние финансов, и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования. Модуль «Комплекс» объединяет в себе возможности бухгалтерской и товарно-складской частей программы » - это классика комплексных решений Корпорации «Парус» с использованием новых, прогрессивных технологий.

Модуль «Зарплата» позволяет производить полный цикл расчета заработной платы и получать отчеты для Налоговой инспекции и Пенсионного Фонда Украины.

Кадровая часть позволяет автоматизировать процесс кадрового учета на предприятии от ведения штатного расписания и приказов по приему и движению кадров до получения различных статистических отчетов. Учет договоров представляет собой дополнение в складской части комплекса для автоматизации учета договоров. Данная комплектация позволяет учитывать и контролировать договоры о купле продаже, предоставлении услуг и т.д. Можно проследить движение товаров, а также состояние финансов и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования.

Комплектование представляет собой дополнение в складской части комплекса для автоматизации складских процессов на производстве, позволяет облегчить работу персонала, ведущего производственный учет. Решаются такие задачи, как учет нормативных затрат по картам, создание и отработка актов комплектации и разукомплектации со списанием комплекта и оприходованием комплектующих.

Одновременно Система «ПАРУС-Предприятие 7» поставляется как готовое решение с учетом специфики каждого сегмента рынка. В базовую поставку включены все необходимые настройки и набор первичных и отчетных форм.

Таким образом, "ПАРУС-Предприятие 7" является одной из стратегических продуктовых линий ПАРУСа. Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач. В основу политики ПАРУСа заложена идеология предоставления пользователям готовых решений. Это означает, что ПАРУС постоянно ведет работы по созданию специализированных отраслевых решений, которые должны упростить настройку и ввод системы в эксплуатацию. При этом не исключаются возможности индивидуальной адаптации системы на каждом предприятии с помощью средств гибкой настройки.

3.2. Учет административных расходов в системе «1С: Бухгалтерия»

Начало работы в программе «1С: Предприятие 7.7» начинается с формирования информации о хозяйствующем субъекте, на котором будут в дальнейшем осуществляться учётные записи - обязательные реквизиты предприятия вводятся в меню «Справочники»-«Фирмы». Основные сведения о предприятии - реквизиты, контрагенты, остатки по счетам сотрудники и т.д. Ввод начальных остатков происходит через операцию вручную с применением специального счета 00 для ввода остатков. В меню «Документы» - «Ввод остатков» возможен ввод по следующим схемам: «Остатки ТМЦ» и «Остатки взаиморасчётов», а для отражения начальных остатков по капиталу и обязательствам (дебиторская и кредиторская задолженность, основные средства, элементы собственного капитала и др.) воспользуемся командой «Операция» в меню «Документы».

Необоротные активы предприятия ЗАО «Ремстройкомплект» на31.12.08: Здание административного назначения: Первоначальная стоимость - 20000 грн, износ - 10000 грн; компьютер ПС - 5600 грн, износ - 4200 грн. Запасы: канцелярия, топливо.

Остаток средств на расчетном счете - 200000 грн. Остаток средств в кассе - 16835,3 грн. Нераспределенная прибыль - 10000 грн. Уставный фонд - 220000 грн Кредиторская задолженность - 2000 грн. Дебиторская задолженность - 600 грн.

Добавление новых элементов можно проводить с использованием клавиши Insert (Ins) на клавиатуре или при помощи нажатия соответствующей иконки на панели инструментов «1С».

Ввод остатков в средепрограммного продукта«1С: Бухгалтерия 7.7» осуществляется при помощи операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию. Проводки в системе «1С:Бухгалтерия» всегда вводятся в рамках операции. Не существует возможности ввести проводки отдельно, вне операции.

Необходимо открыть документ «счет входящий» (путь: Документы Приход Счет входящий). Вводятся все реквизиты документа. Так как в данной работеприходуются материалы, то в поле «Что приходуем» документа «Счет входящий» выберите «Запасы», одновременно можно ввести несколько материалов.

После заполнения всех необходимых материалов нажимаем «ОК» «Провести документ» «Да».

Для оприходования полученных от поставщика запасов необходимо составить приходную накладную. Выделите мышью счет входящий (путь: Журналы Полный журнал (выделите Счет входящий)). Далее на панели значков в окне «Полный журнал» выберите «Ввести на основании» в открывшемся окне «Выбор вида документа» указать документ «Приходная накладная».

Открылся автоматически заполненный документ «Приходная накладная». Заполнить реквизит «Место хранения» с помощью справочника «Места хранения». Сохраните и проведите документ. Оплата поставщику производиться путем выписку платежного поручения на основании счета входящего. В подтверждение оплаты банк предоставляет банковскую выписку (путь: Документы Банк Банковская выписка).

Если условия договора с поставщиком предварительная оплата, тодокументыформируются в следующей последовательности и заполняются аналогично вышеизложенным: - счет- входящий; - платежное поручение (ввести на основании «Счет-входящий»); - выписка банка (воспользуйтесь режимом «Подбор по заказам» или «Заполнить по платежкам»); - запись в книге приобретения (ввести на основании документа «Счет входящий»); - приходная накладная (ввести на основании «Счет входящий»).

Счет можно создать командой «Документы - Расход - Счет исходящий». Заполняем соответствующие реквизиты шапки документа. Покупателя выбираем из справочника «Контрагенты».Реквизит «Вид торговли» будет определять работу алгоритмов тех документов, которые будут вводиться на основании счета исходящего. Заполняетсятабличная часть счета из справочника «Номенклатура». Счет после ввода будет виден в журнале «Счета исходящие». Отметим курсором эту строку журнала и щелкнем мышью на кнопке «Ввести на основании». Откроется окно со списком документов. Выделив в окнестроку «Накладная» и нажав клавишу Enter, откроем окно документа, большинство его реквизитов будет уже заполнено путем копирования из документа «Счет исходящий». Заполним недостающие реквизиты.