Проблема экспертизы ценности документов в делопроизводстве
Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Основные принципы и критерии ценности документов. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов, ее проблемы и пути их решения.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.09.2009 |
| Размер файла | 108,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В итоге, используя методы информационного подхода, В.Н. Автократов приходит к трем принципиальным выводам Автократов В.Н. Указ. соч. С. 151.:
1)"Поскольку наиболее информационно ёмки высокие уровни восходящих потоков документов, постольку именно здесь мы должны искать ведущие источники комплектования".
2)"Поскольку в восходящих потоках происходит поглощение информации, а в нисходящих - ее дублирование, постольку создается возможность межфондового отбора документов с повторяющимся содержанием".
3)"В силу того, что феномен поглощения не замыкается рамками документов определенного вида, становится возможной постановка вопроса о классификации самих видов по степени их информативности" (читай, ценности - В. Т).
На практике указанные подходы реализуются следующим образом:
Наиболее ценными признаются документы, которые создаются в организациях (подразделениях), находящихся на вершине учрежденческих, отраслевых или/и территориальных документопотоков. В учреждениях и корпорациях - это аппарат управления и подразделения, в функции которых входит управление ресурсами (материальными, финансовыми, кадровыми и т.п.). В государственных и муниципальных образованиях - это органы власти и государственные организации, специализирующиеся на выполнении общественно значимых задач и функций (например, по лицензированию, экспертизе, мониторингу, информатизации, предоставлении услуг связи и т.п.).
Однотипные документы, охватывающие бьльшие временные периоды и/или включающие сведения от большего числа источников (структурных подразделений, организаций и т.п.), имеют более длительные сроки хранения. Так, годовой отчет должен храниться дольше, чем отчет квартальный, а отчет о работе организации в целом - дольше, чем отчет о работе отдельных структурных подразделений.
Документы аналитико-синтетического характера считаются более ценными по сравнению с поглощаемыми ими (в любой форме) первичными документами. Квитанции, накладные, счета-фактуры имеют срок хранения 5 лет, но годовые бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться постоянно. Анкеты и заявки на приобретение продукции, первичные документы о движении рыночных цен могут храниться не более года, но основанные на них сводные таблицы и графики должны храниться не менее 5 лет, а аналитические обзоры - постоянно.
Экземпляр документа, который остается у его создателя, в силу принципа происхождения должен иметь бьльший срок хранения, чем экземпляры, рассылаемые в другие организации.
Подлинные документы имеют больший срок хранения, чем их копии, создаваемые и рассылаемые адресатам для сведения.
В применении к электронным документам эти критерии претерпевают существенную модификацию:
1) Способ фиксирования электронной информации тесно связан с типом и видом носителя, на который производится запись. Магнитные, магнитооптические, оптические, твердотельные (например, флэш-карты и USB-токены - "флэшки") и др. носители предполагают наличие весьма специфических аппаратных и программных средств записи, а главное, считывания информации. По-сути, каждый отдельный вид электронного носителя уникален. В большинстве случаев, их нельзя даже вставить в считывающие устройства другого вида. Счастливое исключение пока еще составляют оптические диски и USB-токены. Но даже для считывания информации с них необходимо, чтобы на компьютере были установлены соответствующие программные утилиты - драйверы.
Поэтому электронный носитель трудно даже назвать составной частью электронного документа. Это скорее контейнер, обеспечивающий сохранение документированной информации. Что-то вроде баллона со сжиженным газом, открыть который можно лишь специфическим ключом. Утерян ключ - невозможно воспользоваться газом. Сменилась операционная среда - "старое" считывающее устройство может оказаться бесполезным, а вместе с этим будут утрачены документы на соответствующих электронных носителях. Жизненный цикл считывающих устройств ограничен не только программно, но также с точки зрения поломок и повреждений. Это все-таки электромеханическое устройство.
Так что использование конкретного электронного носителя - явление весьма не долговечное. Даже при сохранении им всех своих качеств, что могут показывать специализированные тесты (аналог оценки физико-химического состояния традиционных документов). Конечно, желательно, чтобы электронные документы долговременного хранения были записаны на носители, допускающие их считывание на срок, равный жизненному циклу компьютерного формата, то есть до очередной миграции электронных документов (10-15 лет). А для этого изначально следует ориентироваться на виды носителей, имеющие близкие параметры и унифицированные размеры (как, например, оптические диски). В этом случае, можно ожидать, что на рынке окажутся подходящие считывающие устройства.
Учет способа фиксирования электронной информации важен и в другом отношении: гарантирует ли он неизменность записанных документов. Из всех видов электронных носителей только оптические диски CD-R, DVD-R, DVD+R не допускают внесение изменений в записанные на них файлы. Это очень важное свойство, если при хранении преследуется цель обеспечения доказательной силы электронных документов.
2) Под формой передачи содержания электронных документов следует понимать тип компьютерного формата, в котором были созданы документы или в который они были конвертированы в процессе миграции.
Один и тот же управленческий или научно-технический электронный документ может быть сохранен как текстовых (Word, RTF, Excel, PDF, JDF, HTML, XML), так и в графических (JPEG, GIF, TIFF, PNG, DGN, DXF, DGW, IFC и др.) форматах. Оценка типа формата зависит от установленного срока хранения документа и технологических возможностей его воспроизведения. Чем менее программно зависим формат, тем лучше для обеспечения долговременного хранения. Исходя из этого, и следует выбирать экземпляры электронных документов. Например, подавляющая часть проектной и конструкторской документации выполняется в векторных графических форматах, крайне зависимых от используемого программного обеспечения. Но на постоянное хранение, вероятно, имеет смысл брать готовые чертежи, схемы, карты и т.п., переведенные в один из растровых графических или текстово-графических форматов (например, PDF-A или DWF). В настоящий момент только так можно на длительное время сохранить электронные научно-технические документы, пусть и с определенной потерей изначальной информации.
3) Оценка форм удостоверения электронных документов производится, в первую очередь, в соответствии с критерием подлинности, рассмотренным выше. В данном же пункте имеется в виду оценка правильности оформления документа (или удостоверяющего его документа): правильность размещения и оформления реквизитов, полнота состава реквизитов и частей документа.
Обычно, при оценке оформления документов пользуются уставленными стандартами или нормативно установленными формами (табелями форм документов). Например, оформление бумажных организационно-распорядительных документов следует проводить в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003..
К сожалению, в настоящее время в России не существует общегосударственных стандартов или других нормативных документов, определяющих состав реквизитов электронных документов, форму, форматы и размещение этих реквизитов, а также частей документов. Исключение составляют лишь крайне устаревшие и практически невыполнимые ГОСТ 6.10.4-84 ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1984. и ГОСТ 28388-89 ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989., а также современный Р 50.1.027-2001 Рекомендации по стандартизации. Р 50.1.027-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования. М., 2001., которые относятся к сфере научно-технической документации. Безусловно, рано или поздно широкое проникновение электронных документов в делопроизводственную практику отечественных организаций поставит на повестку дня необходимость разработки подобных стандартов. Пока же порядок оформления баз данных и файлов с электронными документами при их хранении и документообороте чаще всего ничем не регламентируется. Даже немногочисленные примеры обмена документами, заверенными ЭЦП, подтверждают общее правило: визуальная форма представления документов (как содержательной части и реквизитов документируемой информации, так и реквизитов ЭЦП) подчиняется скорее требованиям программного обеспечения, а не делопроизводства, и регламентируется в технической документации, а не в делопроизводственных регламентах и табелях документальных форм.
Итак, какие же выводы можно сделать из столь длительного рассмотрения методологических и практических аспектов экспертизы ценности электронных документов?
Во-первых, широкое развитие информационных систем и создание электронных информационных ресурсов является фактом российской действительности. Чем дальше, тем все больший объем информации будет документироваться в электронной форме, что неизбежно приведет к массовому появлению архивов электронных документов и обострит проблему их отбора на хранение.
В принципе, при большом желании и достаточных материально-технических средствах любая организация или частное лицо смогут организовать постоянное хранение всех своих информационных ресурсов. Сама природа электронных документов допускает такую возможность. Машиночитаемый вид информации облегчает автоматизацию практически всех архивных работ. А вот, в масштабах общества и государства такая задача по-прежнему остается непосильной. Поэтому еще очень долго государственным и муниципальным архивам придется заниматься проблемами экспертизы ценности электронных документов и установления для них сроков хранения.
В то же время, уже сегодня ясно, что возможности по хранению и использованию электронных документов значительно шире, чем документов на бумажной основе. Проведенные расчеты позволяют говорить о возможности приема на постоянное хранение до 10% создаваемых информационных ресурсов. С развитием информационных технологий, а главное, в связи с их стандартизацией и унификацией, эта доля будет только расти.
Таким образом, уже сейчас назрела необходимость в пересмотре подходов к экспертизе ценности электронных документов, в смягчении критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие принципы и методы оценки документированной информации сложились много лет назад на основе изучения бумажных документов.
Во-вторых, общенаучные принципы, используемые в теории и практике экспертизы ценности, требуют рассмотрения документальных и архивных фондов в единстве двух форм представления информации - бумажной и электронной. Ценность электронных документов невозможно правильно оценить без изучения их связей с бумажными документами, а отбор на хранение только лишь последних приведет к обеднению архивных фондов.
В-третьих, применение функционального, источниковедческого и информационного подходов при рассмотрении критериев экспертизы ценности выявило значительное своеобразие методик их применения в отношении электронных документов. Наиболее существенную модификацию претерпевает группа критериев содержания: методы определения видового состава электронных информационных ресурсов, критерии уникальности и типичности документов, повторяемости (дублирования и поглощения) информации, подлинности.
Так, получается, что критерий поглощения информации в применении к электронным документам полностью меняет свой знак. Наиболее ценными оказываются не аналитико-синтетические документы, а напротив, первичные документы в составе баз данных, которые в силу своей машиночитаемой природы в любой момент готовы к разнообразной аналитической обработке. В то же время ценность баз данных еще более повышается, если одновременно с ними поступают на хранение производные аналитические документы.
Вообще же сводные базы данных, ведущиеся в органах власти и государственных организациях и включающие сведения из множества источников (от юридических и физических лиц) - это именно тот резерв, который с лихвой может заполнить определенную выше 10% долю информационных ресурсов, предназначенных для передачи на постоянное государственное хранение.
Традиционные подходы к критерию подлинности документов также оказываются мало состоятельными. Сведение понятия подлинности электронных документов только к их юридической силе представляется не продуктивным. Электронные документы, включающие электронную цифровую подпись, наиболее "юридически сильные" на этапе делопроизводства, очень быстро утрачивают эту силу, а вместе с ней часто и возможности воспроизведения и доступа к документированной информации. Напротив, "традиционные" электронные документы, чье происхождение удостоверено традиционным способом, обладают основными свойствами для организации их долговременного хранения и использования. А значит, и ценность таких информационных ресурсов может быть выше, чем у электронных документов с ЭЦП.
В четвертых, существенное влияние на отбор электронных информационных ресурсов для постоянного хранения оказывают критерии их технологических особенностей. Учет технологий записи, воспроизведения, использования, обеспечения аутентичности экземпляров электронных документов может стать решающим фактором в оценке стоимостных показателей их хранения, что в современных условия часто равнозначно установлению срока хранения документов.
И, наконец, последнее замечание. Методология экспертизы ценности электронных документов не может развиваться в отрыве от решения практических задач архивного хранения. Ведь практика критерий не столько истины, сколько способов и средств ее достижения. Только приступив к реальному и полноценному комплектованию архивов электронными документами, можно будет оценить все возможности и особенности их использования, а значит оценить и переосмыслить применяемые к ним подходы, методы и критерии экспертизы ценности. Только такой путь способен вывести нас из методологического застоя. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов//«Вестник архивиста». 2007. № 3, 4
Глава 4. Проблемы экспертизы ценности электронных документов и пути их решения
Во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных изменений в работе офиса и области обращения документа, когда новое примыкает со старым, самые новые технологии пускают корни в условиях законодательства, сосредоточился на обращении печатного документа.
Общее беспокойство проблем:
Трудности соединил с недостаточной поддержкой государством введения СЭД (система электронных документов). В то время как государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки действующей деятельности.
Большая группа проблем, возникающих в отсутствии стандартной основы для высокосортного использования электронных документов, например:
заказ признания законности электронных документов не установлен государством;
нет никакой официально признаваемой техники (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивая признание их законности;
отсутствующие методы экспертизы ценности электронных документов, их передач на архивном хранении, разрушениях электронных документов, работ с электронными документами грифованными;
есть не законодательные акты, решая переводить не действующие документы, перед истечением срока их хранения, на аналоге и - или электронные курьеры, одновременно разрушая бумажные оригиналы;
нет никакой однородной технической политики относительно СЭД, используемого в России. Национальные требования к СЭД вынудили бы разработчиков программного обеспечения (включая иностранные компании), за их счет сделать продукты программного обеспечения более подходящими для внутреннего обращения документа.
Законодательство Российской Федерации на данном персонале защиты (пункт 11 гл.2 Закон по информации) намного менее детальный и строгий - уже не говоря о ее реальном соблюдении, - чем во многих других странах, который чреват проблемами при ведении международного дела.
ВТО, куда мы так стремимся, требования от участников, чтобы отодвинуть все препятствия для международного торгового сотрудничества, включая для электронной торговли.
К сожалению, как правило, все вопросы, связанные с введением СЭД и их операция, поручены обслужить ЭТО (электронное техническое обслуживание). Неприятность, как которая служащие ИТ не знают основания об обращении документа, необходимом для введения и обслуживания СЭД, такие:
понятие цикла жизни документов,
назначение периодов хранения документов, происхождения законодательных, стандартных и юридических требований,
экспертиза ценности документов, выбор и регулярное и своевременное разрушение документов с периодами с истекшим сроком хранения.
есть не главный организационно-юридический документ - положение об отделе ДОУ, в котором должно определяться взаимодействие отделов.
Испытывается недостаток и в служащих ДОУ, и главное из них - невежество современных технологий.
Для решения проблемы механизации и автоматизации современного управления в соответствии с документами это необходимо, чтобы развить многие рекомендации, такой, как:
1) Для успешного введения электронных систем, близкого сотрудничества экспертов ИТ, ДОУ и другие заинтересованные стороны необходимы: деловые подразделения, юридическое обслуживание, обслуживание внутреннего контроля. На уровне организационно-юридических свидетельств, чтобы решить разногласия между отделами ЭТО и ДОУ. Чтобы выяснить позицию об отделе. Сделать изменения или дополнения к инструкциям обязанности. Или, в долгосрочной перспективе, переход обслуживания ДОУ в подчинении ИТ, и создание однородного подразделения, управляющего всеми информационными ресурсами в организации, могут быть одним из разумных решений.
2) Введение электронных систем требует обучение всего устойчивого персонала, и не только, чтобы работать методы в СЭД, но также и к основаниям работы офиса.
Ужесточение законодательства и стандартных требований к работе внутреннего контроля также требует укрепление деловых подразделений экспертами, которые в состоянии со знанием дела работать с документами.
Подготовка экспертов ДОУ современного обладания уровня, кроме знания традиционного обращения документа, оснований информационных технологий, экономического и юридического знания - трудная проблема. Поэтому это необходимо по крайней мере один раз в год, чтобы послать экспертов в таможенной регистрации на различных семинарах, поднимающих квалификацию эксперта в сфере ДОУ.
3) Создавая рекомендации о совершенствовании "бумажного" обращения документа, это необходимо, чтобы рассмотреть, с одной стороны, стандартные требования к заказу проведения работы офиса и работы с документами и, с другой стороны, это необходимо, чтобы попытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит достигать увеличения производительности и качества работы служащих предприятия за счет правильной организации работы с документами и автоматизацией рутины и требующий затраты достижения операций, например, создания и передачи документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество документов в организации, это косвенно также поднимает трудовую производительность.
Использование информационных технологий для операции бизнеса делает любую компанию более конкурентоспособных за счет усовершенствования качества работы с документами. Подобная автоматизация позволяет:
Поднять эффективность управления компания за счет обслуживания глав и экспертов, в максимально возможной степени полных, действующих и заслуживающая доверия информация на основе однородного банка данных.
Сократить расходы по деловому управлению за счет автоматизации процессов обработки информации, регулирования и упрощения доступа служащих компании к необходимой информации. Изменить характер работы служащих, уменьшая их от работы обычной работы и давая шанс сконцентрироваться на профессионально важных обязанностях.
Поднять эффективность обмена данными между экспертами в таможенной регистрации.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных во всех стадиях обработки информации.
Автоматизация дает значительно эффект больший при сложном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функции способны, чтобы решить только затем "горящую" проблему. Однако таким образом есть также отрицательные эффекты: не уменьшайтесь, и время от времени даже увеличивайте обвинения персонала и трудозатраты; несогласованность работы подразделений не устранена.
От этого возможно сделать вывод, то введение новой информационной системы продвигает развитие предприятия, его переход к qualitatively (качественно) более высокому уровню в усовершенствовании качества обслуживания. www.paketdokumentov.ru
Заключение
Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.
В заключение данной курсовой работы хотелось бы отметить некоторые пункты:
во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Список использованных источников и литературы
1. Конституция РФ, принята 12 декабря 1993 года.
2. Об архивном деле в Российской Федерации. Ст.6, п.6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)
3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ
4. Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 04.07.1996г. №85-ФЗ
5. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ
6. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989.
7. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1984.
8. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. № 536
10. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. Курс Делопроизводства ДОУ. М., 2008.
11. Андреева.В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М., 2008.
12. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. М., 2007.
13. Барахин А.Б. Делопроизводство. М., 2008.
14. Бардаев А.Б., В.Б. Кравченко. Документоведение. М., 2008.
15. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2009.
16. Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения.М., 1984
17. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003.
18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.
19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд.М., 2003.
20. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления.М., 2008.
21. Кобелькова Л.А. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.М., 2005.
22. Кугушева Т.В. Делопроизводство.М., 2007.
23. Кузнецова Т.В. "Секретарское дело" Изд.3-е, исправленное ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала "Секретарское дело", 1999.
24. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах.М. 1988.
25. МячинаИ.В. Документационное обеспечение управления.М., 2007.
26. Непогода А.В., Семченко П.А., Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.М., 2009.
27. Официальный сайт ФГУП "Научно-технический центр ИНФОРМРЕГИСТР" (www.inforeg.ru).
28. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. М.: ВНИИДАД, 2002. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 221.
29. Рекомендации по стандартизации. Р 50.1.027-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования.М., 2001.
30. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4
31. Тихонов В.И. Организация "безбумажного делопроизводства": нормативно-методические проблемы и возможности // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. № 4.
32. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4
33. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. № 6. С.42-43.
34. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика) / Федеральное архивное агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. - М., 2006.
35. www.paketdokumentov.ru
36. www.profiz.ru
Приложения
Приложение 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"САЛЮТ"
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
Москва
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. - заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. - заведующий архивом Общества
Члены комиссии:
Петров С.А. - начальник канцелярии
Зимина С.Ф. - начальник отдела кадров
Попова Е.В. - заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
Приложение 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной ответственностью "Русский текстиль"
ПРОТОКОЛ № 2
заседания экспертной комиссии
08.08.2008
Москва
Председатель комиссии - Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь - Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии:
Каримов И.В. - главный бухгалтер
Гусев С.И. - старший менеджер
Петухова И.С. - ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО "Русский текстиль" за 1994-2001 годы.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову - ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО "Русский текстиль" и его предшественника, ТОО "Фирма "Текстиль", за 1994-2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения - 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. - предложили согласовать представленную опись.
РЕШИЛИ:
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО "Русский текстиль" и его предшественника, ТОО "Фирма "Текстиль", за 1994-2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994-2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994-2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. - предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
РЕШИЛИ:
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО "Русский текстиль" и его предшественника, ТОО "Фирма "Текстиль", за 1994-2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина www.profiz.ru
Приложение 3
Подготовка документов к хранению. Оформление дел долговременного хранения
Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по:
описанию на обложке - наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения;
составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия;
брошюровке - подшивание документов в твердую обложку;
нумерации листов;
составлении заверительной надписи.
Подобные документы
Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.
дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов. Развитие ведомственных перечней. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы документов.
дипломная работа [148,7 K], добавлен 21.08.2011Цель и условия создания архивов. Задачи нормативной основы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертно-проверочной комиссии. Порядок проведения и принципы экспертизы. Критерии подлинности, внешнего вида и физического состояния документов.
контрольная работа [31,5 K], добавлен 29.03.2012Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 08.12.2011Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 11.09.2008Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.
курсовая работа [33,0 K], добавлен 01.12.2013Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 14.11.2008Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства. Порядок проведения экспертизы и основные критерии ценности документов. Последовательность их отбора и хранения. Комплектование государственных, муниципальных, ведомственных архивов.
реферат [34,0 K], добавлен 28.11.2014
