Проблема экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Современный мир живет в эпоху формирования глобального информационного общества. Информация способствует развитию интеграционных процессов, служит целям государственных и межличностных отношений. Она пронизывает деловую и культурную ткань социума, связывая его разрозненные части и расширяя границы представлений о человеке, обществе и окружающем мире. Распространение компьютерной техники привело к тому, что подавляющая часть информации возникает и хранится в электронной форме в составе информационных систем, разнообразных как по назначению, так и по сложности. Электронные документы, еще недавно казавшиеся каким-то далеким и непостижимым явлением, превращаются в заурядный инструмент управленческой практики.

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота. Тихонов В.И. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. № 4. С.28-29. Среди последних важных актов следует отметить федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (№ 149-ФЗ от 27.07.2006 г.). Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов;

информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы);

информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных правовых актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т. п;

собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями; электронные письма, сообщения Интернет-СМИ; цифровые фото-, аудио - и видеодокументы и т.п.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в налоговой отчетности, в таможенных и логистических проводках, в подготовке договоров и распорядительных документов, в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов.

Набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму.

В то же время, следует учитывать, что электронные документы являются лишь частью документального фонда любой организации. Вместе с бумажными документами они составляют единый документальный фонд организации. В большинстве из них использование электронных документов до сих пор носит, главным образом, вспомогательный, справочно-информационный характер: для оперативного поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные документы рассматриваются как основные, как имеющие доказательную силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, материальными, производственными, кадровыми и т.п.

Как бы то ни было, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим. В "Государственном регистре баз и банков данных" по состоянию на май 2007 г. зарегистрировано 8013 баз данных, которыми владеют 1507 организаций разных форм собственности. Официальный сайт ФГУП «Научно-технический центр ИНФОРМРЕГИСТР» (www.inforeg.ru). Однако это не более 10% всех существующих в России информационных ресурсов такого рода. Для организаций и предприятий они постепенно превращаются в ценный информационный ресурс. На повестку дня становится вопрос о принципах организации архивов электронной документации.

Цель создания любого архива (в том числе "электронного архива") - организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:

выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;

производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;

создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;

обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;

внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведении всегда уделялось пристальное внимание.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизы ценности традиционных документов. Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, определены источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

В то же время, экспертизе ценности электронных документов (а значит и их учету) никем не уделяется практически никакого внимания. Например, из 35 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004-2007 гг. и владеющих в общей сложности 279 информационными ресурсами (базами данных и связанными с ними совокупностями файлов), лишь в трех органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь 3 баз данных. Не лучше обстоит дело и на федеральном уровне: в 2003 г. из 58 ведомств (министерств, служб, агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы оказались внесены в номенклатуры дел. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003. С. 55. Создается впечатление, что в нашей стране ценность электронных информационных ресурсов рассматривается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руководителям, рекламных проспектов, буклетов и другого "бумажного спама", который время от времени поступает в органы государственной власти, организации и учреждения.

Как же так получается, что на создание и развитие информационных систем государство и субъекты хозяйствования тратят миллионы рублей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникающих в них информационных ресурсов придается копеечное значение? Ответить на этот вопрос непросто. Проблема кроется не только в сложной природе электронных документов, в неразработанности нормативной базы и в организационных проблемах процесса комплектования. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики. С. 424-429. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экспертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электронные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик при оценке значимости документов и формировании Архивного фонда РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят преодолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурсами, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов электронной форме.

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилось множество конференции, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций. Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. М., 1984 Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики были включены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с различными видами документации. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988

В связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века проблемы экспертизы ценности электронных документов (в то время машиночитаемых документов - МЧД) практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 42-43. При этом, критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. М.: ВНИИДАД, 2002. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 221.

Между тем, знакомство с историей развития отечественной теории экспертизы ценности, обращение к ее истокам и научным основаниям, позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный вопрос: а нужна ли вообще экспертиза ценности электронных документов?

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности - это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки "Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах" (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и который грозил "затопить" государственные архивы. Ограниченность "архивной полки" - вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: "все документы вечно хранить невозможно!"

Один из наиболее авторитетных теоретиков отечественного архивоведения В.Н. Автократов в своих работах приводил следующие цифры, характерные для 70-80-х годов прошлого века: в СССР ежегодно создавалось примерно 1 млрд дел, что было в 5 раз больше, чем хранилось во всех государственных архивах. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения.. С. 134 Соответственно, для того, чтобы постоянно хранить такую массу архивных дел, понадобилось бы ежегодно вводить в строй миллионы квадратных площадей архивохранилищ, стоимостью в десятки миллиардов еще советских рублей. А это значит, что добрая половина строительной индустрии должна была бы работать только лишь на архивную отрасль. И все это без учета затрат на содержание вновь вводимых хранилищ, что тоже влетело бы в копеечку.

Дополнительные сложности вносит необходимость упорядочения и научно-технической обработки документов перед их приемом на хранение. Чтобы иметь возможность эффективного поиска и использования архивных документов, они предварительно должны быть систематизированы, сгруппированы в дела и архивные фонды, описаны и внесены в описи, т.е. были включены в систему научно-справочного аппарата архива. При комплексной норме научно-технической обработки документов - 6 дел в день, описание указанного миллиарда дел заняло бы 172,6 млн человеко/дней или потребовало бы привлечения к этой работе 750 тыс. профессиональных архивистов в год. Такой армии архивистов в стране просто не было: в середине 1970-х гг. во всех государственных и ведомственных архивах работало 120 тыс. человек. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 143. Восполнить недостаток в 630 тыс. специалистов ни тогда, ни сейчас просто не реально, вузовской системе на это потребуются десятки лет.

К финансовым и кадровым проблемам стоит прибавить проблему эвристического поиска, осуществляемого пользователями архивной информации. Миллиарды архивных дел предполагают наличие миллионов архивных описей и тысяч других архивных справочников (указателей, каталогов, путеводителей и т.д.). Ознакомление только лишь с научно-справочным аппаратом может поглотить существенную часть времени, которое исследователь мог бы посвятить более творческим занятиям. Подобный расчет позволил теоретикам архивоведения заявить не только о невозможности, но и о ненужности постоянного хранения всей возникающей массы документов. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 138-139; Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 51 Экспертиза ценности при таком подходе должна была сосредоточиться на поиске "золотой середины" в достижении максимальной полноты сохраняемой ретроспективной информации при минимальном объеме документов, поступающих в государственные архивы.

К дисковым накопителям и другим видам электронных носителей также применим легендарный закон Мура: емкость носителей увеличивается вдвое каждые полтора года при сохранении их физического размера и цены. Если в 1997 г. верхом мечтаний был жесткий диск емкостью 4 Гбайта, компакт-диск в 600 Мбайт и магнитный Zip-диск в 100 Мбайт, если в 2002 г. хотелось иметь жесткий диск в 40 Гбайт, DVD-диск в 4,7 Гбайт и флэш-память в 254 Мбайт, то в 2007 г. никого особенно не удивишь жестким диском в 300 Гбайт, Blu-ray Disc Оптические диски с записью информации с помощью голубого лазера. в 25 Гбайт и флэш-памятью в 4 Гбайта. При этом наблюдается еще одна тенденция: в большинстве организаций темпы прироста дискового пространства растут опережающими темпами по сравнению с темпами роста объемов данных. Именно поэтому при проведении обследований информационных систем и ресурсов, которые ЦАДЭНМ проводил в органах власти и организациях Москвы, наиболее часто звучал такой ответ: "Экспертизу ценности электронных документов не проводим; хранили, храним и будем хранить абсолютно всё, т.к для этого есть необходимые условия".

Таким образом, в организациях "проблема архивной полки" в отношении электронных документов не существует и вряд ли когда-либо появится. Более того, наблюдается отчетливое практическое стремление к стопроцентному сохранению всех возникающих электронных информационных ресурсов. Если даже взять все тот же миллиард дел (или 100 млрд документов), которые по-прежнему каждый год возникают в нашей стране, и перевести это в электронных вид (например, в формат MS Word), то получим 3000 терабайт хранимой информации.

Впрочем, стоимость электронных носителей, системы хранения и их текущего обслуживания лишь часть финансовых затрат, необходимых для обеспечения сохранности информационных ресурсов постоянного срока хранения. Главная задача обеспечения сохранности - поддержание технического состояния электронных документов, т.е. возможности их воспроизведения в форме, доступной для восприятия человеком. В настоящее время основным способом подобной технической поддержки является своевременная миграция информационных ресурсов из устаревшей программной среды (форматов) в современную, причем, по возможности, в межплатформенную. На сегодняшний день таким межплатформенным (читай "архивным") форматом считается XML.

Так вот, миграция электронных документов, особенно баз данных, пока что остается делом сложным и дорогим. Она требует специальных профессиональных знаний и навыков, хорошего документирования процесса создания и функционирования базы данных.

Автоматизация архивных работ с электронными документами - это та палочка-выручалочка, с помощью которой можно устранить и другие препятствия, стоящие на пути хранения документов. Автоматическое и стандартизированное описание электронных документов и развитие электронного НСА не только увеличит производительность работ, но и поможет решить кадровую проблему. Выполнение компьютером стандартизированных рутинных операций позволит архивистам сосредоточиться на составлении подробных путеводителей и каталогов. Собственно, во многих случаях от некоторых видов справочников (например, указателей) можно будет вообще отказаться. Их функции с успехом может выполнять автоматизированная поисковая система, основанная непосредственно на текстах электронных документов.

На практике всё несколько сложнее. По-прежнему высокими остаются финансовые затраты на организацию постоянного государственного хранения всех электронных документов. И понадобится значительное время, чтобы развитие информационных технологий сделало такое хранение рентабельным. Так что в ближайшие десятилетия государственным и муниципальным архивам неизбежно придется столкнуться с проблемами отбора электронных документов и установления сроков их хранения.

Общеизвестно, что в Архивный фонд РФ включается лишь мизерная часть бумажных документов, возникающих в организациях. Считается, что эта доля довольно устойчива и составляет 3-4% объема документации, ежегодно образующейся в источниках комплектования государственных архивов Автократов В.Н. Указ. соч. С. 137., которые сами составляют не более 3-5% существующих организаций всех форм собственности. То есть объем сохраняемой государством документации представляет собой тысячные доли процента. В абсолютных цифрах указанные 3-4% составляли в 1970-х гг. около 3,2 млн дел Там же.. В настоящее время, в связи с сокращением организаций - источников комплектования государственных архивов эта цифра стала меньше: 1,6 млн ед. хр.

В.Н. Автократов не находил теоретического обоснования именно такой доли документов, принимаемых на постоянное хранение. Он лишь отмечал, что эти объемы были установлены архивистами чисто эмпирическим путем, исходя из многолетней практики экспертизы ценности и в рамках принятых критериев отбора Там же. С. 137.. Как бы то ни было, но экономические факторы на размер этой доли не могли оказывать влияния. Научно-техническая обработка (НТО) документов всегда перекладывалась на плечи источников комплектования, в каждом из которых в год образовывалось не больше сотни дел постоянного хранения. Трудозатраты на прием документов всегда составляли не более 3% годового бюджета рабочего времени государственных архивов.

В современных условиях при комплектовании архивов все чаще принцип собственности на документы начинает преобладать над принципом их происхождения. Функциональный подход начинает преобразовывать практику экспертизы ценности, сложившуюся в советское время: выполнение организацией своих функций должно быть обязательно документировано, ценность же документов (собственных, поступивших или приобретенных) все больше определяется важностью и уникальностью функций, а не способом их включения в документооборот. В этой связи указанные выше базы данных, по сути единственные в своем роде, должны учитываться в фонде организации, в чьей собственности находятся информационные системы и включенные в них программные средства.

Во-вторых, определение видовой принадлежности баз данных (критерий содержания) вызывает определенные сложности. Даже если существует официальное название базы данных непросто подобрать адекватную статью перечней документов. Ведь название присваивают ИТ-специалисты далекие от проблем документоведения и делопроизводства.

При оценке электронных документов применение критерия времени и места их создания не должно вызывать каких-то особых затруднений. В конце концов, электронная форма документа - это только лишь один из способов существования документированной информации, который с методологической точки зрения не должен влиять на корректность источниковедческого анализа. Проблемы могут возникать на более низком, методическом уровне, например, непосредственно при датировке электронных документов. В большинстве случаев при датировке достаточно ориентироваться на дату последнего изменения файла с документом. Однако следует помнить, что корректность этой даты зависит от "правильности" системной даты, установленной в компьютерном обеспечении (не только компьютерах, но и цифровых фотоаппаратах, видеокамерах, смартфонах, КПК и т.п.), на котором проходила запись файла. В базах данных датировка отдельных записей представляется еще сложнее: в динамически изменяемых базах данных Например, базы данных, предназначенные для предоставления доступа пользователей к интернет-ресурсам организаций. внесение и изменение полей записей часто не датируется.